Sprawozdanie z kontroli w Miejskim Zarządzie Dróg i Komunikacji

Radom, dn. 24.09.2014r.
BK.1711.19.2014
Sprawozdanie z kontroli w Miejskim Zarządzie Dróg i Komunikacji
W wyniku kontroli wybranych zagadnień gospodarki finansowej za okres
4 miesięcy 2014r. w Miejskim Zarządzie Dróg i Komunikacji w Radomiu,
przeprowadzonej przez inspektorów Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w dniach
od 04.06.2014r. do 03.07.2014r., na podstawie Polecenia służbowego Nr 19/2014
Prezydenta Miasta Radomia z dnia 02.06.2014r., stwierdzono następujące
nieprawidłowości i zalecono :
1. Brak przestrzegania Załącznika nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(j.t. Dz.U.2014.1053) poprzez prowadzenie kont analitycznych wg klasyfikacji
budżetowej dla przychodów z tytułu:
a) zwrotu wydatków za energię elektryczną w §0830 „Wpływy z usług” zamiast
w §0970 „Wpływy z różnych dochodów”,
b) kosztów upomnień w §0970 „Wpływy z różnych dochodów” zamiast w §0690
„Wpływy z różnych opłat”,
c) kar, wymierzonych na podstawie ustawy z dnia 21 marca 1985r. o drogach
publicznych (j.t. Dz.U.2013.260 ze zm.), np. za zajęcie pasa drogowego bez
zezwolenia, w §0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki
samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw” zamiast odpowiednio w
§0570 „Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych” lub §0580
„Grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych i innych jednostek
organizacyjnych”,
d) wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego odprowadzania zaliczek na podatek
dochodowy od osób fizycznych oraz wypłacania zasiłków z ubezpieczenia
chorobowego w §0690 „Wpływy z różnych opłat” zamiast w §0970 „Wpływy
z różnych dochodów”.
Zaleca się:
Dostosować prowadzone dla przychodów konta analityczne wg klasyfikacji
budżetowej do Załącznika Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca
2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów
oraz środków pochodzących
ze
źródeł
zagranicznych
(j.t. Dz.U.2014.1053), poprzez przeksięgowanie:
a) zwrotów wydatków za energię elektryczną z §0830 „Wpływy z usług”
do §0970 „Wpływy z różnych dochodów”,
b) kosztów upomnień z §0970 „Wpływy z różnych dochodów” do §0690
„Wpływy z różnych opłat”,
c) kar wymierzonych na podstawie ustawy z dnia 21 marca 1985r. o drogach
publicznych (j.t. Dz.U.2013.260 ze zm.) z §0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat
pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych
ustaw” odpowiednio do §0570 „Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób
1
fizycznych” lub §0580 „Grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych i innych
jednostek organizacyjnych”,
d) wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego odprowadzania zaliczek na podatek
dochodowy od osób fizycznych oraz wypłacania zasiłków z ubezpieczenia
chorobowego z §0690 „Wpływy z różnych opłat” do §0970 „Wpływy z różnych
dochodów”.
2. Brak przestrzegania Załącznika nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy
celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U.2013.289) poprzez:
2.1. ujmowanie:
a) przychodów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki,
tj. z tytułu:
- zwrotu wydatków za energię elektryczną na koncie 700 „Sprzedaż produktów
i koszt ich wytworzenia" zamiast na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”,
- kosztów upomnień w postępowaniu egzekucyjnym w administracji, kar za zajęcie
pasa drogowego bez zezwolenia, na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów
budżetowych” zamiast na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”,
b) przychodów z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie należności na koncie 720
„Przychody z tytułu dochodów budżetowych” zamiast na koncie 750 „Przychody
finansowe”,
c) części weksli in blanco, gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych stanowiących
zabezpieczenie ewentualnych roszczeń z tytułu należytego wykonania umowy,
usunięcia wad i usterek lub zapłacenia wadium, tj. należności warunkowych,
w ewidencji bilansowej jednostki na kontach: strona Wn 140 „Krótkoterminowe
papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, strona Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
zamiast w ewidencji pozabilansowej na koncie określonym przez kierownika
jednostki w związku z §15 ust. 1 ww. rozporządzenia oraz art. 4 ust. 1 ustawy z dnia
29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U.2013.330 ze zm.),
d) na zmniejszenie przychodów, tj. zapisem ujemnym na stronie Ma konta 760
„Pozostałe przychody operacyjne” zamiast na stronie Wn konta 761 „Pozostałe
koszty operacyjne” :
- kosztów postępowania egzekucyjnego,
- odpisanych należności w związku z zawartą ugodą sądową z wykonawcą, w
wyniku której odstąpiono od dochodzenia roszczeń z tytułu kary umownej naliczonej
w 2011r.,
Powyższe skutkowało również:
- zaniżeniem zarówno kwoty przychodów jak i kosztów,
- brakiem przestrzegania art. 25 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r.
