Radom, dnia 09 - Urząd Miejski w Radomiu
advertisement
Radom, dnia 20.08.2012r. BK.1711.10.2011 Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Radomiu ul. Limanowskiego134. Na podstawie Polecenia Służbowego Nr 10 Prezydenta Miasta z dnia 07 marca 2011r. pracownicy Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w przeprowadzili w dniach 08.03.2012r. do 04.04.2012r. kontrolę w wybranych wydatków budżetowych za 2011r. w Miejskim Ośrodku Społecznej w Radomiu, ul. Limanowskiego 134. Radomia Radomiu zakresie Pomocy Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 106.270,56zł zaklasyfikowane do rozdziału 85219 – „Ośrodki pomocy społecznej” jako wydatki § 4010, § 4360, § 4410, § 4210; § 6060. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że: 1. Wydatki ujęte w rozdziale 85219 – „Ośrodki pomocy społecznej” § 4010 – „Wynagrodzenia osobowe pracowników” na łączną kwotę 54.135,40zł dotyczyły wypłat dodatków specjalnych dla pracowników MOPS z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych. Zasady przyznawania tego składnika wynagrodzenia określone zostały w § 10 obowiązującego w jednostce od 01.07.2009r. Regulaminu wynagradzania (Zarządzenie nr 48/09 Dyrektora z dnia 1.07.2009r. ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 59/09 Dyrektora z dnia 15 września 2009r. oraz Zarządzeniem Nr 65/09 Dyrektora z dnia 01.12.2009r.) Stwierdzono dokonanie wydatków z naruszeniem zasady zawartej w art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) w wyniku przyznania i wypłaty w okresie od września do grudnia 2011r. pracownikom dodatków specjalnych z naruszeniem §10 obowiązującego w jednostce Regulaminu wynagradzania tj.: z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych, mimo że część okoliczności mających uzasadniać przyznanie poszczególnym pracownikom tego składnika wynagrodzenia nie świadczyła o okresowym zwiększeniu ich obowiązków służbowych. Powyższe stwierdzono w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na stanowiskach: a) Referenta, a od dnia 01.11.2011r. Podinspektora. Dodatek specjalny przyznany w wysokości 400,00zł miesięcznie na okres od 01.10.2011r. do 31.12.2011r. za okresowe zwiększenie obowiązków służbowych polegających na systematycznym przejmowaniu obowiązków innego pracownika planującego przejście na urlop wychowawczy; - przygotowywaniu dokumentów płacowych i rozliczeniowych (Rp-7) dotyczących pracowników Środowiskowego Domu Samopomocy z ul. Juliusza celem przekazania w struktury SDS ul. Zientalów. Natomiast zgodnie z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności, pracownik ten zobowiązany był m.in. do wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Rp-7 dla potrzeb emerytalno-rentowych. b) Zastępcy Dyrektora. Dodatek specjalny przyznany na grudzień 2011r.w wysokości 2.000,00zł z tytułu zwiększonych obowiązków związanych w szczególności z koniecznością przekształceń organizacyjnych w funkcjonowaniu Środowiskowych Domów Samopomocy oraz zaangażowania w prace związane z udziałem w projekcie pilotażowego wdrożenia standardów usług w zakresie bezdomności i przetestowania Modelu Gminnego Standardu Wychodzenia z Bezdomności. W obowiązującym tego pracownika zakresie czynności do jego zadań podstawowych zaliczono m.in. planowanie, organizowanie i wytyczanie kierunków działania podległych komórek organizacyjnych Ośrodka oraz sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań przez te komórki, natomiast jako zadania szczegółowe wymieniono m.in.: koordynowanie działań i bezpośrednie nadzorowanie zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Ośrodka realizowanych przez m.in. Domy dla Bezdomnych ,Środowiskowy Dom Samopomocy; nadzór i koordynowanie: planowania, kształtowania, wprowadzania oraz rozwijania odpowiedniej lokalnej polityki społecznej nadzorowanie wdrażanych projektów i programów socjalnych. c) Kierownika Działu Obsługi Mieszkańców. Dodatek specjalny przyznany na: - wrzesień 2011r w wysokości 1.100,00zł. z tytułu zwiększonych obowiązków w związku z rozpoczęciem przyjmowania i rozpatrywania wniosków na nowy okres zasiłkowy świadczeń rodzinnych, - na październik 2011r. w wysokości 1.200,00zł w związku ze wzmożonymi obowiązkami polegającymi na przyjmowaniu znacznie zwiększonej ilości wniosków w związku z ustawowymi terminami, tj. trwającym okresem zasiłkowym świadczeń rodzinnych i kończącym się w październiku okresem świadczeniowym Funduszu Alimentacyjnego oraz wprowadzeniem Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów o przyznaniu dodatkowego świadczenia dla osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne, stałym nadzorze, kontroli oraz dbałości o właściwą organizację kadry pracowniczej pomimo absencji chorobowej pracowników. Zgodnie natomiast z obowiązującym tego pracownika zakresem czynności do jego obowiązków należał m.in. : „Nadzór nad prawidłową realizacją zadań merytorycznych Działu Obsługi Mieszkańców wynikających z Regulaminu Organizacyjnego MOPS” polegających m.in. na przyjmowaniu wniosków w zakresie świadczeń realizowanych przez Ośrodek. d) Zastępcy Dyrektora. Dodatek specjalny przyznany na grudzień 2011r. w wysokości 2.000,-zł, w związku ze zwiększonym zakresem obowiązków związanych z wejściem w życie z dniem 01.01.2012r. ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (przygotowanie stosownych projektów uchwał, zarządzeń, decyzji, wniosków oraz przeprowadzono narady szkoleniowe dla zawodowych rodzin zastępczych, palcówek rodzinnych oraz rodzinnych domów dziecka). Zgodnie natomiast z obowiązującym tego pracownika zakresem czynności do jego obowiązków należało między innymi nadzorowanie i koordynowanie: planowania, kształtowania, wprowadzania oraz rozwijania odpowiedniej lokalnej polityki społecznej i nadzorowanie wdrażanych projektów i programów socjalnych, oraz aprobowanie oraz wnioskowanie w sprawach: podziału przydzielonych środków budżetowych na realizację przypisanych zadań, planów pracy, analiz, informacji i sprawozdań podległych komórek organizacyjnych, struktur wewnętrznych i zakresów działania nadzorowanych komórek organizacyjnych, zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych. e) Starszego Inspektora. Dodatek specjalny przyznany na październik 2011r. w wysokości 1.000,00zł w związku ze zwiększonym zakresem obowiązków pracowniczych związanych z liczeniem budżetu na wynagrodzenia pracowników MOPS. 2 Zgodnie natomiast z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności określonymi w części III o