Opis Systemu Zarządzania i Kontroli dla komponentu regionalnego
advertisement
Załącznik nr 1 do Uchwały Nr 1629/12 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 27 grudnia 2012 r. Opis Systemu Zarządzania i Kontroli dla komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 3. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA Program Operacyjny Kapitał Ludzki Instytucja Zarządzająca PO KL – Ministerstwo Rozwoju Regionalnego oddelegowała część zadań do Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetów VI – IX PO KL. Funkcję Instytucji Pośredniczącej w Województwie Małopolskim dla Priorytetów: VI - Rynek pracy otwarty dla wszystkich, VII VIII IX - Promocja integracji społecznej, - Regionalne kadry gospodarki, - Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, pełni: Instytucja: Urząd Marszałkowski Małopolskiego Departament: Imię i nazwisko Dyrektora Departamentu: Adres organu/Departamentu: Numer telefonu: Numer faksu: Adres poczty elektronicznej: Departament Polityki Regionalnej (PR) Województwa Jakub Szymański ul. Wielicka 72, 30 – 552 Kraków 012 29 90 700 012 29 90 726 mailto:[email protected] 3.1. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE. 3.1.1. WYKAZ GŁÓWNYCH FUNKCJI INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ. Zadania delegowane do realizacji Instytucji Pośredniczącej przez Instytucję Zarządzającą - realizowane bezpośrednio przez Instytucję Pośredniczącą Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. z pózn. zm. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Instytucja Zarządzająca moŜe, w drodze porozumienia, powierzyć Instytucji Pośredniczącej część zadań związanych z realizacją programu. Porozumienie w sprawie realizacji komponentu regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki między MRR a Województwem Małopolskim zostało podpisane w dniu 22 czerwca 2007 r. w Warszawie. Dnia 31 stycznia 2008 r. zawarto Aneks Nr 1, 18 marca 2009 r. zawarto Aneks nr 2, 16 lipca 2009 r., zawarto Aneks Nr 3, 18 stycznia 2010 r. zawarto Aneks Nr 4, 26 października 2010 r. zawarto Aneks Nr 5, 26 września 2011 r. zawarto Aneks nr 6, natomiast 10 lipca 2012 r. zawarto Aneks nr 7. Do kompetencji Instytucji Pośredniczącej naleŜeć będzie realizacja 2 wszystkich zadań związanych z koordynacją wdraŜania PO KL w regionie, jak równieŜ całokształt kwestii związanych z nadzorem nad wykorzystaniem środków finansowych przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia. Do wyłącznych kompetencji Instytucji Pośredniczącej będzie naleŜała m.in. realizacja zadań związanych z przygotowywaniem poświadczeń i deklaracji wydatków z Priorytetów komponentu regionalnego i przesyłanie ich do Instytucji Zarządzającej, sporządzanie Planów Działania, monitorowanie postępów w realizacji komponentu regionalnego, w tym opracowywanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach Priorytetów regionalnych PO KL oraz sporządzanie sprawozdań z realizacji tych Priorytetów. Szczegółowy wykaz zadań Instytucji Pośredniczącej znajduje się poniŜej • Zarządzanie poszczególnymi regionalnego PO KL, • Przygotowywanie Poświadczeń i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów i przesyłanie ich do Instytucji Zarządzającej, Przekazywanie Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Certyfikującej wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji, • • Priorytetami w ramach komponentu • Monitorowanie postępów w realizacji komponentu regionalnego – w tym opracowanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach Priorytetów komponentu regionalnego i przekazanie jej do Instytucji Zarządzającej PO KL, Przygotowanie Planów Działania dla kaŜdego z Priorytetów komponentu • regionalnego PO KL, w tym szczegółowych kryteriów wyboru projektów i przedkładanie ich do zaopiniowania przez Podkomitet Monitorujący oraz do zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą oraz Komitet Monitorujący, Uczestnictwo w przygotowaniu i koordynacja realizacji projektów systemowych • • • • • • IP, Ocena wniosków o dofinansowanie projektów systemowych przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcję IW/IP2, przygotowywanie projektów decyzji o ich realizacji oraz akceptacja zmian w trakcie ich realizacji, Akceptacja zmian w projektach systemowych WUP ocenianych w IP, Organizowanie naboru, powoływanie ekspertów i przekazywanie do IZ listy ekspertów, Opracowywanie wytycznych i procedur dotyczących wdraŜania komponentu regionalnego PO KL, Realizacja procedury odwoławczej w ramach PO KL, Zapewnienie realizacji projektów innowacyjnych i ponadnarodowych w wysokości 1-5% kwot wynikających z Porozumienia zawartego w dniu 3 • • • • • • • • • • • • 22 czerwca 2007 r., Opracowanie instrukcji wykonawczych IP i przesyłanie ich do zatwierdzenia IZ, Opracowywanie zasad dotyczących opracowywania instrukcji wykonawczych dla Instytucji Pośredniczącej II stopnia i zatwierdzenie tych instrukcji, Przygotowanie Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli w części dotyczącej IP i IP2, Zapewnienie stosowania przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia odrębnych systemów księgowania lub odpowiednich kodów księgowych dla wszystkich operacji finansowych związanych z projektem, Prowadzenie ewaluacji zgodnie z procedurami określonymi przez IZ POKL, Weryfikacja i zatwierdzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji Działań złoŜonych przez IP2, Monitorowanie stopnia realizacji wskaźników oraz odchyleń w realizacji wybranych wskaźników na poziomie Priorytetów, Opracowywanie okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji Priorytetu i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej, Prowadzenie działań promocyjnych i komunikacyjnych w ramach realizowanego Priorytetu PO KL w zakresie promocji regionalnego komponentu PO KL, Zapewnienie zgodności realizacji Priorytetów z wymogami informowania i promocji w ramach PO KL, Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów przez 3 lata od daty zamknięcia programu lub częściowego zamknięcia programu, a w przypadku dokumentów dotyczących pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom - 10 lat od dnia jej przyznania, Gromadzenie i opracowywanie informacji o nieprawidłowościach, • Przygotowywanie raportów o nieprawidłowościach nieprawidłowości i przekazywanie ich do IZ, • Przygotowywanie rocznych planów kontroli IP oraz przesyłanie ich do IZ w celu zatwierdzenia, Weryfikacja oraz zatwierdzanie rocznych planów kontroli IP2, Prowadzenie kontroli systemowych w IP2 w celu zapewnienia prawidłowości prowadzenia systemu i przekazywanie wyników tej kontroli do Instytucji • • • • oraz zestawień Zarządzającej PO KL, Poddawanie się kontroli uprawnionych podmiotów i zapewnienie im prawa wglądu w dokumenty związane z realizacją komponentu regionalnego, Obsługa funkcjonowania systemów informatycznych, przygotowywanie zbiorczych informacji z wykorzystaniem systemów informatycznych, 4 • • • • • • • Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, monitorowanie zamówień udzielonych przez IP2, Realizacja zadań z zakresu pomocy technicznej w tym: planowanie wydatków, przygotowywanie i zatwierdzanie wniosków o płatność, monitoring i inne, Prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie dla komponentu regionalnego PO KL, Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z postanowieniami stosownego porozumienia, Wybór Regionalnych Ośrodków EFS na zasadach określonych przez Instytucję Zarządzającą, Przekazywanie środków finansowych Regionalnym Ośrodkom EFS przeznaczonych na realizację zadań informacyjno-promocyjnych, doradczych i szkoleniowych z zakresu PO KL, Nadzór nad działalnością Regionalnych Ośrodków EFS oraz rozliczanie • przekazanych im środków finansowych, Odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom, w tym wydawanie decyzji o zwrocie środków na podstawie przepisów art. 207 oraz 61 • o finansach publicznych, Zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych prowadzonego przez Ministra właściwego ds. finansów. Zadania delegowane do realizacji Instytucji Pośredniczącej przez Instytucję Zarządzającą – oddelegowane przez Instytucję Pośredniczącą do realizacji Instytucji Pośredniczącej II stopnia W Województwie Małopolskim została podjęta decyzja o ustanowieniu dla wszystkich Działań w ramach Priorytetów komponentu regionalnego PO KL Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Uchwała w tej sprawie została przyjęta przez Zarząd Województwa w dniu 5 lutego 2007r. Delegacja obowiązków przez IP do kompetencji IP2 nastąpiła zgodnie z art. 32 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju w drodze porozumienia. Porozumienie to, podpisane dnia 17 września 2007 r. w Krakowie (zmienione Aneksem nr 1 z dnia 14 października 2008 r., Aneksem nr 2 z dnia 4 listopada 2009 r., Aneksem nr 3 z dnia 11 lutego 2010 r. , Aneksem nr 4 z dnia 25 sierpnia 2010 r. , Aneksem Nr 5 z dnia 26 kwietnia 2011 r. , Aneksem Nr 6 z dnia 25 sierpnia 2011 r., Aneksem Nr 7 z dnia 25 października 2011 r., Aneksem nr 8 z dnia 11 maja 2012 r.) szczegółowo specyfikuje zarówno wykaz zadań związanych z realizacją programu delegowanych przez IP do IP2 oraz określa zasady współpracy pomiędzy IP a IP2. 5 Funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla wszystkich Działań w ramach Priorytetów: w Województwie VI VII VIII - Rynek pracy otwarty dla wszystkich, - Promocja integracji społecznej, - Regionalne kadry gospodarki IX - Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Małopolskim pełni: Instytucja: Imię i nazwisko Dyrektora: Adres: Numer telefonu: Numer faksu: Adres poczty elektronicznej: Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie Andrzej Martynuska Plac na Stawach 1, 30-107 Kraków 012 42 40 701 012 42 29 785 mailto:[email protected] Zadania: • • • • • • • • • • • • Udział w przygotowaniu Planów Działania dla Priorytetów komponentu regionalnego PO KL, Udział w opracowaniu załoŜeń do rocznej i wieloletniej prognozy wydatków, Przygotowanie okresowych (za I półrocze), rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji Działań i przekazanie ich do IP, Opracowanie instrukcji wykonawczych (na podstawie zasad dotyczących opracowania instrukcji IP) i przesyłanie ich do zatwierdzenia IP, Przyjmowanie wniosków o dofinansowanie realizacji projektów od beneficjentów, Dokonywanie oceny projektów w tym projektów systemowych IP oraz WUP (z wyłączeniem projektów przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcje IP2), w oparciu o określone kryteria, Dokonywanie wyboru projektów konkursowych do dofinansowania, poprzez zatwierdzanie listy rankingowej wniosków spełniających minimum punktowe, Przyjmowanie i rozpatrywanie protestów od beneficjentów, Podpisywanie umów z beneficjentami lub przyjmowanie projektów do realizacji na podstawie Uchwały Zarządu Województwa Małopolskiego, Przygotowanie i realizacja projektów systemowych, ponadnarodowych oraz innowacyjnych IP2, Nadzór