Opis Systemu Zarządzania i Kontroli dla komponentu regionalnego

advertisement
Załącznik nr 1
do Uchwały Nr 1629/12
Zarządu Województwa
Małopolskiego
z dnia 27 grudnia 2012 r.
Opis Systemu Zarządzania i Kontroli
dla komponentu regionalnego
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
3. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA
Program Operacyjny Kapitał Ludzki
Instytucja Zarządzająca PO KL – Ministerstwo Rozwoju Regionalnego oddelegowała część zadań do Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetów VI – IX
PO KL.
Funkcję Instytucji Pośredniczącej w Województwie Małopolskim dla Priorytetów:
VI
- Rynek pracy otwarty dla wszystkich,
VII
VIII
IX
- Promocja integracji społecznej,
- Regionalne kadry gospodarki,
- Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach,
pełni:
Instytucja:
Urząd
Marszałkowski
Małopolskiego
Departament:
Imię i nazwisko Dyrektora
Departamentu:
Adres organu/Departamentu:
Numer telefonu:
Numer faksu:
Adres poczty elektronicznej:
Departament Polityki Regionalnej (PR)
Województwa
Jakub Szymański
ul. Wielicka 72, 30 – 552 Kraków
012 29 90 700
012 29 90 726
mailto:[email protected]
3.1. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE.
3.1.1. WYKAZ
GŁÓWNYCH
FUNKCJI
INSTYTUCJI
POŚREDNICZĄCEJ.
Zadania delegowane do realizacji Instytucji Pośredniczącej przez Instytucję
Zarządzającą - realizowane bezpośrednio przez Instytucję Pośredniczącą
Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. z pózn. zm. o zasadach
prowadzenia polityki rozwoju, Instytucja Zarządzająca moŜe, w drodze porozumienia,
powierzyć Instytucji Pośredniczącej część zadań związanych z realizacją programu.
Porozumienie w sprawie realizacji komponentu regionalnego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki między MRR a Województwem Małopolskim zostało
podpisane w dniu 22 czerwca 2007 r. w Warszawie. Dnia 31 stycznia 2008 r. zawarto
Aneks Nr 1, 18 marca 2009 r. zawarto Aneks nr 2, 16 lipca 2009 r., zawarto Aneks
Nr 3, 18 stycznia 2010 r. zawarto Aneks Nr 4, 26 października 2010 r. zawarto Aneks
Nr 5, 26 września 2011 r. zawarto Aneks nr 6, natomiast 10 lipca 2012 r. zawarto
Aneks nr 7. Do kompetencji Instytucji Pośredniczącej naleŜeć będzie realizacja
2
wszystkich zadań związanych z koordynacją wdraŜania PO KL w regionie, jak
równieŜ całokształt kwestii związanych z nadzorem nad wykorzystaniem środków
finansowych przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia. Do wyłącznych kompetencji
Instytucji Pośredniczącej będzie naleŜała m.in. realizacja zadań związanych
z przygotowywaniem poświadczeń i deklaracji wydatków z Priorytetów komponentu
regionalnego i przesyłanie ich do Instytucji Zarządzającej, sporządzanie Planów
Działania, monitorowanie postępów w realizacji komponentu regionalnego, w tym
opracowywanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach Priorytetów
regionalnych PO KL oraz sporządzanie sprawozdań z realizacji tych Priorytetów.
Szczegółowy wykaz zadań Instytucji Pośredniczącej znajduje się poniŜej
•
Zarządzanie poszczególnymi
regionalnego PO KL,
•
Przygotowywanie Poświadczeń i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów
i przesyłanie ich do Instytucji Zarządzającej,
Przekazywanie Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Certyfikującej
wszystkich
niezbędnych
informacji
o procedurach
i
weryfikacjach
prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji,
•
•
Priorytetami
w
ramach
komponentu
•
Monitorowanie postępów w realizacji komponentu regionalnego – w tym
opracowanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach Priorytetów
komponentu regionalnego i przekazanie jej do Instytucji Zarządzającej PO KL,
Przygotowanie Planów Działania dla kaŜdego z Priorytetów komponentu
•
regionalnego PO KL, w tym szczegółowych kryteriów wyboru projektów
i przedkładanie ich do zaopiniowania przez Podkomitet Monitorujący oraz do
zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą oraz Komitet Monitorujący,
Uczestnictwo w przygotowaniu i koordynacja realizacji projektów systemowych
•
•
•
•
•
•
IP,
Ocena
wniosków
o
dofinansowanie
projektów
systemowych
przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcję
IW/IP2, przygotowywanie projektów decyzji o ich realizacji oraz akceptacja
zmian w trakcie ich realizacji,
Akceptacja zmian w projektach systemowych WUP ocenianych w IP,
Organizowanie naboru, powoływanie ekspertów i przekazywanie do IZ listy
ekspertów,
Opracowywanie wytycznych i procedur dotyczących wdraŜania komponentu
regionalnego PO KL,
Realizacja procedury odwoławczej w ramach PO KL,
Zapewnienie realizacji projektów innowacyjnych i ponadnarodowych
w wysokości 1-5% kwot wynikających z Porozumienia zawartego w dniu
3
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
22 czerwca 2007 r.,
Opracowanie instrukcji wykonawczych IP i przesyłanie ich do zatwierdzenia
IZ,
Opracowywanie zasad dotyczących opracowywania instrukcji wykonawczych
dla Instytucji Pośredniczącej II stopnia i zatwierdzenie tych instrukcji,
Przygotowanie Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli w części dotyczącej IP
i IP2,
Zapewnienie stosowania przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia odrębnych
systemów księgowania lub odpowiednich kodów księgowych dla wszystkich
operacji finansowych związanych z projektem,
Prowadzenie ewaluacji zgodnie z procedurami określonymi przez IZ POKL,
Weryfikacja i zatwierdzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych
z realizacji Działań złoŜonych przez IP2,
Monitorowanie stopnia realizacji wskaźników oraz odchyleń w realizacji
wybranych wskaźników na poziomie Priorytetów,
Opracowywanie okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji
Priorytetu i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej,
Prowadzenie działań promocyjnych i komunikacyjnych w ramach
realizowanego Priorytetu PO KL w zakresie promocji regionalnego
komponentu PO KL,
Zapewnienie zgodności realizacji Priorytetów z wymogami informowania
i promocji w ramach PO KL,
Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów
przez 3 lata od daty zamknięcia programu lub częściowego zamknięcia
programu, a w przypadku dokumentów dotyczących pomocy publicznej
udzielanej przedsiębiorcom - 10 lat od dnia jej przyznania,
Gromadzenie i opracowywanie informacji o nieprawidłowościach,
•
Przygotowywanie raportów o nieprawidłowościach
nieprawidłowości i przekazywanie ich do IZ,
•
Przygotowywanie rocznych planów kontroli IP oraz przesyłanie ich do IZ
w celu zatwierdzenia,
Weryfikacja oraz zatwierdzanie rocznych planów kontroli IP2,
Prowadzenie kontroli systemowych w IP2 w celu zapewnienia prawidłowości
prowadzenia systemu i przekazywanie wyników tej kontroli do Instytucji
•
•
•
•
oraz
zestawień
Zarządzającej PO KL,
Poddawanie się kontroli uprawnionych podmiotów i zapewnienie im prawa
wglądu w dokumenty związane z realizacją komponentu regionalnego,
Obsługa funkcjonowania systemów informatycznych, przygotowywanie
zbiorczych informacji z wykorzystaniem systemów informatycznych,
4
•
•
•
•
•
•
•
Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, monitorowanie
zamówień udzielonych przez IP2,
Realizacja zadań z zakresu pomocy technicznej w tym: planowanie wydatków,
przygotowywanie i zatwierdzanie wniosków o płatność, monitoring i inne,
Prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie dla komponentu regionalnego PO
KL,
Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z postanowieniami stosownego
porozumienia,
Wybór Regionalnych Ośrodków EFS na zasadach określonych przez
Instytucję Zarządzającą,
Przekazywanie środków finansowych Regionalnym Ośrodkom EFS
przeznaczonych na realizację zadań informacyjno-promocyjnych, doradczych
i szkoleniowych z zakresu PO KL,
Nadzór nad działalnością Regionalnych Ośrodków EFS oraz rozliczanie
•
przekazanych im środków finansowych,
Odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom, w tym wydawanie
decyzji o zwrocie środków na podstawie przepisów art. 207 oraz 61
•
o finansach publicznych,
Zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych prowadzonego
przez Ministra właściwego ds. finansów.
Zadania delegowane do realizacji Instytucji Pośredniczącej przez Instytucję
Zarządzającą – oddelegowane przez Instytucję Pośredniczącą do realizacji
Instytucji Pośredniczącej II stopnia
W Województwie Małopolskim została podjęta decyzja o ustanowieniu dla wszystkich
Działań w ramach Priorytetów komponentu regionalnego PO KL Instytucji
Pośredniczącej II stopnia. Uchwała w tej sprawie została przyjęta przez Zarząd
Województwa w dniu 5 lutego 2007r. Delegacja obowiązków przez IP do kompetencji
IP2 nastąpiła zgodnie z art. 32 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach
prowadzenia polityki rozwoju w drodze porozumienia. Porozumienie to, podpisane
dnia 17 września 2007 r. w Krakowie (zmienione Aneksem nr 1 z dnia
14 października 2008 r., Aneksem nr 2 z dnia 4 listopada 2009 r., Aneksem nr 3
z dnia 11 lutego 2010 r. , Aneksem nr 4 z dnia 25 sierpnia 2010 r. , Aneksem Nr 5
z dnia 26 kwietnia 2011 r. , Aneksem Nr 6 z dnia 25 sierpnia 2011 r., Aneksem Nr 7
z dnia 25 października 2011 r., Aneksem nr 8 z dnia 11 maja 2012 r.) szczegółowo
specyfikuje zarówno wykaz zadań związanych z realizacją programu delegowanych
przez IP do IP2 oraz określa zasady współpracy pomiędzy IP a IP2.
5
Funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia
dla wszystkich Działań w ramach Priorytetów:
w Województwie
VI
VII
VIII
- Rynek pracy otwarty dla wszystkich,
- Promocja integracji społecznej,
- Regionalne kadry gospodarki
IX
- Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach,
Małopolskim
pełni:
Instytucja:
Imię i nazwisko Dyrektora:
Adres:
Numer telefonu:
Numer faksu:
Adres poczty elektronicznej:
Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie
Andrzej Martynuska
Plac na Stawach 1, 30-107 Kraków
012 42 40 701
012 42 29 785
mailto:[email protected]
Zadania:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Udział w przygotowaniu Planów Działania dla Priorytetów komponentu
regionalnego PO KL,
Udział w opracowaniu załoŜeń do rocznej i wieloletniej prognozy wydatków,
Przygotowanie okresowych (za I półrocze), rocznych i końcowych sprawozdań
z realizacji Działań i przekazanie ich do IP,
Opracowanie instrukcji wykonawczych (na podstawie zasad dotyczących
opracowania instrukcji IP) i przesyłanie ich do zatwierdzenia IP,
Przyjmowanie wniosków o dofinansowanie realizacji projektów od
beneficjentów,
Dokonywanie oceny projektów w tym projektów systemowych IP oraz WUP
(z wyłączeniem projektów przygotowywanych przez komórki organizacyjne
WUP pełniące funkcje IP2), w oparciu o określone kryteria,
Dokonywanie wyboru projektów konkursowych do dofinansowania, poprzez
zatwierdzanie listy rankingowej wniosków spełniających minimum punktowe,
Przyjmowanie i rozpatrywanie protestów od beneficjentów,
Podpisywanie umów z beneficjentami lub przyjmowanie projektów do realizacji
na podstawie Uchwały Zarządu Województwa Małopolskiego,
Przygotowanie i realizacja projektów systemowych, ponadnarodowych oraz
innowacyjnych IP2,
Nadzór nad wdraŜaniem projektów, w tym weryfikacja i zatwierdzanie
wniosków beneficjenta o płatność,
Rozliczanie umów z beneficjentami zgodnie z przyjętymi procedurami,
6
•
•
•
•
•
•
Prowadzenie kontroli realizacji nadzorowanych projektów z wyłączeniem
kontroli projektów IP2,
Gromadzenie danych dla celów ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytów
i sprawozdawczości,
Przygotowanie
raportów
o
nieprawidłowościach
oraz
nieprawidłowości i przekazanie ich do Instytucji Pośredniczącej,
zestawień
Prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie,
Prowadzenie działań informacyjnych i szkoleniowych dla beneficjentów,
Zapewnienie zgodności realizacji Działania z wymogami informowania
i promocji w ramach PO KL,
•
Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów
przez 3 lata od daty zamknięcia programu lub częściowego zamknięcia
programu, a w przypadku dokumentów dotyczących pomocy publicznej
udzielanej przedsiębiorcom - 10 lat od dnia jej przyznania,
•
Realizacja zadań z zakresu Pomocy Technicznej IP2 w tym: planowanie
wydatków, przygotowywanie wniosków o płatność, monitoring i inne,
Przygotowania projektów decyzji na podstawie przepisów art. 207 i 61 ustawy
•
o finansach publicznych i przedkładanie ich na posiedzenie Zarządu
Województwa Małopolskiego w odniesieniu do:
- odzyskiwania kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom w ramach
Programu,
•
•
- naleŜności z tytułu środków przekazanych beneficjentom w ramach
Programu,
Zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych prowadzonego
przez Ministra właściwego ds. finansów.
