ZP - Zespół do spraw Prezydencji
advertisement
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 24 Szefa Kancelarii Senatu z dnia 18 marca 2003 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA KANCELARII SENATU Rozdział 1 Postanowienia ogólne § 1. 1. Instrukcja kancelaryjna Kancelarii Senatu, zwana dalej "instrukcją", ustala zasady wykonywania czynności kancelaryjnych oraz tryb postępowania z aktami od dnia ich powstania lub przyjęcia przez Kancelarię Senatu do dnia przekazania do Archiwum Senatu, zwanego dalej "archiwum". 2. Instrukcję stosuje się do akt bez względu na rodzaj nośnika informacji. 3. Postępowanie z aktami niejawnymi regulują odrębne przepisy. § 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: 1) komórka organizacyjna – jednostkę wymienioną w załączniku Nr 1a lub zespół senacki lub parlamentarny; 2) dokument - zapis (bez względu na postać) będący świadectwem faktu; w szczególności dokumentem będzie pismo stwierdzające lub ustanawiające stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień; 3) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagający wykonania czynności urzędowych; 4) akta sprawy - zbiór pism dotyczących danej sprawy; zbiór wszystkich otrzymywanych pism i kopii pism wysyłanych, dotyczących tego samego zdarzenia; 5) korespondencja – pisma, (przesyłki) przysyłane do Kancelarii Senatu z zewnątrz; 6) teczka aktowa - teczkę (skoroszyt, segregator) służącą do gromadzenia w ciągu roku kalendarzowego akt spraw jednorodnych lub związanych tematycznie; 7) znak sprawy - zespół symboli, którymi oznaczone jest pismo lub dokument, określających komórkę organizacyjną, przynależność do konkretnej teczki aktowej i kolejny numer w spisie spraw (por. wzór w załączniku Nr 1a); 8) spis spraw - pomoc kancelaryjną w systemie bezdziennikowym, służącą do rejestracji spraw w obrębie teczek akt; 9) punkt zatrzymania - stanowiska pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwianiem sprawy. § 3. 1. Dyrektorzy biur sprawują systematyczną kontrolę czynności wykonywanych przez podległych im pracowników. 2. Kontrola polega na sprawdzaniu: 1) terminowości załatwiania spraw; 2) prawidłowości rejestrowania akt; 3) prawidłowości obiegu akt; 4) terminowości przekazywania akt do archiwum. Rozdział 2 System kancelaryjny § 4. 1. W Kancelarii Senatu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej "wykazem". Wykaz jest zawarty w załączniku Nr 1b. 2. W systemie bezdziennikowym rejestruje się sprawy w spisach dołączonych do teczek aktowych. 3. Nie rejestruje się poszczególnych pism dotyczących spraw. 4. Do kontroli obiegu pism mogą być stosowane dzienniki korespondencyjne. 5. W sekretariatach mogą być również prowadzone rejestry, księgi, skorowidze lub inne pomoce ewidencyjne potrzebne w bieżącej działalności. § 5. 1. Wykaz jest stałym, tematycznym podziałem dokumentacji powstającej w toku działalności Senatu i jego organów oraz Kancelarii Senatu, ułożonym według grup zagadnień z pominięciem struktury organizacyjnej, zawierającym jednocześnie archiwalną kwalifikację tej dokumentacji. 2. Wykaz ustala kategorie archiwalne dokumentacji. 3. Wykaz jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli akta na 10 klas pierwszego stopnia, oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 9, oraz klasy kolejno – drugiego, trzeciego i czwartego stopnia, oznaczone odpowiednio symbolami dwu-, trzyi czterocyfrowymi. § 6. 1. Każdej klasie wykazu powinna odpowiadać teczka tematyczna (w przypadku dużej liczby akt podzielona na tomy), zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym. 2. Akta jednorodne tematycznie pochodzące z różnych komórek powinny mieć to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła, a odróżniać się jedynie symbolami literowymi, oznaczającymi komórki organizacyjne. 3. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt różnych kategorii archiwalnych. § 7. 1. Zarejestrowaniem sprawy jest wpisanie jej do spisu spraw. Wzór spisu określony jest w załączniku Nr 1c. 2. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma jej dotyczącego. Kolejne pisma dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymują ten sam znak, co pierwsze pismo. 3. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej, założonej według klas wykazu, z zastrzeżeniem § 10. § 8. 1. Nie podlegają rejestracji: 1) publikacje, w szczególności dzienniki urzędowe, czasopisma, afisze, katalogi, książki; 2) rachunki; 3) zaproszenia, życzenia, podziękowania, gratulacje i pisma o podobnym charakterze, jeśli nie wchodzą w skład kontynuowanej korespondencji; 4) oferty, z wyłączeniem dotyczących zamówień publicznych; 5) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy. 2. Dokumenty wymagające specjalnej formy ewidencji nie podlegają rejestracji w spisie spraw, lecz są ewidencjonowane w sposób dla nich właściwy. § 9. 1. Znak, który nadaje się sprawie przy rejestrowaniu, stanowi jej stałą cechę. 