Zarządzanie informacją – jak efektywnie - Plan-de

Zarządzanie informacją – jak efektywnie kierować
przepływem informacji w firmie?
Współczesna literatura dotycząca przedsiębiorstw przekonuje, że informacja jest
podstawą funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej. Zapotrzebowanie na informacje
jest dziś bardzo duże. Mnogość i ogólnodostępność źródeł pozyskiwania danych wzrasta
wraz z postępem technologii, a razem z nim tzw. szum informacyjny, czyli
niewyselekcjonowany zbiór informacji.
Dynamicznie zmieniające się otoczenie, w którym funkcjonuje dane przedsiębiorstwo
wymusza na nim równie dynamiczną adaptację. Szybkie podejmowanie właściwych decyzji,
które ułatwią firmie dostosowywanie się do zaistniałych sytuacji, może okazać się czynnikiem
wyróżniającym na tle konkurencji. Decyzje te wymagają odpowiedniego odbioru, selekcji
oraz analizy pozyskanych informacji - tak, aby mogły one stać się użyteczną wiedzą. Wymaga
to określenia zakresów decyzyjności każdej komórki organizacyjnej oraz wymiany pozyskanej
wiedzy między pracownikami.
W przeszłości w wielu firmach dominowało przekonanie, że wszystkie istotne
informacje powinny być przypisywane wąskiej grupie ludzi, pracujących najczęściej na
stanowiskach kierowniczych. Zaangażowanie pracowników niższych szczebli było przez to
niewielkie, a wprowadzanie zmian organizacyjnych wiązało się wielokrotnie z długotrwałym
ich przekonywaniem do słuszności danego rozwiązania. Obecnie, powszechnym jest
przekonanie o tym, aby w przedsiębiorstwie odpowiednio rozłożyć inwentarz wiedzy na
pracowników, dając im tym samym szerszy zakres decyzyjności. Zauważono także, że
wymiana informacji pomiędzy różnymi działami w firmie może w znaczącym stopniu
podnieść poziom świadomej motywacji pracowników do dążenia do osiągnięcia celów firmy.
Oczywiście wymaga to od firmy systematyczności w pracy oraz dobrowolnej zgody
pracowników na wymianę pozyskanej wiedzy z innymi. Poza tym należy zadbać o tym, aby:




czas przepływu informacji nie był zbyt długi,
wyeliminować sytuacje, w których istotna informacja nie dociera do odpowiedniej
osoby,
występowała selekcja przekazywanych informacji w celu minimalizacji szumu
informacyjnego,
zapobiegać przedterminowemu „wyciekowi” informacji, który może doprowadzić do
utraty zaufania do kierownictwa.
Każda organizacja powinna dokładnie przemyśleć sposób przepływu informacji
wewnątrz przedsiębiorstwa. Niestety często panuje przekonanie, że tylko informacja
przekazana na wydruku jest wiążąca. Spowalnia to funkcjonowanie i generuje zbędne
dokumenty krążące między stanowiskami. Przepełnione skrzynki mailowe lub informacje
przekazywane osobom, które ich nie wykorzystają prowadzi do negatywnego nastawienia
pracowników do poszerzania swoich kompetencji.
Proporcjonalnie do wzrostu liczby pracowników rośnie potrzeba standaryzacji
i odpowiedniej szybkości przekazywania informacji w firmie. Co ciekawe nieporządek
w takim obiegu informacyjnym najczęściej występuje w małych i średnich
przedsiębiorstwach, które jeszcze nie wypracowały lub w ogóle nie posiadają odpowiedniego
standardu pracy. Ponadto osoby decyzyjne muszą wiedzieć, kto w ich firmie powinien
posiadać odpowiednie informacje.
Powstało wiele systemów informatycznych, które systematyzują i udoskonalają
wewnętrzny przepływ informacji w przedsiębiorstwie. Niewiele jest jednak takich, które są
zintegrowane z operacyjną działalnością przedsiębiorstwa produkcyjnego. W poniższym
newsletterze zostanie ukazane na przykładzie firmy produkcyjnej, jak efektywnie zarządzać
przepływem informacji powiązanych z konkretnymi projektami/zleceniami w programie
Plan-de-CAMpagne.
Naszym przykładem, który przybliży funkcjonalności programu Plan-de-CAMpagne
w zakresie przepływu informacji będzie firma produkcyjna zatrudniająca 45 pracowników,
zajmująca się obróbką skrawaniem oraz montażem elementów drewnianych.
W pierwszej kolejności należy zdefiniować zakres decyzyjności pracowników oraz
zakres informacji, które powinny spływać do odpowiedniej osoby. W programie odbywa się
to np. poprzez przypisanie osoby odpowiedzialnej do danego kontrahenta (Rys.1.) lub
projektu realizowanego dla niego (Rys.2):
Rys.1. Lista osób odpowiedzialnych za klienta Aquarius.
Rys.2. Lista pracowników odpowiedzialnych za realizację projektu 12-00041.
Dzięki temu w każdej chwili osoby posiadające dostęp do tabeli kontrahentów lub
projektów będą mogły szybko pozyskać potrzebne informacje. Przykładowo firma Aquarius
zadzwoniła do biura naszej firmy i poprosiła o przyspieszenie terminu realizacji zamówienia.
Okazało się jednak, że konsultant jest na urlopie. Osoba przyjmująca takie zgłoszenie może
szybko sprawdzić, kto ewentualnie może wykonać w tym temacie jakieś działanie.
Sprawa została przekierowana do sprzedawcy, który może zająć się przyspieszeniem
realizacji zlecenia. Pierwszą rzeczą, jaką powinien zrobić to sprawdzenie statusu realizacji
tego zlecenia. Klient wspomniał o 200 sztukach blachy, którą zamówił na początku stycznia.