nad wdraŜaniem projektów, w tym weryfikacja i zatwierdzanie wniosków beneficjenta o płatność, Rozliczanie umów z beneficjentami zgodnie z przyjętymi procedurami, 6 • • • • • • Prowadzenie kontroli realizacji nadzorowanych projektów z wyłączeniem kontroli projektów IP2, Gromadzenie danych dla celów ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytów i sprawozdawczości, Przygotowanie raportów o nieprawidłowościach oraz nieprawidłowości i przekazanie ich do Instytucji Pośredniczącej, zestawień Prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie, Prowadzenie działań informacyjnych i szkoleniowych dla beneficjentów, Zapewnienie zgodności realizacji Działania z wymogami informowania i promocji w ramach PO KL, • Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów przez 3 lata od daty zamknięcia programu lub częściowego zamknięcia programu, a w przypadku dokumentów dotyczących pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom - 10 lat od dnia jej przyznania, • Realizacja zadań z zakresu Pomocy Technicznej IP2 w tym: planowanie wydatków, przygotowywanie wniosków o płatność, monitoring i inne, Przygotowania projektów decyzji na podstawie przepisów art. 207 i 61 ustawy • o finansach publicznych i przedkładanie ich na posiedzenie Zarządu Województwa Małopolskiego w odniesieniu do: - odzyskiwania kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom w ramach Programu, • • - naleŜności z tytułu środków przekazanych beneficjentom w ramach Programu, Zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych prowadzonego przez Ministra właściwego ds. finansów. Wystawianie na rzecz Beneficjentów zleceń płatności, o których mowa w art. 188 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz.1240 z późn. zm.) oraz dokonywania wypłat dotacji celowej na rzecz beneficjentów w części odpowiadającej wkładowi • • krajowemu ze środków budŜetu państwa, Przekazywanie danych osobowych powierzonych do przetwarzania przez IZ w ramach realizacji POKL na Ŝądanie IP dla potrzeb ewaluacji, monitoringu, kontroli i sprawozdawczości, Podejmowanie wszelkich czynności związanych z odzyskiwaniem środków w ramach Programu, w tym do wydawania postanowień i decyzji administracyjnych w sprawach o zwrot środków, o których mowa w art. 207 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240 z późn. Zm.), a takŜe do podejmowania wszelkich czynności technicznych, w tym przygotowywania tytułów wykonawczych na podpis członków Zarządu 7 • Województwa Małopolskiego wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, Przygotowywanie innych projektów decyzji na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych w odniesieniu do naleŜności z tytułu środków przekazanych beneficjentom w ramach Programu i przedkładania ich na posiedzenia Zarządu Województwa Małopolskiego. 3.2. ORGANIZACJA INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ. 3.2.1. SCHEMAT ORGANIZACYJNY I LISTA ZADAŃ POSZCZEGÓLNYCH JEDNOSTEK (W TYM INDYKATYWNA LICZBA ETATÓW) W dniu 5 lutego 2007 r. Zarząd Województwa Małopolskiego przyjął Uchwałę nr 54/07 zmieniając tym samym Uchwałę z 15 września 2006 r. Nr 780/06, wskazując Departament Polityki Regionalnej jako Instytucję Pośredniczącą dla komponentu regionalnego PO KL. Jednocześnie określono, Ŝe rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla wszystkich Działań w ramach Priorytetów komponentu regionalnego PO KL będzie pełnił Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie. Na podstawie dokonanego wstępnego podziału kompetencji pomiędzy IP i IP2 określono poziom zatrudnienia w w/w instytucjach w wysokości odpowiednio 36,85 i 168,7 etatów. 8 Schemat organizacyjny Instytucji Pośredniczącej PO KL w Małopolsce. Zarząd Województwa/ Urząd Marszałkowski Departament Polityki Regionalnej Funkcje wspierające Dyrektor Departamentu Polityki Regionalnej Departament OrganizacyjnoPrawny (OR) Sekretariat (PR.0) Zastępca Dyrektora Departamentu Polityki Regionalnej Departament BudŜetu i Finansów (BF) Naczelnik Wydziału Zarządzania PO KL Departament Audytu i Kontroli (AK) Departament Funduszy Europejskich (FE) Stanowisko ds. Regionalnych Ośrodków EFS Stanowisko ds. kontroli systemowych Stanowisko ds. rozliczeń finansowych Stanowisko ds. finansów i prognoz Zespół Zarządzania Finansowego POKL Stanowisko ds. analiz i planowania wieloletniego Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji POKL Stanowisko ds. Sekretariatu Podkomitetu Monitorującego POKL Kierownik Zespołu Zarządzania Finansowego POKL Stanowisko ds. odwołań POKL Kierownik Zespołu Programowania, Monitoringu i Ewaluacji POKL Stanowisko ds. Pomocy technicznej POKL Stanowisko ds. rozwiązań systemowych POKL Stanowisko ds. ewaluacji Stanowisko ds. programowania i zarządzania POKL Wydział Zarządzania PO KL 9 Schemat organizacyjny Instytucji Pośredniczącej II stopnia w Małopolsce Wojewódzki Urząd Pracy Krakowie DYREKTOR WICEDYREKTOR Zespół Promocji Konkursów i Naboru Projektów Funkcje wspierające i wdroŜeniowe Zespół Organizacji i Zarządzania WICEDYREKTOR Zespół Strategii Rynku Pracy Funkcje wspierające Referat Oceny Projektów Zespół Finansowy Zespół Zamiejscowy w Tarnowie Zespół Zamiejscowy w Nowym Sączu Zespół Audytu i Kontroli Wewnętrznej Zespół Zarządzania Zasobami Ludzkimi Zespół Programów Rynku Pracy Zespół Programów Pomocy i Integracji Społecznej Zespół Programów Rozwoju Kadr Gospodarki Zespół Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji Referat Kadr i Płac Stanowisko Radcy Prawnego Zespół Programów Inicjatyw Oddolnych Zespół Kontroli Stanowisko ds. Promocji i Informacji Referat Kontroli - A Referat Kontroli - B 10 Wykaz podstawowych zadań realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą: Dyrekcja PR– funkcje zarządcze: Nadzór nad realizacją zadań wynikających z realizacją PO KL. Stan zatrudnienia docelowy: 1,4 etatu Obecny stan zatrudnienia: 1,4 etatu Sekretariat – funkcje wspierające Stan zatrudnienia docelowy: 0,5 etatu Obecny stan zatrudnienia: 0,5 etatu Departament Polityki Regionalnej (PR) – funkcje zarządcze Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji PO KL (PR-IV): • • • • • • • • • • • • • Nadzór merytoryczny nad realizacją komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) i zarządzanie systemem wdraŜania, Prowadzenie ewaluacji zgodnie z procedurami określonymi przez IZ POKL, Koordynacja działań związanych z podpisywaniem i aneksowaniem porozumień międzyinstytucjonalnych IZ - IP oraz IP - IP2, Przygotowanie i aktualizacja szczegółowego Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli, określającego organizację i procedury dla IP i IP2 w Województwie Małopolskim, Opracowywanie i aktualizacja instrukcji wykonawczych IP, Opracowywanie zasad dotyczących sporządzenia bądź aktualizacji instrukcji wykonawczych dla IP2 oraz weryfikacja i zatwierdzanie tych instrukcji oraz ich aktualizacji, Przygotowanie Planów Działania dla Priorytetów komponentu regionalnego PO KL w Województwie Małopolskim, Koordynacja działań związanych z podziałem środków Pomocy Technicznej pomiędzy IP a IP2 i ROEFS, Opracowanie Planów Działań Pomocy Technicznej, Weryfikacja Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w zakresie działań IW (IP2), Sporządzanie wniosków o płatność z Pomocy Technicznej IP, Weryfikacja sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej składanych przez IP2, Sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej, 11 • • • • • • • • • • • • • • Weryfikacja sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji Działania składanych przez IP2, Sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji Priorytetów i przekazywanie ich do IZ, Weryfikacja informacji z realizacji POKL przekazywanych przez IP2, Sporządzanie informacji z realizacji PO KL i przekazywanie ich do IZ, Organizowanie naboru, powoływanie ekspertów i przekazywanie do IZ listy ekspertów, Opracowywanie wytycznych i procedur dotyczących wdraŜania komponentu regionalnego PO KL, Realizacja procedury odwoławczej w ramach PO KL, Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, Współpraca z innymi zespołami w zakresie prowadzenie działań promocyjno – informacyjnych w ramach regionalnego komponentu PO KL, Koordynacja działań związanych z powoływaniem członków Podkomitetu Monitorującego PO KL , Obsługa prac Podkomitetu Monitorującego PO KL (w tym prowadzenie sekretariatu Podkomitetu Monitorującego PO KL), Przygotowywanie i przekazywanie dokumentów PO KL do archiwizacji, Zapewnienie zgodności realizacji Priorytetu z wymogami informowania i promocji w ramach PO KL, Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego – w zakresie RPD PT POKL dla IP2 Stan zatrudnienia docelowy: 13 etatów. Obecny stan zatrudnienia: 13 etatów. Zespół Zarządzania Finansowego PO KL (PR-V): • Opracowanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach priorytetu i przekazanie jej do IZ PO KL, • Opracowanie części finansowej Planów Działań dla Priorytetów komponentu regionalnego PO KL w Województwie Małopolskim, Przygotowywanie zapotrzebowania na dotację celową i środki europejskie, Sporządzanie dyspozycji uruchomienia środków dotacji celowej i środków europejskich, • • • • • Sporządzanie dyspozycji do zlecenia płatności ze środków europejskich, Sporządzanie Poświadczeń i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów, Przekazywanie Instytucji Zarządzającej wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji, 12 • • • • • • Weryfikacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosków o płatność z Pomocy Technicznej IP i IP2, Prowadzenie wyboru Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego (RO EFS), BieŜący nadzór nad działalnością RO EFS, Weryfikacja wniosków o rozliczenie wydatków RO EFS, Udział w przygotowaniu i koordynacja realizacji projektów systemowych IP, Ocena wniosków o dofinansowanie projektów systemowych przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcje • IW/IP2, przygotowywanie projektów decyzji o ich realizacji oraz akceptacja zmian w trakcie ich realizacji, Akceptacja zmian w projektach systemowych WUP ocenianych w IP, Kontrola ROEFS oraz dodatkowa kontrola na miejscu projektów • konkursowych realizowanych w ramach Działań wdraŜanych przez IP2 (jako element nadzoru nad IP2) Nadzorowanie procesów odzyskiwania kwot od IW/IP2 oraz z projektów • • • • • • • systemowych IP, Departamentów UMWM, wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz Regionalnych Ośrodków EFS, Przygotowanie projektów decyzji o zwrocie środków na podstawie przepisów art. 207 i 61 ustawy o finansach publicznych i przedkładanie ich na posiedzenie Zarządu Województwa Małopolskiego, Zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych prowadzonego przez ministra właściwego ds. finansów, Zapewnienie stosowania przez IP2 odrębnych systemów księgowania lub odpowiednich kodów księgowych dla wszystkich operacji finansowych związanych z programem, Weryfikacja raportów o nieprawidłowościach i zestawień nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu bądź informacji o braku nieprawidłowości otrzymywanych od IP2 , Przygotowywanie raportów o nieprawidłowościach, zestawień nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu bądź informacji o braku nieprawidłowości i przekazywanie ich do IZ, • Weryfikacja Rocznych Planów Kontroli IP2 oraz sprawozdań z ich realizacji, Sporządzanie i przekazywanie do IZ PO KL Rocznych Planów Kontroli IP, Przygotowanie i prowadzenie kontroli systemowych w IP2, w celu zapewnienia • prawidłowości prowadzenia systemu, sporządzanie informacji i zaleceń pokontrolnych i przekazywanie wyników tej kontroli do IZ POKL, Przygotowanie i prowadzenie kontroli projektów systemowych IP2 • 13 i przekazywanie wyników tej kontroli do IZ, • • • • Przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO, Prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie, Koordynacja działań związanych z nadawaniem, zmianą i wygaśnięciem uprawnień uŜytkownikom Krajowego Systemu Informatycznego (KSI), Sprawowanie nadzoru merytorycznego nad Wojewódzkim Urzędem Pracy poprzez: a. nadzorowanie realizacji zadań związanych z pełnieniem przez WUP roli Instytucji Pośredniczącej II stopnia w ramach PO KL, b. nadzorowanie realizacji zadań związanych z realizacją przez WUP projektów systemowych w ramach PO KL, c. opiniowanie planów rzeczowo-finansowych, d. opiniowanie i konsultowanie w sprawach istotnych związanych z podejmowanymi działaniami, gospodarowaniem nieruchomościami, polityką finansową, • • e. nadzorowanie realizacji zadań inwestycyjnych zgodnie z obowiązującymi, w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi, Przygotowywanie i przekazywanie dokumentów PO KL do archiwizacji, Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego – w zakresie: wniosków o płatność z Pomocy Technicznej POKL IP i IP2, Poświadczeń i deklaracji wydatków IP, wyników kontroli RPD PT POKL IP i IP2 oraz umów o dofinansowanie projektów systemowych IP2. Stan zatrudnienia docelowy: 9,7 etatu. Obecny stan zatrudnienia: 9,7 etatu. Departament Funduszy Europejskich (FE) – funkcje wspierające Zespół ds. Promocji Funduszy Europejskich (FE-I): • Przygotowanie, realizacja oraz aktualizacja rocznych dotyczących promocji funduszy europejskich w Małopolsce • Prowadzenie działań promujących moŜliwości i wyniki wdraŜania Funduszy Europejskich dla Małopolski, w tym w szczególności w zakresie PO KL, Przygotowanie, realizacja oraz aktualizacja Zintegrowanego Planu Komunikacji dla Funduszy Europejskich w Województwie Małopolskim na lata 2007-2015, Prowadzenie sprawozdawczości z działań finansowanych z Pomocy Technicznej POKL w powierzonym zakresie zadań. • • planów działań 14 Stan zatrudnienia docelowy: 3 etaty. Obecny stan zatrudnienia: 3 etaty. Departament Audytu i Kontroli - Wydział Audytu Wewnętrznego (AW) – funkcje wspierające • Dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu oraz funduszy europejskich, oraz jednostkach organizacyjnych Samorządu Województwa, będących jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.), • • Dokonywanie analizy i oceny systemu zarządzania i kontroli, wdraŜania oraz realizacji programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej w szczególności MRPO, PO KL i PROW, Przeprowadzanie audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu, w tym: - opracowywanie programu zadania audytowego, - powoływanie, w uzgodnieniu z Marszałkiem Województwa, rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym, - przeprowadzanie narad otwierających i zamykających zadania audytowe z udziałem audytorów wewnętrznych, zarządzającego komórki audytowanej oraz sporządzanie z nich notatek – w uzasadnionych przypadkach, - przedstawienie zarządzającemu komórką audytowaną ustaleń stanu faktycznego, - przedstawienie zarządzającemu komórką audytowaną sprawozdania z przeprowadzonego audytu, w tym oceny kontroli zarządczej w badanym obszarze, - dokonywanie analizy wyjaśnień lub zastrzeŜeń zgłoszonych do sprawozdania przez zarządzającego komórką podejmowanie dodatkowych czynności audytowych, audytowaną oraz - sporządzanie sprawozdania z realizacji zadania audytowego, w tym oceny kontroli zarządczej w badanym obszarze i przekazywanie Marszałkowi Województwa, zarządzającemu komórki, w której przeprowadzono audyt oraz właściwym instytucjom/organom zgodnie z obowiązkami wynikającymi z regulacji zewnętrznych oraz zawartych umów, • • - prowadzenie bieŜących akt zadania audytowego w celu udokumentowania jego przebiegu i wyniku. przeprowadzanie czynności sprawdzających w celu oceny dostosowania działań jednostki do zgłoszonych przez audytora zaleceń, zawiadomienie Marszałka Województwa o podejrzeniu popełnienia czynu, 15 który według oceny audytora, kwalifikuje się do wszczęcia postępowania • w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, wykonywanie zadań doradczych w celu usprawnienia funkcjonowania Województwa Małopolskiego oraz systemu zarządzania i kontroli funduszy europejskich. Stan zatrudnienia docelowy: 1 etat. Obecny stan zatrudnienia: 1 etat. Departament BudŜetu i Finansów (BF) – funkcje wspierające Zespół ds. Księgowości BudŜetu i Sprawozdawczości BudŜetowej (BF-I) • Prowadzenie ksiąg rachunkowych dla budŜetu Województwa Małopolskiego, w tym w ramach PO KL, • Kompletowanie i archiwizowanie dokumentów finansowo – księgowych, w tym w ramach PO KL. Zespół Planowania BudŜetu i Analiz (BF-II) • Opracowanie wstępnych kwot dochodów i wydatków budŜetu Województwa, Małopolskiego na rok budŜetowy, w tym na realizację PO KL, • Przygotowanie uchwały Sejmiku Województwa w sprawie projektu budŜetu • • województwa, w tym w zakresie zadań PO KL, w oparciu o dane otrzymane z Departamentów Urzędu i jednostek organizacyjnych województwa, zweryfikowane przez IP, Sporządzanie uchwał Sejmiku i Zarządu Województwa Małopolskiego w sprawie zmian w budŜecie, w tym w zakresie PO KL, Przygotowanie dyspozycji uruchomienia środków (dotacji celowej oraz środków europejskich) dla jednostek organizacyjnych województwa na finansowanie zadań PO KL, • • Sporządzanie zawiadomień o zmianach w zakresie PO KL dokonanych uchwałami Sejmiku i Zarządu Województwa Małopolskiego, Opracowanie sprawozdań półrocznych i rocznych z wykonania budŜetu w tym w zakresie PO KL . Zespół ds. Funduszy Unii Europejskiej (BF-VI): • Weryfikacja formalno - rachunkowa wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS, • Weryfikacja formalno - rachunkowa wydatków na podstawie dokumentów załączonych do wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS, 16 • Weryfikacja finansowo – księgowa dyspozycji do zleceń płatności ze środków • europejskich, Sporządzanie zleceń płatności ze środków europejskich w systemie BGK ZLECENIA, Sporządzanie informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz • • o płatnościach dokonanych przez BGK, Obsługa Krajowego Systemu Informatycznego, Przygotowywanie i przekazywanie dokumentów PO KL do archiwizacji. • Zespół ds. Księgowości Urzędu (BF-XI): • Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego, w tym naliczanie wynagrodzeń w ramach środków europejskich oraz pozostałych funduszy zagranicznych, w tym w ramach PO KL, • Naliczanie wynagrodzeń dla osób niebędących pracownikami Urzędu zgodnie • • • • • z zawartymi umowami zlecenia i umowami o dzieło, w tym w ramach PO KL, Dokonywanie rozliczeń z urzędami skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz PFRON-em, w tym w ramach PO KL, Przygotowywanie dokumentacji rozliczeniowej do wniosków o płatność w ramach funduszy zagranicznych w tym w ramach PO KL, Rejestracja kompletnych dokumentów przekazanych przez departamenty merytoryczne, w tym rejestracja umów i zleceń w ramach PO KL, Prowadzenie obsługi kasowej zadań realizowanych przez Urząd Marszałkowski, w tym zadań realizowanych w ramach PO KL, Kompletowanie i archiwizowanie dokumentów finansowo – księgowych w ramach PO KL. Zespół ds. Księgowości Funduszy Zagranicznych (BF-XII): • Prowadzenie ksiąg rachunkowych dla Urzędu Marszałkowskiego jako jednostki budŜetowej w ramach funduszy zagranicznych, w tym w ramach PO KL, • Weryfikacja dokumentacji finansowo-księgowej przekazywanej przez • departamenty merytoryczne a dotyczącej PO KL Przeprowadzenie inwentaryzacji środków pienięŜnych oraz rozrachunków, w tym w ramach PO KL • • Weryfikacja zestawień wydatków w ramach PO KL, Weryfikacja rozliczeń przyznanych środków w ramach PO KL, 17 • • • Uczestniczenie w tworzeniu i zmianach procedur związanych z realizacją zadań finansowanych ze środków europejskich oraz z funduszy zagranicznych w tym w ramach PO KL, Prowadzenie ewidencji pozabilansowej środków europejskich w ramach PO KL, Kompletowanie i archiwizowanie dokumentów finansowo – księgowych w ramach PO KL. Stan zatrudnienia docelowy: 5 etatów. Obecny stan zatrudnienia: 5 etatów. Departament Organizacyjno-Prawny (OR) – funkcje wspierające Zespół ds. Finansowych (OR-III): Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności: • Planowanie i wykonywanie budŜetu województwa w zakresie dotyczącym funkcjonowania Urzędu, w tym wnioskowanie o zmiany w budŜecie Departamentu, • • Sporządzanie zbiorczych sprawozdań okresowych i rocznych z wykonania budŜetu zadaniowego, Zapewnienie właściwego przebiegu procesu realizacji zadań współfinansowanych ze środków europejskich w zakresie finansowym w ramach m.in. zatrudniania, dokształcania pracowników, obsługi logistycznoinformatycznej, • Opracowywanie dokumentów w zakresie planowanych do poniesienia wydatków m. in na zatrudnianie, dokształcania pracowników, obsługę logistyczno-informatyczną w ramach Pomocy Technicznej poprzez sporządzanie m.in. Rocznych Planów Działań, • Dokonywanie rozliczeń poniesionych wydatków poprzez sporządzanie m.in załączników do wniosków o płatność pomocy technicznej, miesięcznych zestawień zakresu rzeczowego oraz zestawień dokonanych wydatków, • Opracowywanie odpowiednich sprawozdań tj. okresowych, rocznych bądź końcowych z realizacji rzeczowej i finansowej działań współfinansowanych ze środków europejskich, • Koordynacja realizacji rzeczowej i finansowej zaprojektowanych działań współfinansowanych ze środków europejskich, 18 • Współpraca z Departamentami i komórkami organizacyjnymi na prawach Departamentu zaangaŜowanymi w realizację projektów i zadań współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, • Prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zespół ds. Personalnych (OR-IV): Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności: • Zapewnienie doboru profesjonalnych kadr do Urzędu, w tym odpowiedzialnych • za zarządzanie funduszami europejskimi, Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu i dyrektorów wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, Prowadzenie i koordynacja spraw związanych z naborami na wolne • stanowiska pracy w Urzędzie, Zakładanie i przechowywanie akt osobowych, • • • • Ewidencja czasu pracy pracowników Urzędu, Przygotowywanie propozycji