2. Znak akt (sprawy) stanowią: 1) symbol literowy komórki organizacyjnej; 2) liczbowy symbol hasła wykazu; 3) kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw; 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw. 3. Symbole komórek organizacyjnych oraz wzór znaku sprawy określa załącznik Nr 1a, z zastrzeżeniem ust. 4. 4. Symbol zespołu senackiego lub parlamentarnego składa się z symbolu biura zapewniającego obsługę zespołu i skrótu nazwy zespołu. Symbole nadaje i prowadzi ich ewidencję Biuro Spraw Senatorskich. § 10. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego znaku akt i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Zmiana znaku akt z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy zostanie nadesłany nowy dokument dotyczący sprawy wszczętej w poprzednim roku. § 11. 1. Teczki aktowe, które mogą być podzielone na tomy, zakłada się zgodnie z wykazem w miarę powstawania akt. 2. Teczka aktowa zawiera akta mające to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy oraz kategorię archiwalną. § 12. Teczka aktowa, zawierająca akta powstające w toku działalności Senatu, powinna posiadać na obwolucie oznaczenie, którego wzór określony jest w załączniku Nr 1d. § 13. Teczka aktowa, zawierająca akta powstające w toku działalności komórek organizacyjnych Kancelarii Senatu powinna posiadać na obwolucie oznaczenie, którego wzór określa załącznik Nr 1e. Rozdział 3 Czynności kancelaryjne § 14. Wykonywanie czynności kancelaryjnych należy do: 1) Kancelarii Ogólnej; 2) sekretariatów: Marszałka Senatu, Wicemarszałków Senatu, Szefa Kancelarii Senatu, senackich komisji i biur; 3) innych komórek organizacyjnych. § 15. 1. Do podstawowych czynności Kancelarii Ogólnej należy: 1) przyjmowanie oraz rozdzielanie otrzymywanej korespondencji pomiędzy senatorów i komórki organizacyjne; 2) prowadzenie ewidencji w komputerowym programie „Poczta”, polegającej na rejestrowaniu otrzymywanej korespondencji; 3) ekspedycja pism. 2. Do podstawowych czynności kancelaryjnych innych komórek organizacyjnych należy: 1) przyjmowanie i wysyłanie pism; 2) rejestrowanie spraw w spisach i znakowanie pism rozpoczynających nowe sprawy; 3) zakładanie teczek aktowych zgodnie z wykazem; 4) przechowywanie akt spraw do czasu przekazania ich do archiwum. Rozdział 4 Obieg pism § 16. 1. Pisma kieruje się bezpośrednio do miejsca przeznaczenia, z uwzględnieniem niezbędnych punktów zatrzymania. 2. Pisma w obiegu wewnętrznym przesyła się bez dodatkowej rejestracji, za pokwitowaniem w książce doręczeń. § 17. Typowy obieg pism w Kancelarii Senatu jest następujący: 1) Kancelaria Ogólna przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję i kieruje do odpowiednich adresatów; 2) sekretariaty rejestrują pisma w spisach spraw i przedstawiają przełożonym do wglądu, a następnie rozdzielają zgodnie z dekretacją; 3) jeśli otrzymane pismo dotyczy sprawy należącej do zakresu działania kilku biur, do biur tych przekazuje się kopie pisma, na których umieszcza się informację wskazującą, do jakich biur kopie zostały skierowane; 4) pracownicy załatwiają sprawy merytorycznie zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy; 5) pracownik merytorycznie załatwiający sprawę przedstawia projekt odpowiedzi w dwóch egzemplarzach (parafując kopię) do podpisu dyrektora lub upoważnionego pracownika; 6) sekretariaty wysyłają odpowiedzi do innych komórek organizacyjnych i do Kancelarii Ogólnej, wysyłającej przesyłki poza Kancelarię Senatu. § 18. 1. Korespondencję przyjmuje Kancelaria Ogólna. 2. Korespondencja może być przyjmowana bezpośrednio przez komórki organizacyjne. Korespondencję przyjętą bezpośrednio przekazuje się do Kancelarii Ogólnej do zarejestrowania. § 19. Korespondencję niewłaściwie skierowaną Kancelaria Ogólna zwraca poczcie. § 20. Kancelaria Ogólna rejestruje korespondencję adresowaną do: 1) Prezydium Senatu, Marszałka, Wicemarszałków; 2) senatorów i komisji senackich; 3) komórek organizacyjnych; 4) innych osób. § 21. 1. Kancelaria Ogólna otwiera korespondencję, z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Nie otwiera się korespondencji: 1) adresowanej do Marszałka Senatu, Wicemarszałków Senatu, Prezydium Senatu senatorów i Szefa Kancelarii Senatu; 2) adresowanej imiennie do innych osób. § 22. Przesyłki wartościowe Kancelaria Ogólna przekazuje komórkom organizacyjnym za pokwitowaniem, po uprzednim komisyjnym spisaniu ich zawartości. Komisję w składzie co najmniej trzyosobowym powołuje pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych. § 23. 1. Na otrzymywanej korespondencji Kancelaria Ogólna umieszcza stempel zawierający datę oraz ewidencyjny numer otrzymanej korespondencji. 2. Stempla nie umieszcza się na korespondencji bez wątpliwości nie wymagającej merytorycznego załatwienia. § 24. 