Wystawianie na rzecz Beneficjentów zleceń płatności, o których mowa
w art. 188 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych
(Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz.1240 z późn. zm.) oraz dokonywania wypłat
dotacji celowej na rzecz beneficjentów w części odpowiadającej wkładowi
•
•
krajowemu ze środków budŜetu państwa,
Przekazywanie danych osobowych powierzonych do przetwarzania przez
IZ w ramach realizacji POKL na Ŝądanie IP dla potrzeb ewaluacji, monitoringu,
kontroli i sprawozdawczości,
Podejmowanie wszelkich czynności związanych z odzyskiwaniem środków w
ramach Programu, w tym do wydawania postanowień i decyzji
administracyjnych w sprawach o zwrot środków, o których mowa w art. 207
ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240 z późn.
Zm.), a takŜe do podejmowania wszelkich czynności technicznych, w tym
przygotowywania tytułów wykonawczych na podpis członków Zarządu
7
•
Województwa Małopolskiego wynikających z przepisów o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji,
Przygotowywanie innych projektów decyzji na podstawie przepisów ustawy o
finansach publicznych w odniesieniu do naleŜności z tytułu środków
przekazanych beneficjentom w ramach Programu i przedkładania ich na
posiedzenia Zarządu Województwa Małopolskiego.
3.2.
ORGANIZACJA INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ.
3.2.1. SCHEMAT
ORGANIZACYJNY
I
LISTA
ZADAŃ
POSZCZEGÓLNYCH JEDNOSTEK (W TYM INDYKATYWNA
LICZBA ETATÓW)
W dniu 5 lutego 2007 r. Zarząd Województwa Małopolskiego przyjął Uchwałę
nr 54/07 zmieniając tym samym Uchwałę z 15 września 2006 r. Nr 780/06,
wskazując Departament Polityki Regionalnej jako Instytucję Pośredniczącą dla
komponentu regionalnego PO KL. Jednocześnie określono, Ŝe rolę Instytucji
Pośredniczącej II stopnia dla wszystkich Działań w ramach Priorytetów
komponentu regionalnego PO KL będzie pełnił Wojewódzki Urząd Pracy
w Krakowie. Na podstawie dokonanego wstępnego podziału kompetencji
pomiędzy IP i IP2 określono poziom zatrudnienia w w/w instytucjach
w wysokości odpowiednio 36,85 i 168,7 etatów.
8
Schemat organizacyjny Instytucji Pośredniczącej PO KL w Małopolsce.
Zarząd Województwa/
Urząd Marszałkowski
Departament Polityki Regionalnej
Funkcje wspierające
Dyrektor
Departamentu Polityki Regionalnej
Departament OrganizacyjnoPrawny (OR)
Sekretariat (PR.0)
Zastępca Dyrektora
Departamentu Polityki Regionalnej
Departament BudŜetu
i Finansów (BF)
Naczelnik Wydziału Zarządzania PO KL
Departament Audytu
i Kontroli (AK)
Departament Funduszy
Europejskich (FE)
Stanowisko ds. Regionalnych
Ośrodków EFS
Stanowisko ds. kontroli
systemowych
Stanowisko ds. rozliczeń
finansowych
Stanowisko ds. finansów
i prognoz
Zespół Zarządzania
Finansowego POKL
Stanowisko ds. analiz
i planowania wieloletniego
Zespół Programowania,
Monitoringu i Ewaluacji POKL
Stanowisko ds. Sekretariatu
Podkomitetu Monitorującego
POKL
Kierownik Zespołu Zarządzania
Finansowego POKL
Stanowisko ds. odwołań POKL
Kierownik Zespołu
Programowania, Monitoringu
i Ewaluacji POKL
Stanowisko ds. Pomocy
technicznej POKL
Stanowisko ds. rozwiązań
systemowych POKL
Stanowisko ds. ewaluacji
Stanowisko ds. programowania
i zarządzania POKL
Wydział Zarządzania PO KL
9
Schemat organizacyjny Instytucji Pośredniczącej II stopnia w Małopolsce
Wojewódzki Urząd Pracy Krakowie
DYREKTOR
WICEDYREKTOR
Zespół Promocji Konkursów
i Naboru Projektów
Funkcje wspierające
i wdroŜeniowe
Zespół Organizacji
i Zarządzania
WICEDYREKTOR
Zespół Strategii Rynku Pracy
Funkcje wspierające
Referat Oceny Projektów
Zespół Finansowy
Zespół Zamiejscowy
w Tarnowie
Zespół Zamiejscowy
w Nowym Sączu
Zespół Audytu
i Kontroli
Wewnętrznej
Zespół
Zarządzania
Zasobami
Ludzkimi
Zespół Programów Rynku
Pracy
Zespół Programów Pomocy
i Integracji Społecznej
Zespół Programów Rozwoju
Kadr Gospodarki
Zespół Programów Rozwoju
Wykształcenia i Kompetencji
Referat Kadr
i Płac
Stanowisko
Radcy Prawnego
Zespół Programów Inicjatyw
Oddolnych
Zespół Kontroli
Stanowisko
ds. Promocji
i Informacji
Referat Kontroli - A
Referat Kontroli - B
10
Wykaz podstawowych zadań realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą:
Dyrekcja PR– funkcje zarządcze:
Nadzór nad realizacją zadań wynikających z realizacją PO KL.
Stan zatrudnienia docelowy: 1,4 etatu
Obecny stan zatrudnienia: 1,4 etatu
Sekretariat – funkcje wspierające
Stan zatrudnienia docelowy: 0,5 etatu
Obecny stan zatrudnienia: 0,5 etatu
Departament Polityki Regionalnej (PR) – funkcje zarządcze
Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji PO KL (PR-IV):
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nadzór merytoryczny nad realizacją komponentu regionalnego Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) i zarządzanie systemem wdraŜania,
Prowadzenie ewaluacji zgodnie z procedurami określonymi przez IZ POKL,
Koordynacja działań związanych z podpisywaniem i aneksowaniem
porozumień międzyinstytucjonalnych IZ - IP oraz IP - IP2,
Przygotowanie i aktualizacja szczegółowego Opisu Systemu Zarządzania
i Kontroli, określającego organizację i procedury dla IP i IP2 w Województwie
Małopolskim,
Opracowywanie i aktualizacja instrukcji wykonawczych IP,
Opracowywanie zasad dotyczących sporządzenia bądź aktualizacji instrukcji
wykonawczych dla IP2 oraz weryfikacja i zatwierdzanie tych instrukcji oraz ich
aktualizacji,
Przygotowanie Planów Działania dla Priorytetów komponentu regionalnego
PO KL w Województwie Małopolskim,
Koordynacja działań związanych z podziałem środków Pomocy Technicznej
pomiędzy IP a IP2 i ROEFS,
Opracowanie Planów Działań Pomocy Technicznej,
Weryfikacja Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w zakresie
działań IW (IP2),
Sporządzanie wniosków o płatność z Pomocy Technicznej IP,
Weryfikacja sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji
działań w ramach Pomocy Technicznej składanych przez IP2,
Sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji
działań w ramach Pomocy Technicznej,
11
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Weryfikacja sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji
Działania składanych przez IP2,
Sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji
Priorytetów i przekazywanie ich do IZ,
Weryfikacja informacji z realizacji POKL przekazywanych przez IP2,
Sporządzanie informacji z realizacji PO KL i przekazywanie ich do IZ,
Organizowanie naboru, powoływanie ekspertów i przekazywanie do IZ listy
ekspertów,
Opracowywanie wytycznych i procedur dotyczących wdraŜania komponentu
regionalnego PO KL,
Realizacja procedury odwoławczej w ramach PO KL,
Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
Współpraca z innymi zespołami w zakresie prowadzenie działań promocyjno –
informacyjnych w ramach regionalnego komponentu PO KL,
Koordynacja działań związanych z powoływaniem członków Podkomitetu
Monitorującego PO KL ,
Obsługa prac Podkomitetu Monitorującego PO KL (w tym prowadzenie
sekretariatu Podkomitetu Monitorującego PO KL),
Przygotowywanie i przekazywanie dokumentów PO KL do archiwizacji,
Zapewnienie zgodności realizacji Priorytetu z wymogami informowania
i promocji w ramach PO KL,
Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego – w zakresie
RPD PT POKL dla IP2
Stan zatrudnienia docelowy: 13 etatów.
Obecny stan zatrudnienia: 13 etatów.
