Wymagania techniczne i organizacyjne w odniesieniu do
advertisement
Załącznik Nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na kompleksową organizację i obsługę spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium I. Uwarunkowania ogólne dotyczące przeprowadzenia konferencji Informacja o Zamawiającym Organizatorem spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium oraz Zamawiającym jest Skarb Państwa Ministerstwo Zdrowia. Pełni ono funkcję Operatora Programu Poprawa PL 07 i lepsze dostosowanie ochrony zdrowia do trendów demograficzno-epidemiologicznych oraz PL13 Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014. Cel spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium Celem spotkania jest przedstawienie cyklicznej informacji dot. stopnia zaawansowania programów w obszarze zdrowia publicznego w Państwach-Beneficjentach, wymiana doświadczeń i wspólna dyskusja nad sprawami bieżącymi i wyzwaniami w procesie wdrażania programów. W ramach spotkania zorganizowane zostanie również seminarium poświęcone zagadnieniom nierówności społecznych w ochronie zdrowia. Cele szczegółowe: 1) Przyczynianie się do wzmocnienia stosunków dwustronnych między Polską a Norwegią, 2) Ułatwienie wymiany wiedzy i doświadczeń na temat procesów wdrażania i zarządzania Programami Operacyjnymi w obszarze zdrowia publicznego w Państwach- Beneficjentach, 3) Wzmacnianie relacji z instytucjami wdrażającymi w Państwach-Beneficjentach, 4) Podnoszenie świadomości o działaniach w obszarze ochrony zdrowia, finansowanych z Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz o współpracy bilateralnej między Polską i Norwegią. II. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa spotkania Operatorów Programu MF EOG i NMF i seminarium, w tym w szczególności zapewnienie sali konferencyjnej, usługi hotelarsko – gastronomicznej, usługi tłumaczenia, wykonanie materiałów informacyjno - promocyjnych oraz zwrot kosztów podróży dla przedstawicieli strony norweskiej. A. Spotkanie Operatorów Programów MF EOG i NMF: Spotkanie Operatorów Programów MF EOG i NMF organizowane jest dla: 1) Zaproszonych przedstawicieli partnerów norweskich – Biura Mechanizmów Finansowych, Norweskiego Dyrektoriatu ds. Zdrowia oraz Norweskiego Instytutu Zdrowia Publicznego, 2) Przedstawicieli Operatorów Programów z Państw-Beneficjentów, 3) Przedstawicieli KPK oraz MZ. Zamawiający przewiduje udział maksymalnie 50 uczestników w spotkaniu. Termin spotkania Operatorów Programów: Spotkanie odbędzie się w dn. 10.06.2015 (w godz. 9.30-21.30) Proponowana agenda: 09.30 – 10.00 Rejestracja uczestników 10.00 – 10.10 Powitanie . . 13.30 – 14.30 Obiad . . 18.15 – 19.00 Prezentacja obiektu z przewodnikiem 19.00 – 19.30 Recital fortepianowy 19.30 – 21.30 Kolacja B. Seminarium Seminarium organizowane jest dla: 1) Zaproszonych przedstawicieli partnerów norweskich – Biura Mechanizmów Finansowych, Norweskiego Dyrektoriatu ds. Zdrowia oraz Norweskiego Instytutu Zdrowia Publicznego, 2) Przedstawicieli Operatorów Programów z Państw-Beneficjentów, 3) Ekspertów norweskich z obszaru nierówności społecznych w zdrowiu, 2 4) Przedstawicieli resortów oraz NIZP-PZH, 5) Przedstawicieli KPK oraz MZ. Zamawiający przewiduje udział maksymalnie 100 uczestników w seminarium. Termin seminarium: Seminarium odbędzie się w dn. 11.06.2015 (w godz. 9.30-14.30) Proponowana agenda: 09.30 – 10.00 Rejestracja uczestników 10.30 – 10.45 Powitanie . . 