I. ZADANIA OGÓLNE 1. Prowadzenie spraw związanych z obsługą

I.
ZADANIA OGÓLNE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Prowadzenie spraw związanych z obsługą Sekretarza Miasta.
Koordynacja i nadzór nad obiegiem korespondencji kierowanej do Sekretarza Miasta.
Organizowanie przyjęć klientów przez Sekretarza Miasta w ramach skarg i wniosków.
Koordynacja i organizacja spotkań Sekretarza Miasta.
Prowadzenie i utrzymywanie w stałej aktualności zbioru informacji adresowych i
telefonicznych niezbędnych do pracy na stronach BIP Departamentu.
Prowadzenie spraw administracyjno-biurowych Departamentu.
Prowadzenie ewidencji wydatków budżetowych inwestycyjnych zgodnie z zatwierdzonym
harmonogramem wydatków.
Prowadzenie harmonogramu wydatków budżetowych.
Przygotowywanie wniosków o nadanie orderu lub odznaczenia państwowego osobom
szczególnie zasłużonym.
Rozwijanie, wdrażanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością.
Prowadzenie obsługi narad kierownictwa Urzędu Miejskiego.
II.
ZADANIA REFERATU ORGANIZACJI I KADR
1. W zakresie prawidłowej organizacji pracy Urzędu:
1)
2)
3)
4)
opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, regulaminu pracy oraz Statutu
Miasta, a także przygotowywanie, w razie potrzeby, projektów aktualizujących treść tych
dokumentów;
zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu, wdrażanie nowych metod i
technik zarządzania;
koordynowanie działalności jednostek organizacyjnych Urzędu;
realizacja projektów z funduszy zewnętrznych w zakresie organizacji pracy Urzędu i
zarządzania zasobami ludzkimi.
2. W zakresie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników
Urzędu, w tym:
1) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem służby przygotowawczej
nowozatrudnionych pracowników w Urzędzie;
2) organizowanie szkoleń wewnątrzurzędowych oraz nadzór nad ich przebiegiem;
3) nawiązywanie współpracy z instytucjami i ośrodkami szkoleniowymi oraz placówkami
naukowo-badawczymi;
4) koordynowanie i kontrola realizacji szkoleń w Urzędzie;
5) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników.
3. W zakresie spraw pracowniczych:
1) prowadzenie postępowań w sprawie naboru kandydatów do pracy w Urzędzie Miejskim;
2) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Miejskiego;
3) prowadzenie przy współpracy z nadzorującymi Departamentami, Referatami postępowań w
sprawie naboru kandydatów na stanowiska kierowników miejskich jednostek organizacyjnych
podlegających przepisom ustawy o pracownikach samorządowych;
4) przygotowywanie umów, angaży dla kierowników miejskich jednostek organizacyjnych
podlegających przepisom ustawy o pracownikach samorządowych, przy współpracy z
nadzorującymi Departamentami/ Referatami;
5) prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników
Urzędu;
6) koordynowanie spraw związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen kwalifikacyjnych i
przeglądów kadrowych;
7) organizowanie i koordynowanie praktyk dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych i studentów
wyższych uczelni;
8) organizowanie przy współudziale Powiatowego Urzędu Pracy, na potrzeby Urzędu stażu i
koordynowanie jego przebiegu;
9) sporządzanie okresowych sprawozdań statystycznych o stanie zatrudnienia oraz innych analiz
i informacji związanych z w/w sprawami.
4. W zakresie sprawności funkcjonowania Urzędu:
1)
współdziałanie z Biurem Rady Miejskiej w zakresie organizacyjnego zabezpieczenia prac
związanych z powoływaniem i działalnością jednostek podporządkowanych Radzie;
2)
koordynowanie działań Departamentów Urzędu w zakresie:
a)
b)
c)
5.
prawidłowości zapisów Regulaminów Wewnętrznych Departamentów z Regulaminem
Organizacyjnym Urzędu;
prowadzenia centralnego rejestru Zarządzeń i Decyzji celowościowych Prezydenta
Miasta oraz nadzór nad ich bieżącą aktualizacją;
prowadzenia i bieżąca aktualizacja centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw
Prezydenta Miasta oraz nadzór nad ich bieżącą aktualizacją;
Współudział przy wykonywaniu czynności związanych z przeprowadzeniem wyborów
Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, Rady Miejskiej, Prezydenta Miasta, organów
samorządów mieszkańców i innych organów stosownie do zakresu zadań zawartych w
obowiązujących przepisach oraz w oparciu o harmonogram czynności technicznoorganizacyjnych zatwierdzony przez Prezydenta Miasta.
