INFORLEX Księgowość

codzienne aktualności na pulpicie - pobierz bezpłatną aplikację
Firmy poczekają na elektroniczne teczki
W najbliższym czasie nie skróci się czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Sejm nie przyjmie
projektu takich zmian. Tylko wybrane dokumenty – np. świadectwo pracy i wypowiedzenie umowy –
mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Takie rozwiązanie przewiduje
projekt nowelizacji kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki.
Zobacz porady z działu Kodeks pracy
Propozycje zmian zostały przedstawione w kwietniu tego roku, ale – jak podkreśla resort w odpowiedzi na pytanie DGP
– wymagają one dalszych prac i w związku z tym nie będą skierowane do Sejmu tej kadencji. Nie ma też żadnej
pewności co do tego, że prace nad tym projektem będą kontynuowane po wyborach parlamentarnych. Pracodawcy
będą musieli jeszcze długo poczekać na ograniczenie obowiązku długotrwałego przechowywania akt pracowników.
Wbrew pozorom firmy nie są jednak z tego powodu niezadowolone.
Prowadzenie rozbudowanych akt w wersji papierowej to prawdziwa zmora dla firm – MG doliczyło się 175 dokumentów
dotyczących zatrudnienia, które trzeba gromadzić.
Resortowy projekt miał te obowiązki złagodzić. Zgodnie z nim przez 50 lat trzeba będzie przechowywać tylko 11
rodzajów dokumentów (w sumie 31 pozycji), które są szczególnie ważne dla potwierdzenia uprawnień z ubezpieczenia
społecznego. Kolejne 23 dokumenty (najmniej ważne) trzeba będzie składować tylko w okresie zatrudnienia danej
osoby, a pozostałe – jeszcze przez 5 lat po ustaniu zatrudnienia.
– Popieramy kierunek takich modyfikacji, ale jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Po zmianach konieczność
przechowywania niektórych dokumentów przez 50 lat byłaby wyraźnie przewidziana w k.p., co oznacza, że musiałaby
to weryfikować Państwowa Inspekcja Pracy. Poza tym zdania prawników co do tego, czy obecnie należy przechowywać
pełne akta przez tak długi czas, są podzielone – tłumaczy Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.
Jego zdaniem rząd powinien odchudzić teczkę osobową pracownika, ale nie poprzez nowelizację k.p., lecz wydanie
rozporządzenia przez ministra pracy i polityki społecznej. Pracodawcy wskazują także na potrzebę innych modyfikacji.
– Ograniczenie czasu przechowywania akt jest oczywiście ważne, bo ustawodawca zdaje się nie dostrzegać, że w
dzisiejszych czasach znaczna część przedsiębiorstw funkcjonuje znacznie krócej, niż miałaby składować akta swoich
pracowników. Podstawową zmianą byłoby jednak umożliwienie prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej. A
tego projekt MG nie przewiduje – wyjaśnia dr Grażyna Spytek-Bandurska.
Konieczność tworzenia akt w wersji papierowej i ich archiwizacja generują znaczne koszty dla firm (rocznie w skali całej
gospodarki wynoszą one około 130 mln zł).
– To istotny problem, w szczególności dla małych przedsiębiorstw. Przepisy powinny uwzględniać możliwość
prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej – potwierdza dr Magdalena Zwolińska, adwokat z kancelarii DLA
Piper Wiater.
– Nie da się nie zauważyć, że zatrudnienie pozostaje już w praktyce jedyną sferą, w której powstrzymuje się cyfryzację.
Wdraża się ją przecież np. w ochronie zdrowia czy administracji – dodaje dr Grażyna Spytek-Bandurska.
Wątpliwości dotyczące projektu mają także związki zawodowe. Doceniają chęć ograniczenia biurokratycznych
obowiązków dla zatrudniających, ale wskazują również zagrożenia, jakie wiążą się z tym dla pracowników. Dla przykładu
OPZZ w swojej opinii podkreślił, że skrócenie okresu składowania niektórych dokumentów nie może pogarszać sytuacji
zatrudnionych, rozwiązanie to nie powinno np. utrudniać dochodzenia swoich praw przed sądem. Resort gospodarki
przekonuje, że nie będzie miało to istotnego znaczenia, bo aż 99,6 proc. postępowań sądowych pracowników kończy
się przed upływem 5 lat. W praktyce jednak będą mogły zdarzać się przypadki, gdy sąd nie będzie mógł sięgnąć po
dokumentację pracowniczą, bo zostanie ona zniszczona. Na przykład szkoda pracownika powstała w wyniku wypadku
przy pracy może ujawnić się dopiero kilka lat po nieszczęśliwym zdarzeniu, a okres przedawnienia w takich przypadkach
wynosi dziesięć, a nie trzy lata. Pracownik będzie mógł dochodzić roszczeń, ale może okazać się, że firma zniszczyła
już dokumenty istotne z punktu widzenia sprawy.
Łukasz Guza/DGP
Źródło: INFORLEX Księgowość Copyright © 2017 INFOR PL S.A. Wszelkie prawa zastrzeżone.