nazwie „Zadania szczegółowe” w Zadaniu 2 podano między innymi: opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej z zakresu zatrudnienia, a także analiz i informacji oraz przygotowywanie materiałów pomocniczych dla sprawozdawczości sporządzanej przez inne komórki organizacyjne Ośrodka. f) Kierownika Zespołu ds. Zamówień Publicznych. Dodatek specjalny przyznany w wysokości 1.000,- zł miesięcznie na okres od 01.10.2011r. do 30.11.2011r. w związku z okresowym zwiększeniem obowiązków służbowych polegających na nadzorze nad prawidłowym rozpatrzeniem dużej ilości spraw związanych z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie natomiast z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności określonymi w pkt II pn. „Zadania podstawowe” pracownik zobowiązany był m.in. do: „Nadzoru nad prawidłową realizacją zadań merytorycznych Zespołu ds. Zamówień Publicznych wynikających z regulaminu organizacyjnego MOPS” oraz „Kontroli merytorycznej i formalnej pracy Zespołu ds. Zamówień publicznych” g) Kierownika Działu Księgowości. Dodatek specjalny przyznany w wysokości 2.300,-zł miesięcznie na okres od października do listopada 2011r. oraz na grudzień 2011r. w wysokości 2.800,-zł, w związku z okresowym zwiększeniem obowiązków służbowych, w tym między innymi polegających na : księgowaniu i wykonywaniu kontroli formalno-rachunkowej bardzo dużej ilości dokumentów w związku z realizacją dużej części budżetu w IV kwartale (m.in. okres zasiłkowy, dokonywanie zakupów po przeprowadzonej procedurze przetargowej); przygotowywaniu ksiąg do zamknięcia roku, w tym przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez potwierdzanie sald należności z kontrahentami. Podczas gdy zgodnie z zapisami w obowiązujących tego pracownika zakresach czynności w tym: - w obowiązującym do 18.10.2011r. zobowiązany był on między innymi do: przeprowadzania kontroli formalnej i rachunkowej dokumentów księgowych; organizowanie pracy i kierowania działem księgowości; weryfikacji i sprawowania nadzoru służbowego nad wykonywaniem zadań podległych pracowników działu, w szczególności: prowadzenia ksiąg rachunkowych i kont ksiąg pomocniczych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zakładowym planem kont; dekretacji dowodów księgowych zgodnie z zakładowym planem kont i klasyfikacją budżetową; bieżącego ujmowania w księgach rachunkowych zapisów dotyczących zaistniałych operacji gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych; sporządzania miesięcznego zapotrzebowania na środki finansowe; nadzoru nad rozliczeniem inwentaryzacji. - w obowiązującym od 19.10.2011r. zobowiązany był do między innymi do: prowadzenia rachunkowości jednostki, w szczególności: prowadzenia ksiąg rachunkowych i kont ksiąg pomocniczych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zakładowym planem kont; dekretacji dowodów księgowych zgodnie z zakładowym planem kont i klasyfikacją budżetową; bieżącego ujmowania w księgach rachunkowych zapisów dotyczących zaistniałych operacji gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych; oraz przeprowadzania kontroli formalnej i rachunkowej 3 dokumentów księgowych; sporządzania miesięcznego zapotrzebowania na środki finansowe; h) Głównego Księgowego. Dodatek specjalny przyznany na: - wrzesień 2011r. w wysokości 2.500,-zł w związku z okresowym zwiększeniem obowiązków służbowych polegających na: uczestniczeniu w pracach dotyczących organizacji zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej w tym: sporządzaniu kalkulacji wydatków na realizację zadań merytorycznych na 2012r.; sporządzaniu kalkulacji wydatków osobowych związanych z planowaną zmianą i zwiększeniem zatrudnienia pracowników na 2012r.; uczestniczeniu w spotkaniach wewnętrznych i zewnętrznych dotyczących organizacji i finansowania zadań oraz polegających na opracowywaniu projektów planów wydatków i prognozy dochodów na 2012r. Podczas gdy zgodnie z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności do obowiązków Głównego księgowego należało między innymi opracowywanie projektów planów finansowych jednostki. - okres od października do grudnia 2011r. w wysokości 2.800,-zł miesięczne w związku z okresowym zwiększeniem obowiązków służbowych dotyczących między innymi: sporządzania kolejnych wersji projektów planów wydatków budżetowych oraz prognozy dochodów budżetowych (zadania własne gminy i powiatu oraz zadania zlecone gminie i powiatowi); wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz wstępnej kontroli wydatków dla bardzo dużej ilości dokumentów w związku z realizacją dużej części budżetu w IV kwartale (m.in. okres zasiłkowy, dokonywanie zakupów po przeprowadzonej procedurze przetargowej); analizy otrzymanych dotacji pod kątem wydatków i potrzeb w związku z koniecznością określenia ostatecznych wielkości środków na zadania zlecone do dnia 15 listopada i na zadania własne do dnia 30 listopada; analizy ksiąg pod kątem przygotowania ich do zamknięcia roku; opracowania instrukcji w sprawie inwentaryzacji; organizacji prac dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji. Zgodnie natomiast z zapisami w obowiązujących tego pracownika zakresach czynności w tym: - w obowiązującym do 19.10.2011r. zobowiązany był on między innymi do: opracowywania projektów planów finansowych jednostki; wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi będącymi w dyspozycji jednostki; dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, co oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki; dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, nadzoru nad terminowym sporządzaniem i przekazywaniem sprawozdań jednostki; opracowywania projektów przepisów wewnętrznych w zakresie rachunkowości. - w obowiązującym od 20.10.2011r. zobowiązany był do między innymi do: opracowywania projektów planów finansowych jednostki; wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi będącymi w dyspozycji jednostki; dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, co oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki; dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, sporządzania i przekazywania sprawozdań finansowych, budżetowych, z operacji finansowych, innych sprawozdań dotyczących finansów Ośrodka, oraz ich terminowego 4 przekazywania odbiorcom tych sprawozdań; opracowywania projektów przepisów wewnętrznych w zakresie rachunkowości i finansów. i) Kierownika Działu Usług Opiekuńczych i Pomocy Stacjonarnej. Dodatek specjalny przyznany na październik 