Ewidencja środków unijnych

PROWADZENIE WYODRĘBNIONEJ EWIDENCJI KSIĘGOWEJ
ŚRODKÓW Z FUNDUSZY UNIJNYCH
W RAMACH PROGRAMU WSPÓŁPRACY
TRANSGRANICZNEJ POLSKA (WOJEWÓDZTWO LUBUSKIE)
– BRANDENBURGIA
I POLSKA –
SAKSONIA 2007-2013
Opracował:
Andrzej Adamczyk, Alicja Dubert
1
Art.60 lit. d rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z
dnia 11 lipca 2006r.:
„zapewnienie utrzymania przez beneficjentów i inne
podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego
systemu księgowego albo odpowiedniego kodu
księgowego dla wszystkich transakcji związanych z
operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad
księgowych”.
2
Można wyróżnić trzy podstawowe grupy przepisów regulujących
kwestie korzystania ze środków pomocowych Unii
Europejskiej:
1) regulacje unijne,
2) regulacje krajowe,
3) regulacje wewnętrzne,
4) szczególne wymogi jednostek udzielających dotacji.
3
Regulacje unijne
1) rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady
z 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999,
(zakres wsparcia, zasady dotyczące kwalifikowalności do wsparcia),
2) rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006r.
ustanawiające
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu
Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999r.,
4
3) rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r.
ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenie
Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Rozwoju Społecznego i Funduszu
Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego.
4) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1341/2008 z dnia 18 grudnia
2008r. zmieniające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11
lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do
niektórych projektów generujących dochód.
Pełne teksty w/w rozporządzeń dostępne są m.in. na stronach internetowych
(wersja polska):www.funduszestrukturalne.gov.pl
5
Regulacje krajowe
W przepisach unijnych zasady dokumentowania wydatków określone są w sposób
bardzo ogólny. Dlatego też zasady te należy wywodzić przede wszystkim z
przepisów wewnętrznych obowiązujących w poszczególnych państwach
członkowskich.
Najważniejsze przepisy:
1) ustawa z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości,
2) ustawa z dnia 11.03.2004r. o podatku od towarów i usług oraz przepisy
wykonawcze do tej ustawy,
3) ustawa z dnia 29.08.1997r. – Ordynacja podatkowa,
4) ustawa z dnia 23.04.1964r. – Kodeks cywilny,
6
5) ustawa z dnia 26.06.1974r. – Kodeks pracy oraz przepisy
wykonawcze do ustawy,
6) ustawa z dnia 29.01.2004r. – Prawo zamówień publicznych,
7) ustawa z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób
prawnych,
8) ustawa z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób
fizycznych,
9) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2002r. w sprawie
prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych,
10) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w
sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
7
Przepisy wewnętrzne
1. Zasady (polityka) rachunkowości jednostki organizacyjnej z
uwzględnieniem odrębnych zasad dla operacji gospodarczych
dotyczących funduszy unijnych.
2. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
3. Inne dokumenty (instrukcje, regulaminy wewnętrzne).
Prawidłowe opracowanie i stosowanie regulacji wewnętrznych może mieć
kluczowe znaczenie dla rozliczenia dotacji. Przepisy unijne w wielu
miejscach odwołują się do przepisów poszczególnych państw
członkowskich, stanowiąc, że do rozliczenia dotacji należy stosować
przepisy obowiązujące w tych państwach.
8
Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów
Posiadanie takiej instrukcji jest szczególnie pożądane w jednostkach
finansowanych ze środków unijnych (jeżeli nie dla całej działalności, to
przynajmniej do działalności objętej finansowo z dotacji).
We wniosku o dofinansowanie należy wskazać osoby, które będą realizowały
projekt. Konsekwencją takich zapisów jest możliwość kontrolowania i
opisywania dokumentów dotyczących projektów finansowanych ze środków
unijnych.
Przykładowy wpis do instrukcji: W przypadku dokumentów zakupu dotyczących realizacji
„Projektu A” finansowanych ze środków EFRR kontroli merytorycznej dokonuje koordynator tego
projektu.