6. Obsługa Biuletynu Informacji Publicznej oraz ESIP w zakresie spraw realizowanych przez
Referat.
III.
ZADANIA REFERATU OBSŁUGI URZĘDU
1. Zarządzanie obiektami Urzędu wraz z terenami przyległymi oraz administrowanie
pomieszczeniami użytkowanymi przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu w zakresie:
1) prowadzenia spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Urzędu oraz zabezpieczeniem
usług sprzątania i ochrony obiektów Urzędu Miejskiego oraz pomieszczeń użytkowanych;
2) zawierania umów najmu oraz umów z dostawcami mediów i usług;
3) utrzymania czystości na terenie przyległym do budynków Urzędu Miejskiego;
4) zapewnienia estetyki pomieszczeń poprzez malowanie ciągów komunikacyjnych, klatek
schodowych i pomieszczeń biurowych;
5) prowadzenia spraw związanych z utrzymaniem technicznym obiektów Urzędu Miejskiego,
w szczególności:
a) dokonywania okresowych kontroli utrzymania technicznego budynków;
b) klasyfikowania budynków i pomieszczeń Urzędu do wykonania remontów, napraw
bieżących i inwestycji;
c) prowadzenia książek obiektów budowlanych Urzędu.
2. Gospodarka środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie potrzeb Urzędu Miejskiego w zakresie
materiałowo-technicznym umożliwiającym realizację zadań komórek organizacyjnych
Urzędu poprzez:
1) zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych;
2) zakup maszyn i urządzeń biurowych;
3) wyposażenie pomieszczeń biurowych i innych;
4) zamawianie i rozdział prasy na Departamenty Urzędu;
5) gospodarowanie składnikami majątku ruchomego w Urzędzie.
3. Realizacja zadań inwestycyjnych, remontów kapitalnych, bieżących i
konserwacji w
budynkach Urzędu poprzez :
1) opracowywanie dokumentacji przetargowej na roboty budowlane i inwestycje wraz z
załącznikami;
2) rozliczanie inwestycji, o których mowa w pkt. 1 pod względem merytorycznym i
finansowym;
3) przygotowywanie remontów pod względem formalno-prawnym, przygotowanie umów z
projektantami, wykonawcami i kontrola ich realizacji.
4. Prowadzenie archiwum zakładowego i poligrafii:
1) przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych Urzędu uporządkowanych zgodnie z instrukcją
archiwalną do archiwum zakładowego;
2) udostępnianie posiadanych akt upoważnionym pracownikom Urzędu;
3) prowadzenie ewidencji zasobów archiwalnych zgodnie z wytycznymi Instrukcji Archiwalnej;
4) powielanie materiałów dla potrzeb Urzędu.
5. Prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników, emerytów i rencistów Urzędu
poprzez :
1) dofinansowanie do wypoczynku;
2) udzielanie pożyczek zwrotnych na cele mieszkaniowe;
3) udzielanie zapomóg;
4) finansowanie działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej;
5) finansowanie świadczeń z tytułu zwiększonych wydatków świątecznych;
6) organizowanie spotkań z emerytami i rencistami Urzędu;
7) organizowanie zabawy choinkowej dla dzieci.
6.
Prowadzenie magazynu materiałów biurowych i mebli oraz sprzętu techniczno-wojskowego
i OC:
1) ewidencjonowanie, wydawanie i rozliczanie materiałów biurowych i sprzętu;
2) prowadzenie kartotek ilościowo-wartościowych materiałów biurowych i sprzętu w
magazynie biurowym i mebli;
3) przygotowanie składników majątku ruchomego do oceny pod względem przydatności do
dalszego użytkowania lub likwidacji;
4) kontrola zestawień ilościowo-cenowych przygotowywanych do zamówień publicznych na
dostawę materiałów biurowych i eksploatacyjnych;
5)
przyjmowanie i przekazywanie materiałów eksploatacyjnych do utylizacji;
6)
znakowanie mebli i sprzętu biurowego;
7)
przechowywanie i konserwacja sprzętu OC w magazynie oraz prowadzenie na bieżąco
obowiązkowej dokumentacji;
8) opracowywanie na podstawie rocznego planu pracy miesięcznych zamierzeń dotyczących
konserwacji, utrzymania w należytym stanie urządzeń magazynowych oraz prowadzenie
kontroli w tym zakresie;
9) uzgadnianie ewidencji materiałowej magazynu sprzętu techniczno-wojskowego z ewidencją
Referatu Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego.