2011r. w wysokości 1.200,- zł w związku z ze zwiększeniem obowiązków służbowych polegających na: wydawaniu skomplikowanych decyzji dotyczących osób zobowiązanych do odpłatności za pobyt członków rodzin w DPS, w tym analizy bardzo obszernego materiału dowodowego, stałej współpracy z radcami prawnymi oraz wieloma instytucjami zewnętrznymi; wzmożonej kontroli nad realizacją budżetu, którego wysokość wynosi 3,5 mln zł; stałym nadzorze, kontroli oraz dbałości o właściwą organizację pracy 112 osobowej kadry pracowniczej pomimo absencji. Zgodnie natomiast z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności zobowiązany był on między innymi do: sprawowania nadzoru nad prawidłową realizacją zadań merytorycznych Działu Usług Opiekuńczych i Pomocy Stacjonarnej wynikających z regulaminu organizacyjnego MOPS; podejmowania decyzji oraz wydawania dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania Działu Usług Opiekuńczych i Pomocy Stacjonarnej na podstawie upoważnienia Dyrektora MOPS, j) Kierownika Działu Realizacji Pomocy. Dodatek specjalny przyznany na październik 2011r. w wysokości 1.200,-zł, w związku ze zwiększeniem obowiązków służbowych polegających na: sporządzaniu szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia w zakresie przygotowywania i wydawania gorących posiłków w stołówkach dla klientów MOPS oraz wzoru umowy; przeprowadzaniu postępowania w zakresie ustalenia dodatkowego jadłospisu (zestawów obiadowych na 30 dni); bieżąca analiza budżetu w zakresie realizowanych zadań, w tym zasiłków celowych dla poszkodowanych rolników; wykonywanie innych prac celem zapewnienia terminowości i prawidłowości realizowanych zadań w związku z absencją chorobową pracowników. Zgodnie natomiast z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności zobowiązany był on między innymi do: pełnienia nadzoru nad prawidłową realizacją zadań merytorycznych działu Realizacji Pomocy wynikających z regulaminu organizacyjnego MOPS; podejmowania decyzji oraz wydawania dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania Działu Realizacji Pomocy na podstawie upoważnienia Dyrektora MOPS; powierzania, w uzasadnionych wypadkach, podległym pracownikom wykonywania zadań dodatkowych, nie objętych zakresem czynności k) Starszego Inspektora. Dodatek specjalny przyznany na październik 2011r. w wysokości 700,-zł, tj. w związku ze zwiększonym zakresem obowiązków dotyczących liczenia budżetu na wynagrodzenia pracowników MOPS. Zgodnie natomiast z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności określonymi w części III o nazwie Zadania szczegółowe w Zadaniu 2 pracownik ten zobowiązany był między innymi do: opracowywania obowiązującej sprawozdawczości statystycznej z zakresu zatrudnienia, a także analiz i informacji oraz przygotowywanie materiałów pomocniczych dla sporządzanej sprawozdawczości przez inne komórki organizacyjne Ośrodka. l) Starszego Inspektora. Dodatek specjalny w przyznany na okres od 01.10.2011r. do 31.12.2011r. w wysokości 700,-zł, miesięcznie w związku z okresowym zwiększeniem obowiązków służbowych polegających na: nauce nowego programu Xpertis–Kadry i płace 5 i wprowadzeniu w zagadnienie obowiązków służbowych innego pracownika wracającego do pracy po 3 letniej nieobecności na urlopie wychowawczym; systematycznym przejmowaniu obowiązków innego pracownika planującego przejście na urlop wychowawczy; przygotowywaniu dokumentów płacowych i rozliczeniowych (Rp-7) dotyczących pracowników Środowiskowego Domu Samopomocy z ul. Juliusza celem przekazania w struktury SDS ul. Ziętalów. Zgodnie natomiast z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności zobowiązany był on między innymi do wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Rp-7 dla potrzeb emerytalno-rentowych. k) Kierowcy. Dodatek specjalny przyznawany na okresy kwartalne 2011r. w wysokości 342,-zł miesięcznie, w związku ze zwiększonymi obowiązkami służbowymi polegającymi na koordynacji pracy kierowców Ośrodka. Zgodnie natomiast z zapisami w obowiązujących tego pracownika zakresach czynności zobowiązany był on między innymi do koordynacji taboru samochodowego. m) Zastępcy Głównego Księgowego. Dodatek specjalny przyznany na: - wrzesień 2011r. w wysokości 1.800,-zł, w związku z okresowym zwiększeniem obowiązków służbowych polegających na uczestniczeniu w pracach dotyczących organizacji zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej w tym na: sporządzaniu kalkulacji wydatków na realizację zadań merytorycznych na 2012r.; sporządzaniu kalkulacji wydatków osobowych związanych z planowaną zmianą i zwiększeniem zatrudnienia pracowników na 2012r. Podczas gdy zgodnie z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności do obowiązków Zastępcy Głównego księgowego należało między innymi opracowywanie projektów planów finansowych jednostki. - na okres od października do grudnia 2011r. w wysokości 2.300,-zł, miesięcznie w związku z okresowym zwiększeniem obowiązków służbowych dotyczących między innymi: sporządzania kolejnych wersji projektów planów wydatków budżetowych oraz prognozy dochodów budżetowych (zadania własne gminy i powiatu oraz zadania zlecone gminie i powiatowi); wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz wstępnej kontroli wydatków dla bardzo dużej ilości dokumentów w związku z realizacją dużej części budżetu w IV kwartale (m.in. okres zasiłkowy, dokonywanie zakupów po przeprowadzonej procedurze przetargowej); analizy otrzymanych dotacji pod kątem wydatków i potrzeb w związku z koniecznością określenia ostatecznych wielkości środków na zadania zlecone do dnia 15 listopada i na zadania własne do dnia 30 listopada; analizy ksiąg pod kątem przygotowania ich do zamknięcia roku. Zgodnie natomiast z zapisami w obowiązującym tego pracownika zakresie czynności do obowiązków Zastępcy Głównego księgowego należało między innymi: wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi będącymi w dyspozycji jednostki; dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, opracowywanie projektów planów finansowych jednostki; sporządzanie i przekazywanie sprawozdań finansowych, budżetowych z operacji finansowych, innych sprawozdań dotyczących finansów Ośrodka, oraz ich terminowe przekazywania odbiorcom tych sprawozdań 2. § 4360 – „Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej”. 