Zespół Zarządzania Finansowego PO KL (PR-V):
•
Opracowanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach priorytetu
i przekazanie jej do IZ PO KL,
•
Opracowanie części finansowej Planów Działań dla Priorytetów komponentu
regionalnego PO KL w Województwie Małopolskim,
Przygotowywanie zapotrzebowania na dotację celową i środki europejskie,
Sporządzanie dyspozycji uruchomienia środków dotacji celowej i środków
europejskich,
•
•
•
•
•
Sporządzanie dyspozycji do zlecenia płatności ze środków europejskich,
Sporządzanie Poświadczeń i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów,
Przekazywanie Instytucji Zarządzającej wszystkich niezbędnych informacji
o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla
potrzeb certyfikacji,
12
•
•
•
•
•
•
Weryfikacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosków o płatność z Pomocy
Technicznej IP i IP2,
Prowadzenie wyboru Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu
Społecznego (RO EFS),
BieŜący nadzór nad działalnością RO EFS,
Weryfikacja wniosków o rozliczenie wydatków RO EFS,
Udział w przygotowaniu i koordynacja realizacji projektów systemowych IP,
Ocena
wniosków
o
dofinansowanie
projektów
systemowych
przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcje
•
IW/IP2, przygotowywanie projektów decyzji o ich realizacji oraz akceptacja
zmian w trakcie ich realizacji,
Akceptacja zmian w projektach systemowych WUP ocenianych w IP,
Kontrola ROEFS oraz dodatkowa kontrola na miejscu projektów
•
konkursowych realizowanych w ramach Działań wdraŜanych przez IP2 (jako
element nadzoru nad IP2)
Nadzorowanie procesów odzyskiwania kwot od IW/IP2 oraz z projektów
•
•
•
•
•
•
•
systemowych IP, Departamentów UMWM, wojewódzkich samorządowych
jednostek organizacyjnych oraz Regionalnych Ośrodków EFS,
Przygotowanie projektów decyzji o zwrocie środków na podstawie przepisów
art. 207 i 61 ustawy o finansach publicznych i przedkładanie ich na
posiedzenie Zarządu Województwa Małopolskiego,
Zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych prowadzonego
przez ministra właściwego ds. finansów,
Zapewnienie stosowania przez IP2 odrębnych systemów księgowania lub
odpowiednich kodów księgowych dla wszystkich operacji finansowych
związanych z programem,
Weryfikacja raportów o nieprawidłowościach i zestawień nieprawidłowości
niepodlegających raportowaniu bądź informacji o braku nieprawidłowości
otrzymywanych od IP2 ,
Przygotowywanie
raportów
o
nieprawidłowościach,
zestawień
nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu bądź informacji o braku
nieprawidłowości i przekazywanie ich do IZ,
•
Weryfikacja Rocznych Planów Kontroli IP2 oraz sprawozdań z ich realizacji,
Sporządzanie i przekazywanie do IZ PO KL Rocznych Planów Kontroli IP,
Przygotowanie i prowadzenie kontroli systemowych w IP2, w celu zapewnienia
•
prawidłowości prowadzenia systemu, sporządzanie informacji i zaleceń
pokontrolnych i przekazywanie wyników tej kontroli do IZ POKL,
Przygotowanie i prowadzenie kontroli projektów systemowych IP2
•
13
i przekazywanie wyników tej kontroli do IZ,
•
•
•
•
Przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do
przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO,
Prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie,
Koordynacja działań związanych z nadawaniem, zmianą i wygaśnięciem
uprawnień uŜytkownikom Krajowego Systemu Informatycznego (KSI),
Sprawowanie nadzoru merytorycznego nad Wojewódzkim Urzędem Pracy
poprzez:
a. nadzorowanie realizacji zadań związanych z pełnieniem przez WUP roli
Instytucji Pośredniczącej II stopnia w ramach PO KL,
b. nadzorowanie realizacji zadań związanych z realizacją przez WUP
projektów systemowych w ramach PO KL,
c. opiniowanie planów rzeczowo-finansowych,
d. opiniowanie i konsultowanie w sprawach istotnych związanych
z podejmowanymi działaniami, gospodarowaniem nieruchomościami, polityką
finansową,
•
•
e. nadzorowanie realizacji zadań inwestycyjnych zgodnie z obowiązującymi,
w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi,
Przygotowywanie i przekazywanie dokumentów PO KL do archiwizacji,
Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego – w zakresie:
wniosków o płatność z Pomocy Technicznej POKL IP i IP2, Poświadczeń
i deklaracji wydatków IP, wyników kontroli RPD PT POKL IP
i IP2 oraz umów o dofinansowanie projektów systemowych IP2.
Stan zatrudnienia docelowy: 9,7 etatu.
Obecny stan zatrudnienia: 9,7 etatu.
Departament Funduszy Europejskich (FE) – funkcje wspierające
Zespół ds. Promocji Funduszy Europejskich (FE-I):
•
Przygotowanie, realizacja oraz aktualizacja rocznych
dotyczących promocji funduszy europejskich w Małopolsce
•
Prowadzenie działań promujących moŜliwości i wyniki wdraŜania Funduszy
Europejskich dla Małopolski, w tym w szczególności w zakresie PO KL,
Przygotowanie, realizacja oraz aktualizacja Zintegrowanego Planu
Komunikacji dla Funduszy Europejskich w Województwie Małopolskim na lata
2007-2015,
Prowadzenie sprawozdawczości z działań finansowanych z Pomocy
Technicznej POKL w powierzonym zakresie zadań.
•
•
planów
działań
14
Stan zatrudnienia docelowy: 3 etaty.
Obecny stan zatrudnienia: 3 etaty.
Departament Audytu i Kontroli - Wydział Audytu Wewnętrznego (AW) – funkcje
wspierające
•
Dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu oraz
funduszy europejskich, oraz jednostkach organizacyjnych Samorządu
Województwa, będących jednostkami sektora finansów publicznych
w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240
z późn. zm.),
•
•
Dokonywanie analizy i oceny systemu zarządzania i kontroli, wdraŜania oraz
realizacji programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej
w szczególności MRPO, PO KL i PROW,
Przeprowadzanie audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu, w tym:
- opracowywanie programu zadania audytowego,
- powoływanie, w uzgodnieniu z Marszałkiem Województwa, rzeczoznawcy do
udziału w zadaniu audytowym,
- przeprowadzanie narad otwierających i zamykających zadania audytowe
z udziałem audytorów wewnętrznych, zarządzającego komórki audytowanej
oraz sporządzanie z nich notatek – w uzasadnionych przypadkach,
- przedstawienie zarządzającemu komórką audytowaną ustaleń stanu
faktycznego,
- przedstawienie zarządzającemu komórką audytowaną sprawozdania
z przeprowadzonego audytu, w tym oceny kontroli zarządczej w badanym
obszarze,
- dokonywanie analizy wyjaśnień lub zastrzeŜeń zgłoszonych do
sprawozdania
przez
zarządzającego
komórką
podejmowanie dodatkowych czynności audytowych,
audytowaną
oraz
- sporządzanie sprawozdania z realizacji zadania audytowego, w tym oceny
kontroli zarządczej w badanym obszarze i przekazywanie Marszałkowi
Województwa, zarządzającemu komórki, w której przeprowadzono audyt oraz
właściwym instytucjom/organom zgodnie z obowiązkami wynikającymi
z regulacji zewnętrznych oraz zawartych umów,
•
•
- prowadzenie bieŜących akt zadania audytowego w celu udokumentowania
jego przebiegu i wyniku.
przeprowadzanie czynności sprawdzających w celu oceny dostosowania
działań jednostki do zgłoszonych przez audytora zaleceń,
zawiadomienie Marszałka Województwa o podejrzeniu popełnienia czynu,
15
który według oceny audytora, kwalifikuje się do wszczęcia postępowania
•
w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub
postępowania w sprawie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe,
wykonywanie zadań doradczych w celu usprawnienia funkcjonowania
Województwa Małopolskiego oraz systemu zarządzania i kontroli funduszy
europejskich.
Stan zatrudnienia docelowy: 1 etat.
Obecny stan zatrudnienia: 1 etat.
Departament BudŜetu i Finansów (BF) – funkcje wspierające
Zespół ds. Księgowości BudŜetu i Sprawozdawczości BudŜetowej (BF-I)
•
Prowadzenie ksiąg rachunkowych dla budŜetu Województwa Małopolskiego,
w tym w ramach PO KL,
•
Kompletowanie i archiwizowanie dokumentów finansowo – księgowych,
w tym w ramach PO KL.
Zespół Planowania BudŜetu i Analiz (BF-II)
• Opracowanie wstępnych kwot dochodów i wydatków budŜetu Województwa,
Małopolskiego na rok budŜetowy, w tym na realizację PO KL,
• Przygotowanie uchwały Sejmiku Województwa w sprawie projektu budŜetu
•
•
województwa, w tym w zakresie zadań PO KL, w oparciu o dane otrzymane
z Departamentów Urzędu i jednostek organizacyjnych województwa,
zweryfikowane przez IP,
Sporządzanie uchwał Sejmiku i Zarządu Województwa Małopolskiego
w sprawie zmian w budŜecie, w tym w zakresie PO KL,
Przygotowanie dyspozycji uruchomienia środków (dotacji celowej oraz
środków europejskich) dla jednostek organizacyjnych województwa na
finansowanie zadań PO KL,
•
•
Sporządzanie zawiadomień o zmianach w zakresie PO KL dokonanych
uchwałami Sejmiku i Zarządu Województwa Małopolskiego,
Opracowanie sprawozdań półrocznych i rocznych z wykonania budŜetu w tym
w zakresie PO KL .
Zespół ds. Funduszy Unii Europejskiej (BF-VI):
• Weryfikacja formalno - rachunkowa wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS,
• Weryfikacja formalno - rachunkowa wydatków na podstawie dokumentów
załączonych do wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS,
16
•
Weryfikacja finansowo – księgowa dyspozycji do zleceń płatności ze środków
•
europejskich,
Sporządzanie zleceń płatności ze środków europejskich w systemie BGK ZLECENIA,
Sporządzanie informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz
•
•
o płatnościach dokonanych przez BGK,
Obsługa Krajowego Systemu Informatycznego,
Przygotowywanie i przekazywanie dokumentów PO KL do archiwizacji.
•
Zespół ds. Księgowości Urzędu (BF-XI):
• Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego, w tym
naliczanie wynagrodzeń w ramach środków europejskich oraz pozostałych
funduszy zagranicznych, w tym w ramach PO KL,
• Naliczanie wynagrodzeń dla osób niebędących pracownikami Urzędu zgodnie
•
•
•
•
•
z zawartymi umowami zlecenia i umowami o dzieło, w tym w ramach PO KL,
Dokonywanie rozliczeń z urzędami skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń
Społecznych oraz PFRON-em, w tym w ramach PO KL,
Przygotowywanie dokumentacji rozliczeniowej do wniosków o płatność
w ramach funduszy zagranicznych w tym w ramach PO KL,
Rejestracja kompletnych dokumentów przekazanych przez departamenty
merytoryczne, w tym rejestracja umów i zleceń w ramach PO KL,
Prowadzenie obsługi kasowej zadań realizowanych przez Urząd
Marszałkowski, w tym zadań realizowanych w ramach PO KL,
Kompletowanie i archiwizowanie dokumentów finansowo – księgowych
w ramach PO KL.
Zespół ds. Księgowości Funduszy Zagranicznych (BF-XII):
• Prowadzenie ksiąg rachunkowych dla Urzędu Marszałkowskiego jako
jednostki budŜetowej w ramach funduszy zagranicznych, w tym w ramach
PO KL,
• Weryfikacja dokumentacji finansowo-księgowej przekazywanej przez
•
departamenty merytoryczne a dotyczącej PO KL
Przeprowadzenie inwentaryzacji środków pienięŜnych oraz rozrachunków,
w tym w ramach PO KL
•
•
Weryfikacja zestawień wydatków w ramach PO KL,
Weryfikacja rozliczeń przyznanych środków w ramach PO KL,
17
•
•
•
Uczestniczenie w tworzeniu i zmianach procedur związanych z realizacją
zadań finansowanych ze środków europejskich oraz z funduszy zagranicznych
w tym w ramach PO KL,
Prowadzenie ewidencji pozabilansowej środków europejskich w ramach
PO KL,
Kompletowanie i archiwizowanie dokumentów finansowo – księgowych
w ramach PO KL.
Stan zatrudnienia docelowy: 5 etatów.
Obecny stan zatrudnienia: 5 etatów.
Departament Organizacyjno-Prawny (OR) – funkcje wspierające
Zespół ds. Finansowych (OR-III):
Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności:
• Planowanie i wykonywanie budŜetu województwa w zakresie dotyczącym
funkcjonowania Urzędu, w tym wnioskowanie o zmiany w budŜecie
Departamentu,
•
•
Sporządzanie zbiorczych sprawozdań okresowych i rocznych z wykonania
budŜetu zadaniowego,
Zapewnienie
właściwego
przebiegu
procesu
realizacji
zadań
współfinansowanych ze środków europejskich w zakresie finansowym w
ramach m.in. zatrudniania, dokształcania pracowników, obsługi logistycznoinformatycznej,
•
Opracowywanie dokumentów w zakresie planowanych do poniesienia
wydatków m. in na zatrudnianie, dokształcania pracowników, obsługę
logistyczno-informatyczną
w
ramach
Pomocy
Technicznej
poprzez
sporządzanie m.in. Rocznych Planów Działań,
•
Dokonywanie rozliczeń poniesionych wydatków poprzez sporządzanie m.in
załączników do wniosków o płatność pomocy technicznej, miesięcznych
zestawień zakresu rzeczowego oraz zestawień dokonanych wydatków,
•
Opracowywanie odpowiednich sprawozdań tj. okresowych, rocznych bądź
końcowych z realizacji rzeczowej i finansowej działań współfinansowanych ze
środków europejskich,
•
Koordynacja realizacji rzeczowej i finansowej zaprojektowanych działań
współfinansowanych ze środków europejskich,
18
•
Współpraca z Departamentami i komórkami organizacyjnymi na prawach
Departamentu
zaangaŜowanymi
w
realizację
projektów
i zadań
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej,
•
Prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych.
