Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych
advertisement
INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -1- INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BURSIE SZKÓŁ POMATURALNYCH W OPOLU Postanowienia ogólne §1 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Bursie Szkół Pomaturalnych w Opolu. 2. Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 1994 r. nr 121 poz. 591) § 2 1. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami wewnętrznymi. Postanowienia szczegółowe §1 Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być wyłącznie prawidłowe dokumenty. 1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaistniałych lub zmierzających czynnościach lub stwierdzający pewien stan rzeczy. W odróżnieniu od ogólnych dokumentów dokumentami księgowymi nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które mają charakter zdarzeń gospodarczych i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych dokonywanych w sposób prawidłowy zapewniający: a) rzetelne sprawdzenie i terminowe przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki, b) stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych, c) stworzenie podstaw do dochodzenia praw i udowadniania dopełnienia obowiązków. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -2- § 2 Zgodnie z art. 20, 21, 22, w księgach rachunkowych winny być wprowadzone wszystkie operacje gospodarcze występujące w dany miesiącu. Zapisów w księgach dokonuje się na podstawie: 1. dowodów pierwotnych „źródłowych." a) własnych - wystawionych przez własne komórki organizacyjne, b) obcych - otrzymanych od kontrahentów (oryginały), c) własnych wewnętrznych - wystawionych dla innych komórek wewnątrz jednostki, d) własnych zewnętrznych - wystawionych dla kontrahentów (przekazywane w oryginale). 2. dowodów księgowych zbiorczych - wystawionych przez jednostkę, służących do dokonania łącznych zapisów zbiorów dowodów (dotyczy to operacji występujących masowo) np. dotyczących rozchodu materiałów z magazynu, 3. dowodów korygujących poprzednie zapisy - faktury i rachunki, polecenia księgowania, 4. dowodów rozliczeniowych ujmujących już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. § 3 Zgodnie z powołaną ustawą (art. 20, 21, 22) za prawidłowy uważa się dowód księgowy: 1. stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej winien być : a) rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują, czytelny, wolny od wymazywań i przeróbek, b) kompletny, c) wolny od błędów rachunkowych, d) zawierający co najmniej: - określenie rodzaju dowodu, - określenie stron (nazwy, adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, - opis operacji, określenie jej wartości i ilości, jeżeli operacja jest wymieniona w jednostkach naturalnych, - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także sporządzenia dowodu, - podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od które j przyjęto składniki majątkowe, INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP - -3- stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz - o ile nie wynika to z techniki dokonywania z wpisów - sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej winno być uprzednie jego sprawdzenie pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez właściwe komórki określone w dalszej części instrukcji. §4 1. Dowody księgowe sporządza się w języku polskim. Może być również sporządzony w języku obcym jeżeli dotyczy operacji gospodarczych z kontrahentem zagranicznym. 2. Dokumenty księgowe winny być sporządzone w sposób staranny, czytelny i trwały (długopisem, atramentem, pismem maszynowym, komputerowym). 3. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie - atramentem, długopisem. 