Instrukcja obiegu ma na celu zapewnienie odpowiedniej kontroli wewnętrznej
co do prawidłowości sporządzanych i otrzymywanych dokumentów oraz ich
sprawnego obiegu pomiędzy różnymi komórkami i pracownikami w jednostce.
W instrukcji tej należy wskazać osoby odpowiedzialne za wystawianie lub
przyjęcie dokumentów, ich prawidłowe opisanie, kontrola i przekazanie do
kolejnych komórek lub osób.
9
Inne dokumenty:
Jeżeli w jednostce funkcjonuje regulamin pracy, to w zasadzie istnieje tylko
jeden obszar, o który powinien być uzupełniony w związku z realizacją
projektów finansowanych z dotacji unijnych.
Dotyczy to zapisów o obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w
przypadku określenia pracownikom tzw. zadaniowego czasu pracy (zwany też
nienormowany).
Polega on na określeniu czasu pracy danego pracownika wymiarem
przydzielonych mu do wykonania zadań.
Ewidencja godzin zatrudnienia tu nie występuje. Prowadzenie ewidencji
czasu pracy ogranicza się do urlopów i innych nieobecności.
Trzeba mieć to na uwadze, gdyż w przypadku refundacji kosztów
wynagrodzeń pracowników, którzy wykonują prace związane z projektem w
niepełnym wymiarze etatu, muszą do rozliczenia przedstawić , tzw. Kartę
pracy, która musi być zgodna z listą obecności.
10
Niezależnie od Regulaminu pracy, pracodawca sporządza dla każdego
pracownika zakres jego obowiązków. Zwłaszcza w stosunku do pracowników
w ramach realizowanego projektu.
W przypadkach oddelegowania pracownika do czynności związanych z
projektem, pracodawca powinien określić to na piśmie
(powierzenia pracownikowi innej pracy – przeniesienie).
11
Zasady (polityka) rachunkowości z zakładowym planem kont
Przepisy ustawy o rachunkowości nakładają na wszystkie firmy
prowadzące księgi rachunkowe obowiązek posiadania
dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady
(politykę) rachunkowości.
W polityce rachunkowości należy wprowadzić zapis mówiący o
tym, iż dla prawidłowego rozliczenia środków unijnych
wyodrębniono konta syntetyczne lub analityczne.
Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej może polegać na
wprowadzeniu kont do zakładowego planu kont służących wyłącznie
do obsługi projektu (konta wyodrębnione na poziomie syntetycznym lub
analitycznym);
12
Przykłady wyodrębnienia kont syntetycznych lub analitycznych.
wyodrębniona ewidencja środków trwałych
Np.: rozbudowa analityczna
010 “Środki trwałe”
010-3 “Urządzenia techniczne i komputery”
010-3-1 “Komputery – działalność podstawowa”
010-3-2 “Komputery – Projekt A”
010-3-3 “Komputery – Projekt B”
070 “Umorzenie środków trwałych”
070-3 “Urządzenia techniczne i komputery”
070-3-1 “Komputery – działalność podstawowa”
070-3-2 “Komputery – Projekt A”
070-3-3 “Komputery – Projekt B”
13
innym rozwiązaniem może być utworzenie dla środków trwałych
sfinansowanych dotacją odrębnego konta syntetycznego z analityką.
Np.:
010 “Środki trwałe”
010-1 “Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów”
010-2 “Budynki i lokale”
010-3 “Urządzenia techniczne i komputery”
010-4 “Inne środki trwałe”
010-5 “Środki trwałe sfinansowane dotacją – Projekt A”
010-5-1 “Grunty i prawa użytkowania wieczystego
gruntów”
010-5-2 “Budynki i budowle”
010-5-3 “Urządzenia techniczne i komputery”
010-5-4 “Inne środki trwałe”
Podobnie wyodrębniamy w umorzeniach.