Zespół ds. Personalnych (OR-IV):
Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności:
• Zapewnienie doboru profesjonalnych kadr do Urzędu, w tym odpowiedzialnych
•
za zarządzanie funduszami europejskimi,
Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu i dyrektorów
wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych,
Prowadzenie i koordynacja spraw związanych z naborami na wolne
•
stanowiska pracy w Urzędzie,
Zakładanie i przechowywanie akt osobowych,
•
•
•
•
Ewidencja czasu pracy pracowników Urzędu,
Przygotowywanie propozycji zmian wysokości wynagrodzenia,
Przygotowywanie wniosków w sprawie nagród oraz ewidencja nagród,
Prowadzenie korespondencji w zakresie spraw kadrowo-płacowych oraz jej
•
•
rejestracja,
Prowadzenie spraw socjalnych pracowników,
Koordynacja zadań związanych z przygotowywaniem opisów stanowisk
w Urzędzie,
•
•
•
•
Koordynacja zadań związanych z Systemem Ocen Pracowniczych
w Urzędzie,
Realizacja zadań w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych
pracowników Urzędu finansowanych z programów europejskich oraz
w ramach Pomocy Technicznej,
Prowadzenie całokształtu zagadnień z zakresu bezpieczeństwa i higieny
pracy.
Szczegółowy zakres zadań Zespołu ds. Personalnych określony został Zarządzeniu
Marszałka Województwa Małopolskiego.
Zespół ds. Informatyki (OR-VII):
Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności:
• Utrzymanie ciągłości działania infrastruktury teleinformatycznej oraz
uŜywanych systemów i aplikacji w celu zapewnienia sprawnego i
19
prawidłowego funkcjonowania Urzędu,
• Zapewnienie obsługi informatycznej i pomocy dla pracowników Urzędu w
przypadku wystąpienia problemów w obsłudze sprzętu teleinformatycznego,
systemów informatycznych i oprogramowania,
• Nadzorowanie spraw związanych z ochroną danych osobowych w zakresie
działalności Urzędu,
• Administracja i zarządzanie platformą e-learningową Urzędu,
• Administracja i zarządzanie systemem Helpdesk w zakresie działalności
Departamentu Organizacyjno-Prawnego,
•
Prowadzenie spraw związanych z podpisem elektronicznym w zakresie
działalności Urzędu,
• Prowadzenie analiz w zakresie efektywności i skuteczności stosowanych
rozwiązań w zakresie SIUM,
• Zapewnienie materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i
skanujących oraz innych urządzeń komputerowych,
• Realizacja i zarządzanie projektami teleinformatycznymi prowadzonymi dla
potrzeb Urzędu,
• Realizacja zakupów w tym w tym inwestycyjnych w Urzędzie w zakresie
sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania,
• Zarządzanie zasobami teleinformatycznymi Urzędu.
Zespół ds. Logistyki (OR-VI):
Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności:
• Zapewnianie warunków do sprawnego funkcjonowania Urzędu
niezbędnego wyposaŜenia technicznego,
• Najem i obsługa administracyjno – techniczna powierzchni biurowej,
oraz
•
•
Kompleksowa obsługa systemu telefonicznego w Urzędzie,
Organizowanie przetargów w zakresie spraw logistycznych,
•
BieŜący zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych niezbędnych do
wykonywania pracy w Urzędzie,
Gospodarka pieczęciami i tablicami urzędowymi,
Gospodarowanie środkami rzeczowymi i zabezpieczenie mienia Urzędu,
•
•
•
•
•
Organizowanie przeglądów gwarancyjnych i eksploatacyjnych oraz czuwanie
nad usuwaniem usterek,
Koordynacja
zadań
związanych
z
przeprowadzaniem
remontów
w pomieszczeniach zajmowanych przez pracowników Urzędu,
Zadania związane z zapewnianiem sprawnego funkcjonowania usług
transportowych w Urzędzie.
20
Zespół Dziennik Podawczy (OR-V):
Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności:
• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania obiegu korespondencji zewnętrznej
w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego poprzez
•
•
•
•
przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do właściwych komórek
organizacyjnych Urzędu korespondencji otrzymywanej od podmiotów
zewnętrznych oraz poprzez prowadzenie ekspedycji korespondencji,
Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie dokumentów elektronicznych,
Zapewnienie warunków wymiany korespondencji wewnętrznej pomiędzy
komórkami organizacyjnymi Urzędu,
Udzielanie informacji stronom,
Przygotowywanie rozliczeń finansowych, raportów na temat ilości
otrzymywanej i wysyłanej korespondencji w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Małopolskiego.
Zespół Radców Prawnych (OR-VIII):
Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności:
• Świadczenie pomocy prawnej,
• Prowadzenie spraw związanych z obsługą prawną Zarządu Województwa i
•
•
•
•
•
Urzędu,
Udzielanie pomocy prawnej w sprawach naleŜących do kompetencji
poszczególnych departamentów Urzędu Marszałkowskiego oraz Sekretarza
Województwa,
Udzielanie konsultacji i doradztwa prawnego w sprawach związanych z
realizacją zadań przez departamenty,
Opiniowanie opracowanych projektów umów, porozumień, uchwał Sejmiku
Województwa, uchwał Zarządu Województwa, zarządzeń, poleceń, i innych
aktów prawnych,
Opracowywanie opinii prawnych i informacji prawnych,
Udzielanie pomocy prawnej w sprawach związanych z zamówieniami
publicznymi.
Stan zatrudnienia docelowy: 3,25 etatu.
Obecny stan zatrudnienia: 3,25 etatu.
Szczegółowe zadania IP zostały określone w regulaminie organizacyjnym IP
i zarządzeniach wykonawczych.
21
Wykaz podstawowych zadań realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą II
stopnia:
Dyrekcja – funkcje zarządcze:
Nadzór nad realizacją zadań wynikających z wdraŜania POKL.
Stan zatrudnienia docelowy: 1,6 etatu.
Obecny stan zatrudnienia: 1,6 etatu.
Zespół Strategii Rynku Pracy (SR):
•
współudział w przygotowaniu Planów Działania dla Priorytetów;
•
współudział w opracowaniu załoŜeń do rocznej i wieloletniej prognozy
wydatków;
•
przygotowanie okresowych (za I półrocze), rocznych i końcowych sprawozdań
z realizacji działań i przekazanie ich do IP, w tym: monitorowanie postępów
realizacji działań i priorytetów w ujęciu rzeczowym i finansowym.
Stan zatrudnienia docelowy: 8,75 etatu.
Obecny stan zatrudnienia: 8,25 etatu.
Zespół Promocji, Konkursów i Naboru Projektów (PKN)
•
przygotowanie dokumentacji konkursowej oraz zasad realizacji projektów
systemowych w ramach 6.1.3, 7.1.1, 7.1.2, 9.1.2 POKL);
•
przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów od beneficjentów;
•
dokonywanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów,
w oparciu o określone kryteria;
•
dokonywanie
oceny
formalnej
wniosków o
dofinansowanie
projektów
systemowych IP, jednostek organizacyjnych samorządu województwa oraz
WUP
(z
wyłączeniem
projektów
przygotowywanych
przez
komórki
organizacyjne WUP pełniące funkcje IP2);
22
•
podpisywanie
umów
o
dofinansowanie
projektów,
umów
ramowych,
przygotowywanie uchwał przyjmujących do realizacji projekty systemowe IP
i jednostek organizacyjnych samorządu województwa;
•
prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych dla
beneficjentów;
•
zapewnienie zgodności realizacji działania z wymogami informowania
i promocji PO KL;
•
rozpatrywanie protestów od oceny formalnej;
•
wprowadzanie
danych
do
Lokalnego
Systemu
Informatycznego
oraz
Krajowego Systemu Informatycznego – w zakresie naboru i oceny wniosków
oraz zawierania umów.
w tym Referat Oceny Projektów (OP)
• koordynowanie oraz organizowanie prac Komisji Oceny Projektów, której
zadaniem jest dokonywanie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie
projektów konkursowych i systemowych (PUP, OPS, PCPR, organy
prowadzące szkoły);
•
koordynowanie oraz organizowanie prac pracowników IP2, naleŜących do
Komisji Oceny Projektów, w zakresie oceny wniosków o dofinansowanie
projektów
systemowych
IP,
jednostek
organizacyjnych
samorządu
województwa oraz WUP (z wyłączeniem projektów przygotowywanych przez
komórki organizacyjne WUP pełniące funkcje IP2), w oparciu o określone
kryteria;
•
koordynowanie prac ekspertów;
•
przeprowadzanie negocjacji z beneficjentami projektów wybranych do
realizacji;
•
wprowadzanie
danych
do
Lokalnego
Systemu
Informatycznego
oraz
Krajowego Systemu Informatycznego – w zakresie oceny merytorycznej
wniosków.
Stan zatrudnienia docelowy: 14,0 etatów.
Obecny stan zatrudnienia: 23,9 etatu.
Zespół Programów Rynku Pracy (PRP)
Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Priorytetu VI POKL naleŜy
w szczególności:
23
•
•
sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów;
weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz
sprawozdawczą;
•
•
•
•
odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom;
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie;
sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów;
przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do
•
•
•
•
z
częścią
przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO;
gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu,
weryfikacji, audytów i oceny;
wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz
do systemu PEFS;
informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych
do KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków
IP za dany okres;
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie.
Stan zatrudnienia docelowy: 4,5 etatu.
Obecny stan zatrudnienia: 3 etaty.
Zespół Programów Pomocy i Integracji Społecznej (PIS)
Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Priorytetu VII POKL naleŜy
w szczególności:
•
•
•
•
•
sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów;
weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz
sprawozdawczą;
odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom;
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie;
sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów;
•
przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do
•
•
•
z
częścią
przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO;
gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu,
weryfikacji, audytów i oceny;
wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz
do systemu PEFS;
informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych
do KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków
IP za dany okres;
•
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie.
24
Stan zatrudnienia docelowy: 21,0 etatów.
Obecny stan zatrudnienia: 19,75 etatu.
Zespół Programów Rozwoju Kadr Gospodarki (RKG)
Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Priorytetu VIII POKL naleŜy
w szczególności:
•
•
•
sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów;
weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz
sprawozdawczą;
odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom;
z
częścią
•
•
•
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie;
sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów;
przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do
przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO;
•
gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu,
weryfikacji, audytów i oceny;
wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz
•
•
•
do systemu PEFS;
informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych do
KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków IP
za dany okres;
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie.
Stan zatrudnienia docelowy: 19,00 etatów.
Obecny stan zatrudnienia: 17,4 etatu.
Zespół Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji (RWK)
Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Priorytetu IX POKL naleŜy
w szczególności:
• sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów;
•
•
•
•
•
•
weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz
sprawozdawczą;
odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom;
z
częścią
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie;
sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów;
przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do
przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO;
gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu,
weryfikacji, audytów i oceny;
25
•
•
•
wprowadzanie
danych
do
Krajowego
Systemu
Informatycznego
oraz
do systemu PEFS;
informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych
do KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków
IP za dany okres;
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie.
Stan zatrudnienia docelowy: 27,0 etatów.
Obecny stan zatrudnienia: 21,25 etatu.
Zespół Programów Inicjatyw Oddolnych
Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Działań 6.3, 7.3 i 9.5 POKL naleŜy
w szczególności:
• sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów;
• weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz z częścią
sprawozdawczą;
• odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom;
•
•
•
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie;
sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów;
przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do
przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO;
•
gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu,
weryfikacji, audytów i oceny;
wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz
do systemu PEFS;
informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych
do KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków
•
•
IP za dany okres;
•
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie.
Stan zatrudnienia docelowy: 5,0 etatów.
Obecny stan zatrudnienia: 14,0 etatów.
Zespół Zamiejscowy w Nowym Sączu (ZZ NS)
• przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów od beneficjentów;
•
dokonywanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów,
w oparciu o określone kryteria, z wyłączeniem projektów IP i IP2;
26
•
prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych dla
beneficjentów;
•
prowadzenie kontroli realizacji projektów z wyłączeniem kontroli projektów IP2.