1. Kancelaria Ogólna rozdziela nadchodzącą korespondencję między komórki organizacyjne zgodnie z adresem umieszczonym na kopercie, z wyjątkiem dokumentów księgowych, które kieruje do Biura Finansowego. Do rozdzielanej korespondencji dołącza się koperty. 2. Pisma urzędowe adresowane do Senatu lub do Kancelarii Senatu bez określenia komórki organizacyjnej kieruje się do sekretariatu Szefa Kancelarii Senatu, z wyjątkiem dokumentów księgowych, które kieruje się do Biura Finansowego. 3. Pisma nieurzędowe adresowane do Senatu lub do Kancelarii Senatu bez określenia komórki organizacyjnej kieruje się do Biura Komunikacji Społecznej. Za nieurzędowe uważa się pisma niezwiązane z zakresem działań Senatu, jego organów i Kancelarii Senatu. § 25. 1. Sekretariaty: 1) przyjmują otrzymywaną korespondencję wraz z wydrukiem komputerowym; 2) sprawdzają zgodność otrzymywanej korespondencji z wydrukiem; 3) uzupełniają dane ewidencyjne w programie komputerowym „Poczta”; 4) przedkładają niezwłocznie korespondencję przełożonym do wglądu i dekretacji. 2. Sekretariat w wypadku stwierdzenia niezgodności daty przyjęcia korespondencji z wydrukiem niezwłocznie zawiadamia o tym Kancelarię Ogólną. 4. Dekretujący korespondencję obok podpisu oraz daty dekretacji może umieścić dyspozycję dotyczącą terminu lub sposobu załatwienia sprawy. 5. Dane zawarte w dekretacji zostają wpisane przez sekretariat do programu komputerowego „Poczta”. § 26. 1. Wybór formy załatwienia sprawy, w razie braku odpowiedniej dyspozycji, należy do pracownika odpowiedzialnego za merytoryczne załatwienie sprawy. 2. W wypadku pisemnego załatwiania sprawy każdą sprawę należy załatwiać osobnym pismem, przestrzegając następujących zasad: 1) pisma wysyłane na zewnątrz sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem; 2) każde pismo oznacza się znakiem akt i datą; 3) w odpowiedzi podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy; 4) każde pismo zawiera nazwę i adres odbiorcy; 5) każde pismo zawiera podpis w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe, imię i nazwisko uprawnionego do podpisu. 3. W piśmie, którego treść ma być podana do wiadomości innych instytucji lub osób, zamieszcza się na dole klauzulę: „Otrzymują” albo: „Do wiadomości” oraz wymienia się adresatów. 4. Odpowiedzi wysyłane pocztą elektroniczną powinny zawierać znak akt, datę, nazwę i adres poczty elektronicznej odbiorcy oraz imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby wysyłającej odpowiedź. Wydruki odpowiedzi wysyłanych pocztą elektroniczną dołącza się do akt sprawy. § 27. 1. Pisma podpisują: Marszałek i Wicemarszałkowie Senatu, przewodniczący komisji senackich i ich zastępcy oraz Szef Kancelarii Senatu. Dyrektorzy biur i inne upoważnione osoby podpisują pisma w zakresie działań komórek organizacyjnych. 2. Podpisujący pismo w zastępstwie umieszcza przed określeniem stanowiska aprobującego skrót „wz” (w zastępstwie). 3. Podpisujący na podstawie upoważnienia do podpisania określonego pisma lub podpisywania pewnej kategorii pism umieszcza przed określeniem stanowiska aprobującego skrót „z up.” (z upoważnienia). 4. Pełniący obowiązki aprobującego podpisuje pismo, umieszczając przed określeniem stanowiska aprobującego skrót „p.o.” (pełniący obowiązki). § 28. 1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowywane są przez sekretariaty. 2. Do czynności sekretariatów należy: 1) sprawdzenie, czy pismo zawiera podpis, datę oraz wszystkie załączniki; 2) opakowanie korespondencji w koperty opatrzone właściwym nadrukiem i adresowanie; 3) zarejestrowanie pisma w komputerowym programie „Poczta” i przekazanie do Kancelarii Ogólnej z wydrukiem. § 29. 1. Kancelaria Ogólna przekazuje przesyłki na pocztę, kurierom lub do punktu wymiany międzyresortowej. 2. Korespondencję wysyła się zgodnie z zamieszczoną dyspozycją sposobu wysyłania. Rozdział 5 Przechowywanie akt § 30. 1. Akta spraw będących w toku załatwiania oraz przydzielonych do załatwienia należy przechowywać w oddzielnych teczkach, które układa się zgodnie z kolejnością ich otrzymania. 2. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Teczki układa się zgodnie z kolejnością poszczególnych pozycji wykazu. § 31. Akta powstające w toku działalności Kancelarii Senatu powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, a wewnątrz spraw - w układzie chronologicznym. § 32. Jeśli z treści pisma wynika, że dotyczy ono kilku spraw, dołącza się je do jednej z nich, a w aktach pozostałych spraw umieszcza się adnotację o miejscu przechowywania pisma, lub sporządza się odpowiednią liczbę kopii i dołącza informację o miejscu przechowywania oryginału. § 33. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie ze wzorami zamieszczonymi w załącznikach Nr 1d i 1e. § 34. 1. Akta powstające w toku działalności Senatu i jego organów przechowuje się nie dłużej niż do końca kadencji. Po upływie kadencji należy przekazać je do archiwum. 