14
wyodrębniona ewidencja środków pieniężnych
założenie odrębnego konta księgowego i rachunku bankowego dla
środków pieniężnych pochodzących z dotacji,
zapisy umowy o dotację na ogół nie nakładają obowiązku
prowadzenia odrębnej kasy (odrębny raport kasowy), ale celowe jest
dla środków z pomocy unijnej prowadzić odrębną kasę, gdyż zapisy
rozporządzeń unijnych przewidują prowadzenie wyodrębnionej
księgowości dla wszystkich transakcji związanych z dotacją unijną,
15
wyodrębnione konta analityczne dla dotacji unijnej,
100 “Kasa”
100-1 “Kasa – działalność podstawowa”
100-2 “Kasa – Projekt A”
100-3 “Kasa – Projekt B”
130 “Bieżący rachunek bankowy”
130-1 “Bieżący rachunek bankowy –
działalność podstawowa”
130-2 “Bieżący rachunek bankowy – Projekt A”
130-3 “Bieżący rachunek bankowy – Projekt B”
16
wyodrębnione konta syntetyczne dla dotacji unijnej
101 “Kasa – działalność podstawowa”
102 “Kasa – Projekt A”
103 “Kasa – Projekt B”
131 “Bieżący rachunek bankowy – działalność
podstawowa”
132 “Bieżący rachunek bankowy – Projekt A”
133 “Bieżący rachunek bankowy – Projekt B”
17
wyodrębniona ewidencja kosztów
Koszty są najważniejszą kategorią spośród wszystkich operacji
gospodarczych związanych z dotacją, niewielkie uchybienia
mogą być podstawą do zakwestionowania wydatku jako kosztu
kwalifikowanego (zwrot części lub całości dotacji),
Sposób wyodrębnienia operacji gospodarczych finansowanych
dotacją jest uzależniony od tego, czy podmiot gospodarczy
prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4, na kontach
zespołu 5, czy też w obydwu zespołach.
W przypadku prowadzenia ewidencji tylko na kontach zespołu
4 możliwe są różne sposoby wyodrębnienia kosztów.
18
założenie do każdego konta syntetycznego odpowiedniej analityki,
Np.:
401 “Materiały i energia”
401-1 “Koszty działalności podstawowej”
401-2 “Koszty związane z projektem A”
Pamiętać należy, że jednym z warunków otrzymania dotacji jest
sporządzenie szczegółowego kosztorysu (budżetu) wydatków, który
dzielimy na poszczególne pozycje, np:
koszty osobowe,
podróże służbowe,
koszty promocji,
koszty spotkań i konferencji,
koszty wyposażenia,
koszty administracyjne.
19
Dobrym pomysłem było by wobec tego założenie subkont do projektu
według budżetu projektu przedstawionego we wniosku. Takie
wyodrębnienie kont było by najbardziej przejrzyste i spójne z
wnioskiem.
wprowadzenie dodatkowego konta syntetycznego z
odpowiednią analityką:
Np.:
470 “Koszty kwalifikowane związane z projektem A”
470-1 “Koszty osobowe”
470-1-1 “Trenerzy akredytowani”
470-1-1-1 “Trener akredytowany 1”
470-1-2 “Doradca”
470-1-3 “Pracownicy administracyjni”
470-1-3-1 “Kierownik projektu”
470-1-3-2 “Księgowy”
470-2 “Podróże lokalne”
20
Przykładowe księgowania w jednostce samorządu terytorialnego:
 Konto 400 – konto kosztowe podstawowe
 Konto 130 – konto rachunku bankowego podstawowe (bieżące)
 Konto 400-1 – konto kosztowe dotyczące projektu „A”
 Konto 130-1 – konto rachunku bankowego dotyczące projektu „A”
*Klasyfikacja wydatków zgodnie z rozporządzeniem:
DZIAŁ – ROZDZIAŁ – PARAGRAF
*Dekretacja i księgowanie na wyodrębnionych kontach księgowych, np.
zakup materiałów biurowych na potrzeby projektu „A”
Klasyfikacja: dział – rozdział – 4210
Dekretacja: 400-1 / 201
- faktura zakupu
201 / 130-1
- przelew bankowy (zapłata)
21
Ewidencja przychodów:
Ustawa o rachunkowości dzieli przychody na:
przychody działalności podstawowej, tj. operacyjnej (lub
statutowej),
pozostałe przychody operacyjne,
przychody finansowe.