Stan zatrudnienia docelowy: 2,0 etaty.
Obecny stan zatrudnienia: 3 etaty.
Zespół Zamiejscowy w Tarnowie (ZZ T)
• przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów od beneficjentów;
•
dokonywanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów,
w oparciu o określone kryteria, z wyłączeniem projektów IP i IP2;
•
prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych dla
beneficjentów;
•
prowadzenie kontroli realizacji projektów z wyłączeniem kontroli projektów IP2.
Stan zatrudnienia docelowy: 4,0 etaty.
Obecny stan zatrudnienia: 4,0 etaty.
Zespół Kontroli (KO)
• przygotowanie Rocznych Planów Kontroli IP2, uwzględniających wizyty
monitoringowe prowadzone przez Regionalne Ośrodki EFS i przesyłanie ich
do IP w celu zatwierdzenia;
•
prowadzenie
kontroli
realizacji
projektów
konkursowych,
systemowych
z wyłączeniem kontroli projektów IP2;
•
prowadzenie wizyt monitoringowych;
•
przygotowanie i przekazywanie do IP sprawozdania z realizacji Rocznego
Planu Kontroli;
•
przygotowanie
raportów
o
nieprawidłowościach
oraz
zestawień
nieprawidłowości i przekazanie ich do Instytucji Pośredniczącej;
•
prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie.
Stan zatrudnienia docelowy: 23,0 etaty.
Obecny stan zatrudnienia: 22,00 etaty.
Zespół Finansowy (FN)
• przekazywanie dofinansowania projektów zgodnie z zawartymi umowami,
27
w tym: sporządzanie i przekazywanie do BGK zleceń płatności ze środków
europejskich oraz przekazywanie dotacji celowej ze środków krajowych;
•
weryfikacja pod względem finansowym wniosków beneficjentów o płatność;
•
prowadzenie księgowości związanej z PO KL;
•
gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu,
weryfikacji, audytów i oceny.
Stan zatrudnienia docelowy: 16,0 etatów.
Obecny stan zatrudnienia: 16,0 etatów.
Zespół Organizacji i Zarządzania (OZ) - funkcje wspierające i wdroŜeniowe
• koordynowanie przygotowania podręcznika instrukcji wykonawczych
i przesyłanie ich do zatwierdzenia IP;
•
zapewnienie
warunków
organizacyjno-administracyjnych
dla
sprawnej
realizacji działań związanych z rolą IP2;
•
planowanie budŜetu WUP w zakresie zadań związanych z wdraŜaniem PO
KL;
•
realizacja zadań z zakresu Pomocy Technicznej w tym: planowanie wydatków,
przygotowywanie wniosków o płatność, sprawozdań, analiz niezbędnych do
sprawnej realizacji działań z zakresu PT POKL;
•
obsługa techniczna kontroli i audytów zewnętrznych;
•
przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do
przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO;
•
przygotowania projektów decyzji na podstawie przepisów art. 207 i 61 ustawy
o finansach publicznych i przedkładanie ich na posiedzenie Zarządu
Województwa Małopolskiego w odniesieniu do:
- odzyskiwania kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom w ramach
Programu;
•
- naleŜności z tytułu środków przekazanych beneficjentom w ramach
Programu;
prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
•
rozpatrywanie protestów od oceny merytorycznej projektów;
•
zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych prowadzonego
przez Ministra właściwego ds. finansów.
28
Stan zatrudnienia docelowy: 10,5 etatu..
Obecny stan zatrudnienia: 10,5 etatu.
Zespół Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZL) - funkcje wspierające
• prowadzenie obsługi kadrowej pracowników wdraŜających PO KL;
•
prowadzenie
rekrutacji
i
naboru
pracowników oraz
realizacja
zadań
związanych z oceną i awansowaniem pracowników wdraŜających PO KL;
•
zapewnienie podnoszenia kwalifikacji pracowników wdraŜających PO KL.
w tym Referat Kadr i Płac (KP)
•
obsługa płacowa pracowników wdraŜających PO KL;
•
przygotowanie danych do wniosków o płatność z Pomocy Technicznej POKL.
Stan zatrudnienia docelowy: 7,75 etatu.
Obecny stan zatrudnienia: 7,75 etatu.
Zespół Audytu i Kontroli Wewnętrznej (AK) - funkcje wspierające
• niezaleŜne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym
procedur kontroli finansowej w wyniku, którego kierownik jednostki uzyskuje
obiektywną i niezaleŜną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych
systemów;
•
czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie
funkcjonowania jednostki.
Stan zatrudnienia docelowy: 2,0 etaty.
Obecny stan zatrudnienia: 2,0 etaty
Stanowisko Radcy Prawnego (RP):
•
obsługa prawna IP2.
Stan zatrudnienia docelowy: 1,0 etat.
Obecny stan zatrudnienia: 1,0 etat
Stanowisko ds. Promocji i Informacji (PIN):
• planowanie, realizacja oraz nadzór nad działaniami związanymi z informacją o
działaniach PO KL;
• opracowywanie materiałów informacyjnych na strony internetowe PO KL i
Instytucji Zarządzających oraz dla Punktów Informacyjnych EFS;
29
•
•
•
•
monitorowanie realizacji działań informacyjnych w zakresie PT POKL;
sporządzanie okresowych sprawozdań z działalności informacyjnej;
udzielanie informacji oraz opracowywanie materiałów dla mediów;
opracowywanie i upowszechnianie ulotek i plakatów informujących o
działaniach POKL wśród potencjalnych odbiorców usług.
Stan zatrudnienia docelowy: 1,6 etatu.
Obecny stan zatrudnienia: 1,6 etatu.
Szczegółowe zadania IP2 zostały określone w regulaminie organizacyjnym IP2.
3.2.2 PISEMNE PROCEDURY PRZYGOTOWANE DLA PRACOWNIKÓW
INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ.
Instytucja Pośrednicząca opracowała Instrukcje Wykonawcze IP, zatwierdzone przez
IZ w dniu 30 listopada 2007 r., które podlegają aktualizacji. Instrukcje Wykonawcze
IP zawierają opisy procedur do procesów związanych między innymi z:
•
•
•
Opracowywaniem i zatwierdzaniem Planów Działań,
Wyborem projektów systemowych przygotowywanych
organizacyjne WUP, pełniące funkcję IP2,
Poświadczaniem wydatków,
•
•
•
•
Weryfikacją sprawozdań IP2,
Sprawozdawczością IP – IZ,
Kontrolami systemowymi,
Ewaluacją,
•
•
•
Archiwizacją,
Wprowadzaniem zmian do instrukcji,
Rozpatrywaniem odwołań od oceny formalnej i merytorycznej wniosków
o dofinansowanie.
przez
komórki
Zgodnie z regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Małopolskiego, wszystkie obowiązki związane z poszczególnymi
stanowiskami pracy opisane są w opisach stanowisk. Zapisem obowiązków
poszczególnych pracowników są zakresy czynności opracowane indywidualnie dla
kaŜdego z nich.
Instytucja Pośrednicząca II stopnia opracowała Instrukcje Wykonawcze IP2
zatwierdzone przez IP w dniu 15 listopada 2007 r., które podlegają aktualizacji.
Instrukcje Wykonawcze IP2 zawierają opisy procedur do procesów związanych
30
między innymi z:
•
•
•
•
Naborem i weryfikacją wniosków o dofinansowanie projektów,
Zawieraniem umów o dofinansowanie projektu,
Dokonywaniem płatności na rzecz beneficjentów,
Rozpatrywaniem protestów od oceny formalnej i merytorycznej,
•
•
•
Weryfikacją i zatwierdzaniem wniosków o płatność, w tym w zakresie
projektów systemowych IP,
Kontrolą projektów, w tym projektów systemowych IP,
Sprawozdawczością,
•
•
•
Realizacją projektów systemowych IP2,
Archiwizacją,
Sporządzaniem i aktualizacją instrukcji IP2.
Obowiązki związane z poszczególnymi stanowiskami pracy w IP2 wykazane są
w opisach stanowisk. Zapisem obowiązków poszczególnych pracowników są zakresy
czynności opracowane indywidualnie dla kaŜdego z nich.
3.2.3 OPIS PROCEDUR WYBORU I ZATWIERDZANIA OPERACJI.
Opis procedury na poziomie IP:
Przygotowanie projektów systemowych IP składanych w ramach Działań
wdraŜanych przez IP2:
•
•
•
•
•
Departament UMWM / zespół merytoryczny / merytoryczne stanowisko pracy
we właściwym Departamencie UMWM - przygotowuje wniosek
o dofinansowanie projektu systemowego,
Zarząd Województwa podejmuje uchwałę w sprawie wyraŜenia zgody na
złoŜenie projektu systemowego IP i upowaŜnienia do jego podpisania,
Departament UMWM / zespół merytoryczny / merytoryczne stanowisko pracy
we właściwym Departamencie UMWM przekazuje wniosek o dofinansowanie
projektu systemowego wraz z załącznikami do IP 2 PO KL,
Jeśli zaistnieje taka konieczność, Departament UMWM / zespół merytoryczny
/ merytoryczne stanowisko pracy we właściwym Departamencie UMWM
uzupełnia bądź koryguje wniosek o dofinansowanie projektu systemowego IP
zgodnie z uwagami zgłoszonymi przez IP 2, do momentu otrzymania pisma od
IW (IP2) w sprawie pozytywnej decyzji o dofinansowaniu projektu,
Departament UMWM / zespół merytoryczny / merytoryczne stanowisko pracy
we właściwym Departamencie UMWM przesyła do IP 2 PO KL dokumenty
niezbędne
do
przygotowania
uchwały
w sprawie
realizacji
projektu
31
systemowego IP (jeśli dotyczy)
•
IP2 informuje Departament UMWM / zespół merytoryczny / merytoryczne
stanowisko pracy we właściwym Departamencie UMWM o przygotowaniu
projektu Uchwały Zarządu w sprawie realizacji projektu systemowego IP wraz
z planowanym terminem jej zgłoszenia pod obrady Zarządu Województwa.
Wybór
wniosków
o dofinansowanie
projektów
systemowych
przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP, pełniące funkcję IP2:
• Zespół Zarządzania Finansowego PO KL w PR ocenia wniosek
o dofinansowanie projektu systemowego złoŜony przez IP2 pod względem
ogólnych kryteriów formalnych i szczegółowych kryteriów dostępu (jeśli
dotyczy). Ocena formalna dokonywana jest w oparciu o „Kartę oceny
formalnej
wniosku
o dofinansowanie
projektu
systemowego
PO KL”.
Ewentualne uwagi przekazywane są do IP 2 celem dokonania korekty wniosku
o dofinansowanie projektu zgodnie z zaleceniami IP.
•
w przypadku niespełnienia ogólnego kryterium formalnego dotyczącego
rocznych obrotów projektodawcy i partnerów (punkt 3.6 wniosku
o dofinansowanie) Zespół Zarządzania Finansowego PO KL przekazuje
informację w tym zakresie do IP 2.
•
Zespół Zarządzania Finansowego PO KL dokonuje rejestracji poprawnego
•
•
•
•
pod względem formalnym wniosku o dofinansowanie projektu systemowego
złoŜonego przez IP2 w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13) .
Przed rozpoczęciem oceny merytorycznej, Zespół Zarządzania Finansowego
PO KL, występuje o opinię eksperta.
Przeprowadzenie przez Zespół Zarządzania Finansowego PO KL oceny
merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego IP 2 na
podstawie ogólnych kryteriów merytorycznych i horyzontalnych. Ocena
merytoryczna dokonywana jest na podstawie „Karty oceny merytorycznej
wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL”. Ewentualne uwagi
przekazywane są do IP 2 celem dokonania korekty wniosku o dofinansowanie
projektu zgodnie z zaleceniami IP.
Zarząd Województwa podejmuje uchwałę w sprawie realizacji projektu
systemowego przez IP2.
