Uzasadnienie biznesowe
advertisement
Uzasadnienie biznesowe „ W trakcie ustanawiania projektu, a w szczególności w trakcie jego realizacji, jest niezwykle łatwo skoncentrować się na tym, co jest robione i jak ma być robione, jednocześnie ignorując zagadnienie, dlaczego trzeba to zrobić” Uzasadnienie Biznesowe • jest siłą napędową projektów PRINCE2 • zawiera biznesowe powody realizacji projektu, czyli jest odpowiedzią na pytanie „ Dlaczego realizujemy projekt?” •opisuje korzyści, jakich spodziewamy się osiągnąć poprzez realizację projektu •Uzasadnienie Biznesowe (komponent) jest ściśle powiązany z komponentem Zarządzanie Ryzykiem •właścicielem Uzasadnienia Biznesowego jest Przewodniczący Komitetu Sterującego •ma na celu uzasadnić zaangażowanie zasobów (ludzkich, materialnych, finansowych) w projekt Uzasadnienie Biznesowe •Jest najważniejszym zbiorem informacji dla projektu. Kieruje procesami decyzyjnymi w trakcie projektu •Powinno być przygotowywane zgodnie z wszelkimi istniejącymi w organizacji standardami oraz z naturą projektu i poziomem jego budżetu •Powinno obejmować całość zmian biznesowych w firmie, wynikających z wytworzenia, wdrożenia i użytkowania produktów projektu Uzasadnienie Biznesowe Jest najważniejszym zestawem informacji w projekcie Odpowiada na pytania -Dlaczego to robimy, dlaczego angażujemy zasoby? -Jakie możliwości rozważono? -Jakie korzyści uzyskamy? -Jakie zagrożenia muszą być brane pod uwagę? -Jakie są koszty i terminy realizacji? Uzasadnienie biznesowe Skład: 1. Przesłanki przemawiające za podjęciem projektu 2. Możliwe warianty realizacji 3. Oczekiwane korzyści w związku z projektem 4. Zestawienie głównych zagrożeń ciążących nad projektem 5. Koszty realizacji projektu uwzględniające kontrole budżetu 6. Terminy realizacji części projektu 7. Ocenę opłacalności inwestycji, jaką jest projekt 8. Ocena ogólna ( analiza wrażliwości, podejście optymistyczne, realistyczne i pesymistyczne) Uzasadnienie biznesowe 1.Przyczyny/Powody, dla których realizuje się projekt •Nowe wymagania dotyczące standardów bezpieczeństwa i higieny •Zmiany prawa •Wymogi konkurencji •Restrukturyzacja •Nowe systemy informatyczne •Wprowadzenie na rynek nowego produktu •Wymogi audytu Uzasadnienie biznesowe 2. Możliwe warianty W tym obszarze umieszcza się wszystkie rozważane warianty reakcji na powody rozpoczęcia projektu. Przedstawia się uzasadnienie wyboru wariantu rekomendowanego oraz powody dorzucenia poprzednich wariantów. Należy zawsze rozważyć opcję „ powstrzymania się od działania” Uzasadnienie biznesowe 3. Oczekiwane korzyści Jest to jeden z kluczowych obszarów Uzasadnienia Biznesowego. Korzyści dzielone są zwykle na materialne i niematerialne. Korzyści mogą pochodzić z następujących obszarów: •Zgodność z prawodawstwem •Zgodność z wymogami audytu •Korzyści finansowe •Lepsza obsługa klienta •Restrukturyzacja firmy……. Przyrost każdej z potencjalnych korzyści powinien zostać opisany w mierzalny sposób ( w stosunku do utrzymania obecnej sytuacji tzn. takiej, która wystąpiłaby gdyby nie realizowano projektu) Uzasadnienie biznesowe 4. Ryzyko Zagrożenia są przechowywane w Rejestrze Ryzyka. Rejestr powinien zawierać wszystkie istotne zagrożenia , najlepiej w formie zestawienia: -zagrożenie/ryzyko/przeciwdziałanie Uzasadnienie biznesowe 5.Koszty Należy sporządzić listę kosztów projektu. Przydatne jest przeprowadzenie spotkania warsztatowego dotyczącego kosztów, aby mieć pewność, że uwzględniono wszystkie istotne koszty. Zawsze należy podać stosowaną walutę. Kategorie kosztów np. -Dostawcy zewnętrzni -Oprogramowanie -Sprzęt -Licencje -Testy, badania, zlecenia -Koszty audytu -Koszty szkolenia Uzasadnienie biznesowe 6.Terminy Należy je oszacować w sposób realistyczny, uwzględniając rezerwy czasowe. Zaleca się stosowanie narzędzi planistycznych. Należy się odnieść do wszystkich założeń, profili zasobów, tolerancji projektu, planów rezerwowych i innych istotnych informacji Uzasadnienie biznesowe 7.Ocena opłacalności inwestycji Każda firma ma własną metodę dokonywania takich ocen. Prace te zwykle wykonują finansiści; należy być pewnym, że taka ocena znajdzie się w końcowej wersji Uzasadnienia Uzasadnienie biznesowe Zlecenie Podstawowych Założeń Przygotowanie Projektu Podstawowe Założenia Projektu Inicjowanie Projektu Uzasadnienie Biznesowe podlega nieustannym przeglądom i aktualizacjom w cyklu życia projektu. Wykorzystywane jest także w procesie Zamykanie Projektu. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Kto nie ryzykuje ten nic nie ma? Ryzykować = zarabiać na chleb Zarządzanie ryzykiem – filozofia podejścia CONTROLLING RYZYKA Integralna część procesu zarządzania ryzykiem – odpowiedzialny za kontrolowanie i monitorowanie efektywności podejmowania ryzyka Odejście od postrzegania ryzyka jako zagrożenia na rzecz efektywnego zabezpieczania się przed ryzykiem i podejmowania ryzyka Elementy controllingu ryzyka Monitorowanie ryzyka i zarządzanie jego poziomem Adekwatność zawiązanego i alokowanego kapitału Monitoringu wykonanych, zabezpieczonych i potencjalnych wyników ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Ryzyko jest to zagrożenie, że określone zdarzenie działanie lub brak działania, negatywnie wpłynie na zdolność organizacji do osiągnięcia wyznaczonych celów. Ryzyko: dotyczy każdej organizacji- komercyjnej, rządowej, nie nastawionej na zysk towarzyszy działaniu lub brakowi działania przychodzi ze świata zewnętrznego lub z wnętrza organizacji Obejmuje negatywne konsekwencje oraz niewykorzystane szanse ( utracone korzyści) Ryzyko Ryzyko jest obecne we wszystkich dziedzinach działalności człowieka wówczas, kiedy ludzie nie są w stanie kontrolować, albo dokładnie przewidzieć przyszłości. Szczególnie dużą rolę odgrywa ryzyko w działalności gospodarczej. Potocznie termin “ryzyko” jest używany, kiedy rozważa się: nieszczęśliwie wypadki, nieprzewidziane zdarzenie, możliwość poniesienia straty, możliwość, że uzyskany wynik będzie odmienny od oczekiwanego. Określenie “ryzyko” i “niepewność” często występują razem, bądź są nawet ze sobą utożsamiane, ale nie oznaczają tego samego. Termin “niepewność” definiuje się jako stan, w którym przyszłe możliwe alternatywy i szanse ich wystąpienia nie są znane (np. wynik badań nad czasem czy przestrzenią kosmiczną, wdrożenie nowych wynalazków). Natomiast termin “ryzyko” jest używany, kiedy: rezultat osiągnięty w przyszłości jest co prawda nieznany, ale są możliwe do zidentyfikowania jego przyszłe alternatywy (jak orzeł – reszka w przypadku rzutu monetą) oraz szanse wystąpienia tych możliwych alternatyw są znane (jak 50%, że wypadnie orzeł w przypadku rzutu monet). Ryzyko Niepewność, w przeciwieństwie do ryzyka, dotyczy więc zmian które są trudne do oszacowania, albo wydarzeń, których prawdopodobieństwo, ze względu na niewielką liczbę dostępnych informacji, nie może być oszacowane. Pomimo to, że ryzyko i niepewność definiuje się odmiennie w większości finansowej literatury fachowej oba te terminy są utożsamiane i używane zamiennie. Często też ryzyko definiowane jest poprzez niepewność, jako