13.30 – 14.30 Obiad Ostateczna wersja agendy zostanie ustalona po zawarciu umowy. III. Przedmiot zamówienia będzie świadczony zgodnie z poniższymi uwarunkowaniami: 1. Miejsce spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium Spotkanie Operatorów Programów MF EOG i NMF oraz seminarium będzie odbywać się w jednym (tym samym) budynku o charakterze zabytkowym, posiadającym funkcje konferencyjne oraz restauracyjne, zlokalizowanym w odległości maksymalnie 1 km od osi Traktu Królewskiego w Warszawie (z dogodnym połączeniem środkami komunikacji publicznej z dworca Warszawa Centralna). W miejscu spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium Wykonawca zapewni: podanie posiłku/serwisu kawowego w przestrzeni do tego przeznaczonej (pojemność: pierwszego dnia minimum 50 osób, drugiego dnia minimum 100 osób); toalety; szatnię; stanowisko informacyjne; stanowisko rejestracyjne; 3 bezprzewodowy dostęp do Internetu dla uczestników. Wykonawca zapewni miejsce spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium wyposażone w kompleksowy system informacyjny. Wszystkie sale oraz punkty informacyjne, toalety oraz szatnia muszą być odpowiednio oznakowane w języku polskim i angielskim. Wykonawca zapewni (w ramach umowy) 10 miejsc parkingowych dla wskazanych przez Zamawiającego uczestników spotkania. Miejsce spotkania musi być środowiskiem wolnym od barier komunikacyjnych i dostępnym dla osób niepełnosprawnych. Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie informacji na temat proponowanych miejsc spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium – co najmniej dwóch lokalizacji, spełniających wymagania Zamawiającego (nazwa i adres obiektu). W przypadku przedstawienia więcej niż dwóch lokalizacji, Wykonawca otrzyma większą liczbę punktów – zgodnie z przyjętym sposobem liczenia określonym w SIWZ (Kryteria i ocena ofert). Zamawiający wybierze miejsce spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium spośród lokalizacji wskazanych w ofercie Wykonawcy. Wykonawca zostanie o tym fakcie poinformowany w dniu zawarcia umowy. 2. Sala konferencyjna Sala konferencyjna o pojemności: pierwszego dnia minimum 50 osób, drugiego dnia minimum 100 osób. Sala konferencyjna musi być wyposażona w stanowiska dla tłumaczy symultanicznych (podczas seminarium, tj. w drugim dniu). W pierwszym dniu sala konferencyjna powinna mieć ustawienie w podkowę lub w okrąg dla maksymalnie 50 osób (krzesła i stoły). W drugim dniu sala konferencyjna musi mieć dwurzędowy układ siedzeń z korytarzem komunikacyjnym w środku i po bokach. W miejscu prezydium pojedyncze fotele wraz ze stolikami obok z miejscami dla 5 osób oraz mównica. Mównica musi być umieszczona w taki sposób, aby mówca był widoczny dla wszystkich uczestników, jak i osób siedzących w miejscu prezydium, jak również mówca musi mieć dobrą widoczność na miejsca prezydium, uczestników oraz ekran na którym wyświetlana będzie jego prezentacja; nie dopuszcza się, aby mówca był zwrócony tyłem do jakiekolwiek osoby na sali. Mównica musi być opatrzona kolorowymi logo Mechanizmów Finansowych oraz Ministerstwa Zdrowia, zamocowanymi w sposób trwały. 4 Wykonawca zapewni salę konferencyjną z instalacjami video i audio, przy czym instalacja video ma składać się minimum z rzutnika multimedialnego i ekranu. Sala konferencyjna ma być wyposażona w systemy dźwiękowe, 2 bezprzewodowe mikrofony i 2 dodatkowe bezprzewodowe mikrofony umieszczone na stojakach, 2 komputery przenośne z pakietem MS Office i flipchart z markerami. Wykonawca musi zapewnić odpowiednią liczbę bezprzewodowych urządzeń audio służących do tłumaczenia (w liczbie odpowiadającej liczbie słuchaczy - odbiorniki) i kompatybilne nadajniki dla tłumaczy. Sala konferencyjna musi być oznaczona (wewnątrz i na zewnątrz) i opatrzona nazwą spotkania oraz logo Mechanizmów Finansowych oraz Ministerstwa Zdrowia. Dodatkowo w pierwszym dniu w sali konferencyjnej muszą być umieszczone flagi polska, norweska oraz Państw-Beneficjantów uczestniczących w spotkaniu. Listę państw uczestniczących w spotkaniu Zamawiający przekaże w dniu zawarcia umowy. Podczas obu dni sala konferencyjna powinna być odpowiednio udekorowana, np. świeżymi kwiatami. 3. Zapewnienie pomieszczeń dodatkowych Pokój mówców (podczas seminarium w drugim dniu spotkania) - przeznaczony dla minimum 6 osób - wyposażony w kserokopiarkę, drukarkę, dwa komputery z dostępem do Internetu i oprogramowaniem pozwalającym na odczyt i pracę na dokumentach/prezentacjach wytworzonych w pakiecie MS Office. W pomieszczeniu dodatkowo 6 miejsc siedzących kanapy lub fotele. 