I. ZADANIA REFERATU OBSŁUGI URZĘDU 1. Zarządzanie

I.
ZADANIA REFERATU OBSŁUGI URZĘDU
1. Zarządzanie obiektami Urzędu wraz z terenami przyległymi oraz administrowanie
pomieszczeniami użytkowanymi przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu w zakresie:
1) prowadzenia spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Urzędu oraz zabezpieczeniem
usług sprzątania i ochrony obiektów Urzędu Miejskiego oraz pomieszczeń użytkowanych;
2) zawierania umów najmu oraz umów z dostawcami mediów i usług;
3) utrzymania czystości na terenie przyległym do budynków Urzędu Miejskiego;
4) zapewnienia estetyki pomieszczeń poprzez malowanie ciągów komunikacyjnych, klatek
schodowych i pomieszczeń biurowych;
5) prowadzenia spraw związanych z utrzymaniem technicznym obiektów Urzędu Miejskiego, w
szczególności:
a) dokonywania okresowych kontroli utrzymania technicznego budynków;
b) klasyfikowania budynków i pomieszczeń Urzędu do wykonania remontów, napraw
bieżących i inwestycji;
c) prowadzenia książek obiektów budowlanych Urzędu.
2. Gospodarka środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie potrzeb Urzędu Miejskiego w zakresie
materiałowo-technicznym umożliwiającym realizację zadań komórek organizacyjnych
Urzędu poprzez:
1) zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych;
2) zakup maszyn i urządzeń biurowych;
3) wyposażenie pomieszczeń biurowych i innych;
4) zamawianie i rozdział prasy na Departamenty Urzędu;
5) gospodarowanie składnikami majątku ruchomego w Urzędzie.
3. Realizacja zadań inwestycyjnych, remontów kapitalnych, bieżących i
konserwacji w
budynkach Urzędu poprzez :
1) opracowywanie dokumentacji przetargowej na roboty budowlane i inwestycje wraz z
załącznikami;
2) rozliczanie inwestycji, o których mowa w pkt. 1 pod względem merytorycznym i
finansowym;
3) przygotowywanie remontów pod względem formalno-prawnym, przygotowanie umów z
projektantami, wykonawcami i kontrola ich realizacji.
4. Prowadzenie archiwum zakładowego i poligrafii:
1) przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych Urzędu uporządkowanych zgodnie z instrukcją
archiwalną do archiwum zakładowego;
2) udostępnianie posiadanych akt upoważnionym pracownikom Urzędu;
3) prowadzenie ewidencji zasobów archiwalnych zgodnie z wytycznymi Instrukcji Archiwalnej;
4) powielanie materiałów dla potrzeb Urzędu.
5. Prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników, emerytów i rencistów Urzędu
poprzez :
1) dofinansowanie do wypoczynku;
2) udzielanie pożyczek zwrotnych na cele mieszkaniowe;
3) udzielanie zapomóg;
4) finansowanie działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej;
5) finansowanie świadczeń z tytułu zwiększonych wydatków świątecznych;
6) organizowanie spotkań z emerytami i rencistami Urzędu;
7) organizowanie zabawy choinkowej dla dzieci.
6. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia
przeciwpożarowego:
1) prowadzenie szkoleń wstępnych ogólnych nowozatrudnionych pracowników,
stażystów i praktykantów;
2) organizowanie szkoleń okresowych dla kadry kierowniczej, pracowników administracyjnobiurowych i zatrudnionych na stanowiskach robotniczych;
3) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy przez zespół powypadkowy przygotowanie dokumentacji i prowadzenie rejestru wypadków przy pracy, w drodze do i z
pracy;
4) przydzielanie pracownikom obsługi Urzędu odzieży ochronnej, roboczej i obuwia roboczego
zgodnie z Tabelą norm przydziału odzieży i obuwia roboczego – prowadzenie rejestru
przydziału;
5) współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami,
a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników;
6) wystawianie skierowań na badania profilaktyczne zgodnie z terminem upływu terminu
ważności zaświadczeń lekarskich oraz prowadzenie ewidencji badań profilaktycznych
pracowników;
7)
przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad
bezpieczeństwa pracy - współpraca z Komisją BHP;
8) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą –
współpraca z Komisją BHP;
9) uczestniczenie w pracach Komisji bezpieczeństwa i higieny pracy oraz we wszystkich
konsultacjach w zakresie BHP;
10) zaopatrzenie w sprzęt i urządzenia przeciwpożarowe oraz zapewnienie ich przeglądu i
konserwacji oraz oznakowania dróg ewakuacyjnych.
7.
