Załącznik Nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej
advertisement
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA OŚRODKA SPORTU I REKREACJI W INOWROCŁAWIU HASŁA KLASYFIKACYJNE SYMBOLE KLASYFIKACYJNE I stopnia podziału II stopnia podziału III stopnia podziału IV stopnia podziału KATEGORIA ARCHIWALNA w komórce macierzystej ZARZĄDZANIE OŚRODKIEM SPORTU I REKREACJI 0 ZARZĄDZANIE OSiR 00 000 Zjazdy, narady, konferencje własne B-25 001 Zjazdy, narady, konferencje obce B-5 01 ORGANIZACJA. 010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania 011 0110 Organizacja Ośrodka Sportu i Rekreacji Statut i Regulamin organizacyjny B-25 0111 Upoważnienia dla Dyrektora OSiR B-10 0112 Zarządzenia, polecenia, decyzje i instrukcje Dyrektora OSiR B-25 B-10 Organizacja podległych jednostek organizacyjnych 012 0120 Przepisy ogólne B-25 0121 Regulaminy obiektów B-25 0122 Zakresy czynności B-25 0123 Upoważnienia Dyrektora OSiR B-25 Akty normatywne organów gminy oraz realizacja uchwał i zarządzeń 013 0130 Uchwały Rady Miejskiej i Zarządzenia Prezydenta Miasta B-5 UWAGI 0131 02 Wnioski i interpelacje radnych dot. działalności OSiR B-25 PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I STATYSTYKA Plany i sprawozdania własne B-25 0210 Statystyka i analizy Analizy komórek OSiR B-10 0211 Analizy zbiorcze B-25 020 021 03 INFORMATYKA 030 031 032 Ewidencja stosowanych systemów i programów oraz ustalanie uprawnień dostępu do danych Licencje na oprogramowanie Rejestr awarii i usterek sprzętu komputerowego B-25 B-5 B-5 OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI 04 040 Sprawy sądowe B-10 041 Opinie prawne dla OSiR B-5 042 Skargi i wnioski B-25 WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY 05 050 Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami BE-5 051 Współdziałanie z jednostką nadzorującą (Urzędem Miasta) B-25 052 Z Sejmikiem Województwa i Marszałkiem Województwa 053 Z Radą Powiatu i Starostą B-25 B-25 054 Ze związkami zawodowymi i organizacjami społecznymi 055 Z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami BE-5 056 Współdziałanie z komórkami własnej jednostki BE-5 BIUROWOŚĆ, SKŁADNICA AKT 06 060 Przepisy kancelaryjne i archiwalne B-25 061 Ewidencja składnicy akt B-25 062 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z składnicy akt B-3 063 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły zniszczeń B-25 064 Zagubienie lub utrata akt B-25 065 Druki ścisłego zarachowania B-3 07 1 NADZÓR, KONTROLE 070 Plany kontroli oraz sprawozdania z ich realizacji BE-5 071 Kontrole zewnętrzne B-25 072 Kontrole wewnętrzne B-5 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ OSiR 10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC, EWIDENCJA OSOBOWA Wykaz spisów zdawczo - odbiorczych niearchiwalnej OSiR, spisy zdawczo-odbiorcze 100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych 101 Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia B-10 1010 Akta osobowe pracowników OSiR B-50 1011 Zaświadczenia B-5 1020 Sprawy pracownicze Alimenty i inne potrącenia B-5 1021 Zasiłki rodzinne B-5 102 ZATRUDNIANIE I WYNAGRADZANIE 11 110 Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania 111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników OSiR B-10 1110 Zapotrzebowanie i nabór pracowników B-2 1111 Zapotrzebowanie i nabór pracowników na wolne stanowiska urzędnicze B-5 1112 Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych B-2 1113 Wynagradzanie pracowników B-2 