zmian wysokości wynagrodzenia, Przygotowywanie wniosków w sprawie nagród oraz ewidencja nagród, Prowadzenie korespondencji w zakresie spraw kadrowo-płacowych oraz jej • • rejestracja, Prowadzenie spraw socjalnych pracowników, Koordynacja zadań związanych z przygotowywaniem opisów stanowisk w Urzędzie, • • • • Koordynacja zadań związanych z Systemem Ocen Pracowniczych w Urzędzie, Realizacja zadań w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu finansowanych z programów europejskich oraz w ramach Pomocy Technicznej, Prowadzenie całokształtu zagadnień z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Szczegółowy zakres zadań Zespołu ds. Personalnych określony został Zarządzeniu Marszałka Województwa Małopolskiego. Zespół ds. Informatyki (OR-VII): Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności: • Utrzymanie ciągłości działania infrastruktury teleinformatycznej oraz uŜywanych systemów i aplikacji w celu zapewnienia sprawnego i 19 prawidłowego funkcjonowania Urzędu, • Zapewnienie obsługi informatycznej i pomocy dla pracowników Urzędu w przypadku wystąpienia problemów w obsłudze sprzętu teleinformatycznego, systemów informatycznych i oprogramowania, • Nadzorowanie spraw związanych z ochroną danych osobowych w zakresie działalności Urzędu, • Administracja i zarządzanie platformą e-learningową Urzędu, • Administracja i zarządzanie systemem Helpdesk w zakresie działalności Departamentu Organizacyjno-Prawnego, • Prowadzenie spraw związanych z podpisem elektronicznym w zakresie działalności Urzędu, • Prowadzenie analiz w zakresie efektywności i skuteczności stosowanych rozwiązań w zakresie SIUM, • Zapewnienie materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i skanujących oraz innych urządzeń komputerowych, • Realizacja i zarządzanie projektami teleinformatycznymi prowadzonymi dla potrzeb Urzędu, • Realizacja zakupów w tym w tym inwestycyjnych w Urzędzie w zakresie sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania, • Zarządzanie zasobami teleinformatycznymi Urzędu. Zespół ds. Logistyki (OR-VI): Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności: • Zapewnianie warunków do sprawnego funkcjonowania Urzędu niezbędnego wyposaŜenia technicznego, • Najem i obsługa administracyjno – techniczna powierzchni biurowej, oraz • • Kompleksowa obsługa systemu telefonicznego w Urzędzie, Organizowanie przetargów w zakresie spraw logistycznych, • BieŜący zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy w Urzędzie, Gospodarka pieczęciami i tablicami urzędowymi, Gospodarowanie środkami rzeczowymi i zabezpieczenie mienia Urzędu, • • • • • Organizowanie przeglądów gwarancyjnych i eksploatacyjnych oraz czuwanie nad usuwaniem usterek, Koordynacja zadań związanych z przeprowadzaniem remontów w pomieszczeniach zajmowanych przez pracowników Urzędu, Zadania związane z zapewnianiem sprawnego funkcjonowania usług transportowych w Urzędzie. 20 Zespół Dziennik Podawczy (OR-V): Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności: • Zapewnienie sprawnego funkcjonowania obiegu korespondencji zewnętrznej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego poprzez • • • • przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu korespondencji otrzymywanej od podmiotów zewnętrznych oraz poprzez prowadzenie ekspedycji korespondencji, Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie dokumentów elektronicznych, Zapewnienie warunków wymiany korespondencji wewnętrznej pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu, Udzielanie informacji stronom, Przygotowywanie rozliczeń finansowych, raportów na temat ilości otrzymywanej i wysyłanej korespondencji w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego. Zespół Radców Prawnych (OR-VIII): Do zakresu działania zespołu naleŜy w szczególności: • Świadczenie pomocy prawnej, • Prowadzenie spraw związanych z obsługą prawną Zarządu Województwa i • • • • • Urzędu, Udzielanie pomocy prawnej w sprawach naleŜących do kompetencji poszczególnych departamentów Urzędu Marszałkowskiego oraz Sekretarza Województwa, Udzielanie konsultacji i doradztwa prawnego w sprawach związanych z realizacją zadań przez departamenty, Opiniowanie opracowanych projektów umów, porozumień, uchwał Sejmiku Województwa, uchwał Zarządu Województwa, zarządzeń, poleceń, i innych aktów prawnych, Opracowywanie opinii prawnych i informacji prawnych, Udzielanie pomocy prawnej w sprawach związanych z zamówieniami publicznymi. Stan zatrudnienia docelowy: 3,25 etatu. Obecny stan zatrudnienia: 3,25 etatu. Szczegółowe zadania IP zostały określone w regulaminie organizacyjnym IP i zarządzeniach wykonawczych. 21 Wykaz podstawowych zadań realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia: Dyrekcja – funkcje zarządcze: Nadzór nad realizacją zadań wynikających z wdraŜania POKL. Stan zatrudnienia docelowy: 1,6 etatu. Obecny stan zatrudnienia: 1,6 etatu. Zespół Strategii Rynku Pracy (SR): • współudział w przygotowaniu Planów Działania dla Priorytetów; • współudział w opracowaniu załoŜeń do rocznej i wieloletniej prognozy wydatków; • przygotowanie okresowych (za I półrocze), rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji działań i przekazanie ich do IP, w tym: monitorowanie postępów realizacji działań i priorytetów w ujęciu rzeczowym i finansowym. Stan zatrudnienia docelowy: 8,75 etatu. Obecny stan zatrudnienia: 8,25 etatu. Zespół Promocji, Konkursów i Naboru Projektów (PKN) • przygotowanie dokumentacji konkursowej oraz zasad realizacji projektów systemowych w ramach 6.1.3, 7.1.1, 7.1.2, 9.1.2 POKL); • przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów od beneficjentów; • dokonywanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów, w oparciu o określone kryteria; • dokonywanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów systemowych IP, jednostek organizacyjnych samorządu województwa oraz WUP (z wyłączeniem projektów przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcje IP2); 22 • podpisywanie umów o dofinansowanie projektów, umów ramowych, przygotowywanie uchwał przyjmujących do realizacji projekty systemowe IP i jednostek organizacyjnych samorządu województwa; • prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych dla beneficjentów; • zapewnienie zgodności realizacji działania z wymogami informowania i promocji PO KL; • rozpatrywanie protestów od oceny formalnej; • wprowadzanie danych do Lokalnego Systemu Informatycznego oraz Krajowego Systemu Informatycznego – w zakresie naboru i oceny wniosków oraz zawierania umów. w tym Referat Oceny Projektów (OP) • koordynowanie oraz organizowanie prac Komisji Oceny Projektów, której zadaniem jest dokonywanie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów konkursowych i systemowych (PUP, OPS, PCPR, organy prowadzące szkoły); • koordynowanie oraz organizowanie prac pracowników IP2, naleŜących do Komisji Oceny Projektów, w zakresie oceny wniosków o dofinansowanie projektów systemowych IP, jednostek organizacyjnych samorządu województwa oraz WUP (z wyłączeniem projektów przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcje IP2), w oparciu o określone kryteria; • koordynowanie prac ekspertów; • przeprowadzanie negocjacji z beneficjentami projektów wybranych do realizacji; • wprowadzanie danych do Lokalnego Systemu Informatycznego oraz Krajowego Systemu Informatycznego – w zakresie oceny merytorycznej wniosków. Stan zatrudnienia docelowy: 14,0 etatów. Obecny stan zatrudnienia: 23,9 etatu. Zespół Programów Rynku Pracy (PRP) Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Priorytetu VI POKL naleŜy w szczególności: 23 • • sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów; weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz sprawozdawczą; • • • • odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom; prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie; sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów; przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do • • • • z częścią przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO; gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny; wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz do systemu PEFS; informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków IP za dany okres; prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie. Stan zatrudnienia docelowy: 4,5 etatu. Obecny stan zatrudnienia: 3 etaty. Zespół Programów Pomocy i Integracji Społecznej (PIS) Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Priorytetu VII POKL naleŜy w szczególności: • • • • • sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów; weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz sprawozdawczą; odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom; prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie; sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów; • przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do • • • z częścią przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO; gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny; wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz do systemu PEFS; informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków IP za dany okres; • prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie. 24 Stan zatrudnienia docelowy: 21,0 etatów. Obecny stan zatrudnienia: 19,75 etatu. Zespół Programów Rozwoju Kadr Gospodarki (RKG) Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Priorytetu VIII POKL naleŜy w szczególności: • • • sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów; weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz sprawozdawczą; odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom; z częścią • • • prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie; sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów; przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO; • gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny; wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz • • • do systemu PEFS; informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków IP za dany okres; prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie. Stan zatrudnienia docelowy: 19,00 etatów. Obecny stan zatrudnienia: 17,4 etatu. Zespół Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji (RWK) Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Priorytetu IX POKL naleŜy w szczególności: • sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów; • • • • • • weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz sprawozdawczą; odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom; z częścią prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie; sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów; przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO; gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny; 25 • • • wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz do systemu