6 W okresie objętym kontrolą pracownikom MOPS przekazano do używania ogółem 27 telefonów komórkowych z przyznam miesięcznym limitem rozmów służbowych odpowiadającym wartości abonamentu. Zasady korzystania przez pracowników z telefonów służbowych określono w Zarządzeniu nr 30/2010 Dyrektora MOPS z dnia 18 maja 2010r. zmienionym Zarządzeniem nr 6/2011 z dnia 11 stycznia 2011r. Pracownicy złożyli oświadczenia wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do Zarządzenia nr 30/2011. W przypadku przekroczenia limitu, pracownicy, na podstawie wystawionej noty księgowej, byli obciążani za rozmowy telefoniczne ponad przyznany limit. Stwierdzono, że w 2011r. obciążono pracowników notami księgowymi z tytułu przekroczenia kwoty przyznanego limitu na łączną kwotę 792,66zł. Dyrektor Ośrodka, zgodnie zapisami zawartymi w §5 pkt 2 w/w Zarządzenia nr 30/2010 korzystał ze służbowego telefonu komórkowego bez limitu. Na podstawie zestawień załączonych do faktur za poszczególne okresy rozliczeniowe 2011r. ustalono, że koszty połączeń z telefonu pozostającego w jego dyspozycji wynosiły brutto 5.639,08zł. Zatwierdzenie przez Dyrektora Zarządzeniem Nr 30/2010r. z późn. zm. „Regulaminu używania służbowych telefonów komórkowych przez pracowników MOPS w Radomiu”, zawierającego w § 5 pkt 2 zapis „Dyrektor korzysta ze służbowego telefonu bez limitu” świadczy o wykonywaniu przez Dyrektora Ośrodka czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec samego siebie zamiast jak wynika z art. 7 pkt 1 ustawy z dnia 21.11.2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późn. zm.) przez Prezydenta Miasta Radomia. Kontrola 12 faktur dotyczących zakupu usług telefonii komórkowej za 2011r. na łączną kwotę 34.150,36zł wykazała, że płatności dokonywano w kwotach i terminach wynikających z tych faktur. Ponadto opatrzone były one datą wpływu a na ich odwrocie zamieszczano dekret, adnotację o treści : „Nie stosuje się ustawy o zamówieniach publicznych (art. 4)” oraz opis merytoryczny, pieczęć potwierdzającą dokonanie kontroli pod względem merytorycznym (celowości, legalności, gospodarności), wskazanie klasyfikacji budżetowej, kontroli formalno-rachunkowej oraz kontroli wstępnej. Faktury zawierały potwierdzenie zatwierdzenia do zapłaty przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora oraz wskazanie sposobu zapłaty. Przedłożone kontrolującym umowy, zawarte przez MOPS, na świadczenie usług telekomunikacyjnych w sieci Plus, nie zawierały podpisu Głównego Księgowego, który zgodnie z art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) wykonuje dyspozycje środkami pieniężnymi, co oznacza m.in. zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę sektora finansów publicznych. Podpis Głównego Księgowego na umowie oznacza, iż zobowiązanie wynikające z tej umowy, mieści się w planie finansowym jednostki. Na umowach znajdowały się natomiast podpisy Dyrektora łącznie z Zastępcą Dyrektora bądź samego Dyrektora oraz Kierownika Działu Gospodarczego oraz Radcy Prawnego. 3. § 4410 – „Podróże służbowe krajowe” - umowa na ryczałt samochodowy na jazdy lokalne. W okresie objętym kontrolą w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Radomiu dokonywano zwrotu dla Dyrektora MOPS kosztów używania przez niego, w celach służbowych do jazd lokalnych, samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy. Podstawę do dokonywania tych wydatków stanowiła zawarta w dniu 30.01.2009r. pomiędzy Prezydentem Miasta Radomia a Dyrektorem, obowiązująca 7 od 01.02.2009r. na czas nieokreślony, umowa cywilnoprawna nr 1/2009, z określonym miesięcznym limitem kilometrów na jazdy lokalne w ilości 500km. Zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych następował w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu wynoszącej 0,8358zł i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, w ilości 500km. Przyjęta do obliczenia kwoty ryczałtu stawka za 1km przebiegu pojazdu była zgodna z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 późn. zm.). Oświadczenia składane przez Dyrektora zawierały dane dotyczące pojazdu, w tym pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny. Ponadto w oświadczeniu pracownik Działu Kadr określał łączną ilość dni nieobecności Dyrektora w pracy w danym miesiącu bez jednoczesnego wskazania przyczyn tych nieobecności, tj. choroba, urlop, podróż służbowa lub inna nieobecność. W oświadczeniu nie przewidziano również możliwości podawania przez pracownika ilości dni, w których nie dysponował on pojazdem do celów służbowych. Powyższe świadczy o braku przestrzegania przepisów określonych w § 4 ust 1 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Na podstawie w/w oświadczeń sporządzano listy wypłat, które zawierały podpis osoby sporządzającej, podpisy osób dokonujących kontroli tych list i zatwierdzających do zapłaty. Listy wypłat opatrzone były numerem PK i dekretem. W Instrukcjach obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych obowiązującej w 2011r., w tym do 22 maja 2011r. – Zarządzenie nr 54/2009 z dnia 12 sierpnia 2009r. ze zmianami oraz od 23 maja 2011r. – Zarządzenie nr 20/2011 z dnia 23 maja 2011r. nie wymieniono dokumentacji dotyczącej zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy oraz nie określono sposobu obiegu i kontroli tej dokumentacji. W trakcie trwania kontroli dokonano zmian w tym zakresie Zarządzeniem nr 14/2012 Dyrektora MOPS z dnia 29 marca 2012r., które weszło w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 23 maja 2011r. Z powyższego wynika, że w okresie od 01.01.2011r. do 22.05.2011r. brak było w jednostce uregulowań w tym zakresie. Kontrola prawidłowości ustalenia kosztów za 2011r. z tytułu ryczałtów nie wykazała nieprawidłowości. Na podstawie zapisów w przedłożonych kartach drogowych wystawionych w 2011r. dla samochodów służbowych : Dacia Sandero WR1241G; Fiat Doblo WR1306E; Opel Meriva WR50638; Ford Transit WR 30936; Volkswagen Transporter WR9595K o numerach: 3044072-3044100; 3045056-3045100; 3045136-3045200; 3045244-3045300; 3175001-3175100; 3199401-3199700; 3958001-3958082; 3958101-3958173; 3958201-3958261; 3958301-3958356, stwierdzono, że oprócz wyjazdów służbowych udokumentowanych poleceniami wyjazdu służbowego (delegacje) Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej korzystała z samochodu służbowego w dniach: Samochód Data służbowy marka, wyjazdu nr rej. Nr karty drogowej Nazwisko jadącego Podpis jadącego 8 Wyjazd o godz. Powrót o godz. Ilość km Cel wyjazdu Dacia WR1241G 04.01. 2011 Dacia WR1241G Opel Meriva WR50638 16.02. 2011 17.02. 2011 Opel Meriva WR50638 3045137 Dyr. Halina Janiszek 3045088 Dyr. Halina Janiszek M. Gębska Dyr. Halina Janiszek 12.04. 