Podstawy teorii organizacji i zarządzania
advertisement
Warszawa 25.01.2012 Prof. zw. dr hab. Jerzy Bogdanienko Akademia Liderów Samorządowych Konspekt wykładu na temat: Podstawy teorii organizacji i zarządzania (4 godz) I. Struktura wykładu: 1. Podstawowe pojęcia: organizacja w szerokim i wąskim znaczeniu, zarządzanie, kierowanie, przywództwo, kierownik, menedżer, lider, funkcje i podstawowe role style kierownicze, kierowania, najważniejsze ewolucja zasady teorii motywacji, organizacji i zarządzania, aktualność tradycyjnych poglądów, nowe nurty w zarządzaniu. Przeprowadzenie krótkiego testu: „na ile jesteś władczy?” (tzw. wskaźnik machiawellizmu, określający stopień wewnętrznej determinacji w dążeniu do osiągania celów) 2. Modele organizacji: analogia do maszyny, do organizmu, do gry, ujęcia systemowe i sytuacyjne. Struktury organizacyjne, charakterystyka powiązań - formalne i nieformalne, smukłe i płaskie, kryteria oraz zasady ich tworzenia, wady i zalety, kierunki doskonalenia, lean management, outsourcing, specyfika zarządzania w organizacjach publicznych, pojęcie i rola kultury organizacyjnej. Przeprowadzenie krótkiego testu: „jaki typ organizacji jest dla Ciebie najlepszy?” (duża, scentralizowana czy mała, elastyczna) 3. Podejście ilościowe w zarządzaniu – możliwość podejmowania optymalnych decyzji. Przykłady sytuacji problemowych i proste zadania rozwiązywane porządkowanie wspólnie ze słuchaczami: wykonywanych operacji, problem decyzje lokalizacji, wariantowe. Konieczność zapewnienia elastyczności w działaniu – wprowadzanie zmian. Problemy niepewności i zarządzania ryzykiem. 4. Tworzenie strategii rozwoju organizacji: podstawowe koncepcje – planistyczna, ewolucyjna, zasobowa. Zasady analizy otoczenia i potrzeba segmentacji, otoczenie bliższe i dalsze. Możliwość przewidywania przyszłości, znaczenie podejścia scenariuszowego. Benchmarking jako uczenie się od innych. Analiza SWOT. Podstawowe składniki strategii: misja i wizja, kluczowe zasoby i czynniki przewagi, strategie funkcjonalne. Współczesne uwarunkowania zasad organizacji i zarządzania i ich implikacje praktyczne. II. Forma prowadzenia zajęć: Przedstawione słuchaczom w ramach wykładu rozważania, ze względu na ograniczony wymiar godzin przeznaczonych na ten temat, będą miały encyklopedyczny charakter, ale ujmą wszystkie najważniejsze pojęcia związane z zarządzaniem i organizacją zmierzając przede wszystkim do możliwe precyzyjnego pokazania, na czym polegają różnice między nimi, gdyż często są one upraszczane, a niekiedy nawet utożsamiane, co prowadzi do błędnego rozumienia problematyki zarządzania. Wykład prowadzony będzie w sposób problemowy. Przykładowy sposób prowadzenia rozważań podany jest poniżej w odniesieniu do kilku kluczowych pojęć: Najpierw wyjaśnimy istotę interesujących nas pojęć w szerokim i wąskim znaczeniu. Ma to istotne znaczenie dla zrozumienia omawianych zagadnień. Kierowanie to najogólniejsze pojęcie – jest ono czymś, co ożywia organizację. Trudno je jednoznacznie sprecyzować, można by przekornie powiedzieć, że jest to coś co robią kierownicy, bo organizacja sama przez się jest martwa, niezależnie od tego jak ją rozumiemy i taka pozostanie bez ich oddziaływania. Jak jest definiowana organizacja? Słowo organizacja może być rozpatrywane w sensie czynnościowym, jako proces organizowania, a więc tworzenia warunków i wprowadzenia ładu dla potrzeb prowadzonej działalności, oraz w sensie rzeczowym. W tym drugim sensie organizacja jest najprościej rozumiana, jako zespół ludzi wyposażonych w odpowiednie środki powołany do wspólnego wykonywania określonych zadań tak, aby osiągnąć wyniki lepsze od możliwych do uzyskania przez te osoby indywidualnie. Organizację można więc uznać za wynik procesu organizowania podejmowanej działalności służącej uzyskaniu jednoznacznie określonych celów, opartej na podziale pracy i systemie koordynacji takiej podzielonej pracy, zwłaszcza jeśli tak uporządkowana działalność realizowana ma być przez jakiś dłuższy okres czasu. Często wymienia się następujące charakterystyczne cechy organizacji: 1. Celowe zorientowanie, 2. Połączenie ludzi jako podstawowego czynnika twórczego. 3. Posiadanie wspólnego członu kierowniczego –zarządu 4. Wyposażenie w odpowiednie zasoby 5. Ustrukturyzowanie, 6. Rozmyślne zachowanie i zdolność do utrwalania pozytywnych wzorców działań 7. Umiejętność współdziałania z otoczeniem Tadeusz Kotarbiński, definiując to pojęcie pisał, że organizacja jest pewną całością – taką, której wszystkie składniki współprzyczyniają się do powodzenia wspólnego działania. Do utożsamiania obu omawianych pojęć skłaniać może jednak posługiwanie się ogólną definicją zarządzania Według J. Zieleniewskiego – klasyka polskiej myśli naukowej w tej dziedzinie - zarządzanie to wszelkie działania zmierzające do spowodowania funkcjonowania ludzi i rzeczy, zgodnie z celem tego, kto nimi zarządza. Zarządzanie – inaczej mówiąc – jest to