Co do zasady przepisy ustawy o rachunkowości zaliczają otrzymane
dotacje do pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32
lit. g ustawy o rachunkowości).
22
Dwie metody ujęcia ewidencyjnego i rozliczenia środków z funduszy
unijnych:
metoda kapitałowa (funduszowa), otrzymane środki
zwiększają kapitał (fundusz) własny jednostki otrzymującej
środki,
metoda wynikowa (przychodowa), otrzymane środki zalicza
się do przychodów jednostki.
23
Metoda kapitałowa ma zastosowanie w:
wyższych uczelniach,
instytucjach kultury,
samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej
(SPZOZ),
spółdzielniach mieszkaniowych.
Księgujemy:
Wn
Ma
Rachunek bankowy środków unijnych
Fundusz zasobowy (F. instytucji kultury,
F. założycielski, F. zasobów mieszkaniowych).
24
Metoda wynikowa (przychodowa) ma zastosowanie w pozostałych
jednostkach:
Księgujemy:
Wn
Ma
Rachunek bankowy środków unijnych
Przychody operacyjne lub przychody statutowe
25
wyodrębniona ewidencja przychodów
- ewidencja w zależności do jakiej kategorii
przychodów
dotacje te będą zaliczane w jednostce:
• operacyjnej (statutowej),
• pozostałej operacyjnej,
- pozostałe przychody operacyjne
761 “Pozostałe przychody operacyjne”
761 – 1 “Przychody ze zbycia majątku
trwałego”
761 – 2 “Przychody z dotacji – Projekt A”
761 – 3 “Przychody z dotacji – Projekt B”
26
Pamiętać należy, że niezależnie od wymagań wynikających
z przepisów, to przede wszystkim w interesie jednostki leży takie
opracowanie zasad ewidencji, aby zapewniała ona bieżącą
i rzetelną informację na temat wykorzystania każdej pozycji
w budżecie i każdego elementu w poszczególnych pozycjach. Pozwala
to nie tylko na wywiązanie się z obowiązków nałożonych przez przepisy,
ale przede wszystkim daje możliwość skutecznej kontroli wewnętrznej, a
tym samym pozwala na szybką i skuteczną interwencję w przypadku
zagrożeń przekroczenia budżetu lub jego niewykonania w
poszczególnych pozycjach.
27
OGÓLNE ZASADY DOKUMENTOWANIA ZDARZEŃ I OPERACJI
GOSPODARCZYCH
Podstawowy przepis określający zasady klasyfikacji dowodów
księgowych oraz wymogi formalne stawiane tym dowodom to ustawa z
dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.
Podział dowodów wg kryterium:
a) jednostek wystawiających
- dowody obce (np. faktury zakupu, wyciągi bankowe itp.),
- dowody własne (wystawiane przez komórki organizacyjne jednostki
gospodarczej),
zewnętrzne (np. faktura sprzedaży)
wewnętrzne (np. Rw, Mm)
28
b) wg podstaw sporządzania:
- dowody źródłowe (pierwotne),
- dowody zbiorcze (wtórne),
- dowody korygujące poprzednie zapisy,
- dowody zastępcze – wystawione do czasu otrzymania
zewnętrznego obcego źródłowego dowodu księgowego,
- dowody rozliczeniowe, dot. wszelkich przeksięgowań
przewidzianych w zakładowym planie kont.
Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera, za
równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach
rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń
łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone wg algorytmu
(programu) na podstawie informacji zawartych w księgach (art. 20 ust. 5
ustawy).
29
Wymogi formalne (art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości):
- określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji
gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość,
- data dokonania operacji, data sporządzenia dowodu,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w
księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu
ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania.