niepewność osiągnięcia przyszłych dochodów. Co to jest ryzyko? Ryzyko jest cechą wspólną ludzkich działań. W przyszłości są jednak tylko pewne niepewność i ryzyko. Wskazuje się wręcz, że pojęcie ryzyka staje się jednym z podstawowych pojęć finansów. Niepewność dotyczy przyszłych wyników ekonomicznych przedsiębiorstwa, struktury bilansu, pozycji konkurencyjnej oraz udziału w rynku. Powinno się doprowadzić do zarządzania efektywnością podejmowania ryzyka, obejmując tym procesem wszystkie czynniki, mogące prowadzić zarówno do poniesienia strat, jak i zwiększenia rentowności gospodarowania Zadaniem procesu zarządzania ryzykiem, jest odejście w organizacji od postrzegania ryzyka jedynie w kategoriach zagrożenia i konieczności zabezpieczania się przed nim. Na tej podstawie powinno umożliwić sie poprzez efektywne podejmowanie ryzyka wzrost potencjału do budowy wartości dla uczestników procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Co to jest ryzyko? Ryzyko należy postrzegać jako kombinację prawdopodobieństwa wystąpienia jakiegoś zdarzenia oaz jego konsekwencji dla przedsiębiorstwa (konsekwencje pozytywne, konsekwencje negatywne). Czyli, jako ryzyko możemy rozumieć dwie sytuacje: 1) niebezpieczeństwo, że zdarzenia i akcje mające miejsce zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa (wadliwe procesy wewnętrzne, zła komunikacja), jak i w jego otoczeniu, poprzez swoje oddziaływania mogą utrudniać bądź uniemożliwiać osiągnięcie strategicznych i operacyjnych celów organizacji; 2) szansa osiągnięcia ekstra zysków w wyniku powstania odchyleń od planowanych wartości, które będą miały dla przedsiębiorstwa pozytywne skutki. Ryzyko w przeciwieństwie do zagrożenia, wynika z dobrowolnego działania, czyli akcji wewnątrz przedsiębiorstwa lub za jego zgodą. Co to jest ryzyko? Ryzyko, postrzegane jako potencjalna zmienność zdarzeń, odnosi się więc do możliwości odstępstwa od sytuacji założonej . Jest ono wynikiem nieoczekiwanych i nieprzewidywalnych wydarzeń. Związane jest więc zawsze z niepewnością odnośnie przyszłych wyników. Ekspozycja na ryzyko powstaje wszędzie tam, gdzie aktywność przedsiębiorstwa powoduje możliwość uzyskania przez nie korzyści, lub poniesienia strat. Ta niepewność odnośnie przyszłych wyników gospodarowania przedsiębiorstwa oznacza właśnie, że jego działalność jest prowadzona w warunkach ryzyka. Czyli ryzyko istnieje do momentu jego wystąpienia. Efektem jego wystąpienia są zawsze zyski, lub straty. Określenie ryzyka oraz umożliwienie zarządzania jego wielkością ma zawsze na celu doprowadzenie do wartości podejmowanego ryzyka, która jest akceptowalna dla przedsiębiorstwa a przez to do zabezpieczenia wielkości wyniku, która jest wymagana przez właścicieli firmy. Jako ryzyko należy więc rozumieć wszystkie powtarzalne i wyceniane za pomocą miar prawdopodobieństwa zdarzenia, zarówno pozytywne, jak i negatywne, będące integralną częścią każdej działalności gospodarczej. Co to jest ryzyko? Koszty, ryzyka należy podzielić na ryzyka kontrolowane oraz niekontrolowane przez menedżerów. Ryzyka także należy podzielić z punktu widzenia częstotliwości ich występowania na następujące kategorie: • występujące codziennie – są związane z operacyjną działalnością przedsiębiorstw i wynikają ze standardowych, codziennych zmian czynników ryzyka; • występujące cyklicznie – są one wynikiem cykliczności zmian czynników ryzyka wpływających na wyniki gospodarowania przedsiębiorstwa. Cykliczność ta jest wywołana najczęściej zmianami warunków makroekonomicznych w gospodarce, zmianami technologicznymi, czy brakiem równowagi pomiędzy podażą i popytem; • występujące okazjonalnie – występują bardzo rzadko, jednak mogą doprowadzić do znaczących strat, najczęściej są związane z ekstremalnymi sytuacjami na rynku, lub w gospodarce. Klasyfikacja ryzyk • Ryzyko rynkowe • Ryzyko regulacyjne • Ryzyko wolumenu • Ryzyko techniczne • Ryzyko kredytowe • Ryzyko operacyjne • Ryzyko ofertowe • Ryzyko prawne • Ryzyko bazy • Ryzyko polityczne • Ryzyko finansowe • Ryzyko płynności • Ryzyko ataku terrorystycznego • Ryzyko wyceny Akceptacja ryzyka a tolerancja na ryzyko? ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Zarządzanie ryzykiem to identyfikacja, mierzenie i kontrolowanie ryzyka w celu jego maksymalnego ograniczenia oraz zabezpieczenie przed skutkami ryzyka. Podmiot może w tym zakresie przyjąć postawę aktywną lub pasywną. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Postawa pasywna polega na biernym ponoszeniu ryzyka, bez podejmowania prób wyeliminowania go lub ograniczenia. Może ona wynikać z faktu nieświadomości występowania ryzyka, nieumiejętności oszacowania jego rozmiarów lub braku znajomości technik zabezpieczających. Odmianą postawy pasywnej może być tworzenie funduszy rezerwowych dla zamortyzowania wpływu ewentualnych strat przez inwestorów instytucjonalnych. Postawa aktywna natomiast polega na podejmowaniu przez podmiot takich działań, które mogą wyeliminować lub ograniczyć straty, jakie mogłyby powstać wyniku przeprowadzanych transakcji. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM -czyli panowanie nad niepewnością Ponieważ każda organizacja chce efektywnie realizować wyznaczone cele, ryzyka mogą i powinny być kontrolowane w ramach organizacji Poprzez odpowiedni system kontroli wewnętrznej funkcjonalnej i instytucjonalnej, który powinien pozwolić na identyfikację znaczących ryzyk oraz ich ograniczenie do akceptowalnego poziomu. Ryzyka powinny być kontrolowane na poziomie organizacji, w ramach przeprowadzenia kompleksowej, zintegrowanej polityki zarządzania ryzykiem. Wprowadzenie kompleksowego podejścia do procesu zarządzania ryzykiem pozwala na: -Oszacowanie istotnych ryzyk towarzyszących działalności organizacji --wypracowanie zintegrowanych strategii zarządzania ryzykiem pewność + ryzyko = 1? Kluczowe pytania Ryzyko – podstawowe definicje Identyfikacja ryzyka co może się wydarzyć? gdzie? kiedy? dlaczego? w jaki sposób? Jedyną pewną rzeczą w przyszłości są koszty, a dokładniej zagrożenia, które je powodują – brak jedynie pewności, co do intensywności negatywnego czynnika i konkretnej wysokości straty, wywołanej jego wystąpieniem Pod uwagę brane są tylko pewne przychody, które są w pełni zabezpieczone, a ich redukcja jest zależna jedynie od decyzji kierownictwa przedsiębiorstwa METODY KONTROLI RYZYKA Dzielą się na fizyczne i finansowe. Fizyczna kontrola ryzyka obejmuje wszystkie operacje stosowane do redukcji ilości i wielkości strat. Występują tu dwie możliwości: -całkowite wyeliminowanie prawdopodobieństwa straty (tj. unikanie ryzyka albo zapobieganie strat). Jedynym sposobem na uniknięcie ryzyka w całości jest zaprzestanie działalności, z którą jest ono związane. -wykorzystanie miar, które dotyczą częstotliwości i rozmiarów szkody. Finansowa kontrola ryzyka obejmuje samodzielne zarządzanie ryzykiem przez dany podmiot albo jego transfer na inny podmiot. Zatrzymanie ryzyka w firmie jest bardziej popularne dużych korporacjach niż w małych firmach. Oznacza ono, że firma wybrała wariant pokrywania ewentualnych -strat