2011 3199425 Dyr. Halina Janiszek Dacia WR1241G 07.10. 2011 3958210 Fiat Doblo WR1306E Razem 25.11. 2011 3045166 3958332 Dyr. Halina Janiszek Dyr. Halina Janiszek, Dyr. Kupidura, M. Gębska Jerzy WójcikKierowca K-k Działu Pracy Socjalnej Gębska Małgorzata 9.00 11.12 21 9.00 13.00 75 Dyr. Janiszek 9.45 10.40 15 Dyr. Janiszek 7.15 8.30 11 Jerzy Wójcik kierowca 9.30 12.00 24 Z. Draganek K-k Działu Gospodarczego 8.30 11.30 14 160 MOPS Miasto, DPS Urząd MOPS MOPS Miasto Rejony MOPS MOPS-Miasto Mops PUP MOPS -MiastoMops MOPS Miasto x2, szkolenie nieczytelny zapis, MOPS MOPS -MiastoMops Poddano kontroli sposób dokumentowania kosztów z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych i ich ujęcia w ewidencji księgowej na przykładzie ryczałtu za styczeń 2011r. Ustalono, że pracownik dnia 03.02.2011r. złożył oświadczenie o używaniu w styczniu samochodu niebędącego własnością pracodawcy, które zawierało podpisy n/w pracowników : Referenta Działu Kadr z imienną pieczęcią i Starszego Księgowego Działu Księgowości z imienną pieczęcią. W oparciu o w/w oświadczenie dnia 04.02.2011r. sporządzono Listę wypłat nr L1102D1 (luty 2011) nr 47/2/2011r., na której znajdowały się podpisy osób: sporządzającej, dokonującej kontroli pod względem merytorycznym (celowości, legalności, gospodarności), pod formalno-rachunkowym oraz kontroli wstępnej. Lista zawierała adnotację dotyczącą zastosowanej klasyfikacji budżetowej. Zatwierdzania do wypłaty dokonywał Zastępca Dyrektora. Na liście wypłat umieszczono ręcznie opis „PK/2/00041. Następnie sporządzono „Wydruk zestawienia zbiorczego” z odręcznym opisem „Ryczałt za sam. za m-c 01/2011”. W programie komputerowych utworzono tzw. „Dokument Źródłowy PK/2/00041”, który zawierał podpisy osoby sporządzającej i osoby akceptującej ten dokument. Pisemne wyjaśnienie w sprawie sposobu dokumentowania ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych złożyła w dniu 29.03.2012r. Zastępca Głównego Księgowego Z powyższego wynika, że dokonanie zapisu księgowego dotyczącego naliczenia i wypłaty ryczałtu poprzedzone jest sporządzeniem następującej dokumentacji: oświadczenia pracownika, listy wypłat, zbiorczej listy wypłat oraz polecenia księgowania. Natomiast zarówno koszty jak i zobowiązania z tego tytułu ujmowane są w miesiącu, w którym sporządzono listę wypłat. 4. §4210 -„Zakup materiałów i wyposażenia” – zakup teczek. W grudniu 2011r. Ośrodek dokonał wydatków gotówkowych na łączną kwotę 2.266,10zł zakwalifikowanych do rozdziału 85219 §4210 na zakup 4 teczek dla pracowników Ośrodka. Podstawę dokonania wydatków stanowiły n/w faktury: - Nr FV/2011/118/1/133 z dnia 01.12.2011r. wystawiona przez VIPSTYLE S.A. Salon Firmowy C.H. M1 Radom Grzecznarowskiego 28 na kwotę brutto 964,10zł, w tym za zakup 1 teczki o wartości 485,10zł oraz 1 teczki skórzanej AVAN o wartości 9 479,00zł. Z opisu dokonanego przez kierownika Działu Gospodarczego wynika, że teczki zakupione zostały na potrzeby MOPS dla pracowników. - Nr ZGS/11/FV/0000046 z dnia 20.12.2011r. wystawiona przez KAZAR FOOTWEAR Sp. Z.O.O. oddział/sklep Radom ul. Bolesława Chrobrego 1 na kwotę brutto 1.302zł w tym za zakup 1 torby czarnej 12231-12012-01 o wartości 719zł oraz 1 teczki biznesowej 20228-8829-0 o wartości 583zł. Zgodnie z opisem dokonanym na fakturze przez Kierownika Działu Gospodarczego zakupu toreb dokonano na potrzeby pracowników Ośrodka. Kontroli i zatwierdzenia w/w faktur dokonali: - pod względem merytorycznym Kierownik Działu Gospodarczego, - pod względem formalno-rachunkowym Kierownik Działu Księgowości brak daty przeprowadzenia kontroli i imiennej pieczęci pracownika. - kontrola wstępna Główny Księgowy, brak daty i pieczęci imiennej, (pieczęć nie przewidywała daty). - zatwierdzenie do wypłaty Dyrektor, brak daty dokonania tej czynności i brak pieczęci imiennej, (pieczęć nie przewidywała daty). Na fakturach znajdowały się zamieszczona przez Kierownika Działu Gospodarczego adnotacje o braku obowiązku zastosowania ustawy prawo zamówień publicznych z powołaniem na art. 4 pkt 8 tej ustawy oraz adnotacja o wpisie wydanych pracownikom teczek do imiennych kartotek osobowego wyposażenia pracowników. Na dokumentach zamieszczono również sposób ujęcia w ewidencji księgowej operacji gospodarczych z nich wynikających wraz z datą i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Zawierały także potwierdzenie faktu odbioru gotówki z kasy oraz stwierdzenie przez kasjera faktu dokonania wypłaty w/w kwot ze wskazaniem numeru raportu kasowego i jego pozycji. Do faktur dołączone były dowody wypłaty o nazwie „INN nr …” w których wskazano nr faktury oraz pozycję i numer raportu kasowego. Na dowodach tych zamieszczono również zapis dotyczący ujęcia w ewidencji księgowej dowodu. W pozycji „Wystawił” i w pozycji „Kwotę powyższą wypłaciłem” podpisy składał kasjer natomiast w pozycji „Sprawdził” i „Zatwierdził” oraz w pozycji „Kwotę powyższą otrzymałem” brak było podpisów. Obowiązek wystawiania tych dowodów wynikał z instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych (załącznik do zarządzenia Nr 20/2011 z dnia 23.05.2011r. Dyrektora MOPS), w której w części dotyczącej dokumentów kasowych w pozycji 3 wskazano „INN” dowód inny, sporządzany w dwóch egzemplarzach przez kasjera – który je podpisuje (w pozycji termin wykonania dokumentu podano wg potrzeb) każdorazowo przy wypłacie gotówki z kasy na podstawie dokumentu źródłowego (faktura, rachunek delegacja, wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki). Kasjer dokonuje wypłaty gotówki, jeden egzemplarz przekazuje osobie odbierającej gotówkę, drugi egzemplarz dołącza do dokumentu źródłowego a następnie do Raportu kasowego. Zakupionych teczek nie ujęto w ewidencji wyposażenia MOPS a jedynie w imiennych kartach wyposażenia pracowników, co było zgodne z zapisami w obowiązującej w Ośrodku „Instrukcji w sprawie ewidencji oraz sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Radomiu” – Zarządzenie Nr 62/2010 z dnia 07.12.2010r. Dyrektora MOPS zmienione Zarządzeniem Dyrektora MOPS Nr 33/2011 z dnia 10.08.2011r. gdzie w § 4 pkt. 4 ppkt 2 podano, że składniki przekazane do osobistego używania przez pracownika w tym między innymi teczki podlegają ujęciu jedynie 10 w indywidualnej karcie wyposażenia pracownika, a na dokumencie zakupu należy sporządzić adnotację o dokonaniu wpisu do indywidualnej karty wyposażenia. W odniesieniu do wskazania podstawy prawnej dokonania zakupu dla pracowników 4 szt. teczek na łączną kwotę 2.266,10zł w związku z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, pisemnej odpowiedzi udzieliła Dyrektor MOPS, w której podała : „Podstawą prawną zakupu był ciążący na pracodawcy obowiązek zapewnienia pracownikom wyposażenia stanowisk pracy niezbędnego do wykonywania pracy. Zakup był celowy i konieczny z uwagi na zgłaszanie przez pracowników bardzo szybkie zużywanie ich mienia osobistego z powodu przeznaczania go do realizacji celów służbowych”. Stwierdzono, że dokonanie wydatków na zakup czterech teczek dla pracowników w łącznej wysokości 2.266,10zł było naruszeniem zasady oszczędności i celowości zawartej w art. 44 ust. 3 pkt. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 5. Wydatki zaklasyfikowane do § 6060 – „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” na łączną kwotę 14.637,00zł, dokonane w dniu 25.10.2011r. dotyczyły zakupu 3 kompletów klimatyzatorów (w tym dwa do Działu Obsługi Mieszkańca oraz 1 szt. do gabinetu Dyrektora Ośrodka). Zakupu klimatyzatorów, w tym również do gabinetu Dyrektora MOPS, dokonano u dostawcy TS.inelkom, ul. Starowiejska 24/1. Wystawione za zakupione klimatyzatory faktury zawierały: - opis merytoryczny dokonany przez kierownika Działu Gospodarczego; - podpisy osób upoważnionych i odpowiedzialnych za przeprowadzenie kontroli tej dokumentacji oraz były zatwierdzone do wypłaty; - adnotację o zastosowaniu ustawy prawo zamówień publicznych - wskazanie sposobu ich ujęcia w ewidencji księgowej oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Do faktur dołączono dowody OT potwierdzające przyjęcie na stan zakupionych środków trwałych. Z przedłożonej dokumentacji wynika, że wydatki na zakup klimatyzatorów do Działu Obsługi Mieszkańca były uzasadnione oraz dokonane na cele i w wysokościach określonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Powyższe potwierdzało: - pismo z dnia 17.08.2011r. Inspektora ds. BHP i PPOŻ dotyczące oceny warunków pracy pracowników tego działu z zaleceniem wymiany lub naprawy urządzeń klimatyzacyjnych znajdujących się w tym pomieszczeniu; - przeprowadzona przez Serwis Urządzeń Chłodniczych i Klimatyzacyjnych ocena stanu urządzenia klimatyzacji typu Split w MOPS (dokument wystawiony w dniu 18.08.2011r.) z którego wynikało, iż koszty naprawy klimatyzatorów przewyższałyby koszt zakupu nowych; - pismo Nr DG-0717/133/ZD/11 z dnia 22.08.2011r. Kierownika Działu Gospodarczego MOPS dotyczącego przesunięcia środków budżetowych w kwocie 15.000,00zł z § 4040 do § 6060 (zadania własne Gminy) rozdział 85219 Ośrodki pomocy społecznej. - wniosek Nr DK-3014/40/RP/11 z dnia 23.08.2011r. skierowany do Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miejskiego w Radomiu dotyczący wprowadzenia zmian w planie wydatków budżetowych na 2011r. polegających na 11 przesunięciu kwoty 15.000,00zł w rozdziale 85219 z §4040 do §6060 w uzasadnieniu, którego podano, że: „Zwiększenie planu wydatków w §6060 wynika z konieczności dokonania zakupu klimatyzatorów do pomieszczania, w którym znajduje się 12 stanowisk pracy przeznaczonych do obsługi klientów Ośrodka. Dotychczasowe urządzenia uległy uszkodzeniu a ich naprawa ze względu na duży stopień wyeksploatowania stała się nieopłacalna (opinia stanu technicznego w załączeniu). Rozpoczęcie od miesiąca września nowego okresu zasiłkowego spowoduje konieczność obsługi kilkunastu tysięcy klientów składających wnioski o świadczenia i pobierających zaświadczenia. W 2010 roku pracownicy Działu Obsługi Mieszkańca obsłużyli 40.000 mieszkańców. Przyjętych zostało 32.117 wniosków i wydano 8.054 zaświadczeń i pism, w tym w okresie zasiłkowym (IX – XI) przyjęto 15.000 wniosków i wydano 2.300 zaświadczeń. Aby sprawnie i terminowo zrealizować zadania pracownicy będą świadczyć pracę w wydłużonym czasie pracy w godzinach od 7 00 do 2000. Dlatego należy zabezpieczyć im odpowiednie warunki pracy zgodne z wymogami bezpieczeństwa i higieny pracy (w załączeniu pismo Inspektora BHP). Ciągłe przebywanie bardzo dużej grupy osób w jednym pomieszczeniu oraz warunki atmosferyczne powodują mikroklimat stanowiący zagrożenia dla zdrowia zarówno pracowników jak i klientów Ośrodka”. W odniesieniu natomiast do zakupu klimatyzatora do gabinetu Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej na kwotę 4.920,- zł brutto stwierdzono, że dokonano go z naruszeniem przepisu art. 44 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) zgodnie, z którym wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach określonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych, w wyniku braku w uzasadnieniu skierowanego do Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miejskiego w Radomiu wniosku Nr DK DK-3014/40/RP/11 z dnia 23.08.2011r. w sprawie wprowadzenia zmian w planie wydatków budżetowych jednostki na 2011r., polegającego na przesunięciu w rozdziale 85219 środków w wysokości 15.000,00zł z §4040 do §6060, wskazania że środki te miałyby być przeznaczone na zakup klimatyzatora do gabinetu Dyrektora. W uzasadnieniu wniosku Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej podała, że zwiększenie planu wydatków w § 6060 wynikało z konieczności dokonania zakupu klimatyzatorów jedynie do pomieszczenia Działu Obsługi Mieszkańca w związku z zaleceniami inspektora BHP. 6. Kontrolowana jednostka Zarządzeniem nr 24/2011 Dyrektora MOPS z dnia 20 lipca 2011r. wprowadziła do stosowania Regulamin zamówień, których wartość nie przekraczał wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000,00 euro. Regulamin przewidywał dwa tryby dokonywania zakupów, uzależniając wybór jednego z nich od wartości zamówienia, tj. do kwoty nie przekraczającej 20.000,00zł oraz do kwoty przekraczającej 20.000,00zł a nie przekraczającej 14.000,00 euro. W przypadku zakupów, których wartość nie przekraczała 20.000,-zł, zgodnie z §6 pkt 7 Regulaminu nie obowiązywały zasady określone w §6 pkt 1-5 tego uregulowania. Dodatkowo w §7 pkt 2 ustalono, że udzielenia zamówienia o tej wartości można dokonać w dowolnej formie np. w oparciu o zlecenie dostawy, usługi lub roboty budowlanej, chyba że interes MOPS w Radomiu lub przepisy prawa wymagają sporządzenia umowy w określonej formie. 