Można również zaniechać stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania
dowodu, jeżeli to wynika z techniki dokumentowania zapisów księgowych, np.
fakturowanie sprzedaży w odpowiednim programie komputerowym, który
automatycznie tę sprzedaż ewidencjonuje.
30
Wymogi merytoryczne (art. 22 ustawy o rachunkowości):
- dowody powinny być: rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów
rachunkowych;
Rzetelny – dowód, który odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji
gospodarczej.
Kompletny – zawiera cechy określone w art. 21 ustawy o
rachunkowości.
- dowody źródłowe powinny być kontrolowane pod względem:
• merytorycznym,
• formalnym,
• rachunkowym.
Adnotacja o przeprowadzonych kontrolach z podpisem osoby, która
tę kontrolę przeprowadziła.
31
RODZAJE DOKUMENTÓW ORAZ WYMOGI STAWIANE IM PRZEZ
PRZEPISY PRAWA
Faktura VAT
- zasady wystawiania dokumentów określają przepisy ustawy o
podatku od towarów i usług oraz wydane na jej podstawie
rozporządzenie z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku
niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania
faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do
których mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i
usług,
(rozdział 4 rozporządzenia § 8-28),
- co powinna zawierać faktura VAT (§9 ust. 1 rozporządzenia),
Nie ma obowiązku podpisywania faktur ani przez wystawcę, ani
odbiorcę. Kwotę podatku wykazuje się w złotych bez względu na to
w jakiej walucie jest kwota należności w fakturze.
32
- faktura korygująca VAT jest wystawiana w przypadku
(§16 rozporządzenia):
a) udzielenia rabatów po wystawieniu faktury,
b) podwyższenia ceny po wystawieniu faktury,
c) zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwroty nabywcy kwot
nienależnych,
d) zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat,
podlegających opodatkowaniu,
e) stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku
bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Jakie elementy powinna posiadać faktura korygująca, określa
§17rozporządzenia.
Sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury
korygującej przez nabywcę.
33
- faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych, oleju
napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych
pojazdów samochodowych, powinny dodatkowo zawierać numer
rejestracyjny tego samochodu;
Nota korygująca
- wystawia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub
fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące:
• jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze
sprzedawcą lub nabywcą,
• oznaczenia towaru lub usługi (z wyjątkiem pomyłek w
pozycjach faktury określonych w §9 ust. 1 pkt 5-12
rozporządzenia),
- co powinna nota korygująca zawierać, określa §18 ust. 3
rozporządzenia,
- akceptacja treści noty przez wystawcę faktury lub faktury
korygującej.
34
Inne dowody uznawane za fakturę (§20 rozporządzenia):
- bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do
świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami
normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi,
środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami,
samolotami i śmigłowcami (nazwa i numer identyfikacji podatkowej
sprzedawcy, numer i data wystawienia biletu, kwota należności wraz z
podatkiem, kwota podatku),
- dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych,
- dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi,
- rachunki, o których mowa w art. 87-90 ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 – Ordynacja podatkowa, wystawiana przez podatników nie
zobowiązanych do wystawiania faktur wg rozporządzenia.
35
Rachunek
- zasady wystawiania rachunków przez podatników nie będących
podatnikami VAT regulują przepisy z dnia 19.08. 1997r. – Ordynacja
podatkowa,
- w oparciu o upoważnienie zawarte w ustawie, Minister Finansów
wydał rozporządzenie z dnia 22.08.2005r. w sprawie naliczania odsetek
oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być
zawarte w rachunkach (§14 rozporządzenia),
- rachunek musi mieć podpis wystawcy i odcisk pieczęci.
36
Umowa kupna – sprzedaży
- sprzedającym jest osoba fizyczna nie prowadząca działalności
gospodarczej,
- zasady sporządzania reguluje ustawa – Kodeks cywilny.