Zespół Zarządzania Finansowego PO KL wprowadza dane z podjętej uchwały
do systemu informatycznego KSI (SIMIK 07-13).
Szczegółowe procedury wyboru
w Instrukcjach wykonawczych IP.
i
zatwierdzania
projektów zostały
zawarte
32
Opis procedur na poziomie IP2.
Wybór wniosków o dofinansowanie projektów w drodze konkursowej:
•
•
•
•
przygotowanie przez Zespół Promocji Konkursów i Naboru Projektów (PKN)
dokumentacji konkursowej;
zamieszczenie przez Zespół PKN informacji o ogłoszeniu konkursu na własnej
stronie internetowej, w swojej siedzibie, w dzienniku o zasięgu regionalnym;
przyjęcie przez Zespół PKN wniosków o dofinansowanie projektów oraz
przeprowadzenie weryfikacji formalnej zgłoszonych wniosków pod kątem
ogólnych kryteriów formalnych i kryteriów dostępu. Ocena formalna
dokonywana jest w oparciu o „Kartę oceny formalnej wniosku
o dofinansowanie projektu w ramach PO KL”;
po dokonaniu oceny formalnej Zespół PKN wysyła pismo do beneficjenta
informujące o:
− rejestracji wniosku o dofinansowanie w systemie informatycznym KSI
SIMIK 2007-2013, nadanie wnioskowi numeru identyfikacyjnego
i przekazaniu do oceny merytorycznej;
− moŜliwości uzupełnienia lub skorygowania wniosku;
− odrzuceniu wniosków z powodu niespełnienia ogólnych kryteriów
formalnych i dostępu;
•
•
•
− o prawie do złoŜenia protestu.
Referat Oceny Projektów powołuje KOP, który dokonuje oceny merytorycznej
wniosku. Ocena merytoryczna prowadzona jest w oparciu o ogólne kryteria
merytoryczne i horyzontalne oraz szczegółowe kryteria strategiczne i kryteria
dostępu. Ocena merytoryczna dokonywana jest w oparciu o „Kartę oceny
merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL”;
Referat Oceny Projektów sporządza listę projektów, które otrzymały minimum
punktowe;
po sporządzeniu listy projektów, które otrzymały minimum punktowe Referat
Oceny Projektów wysyła pismo do beneficjenta informujące o:
− przekazaniu przez beneficjenta załączników do podpisania umowy
o dofinansowanie projektów;
− przystąpieniu do negocjacji;
•
•
− odrzuceniu wniosku oraz moŜliwości złoŜenia protestu.
Zespół PKN podpisuje umowę o dofinansowanie projektu z beneficjentem,
następnie wprowadza dane do KSI (SIMIK 2007-2013),
Zespół Organizacji i Zarządzania przeprowadza procedurę odwoławczą
od oceny merytorycznej projektu.
33
Wybór przez IP2 projektów systemowych realizowanych przez IP,
beneficjentów systemowych oraz komórek organizacyjnych nie pełniących
funkcji IP2:
• przyjęcie przez Zespół PKN wniosku systemowego od IP, beneficjenta
systemowego oraz komórek organizacyjnych nie pełniących funkcji IP2;
• przeprowadzenie ceny formalnej wniosków systemowych;
•
•
po dokonaniu oceny formalnej Zespół PKN wysyła pismo do beneficjenta
informujące o:
− rejestracji wniosku o dofinansowanie w systemie informatycznym KSI
SIMIK 2007-2013, nadanie wniosku numeru identyfikacyjnego
i przekazaniu do oceny merytorycznej;
− moŜliwości uzupełnienia lub skorygowania wniosku.
Referat Oceny Projektów powołuje KOP, który dokonuje oceny
merytorycznej wniosku. Ocena merytoryczna prowadzona jest w oparciu
o ogólne kryteria merytoryczne i horyzontalne oraz kryteria dostępu. Ocena
merytoryczna dokonywana jest w oparciu o „Kartę oceny merytorycznej
wniosku systemowego”;
• Zespół PKN podpisuje umowy ramowe z beneficjentami systemowymi
(Poddziałanie 6.1.3, 7.1.1 i 7.1.2, 9.1.2) bądź przygotowuje uchwały
przyjmujące do realizacji projekty systemowe: IP, komórek organizacyjnych
WUP niepełniących funkcji IP2 oraz innych jednostek organizacyjnych
samorządu województwa, podejmuje ewentualne negocjacje z IP.
Przygotowanie projektów systemowych przez komórki organizacyjne WUP
pełniące funkcję IP2
•
•
•
Zespół ds. przygotowania projektu powołany Zarządzeniem Dyrektora
WUP przygotowuje projekt wniosku o dofinansowanie projektu
systemowego;
przygotowany projekt wniosku o dofinansowanie projektu systemowego
przedkładany jest Dyrektorowi WUP celem zatwierdzenia;
po zatwierdzeniu wniosku przekazywany jest on do IP.
3.2.4 OPIS PROCEDUR WERYFIKACJI OPERACJI.
Celem procedury Weryfikacji operacji jest: sprawdzenie prawidłowości, skuteczności i
zgodności z prawem procedur oraz funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli
POKL w IP2; sprawdzenie prawidłowości realizacji projektu oraz sprawdzenie, czy
34
informacje
dotyczące
postępu
realizacji
projektu
oraz
poniesione
wydatki
przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne ze stanem
rzeczywistym, a takŜe kontrola wykonania Planu Działania Pomocy Technicznej
obejmująca swoim zakresem realizację załoŜeń zawartych w Rocznych Planach
Działania Pomocy Technicznej.
1. Opis procedury na poziomie IP
IP przeprowadza cztery typy kontroli w ramach PO KL:
•
•
•
kontrolę systemową w IP2
kontrolę projektów systemowych IP2 (wraz z kontrolą krzyŜową)
kontrolę prawidłowości realizacji Rocznych Planów Działania Pomocy
Technicznej POKL IP2 oraz RO EFS
•
kontrolę projektów na miejscu u beneficjentów konkursowych w ramach
Działań wdraŜanych przez IP2 (wraz z kontrolą krzyŜową)
Kontrola systemowa w IW (IP2)
Kontrola
systemowa
przeprowadzana
przez
IP
ma
na
celu
sprawdzenie
prawidłowości, skuteczności i zgodności z prawem procedur oraz funkcjonowanie
systemu zarządzania i kontroli POKL w IP2. Kontrola systemowa obejmuje kontrolę
dokumentacji i kontrolę na miejscu.
Za kontrolę dokumentacji IP2 w ramach kontroli systemowej odpowiada Zespół
Zarządzania Finansowego PO KL oraz Zespół Programowania, Monitoringu i
Ewaluacji PO KL w PR.
Kontrola dokumentacji w ramach kontroli systemowej obejmuje m. in.:
•
•
Weryfikację i zatwierdzanie Instrukcji wykonawczych opracowanych przez IW
(IP2),
Weryfikację raportów i zestawień o nieprawidłowościach otrzymywanych
•
od IW (IP2),
Weryfikację sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji
Działania,
•
Weryfikację Rocznych Planów Kontroli i sprawozdania z ich realizacji.
Za kontrolę na miejscu w IW (IP2) odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego
PO KL w PR.
Kontrola na miejscu dotyczy weryfikacji poprawności stosowania procedur oraz
przestrzeganie zapisów Porozumienia przez IP2, jak równieŜ obejmuje:
• Zgodność procesu wyboru projektów z Systemem realizacji POKL 2007 -
35
2013,
•
•
•
•
•
Zgodność procesu wyboru projektów w procedurami IP2,
Zgodności wybieranych projektów z kryteriami wyboru projektów zawartymi
w Rocznym Planie Działania,
Zgodność dokonywania rozliczeń finansowych z Wytycznymi w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach POKL i procedurami, w tym poprawności
kwalifikowania wydatków (sposób weryfikacji i zatwierdzania wydatków przez
IP2),
Zgodność realizacji obowiązków w zakresie kontroli z procedurami,
•
Badanie prawidłowości oraz terminowości realizacji obowiązków w zakresie
monitorowania
wdraŜania
Priorytetu/Działania
oraz
opracowywania
i przekazywania sprawozdań z realizacji Priorytetu/Działania,
Badanie prawidłowości oraz realizacji obowiązków w zakresie odzyskiwania
•
środków od beneficjantów, prowadzenia rejestru „obciąŜeń na projekcie” oraz
informowania o nieprawidłowościach,
Poprawność realizacji zadań z zakresu promocji i informacji,
•
•
•
Przestrzeganie zasad archiwizacji dokumentów,
Poprawność podpisywanych przez IP2 umów/decyzji o dofinansowanie
projektu z beneficjentami w ramach Działań wdraŜanych przez IP2,
Obowiązki IP2 wynikające z funkcji nadzorczych nad realizacją umowy/decyzji
•
o dofinansowanie projektu przez beneficjentów,
Stosowanie przez IP2 zapisów dokumentu Wymierzanie korekt finansowych
za naruszenia prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów
współfinansowanych ze środków funduszy UE (tzw. taryfikator) w przypadku
•
wykrycia u beneficjentów naruszenia ustawy Prawo zamówień publicznych,
Realizacja obowiązków w zakresie wprowadzania danych do KSI SIMIK 2007-
•
2013,
Realizacja obowiązków w zakresie zabezpieczenia i przetwarzania danych
osobowych
w
zbiorze
PEFS
2007
zgodnie
z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych.
z
ustawą
Kontrola projektów systemowych IW (IP2)
Kontrola projektów IP2 ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu
zgodnie z uchwałą Zarządu w sprawie realizacji projektu systemowego oraz
załączonym do niej wnioskiem o dofinansowanie projektu, a takŜe sprawdzenie, czy
informacja dotycząca postępu realizacji projektu oraz wydatki ujęte we wniosku
o płatność są zgodne ze stanem faktycznym, harmonogramem realizacji projektu,
harmonogramem płatności, jak równieŜ budŜetem projektu.
36
Za kontrolę na miejscu realizacji projektów systemowych IW (IP2) odpowiada
Zespół Zarządzania Finansowego PO KL w PR.
W ramach kontroli na miejscu przeprowadzane będą wizyty monitoringowe oraz
kontrola w siedzibie beneficjenta.
Kontrola na miejscu realizacji projektów systemowych IW
(IP2) obejmuje
w szczególności.:
•
Prawidłowość rozliczeń finansowych – kontroli podlegać będzie
kwalifikowalność i prawidłowość ponoszenia wydatków w ramach projektu pod
kątem ich zgodności z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach POKL,
•
•
•
Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu,,
Sposób rekrutacji uczestników projektu,
Sposób przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach zbioru
•
•
PEFS) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych,
Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części
dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją
dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie IP2,
Poprawność udzielania zamówień publicznych tj. prawidłowość stosowania
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010 nr
113, poz. 759 z późn.zm) oraz przepisów prawa unijnego,
•
•
Poprawność stosowania zasady konkurencyjności,
Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do
•
których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności,
Poprawność udzielania pomocy publicznej,
•
•
Sposób realizacji działań informacyjno - promocyjnych,
Archiwizacja i prowadzenie dokumentacji projektowej.
W ramach kontroli projektów systemowych w sytuacji, gdy jest to zasadne,
przeprowadzane są równieŜ wizyty monitoringowe, których zakres przedmiotowy
będzie obejmował:
•
Zgodność planowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji, seminariów
itp. z umową/decyzją o dofinansowanie projektu, jak równieŜ umową na
realizację usługi,
•
Zgodność planowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji, seminariów
itp. jest zgodne z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we
37
wniosku o dofinansowanie realizacji projektu,
•
•
•
•
•
Zgodność zakresu tematycznego przeprowadzanych szkoleń, konferencji,
seminariów itp. z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie,
Weryfikacja dokumentów potwierdzających zrealizowanie usługi zgodnie
z liczbą osobogodzin zawartą w umowie na przeprowadzenie szkolenia,
konferencji, seminarium itp.,
Wywiad/ankieta z uczestnikami projektu w celu poznania jego opinii na temat
realizowanych szkoleń, konferencji, seminariów itp. oraz zweryfikowanie, czy
wiedzą, Ŝe dana usługa współfinansowana została z EFS,
Sprawdzenie, czy pomieszczenia, w których realizowane są usługi
oznakowane są zgodnie z zasadami informowania i promowania w PO KL,
Sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są
oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów
w ramach POKL.