7. Nadzór nad merytoryczną zgodnością płatności faktur wynikających z zawartych umów
oraz wydatków bieżących i inwestycyjnych w ramach działalności Departamentu.
8.
Prowadzenie transportu własnego i obcego:
1) zapewnienie prawidłowej obsługi transportu osobowego i dostawczego Urzędu;
2) obsługa techniczna wyborów, targów i innych imprez okolicznościowych;
3) prowadzenie ewidencji kart drogowych, rozliczanie i kontrola zużycia paliwa, rozliczanie
czasu pracy kierowców;
4)
sporządzanie i przekazywanie okresowych sprawozdań wprowadzania zanieczyszczeń z
procesów spalania paliw w silnikach spalinowych;
5) prowadzenie spraw związanych z korzystaniem przez pracowników Urzędu z prywatnych
pojazdów do celów służbowych.
9.
Gospodarka pieczątkami i tablicami urzędowymi:
1) zlecanie wykonania pieczątek - prowadzenie rejestru wydanych i zlikwidowanych pieczątek;
2) zamawianie tablic urzędowych i informacyjnych – oznakowanie.
10.
Prowadzenie czynności związanych z udzielaniem zamówień publicznych dotyczących
zadań realizowanych przez Referat Obsługi Urzędu.
11. Wykonywanie czynności kancelaryjnych w Referacie:
1) prowadzenie rejestru ogłoszeń i obwieszczeń;
2) przygotowywanie aktów prawnych dotyczących realizowanych zadań Departamentu.
12. Konserwacja sprzętu biurowego i elektrycznego
oraz naprawa urządzeń wodnokanalizacyjnych:
1) naprawa i konserwacja mebli biurowych;
2) naprawa drzwi, okien oraz wymiana zamków;
3) konserwacje i drobne naprawy urządzeń hydraulicznych, wodno-kanalizacyjnych i
sanitarnych;
4) naprawy i konserwacje instalacji elektrycznej oraz sprzętu elektrycznego w budynkach
Urzędu Miejskiego;
5) prace transportowe związane z załadunkiem i rozładunkiem ręcznym.
13.
Realizacja zadań związanych z prowadzeniem postępowań w sprawie rzeczy znalezionych,
w tym:
1) przyjmowanie i prowadzenie ewidencji rzeczy znalezionych;
2) przechowywanie rzeczy znalezionych;
3) udzielanie informacji o przechowywanych rzeczach znalezionych;
4) likwidacja nie podjętych depozytów i nie odebranych rzeczy.
14. Współdziałanie z Biurem Prezydenta Miasta i Departamentem Innowacji i Informatyki w
zakresie obsługi technicznej konferencji, narad i spotkań:
1) prowadzenie rejestru wynajmu sal w budynkach Urzędu Miejskiego w Elblągu;
2) zlecanie usługi informatycznej i nagłaśniającej;
3) sporządzanie pism celem wystawienia faktury za odpłatne wynajęcie sal Urzędu;
4) zakup kwiatów na spotkania i inne uroczystości organizowane przez kierownictwo Urzędu;
5) zakup artykułów spożywczych /obsługa konferencji, narad i spotkań.
15. Przydzielanie pracownikom obsługi Urzędu odzieży ochronnej, roboczej i obuwia
roboczego zgodnie z Tabelą norm przydziału odzieży i obuwia roboczego – prowadzenie
rejestru przydziału.
16. Zaopatrzenie w sprzęt i urządzenia przeciwpożarowe oraz zapewnienie ich przeglądu i
konserwacji oraz oznakowania dróg ewakuacyjnych.
17. Zarządzanie Salą Staromiejską (Kamieniczkami Elbląskimi), Bramą Targową, Ratuszem
Staromiejskim oraz budynkiem przy ul. Elizy Orzeszkowej 2.
18. Prowadzenie kancelarii ogólnej w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej
oraz jej rejestracja w systemie Elektroniczny Obieg Dokumentów.
19. Obsługa elektronicznej książki podawczej.
20. Współpraca z instytucjami i przedsiębiorstwami świadczącymi usługi pocztowe.
21. Prowadzenie Punktu Informacyjnego.
22. Obsługa informatycznego systemu Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności
Gospodarczej (CEDIG) w zakresie wprowadzania danych zgłaszanych przez osoby
rejestrujące działalność gospodarczą oraz dokonujące zmian w tym zakresie.
Gromadzenie dokumentacji źródłowej z tym związanej.
22. Nadzór nad realizacją obsługi prawnej w Urzędzie.
23. Nadzór nad organizacją i funkcjonowaniem udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej.