Regulamin organizacyjny Biura Pełnomocnika Prezydenta Olsztyna

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 501
Prezydenta Olsztyna
z dnia .19 listopada 2012 roku
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Biura Pełnomocnika Prezydenta Olsztyna
ds. Ochrony Informacji Niejawnych
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.Regulamin organizacyjny Biura Pełnomocnika Prezydenta Olsztyna ds. Ochrony Informacji
Niejawnych zwany dalej „regulaminem” określa:
1) zakres działania Biura,
2)
3)
4)
5)
6)
strukturę organizacyjną i symbole używane w korespondencji,
podział zadań na poszczególne stanowiska pracy,
zasady obiegu dokumentów, znakowania i rejestracji oraz podpisywania pism i decyzji,
zasady sprawowania kontroli wewnętrznej,
postanowienia końcowe.
Rozdział II
Zakres działania Biura
§ 2.Do podstawowego zakresu zadań Biura Pełnomocnika Prezydenta Olsztyna ds. Ochrony Informacji
Niejawnych należy:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Miasta Olsztyna,
2) realizowanie zadań z zakresu ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane
informacje niejawne,
3) prowadzenie Kancelarii Tajnej i nadzór nad zadaniami realizowanymi przez kancelarię tajną,
4) przyjmowanie w imieniu Prezydenta Olsztyna oświadczeń majątkowych, oraz dokonywanie ich
analizy.
Rozdział III
Struktura organizacyjna i symbole używane w korespondencji
§ 3.W Biurze tworzy się następujące stanowiska pracy:
1) Pełnomocnik Prezydenta Prezydenta Olsztyna ds. Ochrony Informacji Niejawnych – IN
2) Kierownik Kancelarii Tajnej
– IN.KT
Rozdział IV
Podział zadań na poszczególne stanowiska pracy
§ 4.Pełnomocnik Prezydenta Olsztyna ds. Ochrony Informacji Niejawnych realizuje zadania wynikające
z postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Olsztyna.
§ 5.Do podstawowych zadań Pełnomocnika Prezydenta Olsztyna ds. Ochrony Informacji Niejawnych
należy:
1) w zakresie ochrony informacji niejawnych:
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego,
b) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne,
c) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka,
d) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu
dokumentów,
e) opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji Prezydenta, planu ochrony informacji
niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego,
i nadzorowanie jego realizacji,
f) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,
g) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;
h) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej
albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji
niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto
w systemie elektronicznym "OCHRONA",
i)
przekazywanie do ewidencji odpowiednio ABW lub SKW, danych osób uprawnionych do dostępu do
informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub
wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa, na podstawie wykazu,
j)
opracowywanie instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli
„zastrzeżone” w Urzędzie Miasta Olsztyna oraz zakresu i warunków stosowania środków
bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony i przedkładanie jej Prezydentowi do zatwierdzenia,
k) opracowywanie instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli
„poufne” w Urzędzie Miasta Olsztyna i przedkładanie jej Prezydentowi do zatwierdzenia,
l)
opracowywanie dokumentacji określającej poziom zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem
do informacji niejawnych lub ich utratą i przedkładanie jej Prezydentowi do zatwierdzenia,
2) w zakresie problematyki oświadczeń majątkowych:
a) przyjmowanie oświadczeń majątkowych od osób zobowiązanych w określonych ustawowo terminach,
przekazywanie ich do umieszczenia w BIP Urzędu Miasta oraz do właściwego Urzędu Skarbowego,
b) dokonywanie analizy treści tych oświadczeń i przedkładania jej Prezydentowi Olsztyna,
c) informowanie Prezydenta o naruszeniu terminów złożenia oświadczenia,
§ 6.Do podstawowych zadań Kierownika Kancelarii Tajnej należy:
1) bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów niejawnych;
2) udostępnianie materiałów niejawnych osobom do tego uprawnionym,
3) wydawanie materiałów niejawnych osobom do tego uprawnionym, które zapewniają odpowiednie
warunki do ich przechowywania,
4) egzekwowanie zwrotu materiałów niejawnych,
5) przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania materiałów niejawnych w kancelarii oraz
kontrola właściwego oznaczania tych materiałów przez pracowników Urzędu Miasta – ich wytwórców;
6) archiwizowanie oraz niszczenie dokumentacji niejawnej zgodnie z obowiązującymi przepisami
regulującymi tę problematykę,
7) wykonywanie poleceń pełnomocnika Prezydenta Olsztyna ds ochrony informacji niejawnych,
§ 7.Kierownik Kancelarii Tajnej prowadzi następujące dzienniki ewidencji,
1) rejestr dzienników ewidencji i teczek, według wzoru określonego w odrębnych przepisach,
2) dziennik ewidencyjny,
3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, według wzoru określonego w odrębnych przepisach,
4) wykaz przesyłek nadanych, według wzoru określonego w odrębnych przepisach,
5) rejestr wydanych przedmiotów służący do ewidencjonowania wydanych nośników informacji oraz
innych przedmiotów, według wzoru określonego w odrębnych przepisach,
§ 8.Do obowiązków pracowników Biura, bez względu na zajmowane stanowisko i wykonywane zadania
należy:
1) samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy oraz przestrzeganie ustalonych procedur
kontroli finansowej,
2) sygnalizowanie bezpośredniemu przełożonemu o wszelkich trudnościach i niedociągnięciach
w funkcjonowaniu Biura bądź Urzędu,
3) uprzejme traktowanie, dokładne informowanie interesantów oraz służenie im radą i pomocą,
4) doskonalenie kwalifikacji zawodowych, występowanie z inicjatywą i wnioskami dotyczącymi
usprawnienia pracy Biura,
5) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy, przepisów bezpieczeństwa
i higieny pracy oraz porządku i dyscypliny pracy,
6) dbałość o powierzone mienie Urzędu,
7) przestrzeganie i stosowanie procedur ISO zgodnie z obowiązującą normą;
8) umieszczanie informacji publicznej na stronie BIP przez upoważnionych pracowników,
9) przekazywanie bezpośredniemu przełożonemu zwalnianego stanowiska pracy na podstawie protokółu
zdawczo-odbiorczego (1egz.do akt osobowych).
Rozdział V
Zasady obiegu dokumentów, znakowania i rejestracji oraz podpisywania pism i decyzji
§ 9.Pracownicy Biura przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych zobowiązani są przestrzegać
postanowień Instrukcji Kancelaryjnej.
Przy wykonywaniu zadań w Biurze stosuje zatwierdzoną dokumentację Systemu Zarządzania
Jakością zgodnie z obowiązującą normą.
§ 10.
§ 11.1
.Korespondencja wpływająca do Biura, w tym zarejestrowana w elektronicznym systemie
obiegu dokumentów Mdok., poddana zostaje następującej procedurze:
a) ostemplowaniu pieczęcią wpływu,
b) zadekretowaniu przez Pełnomocnika Prezydenta Olsztyna ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
c) przekazaniu merytorycznie wskazanemu w dekretacji pracownikowi.
2. Dokumenty wytwarzane i gromadzone w biurze przechowywane są w sposób:
a) tradycyjny,
b) elektroniczny w systemie obsługi spraw i dokumentów Mdok,
3. Korespondencja wychodząca z Biura (poprawnie sporządzona i podpisana) przekazywana jest
do Kancelarii Urzędu.
§ 12.1
.W Biurze obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym
wykazie akt.
2. Dekretacja korespondencji winna być dokonywana z uwzględnieniem symboli określonych w §3
niniejszego regulaminu.
§ 13.1
.Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Ochrony Informacji Niejawnych podpisuje pisma
wynikające z zakresu działania Biura oraz indywidualnych upoważnień Prezydenta – nie zastrzeżone
do podpisu Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta.
2. Kierownik Kancelarii Tajnej – podpisuje pisma zgodnie z upoważnieniami wynikającymi z zakresów
czynności lub zgodnie z odrębnymi innymi upoważnieniami.
§ 14.
Korespondencję z kancelarii ogólnej odbiera Kierownik Kancelarii Tajnej.
Rozdział VI
Zasady sprawowania kontroli wewnętrznej
§ 15.
Kontrolę funkcjonalną w stosunku do pracownika bezpośrednio mu podległego wykonuje:
1) pełnomocnik Prezydenta Olsztyna ds Ochrony Informacji Niejawnych,
2) kontrola funkcjonalna sprawowana jest poprzez aprobowanie projektów pism sporządzanych przez
pracowników komórki, związanych z realizacją zadań komórki, odpowiednio w formie „parafy” lub
podpisu pod treścią pisma.
§ 16.
W Biurze prowadzona jest kontrola zarządcza w formie:
1) samokontroli każdego pracownika Biura w zakresie realizacji zadań wynikających z jego zakresu
czynności, tj.
a) przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, a w szczególności:
- prawidłowości rejestracji spraw,
- sporządzania projektów pism,
- terminowości załatwiania spraw,
- prawidłowego archiwizowania dokumentów,
b)przestrzegania procedur ISO,
c)przestrzegania uchwał Rady Miasta oraz zarządzeń Prezydenta Olsztyna,
2) kontroli zarządczej wykonywanej na zasadach określonych w zarządzeniu Nr 165 Prezydenta Miasta
Olsztyn z dnia 14 lipca 2010 roku w sprawie systemu kontroli zarządczej sprawowanej przez
Prezydenta Miasta Olsztyn.
Rozdział VII
Postanowienia końcowe
§ 17.1.Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane jedynie w trybie przewidzianym dla
jego ustalenia.
2. Pracownicy Biura maja obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem.
PEŁNOMOCNIK PREZYDENTA OLSZTYNA
ds Ochrony Informacji Niejawnych
Andrzej Świtkowski