Kontrola prawidłowości
Technicznej POKL
realizacji
Rocznych
Planów
Działania
Pomocy
PowyŜsza kontrola obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrolę na miejscu.
Za kontrolę dokumentacji IW (IP2) oraz ROEFS w ramach kontroli Rocznych
Planów Działania Pomocy Technicznej POKL odpowiada Zespół Zarządzania
Finansowego PO KL oraz Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji
POKL w PR
Kontrola dokumentacji obejmuje:
•
•
•
Weryfikację Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w zakresie
działań IW (IP2) oraz ROEFS korzystających ze środków Pomocy
Technicznej,
Weryfikację wniosków o płatność z pomocy technicznej od IW (IP2) oraz
wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS,
Weryfikację sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji
działań w ramach Pomocy Technicznej POKL opracowane przez IW (IP2)
Za kontrolę na miejscu w IW (IP2) oraz ROEFS odpowiada Zespół Zarządzania
Finansowego POKL w PR.
Kontrola wykonania Planu Działania Pomocy Technicznej obejmuje weryfikację
faktycznej realizacji załoŜeń w Planach Działania, w następującym zakresie:
38
•
zgodności zapisów dokumentu, na podstawie, którego IP nałoŜyła na
•
•
IP2/ROEFS prawa i obowiązki wynikające z otrzymania środków z PT ze
stanem rzeczywistym,
prawidłowości rozliczeń finansowych,
poprawności udzielania zamówień publicznych przez IP2,
•
•
•
prawidłowości zakupu dostaw i usług ROEFS pod kątem racjonalności
wydatków i stosowania zasady konkurencyjności,
zgodności danych zawartych w sprawozdaniach oraz we wnioskach
o płatność IP2 (w tym weryfikacja dokumentów potwierdzających wydatki)
z faktycznym postępem rzeczowym,
zgodności danych zawartych we wnioskach o rozliczenie wydatków ROEFS
(w tym weryfikacja dokumentów potwierdzających wydatki) z faktycznym
postępem rzeczowym,
•
•
•
kwalifikowalności wydatków,
kwalifikowalność wydatków dotyczących zatrudnienia w ramach RPD PT,
kwalifikowalność wydatkow dotyczących personelu w ROEFS,
•
prawidłowości i terminowości realizacji obowiązków w zakresie monitorowania
wdraŜania Pomocy Technicznej oraz opracowywanie i przekazywanie
sprawozdań z realizacji Pomocy Technicznej,
poprawności realizacji zadań z zakresu promocji i informacji,
•
• przestrzegania zasad archiwizacji dokumentów.
ZałoŜenia danego Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej zostaną
skontrolowane przynajmniej raz w roku.
Kontrolę projektów na miejscu u beneficjentów konkursowych w ramach
Działań wdraŜanych przez IP2
Celem kontroli będzie weryfikacja prawidłowości przeprowadzenia przez IP2 zadań
w obszarze kontroli projektów. Zakres kontroli obejmował będzie:
•
Prawidłowość rozliczeń finansowych – kontroli podlegać będzie
kwalifikowalność i prawidłowość ponoszenia wydatków w ramach projektu pod
kątem ich zgodności z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach POKL,
•
Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu,,
•
•
Sposób rekrutacji uczestników projektu,
Sposób przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach zbioru
PEFS) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych,
39
•
•
Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części
dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją
dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie IP2,
Poprawność udzielania zamówień publicznych tj. prawidłowość stosowania
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010 nr
•
•
113, poz. 759 z późn.zm) oraz przepisów prawa unijnego,
Poprawność stosowania zasady konkurencyjności,
Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do
których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności,
•
•
•
Poprawność udzielania pomocy publicznej,
Sposób realizacji działań informacyjno - promocyjnych,
Archiwizacja i prowadzenie dokumentacji projektowej.
Poszczególne czynności sprawdzające w ramach projektu dokumentowane będą
w listach kontrolnych opracowanych oddzielnie dla danego zakresu kontroli.
Metodologia wyboru próby projektów do kontroli zawarta będzie w Rocznych Planach
Kontroli
IP
weryfikowanych
i
akceptowanych
przez
IZ.
Informacje
o przeprowadzonych kontrolach w danym roku oraz o zmianach w Planie Kontroli są
przesyłane do IZ w sprawozdaniach rocznych z realizacji Rocznych Planów Kontroli
IP.
Kontrole na miejscu realizacji projektu przeprowadzane przez IP dzielą się na
kontrole planowe, przeprowadzane w oparciu o Roczny Plan Kontroli IP oraz kontrole
doraźne. Kontrole doraźne to kontrole nieujęte w Rocznych Planach Kontroli
i przeprowadzane są w przypadku:.
•
Wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta lub
uchybień w pracy instytucji zaangaŜowanej w system wdraŜania,
•
Otrzymania
przez
jednostkę
kontrolującą
informacji/skarg
dotyczących
domniemanych nieprawidłowości w projekcie lub zaniedbań ze strony
instytucji zaangaŜowanej w system wdraŜania,
•
W sytuacji, gdy w projekcie wprowadzane są istotne i częste zmiany.
Realizacja kontroli na miejscu składa się z następujących etapów:
1. Zaplanowanie czynności kontrolnych (m.in. zebranie dokumentów
i informacji o systemie w danej instytucji lub beneficjenta, niezbędnych do
40
prawidłowego przeprowadzenia kontroli projektu, powołanie zespołu
kontrolującego, sporządzenie upowaŜnienia do kontroli),
2. Przekazanie zawiadomienia o kontroli (jeśli dotyczy),
3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych,
4. Sporządzenie Informacji pokontrolnej,
5. Sformułowanie zaleceń pokontrolnych (o ile stwierdzono uchybienia lub
nieprawidłowości),
6. Raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji w ramach
PO KL (o ile zostały stwierdzone).
Wyszczególnione powyŜej procedury zostały opisane szczegółowo w Instrukcjach
wykonawczych IP.
2. Opis procedury na poziomie IP2.
IP2 przeprowadza kontrolę projektów realizowanych w ramach PO KL, w tym
projektów systemowych IP.
Kontrola projektów
Kontrola projektów obejmuje kontrolę dokumentacji i kontrolę na miejscu.
Za kontrolę dokumentacji odpowiadają Zespoły: Programów Rynku Pracy,
Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr
Gospodarki,
Programów
Rozwoju
Wykształcenia
i
Kompetencji
oraz
Programów Inicjatyw Oddolnych.
W ramach kontroli dokumentacji weryfikacji podlegają:
•
wnioski o płatność otrzymywane od beneficjentów, zawierające informacje
na temat wydatków kwalifikowanych poniesionych w ramach projektu wraz
z częścią sprawozdawczą.
Za kontrolę na miejscu realizacji projektów oraz wizyty monitoringowe
odpowiada Zespół Kontroli/ROEFS*
Procedura kontroli na miejscu składa się z następujących etapów:
1. Zaplanowanie czynności kontrolnych (zebranie i analiza dokumentów
oraz informacji na temat realizacji projektu, powołanie zespołu
kontrolującego, sporządzenie upowaŜnienia do kontroli, zawiadomienia). W
przypadku wizyty monitoringowej planowanie czynności kontrolnych
etapy
obejmuje
wszystkie
opisane
wcześniej
z wyjątkiem przygotowania zawiadomienia.
41
2. Przekazanie zawiadomienia o kontroli ( nie dotyczy wizyty monitoringowej),
3. Przeprowadzenie
czynności kontrolnych
w siedzibie
jednostki
kontrolowanej lub w miejscu realizacji projektu.
4. Sporządzenie informacji pokontrolnej i przesłanie do beneficjenta.
5. Sformułowanie zaleceń pokontrolnych (o ile stwierdzono nieprawidłowości)
i przekazanie do beneficjenta.
6. Przekazanie
informacji
o
stwierdzonych
nieprawidłowościach
do odpowiednich zespołów.
7. Przygotowanie raportów o nieprawidłowościach oraz zestawień
nieprawidłowości i przekazanie ich do Instytucji Pośredniczącej (o ile
zostały stwierdzone).
8. Monitoring wykonania zaleceń pokontrolnych.
* IP2 w zakresie wizyt monitoringowych moŜe powierzyć ich przeprowadzenie
Regionalnym Ośrodkom EFS (zgodnie z Aneksem nr 6 z dnia 25.08.2011)
Kontrola realizacji projektów na miejscu obejmuje m.in.:
•
•
•
•
•
•
sprawdzenie zgodności realizacji projektu z jego załoŜeniami oraz umową
o dofinansowanie projektu, a w szczególności:
sprawdzenie sposobu rekrutacji beneficjentów ostatecznych (sprawdzenie
kwalifikowalności przynajmniej 10 % beneficjentów ostatecznych w ramach
danego projektu);
sprawdzenie zgodności danych przekazywanych we wniosku o płatność w
części dotyczącej postępu rzeczowego z dokumentacją dotyczącą realizacji
projektu dostępną w siedzibie beneficjenta;
sprawdzenie
poprawności
pozyskiwania,
przechowywania
oraz
przetwarzania danych beneficjentów ostatecznych zgodnie z ustawą
o ochronie danych osobowych;
sprawdzenie poprawności dokumentacji dotyczącej rozliczeń finansowych;
sprawdzenie poprawności udokumentowania rozeznania rynku w przypadku
wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady
•
konkurencyjności;
sprawdzenie poprawności prowadzenia dokumentacji dot. personelu projektu;
•
•
•
•
sprawdzenie poprawności udzielania zamówień publicznych;
sprawdzenie poprawności udzielania pomocy publicznej;
sprawdzenie poprawności realizacji działań informacyjno-promocyjnych;
sprawdzenie poprawności prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.
Kontrola w miejscu realizacji projektu obejmuje kontrolę zamówień publicznych przy
zastosowaniu dokumentu Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa
42
zamówień publicznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych
ze środków funduszy UE.
Kontrolna projektów systemowych realizowanych przez IP odbywa się zgodnie z
procedurą opisaną wyŜej.
Selekcja projektów do kontroli planowej jest oparta o aktualizowaną w trybie
kwartalnym analizę ryzyka pierwotnie przedstawioną w Rocznym Planie Kontroli.
Wizyta monitoringowa obejmuje:
• Sprawdzenie, czy świadczona usługa jest zgodna z umową/decyzją
o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi,
• Sprawdzenie, czy realizowana usługa jest zgodna z harmonogramem
realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie realizacji
projektu,
• Sprawdzenie, czy zakres tematyczny szkolenia/warsztatu/konferencji jest
zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu,
• Sprawdzenie dokumentów potwierdzających zrealizowanie usługi zgodnie
z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację usługi,
• Wywiad/ankieta z uczestnikiem projektu w celu poznania jego opinii na temat
realizowanej usługi oraz zweryfikowania, czy wie, iŜ jest ona
współfinansowana z EFS,
• Sprawdzenie, czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana usługa są
oznakowane plakatami lub tablicami z logo EFS informującymi
o współfinansowaniu projektu z EFS,
• Sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są
oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów
w ramach PO KL.
Poszczególne czynności sprawdzające w ramach projektu dokumentowane będą
w listach kontrolnych opracowanych oddzielnie dla danego zakresu kontroli.
Metodologia wyboru próby projektów do kontroli zawarta jest w Rocznym Planie
Kontroli
IP2
weryfikowanym
i
zatwierdzanym
przez
IP.
Informacje
o przeprowadzonych kontrolach w danym roku oraz o zmianach w Planie Kontroli
są przesyłane do IP w sprawozdaniach rocznych z realizacji Rocznych Planów
Kontroli IP2.
Kontrole projektów przeprowadzane przez IP2 dzielą się na kontrole planowe,
przeprowadzane w oparciu o Roczny Plan Kontroli IP2 oraz kontrole doraźne
przeprowadzane w razie konieczności.