PEFS; informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków IP za dany okres; prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie. Stan zatrudnienia docelowy: 27,0 etatów. Obecny stan zatrudnienia: 21,25 etatu. Zespół Programów Inicjatyw Oddolnych Do zadań Zespołu związanych z wdraŜaniem Działań 6.3, 7.3 i 9.5 POKL naleŜy w szczególności: • sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów; • weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność wraz z częścią sprawozdawczą; • odzyskiwanie kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom; • • • prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie; sporządzanie analiz dotyczących realizowanych projektów; przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO; • gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny; wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz do systemu PEFS; informowanie IP o wnioskach o płatność zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI, które nie powinny zostać ujęte w Poświadczeniu i deklaracji wydatków • • IP za dany okres; • prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie. Stan zatrudnienia docelowy: 5,0 etatów. Obecny stan zatrudnienia: 14,0 etatów. Zespół Zamiejscowy w Nowym Sączu (ZZ NS) • przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów od beneficjentów; • dokonywanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów, w oparciu o określone kryteria, z wyłączeniem projektów IP i IP2; 26 • prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych dla beneficjentów; • prowadzenie kontroli realizacji projektów z wyłączeniem kontroli projektów IP2. Stan zatrudnienia docelowy: 2,0 etaty. Obecny stan zatrudnienia: 3 etaty. Zespół Zamiejscowy w Tarnowie (ZZ T) • przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów od beneficjentów; • dokonywanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów, w oparciu o określone kryteria, z wyłączeniem projektów IP i IP2; • prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych dla beneficjentów; • prowadzenie kontroli realizacji projektów z wyłączeniem kontroli projektów IP2. Stan zatrudnienia docelowy: 4,0 etaty. Obecny stan zatrudnienia: 4,0 etaty. Zespół Kontroli (KO) • przygotowanie Rocznych Planów Kontroli IP2, uwzględniających wizyty monitoringowe prowadzone przez Regionalne Ośrodki EFS i przesyłanie ich do IP w celu zatwierdzenia; • prowadzenie kontroli realizacji projektów konkursowych, systemowych z wyłączeniem kontroli projektów IP2; • prowadzenie wizyt monitoringowych; • przygotowanie i przekazywanie do IP sprawozdania z realizacji Rocznego Planu Kontroli; • przygotowanie raportów o nieprawidłowościach oraz zestawień nieprawidłowości i przekazanie ich do Instytucji Pośredniczącej; • prowadzenie rejestru obciąŜeń na projekcie. Stan zatrudnienia docelowy: 23,0 etaty. Obecny stan zatrudnienia: 22,00 etaty. Zespół Finansowy (FN) • przekazywanie dofinansowania projektów zgodnie z zawartymi umowami, 27 w tym: sporządzanie i przekazywanie do BGK zleceń płatności ze środków europejskich oraz przekazywanie dotacji celowej ze środków krajowych; • weryfikacja pod względem finansowym wniosków beneficjentów o płatność; • prowadzenie księgowości związanej z PO KL; • gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny. Stan zatrudnienia docelowy: 16,0 etatów. Obecny stan zatrudnienia: 16,0 etatów. Zespół Organizacji i Zarządzania (OZ) - funkcje wspierające i wdroŜeniowe • koordynowanie przygotowania podręcznika instrukcji wykonawczych i przesyłanie ich do zatwierdzenia IP; • zapewnienie warunków organizacyjno-administracyjnych dla sprawnej realizacji działań związanych z rolą IP2; • planowanie budŜetu WUP w zakresie zadań związanych z wdraŜaniem PO KL; • realizacja zadań z zakresu Pomocy Technicznej w tym: planowanie wydatków, przygotowywanie wniosków o płatność, sprawozdań, analiz niezbędnych do sprawnej realizacji działań z zakresu PT POKL; • obsługa techniczna kontroli i audytów zewnętrznych; • przekazywanie do IZ niezbędnych dokumentów/wyjaśnień koniecznych do przeprowadzenia kontroli krzyŜowej przez IK NSRO; • przygotowania projektów decyzji na podstawie przepisów art. 207 i 61 ustawy o finansach publicznych i przedkładanie ich na posiedzenie Zarządu Województwa Małopolskiego w odniesieniu do: - odzyskiwania kwot nienaleŜnie wypłaconych beneficjentom w ramach Programu; • - naleŜności z tytułu środków przekazanych beneficjentom w ramach Programu; prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych; • rozpatrywanie protestów od oceny merytorycznej projektów; • zgłaszanie podmiotów do rejestru podmiotów wykluczonych prowadzonego przez Ministra właściwego ds. finansów. 28 Stan zatrudnienia docelowy: 10,5 etatu.. Obecny stan zatrudnienia: 10,5 etatu. Zespół Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZL) - funkcje wspierające • prowadzenie obsługi kadrowej pracowników wdraŜających PO KL; • prowadzenie rekrutacji i naboru pracowników oraz realizacja zadań związanych z oceną i awansowaniem pracowników wdraŜających PO KL; • zapewnienie podnoszenia kwalifikacji pracowników wdraŜających PO KL. w tym Referat Kadr i Płac (KP) • obsługa płacowa pracowników wdraŜających PO KL; • przygotowanie danych do wniosków o płatność z Pomocy Technicznej POKL. Stan zatrudnienia docelowy: 7,75 etatu. Obecny stan zatrudnienia: 7,75 etatu. Zespół Audytu i Kontroli Wewnętrznej (AK) - funkcje wspierające • niezaleŜne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej w wyniku, którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezaleŜną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów; • czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. Stan zatrudnienia docelowy: 2,0 etaty. Obecny stan zatrudnienia: 2,0 etaty Stanowisko Radcy Prawnego (RP): • obsługa prawna IP2. Stan zatrudnienia docelowy: 1,0 etat. Obecny stan zatrudnienia: 1,0 etat Stanowisko ds. Promocji i Informacji (PIN): • planowanie, realizacja oraz nadzór nad działaniami związanymi z informacją o działaniach PO KL; • opracowywanie materiałów informacyjnych na strony internetowe PO KL i Instytucji Zarządzających oraz dla Punktów Informacyjnych EFS; 29 • • • • monitorowanie realizacji działań informacyjnych w zakresie PT POKL; sporządzanie okresowych sprawozdań z działalności informacyjnej; udzielanie informacji oraz opracowywanie materiałów dla mediów; opracowywanie i upowszechnianie ulotek i plakatów informujących o działaniach POKL wśród potencjalnych odbiorców usług. Stan zatrudnienia docelowy: 1,6 etatu. Obecny stan zatrudnienia: 1,6 etatu. Szczegółowe zadania IP2 zostały określone w regulaminie organizacyjnym IP2. 3.2.2 PISEMNE PROCEDURY PRZYGOTOWANE DLA PRACOWNIKÓW INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ. Instytucja Pośrednicząca opracowała Instrukcje Wykonawcze IP, zatwierdzone przez IZ w dniu 30 listopada 2007 r., które podlegają aktualizacji. Instrukcje Wykonawcze IP zawierają opisy procedur do procesów związanych między innymi z: • • • Opracowywaniem i zatwierdzaniem Planów Działań, Wyborem projektów systemowych przygotowywanych organizacyjne WUP, pełniące funkcję IP2, Poświadczaniem wydatków, • • • • Weryfikacją sprawozdań IP2, Sprawozdawczością IP – IZ, Kontrolami systemowymi, Ewaluacją, • • • Archiwizacją, Wprowadzaniem zmian do instrukcji, Rozpatrywaniem odwołań od oceny formalnej i merytorycznej wniosków o dofinansowanie. przez komórki Zgodnie z regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, wszystkie obowiązki związane z poszczególnymi stanowiskami pracy opisane są w opisach stanowisk. Zapisem obowiązków poszczególnych pracowników są zakresy czynności opracowane indywidualnie dla kaŜdego z nich. Instytucja Pośrednicząca II stopnia opracowała Instrukcje Wykonawcze IP2 zatwierdzone przez IP w dniu 15 listopada 2007 r., które podlegają aktualizacji. Instrukcje Wykonawcze IP2 zawierają opisy procedur do procesów związanych 30 między innymi z: • • • • Naborem i weryfikacją wniosków o dofinansowanie projektów, Zawieraniem umów o dofinansowanie projektu, Dokonywaniem płatności na rzecz beneficjentów, Rozpatrywaniem protestów od oceny formalnej i merytorycznej, • • • Weryfikacją i zatwierdzaniem wniosków o płatność, w tym w zakresie projektów systemowych IP, Kontrolą projektów, w tym projektów systemowych IP, Sprawozdawczością, • • • Realizacją projektów systemowych IP2, Archiwizacją, Sporządzaniem i aktualizacją instrukcji IP2. Obowiązki związane z poszczególnymi stanowiskami pracy w IP2 wykazane są w opisach stanowisk. Zapisem obowiązków poszczególnych pracowników są zakresy czynności opracowane indywidualnie dla kaŜdego z nich. 3.2.3 OPIS PROCEDUR WYBORU I ZATWIERDZANIA OPERACJI. Opis procedury na poziomie IP: Przygotowanie projektów systemowych IP składanych w ramach Działań wdraŜanych przez IP2: • • • • • Departament UMWM / zespół merytoryczny / merytoryczne stanowisko pracy we właściwym Departamencie UMWM - przygotowuje wniosek o dofinansowanie projektu systemowego, Zarząd Województwa podejmuje uchwałę w sprawie wyraŜenia zgody na złoŜenie projektu systemowego IP i upowaŜnienia do jego podpisania, Departament UMWM / zespół merytoryczny / merytoryczne stanowisko pracy we właściwym Departamencie UMWM przekazuje wniosek o dofinansowanie projektu systemowego wraz z załącznikami do IP 2 PO KL, Jeśli zaistnieje taka konieczność, Departament UMWM / zespół merytoryczny / merytoryczne stanowisko pracy we właściwym Departamencie UMWM uzupełnia bądź koryguje wniosek o dofinansowanie projektu systemowego IP zgodnie z uwagami zgłoszonymi przez IP 2, do momentu otrzymania pisma od IW (IP2) w sprawie pozytywnej decyzji o dofinansowaniu projektu, Departament UMWM / zespół merytoryczny / merytoryczne stanowisko pracy we właściwym Departamencie UMWM przesyła do IP 2 PO KL dokumenty niezbędne do przygotowania uchwały w sprawie realizacji projektu 31 systemowego IP (jeśli dotyczy) • IP2 informuje Departament UMWM / zespół merytoryczny / merytoryczne stanowisko pracy we właściwym Departamencie UMWM o przygotowaniu projektu Uchwały Zarządu w sprawie realizacji projektu systemowego IP wraz z planowanym terminem jej zgłoszenia pod obrady Zarządu Województwa. Wybór wniosków o dofinansowanie projektów systemowych przygotowywanych przez komórki organizacyjne WUP, pełniące funkcję IP2: • Zespół Zarządzania Finansowego PO KL w PR ocenia wniosek o dofinansowanie projektu systemowego złoŜony przez IP2 pod względem ogólnych kryteriów formalnych i szczegółowych kryteriów dostępu (jeśli dotyczy). Ocena formalna dokonywana jest w oparciu o „Kartę oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL”. Ewentualne uwagi przekazywane są do IP 2 celem dokonania korekty wniosku o dofinansowanie projektu zgodnie z zaleceniami IP. • w przypadku niespełnienia ogólnego kryterium formalnego dotyczącego rocznych obrotów projektodawcy i partnerów (punkt 3.6 wniosku o dofinansowanie) Zespół Zarządzania Finansowego PO KL przekazuje