sama poprzez: -pokrycie straty z zysku netto; -sprzedaż aktywów w celu zastąpieni tych, które zostały utracone albo zniszczone; -tworzenie na nieprzewidziane wypadki specjalnego funduszu pełniącego rolę samo ubezpieczenia, z którego pokrywane są straty; -podpisanie umów pożyczkowych, które mogą być wykorzystane w przypadku wystąpienia w firmie strat; -wyrównanie pozycji walutowych, czyli dążenie do osiągnięcia równowagi pomiędzy przychodami i rozchodami w danej walucie w tym samym okresie TRANSFER RYZYKA Transfer ryzyka jest natomiast przesunięciem odpowiedzialności z posiadacza strat na kogoś innego. Transfer ten może przyjąć dwie formy: transfer działalności kreującej potencjalne straty; na przykład poprzez subkontrakt – wynajęcie innej firmy do danej pracy, przez co zlecający nie ponosi szkody za straty, czy tez odpowiednie klauzule w umowie; transfer odpowiedzialności za pokrycie ewentualnych strat; może on przyjąć formę ubezpieczenia, specjalnej klauzuli w umowie (która wyłącza jedna stronę kontraktu od odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z wykonywaniem kontraktu), gwarancji bankowej, poręczenia Ryzyko w trybach systemu Schemat systemu zarządzania ryzykiem 1.Budowa infrastruktury zarządzania ryzykiem 2.Określenie ryzyk gospodarczych 3.Określenie strategii zarządzania ryzykiem 4. Zaprojektowanie i wdrożenie procedur zarządzania ryzykiem 5.Monitorowanie procedur kontroli ryzyka 6.Usprawnienie procedur zarządzania ryzykiem System zarządzania ryzykiem Budowa infrastruktury zarządzania ryzykiem określenie celów i zadań polityki zarządzania ryzykiem Zdefiniowanie efektywnej struktury organizacyjnej Zintegrowanie polityki zarządzania ryzykiem z ogólną strategią przedsiębiorstwa Określenie ryzyk gospodarczych Identyfikacja ryzyka Ocena ryzyka na poziomie procesów realizowanych w organizacji System zarządzania ryzykiem Określenie strategii zarządzania ryzykiem Kryteria wyboru najlepszej strategii Ocena wszystkich możliwych opcji/strategii Integracja i podjęcie decyzji Wybór strategii/kierunku postępowania z ryzykiem Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie strategii System zarządzania ryzykiem Wybór strategii zarządzania ryzykiem -unikanie ( eliminacja, zakaz, dywersyfikacja) -zatrzymanie ( akceptacja, ponowna wycena) -redukcja (rozproszenie) -transfer(ubezpieczenie,zabezpieczenie, kompensata) -wykorzystanie(alokacja,dywersyfikacja,ekspansja, przeprojektowanie) Znaczenie i prawdopodobieństwa ryzyka determinuje wybór strategii System zarządzania ryzykiem Monitorowanie procedur kontroli ryzyka Pomiar/monitorowanie /ocena efektywności i skuteczności procesu zarządzania ryzykiem w identyfikowaniu i zarządzaniu ryzykami oraz w realizacji strategii zarządzania ryzykiem Usprawnienie procedur zarządzania ryzykiem Zapewnienie, że proces oceny, zarządzania i monitorowania ryzyk jest stale udoskonalany w organizacji Wpływ ryzyka na wyniki finansowe przedsiębiorstwa Ryzyko niepewność wyników świadomie podejmowanych działań Strata, czyli koszt Tworzenie wartości w przedsiębiorstwie Ryzyko a wartość Wpływ ryzyka na wyniki finansowe przedsiębiorstwa pozycja zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie Ryzyko jest nieodzownie związane z gospodarowaniem środkami finansowymi, umiejętne przeniesienie założeń polityki i strategii zarządzania ryzykiem na obszar finansów przedsiębiorstwa i ich wkomponowanie w proces tworzenia wartości dodanej mają podstawowe znaczenie dla sytuacji finansowej przedsiębiorstwa Zaspokojenie podstawowej potrzeby bezpieczeństwa Wypełnienie regulacji prawnych wymagań właścicielskich Wymagania rynkowe Tworzenie wartości w przedsiębiorstwie Wymagania w zakresie kierowania przedsiębiorstwem elektroenergetycznym Zarządzanie ryzykiem częścią kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa czas Kontrola ryzyka finansowego M.in.: • rozpoznanie rodzajów ryzyka, z jakim może zetknąć się przedsiębiorstwo, realizowane w oparciu o określenie warunków realizacji procesów biznesowych oraz identyfikację ryzyk; • pomiar ryzyka, polegający na jego dokładnej analizie oraz wartościowaniu jego wielkości; • kontrola ryzyk w oparciu o ich pomiar; • zarządzanie poziomem ryzyka; • informowanie o ryzyku poprzez sporządzanie odpowiednich raportów. Zarządzanie ryzykiem Strategia zarządzania ryzykiem Polityka zarządzania ryzykiem Dokumentacja i procedury Identyfikacja ryzyk w procesach biznesowych Limity i kontrola Kapitał – kontrola zarządzania Ryzyko Bezpieczeństwo Wyniki Struktura KAPITAŁ Finansowanie Inwestycja Płynność Wartość Tradycyjne postrzeganie ryzyka 1. W kalkulacji kosztów uwzględniane są skutki potencjalnych zdarzeń związanych z tzw. ryzykiem specyficznym. 2. Specyficzne rodzaje ryzyka to: ryzyko związane z procesami produkcji, zapasami, rozwojem, sprzedażą, majątkiem trwałym, specyfiką branży. 3. Budżetowanie kosztów ryzyka ma zapobiec ewentualnym wahaniom kosztów w momencie wystąpienia skutków ryzyka – są one traktowane jako ubezpieczenie przed dokładnością planowania. 4. Wycena potencjalnych kosztów odbywa się w oparciu o informacje statystyczne, wysokość kalkulowanego ryzyka ustala się dla konkretnych kosztów jednostkowych na podstawie doświadczenia z przeszłości. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM-dlaczego warto? Zarządzanie ryzykiem jest procesem: -realizowanym przez kierownictwo organizacji i pracowników -związanym z ustanawianiem strategii i systemu kontroli wewnętrznej -zaprojektowanym, aby identyfikować i zarządzać potencjalnymi zdarzeniami, które mogą mieć wpływ na organizację -realizowanymi w sposób dający racjonalne zapewnienie o możliwości osiągania celów organizacji ZARZĄDZANIE RYZYKIEM-dlaczego warto? Proces zarządzania ryzykiem ma zapewnić kierownictwu świadomość istnienia ryzyka Informacje o współzależności ryzyk i ich wpływie na organizację kompletną i szczegółową informację na temat poszczególnych ryzyk zdolność zarządzania ryzykami w poszczególnych komórkach i w całej organizacji ustalenie wspólnego języka ryzyka i ułatwienie komunikacji na temat ryzyk wzmocnienie możliwości tworzenia wartości dodanej ZARZĄDZANIE RYZYKIEM-dlaczego warto? Proces zarządzania ryzykiem pozwala na : dostosowanie „ apetytu na ryzyko” organizacji do jej strategii powiązanie ryzyk z kosztami zapobiegania im, oraz skutkami wprowadzenia działań kontrolnych jasne określenie decyzji dotyczących ryzyk: unikanie ryzyka, redukcja ryzyka, podział ryzyka i akceptacja ryzyka zmniejszenie ilości i skutków działań niekontrolowanych Identyfikację ryzyk powiązanych i ich wzajemnych relacji zintegrowane podejście do zarządzania ryzykami ZARZĄDZANIE RYZYKIEM-ZASADY • Projekty prowadzą do ZMIANY, a zmianie towarzyszą zagrożenia, których miarą jest ryzyko •Spójne podejście do zarządzania ryzykiem jest wbudowane w procesy PRINCE2 •Polityka zarządzania ryzykiem jest przekazywana całemu personelowi i znana mu •Możliwe jest wyznaczenie tolerancji dla ryzyka ZARZĄDZANIE RYZYKIEM „ Ryzyko może zostać zdefiniowane jako niepewność zaplanowanego rezultatu ( czy to na skutek pojawienia się szansy