Wyciąg bankowy
- dowód potwierdzający operacje związane z wpływem i rozchodem
środków pieniężnych na rachunku bankowym, wystawia go bank,
- spełnia wymagania określone w art. 21 ustawy o rachunkowości,
- zgodnie z ustawą o rachunkowości można zaniechać zmieszczenia
na dokumencie podpisu, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów
(tj.: ustawa – Prawo bankowe),
- wydruk z konta internetowego, spełnia warunki dokumentu
księgowego z ustawy o rachunkowości oraz art. 7 Prawa
bankowego.
37
Raport kasowy
- dowód księgowy zbiorczy,
- szczegółowa regulacja obrotu kasowego – Instrukcja kasowa,
- dowody źródłowe i zastępcze (KP, KW).
Nota księgowa
- dowód zewnętrzny własny w jednostce wystawiającej ją dla
kontrahenta lub dowód zewnętrzny obcy w jednostce
otrzymującej ją od kontrahenta,
- wystawia się dla operacji, gdzie nie mają zastosowania przepisy
ustawy VAT,
- cel wystawienia: - obciążenie dłużnika odsetkami,
- obciążenie kontrahenta karą umowną,
- obciążenie pracowników równowartością
przypisanych im strat i szkód,
- obciążenie pracowników z tytułu odsetek za
zwłokę w zapłacie,
- musi zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o
rachunkowości.
38
Dokumentacja związana z ewidencją środków trwałych.
- konta księgi głównej i konta ksiąg pomocniczych (wg ustawy o
rachunkowości);
- dokumenty związane z obrotem środków trwałych:
- dowód OT – „Przyjęcie środka trwałego”,
- dowód LT – „Likwidacja środka trwałego”,
- dowód PT – „Nieodpłatne przekazanie środka trwałego”,
39
Dokumentacja związana z ewidencją wyposażenia
- wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, nie zaliczane do
środków trwałych,
- ewidencja ta zawiera:
• numer kolejny wpisu,
• datę nabycia, numer faktury lub rachunku,
• nazwę wyposażenia,
• cenę zakupu,
• datę likwidacji, w tym również datę sprzedaży lub darowizny\
• przyczynę likwidacji.
40
Dokumentacja związana z zatrudnieniem pracowników
- umowa o pracę (art. 29 §2 Kp);
- ewidencja czasu pracy;
Szczegółowe wymogi w tym zakresie określa rozporządzenie
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996r. w sprawie
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika.
- lista obecności;
- lista płac;
- karty zasiłkowe;
41
Dokumentacja związana z zatrudnieniem na podstawie umów
cywilnoprawnych
- stosuje się tu przepisy Kodeksu cywilnego;
- umowa zlecenie, umowa o dzieło;
- umowa spisana na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego oraz
rachunek wystawiony przez wykonawcę umowy;
Dokumentacja dotycząca rozliczenia kosztów podróży
służbowej
- zgodnie z art. 775 Kp pracownikowi wykonującemu na
polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością,
w której znajduje się siedziba pracodawcy, przysługuje
należność na pokrycie kosztów związanych z podróżą
służbową;
42
- warunki oraz wysokość ustalania należności z tytułu delegacji
zawarte są w:
• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży na obszarze kraju,
• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży poza granicami kraju,
• rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 15.03.2002r. w
sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu
kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych,
motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
43
- powyższe rozporządzenia są bezwzględnie obowiązujące w
jednostkach sfery budżetowej, pozostali pracodawcy we własnym
zakresie ustalają te zasady w regulaminie wynagrodzenia lub w
umowie o pracę. Brak takiego uregulowania w przepisach
wewnętrznych jednostki powoduje rozliczenie podróży służbowej
określone dla sfery budżetowej (sprawa kosztów uzyskania
przychodów);
- wydatki związane z podróżą służbową rozliczamy na podstawie
dokumentów:
• polecenia wyjazdu służbowego,
• rozliczenia kosztów podróży służbowej,
• umowy o używanie dla celów służbowych samochodu
prywatnego;
44
Ewidencja przebiegu pojazdu
- wymogi prowadzenia tej ewidencji wynikają z zapisów ustaw o
podatku dochodowym;
- ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia
liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr
przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Brak ewidencji – wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
45
Opisywanie dokumentów
- oprócz adnotacji o dokonanej kontroli merytorycznej, formalnej i
rachunkowej oraz dekretacji i numeru ewidencji księgowej, na
dokumencie muszą znaleźć się co najmniej:
- informacja, że wydatek jest współfinansowany z EFRR i z budżetu państwa
-nazwa projektu i numer,
-numer i data umowy o dotację,
-opis związku wydatku z projektem, w tym oznaczenie do której kategorii
wydatku przedstawionej we wniosku o dofinansowanie odnosi się wydatek np.