informację w tym zakresie do IP 2. • Zespół Zarządzania Finansowego PO KL dokonuje rejestracji poprawnego • • • • pod względem formalnym wniosku o dofinansowanie projektu systemowego złoŜonego przez IP2 w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13) . Przed rozpoczęciem oceny merytorycznej, Zespół Zarządzania Finansowego PO KL, występuje o opinię eksperta. Przeprowadzenie przez Zespół Zarządzania Finansowego PO KL oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego IP 2 na podstawie ogólnych kryteriów merytorycznych i horyzontalnych. Ocena merytoryczna dokonywana jest na podstawie „Karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL”. Ewentualne uwagi przekazywane są do IP 2 celem dokonania korekty wniosku o dofinansowanie projektu zgodnie z zaleceniami IP. Zarząd Województwa podejmuje uchwałę w sprawie realizacji projektu systemowego przez IP2. Zespół Zarządzania Finansowego PO KL wprowadza dane z podjętej uchwały do systemu informatycznego KSI (SIMIK 07-13). Szczegółowe procedury wyboru w Instrukcjach wykonawczych IP. i zatwierdzania projektów zostały zawarte 32 Opis procedur na poziomie IP2. Wybór wniosków o dofinansowanie projektów w drodze konkursowej: • • • • przygotowanie przez Zespół Promocji Konkursów i Naboru Projektów (PKN) dokumentacji konkursowej; zamieszczenie przez Zespół PKN informacji o ogłoszeniu konkursu na własnej stronie internetowej, w swojej siedzibie, w dzienniku o zasięgu regionalnym; przyjęcie przez Zespół PKN wniosków o dofinansowanie projektów oraz przeprowadzenie weryfikacji formalnej zgłoszonych wniosków pod kątem ogólnych kryteriów formalnych i kryteriów dostępu. Ocena formalna dokonywana jest w oparciu o „Kartę oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL”; po dokonaniu oceny formalnej Zespół PKN wysyła pismo do beneficjenta informujące o: − rejestracji wniosku o dofinansowanie w systemie informatycznym KSI SIMIK 2007-2013, nadanie wnioskowi numeru identyfikacyjnego i przekazaniu do oceny merytorycznej; − moŜliwości uzupełnienia lub skorygowania wniosku; − odrzuceniu wniosków z powodu niespełnienia ogólnych kryteriów formalnych i dostępu; • • • − o prawie do złoŜenia protestu. Referat Oceny Projektów powołuje KOP, który dokonuje oceny merytorycznej wniosku. Ocena merytoryczna prowadzona jest w oparciu o ogólne kryteria merytoryczne i horyzontalne oraz szczegółowe kryteria strategiczne i kryteria dostępu. Ocena merytoryczna dokonywana jest w oparciu o „Kartę oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL”; Referat Oceny Projektów sporządza listę projektów, które otrzymały minimum punktowe; po sporządzeniu listy projektów, które otrzymały minimum punktowe Referat Oceny Projektów wysyła pismo do beneficjenta informujące o: − przekazaniu przez beneficjenta załączników do podpisania umowy o dofinansowanie projektów; − przystąpieniu do negocjacji; • • − odrzuceniu wniosku oraz moŜliwości złoŜenia protestu. Zespół PKN podpisuje umowę o dofinansowanie projektu z beneficjentem, następnie wprowadza dane do KSI (SIMIK 2007-2013), Zespół Organizacji i Zarządzania przeprowadza procedurę odwoławczą od oceny merytorycznej projektu. 33 Wybór przez IP2 projektów systemowych realizowanych przez IP, beneficjentów systemowych oraz komórek organizacyjnych nie pełniących funkcji IP2: • przyjęcie przez Zespół PKN wniosku systemowego od IP, beneficjenta systemowego oraz komórek organizacyjnych nie pełniących funkcji IP2; • przeprowadzenie ceny formalnej wniosków systemowych; • • po dokonaniu oceny formalnej Zespół PKN wysyła pismo do beneficjenta informujące o: − rejestracji wniosku o dofinansowanie w systemie informatycznym KSI SIMIK 2007-2013, nadanie wniosku numeru identyfikacyjnego i przekazaniu do oceny merytorycznej; − moŜliwości uzupełnienia lub skorygowania wniosku. Referat Oceny Projektów powołuje KOP, który dokonuje oceny merytorycznej wniosku. Ocena merytoryczna prowadzona jest w oparciu o ogólne kryteria merytoryczne i horyzontalne oraz kryteria dostępu. Ocena merytoryczna dokonywana jest w oparciu o „Kartę oceny merytorycznej wniosku systemowego”; • Zespół PKN podpisuje umowy ramowe z beneficjentami systemowymi (Poddziałanie 6.1.3, 7.1.1 i 7.1.2, 9.1.2) bądź przygotowuje uchwały przyjmujące do realizacji projekty systemowe: IP, komórek organizacyjnych WUP niepełniących funkcji IP2 oraz innych jednostek organizacyjnych samorządu województwa, podejmuje ewentualne negocjacje z IP. Przygotowanie projektów systemowych przez komórki organizacyjne WUP pełniące funkcję IP2 • • • Zespół ds. przygotowania projektu powołany Zarządzeniem Dyrektora WUP przygotowuje projekt wniosku o dofinansowanie projektu systemowego; przygotowany projekt wniosku o dofinansowanie projektu systemowego przedkładany jest Dyrektorowi WUP celem zatwierdzenia; po zatwierdzeniu wniosku przekazywany jest on do IP. 3.2.4 OPIS PROCEDUR WERYFIKACJI OPERACJI. Celem procedury Weryfikacji operacji jest: sprawdzenie prawidłowości, skuteczności i zgodności z prawem procedur oraz funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli POKL w IP2; sprawdzenie prawidłowości realizacji projektu oraz sprawdzenie, czy 34 informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne ze stanem rzeczywistym, a takŜe kontrola wykonania Planu Działania Pomocy Technicznej obejmująca swoim zakresem realizację załoŜeń zawartych w Rocznych Planach Działania Pomocy Technicznej. 1. Opis procedury na poziomie IP IP przeprowadza cztery typy kontroli w ramach PO KL: • • • kontrolę systemową w IP2 kontrolę projektów systemowych IP2 (wraz z kontrolą krzyŜową) kontrolę prawidłowości realizacji Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej POKL IP2 oraz RO EFS • kontrolę projektów na miejscu u beneficjentów konkursowych w ramach Działań wdraŜanych przez IP2 (wraz z kontrolą krzyŜową) Kontrola systemowa w IW (IP2) Kontrola systemowa przeprowadzana przez IP ma na celu sprawdzenie prawidłowości, skuteczności i zgodności z prawem procedur oraz funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli POKL w IP2. Kontrola systemowa obejmuje kontrolę dokumentacji i kontrolę na miejscu. Za kontrolę dokumentacji IP2 w ramach kontroli systemowej odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego PO KL oraz Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji PO KL w PR. Kontrola dokumentacji w ramach kontroli systemowej obejmuje m. in.: • • Weryfikację i zatwierdzanie Instrukcji wykonawczych opracowanych przez IW (IP2), Weryfikację raportów i zestawień o nieprawidłowościach otrzymywanych • od IW (IP2), Weryfikację sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji Działania, • Weryfikację Rocznych Planów Kontroli i sprawozdania z ich realizacji. Za kontrolę na miejscu w IW (IP2) odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego PO KL w PR. Kontrola na miejscu dotyczy weryfikacji poprawności stosowania procedur oraz przestrzeganie zapisów Porozumienia przez IP2, jak równieŜ obejmuje: • Zgodność procesu wyboru projektów z Systemem realizacji POKL 2007 - 35 2013, • • • • • Zgodność procesu wyboru projektów w procedurami IP2, Zgodności wybieranych projektów z kryteriami wyboru projektów zawartymi w Rocznym Planie Działania, Zgodność dokonywania rozliczeń finansowych z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL i procedurami, w tym poprawności kwalifikowania wydatków (sposób weryfikacji i zatwierdzania wydatków przez IP2), Zgodność realizacji obowiązków w zakresie kontroli z procedurami, • Badanie prawidłowości oraz terminowości realizacji obowiązków w zakresie monitorowania wdraŜania Priorytetu/Działania oraz opracowywania i przekazywania sprawozdań z realizacji Priorytetu/Działania, Badanie prawidłowości oraz realizacji obowiązków w zakresie odzyskiwania • środków od beneficjantów, prowadzenia rejestru „obciąŜeń na projekcie” oraz informowania o nieprawidłowościach, Poprawność realizacji zadań z zakresu promocji i informacji, • • • Przestrzeganie zasad archiwizacji dokumentów, Poprawność podpisywanych przez IP2 umów/decyzji o dofinansowanie projektu z beneficjentami w ramach Działań wdraŜanych przez IP2, Obowiązki IP2 wynikające z funkcji nadzorczych nad realizacją umowy/decyzji • o dofinansowanie projektu przez beneficjentów, Stosowanie przez IP2 zapisów dokumentu Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE (tzw. taryfikator) w przypadku • wykrycia u beneficjentów naruszenia ustawy Prawo zamówień publicznych, Realizacja obowiązków w zakresie wprowadzania danych do KSI SIMIK 2007- • 2013, Realizacja obowiązków w zakresie zabezpieczenia i przetwarzania danych osobowych w zbiorze PEFS 2007 zgodnie z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. z ustawą Kontrola projektów systemowych IW (IP2) Kontrola projektów IP2 ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z uchwałą Zarządu w sprawie realizacji projektu systemowego oraz załączonym do niej wnioskiem o dofinansowanie projektu, a takŜe sprawdzenie, czy informacja dotycząca postępu realizacji projektu oraz wydatki ujęte we wniosku o płatność są zgodne ze stanem faktycznym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności, jak równieŜ budŜetem projektu. 36 Za kontrolę na miejscu realizacji projektów systemowych IW (IP2) odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego PO KL w PR. W ramach kontroli na miejscu przeprowadzane będą wizyty monitoringowe oraz kontrola w siedzibie beneficjenta. Kontrola na miejscu realizacji projektów systemowych IW (IP2) obejmuje w szczególności.: • Prawidłowość rozliczeń finansowych – kontroli podlegać będzie kwalifikowalność i prawidłowość ponoszenia wydatków w ramach projektu pod kątem ich zgodności z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, • • • Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu,, Sposób rekrutacji uczestników projektu, Sposób przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach zbioru • • PEFS) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie IP2, Poprawność udzielania zamówień publicznych tj. prawidłowość stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010 nr 113, poz. 759 z późn.zm) oraz przepisów prawa unijnego, • • Poprawność stosowania zasady konkurencyjności, Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do • których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności, Poprawność udzielania pomocy publicznej, • • Sposób realizacji działań informacyjno - promocyjnych, Archiwizacja i prowadzenie dokumentacji projektowej. W ramach kontroli projektów systemowych w sytuacji, gdy jest to zasadne, przeprowadzane są równieŜ wizyty monitoringowe, których zakres przedmiotowy będzie obejmował: • Zgodność planowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji, seminariów itp. z umową/decyzją o dofinansowanie projektu, jak równieŜ umową na realizację usługi, • Zgodność planowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji, seminariów itp. jest zgodne z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we 