4. Zapewnienie miejsc noclegowych Wykonawca zapewni nocleg w dniach 10.06.2015 r. lub 11.06.2015 r. (1 doba) dla maksymalnie 10 uczestników spotkania (ekspertów norweskich) na podstawie informacji o liczbie gości i dacie pobytu przekazanych przez Zamawiającego w dniu zawarcia umowy. Konfiguracja pokoi: maksymalnie 10 pokoi - jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym. Nocleg musi być oferowany w hotelu o standardzie minimum 4-gwiazdkowym, położonym w dzielnicy Warszawa Śródmieście, z bezpośrednim dojazdem z Dworca Centralnego bez konieczności przesiadania się. Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie informacji na temat proponowanego miejsca noclegu, spełniającego ww. wymagania Zamawiającego (nazwa i adres hotelu). Wykonawca zapewni zakwaterowanie osób zgodnie z przyjętymi regulacjami dotyczącymi obowiązywania doby hotelowej w miejscu realizacji noclegu. 5 5. Zapewnienie personelu do obsługi Wykonawca zapewni co najmniej: jedną osobę odpowiedzialną za rejestrację/stoisko informacyjne – pierwszego i drugiego dnia jedną osobę wsparcia technicznego/informatycznego – pierwszego i drugiego dnia dwóch asystentów w sali konferencyjnej – drugiego dnia Personel zapewniany przez wykonawcę musi znać język angielski w stopniu komunikatywnym (znajomość języka na poziomie minimum C1, potwierdzona odpowiednim certyfikatem) oraz musi być obecny przez cały czas trwania spotkania oraz w okresach rejestracji. W okresach przygotowania technicznego obiektu, do kontaktów z Zamawiającym dyspozycyjny musi być przedstawiciel Wykonawcy. 6. Zapewnienie tłumaczenia Drugiego dnia Wykonawca zapewni: minimum trzech tłumaczy symultanicznych języka angielskiego infrastrukturę do tłumaczenia (kabiny tłumaczy, obsługę techniczną, odbiorniki dla uczestników w liczbie dostosowanej do liczby uczestników). Tłumaczenie (z języka angielskiego na polski i polskiego na angielski) musi być zrealizowane przez wykwalifikowanych tłumaczy, z których każdy posiada nie mniej niż 2 lata doświadczenia w zakresie tłumaczenia symultanicznego w języku angielskim, z uwzględnieniem terminologii medycznej oraz terminologii Unii Europejskiej. Pierwszego i drugiego dnia Wykonawca zapewni też tłumaczenie pozostałych materiałów/informacji dotyczących spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium, w szczególności: oznaczenie miejsc spotkania Operatorów Programu MF EOG i NMF i seminarium, drogowskazów, agendy, menu, tabliczek na stolikach w obszarze prezydialnym. 7. Zapewnienie wyżywienia Wykonawca zapewni wyżywienie uczestnikom spotkania Operatorów Programów MF EOG i NMF i seminarium, zgodnie z poniższym zapotrzebowaniem w poszczególnych dniach: Pierwszy dzień – spotkanie Operatorów Programu MF EOG i NMF (dla 50 osób) a) śniadanie dla osób korzystających z noclegu - zgodnie z obowiązującym w danym dniu menu hotelowym; 6 b) od godz. 9.30 - całodniowy serwis kawowy (dostępny tylko dla uczestników spotkania) zawierający: kawę z dostępnego dla uczestników ekspresu ciśnieniowego (espresso, latte) i herbatę (z wykorzystaniem warników do wody), minimum 2 rodzaje herbat w torebkach, cukier, cytrynę; wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (w butelkach szklanych po 0,33 l); soki w dzbankach lub butelkach szklanych po 0,33 l: jabłkowy, pomarańczowy; świeże owoce; deser: minimum 3 rodzaje kruchych ciasteczek oraz 2 rodzaje ciast krojonych. Serwis kawowy musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej i musi być na bieżąco uzupełniany; c) obiad: w formule szwedzkiego stołu, z miejscami siedzącymi, w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania; Obiad musi się składać z: sałatek (minimum 2 rodzaje); przystawki (minimum 2 rodzaje); zupy (minimum 2 rodzaje); drugiego dania (minimum 4 do wyboru, w tym 1 mięsna, 1 bezmięsna, 2 na bazie ryb lub owoców morza); dodatków ciepłych do dania głównego (minimum 3 rodzajów); surówek (minimum 2 rodzaje); deseru (minimum 2 rodzaje, w tym minimum 1 ciasto, z wyłączeniem ciast drożdżowych) z zastrzeżeniem, iż nie będzie pokrywał się z deserem podawanym w czasie całodziennego serwisu kawowego; owoców (winogrona, gruszki, śliwki, jabłka); napojów zimnych: wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (w butelkach szklanych po 0,33 l); soki w dzbankach lub butelkach szklanych po 0,33 l: jabłkowy, pomarańczowy; napojów gorących: kawa z ekspresu ciśnieniowego (espresso, latte) i herbata (z wykorzystaniem warników do wody), co najmniej 5 rodzajów herbat w torebkach, cukier, cytryna. d) Kolacja: menu zasiadane, stoły okrągłe, pełne nakrycia, obsługa kelnerska: 2 dania ciepłe do wyboru (drób, ryba, lub wołowina, gęsina – inne niż serwowane podczas obiadu; owoce (winogrona, gruszki, śliwki, jabłka); 7 napoje zimne – minimum: woda mineralna gazowana i niegazowana (w butelkach szklanych po 0,33 l) oraz soki w dzbankach lub butelkach szklanych po 0,33 l: jabłkowy, pomarańczowy; napoje gorące: kawa z ekspresu ciśnieniowego (espresso, latte) i herbata (z wykorzystaniem warników do wody), co najmniej 5 rodzajów herbat w torebkach, cukier, cytryna; Drugi dzień seminarium (dla 100 osób) a) śniadanie dla osób korzystających z noclegu - zgodnie z obowiązującym w danym dniu menu hotelowym; b) od godz. 9.30 całodniowy serwis kawowy (jak pierwszego dnia spotkania); c) obiad (jak pierwszego dnia spotkania). Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi. Użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, napoje i inne) muszą posiadać odpowiednią datę przydatności do spożycia. Obiady oraz kolacje nie mogą być serwowane na korytarzu obiektu. Wykonawca zapewni również przygotowanie sali oraz cateringu, profesjonalną obsługę kelnerską jednolicie ubraną, dekorację i nakrycie stołów: obrusy, elegancką zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie. Użyte obrusy oraz pokrowce na miejsca siedzące muszą być bezwzględnie czyste, nieuszkodzone a w przypadku obrusów również wysterylizowane. Dekoracja stołów przygotowana z kwiatów ciętych, układanych w prosty sposób. Dekoracja powinna być estetyczna i nieograniczająca kontaktu wzrokowego pomiędzy uczestnikami spotkania. Uwaga: na każdy dzień Zamawiający musi przedstawić inne menu do wyboru. Godziny serwowania posiłków zostały określone w ramowej agendzie. 8. Przygotowanie projektów, wykonanie i dostawa materiałów konferencyjnych Wykonawca powinien zaprojektować, przedłożyć do zatwierdzenia, a następnie wykonać komplet materiałów konferencyjnych (po 100 sztuk, jeśli nie wskazano inaczej), składających się z: Identyfikatora uczestnika, Tabliczki na stoły dla uczestników spotkania Operatorów Programów (w pierwszym dniu, ilość zgodnie z listą uczestników), 8 Tabliczki na stoliki prezydialne – po jednej dla każdego mówcy w drugim dniu, ilość zgodnie z listą mówców drugiego dnia. Identyfikatory wykonane z przezroczystej twardej folii zawieszone na taśmie tekstylnej o szerokości 10mm (taśma z kolorze granatowym z logo Ministerstwa Zdrowia oraz Mechanizmów Finansowych EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego). Taśma zaopatrzona w zapięcie otwierane poprzez mocne szarpnięcie. Identyfikator otwarty od góry, co gwarantuje wyciągnięcie znajdującej się w nim etykiety bez odpinania taśmy. Identyfikatory z nadrukowanymi imienne etykietami i logo Ministerstwa Zdrowia, MF EOG i NMF. Wymiar 60x90mm. Programu (oddzielnie dla pierwszego i drugiego dnia): W pierwszym dniu zawierającego agendę spotkania Operatorów Programów (1 strona A4) – 50 sztuk, W drugim dniu z krótkim opisem głównych prelegentów z notami biograficznymi, wprowadzeniem do tematyki seminarium, przydatnymi informacjami na temat transportu, zakwaterowania, planem miejsca spotkania i wskazówkami dojazdu (100 sztuk): format A4, papier min 250 g/m2; liczba stron – dane w zakresie not biograficznych, wprowadzenia do tematyki spotkania i agendy spotkania dostarczy Zamawiający po zawarciu umowy. Projekt przygotuje Wykonawca do akceptacji Zamawiającego najpóźniej na 5 dni przed seminarium, 35 zestawów promocyjnych kraju dla przedstawicieli Operatorów Programów z PaństwBeneficjentów oraz partnerów norweskich; ilość sztuk zgodnie z listą; złożony z: a) Torby materiałowej z motywem ludowym (zdjęcie poglądowe): 9 b) Kubka porcelanowego z nadrukiem ludowym (zdjęcie poglądowe): c) słodyczy (krówek), waga 200 gram w metalowej puszce (zdjęcie poglądowe), d) Zakładki do książki z motywem ludowym z napisem „Polska” (zdjęcie poglądowe). 