4. Dowód wystawiony w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Przeliczenie to winno być zamieszczone bezpośrednio na dowodzie, oprócz przypadków gdzie system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczanie walut obcych na walutę polską, a przeliczenie jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem. 5. Jeżeli dowód jest sporządzony w języku obcym ta na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta-jego treść winna być wiarygodnie przetłumaczona na język polski. Zatem dowody wystawione w języku obcym przechodzące od kontrahentów zagranicznych nie muszą być generalnie tłumaczone na język polski jeżeli ich treść jest zrozumiała dla kierownictwa jednostki. §5 Korygowanie błędów w dowodach i urządzeniach księgowych. Art. 22 ustawy stanowi, iż generalną zasadą jest iż w dokumentach księgowych niedopuszczalne jest: a) dokonywanie poprawek przez wymazywanie i przerabianie danych, b) stosowanie czerwono-czarnego storna. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -4- 1. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione w dowodzie lub załączniku do niego - jest to tryb ogólnie przyjęty. 2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem. 3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez czytelne skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie poprawki i złożenia podpisu osoby do tego upoważnionej. 4. Jeżeli jedną operację gospodarczą dokumentuje się kilku dokumentami lub kilku egzemplarzami jednego dokumentu; kierownik jednostki ustala sposób postępowania i wskazuje, które z tych dokumentów stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych. Zasady te mają zastosowanie wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie został ustalony przepisami szczegółowymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek oraz nie stosuje się ich do dowodów obcych, które mogą być poprawiane jedynie przez wystawiającego. 5. Błędne zapisy w księgach rachunkowych można sprostować zgodnie z Art. 25 ustawy: - przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, umieszczeniem daty i podpisu osoby dokonującej poprawki; poprawki takie muszą być dokonane we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub - przez wprowadzenie do ksiąg dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów. Możne nastąpić tylko zapisem dodatnim albo ujemnym (niedozwolone storno czarnoczerwone). 6. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, korekty mogą być przeprowadzane tylko przy pomocy dowodów korygujących (PK - polecenie księgowania). 7. Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami VAT lub rachunkami. 8. Nie stanowią podstawy księgowania zakupy dokumentowane paragonami, dowodami wpłat dl kasy itp. dokumentami. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP §6 1. Za dowody księgowe uważa się również: - zestawienia dowodów księgowych przygotowanych do zaksięgowania zapisem zbiorczym (dowody zbiorcze), - polecenie księgowania „PK", - protokoły zdawczo-odbiorcze. 2. Zestawienia dowodów księgowych powinny: - składać się co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody kwot do księgowania, daty wystawienia oraz podpisu osoby sporządzającej, - obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części, - zapewniać sprawdzalne powiązanie ujętych w nich kwot z dowodami, na których podstawie zostały sporządzone. 3. Polecenia księgowania sporządzane są: - w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej np. przeniesienia kosztów, otwarcia i zamknięcia ksiąg, korekty błędnych zapisów (storn). 4. Protokoły zdawczo-odbiorcze mają zastosowanie przy przekazywaniu rzeczowych składników majątku jednostki. §7 Dowody księgowe dotyczące wypłat Za podstawę dokonania wypłaty służą dowody uzasadniające dokonanie wydatków a mianowicie: 1. faktury 2. rachunki kosztów podróży 3. listy płatnicze 4. wnioski o wypłatę zaliczek 5. decyzje wewnętrzne -5- INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -6- 1. Faktury Wszystkie faktury, rachunki, noty, nakazy płatnicze otrzymane za pośrednictwem poczty przyjmuje sekretariat i po sprawdzeniu przez dyrektora rejestruje w dzienniku podawczy. Najpóźniej w dniu następnym przekazuje do odpowiedniej komórki, która zamawiała dostawy lub usługi celem sprawdzenia pod względem merytorycznym. Sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym polega na zbadaniu zgodności z planem. ustaleniu prawdziwości ich danych, celowości, gospodarności i zgodności z obowiązującymi przepisami. Dokonanie sprawdzenia pod względem merytorycznym powinno być stwierdzone na dowodzie przez umieszczenie klauzuli „sprawdzono pod względem merytorycznym dnia " i podpisem przez upoważnionych