2. Akta spraw zakończonych Kancelarii Senatu przechowuje się przez okres dwóch lat. Po upływie tego czasu należy przekazać je do archiwum lub uzgodnić termin przekazania z kierownikiem archiwum. Okres przechowywania rozpoczyna się od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. § 35. Akta z posiedzeń Senatu układa się w teczkach w następującym porządku: 1) protokół z posiedzenia Senatu; 2) oryginał zarządzenia Prezydenta RP o zwołaniu pierwszego w kadencji posiedzenia Senatu; 3) porządki obrad Senatu wraz z oryginałem zawiadomienia Marszałka Senatu o zwołaniu posiedzenia Senatu; 4) listy obecności senatorów, wraz z usprawiedliwieniami; 5) listy zaproszonych gości, wraz z kopiami zaproszeń i zawiadomień; 6) załączniki do poszczególnych punktów porządku obrad (druki, oryginały lub odpisy wniosków, oryginały lub odpisy przemówień senatorów w debacie, imienne wyniki głosowań, protokoły tajnych głosowań i karty głosowań imiennych, oryginały uchwał Senatu, oświadczenia senatorów, sprawozdania stenograficzne i inne). § 36. 1. Akta z posiedzeń komisji senackich układa się w teczkach w następującym porządku: 1) protokół z posiedzenia komisji, podpisany przez przewodniczącego obradom i sekretarza komisji; 2) listy obecności: a) senatorów, b) zaproszonych gości, c) dokumenty skierowane przez Marszałka Senatu do rozpatrzenia przez komisje wraz z pismem zlecającym ich rozpatrzenie; 3) kopie sprawozdań komisji; 4) uchwały, wnioski, opinie - projekty i ostateczne ich teksty w brzmieniu uchwalonym przez komisję; 5) zapis stenograficzny; 6) inne materiały będące przedmiotem obrad komisji. 2. Odrębnie gromadzone są nagrania posiedzeń komisji. § 37. Akta ustawy układa się w teczkach w następującym porządku: 1) projekt ustawy; 2) sprawozdania komisji sejmowej o projekcie; 3) tekst ustawy przekazany do Senatu; 4) opinie, ekspertyzy, materiały pomocnicze; 5) sprawozdania komisji senackich dotyczące ustawy; 6) uchwała Senatu w sprawie ustawy wraz z uzasadnieniem; 7) sprawozdanie komisji sejmowej o stanowisku Senatu w sprawie ustawy. § 38. 1. Komórka organizacyjna, która przejmuje wszystkie lub część funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki, przejmuje akta spraw nie załatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (załącznik Nr 1 f). Kopię spisu należy przekazać do archiwum. 2. Archiwum przejmuje pozostałe akta zlikwidowanej lub zreorganizowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji. Rozdział 6 Przekazywanie akt do archiwum § 39. 1. Komórki organizacyjne sporządzają spisy zdawczo-odbiorcze, na podstawie których przekazują akta do archiwum. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik Nr 1 f do instrukcji. 2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, osobno dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. Jeden egzemplarz spisu zatrzymuje komórka organizacyjna przekazujące akta, pozostałe przekazuje się do archiwum. Spis zdawczoodbiorczy podpisuje kierownik komórki organizacyjnej przekazującej akta oraz pracownik archiwum. 3. Do przekazywanych akt należy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne (rejestry, kartoteki, skorowidze i inne). § 40. 1. Komórki organizacyjne przekazują akta kompletne. 2. Dokumentację potrzebną w bieżącej pracy Kancelarii Senatu można pozostawić, po dwuletnim okresie przechowywania w jednostce organizacyjnej, jako wypożyczoną z archiwum. 3. W wypadku, o którym mowa w ust. 2, dokonuje się formalnego przekazania dokumentacji, stosownie do § 39 oraz umieszcza się w spisie zdawczo-odbiorczym odpowiednią adnotację. § 41. Komórki organizacyjne przekazują do archiwum akta uporządkowane: 1) akta są ułożone wewnątrz teczek w kolejności, o której mowa w art. 30 ust. 2; 2) teczki aktowe są opisane zgodnie z wzorami oraz ułożone zgodnie z porządkiem ustalonym w wykazie; 3) z teczek aktowych wyłącza się dalsze egzemplarze akt i usuwa części metalowe; 4) przekazywane nagrania audio i video oraz fotografie opisuje się wyszczególniając datę, rodzaj wydarzenia oraz osoby w nim uczestniczące. Załącznik Nr 1a do Zarządzenia Nr 24 Szefa Kancelarii Senatu z dnia 18 marca 2003 r. Wzór znaku sprawy i symbole komórek organizacyjnych Kancelarii Senatu Wzór znaku sprawy BPSP-040-13/03 Znaczenie kolejnych symboli: - B P S P - symbol komórki organizacyjnej, - 0 4 0 - liczbowy symbol hasła rzeczowego wykazu, - 1 3 - kolejny numer sprawy, - 0 3 - dwie ostatnie cyfry daty rocznej. Symbole komórek organizacyjnych SK - sekretariat Szefa Kancelarii Senatu, AUD - Samodzielne Stanowisko Audytu Wewnętrznego, IN - pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych, PIN - Pion Ochrony Informacji Niejawnych, ZP - Zespół do spraw Prezydencji, ZRP - Zespół Radców Prawnych, GMS - Gabinet Marszałka Senatu, BPS - Biuro Prac Senackich: BPS/DPS - Dział Posiedzeń Senatu, BPS/DKS - Dział Komisji Senackich, BPS/KBFP - Sekretariat Komisji Budżetu i Finansów Publicznych, BPS/KGN - Sekretariat Komisji Gospodarki Narodowej, BPS/KKSP - Sekretariat Komisji Kultury i Środków Przekazu, BPS/KNES - Sekretariat Komisji Nauki, Edukacji i Sportu, BPS/KON - Sekretariat Komisji Obrony Narodowej, BPS/KPCPP - Sekretariat Komisji Praw Człowieka, Praworządności i Petycji, BPS/KRESS - Sekretariat Komisji Regulaminowej, Etyki i Spraw Senatorskich, BPS/KRPS - Sekretariat Komisji Rodziny i Polityki Społecznej, BPS/KRRW - Sekretariat Komisji Rolnictwa i Rozwoju Wsi, BPS/KSTAP - Sekretariat Komisji Samorządu Terytorialnego i Administracji Państwowej, BPS/KSEP - Sekretariat Komisji Spraw Emigracji i Łączności z Polakami za Granicą, BPS/KSZ - Sekretariat Komisji Spraw Zagranicznych, BPS/KS - Sekretariat Komisji Środowiska, BPS/KU - Sekretariat Komisji Ustawodawczej, BPS/KZ - Sekretariat Komisji Zdrowia; BPS/DS BL - Dział Stenogramów; - Biuro Legislacyjne; BSMUE - Biuro Spraw Międzynarodowych i Unii Europejskiej: BSMUE/DSM - Dział Spraw Międzynarodowych, BSMUE/DSUE - Dział Spraw Unii Europejskiej, BSMUE/KSUE - sekretariat Komisji Spraw Unii Europejskiej; BPOL - Biuro Polonijne; BKS - Biuro Komunikacji Społecznej: BKS/DPK - Dział Petycji i Korespondencji, BKS/DEO - Dział Edukacji Obywatelskiej, BKS/DP - Dział Prasowy; BAD - Biuro Analiz i Dokumentacji: BAD/DAOT - Dział Analiz i Opracowań Tematycznych, BAD/AS BSS - Archiwum Senatu; - Biuro Spraw Senatorskich; BPSP - Biuro Prawne i Spraw Pracowniczych; BF - Biuro Finansowe; BI - Biuro Informatyki: BI/OI - Ośrodek Informatyki, BI/DEP - Dział Edycji i Poligrafii; BA - Biuro Administracyjne: BA/DG - Dział Gospodarczy, BA/DT - Dział Transportu. Załącznik Nr 1b do Zarządzenia Nr 24 Szefa Kancelarii Senatu z dnia 18 marca 2003 r. RZECZOWY WYKAZ AKT Spis treści Symbole i tytuły klas pierwszego i drugiego rzędu 0 00 01 02 - Organizacja Senatu i jego działalność Organizacja Senatu i jego organów Koordynacja prac Senatu i jego organów Udział w obradach Zgromadzenia Narodowego 03 04 05 06 - Posiedzenia Senatu i jego organów Działalność Senatu i jego organów Reprezentacja Senatu w życiu publicznym Organizacja i działalność zespołów senackich i parlamentarnych 1 10 11 12 13 - Kancelaria Senatu - organizacja i zarządzanie Organizacja Akty normatywne Kancelarii Senatu. Obsługa prawna Senatu i jego organów Planowanie prac Kancelarii Senatu i relacje z ich wykonania Petycje, listy nieurzędowe oraz pomoc senatorom w sprawach interwencyjnych 14 - 15 16 17 - Informatyka. Gromadzenie zbiorów bibliotecznych i zasobu archiwalnego Senatu Popularyzacja działalności Senatu. Wydawnictwa Obsługa Senatu w kontaktach z zagranicznymi instytucjami Organizacja kontaktów Senatu z przedstawicielami krajowych instytucji 18 - Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa w senacie RP 2 - 20 - Sprawy personalne i socjalno-bytowe senatorów i pracowników Kancelarii Senatu Zasady pracy i płac 21 22 23 24 25 26 27 - Zatrudnienie pracowników Kancelarii Senatu Ewidencja osobowa Bezpieczeństwo i higiena pracy Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Kancelarii Senatu Dyscyplina pracy Ubezpieczenia osobowe Świadczenia socjalno-bytowe 3 - Środki rzeczowe 30 31 32 33 34 - Inwestycje i kapitalne remonty obiektów Senatu Administracja nieruchomościami Ochrona Senatu Transport i łączność Gospodarka materiałowa 4 40 41 42 - Ekonomika System ewidencji i plan kont Kancelarii Senatu Finansowanie i kredytowanie Księgowość finansowa 43 44 45 46 - Rachuba płac Księgowość materiałowo-towarowa Fundusze specjalne Inwentaryzacja 5 50 - Sprawy bezpieczeństwa Ochrona informacji niejawnych SYMBOLE KLASYFIKACYJNE DO CZWARTEGO STOPNIA Symbole klasyfikacyjne 1 2 3 0 4 Hasła klasyfikacyjne 5 Kategoria dokumentacji w komórce w innych merytorycznej komórkach 6 7 030 ORGANIZACJA SENATU I JEGO DZIAŁALNOŚĆ Organizacja Senatu i jego organów Koordynacja prac Senatu i jego organów Udział w obradach Zgromadzenia Narodowego Posiedzenia Senatu i jego organów Posiedzenia Senatu 031 Posiedzenia Prezydium Senatu A Bc 032 Obrady Konwentu Seniorów A Bc A Bc 00 01 02 03 033 Komisje senackie 0330 Posiedzenia komisji stałych A B-5 Bc Bc A Bc A Bc Uwagi 8 Regulaminy Plany prac, terminarze Dla każdego posiedzenia osobna teczka zawierająca: stenogram, protokół obrad, listę uczestników, wnioski i uzasadnienia, sprawozdania komisji, uchwały, oświadczenia - zgodnie z § 35 instrukcji Protokoły posiedzeń, materiały na posiedzenia, załączniki - uchwały i ustalenia, zarządzenia Marszałka Senatu Protokoły posiedzeń, listy obecności, uchwały, wnioski Dla akt poszczególnych komisji prowadzi się teczki zawierające: zapis stenograficzny, protokół posiedzeń, listy uczestników, uchwały, materiały na obrady - zgodnie z § 36 instrukcji 034 04 040 042 043 05 050 051 052 0331 Posiedzenia komisji nadzwyczajnych 0332 Prace legislacyjne komisji Organizacja posiedzeń oraz ich obsługa organizacyjna i techniczna Działalność Senatu i jego organów Prace legislacyjne 0400 Rozpatrywanie przez Senat