biznesowej, czy też ewentualnej materializacji zagrożenia)” Zarządzanie ryzykiem oznacza konieczność posiadania: -Dostępu do niezawodnych i aktualnych informacji na temat rozwoju zagrożenia -Procesów służących monitorowaniu zagrożenia -Procesów podejmowania decyzji, wspieranych ujętą w ramy analizą i oceną ryzyka Obowiązki związane z zarządzaniem ryzykiem projektu modyfikuje plany wprowadzając do nich uzgodnione przeciwdziałania oraz dba, aby ryzyko było: -Zidentyfikowane -Zapisane -Regularnie oceniane Kierownik Komitet Sterujący -Informuje Kierownika Projektu o ryzyku zewnętrznym -Podejmuje decyzje dotyczące rekomendacji Kierownika Projektu -Utrzymuje równowagę pomiędzy poziomem ryzyka a potencjalnymi korzyściami z wdrożenia produktu projektu -Powiadamia kierownictwo firmy lub programu o wszelkich zagrożeniach, które wpływają na zdolność projektu do zrealizowania celów firmy bądź programu związanych z produktem końcowym projektu Własność ryzyka Dla każdego zagrożenia trzeba wyznaczyć jego właściciela-osobę, która ma najlepszą pozycję aby obserwować rozwój zagrożenia” „ • Właściciele mogą nie należeć do Zespołu Zarządzającego projektem •Właściciele dostarczają informacji o rozwoju zagrożenia •Rozszerza to zaangażowanie udziałowców w proces zarządzania ryzykiem Cykl zarządzania ryzykiem Analiza ryzyka Identyfikowanie zagrożeń Monitorowanie i raportowanie Ocena zagrożeń Określenie możliwych reakcji na zagrożenia Wybór preferowanej reakcji Planowanie działań i przydział zasobów IDENTYFIKACJA ZAGROŻENIA REJESTRACJA PRZYDZIELENIE KATEGORII np.: -ryzyko Dostawcy -ryzyko Techniczne -ryzyko Prawne -ryzyko Finansowe -ryzyko Strategiczne WYZNACZENIE WŁAŚCICIELA OCENA ZAGROŻENIA Prawdopodobieństwo – jak duża jest szansa na wystąpienie zagrożenia Wpływ – jaki byłby ewentualnie wpływ wystąpienia zagrożenia na: -Czas -Koszt -Jakość -Zakres -Korzyści -Zespół Projektowy/Zasoby Bliskość-kiedy może zmaterializować się zagrożenie Ocena zagrożenia Użyj prostej metody rankingowej do oceny prawdopodobieństwa i wpływu -Wysokie/Średnie/Niskie Ocena bliskości zagrożenia -Krótki okres/Średni okres/Długi okres Dokonaj uszeregowania stawiając na pierwszym miejscu przewidywany termin realizacji Zidentyfikuj odpowiednie odpowiedzi na zagrożenie •Zapobieganie -Wyeliminuje zagrożenie •Redukcja -Zajmij się zagrożeniem-zmniejsz prawdopodobieństwo wystąpienia lub uodpornij projekt na wpływ zagrożenia •Akceptacja -Nie reaguj na zagrożenie, ale monitoruj je •Tworzenie rezerw -Przygotuj działania na wypadek zmaterializowania się zagrożenia-plan rezerwowy i/lub celowy budżet •Przeniesienie -Przekaż ryzyko stronie trzeciej Odpowiedź na ryzyko -Prewencja (zapobieganie)żeby zapobiec wystąpieniu zagrożenia należy wybrać działanie alternatywne w stosunku do aktualnie zaplanowanego -Redukcja- żeby zredukować ryzyko trzeba zaplanować działania zmniejszające wpływ zagrożenia lub prawdopodobieństwo jego wystąpienia ( albo obydwa) -Akceptacją- są takie sytuacje, gdy ryzyko jest na tyle małe, że najlepiej je zaakceptować, ponieważ straty związane z jego wystąpieniem będą relatywnie niewielkie Odpowiedź na ryzyko -Tworzenie rezerw-w zarządzaniu ryzykiem plany rezerwowe są przygotowywane dla każdego zagrożenia, jeśli jest to odpowiednia odpowiedź -Przeniesienie-oznacza przesunięcie konsekwencji jego wystąpienia na trzecią stronę Wybierając właściwą reakcję staraj się zrównoważyć koszt przeciwdziałania z ryzykiem materializacji zagrożenia MONITOROWANIE I RAPORTOWANIE •Monitorowanie ryzyka i przeciwdziałanie-W jaki sposób będzie obserwowane monitorowane ryzyko? Kto będzie to robił? •Raportowanie ryzyka-Co powinien zawierać raport? Z jaką częstotliwością będzie dostarczany? Kto będzie to robił? Opis produktu •Jasny, pełny i jednoznaczny opis tego co ma zostać stworzone lub zmienione •Zawiera cel, strukturę produktu oraz kryteria jakości ( określone przez użytkownika) •Jest częścią przygotowywanego Planu Następnego Etapu •Jest częścią Grupy Zadań dawanej Kierownikowi Zespołu •Używany jest w kontroli jakości Opis produktu •Skład -identyfikator i nazwa produktu -cel -skład -pochodzenie/źródła -wygląd i format -przydzielony -kryteria jakości -metoda kontroli jakości -tolerancje dla jakości -umiejętności i/lub osoby potrzebne do Kontroli Jakości Techniki Planowania oparte na produktach Obejmuje 4 kroki realizowane podczas podprocesu Określenie i analizowanie produktów (PL2) 1.Utworzenie Opisu Produktu dla „ produktu końcowego” 2.Stworzenie Diagramu Struktury Produktów (DSP) 3.Opracowanie Opisów Produktów 4.Stworzenie Diagramu Następstwa Produktów (DNP) Korzyści z Planowania opartego na produktach •Umożliwia, zalecane przez metodykę PRINCE2, skupienie się na jakości produktów •Zapewnia koncentrację na produkcie finalnym prowadząc do tego, że wszystkie podprodukty i realizowane działania przyczyniają się do wzrostu wartości tego produktu finalnego •Prowadzi do koncentracji na dostarczaniu produktów, a nie na działaniach prowadzących do ich powstania •Jednoznacznie określa granice ( zakres) projektu- ustala produkty będące w jego obrębie •Zapewnia strukturę bazową dla kolejnych działań procesu planowania Diagram Następstw Produktów -Każdy planista musi znać odpowiedź na pytanie: „ Co najpierw, a co potem?” -Ukazuje kolejność wytwarzania produktów ujętych w planie oraz zależności między nimi -Określa ponadto powiązania z wszelkimi produktami, które wykraczają poza zakres planu -Dostarcza informacji dla narzędzi planistycznych, których PRINCE2 nie obejmuje Diagram Struktury Produktów -cel: identyfikacja produktów, które maja być wytworzone lub pozyskane, identyfikacja produktów dodatkowych, pogrupowanie produktów -jest to hierarchiczna struktura, w której produkt końcowy rozłożony jest na prowadzące do jego wytworzenia produkty cząstkowe; co pozwala na: -oszacowanie zasobów i ram czasowych -skonkretyzowanie kryteriów jakości -uniknięcie pominięcia niektórych produktów Produkty Proste i Zewnętrzne • Produkty proste -Produkty najniższego poziomu -Oznaczone prostokątem, -są przeznaczone do Diagramu Następstw Produktów •Produkty Zewnętrzne -Poza zakresem projektu (istnieją niezależnie od projektu np. są już wytworzone, albo zostaną dostarczone z innego projektu -Pomimo to, są potrzebne w naszym projekcie do produktu końcowego -Oznaczane ELIPSĄ ,są przenoszone do DNP Produkty Pośrednie Można je podzielić na: •Produkty integracji -Po wyprodukowaniu wszystkich pod-produktów muszą one zostać poddane jednej lub kilku czynnościom ( np. montażowi lub kompletowaniu) a następnie jako całość sprawdzone pod kątem współdziałania -Oznaczone prostokątem, są umieszczane w DNP •Grupy produktów -Wygodny sposób zestawienia kilku prostych produktów w celu ich lepszej prezentacji -Oznaczone są równoległobokiem, nie przenoszone do DNP ZARZĄDZANIE KONFIGURACJĄ-ZASADY •PRODUKTY to aktywa projektu- trzeba nimi zarządzać •Połączony zbiór tych aktywów nazywany jest konfiguracją •Zarządzanie konfiguracją produktów specjalistycznych jest OBOWIĄZKOWE •Zarządzanie konfiguracją produktów zarządczych ma takie samo znaczenie jak zarządzanie konfiguracją produktów specjalistycznych •W kontekście zarządzania projektami celem zarządzania konfiguracją jest identyfikacja, śledzenie i ochrona produktów projektu •Konfiguracją końcowego rezultatu projektu jest łączna suma wszystkich jego produktów Zarządzanie konfiguracją •Aktywami projektu są tworzone produkty, a więc podobnie jak aktywami trzeba nimi zarządzać •Konfiguracją nazywamy łączny zbiór tych aktywów •Konfiguracją finalnego rezultatu projektu jest łączna suma wszystkich jego produktów •Celem zarządzania konfiguracją w kontekście zarządzania projektem jest: -Identyfikacja produktów -Śledzenie produktów -Ochrona produktów Identyfikacja produktów Wykorzystuje wyniki Planowania Opartego na Produktach Zatwierdzenie Opisu Produktu rozpoczyna tworzenie Zapisu Obiektu Konfiguracji Nadanie unikalnego identyfikatora, co najmniej: -Projekt w którym stworzono produkt -Typ produktu: np. dokument, sprzęt komputerowy -Nazwa produktu -Numer ostatniej wersji produktu Utworzenie zasad numerowania wersji produktów Plan Zarządzania Konfiguracją mówi w jaki sposób są/będą przechowywane zapisy Śledzenie produktów • Jaki jest status produktu? •Kto nad nim pracuje? •Gdzie przechowywany jest produkt? •Jakie produkty są ze sobą powiązane? •Podczas realizacji produktu w jego cyklu życia zapisy tworzy i uaktualnia Bibliotekarz Konfiguracji Ochrona Produktów uaktualnianie statusu np. po kontroli jakości Kontrola dostępu do produktów Odniesienie do zagadnień, które spowodowały zmiany produktu lub jego kryteriów jakości Bibliotekarz Konfiguracji również ochrania produkt gdyż: -numeruje, zapisuje, przechowuje i dystrybuuje produkty, utrzymuje odniesienie Zapisów Obiektu Konfiguracji do Zagadnień Projektowych Zarządzanie konfiguracją – 5 Funkcji Planowanie- decydowanie, jaki poziom zarządzania konfiguracją będzie niezbędny w projekcie oraz zaplanowanie, jak ten poziom zostanie osiągnięty Identyfikowanie- wyszczególnienie i zidentyfikowanie wszystkich składników produktu końcowego Charakteryzowanie statusu- zapisywanie i raportowanie wszystkich aktualnych i historycznych danych dotyczących każdego projektu Weryfikowanie-seria przeglądów i audytów konfiguracji w celu zapewnienia zgodności między rzeczywistym statusem produktów, a zatwierdzonym stanem produktów Elementy sterowania-Etapy •Etapy jako elementy sterowania komitetu Sterującego, •Typy etapów •Uzasadnienie dla tworzenia etapów Etapy zarządcze a Etapy techniczne •Etapy zarządcze: -Wyznaczane przez terminy podejmowania przez Komitet Sterujący decyzji o kontynuowaniu projektu- zgoda na zaangażowanie kolejnych zaplanowanych zasobów i zaaprobowanie sposobu ich wykorzystania w kończącym się etapie (transze) •Etapy techniczne: -Określane przez użycie szczególnego zestawu specjalistycznych umiejętności do projektowania, budowy lub wdrażania – wynikają ze stosowanych technologii wytwórczych lub formuły realizacji projektu Etapy zarządcze •Podzbiór działań i produktów projektu, których dostarczeniem zarządza się całościowo •Dzielą projekt na niezbędne punkty decyzyjne dotyczące kontynuowania projektu •Zakres pracy, którą zarządza w imieniu Komitetu Sterującego Kierownik Projektu •Stosowanie podziału projektu na etapy jest w metodyce PRINCE2 OBOWIĄZKOWE •Każdy projekt musi mieć przynajmniej dwa etapy: -Etap inicjowania-planowanie projektu i zarządzanie nim -Etap-(y) realizacji obejmujący resztę projektu- dostarczenie produktów realistycznych Etapy zarządcze •Żeby określić etapy zarządcze, trzeba rozważyć: -W jakim horyzoncie czasowym można realizować sensowny plan, na zadanym poziomie niepewności -Kiedy podczas trwania projektu powinno się podjąć kluczowe decyzje -Jaki jest poziom ryzyka w projekcie ( miara niepewności planowania) -Kompromis pomiędzy dużą liczbą krótkich etapów, a małą liczbą długich? ( obciążenie administracyjne a poziom ryzyka) •Bardziej skomplikowane ( długie, o znacznym budżecie, angażujące dostawców zewnętrznych, ryzykowane) projekty będą miały więcej niż dwa etapy- nie ma ograniczenia liczby etapów z góry ZARZĄDZANIE ZAKRESEM ETAPU (ZE) ZASADY •Projekty, zarówno duże jak i małe, muszą koncentrować się na dostarczeniu produktów zapewniających uzyskanie zaplanowanej korzyści biznesowej •Utrzymywanie przez projekt prawidłowej koncentracji winno być potwierdzane na końcu każdego etapu zarządczego •Jeśli okaże się to konieczne, projekt może być, w wyniku takiej oceny, inaczej ukierunkowany, lub wstrzymany aby uniknąć marnowania zasobów, pieniędzy i czasu •Przed końcem każdego etapu, z wyjątkiem ostatniego, planowany jest następny etap wraz z przeglądem i uaktualnieniem Uzasadnienia Biznesowego, stanu ryzyka i całego Planu Projektu ZARZĄDZANIE ZAKRESEM ETAPU (ZE) ZE1- Planowanie Etapu -Opracowanie Planu Etapu (następnego) i Planu jakości Etapu (następnego) – Rejestr Jakości -Ocena struktury zespołu zarządzania projektem ZE2- Uaktualnianie Planu Projektu ZE3-Uaktualnianie Uzasadnienia Biznesowego ZE4-Uaktualnianie Rejestru Ryzyka ZE5-Raportowanie Końca Etapu -Porównanie wykonania etapu z planem -Uaktualnieniu Rejestru Doświadczeń -Przegląd i uaktualnienie Zapisów obiektów Konfiguracji ZE6-Opracowanie Planu Nadzwyczajnego Korzyści z Ocen Końcowych Etapu (OKE) •Umożliwiają chwilowe „zatrzymanie” projektu (kontrolowana przerwa)- nie pozwalają projektowi rozwijać się dalej poza kontrolą •Zapewniają, że kluczowe decyzje są podejmowane zanim zacznie się wytwarzanie produktów •Pozwalają łatwo ocenić wpływ czynników zewnętrznych na projekt •Dają możliwość oceny ryzykownego projektu w chwili, kiedy pojawiają się nowe informacje na temat ryzyka Dwie części OKE Zatwierdzenie wyników bieżącego etapu: Raport o Końcu Etapu Uaktualniony Plan Projektu Uaktualnione Uzasadnienie Biznesowe Uaktualniony Rejestr Ryzyka Uaktualniony Rejestr Doświadczeń Zatwierdzenie planu następnego etapu: Plan następnego etapu (zawiera Plan Jakości Etapu) Wszystkie zmiany Zespołu Zarządzającego Projektem OKE- Uczestnicy • Komitet Sterujący -podejmuje decyzje i daje akceptację albo jej odmawia •Kierownik Projektu -Składa raport przed Komitetem Sterującym •Nadzór Projektu -dostarcza Komitetowi Sterującemu informacji i gwarancji dotyczących różnych aspektów projektu •Wsparcie Projektu -prowadzi protokół i zapewnia informacje z zakresu zarządzania konfiguracją •Kierownicy Zespołów i inni obecni - wyjaśniają specjalistyczne zagadnienia Sterowanie Etapem (SE) Zasady Zespół Zarządzania Projektem koncentruje się na dostarczaniu zaplanowanego wyniku w ramach przyznanych tolerancji. Oznacza to kontrolowane wytwarzanie produktów •Zgodnie z ustalonymi standardami jakości •W ramach kosztów nakładów czasu i terminów •Po to by osiągnąć zdefiniowane korzyści po wdrożeniu produktów Aby to osiągnąć Zespół zarządzania projektem musi: •Monitorować Uzasadnienie Biznesowe oraz wszelkie odchylenia od kierunku projektu i definicji jego produktów uzgodnionych na starcie etapu, aby uniknąć „ pełzania zakresu” •Koncentrować zasoby na dostarczaniu planowanych produktów etapu STEROWANIE ETAPEM (SE) Przekazywanie i odbieranie Grupy Zadań •SE1- Zgoda na Wykonanie Grupy Zadań •SE9-Odbiór Wykonanej Grupy Zadań Monitorowanie i Raportowanie Postępów •SE2-Ocena Postępów-produkty/Grupy Zadań •SE5-Przegląd Stanu etapu •SE6-Raportowanie Okresowe Zarządzanie Zagadnieniami/Zmianami •SE3-Rejestrowanie Zagadnień Projektowych •SE4-Analizowanie Zagadnień Projektowych •SE5-Przegląd Stanu Etapu •SE7-Podejmowanie Działań Korygujących •SE8-Przekazywanie Zagadnień Projektowych ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE PROJEKTEM (ZS) ZASADY •Naczelne kierownictwo, mające uprawnienia i obowiązek: -określenia czego się wymaga od projektu -zatwierdzenia funduszy do projektu -zaangażowania i zapewnienia zasobów -utrzymywanie kontaktów z zainteresowanymi stronami zewnętrznymi •Będzie zwykle delegowało bieżące obowiązki związane z zarządzaniem Kierownikowi Projektu. Jednakże Przewodniczący musi sprawować pełną kontrolę i odpowiada za kluczowe decyzje oraz finansowanie projektu •Ważne jest także, aby poziomy uprawnień i procesy podejmowania decyzji były jasno określone ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE PROJEKTEM Proces ZSP przebiega od procesu Przygotowanie Projektu i trwa aż do zamknięcia projektu, obejmując następujące prace: -zezwolenie na zainicjowanie projektu -zapewnienie kierownictwa i sterowanie w trakcie całego projektu -utrzymywanie łączności z kierownictwem firmy -zatwierdzenie zamknięcia projektu •ZS1 –Zezwolenie na Zainicjowanie Projektu •ZS2-Zezwolenie na Realizację Projektu •ZS4- Podejmowanie Decyzji Doraźnych •ZS3-Zezwolenie na Realizację Planu Etapu lub Planu Nadzwyczajnego •ZS4-Podejmowanie Decyzji Doraźnych •ZS5-Zatwierdzenie Zamknięcia Projektu Elementy Sterowania Projektu Celem sterowania jest zapewnienie, aby projekt: -zachowywał opłacalność w rozumieniu swego Uzasadnienia Biznesowego -prowadził do wytworzenia wymaganych produktów, które spełniają określone kryteria jakości -był prowadzony według harmonogramu i zgodnie z planami dotyczącymi zasobów i kosztów Elementy sterowania muszą także obejmować wychwytywanie informacji o zmianach pochodzących z zewnątrz projektu i podejmowanie koniecznych działań Planuj Monitoruj Steruj Elementy sterowania projektu • Komitet Sterujący • Kierownik Projektu kontrolowane przygotowanie -Zezwolenie na Zainicjowanie Projekt -Zezwolenie na Realizacje Projektu Kontrolowana realizacja -Tolerancje Etapów -Raporty Okresowe -Ocena Końcowa Etapu -Raport o Istotnych Odchyleniach -Ocena Nadzwyczajna Kontrolowane Zamykanie -Zamknięcie Projektu Kontroluje etap na bieżąco i może wprowadzać wszelkie korekty -Zgoda na Wykonanie Grupy Zadań -Tolerancja dla Grupy Zadań -Odbiór Wykonanej Grupy Zadań -Raport z Punktu Kontrolnego -Przegląd Jakości i Rejestr Jakości -Zagadnienia Projektowe -Rejestr Ryzyka -Dziennik ZESTAW PYTAŃ TESTOWYCH 1.Który produkt służy do określenia informacji uzasadniających rozpoczęcie, kontynuację lub przerwanie projektu w metodyce PRINCE2? A) Dokument Inicjujący Projekt B) Uzasadnienie Biznesowe C) Końcowe Zatwierdzenie Etapu D)Założenia Projektu 2.W której z poniższych sytuacji konieczne jest przygotowanie Raportu o Istotnych Odchyleniach? A) Po otrzymaniu Zagadnienia Projektowego B) W przypadku zgłoszenia zażalenia przez członka Komitetu Sterującego C) Po otrzymaniu Wniosku o Wprowadzenie Zmiany lub Odstępstwa D) W przypadku, gdy aktualne prognozy dla zakończenia etapu wykraczają poza przyjęte granice Tolerancji 3.W jakiej kolejności w projektach PRINCE2 pojawiają się następujące produkty: (1) Dokument Inicjujący Projekt (2) Zlecenie Przygotowania Projektu i (3) Założenia Projektu w projekcie PRINCE2? A) 1,2,3 B) 2,3,1 C) 3,1,2 D) 3,2,1, 4.Które ze stwierdzeń NIE jest podstawową zasadą Zamykania Projektu (ZP)? Jednoznaczne zakończenie projektu……….. A)stwarza możliwość zinwentaryzowania osiągnięć B)zapewnia możliwość ustalenia wszystkich nieosiągniętych celów C) stwarza okazję do oceny wszystkich osiągniętych korzyści D)jest zawsze bardziej skuteczne niż naturalna tendencja do odchodzenia w stronę zarządzania operacyjnego wytworzonymi produktami 5.Dokończ zdanie: „ Projekt to środowisko zarządcze stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z….. A)Potrzebami Klienta B) Umową C)Planem Projektu D)Określonym Uzasadnieniem Biznesowym 6.Jakim bardziej powszechnym terminem określa się w metodyce PRINCE2 „przedmiot dostawy, rezultat projektu”? A)obiekt B)Pakiet C)produkt D)komponent 7.Która z poniższych opcji NIE dotyczy Komitetu Sterującego? A)Ocena Nadzwyczajna B)Raporty Okresowe C)Zamknięcie Projektu D)Zgoda na Wykonanie Grupy Zadań 8.Jak nazywa się dozwolone odchylenie od planu, które NIE WYMAGA natychmiastowego zawiadomienia o nim Komitetu Sterującego? A)Ulga B)Rezerwa C)Ustępstwo D)Tolerancja 9.Który z poniższych procesów NIE wykorzystuje procesu Planowania (PL)? A)Przygotowanie Projektu (PP) B)Inicjowanie Projektu (IP) C)Zarządzanie Zakresem Etapu (ZE) D)Sterowanie Etapem (SE) 10.Jeśli błąd nie został usunięty w wyniku podjęcia działań następczych po Przeglądzie jakości, jakie działania należy podjąć? A)Utworzyć Raport o Istotnych Odchyleniach B)Wnieść Zagadnie Projektowe C)Sporządzić Notatkę o Istotnych Odchyleniach D)Ponowić przegląd 11.Które z poniższych określeń NIE jest właściwością projektu w metodyce PRINCE2? A)Projekt PRINCE2 posiada strukturę organizacyjną B)Projekt PRINCE2 wytwarza zdefiniowane i mierzalne produkty biznesowe C)Projekt PRINCE2 korzysta z określonej ilości zasobów D)Projekt PRINCE2 korzysta z określonego zestawu technik 12.Która z poniższych kategorii przeciwdziałań NIE jest związana z Zarządzaniem Ryzykiem? A)Zapobieganie B)Zaprzeczenie C)Redukowanie D)Przeniesienie 13.W ramach procesu Zamykanie Projektu (ZP) jest przeprowadzana archiwizacja dokumentacji projektu. Dlaczego tak się dzieje? A)Aby wykorzystać cenne doświadczenia podczas przyszłych projektów B)Nie należy pozbywać się dokumentacji C)Materiału tego może potrzebować Kierownictwo Programu D)Aby umożliwić dokonanie przyszłych audytów dotyczących projektu 14.Jakiego rodzaju środowisko zakłada metodyka PRINCE2? A)Kontrakt z ustaloną z górą ceną B)Środowisko klient/dostawca C)Środowisko specjalistyczne D)Środowisko z udziałem firmy zewnętrznej 15.Które z poniższych określeń NIE jest komponentem metodyki PRINCE2? A)Plany B)Elementy sterowania C)Grupy Zadań D)Zarządzanie konfiguracją 16.Jak częste przeglądanie otwartych Zagadnień Projektowych zaleca PRINCE2 A)Co tydzień B)Podczas Ocen Nadzwyczajnych C)Na naradach w Punktach Kontrolnych D)Regularnie 17.Jaki inny produkt oprócz Uzasadnienia Biznesowego i Planu Projektu jest poddawany przeglądowi (celem uaktualnienia) na zakończenie każdego etapu? A)Zlecenie Przygotowania Projektu B)Plan Zespołu C)Rejestr Ryzyka D)Założenia Projektu 18.Które z poniższych stwierdzeń jest FAŁSZYWE? A)Projekt PRINCE2 ma cykl życia o określonej długości B)Projekt PRINCE2 ma określoną ilość zasobów C)Projekt PRINCE2 może obejmować tylko działania tj. może nie obejmować produktów D)Projekt PRINCE2 posiada strukturę organizacyjną z określonymi zakresami obowiązków związanych z zarządzaniem projektem 19.Osoba najlepiej usytuowana, by obserwować zagrożenia jest znana jako: A)osoba wspierająca B)Obserwator zagrożenia C)Właściciel zagrożenia D)Bibliotekarz 20.Które z poniższych pytań NIE jest kluczowym kryterium konieczności sporządzania Diagramu Następstw Produktów? A) Czy produkty zostały jasno i jednoznacznie określone? B)Od których innych produktów zależny jest każdy z produktów? C)Czy któryś z produktów zależy od produktu, którego wytworzenie wykracza poza zakres planu? D)Które z produktów wytwarzane będą jednocześnie? 21.Kiedy wyznacza się właściwych testerów w ramach Przeglądu jakości? A)Po przekazaniu produktu do Zarządzania konfiguracją B)W Planie Jakości Projektu C)Podczas kroku Przygotowanie Przeglądu jakości D)Podczas planowania właściwego etapu 22.Dla którego produktu zarządczego sprawdza się jego istnienie w procesie Przygotowanie Projektu, a następnie finalizuje się jego wstępną wersję w procesie Inicjowanie Projektu? A) Zlecenie Przygotowania Projektu B)Plan Projektu C)Założenia Projektu D)Uzasadnienie Biznesowe 23.Jaki jest trzeci obszar interesów obecnych w projektach zarządzanych zgodnie z PRINCE2 przy założeniu, że pierwsze dwa to interesy użytkownika i dostawcy? A)Obszar techniczny B)Obszar zarządczy C)Obszar biznesowy D)Obszar jakościowy 24.Metodyka PRINCE2 określa wiele powodów, dla których rzadko jest pożądane lub możliwe szczegółowe zaplanowanie całego projektu na jego początku. Który z poniższych punktów NIE jest jednym z tych powodów? A)Zmieniające się lub niepewne otoczenie B)Wymaganie PRINCE2 C)Trudności w przewidywaniu przyszłych warunków biznesowych D)Trudności w przewidywaniu dostępności zasobów w odległej przyszłości 25.Podczas którego procesu są opracowywane Założenia Projektu? A)Przygotowanie Projektu B)Inicjowanie Projektu C)Zezwolenie na Zainicjowanie Projektu D)Zezwolenie na Realizację Projektu 26.Proces Sterowanie Etapem zapoczątkowuje w częsty sposób inny proces. Który? A)Zarządzanie Zakresem Etapu B)Zezwolenie na Realizację Planu Etapu lub Planu Nadzwyczajnego C) Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów D)Planowanie 27.Podczas którego procesu powstaje Plan Jakości Projektu? A)Inicjowanie Projektu B)Przygotowanie Projektu C)Zarządzanie Zakresem Etapu D)Zarządzanie Strategiczne Projektem 28.Co definiuje się jako „ część projektu oddzielone od siebie punktami decyzyjnymi”? A)Grupy Zadań B)Opisy Produktu C)Przeglądy Jakości D)Etapy 29.W którym podprocesie procesu Sterowanie Etapem jest aktualizowany Rejestr Ryzyka? A)Raportowanie Okresowe B)Ocena Postępów C)Rejestrowanie Zagadnień Projektowych D)Analizowanie Zagadnień Projektowych 30.Podczas którego podprocesu powstają Raporty z Punktów Kontrolnych ? A)Wykonywanie Grupy Zadań B)Ocena Postępów C)Raportowanie Okresowe D)Przegląd Stanu Etapu 31.Kiedy rozpoczyna się proces Zarządzanie Strategiczne Projektem? A)Od procesu Przygotowanie Projektu B)Po rozpoczęciu projektu C)Pod koniec Etapu Inicjowania D)Przed rozpoczęciem projektu 32.Jakich informacji oczekuje się w procesie Przygotowanie Projektu? A)Plan Projektu B)Zlecenie Przygotowania Projektu C)Ustalenie organizacji D)Dokument Inicjujący Projekt 33.Ile rodzajów dokumentacji zaleca się stosować w strukturze zarządzania dokumentami PRINCE2? A) Jeden rodzaj dokumentacji dla każdego etapu B)Dwa rodzaje dokumentacji: dokumentację zarządczą i dokumentację specjalistyczną C)Tylko dokumentację jakości D)Trzy rodzaje dokumentacji: dokumentację projektu, dokumentację etapu i dokumentację jakości 34.Która z poniższych czynności jest obowiązkowym elementem projektu prowadzonego według metodyki PRINCE2? A)Korzystanie z funkcji Kierowników Zespołów B)Korzystanie z Planów Nadzwyczajnych C)Korzystanie z Etapów D)Korzystanie z List Kontrolnych Produktów 35.Komitet Sterujący ma trzy obowiązki związane z zarządzaniem ryzykiem. Która z poniższych odpowiedzi jest FAŁSZYWA? A)Powiadamianie Kierownika Projektu o każdym zagrożeniu zewnętrznym dla projektu B)Podejmowanie decyzji dotyczących zalecanych reakcji na zagrożenie C)Określanie, rejestrowanie i regularne weryfikowanie zagrożeń D)Znalezienie równowagi pomiędzy poziomem ryzyka a potencjalnymi korzyściami 36.Która z poniższych funkcji tworzy i utrzymuje system jakości oraz monitoruje jego stosowanie? A)Wsparcie projektu B)Planowanie jakości C)Kontrola jakości D)Nadzór jakości 37.Który z poniższych punktów NIE jest celem Zarządzania konfiguracją? A)Identyfikowanie produktów B)Wytwarzanie produktów C)Śledzenie produktów D)Ochrona produktów 38.Który proces zapewnia informacje potrzebne Komitetowi Sterującemu do oceny dalszej zasadności projektu? A)Przygotowanie Projektu B)Zamykanie Projektu C)Planowanie D)Zarządzanie Zakresem Etapu 39.Które z poniższych informacji zawiera Plan Komunikacji? 1)Kto potrzebuje informacji? 2)jakie informacje są potrzebne? 3)Dlaczego informacje są potrzebne? 4)Format, w którym informacje należy przedstawić? A)Czwarta odpowiedź jest nieprawidłowa B)Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe C)Tylko pierwsze dwie odpowiedzi są prawidłowe D)Trzecia odpowiedź jest nieprawidłowa 40.W którym procesie sprawdza się konieczność zmian Zespołu zarządzania projektem? A)Przygotowanie Projektu B)Zarządzanie Zakresem Etapu C)Zamykanie Projektu D) Zarządzanie Strategiczne Projektem 41.Który spośród wymienionych poniżej produktów powstaje w ramach procesu Przygotowanie Projektu? A)Dokument Inicjujący Projekt B)Plan Projektu C)Plan Jakości Projektu D)Formuła Realizacji Projektu 42.Podczas którego procesu są definiowane obowiązki dotyczące jakości, zarówno w ramach projektu, jak również poza nim? A)Inicjowanie Projektu B)Przygotowanie Projektu C)Zarządzanie Zakresem Etapu D)Zarządzanie Strategiczne Projektem 43.Podczas którego procesu uzyskuje się zatwierdzenie wykonanych produktów? A)Zamykanie projektu B)Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów C)Zarządzanie Zakresem Etapu D)Sterowanie Etapem 44.Podczas którego podprocesu powstaje Raport o Istotnych Odchyleniach? A)Podejmowanie Działań Korygujących B)Przegląd Stanu Etapu C)Przekazywanie Zagadnień Projektowych D)Raportowanie Okresowe 45.Która rola z poniższej listy nie może być wg, PRINCE2 być delegowana? A)Kierownik Zespołu B)Nadzór Projektu C)Członkostwo w Komitecie Sterującym D)Wsparcie Projektu 46.Oprócz procesu Inicjowanie Projektu, podczas którego z poniższych procesów dokonuje się aktualizacji Uzasadnienia Biznesowego? A) Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów B)Sterowanie Etapem C)Zarządzanie Zakresem Etapu D)Zezwolenie na Realizację Planu Etapu 47.Co według metodyki PRINCE2 może pomóc w ostatecznej akceptacji produktu? A)Określenie zagrożeń powiązanych z planem B)Uzgodnienie kryteriów jakości produktu z klientem C)Ustalenie poziomów tolerancji D)Zlecenie Działań Następczych 48.Która z poniższych ról jest ostatecznie odpowiedzialna za projekt? A)Kierownik Projektu B)Główny Dostawca C)Przewodniczący D)Główny Użytkownik 49.Kto jest odpowiedzialny za to, żeby projekt wytworzył rezultat, który będzie zdolny do osiągnięcia korzyści określonych w Uzasadnieniu Biznesowym? A)Przewodniczący B)Kierownik Projektu C)Główny Użytkownik D)Cały Komitet Sterujący 50.Który dokument służy w metodyce PRINCE2 do mianowania Kierownika Przeglądu jakości? A)Plan Projektu B)Plan Jakości Etapu C)Plan Jakości Projektu D)Dokument Inicjujący Projekt 52.Który z poniższych środków zapewnienia jakości jest uwzględniany w procesie Inicjowanie Projektu (IP)? A)Sposób osiągnięcia jakości B)Termin przetestowania każdego produktu C)Osoba/osoby wskazane do przetestowania każdego produktu D)Odpowiedzi A, B i C 53.Co w kategoriach Zarządzania konfiguracją określa się jako aktywa projektu? A)Zasoby B)Plany C)Produkty D)Korzyści biznesowe 54.Który z poniższych produktów NIE jest tworzony w ramach modelu procesowego PRINCE2? A)Założenia Projektu B)Zlecenie Przygotowania Projektu C)Dokument Inicjujący Projekt D)Plan Projektu 55.Który proces zakłada rozważenie zmian obejmujących Zespół zarządzania projektem? A)Przygotowanie Projektu B)Zarządzanie Zakresem Etapu C)Zamykanie Projektu D)Zarządzanie Strategiczne Projektem 56.Jaki może być warunek wdrożenia Wniosków o wprowadzenie zmiany w procesie Planowanie? A)Tolerancje projektu i etapu B)Budżet zmian C)Plany rezerwowe D)Dodanie marginesu rezerw do szacunków 57.Który z poniższych produktów NIE jest częścią Dokumentu inicjującego Projekt? A)Zlecenie Przygotowania Projektu B)Uzasadnienie Biznesowe C)Plan Jakości Projektu D)Plan Komunikacji 58.Który dokument jest przedkładany Komitetowi Sterującemu w celu uzyskania zezwolenia na realizację projektu? A)Założenia Projektu B)Zlecenie Przygotowania Projektu C)Dokument Inicjujący Projekt D)Plan Wdrożenia 59.Jakie jest pierwsze zadanie realizowane w ramach techniki Planowanie oparte na produktach? A)Opracowanie Listy Kontrolnej Produktów B)Sporządzenie Opisu Produktu dla produktu końcowego C)Przygotowanie Diagramu Następstw Produktów D)Przygotowanie Diagramu Struktury Produktów 60.Co w metodyce PRINCE2 jest siłą napędową projektu? A)Zlecenie Przygotowania Projektu B)Dokument Inicjujący Projekt C)Założenia Projektu D)Uzasadnienie Biznesowe 61.Które z określeń dotyczy przedstawiciela Użytkownika w Zespole zarządzania projektem PRINCE2? A)Rezultat projektu będzie miał na niego wpływ B)Może korzystać zarówno z zespołów zewnętrznych, jak i z firm C)Reprezentuje biznesowy punkt widzenia D)Zapewni finansowanie 62.Który proces obejmuje ogólne ukierunkowanie projektu i podejmowanie decyzji o jego zakresie? A)Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów B)Sterowanie Etapem C)Zarządzanie Strategiczne Projektem D)Zarządzanie Zakresem Etapu 63.Dla których planów zalecane jest stosowanie techniki Planowanie oparte na produktach? A)Tylko dla Planów Etapu B)Tylko dla Planów Projektu i Etapu C)Dla planów na wszystkich poziomach D)Dla planów na wszystkich poziomach z wyjątkiem Planu Nadzwyczajnego 64.Wprowadzenie której z poniższych ról jest OPCJONALNE? A)Przewodniczący B)Kierownik Projektu C)Główny Użytkownik D)Kierownik Zespołu 65.Jaki raport otrzymuje regularnie Kierownik Projektu? A)Raport Okresowy B)Raport z Punktu Kontrolnego C)Raport o Zagadnieniach D)Raport o Istotnych Odchyleniach 66.Zakładając, że opracowanie Diagramu Struktur Produktów i Diagramu Następstwa Produktów stanowi dwa etapy planowania opartego na produktach, jaki jest trzeci etap? A)Określenie działań i współzależności B)Opracowanie Opisów Produktów C)Harmonogramowanie D)Określenie i analizowanie produktów 67.W ramach przygotowania do Przeglądu jakości, kto powinien przekazać testerom kopię produktu i Opis Produktu? A)Kierownik Projektu B)Protokolant C)Kierownik Zespołu D)Producent 68.Co stanowi „ podstawę systemu informacji zarządczych, potrzebną w każdym projekcie”? A)Raporty Okresowe B)Plany C)Punkty Kontrolne D)Oceny Końcowe Etapu 69.Który element PRINCE2 jest najbardziej przydatny w przypadku potrzeby uzyskania dokładnych informacji na temat zawartości poprzedniej wersji produktu? A)Plan Etapu B)Rejestr Zagadnień C)Zarządzanie konfiguracją D)Zgoda na Wykonanie Grupy Zadań 70.Większość Elementów sterowania używanych w metodyce PRINCE2 określa się jako: A)Zależne od zdarzeń B)Zależne od czasu C)Doraźne D)Oparte na technikach 71.W ramach, którego z poniższych procesów można uzyskać zgodę na zakończenie projektu? A)Inicjowanie Projektu B)Zamykanie Projektu C)Zarządzanie Zakresem Etapu D)Zarządzanie Strategiczne Projektem 72.Co w metodyce PRINCE2 stanowi bezpośredni wkład w zawartość Planu Jakości Projektu? A)ISO 9001 B)Plan Jakości Etapu C)Polityka jakości dostawcy D)Oczekiwania jakościowe klienta 73.Gdzie w proponowanym systemie dokumentacji jest przechowywany Rejestr Ryzyka? A)W dokumentacji jakości B)W dokumentacji projektu C)W dokumentacji każdego etapu D)W dokumentacji specjalistycznej 74.Na którym etapie procesu Sterowanie Etapem jest aktualizowany Rejestr Ryzyka? A)Rejestrowanie Zagadnień Projektowych B)Ocena Postępów C)Analizowanie Zagadnień Projektowych D)Raportowanie Okresowe 75.Ile głównych rodzajów dokumentacji zaleca się stosować w strukturze zarządzania dokumentami PRINCE2? A)Trzy rodzaje dokumentacji: dokumentację dotyczącą planów, zagrożeń i jakości B)Trzy rodzaje dokumentacji: dokumentację projektu, etapu i jakości C)Tylko dokumentację jakości D)Jeden rodzaj dokumentacji dla każdego Zagadnienia Projektowego 76.Kiedy powstaje Plan Jakości Projektu? A)Podczas procesu Przygotowanie Projektu B)Podczas procesu Inicjowanie Projektu C)W ramach procesu Zarządzanie Zakresem Etapu D)W ramach Zlecenie Przygotowania Projektu 77.Na okładce płyty widniej następująca informacja: „ Wersja 1.3”. Który komponent PRINCE2 odpowiada za ten zapis? A)Elementy sterowania B)Zarządzanie konfiguracją C)Jakość w środowisku projektu D)Sterowanie Zmianami 78.Rola związana ze stosowaniem metody Zarządzania konfiguracją to: A)Bibliotekarz Konfiguracji B)Audytor Konfiguracji C)Nadzór Projektu D)Kontroler Wersji 79.Komitet Sterujący ma trzy obowiązki związane z zarządzeniem ryzykiem. Która z poniższych opcji jest FAŁSZYWA? A)Powiadomienie Kierownika Projektu o każdym zagrożeniu zewnętrznym dla projektu B)Zapewnianie, że zagrożenia są identyfikowane, rejestrowane i regularnie weryfikowane C)Podejmowanie decyzji dotyczących zalecanych reakcji na zagrożenia D)Znalezienie równowagi pomiędzy poziomem ryzyka a potencjalnymi korzyściami 80.Jakiego rodzaju środowisko zakłada metodyka PRINCE2 A)Kontrakt z ustaloną z góry ceną B)Środowisko klient/dostawca C)Środowisko specjalistyczne D)Środowisko z udziałem firmy zewnętrznej 81.Który proces obejmuje wykonanie prac przez osoby, które mogą nie korzystać z metodyki PRINCE2? A)Zarządzanie Zakresem Etapu B)Przygotowanie Projektu C)Zarządzanie Strategiczne Projektem D)Zarządzanie Wytwarzaniem Produktu 82.Gdyby osoby zaangażowane w projekt same decydowały o czasie rozpoczęcia prac specjalistycznych, prowadziłoby to do chaosu. Który produkt jest wykorzystywany w metodyce PRINCE2,aby to kontrolować? A)Zagadnienie Projektowe B)Grupa Zadań C)Raport Okresowy D)Raport Końcowy Etapu
