Gdy organizacja przypomina chmurę
advertisement
TEMAT NUMERU Systemy IT wspomagające ZZL Gdy organizacja przypomina chmurę W silnie rozproszonej organizacji wdrożenie projektu informatycznego wsparcia procesów zarządzania kapitałem ludzkim przy zastosowaniu technologii webowej to ogromne wyzwanie. Wdrażając nowe oprogramowanie, chcieliśmy usprawnić i ujednolicić kluczowe dla zarządzania kapitałem ludzkim procesy. Zależało nam na skróceniu obiegu informacji pomiędzy pracownikiem a centralą firmy oraz uproszczeniu czynności administracyjnych. Aneta Godzwon, Marcin Myszor N NAVO Polska Grupa Dystrybucyjna jest firmą wyspecjalizowaną w usługach dystrybucyjnych i logistycznych. Klientami firmy są duże sieci handlowe działające w Polsce i kilkanaście tysięcy niezależnych punktów sprzedaży w segmentach FMCG (kosmetyczny, chemiczny oraz spożywczy), a także AGD. W działalności handlowej kluczowym zasobem firmy są pracownicy zajmujący się sprzedażą, m.in. dlatego że istotną rolę odgrywa tu budowanie osobistych relacji sprzedawcy z klientem. Przedstawiciele handlowi, w liczbie prawie 200, większą część czasu poświęcają na bezpośrednie spotkania z klientami. Przy takiej organizacji pracy kierownicy nie mają sposobności na częste spotkania ze swoim personelem, dlatego kluczowe staje się wdrożenie i wsparcie systemowych procesów zarządzania kapitałem ludzkim. Poszukując odpowiedniego narzędzia, doszliśmy do wniosku, że choć w wielu firmach narzędzia miękkiego HR funkcjonują z powodzeniem, to w praktyce rzadko są wspierane przez zintegrowane systemy IT. Stanęliśmy przed dylematem wyboru oprogramowania o zdefiniowanej funkcjonalności, gdzie nasze procesy musielibyśmy dostosowywać do oprogramowania lub też realizacji projektu dedykowanego, niosącego ryzyko dłuższego i zdecydowanie bardziej skomplikowanego i kosztownego Studium przypadku z wdrożenia projektu informatycznego wsparcia procesów zarządzania kapitałem ludzkim w rozproszonej terytorialnie firmie NAVO Polska Grupa Dystrybucyjna będzie tematem prezentacji podczas jesiennej edycji konferencji „Rozwiązania HR”, która odbędzie się 24 października 2012 r. Organizatorem jej jest Wolters Kluwer Polska. Wystąpienie znajdzie się w jednej z trzech ścieżek tematycznych konferencji: „Narzędzia HR: szybciej, efektywniej, lepiej”, w ramach której dokonany zostanie m.in. przegląd wyróżniających się na rynku narzędzi IT wspierających ZZL. Więcej informacji o konferencji znaleźć można na stronie: www.abc.com.pl/rozwiazaniahr. 32 Personelplus | październik2012 wdrożenia. Szukając kompromisu, zdecydowaliśmy się na wdrożenie oprogramowania do zarządzania miękkim HR XPRIMER, łączącego zalety standardu z oprogramowaniem dedykowanym, czyli takim, w którym jest możliwość definiowania nowych funkcjonalności. Istotną zaletą oprogramowania była też łatwa integracja z użytkowanym już przez nas oprogramowaniem kadrowo-płacowym. Duży nacisk położyliśmy na wdrożenie procesu oceny pracowniczej. Zależało nam na tym, aby wszystkie jej elementy były obsługiwane przez system. Nasz model oceny pracowniczej to ocena 360 stopni. Biorą w niej udział pracownicy, ich współpracownicy i przełożeni. Proces toczy się cyklicznie, komórka po komórce, dzięki czemu na bieżąco aktualizujemy informacje. Od czasu wdrożenia systemu pełen proces oceny jest realizowany za jego pomocą. Ankiety wypełniane są przez przeglądarkę internetową, a oceniający menedżer wraz z pracownikami działu HR ma dostęp do różnorodnych raportów ułatwiających wyciąganie wniosków i podejmowanie decyzji personalnych. Na podstawie wyników oceny okresowej jesteśmy w stanie zidentyfikować obszary wymagające poprawy, a w związku z tym także oszacować rzeczywiste potrzeby szkoleniowe. Z wykorzystaniem oprogramowania rejestrujemy również wnioski szkoleniowe, szkolenia oraz ankiety ewaluacyjne. Istotnym elementem motywowania pracowników są wynagrodzenia zmienne. We wdrożonym oprogramowaniu obsługujemy wnioski premiowe, które są zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym. System pełni też rolę portalu pracowniczego. Wszyscy pracownicy posługujący się REKLAMA ZAREZERWUJ TERMIN! NA NAJWAĊNIEJSZE SPOTKANIE DYREKTORÓW PERSONALNYCH 17 stycznia 2013 Hotel Marriott | Warszawa IV EDYCJA NAJCIEKAWSZE PROJEKTY HR REALIZOWANE W CZASIE ZMIAN GOSPODARCZYCH konferencja dla branċy HR DEBATY I PANELE Z UDZIAÓEM DOāWIADCZONYCH PRAKTYKÓW HR ORGANIZATOR KONFERENCJA ORGANIZOWANA W RAMACH PARTNER PARTERZY MERYTORYCZNI PARTNERZY MEDIALNI październik2012 | Personelplus www.konferencja.abc.com.pl/dyrektorhr 33 TEMAT NUMERU Systemy IT wspomagające ZZL Tomasz Jeleń dyrektor Pionu Produkcji Systemów Zarządzania Zasobami Ludzkimi, Simple Sp. z o.o., współpracował m.in. przy wdrożeniu w NAVO PGD platformy informatycznej XPRIMER. Jeśli popatrzymy na treść zapytań ofertowych dotyczących wdrożeń systemów informatycznych, wspomagających zarządzanie personelem, możemy zauważyć wiele podobieństw dotyczących ich zakresów. Jednak to tylko pierwsze wrażenie. Dokładniejsze zapoznanie się z celami projektu przedstawionymi przez kierownictwo organizacji oraz szczegółowa analiza wymagań prowadzą do wniosku, że większość zapytań powinna być realizowana jako projekt indywidualny. Niestety, bardzo często zdarza się, że organizacja zainteresowana wdrożeniem systemu zarządzania personelem nie ma prosto sformułowanych celów i wymagań, co jest jednym z podstawowych błędów w tego typu projektach. Gdybym miał odpowiedzieć na pytanie, jaki projekt ma szanse powodzenia, na pewno wskazałbym na taki, w którym obie strony, zarówno użytkownik, jak i dostawca systemu, są przygotowane do pracy. W omawianym wdrożeniu w firmie NAVO PGD użytkownicy jasno określili cele i precyzyjnie sformułowali wymagania, a konsultanci dostawcy przygotowali szczegółową analizę, podczas której wielokrotnie omawiano zaprojektowane rozwiązania i ustalano ich ostateczny (na ten moment projektu) kształt. Kolejnym źródłem problemów wdrożeniowych bywa presja na krótki czas wdrożenia i minimalizację budżetu projektu. W NAVO PGD mieliśmy przyjemność współpracować z osobami świadomymi faktu, że poprawna realizacja złożonego projektu wymaga odpowiedniego nakładu czasu. Ważnym elementem, który przyczynił się do pomyślnego zakończenia projektu, było stworzenie i przyjęcie harmonogramu prac, który od początku zapewniał uzyskiwanie przez użytkowników wymiernych korzyści. Innymi słowy, staraliśmy się w pierwszej kolejności usprawnić te obszary, w których działanie użytkownicy angażowali niepotrzebnie nadmierne siły. Zauważenie osiągniętych efektów spowodowało wytworzenie pozytywnego wizerunku projektu i ułatwiło dalsze działania. Dodatkowo ramy czasowe i budżet projektu były nieustannie monitorowane, a częściowe odbiory pozwalały użytkownikowi obserwować postęp prac i osiąganie oczekiwanych rezultatów. Taki rytm pracy powodował, że łatwo można było wprowadzać ewentualne działania korygujące dla małego fragmentu projektu, jeśli sytuacja tego wymagała. Wdrożenie systemu zarządzania personelem w NAVO było projektem obejmującym wiele zagadnień. Od zatrudniania pracownika na określone stanowisko w strukturze organizacyjnej, co stanowi punkt wyjścia do budżetowania wynagrodzeń, poprzez planowanie i rozliczanie czasu pracy, wspomaganie systemów premiowych, do określenia profili kompetencyjnych i wdrożenia programu ocen pracowniczych. Tak szeroki zakres projektu powodował, że z jednej strony konsultanci używali standardowej wersji systemu, zgodnej w wymaganiami kodeksu pracy, ale przechodząc do procesów „miękkich” (ocen pracowniczych, szkoleń), musieli zaimplementować oczekiwane ich przebiegi. Podczas prac projektowych i wdrożeniowych konsultanci zmodyfikowali wiele funkcji systemu, tworząc w niektórych obszarach unikatowe rozwiązanie specjalnie dla NAVO, tak jakby był to projekt indywidualny. Jego powodzenie było możliwe dzięki elastyczności narzędzia XPRIMER oraz możliwościom jego rozbudowy. Specyfika NAVO PGD jako przedsiębiorstwa o rozproszonej strukturze organizacyjnej wymagała zastosowania narzędzi działających przy użyciu przeglądarki internetowej. Używanie aplikacji internetowych jest w chwili obecnej powszechne, w związku z czym użytkownicy łatwo przyswoili sobie zasady używania systemu. Stało się to jeszcze jednym bardzo ważnym elementem, który przełożył się na sukces całego projektu.■ w pracy komputerami mają do niego bezpośredni dostęp. Portal pełni funkcję narzędzia samoobsługowego, umożliwia np. samodzielne złożenie wniosku urlopowego lub sprawdzenie składników wynagrodzenia, co odciąża pracowników działu kadr od części czasochłonnych czynności administracyjnych. Wybierając dostawcę usług informatycznych, oprócz oceny oferowanej technologii, trzeba dużą uwagę zwracać na doświadczenie i referencje, zarówno firmy, jak i reprezentujących ją konsultantów. Z perspektywy projektu zakończonego sukcesem możemy stwierdzić, że kluczowe jest opracowanie wymagań, jakie ma spełniać przyszły system informatyczny. W naszym przypadku najpierw opracowaliśmy dokładne wymagania, a dopiero w kolejnym kroku 34 Personelplus | październik2012 dokonaliśmy przeglądu rynku i wyboru dostawcy, którego przed podpisaniem ostatecznej umowy zobowiązaliśmy do przeprowadzenia szczegółowej analizy przedwdrożeniowej.■ Aneta Godzwon kierownik Działu Personalnego NAVO Polska Grupa Dystrybucyjna. Marcin Myszor starszy specjalista ds. personalnych w NAVO Polska Grupa Dystrybucyjna, koordynator projektu.