o rachunkowości (j.t. Dz.U.2013.330 ze zm.) oraz, w przypadku kosztów egzekucyjnych,
opisu do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki zawartego w ww. rozporządzeniu poprzez
stosowanie zapisu ujemnego w innym przypadku niż odpowiednio w celu korekty błędnego
zapisu lub w celu zachowania zasady czystości obrotów,
e) zaokrągleń podatku VAT na koncie 750 „Przychody finansowe” zamiast
odpowiednio na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” lub 761 „Pozostałe
koszty operacyjne”. W trakcie kontroli dokonano korekty z tego tytułu,
f) należności od pracownika z tytułu zwrotu kosztów rozmów telefonicznych
na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki
2
z pracownikami”,
g) kosztów z tytułu przekazanych w formie darowizny biletów autobusowych
na koncie 401 „Zużycie materiałów i wyposażenia” zamiast na koncie 761 „Pozostałe
koszty operacyjne”,
h) kosztów z tytułu :
- badań profilaktycznych pracowników,
- świadczeń ponoszonych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji
zawodowych pracowników uzupełniających swoją wiedzę i umiejętności za zgodą
pracodawcy
(dofinansowanie studiów),
- szkoleń pracowników,
na koncie 402 „Zakup pozostałych usług” zamiast na koncie 405 “Ubezpieczenia
społeczne i inne świadczenia”,
i) opłaty kancelaryjnej, kosztów egzekucyjnych na koncie 409 „Pozostałe koszty
rodzajowe” zamiast na koncie 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
j) odszkodowania otrzymanego od ubezpieczyciela za uszkodzone wiaty
przystankowe oraz oznakowanie pionowe na koncie 402 „Zakup pozostałych usług”
zamiast na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”,
j) krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków pieniężnych oraz
środków pieniężnych w drodze na koncie 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe
i inne środki pieniężne” zamiast odpowiednio na kontach: 140 „Krótkoterminowe
aktywa finansowe” i 141 „Środki pieniężne w drodze”.
2.2. stosowanie:
a) nieaktualnego nazewnictwa kont:
- 140, tj. „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” zamiast
„Krótkoterminowe aktywa finansowe”,
- 080, tj. „Inwestycje (środki trwałe w budowie) zamiast „Środki trwałe w budowie
(inwestycje),
- 853, tj. „Fundusze pozabudżetowe” zamiast „Fundusze celowe”,
b) niewłaściwego oznaczenia konta, tj. 019 „Wartości niematerialne i prawne”
zamiast 020 „Wartości niematerialne i prawne”,
2.3. księgowanie odpisów umorzeniowych pozostałych środków trwałych zapisem
013/072 zamiast 401/072.