12 W odniesieniu do zakupu klimatyzatorów na kwotę 11.900,00zł netto, tj. w kwocie nie przekraczającej 20.000,00zł, MOPS zastosował procedury zawarte w w/w Regulaminie. W odniesieniu natomiast do zakupu teczek dla pracowników, stwierdzono brak stosowania przepisów wewnętrznych w zakresie udzielania zamówień, o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro określonych w § 4 pkt 1 i 6 Regulaminu udzielania tych zamówień poprzez brak sporządzenia dokumentacji wymaganej tym Regulaminem tj. wniosku w sprawie możliwości dokonania zakupu poza procedurą zamówień publicznych oraz braku dokonania komasacji zamówień jednorazowych tego samego rodzaju planowanych w okresie co najmniej dwóch miesięcy w wyniku dokonania zakupu tych teczek u dwóch różnych dostawców w miesiącu grudniu 2011r. Ponadto stwierdzono, że: 1. W MOPS w 2011 roku na stanowiskach wskazanych w: a) Załączniku nr 3, IV Tabela, Część H Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 50, poz. 398 z późn. zm.), jako stanowiska pomocnicze i obsługi, tj. pomoc administracyjna, goniec, pracownik socjalny, instruktor ds. kulturalno-oświatowych, terapeuta, kierowca samochodu osobowego, psycholog, zatrudniono 19 osób. b) Załączniku nr 3, IV Tabela, Część H Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 50, poz. 398 z późn. zm.), jako stanowiska urzędnicze zatrudniono : - 2 osoby w trybie awansu bez przeprowadzenia konkurencyjnego i otwartego naboru, tj. pierwsze zatrudnienie na stanowiskach pomocniczych i obsługi a następnie awans na stanowiska urzędnicze, - 2 osoby trybie przeprowadzenia konkurencyjnego i otwartego naboru. Zasady naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej określono w Zarządzeniu Dyrektora nr 18/05 z dnia 07.12.2005r., zmienionym Zarządzeniem nr 16/09 z dnia 16.02.2009r. Powyższe oznacza, że nie przestrzegano przepisów art. 20 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.) w wyniku awansowania dwóch pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocy administracyjnej na stanowiska urzędnicze tj. referentów bez przeprowadzenia konkurencyjnego i otwartego naboru. Ponadto, na podstawie przedłożonej dokumentacji, stwierdzono, że: - w konkursie na stanowisko Audytora wewnętrznego (1/8 etatu), ogłoszonym w dniu 18.08.2011r., nie wpłynęła żadna oferta spełniająca wymogi formalne zawarte w ogłoszeniu. - w konkursie na stanowisko referenta w Zespole Informatyków ogłoszonym w dniu 29.04.2011r. nie została wybrana żadna osoba, gdyż jedyny kandydat spełniający wymogi formalne zawarte w ogłoszeniu nie wykazał, jak podano, że posiada wiedzę i umiejętności niezbędne do zajmowania stanowiska referenta (informacja z dnia 20.05.2011r. o wynikach naboru zawierająca – podpis Dyrektora MOPS). 2. Wystawione w 2011r. dla samochodów służbowych: Dacia Sandero WR1241G; Fiat Doblo WR 1306E; Opel Meriva WR50638; Ford Transit WR 30936; Volkswagen Transporter WR9595K karty drogowe o numerach: 3044072-3044100; 30450563045100; 3045136-3045200; 3045244-3045300; 3175001-3175100; 31994013199700; 3958001-3958082; 3958101-3958173; 3958201-3958261; 39583013958356, zawierały podpisy: 13 - Kierownika Działu Gospodarczego w pozycji podpis zlecającego wyjazd oraz w pozycji podpis stwierdzającego przyjazd, - Kierowcy w części dotyczącej wykazywania danych dotyczących stanu licznika przed wyjazdem i po powrocie, ilości przejechanych kilometrów, stanu paliwa oraz godzin pracy kierowcy - pracownika Działu Gospodarczego - Referenta w pozycji „Podpis kontrolującego wyniki”. Z zapisów w obowiązujących w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej Instrukcjach obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych (Zarządzenie Nr 54/2009 z dnia 12.08.2009r. ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 7/2010 z dnia 04.01.2010 i Zarządzeniem Nr 50/2010 z dnia 15.09.2010r. oraz Zarządzenie Nr 20/2011 z dnia 23.05.2011r.) w części dotyczącej „Dokumentów gospodarki materiałowej i wyposażenia” wynikało, że osobą podpisującą zlecenie wyjazdu na kartach drogowych jest Dyrektor lub jego zastępca. Kierowca wypełnia druk zgodnie z przebytą trasą podając kilometry, miejsce wyjazdu i przyjazdu, czas odjazdu, przyjazdu i postoju, podaje w czyjej dyspozycji był wyjazd. Wpisuje stan paliwa przy otrzymaniu oraz przy zwrocie karty. Podpisuje i oddaje kartę do rozliczenia, natomiast pracownik działu gospodarczego sprawdza wyniki obliczeń i podpisuje kartę. Z powyższego wynika, że w Ośrodku nie stosowano ustalonych procedur w zakresie podpisu osób zlecających wyjazd, gdyż faktycznie czynności tych dokonywał kierownik Działu Gospodarczego a nie jak podano w Instrukcji Dyrektor lub jego Zastępca. Kontrolowana jednostka w dniu 29.03.2012r. przedłożyła: a) wyjaśnienie kierownika działu Administracyjno-Gospodarczego, z którego wynika, że w obowiązującej w Ośrodku Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w części dotyczącej wskazania osób odpowiedzialnych za zlecenie wyjazdu wystąpił błąd pisarski sprostowany Zarządzeniem Nr 14/2012 Dyrektora MOPS w sprawie zmian w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, b) Zarządzenie Nr 14/2012 z dnia 29.03.2012r. zmieniające Zarządzenie Nr 20/2011 z dnia 23.05.2011r. zgodnie, z którym w karcie drogowej jako zlecający wyjazd swój podpis składa kierownik Działu Gospodarczego lub w jego zastępstwie osoba upoważniona. Wprowadzona w/w Zarządzeniem zmiana obowiązywała od 23.05.2011r. i miała zastosowanie jedynie do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych obowiązującej od 23.05.2011r. i wprowadzonej Zarządzeniem Nr 20/2011. Powyższe oznacza, że w okresie od 01.01.2011r. do 22.05.2011r. nie przestrzegano instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych obowiązującej do 22.05.2011r. i wprowadzonej Zarządzeniem Nr 54/2009 z dnia 12.08.2009r. (zmiany –Zarządzeniem Nr 7/2010 z dnia 04.01.2010 oraz Zarządzeniem Nr 50/2010 z dnia 15.09.2010r.), w części dotyczącej wskazania osób odpowiedzialnych za zlecenie na karcie drogowej wyjazdu w wyniku podpisywania tych dokumentów przez Kierownika Działu Administracyjnego zamiast przez Dyrektora Ośrodka lub przez jego Zastępcę. W kontrolowanej jednostce karty drogowe były drukami ścisłego zarachowania co wynikało z zapisów w § 4 ust. 4 obowiązującej od 01.01.2011r. „Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w MOPS w Radomiu” wprowadzonej Zarządzeniem nr 8/2011 Dyrektora MOPS z dnia 13.01.2011r. Ewidencjonowane były w Księdze druków ścisłego zarachowania założonej dnia 02.01.2009r. (ostemplowana, przesznurowana zawierającej 48 stron, podpisana 14 przez p.o. Dyrektora i Głównego Księgowego). Na podstawie zapisów w tej ewidencji oraz w oparciu o faktycznie wydane karty drogowe stwierdzono, że numery druków wykazane w ewidencji jako