Szczegółowe procedury kontroli projektów znajdują się w Podręczniku Instrukcji
wykonawczych IP2.
43
3.2.5 OPIS PROCEDUR POSTĘPOWANIA Z WNIOSKAMI O PŁATNOŚĆ.
Procedura realizowana w IP
Na poziomie IP sporządzane są wnioski o płatność Pomocy Technicznej IP oraz
weryfikowane są wnioski o płatność z Pomocy Technicznej IP i IP2 oraz wnioski
o rozliczenie wydatków ROEFS. Dodatkowo sporządzane są Poświadczenia
i deklaracje wydatków w ramach Priorytetów.
Za opracowanie wniosku o płatność IP w ramach PT odpowiada Zespół
Programowania, Monitoringu i Ewaluacji POKL w PR. Za jego weryfikację
odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego POKL w PR . Procedura składa
się z następujących etapów:
• Przygotowanie informacji i dokumentów koniecznych do sporządzenia
wniosku o płatność z Pomocy Technicznej IP przez departamenty
odpowiedzialne za realizację zadań z PT i przesłanie ich do BF (Zestawienia
miesięczne),
•
•
•
Weryfikacja dostarczonych dokumentów przez Zespół ds. Księgowości
Funduszy Zagranicznych pod kątem ich zgodności z ewidencją księgową.
Do departamentów odpowiedzialnych za realizację zadań z PT przekazywane
są ewentualne uwagi wraz z prośbą o dokonanie korekt oraz ponowne
przesłanie dokumentów do BF,
Zatwierdzenie dokumentów przez Głównego Księgowego lub osobę
upowaŜnioną oraz ich przesłanie do PR,
Weryfikacja otrzymanych dokumentów oraz sporządzenie wniosku o płatność
IP w ramach PT przez Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji PO KL
(co do zasady za okres kwartału). Do departamentów odpowiedzialnych
za realizację zadań z PT przekazywane są ewentualne uwagi wraz z prośbą
o dokonanie korekt oraz ponowne przesłanie dokumentów do BF,
•
•
•
Zatwierdzenie wniosku o płatność IP w ramach PT przez Naczelnika Wydziału
Zarządzania PO KL w PR,
Przekazanie wniosku o płatność IP w ramach PT do Zespołu Zarządzania
Finansowego POKL,
Weryfikacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa wniosku o płatność IP
w ramach PT przez Zespół Zarządzania Finansowego PO KL w oparciu o listy
kontrolne. Ocena poprawności przeprowadzenia weryfikacji przez Kierownika
Zespołu Zarządzania Finansowego oraz zatwierdzenie przez Dyrektora lub
Zastępcę Dyrektora PR,
44
•
•
•
•
Do Zespołu Programowania, Monitoringu i Ewaluacji POKL przekazywane są
ewentualne uwagi wraz z prośbą o dokonanie poprawy oraz złoŜenie korekty
wniosku o płatność,
Zatwierdzenie poprawnego wniosku o płatność przez Dyrektora lub Zastępcę
Dyrektora PR,
Sporządzenie Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność IP
w ramach PT przez pracownika Zespołu Zarządzania Finansowego POKL,
Ujęcie zatwierdzonego wniosku o płatność IP w ramach PT w Poświadczeniu
i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów.
Za weryfikację i zatwierdzenie wniosku o płatność IP2 w ramach PT odpowiada
Zespół Zarządzania Finansowego POKL w PR. Procedura składa się
z następujących etapów:
•
•
•
•
•
•
Kontrola terminowości przesłania wniosku o płatność IP2 w ramach PT –
monit w formie elektronicznej,
Przekazanie wniosku o płatność IP2 w ramach PT do Zespołu Zarządzania
Finansowego PO KL celem weryfikacji,
Weryfikacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa wniosku o płatność IP2
w ramach PT w oparciu o listy kontrolne,
Ocena przeprowadzenia weryfikacji i dokonanie akceptacji listy kontrolnej
przez Kierownika Zespołu Zarządzania Finansowego PO KL oraz
zatwierdzenie przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora PR,
Do IP 2 przekazywane są ewentualne uwagi wraz z prośbą o dokonanie
poprawy oraz złoŜenie korekty wniosku o płatność w ramach PT,
Zatwierdzenie poprawnego wniosku o płatność IP2 w ramach PT,
•
Sporządzenie Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność IP2
w ramach PT,
•
Ujęcie zatwierdzonego wniosku o płatność IP2 w ramach PT w Poświadczeniu
i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów.
Za weryfikację i zatwierdzenie wniosku o rozliczenie wydatków ROEFS
w ramach PT odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego POKL w PR.
Procedura składa się z następujących etapów:
• Przekazanie wniosku o rozliczenie wydatków ROEFS w ramach PT do
Zespołu Zarządzania Finansowego PO KL celem weryfikacji,
• Weryfikacja wniosku o rozliczenie w ramach PT w oparciu o listy kontrolne,
•
Ocena przeprowadzenia weryfikacji i dokonanie akceptacji list kontrolnych
45
przez
•
•
•
•
•
•
Kierownika
Zespołu
Zarządzania
Finansowego
PO
KL
oraz
zatwierdzenie przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora PR,
Przekazanie wniosku do Zespołu ds. Funduszy Unii Europejskiej celem
weryfikacji formalno-rachunkowej,
Weryfikacja formalno-rachunkowa wniosku o rozliczenie przez Zespół ds.
Funduszy Unii Europejskiej w oparciu o listę kontrolną,
Ocena przeprowadzenia weryfikacji i dokonanie akceptacji listy kontrolnej
przez kierownika Zespołu odpowiedzialnego w departamencie BF oraz
zatwierdzenie przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora BF,
Zatwierdzenie poprawnego wniosku o rozliczenie wydatków,
Sporządzenie Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o rozliczenie
wydatków przez pracownika Zespołu Zarządzania Finansowego POKL,
Ujęcie zatwierdzonego wniosku o rozliczenie ROEFS we wniosku o płatność
IP.
Za sporządzanie Poświadczenia i deklaracji wydatków IP odpowiada Zespół
Zarządzania Finansowego POKL w PR. Procedura składa się z następujących
etapów:
• Weryfikacja poprawności wprowadzenia danych wprowadzonych przez IP2
w KSI SIMIK 07-13 w modułach: wnioski o płatność, rejestr obciąŜeń,
• Sporządzenie Poświadczenia i deklaracji wydatków IP w ramach komponentu
•
regionalnego,
Przesłanie Poświadczenia i deklaracji wydatków IP w wersji papierowej
i elektronicznej do IZ.
Za sporządzanie wniosków o płatność z projektów systemowych
realizowanych przez IP, odpowiada Departament merytoryczny UMWM
realizujący projekt systemowy. Procedura składa się z następujących etapów:
• Przygotowanie przy współpracy z BF i OR informacji niezbędnych do
wypełnienia wniosku o płatność w oparciu o formularz wniosku o płatność,
•
•
•
Sporządzenie wniosku o płatność IP (pośrednią lub końcową) wraz z częścią
dotyczącą postępu rzeczowego realizacji projektu systemowego IP zgodnie
z Zasadami finansowania PO KL 2007-2013,
Weryfikacja poprawności sporządzenia wniosku o płatność i jego
zatwierdzenie przez Dyrektora Departamentu, Zastępcę Dyrektora
Departamentu merytorycznego realizującego projekt systemowy IP lub osobę
upowaŜnioną.
Przekazanie wniosku o płatność z projektu systemowego IP do weryfikacji
i zatwierdzenia przez IP2.
46
•
Informacja dla Beneficjenta o wynikach weryfikacji z IP2 i korekta
ewentualnych uwag przez Departament merytoryczny, realizujący projekt
systemowy IP.
Wyszczególnione powyŜej procedury zostały szczegółowo opisane w Instrukcjach
Wykonawczych IP
Procedura realizowana w IP2:
Na poziomie IP2 sporządzane są wnioski o płatność z Pomocy Technicznej IP2.
Weryfikowane
o
płatność
i
beneficjentów
zatwierdzane
są
konkursowych,
systemowych,
takŜe
IP
oraz
wnioski
jednostek
organizacyjnych (zespołów) WUP niepełniących roli IP2.
Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku o płatność beneficjenta konkursowego
oraz IP (w tym beneficjenta systemowego). Procedura składa się
z następujących etapów:
•
kontrola terminowości złoŜenia wniosku o płatność przez odpowiedni
Zespół Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji
Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów Rozwoju
Wykształcenia i Kompetencji lub Zespołu Programów Inicjatyw Oddolnych;
•
rejestracja i nadanie numeru wniosku przez odpowiedni Zespół Programów
Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów
Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów Rozwoju Wykształcenia i
Kompetencji lub Zespołu Programów Inicjatyw Oddolnych;
•
weryfikacja formalna i merytoryczna wniosku o płatność w oparciu o listę
kontrolną przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów
Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki,
Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Programów Inicjatyw
•
Oddolnych;
wezwanie beneficjenta do usunięcia lub wyjaśnienia stwierdzonych błędów
przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy
i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów
•
Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Programów Inicjatyw Oddolnych;
akceptacja zweryfikowanego poprawnego wniosku przez Kierownika
właściwego zespołu wdroŜeniowego, a następnie przez Głównego
•
•
Księgowego;
zatwierdzenie wniosku przez Wicedyrektora WUP;
przygotowanie informacji dla beneficjenta o zatwierdzeniu wniosku
o płatność przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów
47
Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki,
•
•
•
Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Programu Inicjatyw
Oddolnych;
przygotowanie zlecenia dokonania wypłaty środków dla Beneficjenta
konkursowego przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy,
Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr
Gospodarki, Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Zespołu
Programów Inicjatyw Oddolnych;
dokonanie płatności oraz zlecenie płatności do BGK na rzecz beneficjenta
konkursowego przez Zespół Finansowy;
wprowadzenie danych do KSI (SIMIK 2007-2013) przez odpowiedni Zespół
Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji Społecznej,
Programów
Rozwoju
Kadr
Gospodarki,
Programów
Rozwoju
Wykształcenia i Kompetencji lub Zespołu Programów Inicjatyw Oddolnych.
Beneficjenci systemowi :
•
powiatowe urzędy pracy w Poddziałaniu 6.1.3 otrzymują środki bezpośrednio
z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej;
•
jednostki organizacyjne samorządu województwa, IP otrzymują środki
bezpośrednio z Departamentu BudŜetu i Finansów UMWM zgodnie z planem
finansowym na dany rok budŜetowy.
Przygotowanie wniosku o płatność w ramach PT IP2.
Za opracowanie i przesłanie do IP wniosku o płatność IP2 w ramach Pomocy
Technicznej odpowiada Zespół Organizacji i Zarządzania. Procedura składa się
z następujących etapów:
•
•
sporządzenie projektu wniosku o płatność;
weryfikacja poprawności pod względem formalnym i merytorycznym przez
•
•
Kierownika Zespołu;
zatwierdzenie zweryfikowanego wniosku o płatność przez Dyrektora WUP;
przekazanie wniosku o płatność do IP.
Za dokonywanie pierwszych, pośrednich i końcowych płatności zaliczkowych,
na rzecz beneficjenta odpowiada Zespół Finansowy. Procedura składa się
z następujących etapów:
• weryfikacja wniosku o dokonanie pierwszej, pośredniej i końcowej
płatności zaliczkowej pod względem formalnym oraz zgodności z umową,
48
planem finansowym, limitem określonym w upowaŜnieniu do dokonywania
•
płatności oraz ewidencją księgową;
sporządzenie zlecenia płatności środków europejskich i przelewu dotacji
celowej;
sprawdzenie, zatwierdzenie i wysłanie do BGK zlecenia płatności środków
•
europejskich oraz przekazywanie środków dotacji celowej;
ujęcie w ewidencji księgowej dokonanych wypłat na rzecz beneficjentów.
•
Szczegółowe procedury znajdują się w Instrukcjach wykonawczych IP2.
49
Download