Obsługa finansowa Programu Operacyjnego Innowacyjna
advertisement
Ryczałtowa metoda rozliczania kosztów ogólnych w ramach projektów w Działaniu 1.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 Dział Finansowy NARODOWE CENTRUM BADAŃ I ROZWOJU Komisja Europejska wyraziła zgodę na wprowadzenia ryczałtowej metody rozliczania kosztów ogólnych w ramach nowych projektów z I i II osi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka - tym samym wszyscy beneficjenci, którzy podpisali umowy o dofinansowanie w ramach tegorocznego konkursu Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w Działaniu 1.4 PO IG, przechodzą na uproszczoną, ryczałtową metodę rozliczania kosztów ogólnych. 2 Koszty ogólne rozliczone ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne, w związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu realizacji projektu. 3 W ramach jednego projektu nie jest możliwe rozliczanie części kosztów ogólnych metodą ryczałtową, a pozostałej części na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. W przypadku rozliczania kosztów ogólnych metodą ryczałtową wypłata dofinansowania na pokrycie kosztów ogólnych uzależniona jest od ponoszenia wydatków innych niż koszty ogólne (wniosek o płatność nie może zawierać jedynie kategorii kosztów ogólnych występujących samodzielnie). 4 W związku z wprowadzeniem ryczałtowej metody rozliczania kosztów ogólnych konieczne jest wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie oraz Harmonogramu rzeczowo – finansowego. Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie przekaże beneficjentom aneks do umowy o dofinansowanie oraz informację na temat koniecznych zmian w Harmonogramie. 5 Do momentu podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie wprowadzającego regulacje dotyczące rozliczania kosztów ogólnych metodą ryczałtową nie należy składać wniosków o płatność rozliczających poniesione koszty (refundacji oraz rozliczenia zaliczek). Weryfikacja już złożonych wniosków o płatność jest wstrzymana (nie dotyczy wniosków o płatność zaliczkową). 6 Procentowe wskaźniki kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem (dla badań przemysłowych oraz prac rozwojowych), zgodne ze wykazanymi we wniosku o dofinansowanie (nie większe jednak niż 6%), zostaną określone w umowie o dofinansowanie. Wskaźniki te będą podstawą do rozliczania kosztów ogólnych we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia kosztów bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach PO IG. 7 Procentowy wskaźnik kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem to stosunek wykazanych w Harmonogramie rzeczowo finansowym dołączonym do wniosku o dofinansowanie kwalifikowanych kosztów ogólnych do sumy kosztów kwalifikowanych wykazanych w pozostałych kategoriach. O wskaźnik ryczałtu kosztów ogólnych (%) = ----------------------- * 100 W+A+G+E+Op Wskaźnik ryczałtu kosztów ogólnych zostanie wyliczony oddzielnie dla badań przemysłowych oraz prac rozwojowych. 8 W przypadku zlecania przez beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz podstawa wyliczenia kwoty kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość zleconych zadań (poprzez pomniejszenia wartości kosztów bezpośrednich). Jako zlecenie zadań merytorycznych należy rozumieć powierzenie podmiotom zewnętrznym (wykonawcom) realizacji istotnej części zadania lub jego całości. 9 Na wysokość kosztów ogólnych rozliczonych ryczałtem mają wpływ nie tylko koszty bezpośrednie wykazane we wnioskach o płatność, lecz również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które dokonywane są w ramach projektu, np. w związku korektami finansowymi. W przypadku uznania (np. przez zespół kontrolny) za niekwalifikowany kosztu bezpośredniego, w stosunku do którego zostały naliczone ryczałtem koszty ogólne, odpowiedniemu pomniejszeniu ulegają także rozliczone koszty ogólne (kwota korekty zostaje odpowiednio powiększona o wskaźnik ryczałtu). 10 Rodzaje kosztów wskazane w katalogu kosztów ogólnych nie mogą zostać wykazane w ramach kosztów bezpośrednich projektu – w trakcie sprawdzania wniosku o płatność zostanie zweryfikowane czy w zestawieniu poniesionych kosztów bezpośrednich nie zostały wykazane koszty ogólne rozliczane metodą ryczałtową. 11 Do kategorii kosztów ogólnych należą (jest to katalog zamknięty): • koszty wynajmu lub utrzymania budynków niezbędnych dla realizacji projektu, tj.: koszty wynajmu, czynszu lub amortyzacji budynków administracyjnych, koszty mediów, koszty sprzątania i ochrony pomieszczeń, koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu; • koszty administracyjne, tj.: opłaty za telefony, Internet, usługi pocztowe i kurierskie, opłaty skarbowe i notarialne, BHP, usługi bankowe, koszty ubezpieczeń majątkowych, zakup materiałów biurowych; 12 • koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy personelu zarządzającego oraz personelu wsparcia; • inne niż koszty wynagrodzeń koszty związane z zatrudnionym personelem tj. delegacje; • koszty zakupu usług zewnętrznych, obejmujących usługi księgowe, audytu (w tym koszty usług w zakresie obowiązkowego audytu zewnętrznego), usługi prawne, które nie stanowią elementu stałej lub okresowej działalności beneficjenta, ani nie są związane z jego bieżącymi wydatkami operacyjnymi, zakup ogłoszeń prasowych, usługi drukarskie i usługi kopiowania dokumentów. 13 W niektórych, szczególnych przypadkach możliwa jest sytuacja, w której ww. rodzaje kosztów, ze względu na swoje zastosowanie, nie są zaliczane do kosztów ogólnych i w związku z tym zostały ujęte w Harmonogramie finansowo – rzeczowym w kategoriach innych niż koszty ogólne. W takim wypadku koszty te są wciąż ponoszone i rozliczone na podstawie dokumentów księgowych, jako koszty bezpośrednie. 14 Wykazywanie kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem we wniosku o płatność Generator wniosków o płatność oraz karty rozliczenia zadań 15 Generator Wniosków o płatność – tabela 11. Zestawienie dokumentów Kwoty ryczałtu kosztów ogólnych dla badań przemysłowych i prac rozwojowych należy umieścić jako oddzielne pozycje na końcu tabeli nr 11 - Zestawienia dokumentów. 16 Generator Wniosków o płatność – tabela 13. Postęp rzeczowo - finansowy Kwoty ryczałtu kosztów ogólnych w tabeli 13 należy wykazać na liście zadań jako dodatkowe pozycje (zadania). Sumę kosztów ryczałtu należy podać również w poz. „W tym wydatki związane z kosztami pośrednimi…” 17 Generator Wniosków o płatność – pkt 9 i 10 Poz. 9 = Suma wydatków kwalifikowalnych wykazanych w tabeli nr 11 Poz. 10 = Kwota dofinansowania 18 Karta rozliczenia zadania W karcie rozliczenia zadania są wykazywane tylko koszty bezpośrednie 19 Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla badań przemysłowych Wysokość ryczałtu kosztów ogólnych jest wyliczana w kartach podsumowania wydatków na poszczególne rodzaje badań – osobno dla badań przemysłowych i osobno dla prac rozwojowych. 20 Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla prac rozwojowych 21 Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla projektu Suma kosztów kwalifikowalnych dla bieżącego wniosku = Suma wydatków kwalifikowalnych tabeli 11 Generatora = Suma wydatków kwalifikowalnych tabeli 13 Generatora = pkt. 8a Generatora Kwota dofinansowania bieżącego wniosku o płatność = pkt. 10 Generatora Wniosków o płatność 22 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ 23