wydane były zgodne z faktycznie wydanymi oraz, że osoby (kierowcy) pobierające druki rozliczały się z ich stanu. Stwierdzono również, że w ewidencji druków ścisłego zarachowania nie dokonywano zapisów w kolumnach o nazwie „Adnotacje dotyczące zwrotu druków w tym: data i podpis zwracającego, liczba ewentualnie nieużytych druków, numer kolejny przychodu pod którym zapisano nie zużyte druki”. Podpis zwracającego znajdował się przy podpisie osoby, która ewidencjonowała przychód zwracanych, niewykorzystanych druków (stwierdzono jeden przypadek kiedy osobą potwierdzającą przychód niewykorzystanych druków był kierowca czyli osoba zwracająca). Powyższe oznacza, że nie wypełniano tej ewidencji ze szczegółowością przewidzianą w księdze druków ścisłego zarachowania, w wyniku braku dokonywania zapisów w pozycji o nazwie „Adnotacje dotyczące zwrotu druków w tym data i podpis zwracającego, liczba ewentualnie nieużytych druków, numer kolejny przychodu pod którym zapisano nie zużyte druki”, co powodowało brak możliwości ustalenia osób odpowiedzialnych za rozliczenie niewykorzystanych i zwracanych druków 3. Kontrolą objęto dokumentację źródłową za 2011r., tj. 13 list płac noszących nazwę „Wynagrodzenia – MOPS” ujmowanych w następującej klasyfikacji budżetowej : 852, 85219, §4010. Listy płac sporządzane były za pomocą programu „Macrologic Kadry i Płace 2009+ Palli v. ST”. Każda strona wydruku oznaczona była nazwą jednostki, tj. „MOPS Radom” poniżej znajdował się nr NIP i Regon, zawierała również nazwę wydruku, np. „Wydruk Listy Płac Lista płac L1111MO1 (listopad 2011) nr 385/11/2011 Wynagrodzenie MOPS”, datę, tj. Radom, dn. 2011/11/24. Strony były ponumerowane z podaniem pierwszej i ostatniej strony. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że podwyżki wynagrodzeń zasadniczych miały miejsce w miesiącach i w wysokościach: - marzec 2011r Lista płac nr 97/3/2011 z dnia 24.03.2011r. -podwyżki wynagrodzenia zasadniczego ogółem 4.370,00zł - kwiecień 2011r Lista płac nr 128/4/2011 z dnia 20.04.2011r. –podwyżki wynagrodzenia zasadniczego ogółem - 550,00zł. - maj 2011r. - Lista płac nr 162/5/2011 z dnia 24.05.2011r. – podwyżki wynagrodzenia zasadniczego ogółem 300,00zł. - czerwiec 2011r Lista płac nr 193/6/2011 z dnia 22.06.2011r.- podwyżki wynagrodzenia zasadniczego ogółem 2.159,00zł - lipiec 2011r Lista płac nr 232/7/2011 z dnia 21.07.2011r. – podwyżki wynagrodzenia zasadniczego ogółem 500,00zł - sierpień 2011r Lista płac nr 266/8/2011 z dnia 24.08.2011r. – podwyżki wynagrodzenia zasadniczego ogółem 650,00zł. - wrzesień 2011r. Lista płac nr 302/9/2011 z dnia 22.09.2011r. - podwyżki wynagrodzenia zasadniczego nominalnego 100,00zł - grudzień 2011r. Lista płac nr 416/12/2011 z dnia 15.12.2011r. - wyrównanie wynagrodzenia za miesiąc 11/2011 – MOPS. Podwyżek wynagrodzeń zasadniczych dokonano w kwocie 20.150,00zł Ze sporządzonego w dniu 28.03.2012r. przez pracowników Działu OrganizacyjnoPrawnego wykazu przyznanych w 2011r. dla wszystkich pracowników MOPS podwyżek, wynika, iż w trakcie 2011r. roku tj. od 1 listopada przyznano pracownikom 15 podwyżki wynagrodzeń na łączną kwotę 33.050,00zł/miesięcznie zaś w innych terminach na kwotę 17.239,00zł/miesięcznie. Zalecenia po kontroli przeprowadzonej w Miejskim Społecznej w Radomiu, ul. Limanowskiego 134. Ośrodku Pomocy W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracowników Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Radomiu, w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej W Radomiu, ul. Limanowskiego 134, w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, Prezydent Miasta Radomia polecił: 1/ Zaprzestać wypłacania pracownikom dodatków specjalnych z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków, które faktycznie stanowiły dla nich obowiązki podstawowe i stałe wynikające z obowiązującego w jednostce regulaminu organizacyjnego i zakresów obowiązków powierzonych tym pracownikom. 2/ W celu dokonywania wydatków zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), stanowiącym, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, dodatek specjalny przyznawać pracownikom według zasad wynikających z § 10 Regulaminu wynagradzania wprowadzonego Zarządzeniem nr 48/09 Dyrektora z dnia 01.07.2009r. ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 59/09 Dyrektora z dnia 15 września 2009r. oraz Zarządzeniem Nr 65/09 Dyrektora z dnia 01.12.2009r. 3/ Wystąpić do Prezydenta Miasta Radomia wykonującego, zgodnie z art. 7 pkt 1 ustawy z dnia 21.11.2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późn. zm.), wobec Dyrektora Ośrodka czynności w sprawach z zakresu prawa pracy o ustalenie zasad korzystania przez Dyrektora ze służbowego telefonu komórkowego. 4/ Wszystkie umowy cywilno-prawne pociągające za sobą skutki finansowe przedkładać Głównemu Księgowemu do parafowania zgodnie z art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 5/ Przestrzegać przepisów określonych w § 4 ust 1 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) poprzez stosowanie wzoru oświadczenia o używaniu przez pracownika w danym miesiącu samochodu prywatnego do celów służbowych zawierającego wskazanie przyczyn nieobecności w pracy pracownika w danym miesiącu z podaniem tytułów tych nieobecności tj. choroba, urlop, podróż służbowa lub inna nieobecność oraz ilości dni, w których pracownik nie dysponował samochodem do celów służbowych. 6/ Wydatki publiczne ponosić na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki tj. zgodnie z przepisami określonymi w art. 44 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 7/ Wydatków publicznych dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. 16 zm.) w szczególności zgodnie z zasadami celowości i oszczędności, o których mowa w art. 44 ust 3 pkt 1 tej ustawy. 8/ Przy udzielaniu zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro przestrzegać przepisów wewnętrznych określonych w Regulaminie udzielania tych zamówień. 9/ Awansowania pracowników na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze, dokonywać po przeprowadzeniu konkurencyjnego i otwartego naboru tj. zgodnie z zasadami określonymi w art. 20 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.). 10/ W celu właściwego prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania, w tym w części dotyczącej wskazania osób odpowiedzialnych za rozliczenie niewykorzystanych i zwracanych druków, w księdze druków ścisłego zarachowania wypełniać wszystkie pozycje w niej przewidziane. 17