Program Plan-de-CAMpagne oferuje 3 grupy statusów. Kryterium podziału tych grup
jest szczegółowość etapów realizacji:
1. Statusy projektów – ogólne statusy dotyczące zbiorczych zamówień klienta,
większych projektów (np. oferta została wysłana, potwierdzenie dużego zamówienia,
odrzucenie przez specyfikację).
2. Statusy kalkulacji – wyznaczają etap realizacji konkretnego zlecenia
produkcyjnego/detalu: przekazanie na produkcję, wydruk przewodników
produkcyjnych, zakończenie produkcji.
3. Statusy procesu – przypisane są do operacji technologicznych, informują czy dana
operacja została, rozpoczęta lub zakończona.
Nasz sprzedawca sprawdza otwarte projekty dla klienta Aquarius:
Rys.3. Tabela projektów w programie Plan-de-CAMpagne.
W tabeli odnajduje dwa projekty, jeden o statusie T – Oddzwonić, drugi o statusie
R – Realizacja zamówienia. Klikając na niego, w dolnej części okna wyświetlą się powiązanie
z projektem linie projektowe: jedna o statusie 4 – Oferta wysłana, jedna o statusie
8 – wydruk przewodników oraz jedna o statusie 9 – Produkcja zakończona. Handlowiec
wywnioskował, że produkcja 120 szt. blachy została zakończona, ale nie wysłano jeszcze
samochodu z dostawą (status, żadnej z linii na to nie wskazuje). Rozpoczęto także produkcję
kolejnych 100 szt. Z uwagi na fakt, że handlowiec nie ma dostępu do modułu planowania
produkcji zwraca się do kierownika produkcji z zapytaniem: na jakim etapie jest kalkulacja
13-00102.
Kierownik produkcji odświeża odpowiednią tabelę:
Rys.4. Fragment tabeli obciążeń maszyn dla zlecenia 13-00102.
Z tabeli odczytuje, że operacja frezowania (nr linii 10) została zakończona
(2 – zakończono), natomiast operacja wiercenia, następująca po frezowaniu, została
rozpoczęta (1 – rozpoczęto).
Do handlowca dociera informacja, przesłana przez program Plan-de-CAMpagne:
Rys.5. Okno wiadomości dostarczonej do sprzedawcy, dotyczącej statusu realizacji zlecenia.
Zbiór tych informacji daje naszemu sprzedawcy wystarczającą wiedzę na temat
realizowanego projektu dla ważnego dla nas klienta Aquarius, aby zwrócić się z prośbą do
działu transportu w firmie o wysłanie wyprodukowanych sztuk oraz do kierownika produkcji
i przesunięcie wykonania montażu o dzień wcześniej.
W trakcie obróbki (wiercenia) operator zauważył skazy na pobranym materiale,
z których teoretycznie mógł wykonać 5 półwyrobów. Na stanowisku rejestracji produkcji
w ciągu kilku sekund tworzy odpowiedni raport. Jeżeli brygadzista jest zalogowany do
programu Plan-de-CAMpagne pojawi się poniższe okno:
Rys.6. Okno powiadomienia dla brygadzisty dotyczącego wady materiałowej.
Klikając na Raport produktu może on zobaczyć więcej szczegółów na temat tego
zdarzenia i podjąć odpowiednie działania takie jak np.: wydanie materiału z innej dostawy,
usunięcie skaz przez operatora itp.
Nasza przykładowa firma pracuje na skonfigurowanym widoku tabel dla każdego
użytkownika. Oznacza to, że każdy użytkownik systemu ma dostęp do odpowiedniego
zakresu informacji oraz na ekranie widzi tylko te niezbędne i wyselekcjonowane.
Przykładowo tabela przechowująca informacje o szczegółach zleceń produkcyjnych wygląda
inaczej dla osoby wysyłającej wyroby gotowe (Rys.7.), a inaczej dla technologa (Rys.8.).
Rys.7. Tabela szczegółów zleceń produkcyjnych przeznaczona dla osoby odpowiedzialnej za wysyłkę wyrobów.
Rys.8. Tabela szczegółów zleceń produkcyjnych przeznaczona dla osoby odpowiedzialnej za tworzenie technologii.
Widok tabeli ograniczony jest statusem zlecenia oraz widocznymi kolumnami. Dla
technologii istotny jest numer rysunku, rewizji, numer wyższego złożenia oraz czas realizacji,
natomiast dla logistyka bardziej istotne będą informacje takie jak ilość wyprodukowana, ilość
już wysłana czy osoba kontaktowa, z którą powinien kontaktować się przed wysyłką
wyrobów.
Podsumowując w programie Plan-de-CAMpagne możemy usprawnić przepływ
informacji w takich obszarach jak m.in.:
1. Poznanie/zdefiniowanie/usystematyzowanie schematu organizacyjnego firmy – kto
jest przełożonym, kto podwładnym oraz kto jest odpowiedzialny za właściwe procesy
w organizacji.
2. Redukcja czasu przekazywania informacji.
3. Redukcja obiegu papierowych dokumentów w firmie.
4. Redukcja szumu informacyjnego.
5. Wspólna baza wiedzy z odpowiednimi prawami dostępu.
Wdrożenie takiego rozwiązania wiąże się z zaangażowaniem pracowników,
systematycznością w działaniu oraz dzieleniu się informacją. Jednak opłacalność takiego
rozwiązania jest potwierdzona przykładami wielu firm korzystających z informatycznych
systemów ERP.
Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami!
tel.: +48 12 346 58 00
e-mail: [email protected]
www.planowanieprodukcji.pl
W następnym numerze:
Personalizacja Plan-de-CAMpagne – dostosowywanie programu do
indywidualnych potrzeb firm.