37 wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, • • • • • Zgodność zakresu tematycznego przeprowadzanych szkoleń, konferencji, seminariów itp. z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie, Weryfikacja dokumentów potwierdzających zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie na przeprowadzenie szkolenia, konferencji, seminarium itp., Wywiad/ankieta z uczestnikami projektu w celu poznania jego opinii na temat realizowanych szkoleń, konferencji, seminariów itp. oraz zweryfikowanie, czy wiedzą, Ŝe dana usługa współfinansowana została z EFS, Sprawdzenie, czy pomieszczenia, w których realizowane są usługi oznakowane są zgodnie z zasadami informowania i promowania w PO KL, Sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach POKL. Kontrola prawidłowości Technicznej POKL realizacji Rocznych Planów Działania Pomocy PowyŜsza kontrola obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrolę na miejscu. Za kontrolę dokumentacji IW (IP2) oraz ROEFS w ramach kontroli Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej POKL odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego PO KL oraz Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji POKL w PR Kontrola dokumentacji obejmuje: • • • Weryfikację Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w zakresie działań IW (IP2) oraz ROEFS korzystających ze środków Pomocy Technicznej, Weryfikację wniosków o płatność z pomocy technicznej od IW (IP2) oraz wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS, Weryfikację sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej POKL opracowane przez IW (IP2) Za kontrolę na miejscu w IW (IP2) oraz ROEFS odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego POKL w PR. Kontrola wykonania Planu Działania Pomocy Technicznej obejmuje weryfikację faktycznej realizacji załoŜeń w Planach Działania, w następującym zakresie: 38 • zgodności zapisów dokumentu, na podstawie, którego IP nałoŜyła na • • IP2/ROEFS prawa i obowiązki wynikające z otrzymania środków z PT ze stanem rzeczywistym, prawidłowości rozliczeń finansowych, poprawności udzielania zamówień publicznych przez IP2, • • • prawidłowości zakupu dostaw i usług ROEFS pod kątem racjonalności wydatków i stosowania zasady konkurencyjności, zgodności danych zawartych w sprawozdaniach oraz we wnioskach o płatność IP2 (w tym weryfikacja dokumentów potwierdzających wydatki) z faktycznym postępem rzeczowym, zgodności danych zawartych we wnioskach o rozliczenie wydatków ROEFS (w tym weryfikacja dokumentów potwierdzających wydatki) z faktycznym postępem rzeczowym, • • • kwalifikowalności wydatków, kwalifikowalność wydatków dotyczących zatrudnienia w ramach RPD PT, kwalifikowalność wydatkow dotyczących personelu w ROEFS, • prawidłowości i terminowości realizacji obowiązków w zakresie monitorowania wdraŜania Pomocy Technicznej oraz opracowywanie i przekazywanie sprawozdań z realizacji Pomocy Technicznej, poprawności realizacji zadań z zakresu promocji i informacji, • • przestrzegania zasad archiwizacji dokumentów. ZałoŜenia danego Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej zostaną skontrolowane przynajmniej raz w roku. Kontrolę projektów na miejscu u beneficjentów konkursowych w ramach Działań wdraŜanych przez IP2 Celem kontroli będzie weryfikacja prawidłowości przeprowadzenia przez IP2 zadań w obszarze kontroli projektów. Zakres kontroli obejmował będzie: • Prawidłowość rozliczeń finansowych – kontroli podlegać będzie kwalifikowalność i prawidłowość ponoszenia wydatków w ramach projektu pod kątem ich zgodności z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, • Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu,, • • Sposób rekrutacji uczestników projektu, Sposób przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach zbioru PEFS) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, 39 • • Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie IP2, Poprawność udzielania zamówień publicznych tj. prawidłowość stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010 nr • • 113, poz. 759 z późn.zm) oraz przepisów prawa unijnego, Poprawność stosowania zasady konkurencyjności, Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności, • • • Poprawność udzielania pomocy publicznej, Sposób realizacji działań informacyjno - promocyjnych, Archiwizacja i prowadzenie dokumentacji projektowej. Poszczególne czynności sprawdzające w ramach projektu dokumentowane będą w listach kontrolnych opracowanych oddzielnie dla danego zakresu kontroli. Metodologia wyboru próby projektów do kontroli zawarta będzie w Rocznych Planach Kontroli IP weryfikowanych i akceptowanych przez IZ. Informacje o przeprowadzonych kontrolach w danym roku oraz o zmianach w Planie Kontroli są przesyłane do IZ w sprawozdaniach rocznych z realizacji Rocznych Planów Kontroli IP. Kontrole na miejscu realizacji projektu przeprowadzane przez IP dzielą się na kontrole planowe, przeprowadzane w oparciu o Roczny Plan Kontroli IP oraz kontrole doraźne. Kontrole doraźne to kontrole nieujęte w Rocznych Planach Kontroli i przeprowadzane są w przypadku:. • Wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta lub uchybień w pracy instytucji zaangaŜowanej w system wdraŜania, • Otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie lub zaniedbań ze strony instytucji zaangaŜowanej w system wdraŜania, • W sytuacji, gdy w projekcie wprowadzane są istotne i częste zmiany. Realizacja kontroli na miejscu składa się z następujących etapów: 1. Zaplanowanie czynności kontrolnych (m.in. zebranie dokumentów i informacji o systemie w danej instytucji lub beneficjenta, niezbędnych do 40 prawidłowego przeprowadzenia kontroli projektu, powołanie zespołu kontrolującego, sporządzenie upowaŜnienia do kontroli), 2. Przekazanie zawiadomienia o kontroli (jeśli dotyczy), 3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych, 4. Sporządzenie Informacji pokontrolnej, 5. Sformułowanie zaleceń pokontrolnych (o ile stwierdzono uchybienia lub nieprawidłowości), 6. Raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji w ramach PO KL (o ile zostały stwierdzone). Wyszczególnione powyŜej procedury zostały opisane szczegółowo w Instrukcjach wykonawczych IP. 2. Opis procedury na poziomie IP2. IP2 przeprowadza kontrolę projektów realizowanych w ramach PO KL, w tym projektów systemowych IP. Kontrola projektów Kontrola projektów obejmuje kontrolę dokumentacji i kontrolę na miejscu. Za kontrolę dokumentacji odpowiadają Zespoły: Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji oraz Programów Inicjatyw Oddolnych. W ramach kontroli dokumentacji weryfikacji podlegają: • wnioski o płatność otrzymywane od beneficjentów, zawierające informacje na temat wydatków kwalifikowanych poniesionych w ramach projektu wraz z częścią sprawozdawczą. Za kontrolę na miejscu realizacji projektów oraz wizyty monitoringowe odpowiada Zespół Kontroli/ROEFS* Procedura kontroli na miejscu składa się z następujących etapów: 1. Zaplanowanie czynności kontrolnych (zebranie i analiza dokumentów oraz informacji na temat realizacji projektu, powołanie zespołu kontrolującego, sporządzenie upowaŜnienia do kontroli, zawiadomienia). W przypadku wizyty monitoringowej planowanie czynności kontrolnych etapy obejmuje wszystkie opisane wcześniej z wyjątkiem przygotowania zawiadomienia. 41 2. Przekazanie zawiadomienia o kontroli ( nie dotyczy wizyty monitoringowej), 3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie jednostki kontrolowanej lub w miejscu realizacji projektu. 4. Sporządzenie informacji pokontrolnej i przesłanie do beneficjenta. 5. Sformułowanie zaleceń pokontrolnych (o ile stwierdzono nieprawidłowości) i przekazanie do beneficjenta. 6. Przekazanie informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do odpowiednich zespołów. 7. Przygotowanie raportów o nieprawidłowościach oraz zestawień nieprawidłowości i przekazanie ich do Instytucji Pośredniczącej (o ile zostały stwierdzone). 8. Monitoring wykonania zaleceń pokontrolnych. * IP2 w zakresie wizyt monitoringowych moŜe powierzyć ich przeprowadzenie Regionalnym Ośrodkom EFS (zgodnie z Aneksem nr 6 z dnia 25.08.2011) Kontrola realizacji projektów na miejscu obejmuje m.in.: • • • • • • sprawdzenie zgodności realizacji projektu z jego załoŜeniami oraz umową o dofinansowanie projektu, a w szczególności: sprawdzenie sposobu rekrutacji beneficjentów ostatecznych (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10 % beneficjentów ostatecznych w ramach danego projektu); sprawdzenie zgodności danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta; sprawdzenie poprawności pozyskiwania, przechowywania oraz przetwarzania danych beneficjentów ostatecznych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych; sprawdzenie poprawności dokumentacji dotyczącej rozliczeń finansowych; sprawdzenie poprawności udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady • konkurencyjności; sprawdzenie poprawności prowadzenia dokumentacji dot. personelu projektu; • • • • sprawdzenie poprawności udzielania zamówień publicznych; sprawdzenie poprawności udzielania pomocy publicznej; sprawdzenie poprawności realizacji działań informacyjno-promocyjnych; sprawdzenie poprawności prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. Kontrola w miejscu realizacji projektu obejmuje kontrolę zamówień publicznych przy zastosowaniu dokumentu Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa 42 zamówień publicznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE. Kontrolna projektów systemowych realizowanych przez IP odbywa się zgodnie z procedurą opisaną wyŜej. Selekcja projektów do kontroli planowej jest oparta o aktualizowaną w trybie kwartalnym analizę ryzyka pierwotnie przedstawioną w Rocznym Planie Kontroli. Wizyta monitoringowa obejmuje: • Sprawdzenie, czy świadczona usługa jest zgodna z umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi, • Sprawdzenie, czy realizowana usługa jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, • Sprawdzenie, czy zakres tematyczny szkolenia/warsztatu/konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu, • Sprawdzenie dokumentów potwierdzających zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację usługi, • Wywiad/ankieta z uczestnikiem projektu w celu poznania jego opinii na temat realizowanej usługi oraz zweryfikowania, czy wie, iŜ jest ona współfinansowana z EFS, • Sprawdzenie, czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana usługa są oznakowane plakatami lub tablicami z logo EFS informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS, • Sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach PO KL. Poszczególne czynności sprawdzające w ramach projektu dokumentowane będą w listach kontrolnych opracowanych oddzielnie dla danego zakresu kontroli. Metodologia wyboru próby projektów do kontroli zawarta jest w Rocznym Planie Kontroli IP2 weryfikowanym i zatwierdzanym przez IP. Informacje o przeprowadzonych kontrolach w danym roku oraz o zmianach w Planie Kontroli są przesyłane do IP w sprawozdaniach rocznych z realizacji Rocznych Planów Kontroli IP2. Kontrole projektów przeprowadzane przez IP2 dzielą się na kontrole planowe, przeprowadzane w oparciu o Roczny Plan Kontroli IP2 oraz kontrole doraźne przeprowadzane w razie konieczności. Szczegółowe procedury kontroli projektów znajdują się w Podręczniku Instrukcji wykonawczych IP2. 