Zaleca się:
W celu przestrzegania zasad funkcjonowania kont określonych w Załączniku nr 3
do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
(j.t. Dz.U.2013.289):
1) zdarzenia gospodarcze ewidencjonować na właściwych kontach zgodnie z ich
opisem wynikającym z Rozporządzenia,
2) przeksięgować na konto:
a) 760 „Pozostałe przychody operacyjne”:
- przychody z tytułu zwrotu wydatków za energię elektryczną,
- koszty upomnień w postępowaniu egzekucyjnym w administracji, kary za zajęcie
pasa drogowego bez zezwolenia,
- odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela za uszkodzone wiaty
przystankowe oraz oznakowanie pionowe,
3
b) 750 „Przychody finansowe”:
- przychody z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie należności,
c) 761 „Pozostałe koszty operacyjne”:
- koszty postępowania egzekucyjnego,
- odpisane należności w związku z zawartą ugodą sądową z wykonawcą, w wyniku
której odstąpiono od dochodzenia roszczeń z tytułu kary umownej naliczonej
w 2011r.,
- koszty z tytułu przekazanych w formie darowizny biletów autobusowych,
- opłatę kancelaryjną, koszty egzekucyjne,
d) 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” koszty z tytułu:
- badań profilaktycznych pracowników,
- świadczeń ponoszonych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji
zawodowych pracowników uzupełniających swoją wiedzę i umiejętności za zgodą
pracodawcy
(dofinansowanie studiów),
- szkoleń pracowników,
3) utworzyć konto pozabilansowe służące do ewidencji należności warunkowych,
tj. weksli in blanco, gwarancji bankowych, gwarancji ubezpieczeniowych,
i określić zasady jego funkcjonowania,
4) wyksięgować z ewidencji bilansowej należności warunkowe z tytułu weksli
in blanco, gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych stanowiących zabezpieczenie
ewentualnych roszczeń z tytułu należytego wykonania umowy, usunięcia wad
i usterek lub zapłacenia wadium i ująć je na w/w koncie pozabilansowym,
5) dostosować numerację i nazewnictwo kont stosowanych w jednostce
do wymogów Rozporządzenia,
6) odpisy umorzeniowe pozostałych środków trwałych księgować zapisem
strona Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”, strona Ma 072 „Umorzenie pozostałych
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”.
3. Niezapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której
mowa w art. 68 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych
(j.t. Dz.U.2013.885 ze zm.), poprzez brak określenia zasad:
a) w obowiązującej w jednostce instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych
sporządzania dowodu:
- „Pm” służącego, zgodnie z tą instrukcją, do nadania biletom autobusowym wartości
nominalnej przy jednoczesnym sporządzaniu na tą okoliczność protokołów przez
3-osobową komisję,
- pn. „Raport ze sprzedaży znaczków”,
b) gospodarki magazynowej biletami,
c) rozliczania sprzedaży biletów dokonywanej w siedzibie jednostki, jak i poza
siedzibą,
d) gospodarowania środkami transportu jednostki,
e) ujmowania jako dochody budżetowe uzyskanych w danym roku budżetowym
zwrotów wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym.
Zaleca się:
W celu zapewnienia skutecznej, adekwatnej i efektywnej kontroli zarządczej,
o której mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
(j.t. Dz.U.2013.885 z późn. zm.) określić zasady:
a) w obowiązującej w jednostce instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych,
sporządzania dowodu:
4
- „Pm” służącego do nadania biletom autobusowym wartości nominalnej,
- pn. „Raport ze sprzedaży znaczków”,
b) gospodarki magazynowej biletami,
c) rozliczania sprzedaży biletów dokonywanej w siedzibie jednostki, jak i poza
siedzibą,
d) gospodarowania środkami transportu jednostki,
e) ujmowania jako dochody budżetowe uzyskanych w danym roku budżetowym
zwrotów wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym.
4. Nieprzestrzeganie ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości
(j.t. Dz.U.2013.330 ze zm.), w tym :
4.1. art. 10 ust. 1 pkt 3 poprzez:
a) brak w obowiązującej w jednostce polityce rachunkowości:
- ustalenia stosowanego sposobu dekretacji dowodów sprzedaży oraz
szczegółowych procedur z tym związanych, co pozostaje również w sprzeczności z
Komunikatem
nr 10 Ministra Finansów z dnia 18 maja 2010r. w sprawie ogłoszenia uchwały
Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu
w
sprawie
niektórych
zasad
prowadzenia
ksiąg
rachunkowych
(Dz.Urz.MF.2010.6.26) w części III „Dowody Księgowe” pkt 10 i 11,
- opisu stosowanego w jednostce systemu informatycznego oraz określenia wersji
oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
b) brak w zakładowym planie kont konta 241 „Bilety kredytowe”, które występuje
w programie księgowym YUMA FK,
c) występowanie w zakładowym planie kont różnic, pomiędzy częścią „Wykaz kont”
a częścią „Opis kont”, w odniesieniu do kont:
- 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – brak tego konta w „Wykazie kont”,
natomiast występuje w „Opisie kont”,
- 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – brak konta w „Opisie kont”,
pomimo umieszczenia go w „Wykazie kont”,
- „Wartości niematerialne i prawne” – w „Wykazie kont” przypisano numer 019,
natomiast w „Opisie kont” numer 020,
d) występowanie różnic w nazwie kont pomiędzy zakładowym planem kont i
programem księgowym YUMA FK w odniesieniu do kont: 080, 201, 221, 229, 232,
233, 720, 760, 810,
4.2. art. 20 ust. 1 poprzez brak, w jednym przypadku, dokonania przypisu należności
od pracownika z tytułu zwrotu kosztów rozmów telefonicznych,
4.3. art. 23 ust. 2 pkt 1 poprzez wskazywanie w zapisie księgowym jako daty operacji
daty wpływu do jednostki zamiast daty sprzedaży widniejącej na fakturach
dokumentujących operacje gospodarcze danego okresu sprawozdawczego
i wpływających do jednostki w tym okresie,
4.4. art. 24 ust. 3 poprzez pominięcie w księgowaniach dokumentu dotyczącego
kwietnia 2014r., tj. faktury za zakup paliwa z dnia 06.04.2014r. na kwotę 196,82zł.
W trakcie kontroli dokonano korekty z tego tytułu.,
4.5. art. 3 ust. 1 pkt 15 poprzez przyjęcie jako odrębnego środka trwałego drzwi
o wartości netto 1.260,16zł, zakupionych w celu wymiany zniszczonych elementów
pomieszczenia w obiekcie użytkowanym przez jednostkę,
Zaleca się:
W celu przestrzegania ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości
(j.t. Dz.U.2013.330 ze zm.):
5
1) uzupełnić obowiązującą politykę rachunkowości o:
- zasady dekretacji dowodów sprzedaży,
- opis stosowanego w jednostce systemu informatycznego oraz określenie wersji
oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
2) uzupełnić obowiązujący w jednostce zakładowy plan kont w części „Wykaz kont”
i „Opis kont” o wszystkie konta stosowane w jednostce,
3) doprowadzić do zgodności nazewnictwo kont występujących w programie YUMA
FK z zakładowym planem kont,
4) dokonywać przypisów należności od pracowników w przypadku ich wystąpienia,
5) przy księgowaniu faktur dokumentujących operacje gospodarcze danego okresu
sprawozdawczego i wpływających do jednostki w tym okresie, wskazywać w
zapisach księgowych faktyczną datę operacji, tj. datę sprzedaży określoną w
fakturze,
4) wprowadzać do ksiąg rachunkowych wszystkie dowody księgowe dotyczące
danego okresu sprawozdawczego,
5) zdjąć ze stanu pozostałych środków trwałych drzwi o wartości 1.260,16zł i
dokonać stosownych korekt w ewidencji księgowej,
6) przestrzegać definicji środków trwałych przy kwalifikowaniu rzeczowego majątku
trwałego.
5. Brak przestrzegania §4 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002r.
w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania
do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
niebędących własnością pracodawcy (Dz.U.2002.27.271 ze zm.), w tym:
- ust. 1 poprzez przyjęcie, w jednym przypadku, do obliczenia kwoty ryczałtu
za kwiecień 2014r. miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne
w ilości 350km zamiast 300km, tj. ilości wynikającej z umowy cywilnoprawnej,
co skutkowało zawyżeniem ryczałtu o kwotę brutto 32,31zł. W trakcie kontroli,
za zgodą pracownika, dokonano potrącenia nadpłaconego ryczałtu,
- ust. 2 poprzez pomniejszenie czterem pracownikom o 1/22 kwoty ryczałtów
za kwiecień 2014r. za czas delegacji przypadający w niedzielę, tj. dzień niebędący
dniem roboczym, co skutkowało zaniżeniem kwoty ryczałtu odpowiednio dla
poszczególnych pracowników o kwotę 11,40zł, 7,60zł, 19,00zł, 3,80zł.
Zaleca się:
1) Dokonać prawidłowego naliczenia ryczałtów z tytułu korzystania z samochodu
prywatnego do celów służbowych za kwiecień 2014r. oraz wypłacić pracownikom
powstałe różnice.
2) Przy naliczaniu ryczałtów z tytułu korzystania z samochodu prywatnego do celów
służbowych przestrzegać Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002r.
w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania
do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
niebędących własnością pracodawcy (Dz.U.2002.27.271 ze zm.).
6