Dokument wymagań projektu

21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektami
Rafał Derlacz
Zakład Regulacji Metabolizmu, Wydział Biologii, UW
[email protected]
[email protected]
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Skąd się biorą projekty (spełnianie czyichś potrzeb):
‐ przestarzałość istniejących produktów, rozwiązań
‐ siły konkurencji (walka o pozycję na rynku)
‐ wymagania odbiorcy = klienta
‐ sugestie pracowników
‐ konieczność reorganizacji przedsiębiorstwa
‐?
‐?
KIEROWNIK PROJEKTU
Chęci i potrzeby
Cele
Wymagania funkcjonalne
Wymagania techniczne
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Ocena potrzeb:
‐ potrzeby istnieją na różnych poziomach
‐ potrzeby trzeba oddzielić od chęci
‐ projekty mogą dotyczyć sprzecznych ze sobą
potrzeb
‐ klienci często nie znają lub nie rozumieją swoich potrzeb
‐ potrzeby ocenia się poprzez analizę dokumentacji, wywiady, badania, adudyty
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Prototypowanie i doprecyzowanie potrzeb:
Prototypowanie:
‐ określenie wymagań
‐ budowa prototypu lub modelu, który pomaga w sprecyzowaniu wymagań
‐ tworzy się określone reguły, które mają zapobiec chaosowi
Doprecyzowywanie:
‐ dopracowanie na kolejnych etapach
‐ początkowe określenie zakresu, który jest uszczegóławiany w miarę trwania projektu
‐ nie wolno mylić uszczegóławiania zakresu z jego rozrostem
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Formułowanie właściwych celów:
‐ porozumienie między kimś, kto czegoś potrzebuje, a kimś kto może to zapewnić
‐ na wszystkich poziomach: firmy, projektu, zespołu, zadania
‐ opiera się na modelu SMART:
Specific
Measurable
S Sprecyzowany M Mierzalny
Agreed‐upon
Realistic
A Akceptowalny R Realistyczny
Time‐constrained
T Terminowy
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Wymagania:
Funkcjonalne – CO?
Techniczne – JAK?
‐ nietechniczne
‐ szczegółowe komponenty
‐ zrozumiałe
‐ określone technologie
‐ specyfikacje dotyczące wydajności
‐ specyfikacje projektowe
‐ właściwości i osiągi
‐ zorientowane na zespół
‐ zorientowane na klienta
Podstawowe problemy przy określaniu wymagań:
‐ klienci podający wymagania techniczne
‐ członkowie zespołu projektowego chcący poprawić wymagania funkcjonalne klienta
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Projekt: (sens podejmowania realizacji projektu dyktuje potrzeba) ‐ tymczasowa działalność podejmowana w celu wytworzenia unikatowego wyrobu, usługi lub osiągnięcia unikatowego rezultatu
PROGRAM 1
Projekt C
Projekt A
Projekt B
Ciągła działalność organizacji
Projekt D
Projekt E
PROGRAM 2
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Projekt: (cechy charakterystyczne)
‐ tymczasowość, ale nie krótkotrwałość = określony początek i koniec A) projekt jest często efektem tak zwanej okazji rynkowej, co ma charakter przejściowy
B) zespół projektowy rzadko funkcjonuje dłużej niż sam projekt
‐ unikatowość wyrobu, usługi czy rezultatu
‐ stopniowe doprecyzowywanie = tworzenie czegoś w kilku etapach, dodając kolejne szczegóły
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem:
‐ określenie wymagań
‐ wyznaczenie jasnych i osiągalnych celów
‐ utrzymywanie równowagi między trudnymi do pogodzenia wymaganiami wyznaczającymi jakość:
A) zakresu
B) czasu
C) kosztów
‐ dostosowanie specyfikacji do różnych interesariuszy
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem:
‐ określenie wymagań
‐ wyznaczenie jasnych i osiągalnych celów
‐ utrzymywanie równowagi między trudnymi do pogodzenia wymaganiami wyznaczającymi jakość:
A) zakresu
B) czasu
C) kosztów
‐ dostosowanie specyfikacji do różnych interesariuszy
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Potrójne ograniczenie projektu
Koszt
Zakres
‐ odpowiednie wyważenie trzech wymiarów potrójnego ograniczenia
‐ połączenie sztuki i rzemiosła
‐ stałe doprecyzowywanie projektu
Czas
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem:
‐ określenie wymagań
‐ wyznaczenie jasnych i osiągalnych celów
‐ utrzymywanie równowagi między trudnymi do pogodzenia wymaganiami wyznaczającymi jakość:
A) zakresu
B) czasu
C) kosztów
‐ dostosowanie specyfikacji do różnych interesariuszy
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Interesariusze i ich wpływ na projekt Sponsor
Użytkownicy
Interesariusze mają różną
możliwość wpływania na Projekt
Instytucje
nadzorujące
Podmioty
zewnętrzne
Członkowie
zespołu
Projekt
Podmioty
wewnętrzne
Podwykonawcy
Ważne jest aby zbadać, kto może zabić Projekt. Wymagania tego podmiotu należy spełnić w pierwszej kolejności.
Wyższe
kierownictwo
Dostawcy
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Relacje między interesariuszami a projektem Projekt
Sponsor
Kierownik projektu
Zespół kierujący projektem
Zespół realizujący projekt
Interesariusze projektu
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem
Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem
Umiejętności interpersonalne
ic z
oś ia
n
t n
ę
j
ie ądza
um arz
i
a u z
z
ied kres
W za
Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań
Zr
oz
um
ien
pr ie oje ot
ktu ocz
en
ia Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem
‐ definicja cyklu życia projektu
‐ pięć grup procesów zarządzania projektem
Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem
Umiejętności interpersonalne
ic z
ś
o
n nia
t
ę
iej ądza
m rz
u
i
a u za
z
ied kres
W za
‐ dziewięć obszarów wiedzy
Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań
Zr
oz
um
ien
pr ie oje ot
ktu ocz
en
ia Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Cykl życia projektu Rozpoczęcie
Planowanie
Realizacja
Zakończenie
‐ kolejne etapy następują zwykle jeden po drugim
‐ koszty oraz zaangażowanie zasobów są na początku niskie, następnie zaczynają wzrastać
‐ poziom niepewności jest najwyższy na początku projektu, a więc najwyższe jest ryzyko
‐ możliwość wywierania wpływu przez interesariuszy jest największa na początku projektu, potem stopniowo malej
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Cykl życia projektu, typowa kolejność etapów Materiały wejściowe
Etapy
Pomysł
Zespół kierujący projektem
POCZĄTKOWY
POŚREDNIE
KOŃCOWY
Akceptacja
Rezultaty kierowania projektem
Karta
Plan
Deklaracja zakresu
Wykonanie projektu
Plan bazowy
Zatwierdzenie
Przekazanie
Produkt
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Karta projektu: (zwięzły dokument, wyznaczenie obszaru pełnomocnictw, określa nazwiska i stanowiska pod kątem obowiązków w projekcie, planuje przepływ informacji i dostęp do dokumentacji, określa oczekiwania względem kontroli zmian, budżetowania i raportów wykonawczych)
‐ źródło uprawnień w czasie realizacji projektu
‐ pisemne porozumienie między kierownictwem firmy, kierownikiem projektu, a kierownikami funkcyjnymi
‐ wstępne przypisanie ról i obowiązków (odpowiedzialności)
Dokument wymagań projektu:
‐ dokumentuje cele i wymagania projektu
‐ dokumentuje analizę ekonomiczno‐finansową
‐ jest przygotowywany przez zespół projektowy do zatwierdzenia przez kierownictwo firmy i część interesariuszy
‐ często wykorzystywany do osiągania kompromisu między interesariuszami
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Cykl życia projektu, typowa kolejność etapów Cykl życia Biznesplan
produktu
Pomysł
Użytkowanie produktu
Cykl życia projektu
ETAP
POCZĄTKOWY
W
yc
of
an
ie
cja
a
z
i
l
a
Aktu
Produkt
ETAPY POŚREDNIE
ETAP KOŃCOWY
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Cykl życia projektu, wpływ interesariuszy
Wpływ interesariuszy
WYSOKI
Koszty zmian
NISKI
Czas trwania projektu
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Ponoszone koszty i zaangażowanie personelu
Cykl życia projektu, poziom ponoszonych kosztów Etapy pośrednie projektu
Etap końcowy
Etap początkowy
Czas
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Grupy procesów zarządzania projektem
1. Grupę procesów rozpoczęcia
ZAPLANUJ
WYKONAJ
2. Grupę procesów planowania
3. Grupę procesów realizacji
4. Grupę procesów monitorowania i kontroli
5. Grupę procesów zakończenia
DZIAŁAJ
SPRAWDŹ
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Grupy procesów zarządzania projektem
1. Grupę procesów rozpoczęcia
2. Grupę procesów planowania
Proces monitorowania i kontroli
3. Grupę procesów realizacji
4. Grupę procesów monitorowania i kontroli
5. Grupę procesów zakończenia
Proces planowania
Proces rozpoczęcia
Proces zakończenia
Proces realizacji
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Grupy procesów zarządzania projektem – granice projektu
Granice projektu
Proces monitorowania i kontroli
Proces planowania
Inicjator (Sponsor)
Materiały wejściowe
Produkty
Użytkownicy
Proces zakończenia
Proces rozpoczęcia
Proces realizacji
Archiwa
Aktywa procesów
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Poziom wzajemnego oddziaływania
Oddziaływanie między grupami procesów
Grupa procesów realizacji
Grupa procesów planowania
Grupa procesów zakończenia
Grupa procesów rozpoczęcia
POCZĄTEK
Grupa procesów monitorowania i kontroli
Czas
KONIEC
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Dziewięć obszarów wiedzy zarządzania projektem Zarządzanie integracją
projektu
Zarządzanie zakresem projektu
Zarządzanie czasem w projekcie
Zarządzanie kosztem projektu
Zarządzanie jakością w projekcie
Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie
Zarządzanie komunikacją
w projekcie
Zarządzanie ryzykiem w projekcie
Zarządzanie zamówieniami w projekcie
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem
Zarządzanie integracją
projektu
Zarządzanie zakresem projektu
Zarządzanie czasem w projekcie
a. tworzenie karty
a. planowanie zakresu
a. określenie działań
b. tworzenie deklaracji zakresu
b. precyzowanie zakresu
b. określenie kolejności działań
c. opracowanie planu kierowania
c. tworzenie struktury podziału prac
c. szacowanie zasobów działań
d. kierowanie i zarządzanie projektem d. weryfikowanie zakresu
e. monitorowanie i kontrola prac
f. zintegrowana kontrola zmian
e. kontrola zakresu
d. szacowanie czasu trwania działań
e. tworzenie harmonogramu
f. kontrola harmonogramu
g. zamknięcie projektu
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem
Zarządzanie kosztem projektu
Zarządzanie jakością w projekcie
Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie
a. szacowanie kosztów
a. planowanie jakości
a. planowanie zasobów ludzkich
b. budżetowanie kosztów
b. przeprowadzenie zapewnienia jakości
b. pozyskiwanie zespołu projektu
c. kontrola kosztów
c. przeprowadzenie kontroli jakości
c. kształtowanie zespołu projektu
d. kierowanie zespołem projektu
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem
Zarządzanie komunikacją
Zarządzanie integracją
w projekcie
projektu
Zarządzanie ryzykiem w Zarządzanie zakresem projekcie
projektu
Zarządzanie zamówieniami Zarządzanie czasem w w projekcie
projekcie
a. planowanie komunikacji
a. planowanie zarządzania ryzykiem
a. planowanie zakupów i przejęć
b. dystrybucja informacji
b. identyfikacja ryzyk
b. planowanie kontraktów
c. sprawozdawczość wykonania
c. jakościowa analiza ryzyk
c. analizowanie ofert
d. zarządzanie interesariuszami
d. ilościowa analiza ryzyk
d. wybór dostawców
e. planowanie reakcji na ryzyka
e. administracja kontraktami
f. monitorowanie i kontrola ryzyka
f. zamknięcie kontraktów
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem
Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem
Umiejętności interpersonalne
ic z
oś ia
n
t n
ę
j
ie ądza
um arz
i
a u z
z
ied kres
W za
Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań
Zr
oz
um
ien
pr ie oje ot
ktu ocz
en
ia Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem
Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem
Umiejętności interpersonalne
ic z
oś ia
n
t n
ę
j
ie ądza
um arz
i
a u z
z
ied kres
W za
Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań
Zr
oz
um
ien
pr ie oje ot
ktu ocz
en
ia Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Umiejętności interpersonalne:
‐ skuteczna komunikacja
‐ wywieranie wpływu na organizację (skuteczne działanie)
‐ przywództwo
‐ motywowanie
‐ negocjowanie i zarządzanie konfliktami
‐ rozwiązywanie problemów
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem
Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem
Umiejętności interpersonalne
ic z
oś ia
n
t n
ę
j
ie ądza
um arz
i
a u z
z
ied kres
W za
Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań
Zr
oz
um
ien
pr ie oje ot
ktu ocz
en
ia Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Wiedza i umiejętności z zakresu szeroko rozumianego zarządzania:
‐ zarządzanie finansowe i rachunkowość
‐ zamówienia i zaopatrzenie
‐ sprzedaż i marketing
‐ kontrakty i prawo handlowe
‐ wytwarzanie i dystrybucja
‐ logistyka i łańcuch dostaw
‐ planowanie strategiczne
‐ struktury organizacyjne
‐ rozwiązania dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy
‐ technologie informatyczne
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Zarządzanie projektem
Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem
Umiejętności interpersonalne
ic z
oś ia
n
t n
ę
j
ie ądza
um arz
i
a u z
z
ied kres
W za
Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań
Zr
oz
um
ien
pr ie oje ot
ktu ocz
en
ia Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Narzędzia wyboru // oceny projektu:
‐ narzędzia ilościowe
A) wskaźnik opłacalności (BCR)
B) wartość bieżąca (PV) i wartość
bieżąca netto (NPV)
C) okres zwrotu nakładów
‐ czynniki jakościowe
A) nastawienie interesariuszy
B) zgodność organizacyjna
C) analiza ryzyka
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Narzędzia wyboru // oceny projektu:
‐ narzędzia ilościowe
Wskaźnik opłacalności (Benefit‐Cost Ratio)
A) wskaźnik opłacalności (BCR)
B) wartość bieżąca (PV) i wartość
bieżąca netto (NPV)
C) okres zwrotu nakładów
Analiza porównawcza korzyści względem kosztów
Korzyści // Koszty
‐ czynniki jakościowe
A) nastawienie interesariuszy
B) zgodność organizacyjna
C) analiza ryzyka
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Narzędzia wyboru // oceny projektu:
‐ narzędzia ilościowe
‐ jak jest wartość przyszłych przepływów pieniężnych w chwili obecnej?
A) wskaźnik opłacalności (BCR)
B) wartość bieżąca (PV) i wartość
bieżąca netto (NPV)
C) okres zwrotu nakładów
‐ czynniki jakościowe
A) nastawienie interesariuszy
PV = FV/(1+ i)n
FV ‐ wartość przyszła
i – wartość kapitału (stopa procentowa lub wewnętrzna stopa dyskontowa)
n – liczba okresów od chwili obecnej
B) zgodność organizacyjna
C) analiza ryzyka
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Narzędzia wyboru // oceny projektu:
‐ narzędzia ilościowe
‐ jak jest wartość przyszłych przepływów pieniężnych w chwili obecnej?
A) wskaźnik opłacalności (BCR)
B) wartość bieżąca (PV) i wartość
bieżąca netto (NPV)
C) okres zwrotu nakładów
NPV = PV (korzyści) – PV (inwestycji)
Dla stopy dyskontowej (procentowej) = 10%
‐ czynniki jakościowe
A) nastawienie interesariuszy
B) zgodność organizacyjna
C) analiza ryzyka
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Narzędzia wyboru // oceny projektu:
‐ narzędzia ilościowe
A) wskaźnik opłacalności (BCR)
B) wartość bieżąca (PV) i wartość
bieżąca netto (NPV)
C) okres zwrotu nakładów
Osiągnięcie zysku nie jest jedynym celem projektu
Ważne jest:
‐ jak szybko osiągnie się ZYSK
‐ jak szybko odzyska się zainwestowany KAPITAŁ
‐ czynniki jakościowe
A) nastawienie interesariuszy
B) zgodność organizacyjna
C) analiza ryzyka
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW
21 ‐ 22 Ekonomia nowoczesnych technologii
Rafał Derlacz ‐‐ Zakład Regulacji Metabolizmu UW