proces polegający na podejmowaniu decyzji zapewniających wykorzystanie określonych zasobów dla osiągnięcia pożądanych celów określonych przez właściciela organizacji oraz na koordynowaniu aktywności mających współpracować ze sobą ludzi zaangażowanych w tę działalność tak, aby osiągnąć rezultaty trudne do uzyskania przez te osoby indywidualnie. Zarządzanie określa się często najkrócej, jako proces realizowania czegoś za pośrednictwem innych ludzi wyposażonych w odpowiednie środki. Definicja ta zwraca uwagę na fakt, że kierownicy osiągają cele organizacji powodując wykonanie potrzebnych zadań przez innych, nie zaś drogą wykonywania ich przez nich samych, co charakteryzuje istotę funkcji kierowniczych. Ale trzeba podkreślić – gdyż nie jest to ujęte w definicji wprost, a jednak stanowi istotny, nieodzowny aspekt zarządzania – że zarządzanie to nie tylko oddziaływanie na wykonawców, ale cały zestaw działań organizujących ich pracę, a więc także precyzowanie celów, określanie niezbędnych zasobów materialnych i rozmieszczanie ich w przestrzeni oraz zapewnienie dopływu ich strumieni we właściwe miejsca w odpowiednim czasie, jak również obmyślanie właściwych sposobów postępowania w trakcie realizacji celów i kontrolę przebiegu wykonywanej pracy. Podobnie jak kierowanie ma ono charakter sprawczy – powoduje właściwe działanie. Ale w tym przypadku możemy określić to bardziej precyzyjnie. Tu właśnie przydatne jest podejście procesowe. Tradycyjnie wymieniamy w różnych konfiguracjach role odgrywane przez kierownika: na przykład - decyzyjne, społeczne i techniczne oraz wykonywane przez niego funkcje: zazwyczaj – planowanie, organizowanie, motywowanie, koordynowanie i kontrolę. Nie będę się w tym gronie nad tym rozwodził. W ujęciu procesowym nie ma jak sądzę większej różnicy miedzy zarządzaniem, a dowodzeniem, bo traktując to, jako zestaw działań polegających na realizacji określonych funkcji, wymieniane są te same funkcje w obu przypadkach. To pozwala wyskazać, dlaczego użyteczne jest rozpatrywanie tych pojęć w szerokim i wąskim sensie. Użyjemy dwóch przykładów: Pierwszy dotyczy funkcji organizowania. Wróćmy do fragmentu wcześniejszych rozważań. Jak pisałem pojęcie „organizacja” bywa różnie rozumiane. Może być używane w sensie rzeczowym, czyli takim, które przedstawione zostało wyżej (jako instytucja), ale także w sensie czynnościowym, jako organizowanie – to znaczy jako proces tworzenia wstępnych warunków do działania, a wówczas organizacja jest wynikiem procesu organizowania. Wszyscy wiemy jednak, wspomniałem już o tym, że organizowanie to jedna z ważnych funkcji zarządzania, wykonywanych przez kierownictwo, polegająca na porządkowaniu działalności. Jest jednym z ważnych działań, w ramach zadań kierowniczych, mających ożywiać organizację i zapewnić jej sprawne działanie. Ale żeby coś ożywić najpierw trzeba to stworzyć. Organizowanie obejmuje przecież także tworzenie organizacji, bo niby skąd się ona bierze. Występuje więc swoista dwoistość, organizowanie jest funkcją zarządzania, ale jest jednocześnie działaniem pierwotnym, w stosunku do zarządzania. Powstaje klasyczny problem: co było wcześniej jajko czy kura? I to właśnie z tego wynika, że pojęcie organizowania, powinniśmy umieścić nie tylko na dole schematu klasyfikacyjnego wśród innych funkcji zarządzania, ale – traktując je - w szerszym sensie, musimy umieścić je także gdzieś na górze naszego schematu – pewnie obok kierowania. Drugi przykład dotyczy funkcji motywowania jako sposobu pobudzania do właściwego zachowania organizacyjnego podwładnych przez osoby sprawujące zwierzchnictwo nad innymi ludźmi. Dostrzegamy tu zasadnicze zmiany w miarę ewolucji samego paradygmatu zarządzania: 1.Paradygmat zarzadzania naukowego – od Taylora (metafora - żołądek) mówi: „zapłać mi dobrze”. 2.Paradygmat stosunków międzyludzkich (metafora - serce) mówi: „traktuj mnie dobrze”. 3. Paradygmat ludzkich zasobów (metafora - umysł) sugeruje: „wykorzystaj mnie właściwie”. 4. Paradygmat przywództwa opartego na zasadach (metafora - cała osoba) mówi: „porozmawiajmy o wizji przedsiębiorstwa, o misji, rolach i celach, bo chcę wnieść znaczący wkład w rozwój i funkcjonowanie organizacji”. Ważnym określeniem jest przywództwo, bo to ono oznacza szczególny, obecnie uważany za najbardziej skuteczny – pod pewnymi warunkami – sposób kierowania ludźmi. Podstawą zdefiniowania przywódcy jest sposób wykonywania funkcji kierowniczych. Przywódca to osoba wywierająca wpływ na innych, umiejącą inspirować zespół tak, aby nakłonić współpracowników do pożądanych zachowań, bez stosowania środków przymusu, a jedynie poprzez pozyskiwanie zwolenników i uzyskiwanie z ich strony poparcia dla swoich zamierzeń. W ten sposób rozwijane będą wszystkie rozważania, a jednocześnie uczestnicy włączani będą do uczestnictwa w wykładzie poprzez przekazywanie im do rozwiązania pewnych problemów i podejmowania decyzji opartych na wybranych przykładach.