Prowadzenie magazynu materiałów biurowych i mebli oraz sprzętu techniczno-wojskowego
i OC:
1) ewidencjonowanie, wydawanie i rozliczanie materiałów biurowych i sprzętu;
2) prowadzenie kartotek ilościowo-wartościowych materiałów biurowych i sprzętu w
magazynie biurowym i mebli;
3) przygotowanie składników majątku ruchomego do oceny pod względem przydatności do
dalszego użytkowania lub likwidacji;
4) kontrola zestawień ilościowo-cenowych przygotowywanych do zamówień publicznych na
dostawę materiałów biurowych i eksploatacyjnych;
5) przyjmowanie i przekazywanie materiałów eksploatacyjnych do utylizacji;
6) znakowanie mebli i sprzętu biurowego;
7) przechowywanie i konserwacja sprzętu OC w magazynie oraz prowadzenie na bieżąco
obowiązkowej dokumentacji;
8) opracowywanie rocznych planów kontroli magazynów OC na terenie miasta Elbląga oraz
prowadzenie doraźnych i planowych kontroli tych magazynów;
9) opracowywanie na podstawie rocznego planu pracy miesięcznych zamierzeń dotyczących
konserwacji, utrzymania w należytym stanie urządzeń magazynowych oraz prowadzenie
kontroli w tym zakresie;
10) uzgadnianie ewidencji materiałowej magazynu sprzętu techniczno-wojskowego z ewidencją
Departamentu Bezpieczeństwa, Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Informacji
Niejawnych.
8.
Nadzór nad merytoryczną zgodnością płatności faktur wynikających z zawartych umów
oraz wydatków bieżących i inwestycyjnych w ramach działalności Departamentu.
9.
Prowadzenie transportu własnego i obcego:
1) zapewnienie prawidłowej obsługi transportu osobowego i dostawczego Urzędu;
2) obsługa techniczna wyborów, targów i innych imprez okolicznościowych;
3) prowadzenie ewidencji kart drogowych, rozliczanie i kontrola zużycia paliwa, rozliczanie
czasu pracy kierowców;
1) sporządzanie i przekazywanie okresowych sprawozdań wprowadzania zanieczyszczeń z
procesów spalania paliw w silnikach spalinowych;
5) prowadzenie spraw związanych z korzystaniem przez pracowników Urzędu z prywatnych
pojazdów do celów służbowych.
10. Gospodarka pieczątkami i tablicami urzędowymi:
1) zlecanie wykonania pieczątek - prowadzenie rejestru wydanych i zlikwidowanych pieczątek;
2) zamawianie tablic urzędowych i informacyjnych – oznakowanie.
11.
Prowadzenie czynności związanych z udzielaniem zamówień publicznych dotyczących
zadań realizowanych przez Referat Obsługi Urzędu.
12. Wykonywanie czynności kancelaryjnych w Referacie:
1) prowadzenie rejestru ogłoszeń i obwieszczeń;
2) przygotowywanie aktów prawnych dotyczących realizowanych zadań Departamentu.
13. Konserwacja sprzętu biurowego i elektrycznego
oraz naprawa urządzeń wodnokanalizacyjnych:
1) naprawa i konserwacja mebli biurowych;
2) naprawa drzwi, okien oraz wymiana zamków;
3) konserwacje i drobne naprawy urządzeń hydraulicznych, wodno-kanalizacyjnych i
sanitarnych;
4) naprawy i konserwacje instalacji elektrycznej oraz sprzętu elektrycznego w budynkach
Urzędu Miejskiego;
5) prace transportowe związane z załadunkiem i rozładunkiem ręcznym.
14. Realizacja zadań związanych z prowadzeniem postępowań w sprawie rzeczy znalezionych,
w tym:
1) przyjmowanie i prowadzenie ewidencji rzeczy znalezionych;
2) przechowywanie rzeczy znalezionych;
3) udzielanie informacji o przechowywanych rzeczach znalezionych;
4) likwidacja nie podjętych depozytów i nie odebranych rzeczy.
15. Współdziałanie z Biurem Prezydenta Miasta i Departamentem Innowacji i Informatyki w
zakresie obsługi technicznej konferencji, narad i spotkań:
1) prowadzenie rejestru wynajmu sal w budynkach Urzędu Miejskiego w Elblągu;
2) zlecanie usługi informatycznej i nagłaśniającej;
3) sporządzanie pism celem wystawienia faktury za odpłatne wynajęcie sal Urzędu;
4) zakup kwiatów na spotkania i inne uroczystości organizowane przez kierownictwo Urzędu;
5) zakup artykułów spożywczych /obsługa konferencji, narad i spotkań.
16.
Zarządzanie Salą Staromiejską (Kamieniczkami Elbląskimi), Bramą Targową, Ratuszem
Staromiejskim oraz budynkiem przy ul. Elizy Orzeszkowej 2.