ustaw uchwalonych przez Sejm 0401 Inicjatywy ustawodawcze Senatu Kontakty z innymi instytucjami krajowymi Oświadczenia senatorskie Reprezentacja Senatu w życiu publicznym Organizacja udziału senatorów w imprezach publicznych Uczestnictwo Marszałka i Wicemarszałków w imprezach publicznych Uczestnictwo senatorów w imprezach publicznych A A B-2 Bc Bc Bc Jak w klasie 0330 A Bc A Bc Dla każdego projektu aktu prawnego przedkładanego do rozparzenia przez Senat zakłada się odrębną teczkę zawierającą komplet kolejnych wersji tego projektu wraz z kompletem materiałów dokumentujących stanowisko Senatu i jego organów wobec projektu a także uwag, opinii, wypowiedzi uczestników życia publicznego, ekspertyz i uzasadnień stanowisk - zgodnie z § 37 instrukcji Jak w klasie 040 A A Bc Bc A BE Bc Bc BE5 Bc A Bc A Bc Zawiadomienia, rejestry, rezerwacja, obsługa organizacyjna i techniczna sal, zamówienia na reprodukcję materiałów na obrady, rozdzielniki itp. Jak w klasie 040 Sprawozdania, protokoły, załączniki; pozostałe - kat. B-5 Zbiór, rejestr, realizacja Zaproszenia, zawiadomienia, terminarze Kat. A dotyczy tekstów przemówień, odczytów, wykładów, pozostałe akta (gratulacje, życzenia) - kat. B-2 Jak w klasie 051 06 1 10 100 101 102 103 104 105 106 11 110 111 112 113 Organizacja i działalność zespołów senackich i parlamentarnych KANCELARIA SENATUORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE Organizacja Organizacja Kancelarii Senatu Organizacja biur senatorskich Organizacja zespołów doradców Kolegium Kancelarii Senatu Narady Organizacja innych instytucji Organizacja prac biurowych Kancelarii 1060 Zasady prowadzenia prac biurowych 1061 Wzory odciskowe pieczęci 1062 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji Akty normatywne Kancelarii Senatu. Obsługa prawna Senatu i jego organów Zbiór aktów normatywnych Kancelarii Senatu Zbiór aktów normatywnych innych instytucji Opinie prawne Analizy, ekspertyzy i opracowania dotyczące działalności legislacyjnej Senatu A Bc Regulaminy, statuty, protokoły, listy obecności, korespondencja, zapis audio A Bc A A A A B-5 A A A B-2 Bc Bc Bc Bc Bc Bc Bc Statut, regulaminy i schematy organizacyjne Jak w klasie 100 Zasady powoływania, skład Materiały robocze - kat. B-5 Jak w klasie 103 Bc Dzienniki korespondencyjne, rejestry teleksów, telefaksów i innych wpływów przekazów, rozdzielniki, terminarze wysyłek, dowody doręczeń i opłat pocztowych A Bc Komplet podpisanych zarządzeń, decyzji pism okólnych Szefa Kancelarii Senatu B-5 Bc A Bc A Bc Instrukcja kancelaryjna, regulamin pracy Własne, wykonywane na zlecenie organów Senatu, senatorów i Szefa Kancelarii Senatu Własne lub wykonane na zlecenie Senatu, pozostałe opracowania - kat B-5 114 115 12 120 121 122 123 124 125 13 130 131 Pomoc prawna senatorom Obsługa prawna Kancelarii Senatu i jej pracowników Planowanie prac Kancelarii Senatu i relacje z ich wykonania Roczne plany prac Kancelarii Senatu i biur senatorskich (zbiorcze) Okresowe plany prac Kancelarii Senatu i biur senatorskich (miesięczne, kwartalne lub półroczne) Roczne sprawozdania z działalności Kancelarii Senatu i biur senatorskich Okresowe sprawozdania z działalności Kancelarii i biur senatorskich Plany i sprawozdania z działalności jednostek statutowych Kancelarii Senatu 1240 Plany działalności 1241 Sprawozdania z działalności Analizy działalności Kancelarii Senatu Petycje, listy nieurzędowe oraz pomoc senatorom w sprawach interwencyjnych Rejestry listów nieurzędowych i spraw interwencyjnych Listy nieurzędowe A B-5 Bc Bc Konsultacje, opinie, wnioski Opinie, notatki A Bc Preliminarze budżetowe, inne. Dla każdego rodzaju planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki. Wersje robocze planów - kat. B-5 B-5 Bc A Bc Bilanse finansowe, inne B-5 Bc Półroczne sprawozdania finansowe, inne B-5 Bc B-5 A Bc Bc A Bc A Bc A Bc Kat. A - akta jednostek merytorycznych; pozostałe - kat. B-5 Kat. A dotyczy całościowych analiz lub analiz problemów działalności Kancelarii Senatu (w tym stanu organizacji tej instytucji); pozostałe - kat. B-5 Do kat. A kwalifikuje się 5-10% ogółu 132 133 134 14 140 141 142 143 144 145 15 150 załatwionych spraw, wybranych jako reprezentacja; kat. B-10 Jak w klasie 131 Pomoc senatorom w sprawach interwencyjnych Petycje Analizy petycji, listów nieurzędowych i spraw interwencyjnych Informatyka. Gromadzenie zbiorów bibliotecznych i zasobu archiwalnego Senatu Ogólne schematy systemów informacyjnych Bank danych Wdrażanie systemów informatycznych 1420 Organizacja wdrażania systemów A Bc A A Bc Bc A Bc A Bc A Bc 1421 Analizy stanu wdrażania systemów informacyjnych Przetwarzanie danych Gromadzenie zasobu archiwalnego 1440 Zasady prowadzenia archiwum 1441 Zasób archiwalny A Bc B-5 A A A Bc Bc Bc B-2 - A B-50 B-2 Bc Bc Bc Katalogi, kartoteki biblioteczne A Bc Relacje z konferencji, teksty oświadczeń, wystąpień 1442 Udostępnianie akt Gromadzenie zbiorów bibliotecznych 1450 Zasady organizacji biblioteki 1451 Ewidencja zbiorów 1452 Udostępnianie zbiorów Popularyzacja działalności Senatu. Wydawnictwa Konferencje prasowe Jak w klasie 131 Własne opracowania. Zewnętrzne - kat. B-5 Jak w klasie 1420 Instrukcja archiwalna Senatu Ewidencja zasobu, pomoce informacyjne, protokoły brakowania akt 151 152 153 154 16 160 161 162 Wystawy i odczyty Obsługa prasowa wizyt i spotkań w Senacie A B-2 Bc Bc Relacje, teksty odczytów Zaproszenia, zawiadomienia, karty akredytacyjne Zbiór zewnętrznych materiałów informacyjnych o działalności Senatu i senatorów Wydawnictwa 1540 Teki wydawnicze Bc Bc Wycinki prasowe A A Bc Bc 1541 Rejestry tytułów wydawniczych Obsługa Senatu w kontaktach z zagranicznymi instytucjami Zagraniczne wyjazdy służbowe senatorów i pracowników Kancelarii Senatu 1600 Relacje z wyjazdów i spotkań zagranicą 1601 Sprawy wizowo-paszportowe senatorów i pracowników Kancelarii A Bc A Bc A B-5 Bc Bc A A Bc Bc B-2 Bc A Bc Przyjazdy zagranicznych delegacji 1610 Programy pobytu i relacje z rozmów w Senacie 1611 Obsługa organizacyjno-techniczna zagranicznych delegatów Doradztwo ekspertów w kontaktach międzynarodowych senatorów i Dla każdego tytułu (diariusza senackiego, biuletynu informacyjnego, zeszytu, komunikatu) prowadzi się odrębne teczki zawierające opracowanie redakcyjne i autorskie tytułu, egzemplarz wydawniczy, recenzje Sprawozdania, notatki Zbiory deponowanych paszportów dyplomatycznych i kwestionariusze paszportowe, inne Sprawozdania, protokoły rozmów Dokumentacja rezerwacji miejsc, recepcji gości, terminów spotkań, przygotowania przyjęć, współdziałania z Kancelarią Sejmu Własne raporty, notatki, analizy i inne opracowania; zewnętrzna dokumentacja pracowników Kancelarii Senatu 17 Organizacja kontaktów Senatu z przedstawicielami krajowych instytucji B-2 Bc 18 180 Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa w Senacie RP Rejestr lobbystów A Bc 181 182 Rejestr „spraw” Sprawozdania roczne A A Bc Bc A Bc A Bc B-2 A B-5 Bc Bc Bc Bc - A BE-50 - 2 20 200 201 21 210 211 212 213 22 220 221 SPRAWY PERSONALNE I SOCJALNO-BYTOWE SENATORÓW I PRACOWNIKÓW KANCELARII SENATU Zasady pracy i płac Zasady wynagradzania pracowników Kancelarii Senatu Podstawy prawne organizacji pracy Zatrudnienie pracowników Kancelarii Senatu Rekrutacja pracowników Wykaz etatów Prace zlecone Zaświadczenia o zatrudnieniu Ewidencja osobowa Ankiety personalne senatorów Akta osobowe pracowników Kancelarii (wycinki prasowe, opracowania) - kat. B-5 Zawiadomienia, terminarze, zaproszenia Rejestr lobbystów zawodowych i niezawodowych Sprawy przekazywane pod obrady komisji Sporządza osoba piastująca stanowisko ds. działalności lobbingowej Siatki płac, stawek wynagrodzeń, regulamin wynagradzania Regulamin pracy, inne Oferty Kancelarii i oferty pracowników Zestawienia Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą umowy 222 23 230 231 24 240 Legitymacje służbowe Bezpieczeństwo i higiena pracy Przepisy BHP i ich interpretacje prawne Środki ochronne Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Kancelarii Organizacja szkolenia 2400 Plany i programy szkolenia 2401 Rekrutacja uczestników szkoleń 2402 Pomoce szkoleniowe BE-5 - B-5 B-5 Bc Własne, ogólne A B-2 Bc Bc Własne ustalenia A Bc Własne opracowanie lub opracowanie wykonane na własne zlecenie oraz uwagi i opinie, zewnętrzne opracowania - kat. B-5 Listy obecności Dotyczy zwolnień lekarskich; pozostała dokumentacja - kat. Bc Plany urlopowe Rachunek kosztów podróży należy do dowodów księgowych - kat. B-3 B-50 250 251 Ewidencja szkolonych, protokoły egzaminacyjne, świadectwa nauki Dyscyplina pracy Dowody obecności w pracy Absencja B-20 B-20 Bc 252 253 Urlopy pracownicze Ewidencja delegacji służbowych B-20 Bc Bc - 260 261 262 Ubezpieczenia osobowe Przepisy ubezpieczeniowe Składki na ubezpieczenia socjalne Legitymacje ubezpieczeniowe B-5 B-5 B-5 Bc Bc Bc 241 25 26 o pracę, opinię, ankiety, życiorys, odpisy akt stanu cywilnego i przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), odpisy świadectw nauki Rejestr Rejestry wydanych legitymacji, skorowidze, duplikaty 263 264 265 27 270 271 3 30 300 Dowody uprawnień do zasiłków Emerytury i renty Ubezpieczenia zbiorowe Świadczenia socjalno-bytowe Świadczenia socjalno-bytowe na rzecz senatorów Świadczenia socjalno-bytowe na rzecz pracowników Kancelarii Senatu ŚRODKI RZECZOWE Inwestycje i kapitalne remonty obiektów Senatu Wykonawstwo i odbiór inwestycji i remontów B-5 B-2 B-10 Bc Bc Bc B-5 Bc B-5 Bc B-5 Bc Umowy z wykonawcami, harmonogramy robót, protokoły narad, zaawansowania prac projektowych, inne Wnioski Dokumentacja spraw opieki zdrowotnej wypoczynku, rezerwacji, miejsc, inne A Bc Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę 310 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów Senatu Administracja nieruchomościami Eksploatacja nieruchomości B-5 Bc Konserwacja i remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie, utrzymanie czystości 320 Ochrona Senatu Ochrona budynków i mienia senackiego B-2 - 321 Ochrona przeciwpożarowa B-5 Bc 322 Ubezpieczenia rzeczowe B-5 Bc 301 31 32 Dzienniki służby, meldunki, przepustki Wytyczne, plany dostosowania obiektów do wymagań ochrony przeciwpożarowej, protokoły kontroli Dotyczy ubezpieczeń od ognia, kradzieży, odpowiedzialności cywilnej; okres przechowywania liczy się od momentu upływu terminu umowy ubezpieczenia 33 330 Transport i łączność Eksploatacja własnych i obcych środków transportu 423 Eksploatacja środków łączności (telefony, teleksy, telefaksy) Gospodarka materiałowa Zaopatrzenie w materiały nietrwałe i środki trwałe Magazynowanie i użytkowanie Gospodarka odpadkami (surowcami wtórnymi) Dokumentacja techniczna EKONOMIKA System ewidencji i plan kont Kancelarii Senatu Finansowanie i kredytowanie Finansowanie inwestycji Zasady kredytowania i współpracy z bankiem Księgowość finansowa Dowody księgowe Dokumentacja (urządzenia księgowe) Rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na działalność senatorów, prowadzenie biur senatorskich Rozliczenia 424 Windykacja należności 331 34 340 341 342 343 4 40 41 410 411 42 420 421 422 B-2 Bc B-2 - B-5 Bc B-5 B-2 Bc Bc B-10 - A Bc B-5 B-5 Bc Bc B-3 B-5 A Bc Bc Bc B-5 Bc B-5 Bc Ewidencja samochodów służbowych, zamówienia, wykorzystanie, karty drogowe Wykazy, lokalizacja, instalacja Materiały biurowe, maszyny, części zamienne, inne Kartoteki magazynów Rejestry, księgi, dzienniki, karty kontowe Roczne; okresowe - kat. B-5 Z dostawcami, odbiorcami, instytucjami ubezpieczeniowymi Dokumentacja związana z udowodnieniem zadłużeń i należności oraz korespondencja 425 426 43 430 431 432 433 434 435 436 437 438 44 440 441 45 450 451 46 460 461 5 50 501 Uzgadnianie sald Ewidencja syntetyczna i analityczna Rachuba płac Dokumentacja płac i diet senatorskich oraz ryczałtów Dokumentacja potrąceń i płac B-5 B-5 Bc Bc Korespondencja Kartoteki, rejestry, księgi B-5 Bc B-5 Bc Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac Zajęcia sądowe, składki związkowe, pożyczki, odszkodowania, podatki Deklaracje podatkowe Listy płac Karty zbiorcze płac Listy diet senatorskich Zaświadczenia o płacach Dowody księgowe Dokumentacja księgowa Księgowość materiałowo-towarowa Dowody księgowe Dokumentacja księgowa Fundusze specjalne Zasady gospodarowania Fundusze specjalne B-2 B-12 B-12 B-5 Bc B-5 B-5 B-5 Bc B Bc Bc Inwentaryzacja Zasady inwentaryzacji Spisy i protokoły remanentów SPRAWY BEZPIECZEŃSTWA Ochrona informacji niejawnych Upoważnienie do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową lub służbową Faktury własne i obce B-5 Bc A B-5 Bc Bc Własne ustalenia Dla każdego rodzaju funduszu zakłada się osobną teczkę A B-5 Bc Własne ustalenia B-5 BE-10 Bc Uwaga: kategorie dokumentacji (kolumny 6 i 7) zgodnie z przepisami archiwalnymi Załącznik Nr 1 c do Zarządzenia Nr 24 Szefa Kancelarii Senatu z dnia 18 marca 2003 r. Wzór spisu spraw 20... rok (referent) SPRAWA Lp. (krótka treść) (symbol kom. org) (oznacz. teczki) OD KOGO WPŁYNĘŁA znak pisma z dnia (tytuł teczki wg wykazu akt) DATA wszczęc ia sprawy ostatecz n. załatw. UWAGI (sposób załatwienia ) Załącznik Nr 1d do zarządzenia Nr 24 Szefa Kancelarii Senatu z dnia 18 marca 2003 r. Wzór opisu teczki aktowej dla akt powstających w toku działalności Senatu Kat. A - w prawym górnym rogu – kategoria akt (dla dokumentacji niearchiwalnej – okres jej przechowywania) - na środku u góry – napis "Senat Rzeczypospolitej Polskiej", - niżej numer kadencji i roczne daty jej rozpoczęcia i zakończenia - dalej na środku – oznaczenie organu Senatu - dalej - tytuł akt (pełne hasło z wykazu) - rodzaj akt - na dole – roczne daty skrajne (założenia pierwszej i ostatniej sprawy) Senat Rzeczypospolitej Polskiej V kadencja 2001-2005 Prezydium Senatu 031 Posiedzenia Prezydium Senatu Protokoły 2003 - 2004 Załącznik Nr 1e do zarządzenia Nr 24 Szefa Kancelarii Senatu z dnia 18 marca 2003 r. Wzór opisu teczki aktowej dla akt powstających w toku działalności komórek organizacyjnych Kancelarii Senatu BPSP-433-03 Kat. B-12 Kancelaria Senatu Biuro Prawne i Spraw Pracowniczych w prawym górnym rogu kategoria akt (dla dokumentacji niearchiwalnej - okres jej przechowywania) znak akt na środku u góry - napis "Kancelaria Senatu" i nazwa komórki organizacyjnej Listy płac pracowników Kancelarii Senatu 2003 - 2004 2003 - 2004 dalej - tytuł akt (pełne hasło z wykazu) na dole - roczne daty skrajne (założenia pierwszej i ostatniej sprawy) Załącznik Nr 1 f do zarządzenia Nr 24 Szefa Kancelarii Senatu z dnia 18 marca 2003 r. _ Nazwa komórki organizacyjnej Spis zdawczo-odbiorczy akt nr..... Lp. Znak tecz ki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od - do Kat. akt 1 2 3 4 5 Liczb a tecze k 6 Miejsce przechowania akt w archiwum Data zniszczenia lub przekazania do archiwum 7 8