Koszty osobowe
-kwota wydatku kwalifikowanego, jeżeli kwota kwalifikowana jest inna niż kwota netto
lub brutto z dokumentu to należy przedstawić sposób wyliczenia kwoty kwalifikowanej
-opis, że projekt realizowany jest zgodnie z ustawą z dnia 19 stycznia 2004r. – Prawo
Zamówień Publicznych, należy podać przepis w ustawie na podstawie którego
wydatek jest dokonany lub na podstawie którego do wydatku nie stosuje się trybów
ww. ustawy . W przypadku kosztów delegacji służbowych opis ten nie jest wymagany.
46
Warto przygotować do tego celu odpowiednią pieczątkę wg następującego wzoru
Formułka (ostateczna treść zostanie dopiero ustalona)
Numer i nazwa projektu
Numer i data umowy
Rodzaj i numer kategorii wydatku
Opis wydatku
Kwota wydatku kwalifikowanego
Projekt jest/nie jest realizowany zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo
Zamówień Publicznych (art.. ………………………..)
Numer księgowy bądź ewidencyjny ………………………..
Sprawdzono pod względem merytorycznym
Data ………………………..
Podpis ………………………..
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
Data ………………………..
Podpis ………………………..
Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją ………………………..
47
Opis związku wydatku z projektem
- wymagany jest szczególnie dokładny opis kosztu w celu
uzasadnienia jego bezspornego związku z projektem;
- opis ten ma uzasadnić przyporządkowanie kosztu do
konkretnej pozycji w zatwierdzonym budżecie;
- ogłoszenia i publikacje (dziś powszechny rodzaj wydatków) np.:
nabór pracowników, nabór uczestników szkolenia, zaproszenia na
konferencję promującą projekt, publikacji w prasie promujących
projekt, np.: „Ogłoszenie w sprawie naboru pracowników
(księgowy, specjalista do obsługi strony internetowej),
opublikowane w dniu 21 listopada 2006r. w Gazecie Wyborczej”.
Niektóre jednostki udzielające dotacji wymagają, aby dołączyć
wycinek z gazety dot. danego ogłoszenia (niektórzy żądają
dołączenia całej gazety).
48
- artykuły spożywcze, gastronomia i catering
Np.: „Zakupu artykułów spożywczych na fakturze
dokonano na szkolenie – Sztuka układania kwiatów –
przeprowadzone w dniach 3 i 4 kwietnia 2007r. W szkoleniu
wzięło udział 17 osób (w tym 15 uczestników szkolenia oraz
dwóch trenerów)”,
- noclegi
Np.: „Nocleg opłacony został dla wykładowców szkolenia –
Sztuka układania kwiatów – przeprowadzonego w dniach 3 i 4
kwietnia 2007r.”
- wynajem pomieszczeń, opis na fakturze musi określać
szczegółowo, na jakie cele i w jakim terminie były wynajmowane
pomieszczenia (cele biurowe, cele szkoleniowe, przeprowadzenie
konferencji),
49
- transport, opis na fakturze musi określać, kto lub co było
przewożone, kiedy i w jaki celu,
- materiały biurowe, konieczność dokładnego opisu na fakturze,
jaka wartość kosztów kwalifikowanych dotyczy poszczególnych
pozycji budżetu.