1114 Organizacja staży B-5 1115 Organizacja prac interwencyjnych B-5 1116 Organizacja pracy dla osób niepełnosprawnych B-5 1117 Przeglądy kadrowe B-5 112 Nagradzanie i awansowanie pracowników OSiR 1120 Nagradzanie pracowników B-2 1121 Awansowanie pracowników B-2 1122 Nagrody jubileuszowe B-2 1123 Dyplomy, listy, podziękowania B-2 1130 Prace dodatkowe pracowników Ewidencja pracowników wykonujących prace dodatkowe B-5 1131 Umowy o zakazie konkurencji B-5 1132 Umowy zlecenia B-50 1133 Umowy o dzieło B-5 113 12 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW 120 Szkolenia, samokształcenie i dokształcanie pracowników B-5 121 Egzaminy kwalifikacyjne - służba przygotowawcza i organizowanie egzaminu kończącego tę służbę w OSiR B-25 122 Praktyki szkoleniowe w OSiR B-25 13 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY 130 1300 Dyscyplina pracy, kary Harmonogramy czasu pracy B-3 1301 Listy obecności pracowników B-3 1302 Karty ewidencji czasu pracy B-10 1303 Absencja chorobowa B-3 1304 Książka wyjść poza OSiR Bc 1305 Ewidencja delegacji służbowych B-3 1306 Upomnienia, nagany Bc 1310 Urlopy pracownicze Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników OSiR B-3 131 zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy 1311 Urlopy macierzyńskie i wychowawcze B-3 1312 Urlopy bezpłatne B-3 14 SPRAWY SOCJALNO - BYTOWE Własna baza sportowa i oświatowa - rejestr karnetów dla pracowników na korzystanie z obiektów i urządzeń OSiR 140 141 Imprezy sportowe dla pracowników 142 Imprezy kulturalno - oświatowe dla pracowników 143 Gospodarowanie środkami Funduszu Pracy B-3 B-3 15 B-3 B-5 EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA 150 Przepisy prawne emerytalno - rentowe i ubezpieczenia 151 B-10 1510 Emerytury i renty Ewidencja emerytów i rencistów B-10 1511 Wnioski o emerytury i o renty B-3 Ubezpieczenia społeczne 152 1520 Składki ubezpieczenia społecznego B-10 1521 Zbiorowe ubezpieczenie pracowników B-10 1522 Legitymacje ubezpieczeniowe B-5 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY 16 160 Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy 161 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy 1610 Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w OSiR B-10 B-3 odkłada się do akt osobowych 1611 Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy 1620 Środki ochronne Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej B-3 1621 Środki utrzymania czystości B-3 162 163 17 18 Wypadki przy pracy, choroby zawodowe 1630 Wypadki przy pracy B-10 1631 Wypadki w drodze do i z pracy B-10 1632 Zgłoszenia chorób zawodowych B-10 1633 Analizy i oceny wypadkowości i chorób B-10 1634 Profilaktyka zapobiegawcza i badania okresowe B-* SPRAWY OBRONY, OBRONA CYWILNA 170 Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych i obrony cywilnej B-10 171 Plany obrony cywilnej B-25 172 Ewakuacja załogi OSiR B-10 173 Zagrożenia nadzwyczajne i przeciwdziałanie ich skutkom zarządzanie ryzykiem B-5 174 Szkolenie obronne i ćwiczenia B-5 Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, jednostek ochrony przeciwpożarowej oraz systemu ratowniczo-gaśniczego B-10 ŚRODKI RZECZOWE 2 20 BE-5 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI wyniki badań przechowuje się do utraty ważności 200 Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami B-25 201 Ubezpieczenia majątkowe OSiR - korespondencje B-10 202 Ubezpieczenia majątkowe OSiR - polisy ubezpieczeniowe B-25 203 Ubezpieczenia majątkowe OSiR - zgłoszenia szkód B-10 GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI 21 210 2100 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe Magazynowanie i użytkowanie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych B-5 2101 Ewidencja ruchomości, narzędzi, materiałów i pomocy biurowych B-5 2102 Upłynnianie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych B-5 2110 Maszyny i urządzenia Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna B-5 2111 Ewidencja maszyn i urządzeń B-5 211 Gospodarka materiałowa i narzędziowa 212 2120 Zasady gospodarki materiałowej i narzędziowej B-10 2121 Ewidencja materiałów i narzędzi B-5 2122 Magazynowanie materiałów i narzędzi B-5 2123 Rozliczenie zużycia B-5 TRANSPORT WŁASNY 22 220 Przepisy prawne dotyczące transportu własnego 221 Zakupy i ewidencja środków transportu B-10 2210 Zakupy środków transportu B-5 2211 Ewidencja środków transportu własnych B-10 2220 Eksploatacja środków transportu Przeglądy techniczne i remonty bieżące pojazdów B-5 2221 Części zamienne, narzędzia, sprzęt B-5 2222 Karty drogowe B-5 2223 Tablice rejestracyjne B-5 223 Warsztaty, garaże, myjnie B-3 224 Ubezpieczenia samochodu B-5 222 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE 23 230 2300 2301 Rejestr zamówień publicznych Rejestr zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro Rejestr zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro B-10 B-10 Dokumentacja zamówień publicznych 231 2310 Dokumentacja zamówień publicznych (poniżej 14.000 euro) B-4 2311 Dokumentacja zamówień publicznych (powyżej 14.000 euro) B-4 FINANSE OSiR ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA OSiR 3 PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU 30 300 3000 Gospodarka finansowa OSiR Opracowania i materiały w sprawach planowania i realizacji środków B-6 3001 Rozliczanie dotacji B-6 3002 Rozliczanie dotacji unijnych B-* 3003 Ewidencja wykorzystania środków na realizację zadań gospodarki pozabudżetowej B-6 3004 Plany finansowe OSiR B-25 3011 Realizacja budżetu OSiR Ewidencja wykorzystania środków budżetowych według dysponentów w zakresie zadań zleconych B-6 3012 Sprawozdania miesięczne, kwartalne i półroczne z wykonania budżetu B-6 3013 Roczne sprawozdania i analizy wykonania budżetu B-25 3014 Plan i realizacja wydatków - zapotrzebowania B-6 3020 Finansowanie inwestycji i remontów Plany finansowania inwestycji i ich realizacja B-25 3021 Finansowanie remontów kapitalnych B-6 3022 Finansowanie remontów bieżących B-6 301 302 PODATKI I OPŁATY 31 Zobowiązania podatkowe - Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdania z ich realizacji, rejestry podatkowe, ewidencje, wykazy 310 311 B-25 3110 Akta podatkowe Podatek od nieruchomości B-10 3111 Podatek od środków transportowych B-6 3112 Współpraca z urzędem skarbowym i bankiem B-6 3120 Opłaty Opłata skarbowa B-6 312 okres przechowywania zgodny ze wskazaniami umów, nie krócej niż 5 lat 3121 Opłata targowa B-6 3122 Opłata miejscowa B-6 RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA 32 320 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej B-10 321 Plan kont OSiR B-25 3220 Księgowość Księgi rachunkowe zadań własnych B-6 3221 Dowody księgowe (zadania własne) B-6 3222 Księgi rachunkowe zadań zleconych i powierzonych B-6 3223 Dowody księgowe (zadania zlecone) B-6 3224 Księgi rachunkowe innych należności B-6 3225 Dowody księgowe innych należności B-6 3226 Rozrachunki i roszczenia sporne B-6 3227 Deklaracje i rozliczanie podatku