AUDITOR SYSTEMÓW LISTA PYTAŃ ROZMOWA Jacek

AUDITOR SYSTEMÓW
LISTA PYTAŃ
ROZMOWA
Jacek Węglarczyk
KOMPETENCJE AUDITORA
1. Cechy osobiste
2. Kompetencje / wiedza, umiejętności / oraz
chęć i zdolność ich wykorzystywania


Auditor wewnętrzny
Auditor zewnętrzny / wiodący /

Auditor QMS

Auditor EMS
Wiedza ogólna
Specyfika jakości

Auditor ZSZ
Specyfika środowiska
WIEDZA
OGÓLNA
1.
•
•
•
•
•
Auditowanie – zasady, techniki, procedury
umiejętność planowania i przeprowadzania auditu
umiejętność selekcji tematów i priorytetów
umiejętność weryfikacji wiarygodności dowodów
umiejętność wyboru próbki
umiejętność wyciągania wniosków
2.
•
•
•
Znajomość teorii i praktyki systemów zarz.
podstawy teoretyczne / cykl PDCA, ZP /
specyfika systemu
umiejętność interpretacji norm
3.
•
•
Specyfika auditowanej organizacji
dane formalne, struktura, kultura organizacji
procesy podstawowe
4.
Znajomość odp. prawa i przepisów
odpowiednio do systemu
Uwaga: prawo RP
prawo UE
5.
•
Kompetencje auditora wiodącego
kierowanie zespołem, reprezentowanie
WIEDZA dot. QMS
1.
Metody i techniki dotyczące zarządzania jakością
terminologia
narzędzia QMS / statystyka, analiza błędów, planowanie
eksperymentu itp./
2.
Technologia / specyfika branży
terminologia
-
procesy / w tym procesy krytyczne /
-
cechy techniczne produktu
WIEDZA dot. EMS
1.
Metody i techniki dot. zarządzania środowiskowego
- terminologia
- narzędzia EMS / aspekt, wpływ, EDŚ /
2.
Teoria i praktyka ochrony środowiska
/ w tym metody OŚ, monitoring, zasady ekorozwoju /
3.
Środowiskowe aspekty działań organizacji
- terminologia
- metody oceny aspektów
- techniki / np. BAT /
CECHY OSOBISTE
NIEPOŻĄDANE
POŻĄDANE
- ograniczoność
- otwartość
- gadatliwość
- elastyczność
- nieśmiałość
- niecierpliwość
- konfliktowość
- drobiazgowość
- łatwowierność
- skłonność do pouczeń
- umiejętność bycia dyplomatą
- lenistwo
- chęć przypodobania się
- łatwość odwrócenia uwagi
- chaotyczność zadawania pytań
- skłonność do demonstrowania władzy
- samodyscyplina
- bezstronność
- uczciwość
- umiejętność słuchania
- cierpliwość
- łatwość nawiązywania kontaktów
- gotowość bycia niepopularnym
- umiejętność kojarzenia faktów
SZKOLENIE AUDITORÓW
1. Wykształcenie wystarczające do przyjęcia wiedzy
2. Doświadczenie interpersonalne
- na stanowisku związanym z zarz. systemowym
- stanowisku kierowniczym / zarządzanie ogólne /
3. Kurs teoretyczny
4. Praktyka w auditowaniu
5.
Doszkolenie dot. wiedzy specyficznej
- QMS / EMS / SZBHP
II. Auditor wiodący
- doświadczenie w kierowaniu zespołem lub
- odpowiednie szkolenie
LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH (1)
NARZĘDZIE I PRZYJACIEL AUDITORA
 Konsekwencja wyboru „próbki”
 Skojarzenie wymagań z „próbką”
 Koordynator w czasie i przestrzeni
 Sufler
 Sposób zapisu wg planu
TRZY ASPEKTY PODEJŚCIA
 Jak rutynowo są prowadzone działania?
 Czy system działa mimo nietypowej
sytuacji ?
 Czy w sytuacjach krytycznych sprawy
nie wymykają się spod kontroli ?
LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH (2)
OKREŚLA „PRÓBKĘ”
 Czego poszukujesz ?
 Co chcesz zobaczyć ?
 Z kim chcesz rozmawiać ?
 O co chcesz spytać ?
SKŁANIA DO PEŁNEJ ODPOWIEDZI
Jak...?
Gdzie...?
Kiedy...?
Dlaczego...?
ODNOSI SIĘ DO INTERPRETACJI NORMY
 Wymagania
 Udokumentowane mechanizmy
Co...?
PLANOWANIE ROZMOWY
 ustal czas, miejsce i czasokres rozmowy,
 zdefiniuj cel,
 miej „itener” z miejscami na odpowiedzi,
 znaj podstawowe obowiązki rozmówcy
na zakładzie / jego pozycję /.
OTWARCIE WYWIADU
 przedstaw się,
 zapisz dane rozmówcy,
 zapewnij o odpowiedniości czasu i miejsca,
 przełam lody - zacznij od rozmowy nieformalnej,
 wytłumacz główny cel,
 wytłumacz sposób użycia informacji.
ROZMOWA
 bądź aktywnym słuchaczem,
 bądź zrelaksowany,
 tłumacz i podsumowuj, uzyskując akceptację rozmówcy,
 stawiaj pytania otwarte,
 poproś o krótkie wprowadzenie w obowiązki rozmówcy,
 zadawaj i kończ pytanie - tylko jedno w danym czasie,
 notuj, nie używaj magnetofonu,
 traktuj rozmówcę równorzędnie,
 używaj języka zrozumiałego dla rozmówcy,
 aranżuj spotkanie w czasie dogodnym dla rozmówcy.
ZAMKNIĘCIE WYWIADU
 nie przekraczaj czasu rozmowy bez akceptacji,
 kończ z akcentem pozytywnym,
 podziękuj za pomoc,
 podziękuj ogólnie.
OCENA AUDITORA
Ta część normy ISO 19011
jest wytyczną dla Pełnomocnika,
pomocną przy doborze i weryfikacji
zespołu auditorów.