do tego pracowników (załącznik nr 1 do instrukcji obiegu dowodów księgowych). Na dowodach stanowiących podstawę dokonania wydatku za wykonane roboty, usługi lub dostarczone towary, pracownik upoważniony do odbioru - umieszcza potwierdzenie wykonania i przyjęcia roboty, usługi lub towaru. W przypadku, gdy faktura (rachunek) dotyczy dostawy materiałów, magazynier dołącza do faktury wypełniony formularz „magazyn przyjmie'". Jeżeli otrzymany materiał przekazuje się do bezpośredniego zużycia, należy dokonać odpowiedniej adnotacji o zużyciu. Zakupy książek, pomocy naukowych i dydaktycznych są wpisywane do książek inwentarzowych prowadzonych przez kierowników poszczególnych zespołów. Kierownik zespołu na rachunku zamieszcza adnotację „wpisano do księgi inwentarzowej pod poz..." i podpisuje. Nie dotyczy to książek, broszur, przeznaczonych do podręcznego użytku. Pracownik, który dokonuje takiego zakupu zamieszcza na rachunku adnotację „do podręcznego użytku" i podpisuje. Faktury upływające do poszczególnych komórek po sprawdzeniu pod względem merytorycznym są przekazywane do komórki księgowości celem sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym. Komórki merytoryczne zobowiązane są do dokonania sprawdzenia rachunków i przekazania ich do księgowości w ciągu 2 dni od daty wpływu, Winni opóźnienia zapłaty będą obciążani odsetkami za zwłokę. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że dowody zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, zawierający wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -7- Dokonanie sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym powinno być stwierdzone na dowodzie przez zamieszczenie przez pracownika klauzuli „Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym dnia " i podpis. Faktury po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym uzupełniane w klasyfikację budżetową są zatwierdzane do wypłaty przez dyrektora i głównego księgowego, a następnie przekazane do kasy. Kasjer po wypłaceniu należności na dowodzie stanowiącym podstawę do wypłaty zamieszcza klauzulę „wypłacono gotówką, czekiem Nr ..." i podpisuje. Klauzula powinna być umieszczona w takim miejscu dowodu, aby nie mogła być usunięta przez obcięcie części dowodu. Dowody stanowiące podstawę do zapłaty przelewem, inkasem lub czekiem rozrachunkowym winny mieć zamieszczoną klauzulę „Zapłacono przelewem". Polecenie przelewów i czeki rozrachunkowe wystawia kasjer, a podpisywane są przez dyrektora i głównego księgowego. 2. Rachunki kosztów podróży Podstawę wyjazdu służbowego stanowi prawidłowo wystawione polecenie wyjazdu. O potrzebie i celowości wyjazdu służbowego decyduje dyrektor jednostki i jego zastępcy (załącznik nr t do instrukcji obiegu dokumentów księgowych). Polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać: a) imię i nazwisko, stanowisko służbowe udającego się w podróż służbową b) nazwę miejscowości i instytucji do której pracownik jest kierowany c) cel podróży służbowej d) czas trwania delegacji e) dokładne określenie środka lokomocji f) podpis i stanowisko służbowe osoby zlecającej wyjazd służbowy. Ewidencję wydanych poleceń służbowych prowadzi sekretariat odrębnie dla każdego roku. Rachunek kosztów podróży delegowany przedkłada do rozliczenia w ciągu 7 dni po zakończeniu podróży służbowej. Rozliczenie kosztów podróży przez nauczycieli- (doradców a także terminy wypłat rachunków kosztów podróży reguluje odrębne zarządzenie dyrektora. Pracownik księgowości sprawdza rachunki kosztów podróży pod względem formalnorachunkowym i sporządza zbiorcze listy wypłat kosztów podróży. Listy wypłat kosztów podróży zatwierdza do wypłaty dyrektor i główny księgowy. Po dokonaniu wypłaty kasjer umieszcza i podpisuje na liście a także na załączonych do listy poleceniach wyjazdu służbowo klauzulę „wypłacono gotówką, czekiem Nr ....". INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -8- 3. Wnioski o wypłatę zaliczek Zaliczki do rozliczenia mogą być wypłacane pracownikom na koszty podróży służbowych oraz na pokrycie wydatków administracyjno-gospodarczych. Na koszty podróży zaliczki wypłaca się na podstawie wniosku o zaliczkę dolny odcinek polecenia wyjazdu służbowego), na pokrycie