10 Uwaga: powyższe akcesoria mają jedynie charakter poglądowy. Zestaw musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego Zestaw musi zostać oznaczony odpowiednimi logotypami tj. logo Ministerstwa Zdrowia oraz Mechanizmów Finansowych EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego. 9. Zapewnienie programu socjalnego Wykonawca zapewni program socjalny w pierwszym dniu, w godz. 18.15-21.30 dla 50 osób. Na program musi składać się prezentacja obiektu, w którym zorganizowane zostanie spotkanie, recital fortepianowy (30 min.) oraz zasiadana kolacja. Budynek, w którym odbędzie się spotkanie i seminarium w swojej standardowej ofercie musi świadczyć usługę zwiedzania. Prezentacja obiektu musi odbywać się po godzinach otwarcia obiektu, podczas których obiekt dostępny jest dla publiczności. Prezentacja musi odbywać się z przewodnikiem, w języku angielskim i musi objąć najciekawsze elementy (architekturę, wyposażenie, eksponaty) występujące w danym obiekcie. Recital fortepianowy musi odbyć się na terenie obiektu i powinien zawierać utwory muzyki klasycznej polskich kompozytorów. Solista powinien zapowiedzieć program recitalu w języku angielskim. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje w zakresie programu recitalu oraz solisty do akceptacji na minimum tydzień przed spotkaniem. Kolacja dla uczestników spotkania Operatorów Programu musi odbyć się na terenie obiektu. Zamawiający dopuszcza organizację kolacji na zewnątrz, poza budynkiem, na tarasach lub terenach zielonych danego obiektu. 10. Refundacja kosztów podróży przedstawicieli partnerów norweskich Wykonawca, w ramach umowy, zobowiązany jest do refundacji kosztów podróży przedstawicieli partnerów norweskich - maksymalnie 10 osób – wskazanych imiennie przez Zamawiającego. Refundacja będzie dotyczyć faktycznie poniesionych kosztów przelotów na trasie z Norwegii/ewentualnie innego kraju członkowskiego Unii Europejskiej do Warszawy i z Warszawy do Norwegii/ewentualnie innego kraju członkowskiego Unii Europejskiej (lub kosztów przejazdu na tej trasie jakimkolwiek innym środkiem lokomocji), kosztów dojazdów z lotniska i na lotnisko zarówno w Warszawie jak i innym kraju członkowskim Unii Europejskiej (bez względu na środek lokomocji) oraz opłat parkingowych. Rozliczenie pomiędzy Wykonawcą a przedstawicielami partnerów norweskich zostanie dokonane na podstawie przedstawionych przez ww. osoby faktur/ oświadczeń/ kopii biletów/ innych dokumentów poświadczających poniesione wydatki. Wykonawca nie może żądać od ww. osób żadnych dodatkowych dokumentów/ oświadczeń/ zaświadczeń itp. 11 Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu faktycznie poniesionych przez daną osobę wydatków, jednak w kwocie nie wyższej niż 550 euro na osobę. Do obliczenia wartości w PLN należy przyjąć kurs wymiany walut wg średniego kursu NBP z dnia ogłoszenia postępowania Zamawiający informuje, że w dniu następującym po zakończeniu spotkania Operatorów Programu MF EOG i NMF i seminarium, przewidywane jest spotkanie w siedzibie Zamawiającego, w którym udział mogą wziąć również przedstawiciele partnerów norweskich. W takim przypadku osoby te mogą wrócić do Norwegii lub innego kraju członkowskiego Unii Europejskiej w terminie późniejszym niż wynikałoby to z harmonogramu konferencji. W takim przypadku Wykonawca nie ma prawa kwestionować tego faktu (późniejszego terminu powrotu) przy refundacji wydatków. 12