43 3.2.5 OPIS PROCEDUR POSTĘPOWANIA Z WNIOSKAMI O PŁATNOŚĆ. Procedura realizowana w IP Na poziomie IP sporządzane są wnioski o płatność Pomocy Technicznej IP oraz weryfikowane są wnioski o płatność z Pomocy Technicznej IP i IP2 oraz wnioski o rozliczenie wydatków ROEFS. Dodatkowo sporządzane są Poświadczenia i deklaracje wydatków w ramach Priorytetów. Za opracowanie wniosku o płatność IP w ramach PT odpowiada Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji POKL w PR. Za jego weryfikację odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego POKL w PR . Procedura składa się z następujących etapów: • Przygotowanie informacji i dokumentów koniecznych do sporządzenia wniosku o płatność z Pomocy Technicznej IP przez departamenty odpowiedzialne za realizację zadań z PT i przesłanie ich do BF (Zestawienia miesięczne), • • • Weryfikacja dostarczonych dokumentów przez Zespół ds. Księgowości Funduszy Zagranicznych pod kątem ich zgodności z ewidencją księgową. Do departamentów odpowiedzialnych za realizację zadań z PT przekazywane są ewentualne uwagi wraz z prośbą o dokonanie korekt oraz ponowne przesłanie dokumentów do BF, Zatwierdzenie dokumentów przez Głównego Księgowego lub osobę upowaŜnioną oraz ich przesłanie do PR, Weryfikacja otrzymanych dokumentów oraz sporządzenie wniosku o płatność IP w ramach PT przez Zespół Programowania, Monitoringu i Ewaluacji PO KL (co do zasady za okres kwartału). Do departamentów odpowiedzialnych za realizację zadań z PT przekazywane są ewentualne uwagi wraz z prośbą o dokonanie korekt oraz ponowne przesłanie dokumentów do BF, • • • Zatwierdzenie wniosku o płatność IP w ramach PT przez Naczelnika Wydziału Zarządzania PO KL w PR, Przekazanie wniosku o płatność IP w ramach PT do Zespołu Zarządzania Finansowego POKL, Weryfikacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa wniosku o płatność IP w ramach PT przez Zespół Zarządzania Finansowego PO KL w oparciu o listy kontrolne. Ocena poprawności przeprowadzenia weryfikacji przez Kierownika Zespołu Zarządzania Finansowego oraz zatwierdzenie przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora PR, 44 • • • • Do Zespołu Programowania, Monitoringu i Ewaluacji POKL przekazywane są ewentualne uwagi wraz z prośbą o dokonanie poprawy oraz złoŜenie korekty wniosku o płatność, Zatwierdzenie poprawnego wniosku o płatność przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora PR, Sporządzenie Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność IP w ramach PT przez pracownika Zespołu Zarządzania Finansowego POKL, Ujęcie zatwierdzonego wniosku o płatność IP w ramach PT w Poświadczeniu i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów. Za weryfikację i zatwierdzenie wniosku o płatność IP2 w ramach PT odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego POKL w PR. Procedura składa się z następujących etapów: • • • • • • Kontrola terminowości przesłania wniosku o płatność IP2 w ramach PT – monit w formie elektronicznej, Przekazanie wniosku o płatność IP2 w ramach PT do Zespołu Zarządzania Finansowego PO KL celem weryfikacji, Weryfikacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa wniosku o płatność IP2 w ramach PT w oparciu o listy kontrolne, Ocena przeprowadzenia weryfikacji i dokonanie akceptacji listy kontrolnej przez Kierownika Zespołu Zarządzania Finansowego PO KL oraz zatwierdzenie przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora PR, Do IP 2 przekazywane są ewentualne uwagi wraz z prośbą o dokonanie poprawy oraz złoŜenie korekty wniosku o płatność w ramach PT, Zatwierdzenie poprawnego wniosku o płatność IP2 w ramach PT, • Sporządzenie Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność IP2 w ramach PT, • Ujęcie zatwierdzonego wniosku o płatność IP2 w ramach PT w Poświadczeniu i deklaracji wydatków w ramach Priorytetów. Za weryfikację i zatwierdzenie wniosku o rozliczenie wydatków ROEFS w ramach PT odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego POKL w PR. Procedura składa się z następujących etapów: • Przekazanie wniosku o rozliczenie wydatków ROEFS w ramach PT do Zespołu Zarządzania Finansowego PO KL celem weryfikacji, • Weryfikacja wniosku o rozliczenie w ramach PT w oparciu o listy kontrolne, • Ocena przeprowadzenia weryfikacji i dokonanie akceptacji list kontrolnych 45 przez • • • • • • Kierownika Zespołu Zarządzania Finansowego PO KL oraz zatwierdzenie przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora PR, Przekazanie wniosku do Zespołu ds. Funduszy Unii Europejskiej celem weryfikacji formalno-rachunkowej, Weryfikacja formalno-rachunkowa wniosku o rozliczenie przez Zespół ds. Funduszy Unii Europejskiej w oparciu o listę kontrolną, Ocena przeprowadzenia weryfikacji i dokonanie akceptacji listy kontrolnej przez kierownika Zespołu odpowiedzialnego w departamencie BF oraz zatwierdzenie przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora BF, Zatwierdzenie poprawnego wniosku o rozliczenie wydatków, Sporządzenie Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o rozliczenie wydatków przez pracownika Zespołu Zarządzania Finansowego POKL, Ujęcie zatwierdzonego wniosku o rozliczenie ROEFS we wniosku o płatność IP. Za sporządzanie Poświadczenia i deklaracji wydatków IP odpowiada Zespół Zarządzania Finansowego POKL w PR. Procedura składa się z następujących etapów: • Weryfikacja poprawności wprowadzenia danych wprowadzonych przez IP2 w KSI SIMIK 07-13 w modułach: wnioski o płatność, rejestr obciąŜeń, • Sporządzenie Poświadczenia i deklaracji wydatków IP w ramach komponentu • regionalnego, Przesłanie Poświadczenia i deklaracji wydatków IP w wersji papierowej i elektronicznej do IZ. Za sporządzanie wniosków o płatność z projektów systemowych realizowanych przez IP, odpowiada Departament merytoryczny UMWM realizujący projekt systemowy. Procedura składa się z następujących etapów: • Przygotowanie przy współpracy z BF i OR informacji niezbędnych do wypełnienia wniosku o płatność w oparciu o formularz wniosku o płatność, • • • Sporządzenie wniosku o płatność IP (pośrednią lub końcową) wraz z częścią dotyczącą postępu rzeczowego realizacji projektu systemowego IP zgodnie z Zasadami finansowania PO KL 2007-2013, Weryfikacja poprawności sporządzenia wniosku o płatność i jego zatwierdzenie przez Dyrektora Departamentu, Zastępcę Dyrektora Departamentu merytorycznego realizującego projekt systemowy IP lub osobę upowaŜnioną. Przekazanie wniosku o płatność z projektu systemowego IP do weryfikacji i zatwierdzenia przez IP2. 46 • Informacja dla Beneficjenta o wynikach weryfikacji z IP2 i korekta ewentualnych uwag przez Departament merytoryczny, realizujący projekt systemowy IP. Wyszczególnione powyŜej procedury zostały szczegółowo opisane w Instrukcjach Wykonawczych IP Procedura realizowana w IP2: Na poziomie IP2 sporządzane są wnioski o płatność z Pomocy Technicznej IP2. Weryfikowane o płatność i beneficjentów zatwierdzane są konkursowych, systemowych, takŜe IP oraz wnioski jednostek organizacyjnych (zespołów) WUP niepełniących roli IP2. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku o płatność beneficjenta konkursowego oraz IP (w tym beneficjenta systemowego). Procedura składa się z następujących etapów: • kontrola terminowości złoŜenia wniosku o płatność przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Zespołu Programów Inicjatyw Oddolnych; • rejestracja i nadanie numeru wniosku przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Zespołu Programów Inicjatyw Oddolnych; • weryfikacja formalna i merytoryczna wniosku o płatność w oparciu o listę kontrolną przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Programów Inicjatyw • Oddolnych; wezwanie beneficjenta do usunięcia lub wyjaśnienia stwierdzonych błędów przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów • Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Programów Inicjatyw Oddolnych; akceptacja zweryfikowanego poprawnego wniosku przez Kierownika właściwego zespołu wdroŜeniowego, a następnie przez Głównego • • Księgowego; zatwierdzenie wniosku przez Wicedyrektora WUP; przygotowanie informacji dla beneficjenta o zatwierdzeniu wniosku o płatność przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów 47 Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, • • • Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Programu Inicjatyw Oddolnych; przygotowanie zlecenia dokonania wypłaty środków dla Beneficjenta konkursowego przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Zespołu Programów Inicjatyw Oddolnych; dokonanie płatności oraz zlecenie płatności do BGK na rzecz beneficjenta konkursowego przez Zespół Finansowy; wprowadzenie danych do KSI (SIMIK 2007-2013) przez odpowiedni Zespół Programów Rynku Pracy, Programów Pomocy i Integracji Społecznej, Programów Rozwoju Kadr Gospodarki, Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji lub Zespołu Programów Inicjatyw Oddolnych. Beneficjenci systemowi : • powiatowe urzędy pracy w Poddziałaniu 6.1.3 otrzymują środki bezpośrednio z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej; • jednostki organizacyjne samorządu województwa, IP otrzymują środki bezpośrednio z Departamentu BudŜetu i Finansów UMWM zgodnie z planem finansowym na dany rok budŜetowy. Przygotowanie wniosku o płatność w ramach PT IP2. Za opracowanie i przesłanie do IP wniosku o płatność IP2 w ramach Pomocy Technicznej odpowiada Zespół Organizacji i Zarządzania. Procedura składa się z następujących etapów: • • sporządzenie projektu wniosku o płatność; weryfikacja poprawności pod względem formalnym i merytorycznym przez • • Kierownika Zespołu; zatwierdzenie zweryfikowanego wniosku o płatność przez Dyrektora WUP; przekazanie wniosku o płatność do IP. Za dokonywanie pierwszych, pośrednich i końcowych płatności zaliczkowych, na rzecz beneficjenta odpowiada Zespół Finansowy. Procedura składa się z następujących etapów: • weryfikacja wniosku o dokonanie pierwszej, pośredniej i końcowej płatności zaliczkowej pod względem formalnym oraz zgodności z umową, 48 planem finansowym, limitem określonym w upowaŜnieniu do dokonywania • płatności oraz ewidencją księgową; sporządzenie zlecenia płatności środków europejskich i przelewu dotacji celowej; sprawdzenie, zatwierdzenie i wysłanie do BGK zlecenia płatności środków • europejskich oraz przekazywanie środków dotacji celowej; ujęcie w ewidencji księgowej dokonanych wypłat na rzecz beneficjentów. • Szczegółowe procedury znajdują się w Instrukcjach wykonawczych IP2. 49