wydatków gospodarczych zaliczkę wypłaca się na podstawie wniosku o udzielenie zaliczki (druk znormalizowany). Wniosek ten powinien zawierać: imię i nazwisko pracownika pobierającego zaliczkę, kwotę, cel na jaki ma być przeznaczona, termin rozliczenia. Termin ten nie może być dłuższy niż 7 dni po dokonaniu transakcji (czynności) lub powrotu z podróży służbowej. Merytorycznego sprawdzenia oraz zatwierdzenia do wypłaty dokonuje dyrektor lub jego zastępca odpowiedzialny za dany powierzony odcinek pracy (załącznik nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów księgowych) oraz główny księgowy. Zaliczki stałe powinny być rozliczane lub zwrócone w całości po upływie ich ważności bądź przed ustaniem stosunku służbowego, a w każdym razie końcem roku budżetowego. Wszelkie wypłaty dokonane z zaliczek do rozliczenia powinny być udokumentowane oryginalnymi fakturami (rachunkami) zaopatrzonymi w pieczęć jednostki wystawiającej „zapłacono gotówką". Rozliczenie zaliczki powinno być dokonane przy pomocy formularza „rozliczenie zaliczki". Dowody opłacone z pobranych zaliczek podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzeniu i kasowaniu wg zasad podanych wyżej (patrz faktury). Resztę niewydatkowanej zaliczki zaliczkobiorca wpłaca do kasy za pokwitowaniem z kwitariusza przychodowego K-103. Jeżeli kwota z rozliczenia jest wyższa do pobranej zaliczki - następuje wypłata różnicy. 4. Listy płatnicze Dokumentami stanowiącymi podstawę do sporządzenia list wypłat wynagrodzeń pracowniczych oraz zasiłków z tytułu ubezpieczenia społecznego są: - kopie pism angażujących i umów o pracę oraz karty wynagrodzeń, - oświadczenia pracownicze wraz z wszystkimi załącznikami zgodnie z obowiązującymi przepisami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - do wypłaty zasiłku chorobowego. - zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy - do wypłaty zasiłku chorobowego, INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -9- a) Umowy o pracę z pracownikami działalności podstawowej, administracji i obsługi sporządza specjalista ds. osobowych i przedkłada dyrektorowi do podpisu. Po podpisaniu umowy przez dyrektora i pracownika, jeden egzemplarz powinien być dostarczony komórce księgowości w dniu spisania umowy z nowoprzyjętym pracownikiem, najpóźniej do dnia 20-go każdego miesiąca. Zmiany do listy płac (wykazy: godzin nadliczbowych, dodatków, zastępstw, itp.) pracowników administracji i obsługi sporządzają kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych i po zatwierdzeniu przez dyrektora przekazują w terminie do 5-go każdego miesiąca do księgowości. Wnioski premiowe pracowników administracji i obsługi sporządzają kierownicy komórek organizacyjnych w terminie do 23-go każdego miesiąca i przekazują specjaliście do spraw osobowych. Wypłata premii dla pracowników administracyjno-obsługowych następuje na podstawie w/w wniosku zatwierdzonego przez dyrektora w terminie ustalonym dla wypłaty wynagrodzeń. Wypłata wynagrodzeń dokonywana jest płatnikom wyznaczonych na piśmie przez dyrektora. Płatnicy zobowiązani są do rozliczenia się z pobranej gotówki w ciągu dwóch dni, natomiast w przypadku nie wypłacenia wszystkich wynagrodzeń - w ciągu 7 dni, przedkładają równocześnie kasjerowi wszystkie listy płatnicze. Po tym terminie kasjer odprowadza wszystkie niewypłacone wynagrodzenia pracownicze na rachunek sum depozytowych.. b) Oświadczenia stanowiące podstawę dokonania wypłat zasiłku rodzinnego wypełnia własnoręcznie pracownik starający się o te świadczenia i doręcza pracownikowi księgowości wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami. c) Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy specjalista ds. osobowych odnotowuje w liście obecności i przekazuje do księgowości w celu obliczenia należności za czas niezdolności do pracy. Specjalista ds. wynagrodzeń sporządza listy wypłat zasiłków chorobowych a kwoty należne za czas niezdolności do pracy potrąca z wynagrodzeń poszczególnych pracowników poprzez listy płac. d) Umowy-zlecania lub umowy o dzieło zawierane na wykonanie prac sporządzają kierownicy komórek organizacyjnych oraz kierownicy naukowi poszczególnych form doskonalenia. Wyżej wymienione umowy podpisuje dyrektor w powierzonym zakresie działania jako zleceniodawcy oraz zleceniobiorca. Przed dokonaniem wypłaty za wykonane prace zleceniodawca, kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik naukowy kursu zobowiązany jest stwierdzić datą i podpisem wykonanie i przyjęcie usług. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -10- W odniesieniu do umów zlecenia lub umów o dzieło z pracownikami dydaktycznymi, specjalista do spraw organizacji pracy dydaktycznej potwierdza zgodność godzin pracy wynikających z umowy z dziennikiem zajęć. Umowy zlecenia lub umowy o dzieło wraz z rachunkami za wykonaną pracę lub wykazem przepracowanych godzin dydaktycznych są przekazywane do działu księgowości w terminach do 5-go i 15-go każdego miesiąca. Ustala się terminy wypłat wynagrodzeń wynikających z zawartych umów zleceń lub umów o dzieło na dzień 10 i 20 każdego miesiąca. 1. Listy płac sporządza komórka płac na podstawie odpowiednio sporządzonych przez odpowiedzialnych za ten odcinek pracowników zakładu i sprawdzonych dowodów źródłowych. 2. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane: 1) okres, za jaki obliczono wynagrodzenie, 2) łączną sumę do wypłaty, 3) nazwisko i imię pracownika, 4) sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac, 5) sumę wynagrodzeń netto, 6) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, 7) sumę zasiłku rodzinnego, 8) sumę ewentualnych dodatków przejściowych i stałych (dodatek funkcyjny), 9) pokwitowanie odbioru wynagrodzenia - data i podpis. 3. Zgodnie z ustaleniami układu zbiorowego pracy, w listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: 1) należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych, 2) czynszu za lokal mieszkalny udostępniony przez zakład pracy. Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za wyrażoną na piśmie zgodą pracownika. 4. Listy płac nie mogą zawierać żadnych poprawek. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -11- 5. Listy płac powinny być podpisane przez: 1) osobę sporządzającą, 2) osobę sprawdzającą, 3) głównego księgowego, 4) dyrektora. 6. Listy płac, po podpisaniu przez wyżej wymienione osoby zostają przekazane do kasy w celu dokonania wypłaty.. §8 Zasady rozliczania rozmów telefonicznych Rachunki za rozmowy telefoniczne sprawdza pracownik sekretariatu. Każdy użytkownik numeru telefonicznego otrzymuje wydruk komputerowy rozmów telefonicznych za dany miesiąc na którym opisuje wszystkie rozmowy służbowe i prywatne. Pracownik sekretariatu sporządza zestawienie rozmów prywatnych, pobiera należności za te rozmowy, następnie dokonuje wpłaty do kasy. §9 Rzeczowe składniki majątku Wszelkie operacje w zakresie środków trwałych powinny być udokumentowane przy pomocy faktur, protokołów przyjęcia, przekazania, likwidacji itp. Dla udokumentowania obrotu tymi środkami należy stosować powszechnego użytku. Dowody przyjęcia środków trwałych z zewnątrz i wydania na zewnątrz powinny być podpisane przez kierowników i głównych księgowych jednostek przekazujących i przyjmujących. Dowody stanowiące udokumentowania przychodu lub rozchodu kierowane są do pracownika komórki gospodarczej odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji środków trwałych, który po uzyskaniu akceptacji przez dyrektora i głównego księgowego dokonuje przychodu lub rozchodu w książce inwentarzowej. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -12- Protokół „OT” - dot. nieodpłatnego przyjęcia środka trwałego (3 egz.). Po potwierdzeniu otrzymania przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę składnikami rzeczowymi, zaakceptowaniu przyjęcia przez dyrektora i głównego księgowego (strona przyjmująca) wpisywany jest przez tego pracownika do księgi inwentarzowej, przy czym jeden egz. odsyła do jednostki przekazującej, jeden egz. przekazuje do komórki księgowości, jeden egz. zatrzymuje w swoich aktach. Protokół „PT" - sporządza się w celu udokumentowania przekazania środka trwałego do innej jednostki. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden egz.pozostawia u siebie pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami rzeczowymi a dwa egz. wysyła do jednostki otrzymującej środki trwałe. Protokół „PT" podpisują: pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami rzeczowymi, główny księgowy i dyrektor. Jednostka otrzymująca środki trwałe potwierdza odbiór na 2 egz., z których jeden zostawia u siebie drugie przesyła jednostce przekazującej. Na tej podstawie komórka księgowości wyksięgowuje dany przedmiot z ewidencji księgowej. Protokół likwidacji „LT" - sporządza się w celu udokumentowania rozchodu środka trwałego z powodu zużycia, zniszczenia, braku zastosowania, kradzieży, zagubienia itp. Protokół ten powinien zawierać adnotację komisji, co zrobiono ze zniszczonymi środkami rzeczowymi, czy przekazano do magazynu materiały uzyskane z rozbiórki itp. Komisja likwidacyjna powoływana jest przez dyrektora jednostki. Protokół likwidacji sporządza się w 2 egz. Jeden egz. otrzymuje pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami rzeczowymi, drugi egz. otrzymuje komórka księgowości celem wyksięgowania z ewidencji danego środka trwałego. Protokoły likwidacji zatwierdza kierownik jednostki. § 10 Gospodarka materiałowa Zakupy materiałów do magazynu odbywają się na podstawie faktur rachunków. Do każdej faktury magazynier obowiązany jest sporządzić „Magazyn przyjmie" w dwóch egzemplarzach, z których jeden zatrzymuje u siebie do zaewidencjonowania w kartotece ilościowej, drugi przekazuje pracownikowi komórki księgowości prowadzącemu kartotekę ilościowo-wartościową. Dowód ten powinien mieć kolejny numer i podpis przyjmującego. Podstawą dokonania rozchodu materiału z magazynu jest formularz „Magazyn wyda" sporządzony jak wyżej w 2 egz., posiadający kolejny numer, podpis osoby zlecającej wydanie, wydającej i odbierającej. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -13- Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę materiałową opisuje rachunki dotyczące zakupu materiałów wydanych do bezpośredniego zużycia zamieszczając klauzulę potwierdzenia odbioru tych materiałów ze wskazaniem celu oraz sposobu zużycia. Rozliczenie miesięczne zużycia paliwa do samochodów sporządzają pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych i po zatwierdzeniu przez dyrektora przekazują do księgowości w terminie do 2-go dnia następnego miesiąca. § 11 Pozostałe zagadnienia Wszelkie dokumenty dotyczące operacji gospodarczych powinny być objęte ewidencją księgową. Zapisy w ewidencji księgowej powinny być kompletne i dokonywane bieżąco w porządku chronologicznym. Zapisy w księgach rachunkowych uważa się za kompletne, jeżeli wszystkie operacje gospodarcze w danym okresie sprawozdawczym zostały ujęte w księgach rachunkowych tego okresu. Dowód stanowiący podstawę księgowania - po zadekretowaniu, otrzymuje kolejny numer, pod którym został zaksięgowany. Oddzielnie układa się o przestrzega kolejności numeracji: list płac wynagrodzeń ze stosunku pracy oraz zasiłków z tytułu choroby, macierzyńskiego itp., list płac za prace zlecone. Ustala się terminy wypłat wynagrodzeń pracowniczych na dzień ostatni roboczy każdego miesiąca i dzień pierwszy roboczy każdego miesiąca. Pozostałych wypłat dokonuje się w terminie do 10-go następnego miesiąca. Arkusze spisów z natury i zestawienie różnic inwentaryzacyjnych należy przechowywać w teczkach oznaczonych jakiego roku i jakich składników majątkowych dotyczą. Terminy przechowania poszczególnych dowodów księgowych normuje Ustaw z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. nr 121, poz. 591). INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W BSP -14- Załącznik nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów księgowych Niniejszym podaje się do wiadomości wykaz osób upoważnionych do podpisywania dowodów kasowych oraz wzór ich podpisów: a) pod względem merytorycznym: - dowody księgowe dotyczące działalności dydaktycznej oraz listy płac podpisuje dyrektor mgr Stanisław Kłodziński - dowody księgowe dotyczące spraw administracyjno- gospodarczych podpisuje dyrektor mgr Stanisław Kłodziński .................................................. b) pod względem formalno-rachunkowym: Główny Księgowy Maria Zygmund ................................................. c) osoby zatwierdzające dowody księgowe do zapłaty: dyrektor mgr Stanisław Kłodziński ..................................................