VAT B-6 3228 Wezwanie do zapłaty i wyjaśnienia dotyczące zobowiązań i należności B-6 3229 Zobowiązania, umowy, porozumienia B-10 3230 Płace Dokumentacja służąca sporządzaniu list płac B-6 3231 Listy płac B-50 3232 Karty wynagrodzeń B-50 3233 Zaświadczenia o przychodach/dochodach B-3 322 323 3234 Listy premii i nagród B-50 3235 Listy zaliczek na wynagrodzenia B-6 3240 Rozliczenia, diety, ubezpieczenia Rozliczenia delegacji służbowych B-6 324 3241 Dokumentacja wynagrodzeń za umowy zlecenia i umowy o dzieło B-6 3242 Rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych B-6 3243 Ustalanie i odprowadzanie składek ubezpieczenia społecznego pracowników B-10 3250 Obsługa kasowa Raporty i dowody kasowe B-6 3251 Uzgodnienia sald B-6 3252 Depozyty kasowe, wpłaty wadium B-6 3253 Rewizje i lustracje kasy B-6 3260 Nadzór głównego księgowego Wytyczne i wyjaśnienia dla komórek OSiR B-6 3261 Harmonogramy wydatków i dochodów B-6 3262 Badanie bilansów B-6 3263 Inne sprawy dotyczące księgowości OSiR B-6 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w OSiR B-5 325 326 327 33 INWENTARYZACJA 330 3300 Inwentaryzacja Inwentaryzacja w OSiR B-5 3301 Komisje inwentaryzacyjne - własne B-5 3302 Protokoły likwidacyjne środków trwałych B-5 3303 Opinie techniczne dotyczące środków trwałych przeznaczonych do likwidacji B-5 DZIAŁALNOŚĆ W ZAKRESIE KULTURY FIZYCZNEJ OSiR 4 40 Przepisy prawne dotyczące upowszechniania kultury fizycznej, sportu 41 Organizacja imprez B-10 410 Pozwolenia i uzgodnienia B-25 411 Plany, organizacja, sprawozdanie BE-5 42 Wychowanie fizyczne i sport masowy 420 Współpraca w zakresie kultury fizycznej i sportu z innymi samorządami, związkami i organizacjami sportowymi B-5 421 Propagowanie i upowszechnianie masowego miejskiego ruchu sportowego B-3 422 Kroniki B-25 423 Organizacja imprez własnych B-25 430 Obiekty sportowe i rekreacyjne Wnioski w zakresie remontów i inwestycji obiektów sportowo rekreacyjnych B-5 431 Ewidencja obiektów i urządzeń sportowo - rekreacyjnych 432 Nadzór nad przygotowaniem obiektów do sezonu i bieżąca kontrola funkcjonowania B-5 433 Księgi meldunkowe w ZOS Nr 3 wraz z zapleczem socjalnonoclegowym B-5 43 5 BE-5 GOSPODARKA KOMUNALNA OCHRONA ŚRODOWISKA 50 500 Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska B-10 501 Prognozy i programy przedsięwzięć z zakresu ochrony środowiska B-25 502 Popularyzacja i propaganda ochrony środowiska B-3 503 Badania, analizy i oceny jakości środowiska B-25 504 Orzecznictwo administracyjne w zakresie szkodliwości dla środowiska B-5 503 Sprawozdania z ochrony środowiska B-10 504 Karty odpadu B-10 505 Utrzymywanie zieleni B-5 506 Decyzje w sprawie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska B-10 51 INWESTYCJE I REMONTY BUDOWLANE 510 Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów 511 Przygotowania inwestycji i remontów B-10 5110 Opinie i uzgodnienia projektów inwestycyjnych i remontów kapitalnych B-5 5111 Zlecenia na wykonanie dokumentacji B-5 5112 Plany inwestycyjne i remontowe B-5 5120 Inwestycje budowlane Dokumentacja (prawna, techniczna, inna) budynków typowych 5121 Protokoły odbioru, rozliczenia B-5 5122 Sprawozdania z realizacji inwestycji B-5 5123 Ewidencja inwestycji B-25 512 BE-5 5124 Nadzór inwestycyjny B-5 5130 Remonty Dokumentacja techniczno - prawna B-5 5131 Wykonawstwo remontów kapitalnych - umowy, zlecenia itp B-5 5132 Wykonawstwo remontów bieżących B-5 5133 Protokoły odbioru, rozliczenia B-5 5134 Nadzór inwestorski B-5 513 MK