Wydatki wspólne:
- dotyczy to głównie kosztów administracyjnych, takich jak koszty
rozmów telefonicznych, czynsz, energia, internet itp.,
- ich wysokość przypadająca na projekt musi być dokładnie i
rzetelnie rozliczona za pomocą odpowiedniego klucza
rozliczeniowego,
- wyliczenie na piśmie i podpisanie przez kierownika jednostki lub
koordynatora (kierownika) projektu,
50
- czynsz, ustalenie zajmowanych powierzchni tj. stosunku
powierzchni wykorzystywanej w trakcie realizacji projektu do
powierzchni całego lokalu,
Np.: jednostka wynajmuje 4 pomieszczenia, których powierzchnia
użytkowa wynosi ogółem 100m². Jednostka płaci miesięczny
czynsz 3000 zł. Zgodnie z zatwierdzonym budżetem dotacji
może wynajmować jako koszty kwalifikowane wydatki na
czynsz.
Jedno z pomieszczeń o powierzchni 25m² przeznaczone
jest dla pracowników realizujących projekt.
Wyliczenie kosztów kwalifikowanych przypadających na projekt:
25m² : 100m² = 25%
3000zł x 25% = 750zł.
Jeżeli są pomieszczenia wspólne (pokój socjalny, łazienka,
korytarz) w wyliczeniu należy uwzględnić te pomieszczenia,
51
- telefon, jeżeli jednostka posiada kilka linii, to może np. jedną
przeznaczyć do spraw projektowych;
Innym sposobem – to rozliczenie za pomocą bilingu dołączonego
do faktury (dość pracochłonny).
Nie można rozliczać w sposób ryczałtowy np. 50% czy 30%, ani
na podstawie wykorzystywanej powierzchni, czy udziału
zatrudnionych przy projekcie pracowników,
- internet, odpowiedni klucz rozliczeniowy np. wg liczby stanowisk
komputerowych podłączonych do internetu,
52
- media, są najtrudniejsze do prawidłowego rozliczenia,
Np.: Energię elektryczną można rozliczyć wg zajmowanej
powierzchni; W przypadku powierzchni użytkowanych dla celów
realizacji umowy czasowo np. w celu odbycia spotkania lub
przeprowadzenia szkolenia, jeżeli te powierzchnie użytkowane są
również do innych celów nie związanych z realizacją projektu,
należy wyliczyć koszt kwalifikowany, uwzględniając okres
użytkowania pomieszczenia.
30% powierzchni użytkowej (sala szkoleniowa), szkolenie – 2dni,
500zl x 30% X 2dni : 30 dni w miesiącu = 10zł.
53
Dokumentowanie zapłaty
- jednym z warunków zaliczenia kosztu do kosztów
kwalifikowanych w projekcie jest jego ostateczne poniesienie
(zapłata),
- dowody poniesienia zapłaty (przelewy bankowe, dowody wpłaty
gotówkowej do kasy kontrahenta, „zapłacono gotówką” na
fakturze lub rachunku).
Zapis na fakturze lub rachunku „Płatność: gotówką” nie jest
potwierdzeniem zapłaty, lecz tylko określeniem formy zapłaty.
- zapłata kartą kredytową lub płatniczą (dowód: potwierdzenie ze
sklepu oraz wyciąg bankowy poświadczający przelew środków),
- kompensata należności (art. 198 Kc),
Jedna ze stron wystawia „Oświadczenie o kompensacie
należności”, które jest akceptowane przy rozliczeniu dotacji.
54
Wszystkie kwoty w Raporcie z realizacji
należy podać w Euro. Wydatki w walucie polskiej muszą zostać
przeliczone na Euro z dokładnością do czterech miejsc po
przecinku, przeliczenia dokonuje się na podstawie średniego
miesięcznego kursu Komisji Europejskiej ostatniego miesiąca
okresu raportowego. Kursy te podawane są na stronie:
http://ec.europa.eu/budget/infoeuro
55
Dziękujemy za udział w szkoleniu

56