Załącznik nr 1 do SIWZ
advertisement
Załącznik nr 1 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na pełnieniu funkcji instytucji pośredniczącej - wdrażaniu części osi priorytetowej I „Wzmocnienie potencjału i konkurencyjności gospodarki regionu” RPOWP 2014-2020. Zarząd Województwa Podlaskiego, pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2014 r., poz. 1146 z późn. zm.) może powierzyć Instytucji Pośredniczącej zadania związane z realizacją RPOWP 20142020, z zastrzeżeniem art. 10 ust. 6 ww. ustawy. Wykonawca wybrany w postępowaniu będzie pełnił rolę takiej instytucji. Wykaz skrótów: 1) B+R - badania i rozwój; 2) IW IZ RPOWP - Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 zawierająca procesy i procedury Instytucji Zarządzającej; 3) IZ RPOWP - Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020; 4) KOP - Komisja Oceny Projektów; 5) MIiR - Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju; 6) Umowa – umowa o powierzeniu zadań Instytucji Pośredniczącej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020; 7) OFiP - Opis Funkcji i Procedur Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Certyfikującej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 zawierający opis procedur realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020; 8) rozporządzenie 1303/2013 - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego 1 i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. UE L Nr 347/320), 9) rozporządzenie finansowe - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz. Urz. UE z 26.10.2012 r., nr L 298, str. 1 z późn. zm.); 10) RPOWP 2014-2020 - Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020; 11) SZOOP – Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020; 12) System realizacji RPOWP 2014 – 2020 – procesy zachodzące między podmiotami zaangażowanymi w realizację Programu w związku z jego wdrażaniem, obejmujące w szczególności zarządzanie, monitorowanie, sprawozdawczość, kontrolę i ewaluację oraz sposób koordynacji podejmowanych działań; 13) CST - Centralny System Teleinformatyczny; 14) SL2014 – aplikacja główna CST, 15) Ustawa wdrożeniowa - ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2014 r. poz. 1146, z późn. zm.); 16) Wykonawca - instytucja wybrana w postępowaniu przetargowym do wykonywania zadań, z którą zostanie podpisana umowa w sprawie zamówienia publicznego; 17) Wytyczne - wytyczne horyzontalne ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego wydane na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2014 r. poz. 1146, z późn. zm.) oraz wytyczne programowe Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 wydane na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2014 r. poz. 1146, z późn. zm.). II. Zakres RPOWP 2014-2020 powierzony do wdrożenia Wykonawcy Zgodnie z RPOWP 2014-2020 głównym nurtem planowanej interwencji w ramach osi priorytetowej I „Wzmocnienie potencjału i konkurencyjności gospodarki regionu” są kompleksowe działania prorozwojowe, proinnowacyjne i prozatrudnieniowe, wpływające bezpośrednio na wzmocnienie potencjału i konkurencyjności regionu. Podstawowym adresatem działań podejmowanych w tej osi są przedsiębiorcy. Opis osi priorytetowej, opis przedsięwzięć planowanych w ramach priorytetu inwestycyjnego, opis kierunkowych zasad wyboru projektów znajdują się w RPOWP 2014-2020 oraz w SZOOP. IZ RPOWP powierzy Wykonawcy zadania związane z realizacją RPOWP 2014-2020, w ramach Osi Priorytetowej I „Wzmocnienie potencjału i konkurencyjności gospodarki regionu”: 2 1) Poddziałanie 1.2.1 Wspieranie transferu wiedzy, innowacji, technologii i komercjalizacji wyników B+R oraz rozwój działalności B+R w przedsiębiorstwach (Priorytet Inwestycyjny 1b); 2) Działanie 1.3 Wspieranie inwestycji w przedsiębiorstwach, z wyłączeniem zadań w obszarze instrumentów finansowych (Priorytet Inwestycyjny 3c); 3) Działanie 1.5 Wspieranie przedsiębiorczości i zatrudnienia w gminach, których rozwój uwarunkowany jest siecią Natura 2000 (Priorytet Inwestycyjny 8b). Kwota środków przeznaczonych na finansowanie ww. Działań/Poddziałań wynosi łącznie 126.242.000,46 EUR1, w tym: a) Poddziałanie 1.2.1 – 47.000.000,17 EUR1; b) Działanie 1.3 – 66.082.000,24 EUR1; c) Działanie 1.5 – 13.160.000,05 EUR1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy w związku ze zmianą alokacji, o której mowa powyżej, na warunkach określonych w Umowie, której wzór stanowi załącznik do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 1. Zadania Wykonawcy 1. Wykonawca jest zobowiązany wypełniać wszystkie powierzone zadania z należytą starannością, przestrzegając zapisów systemu realizacji RPOWP 2014-2020 oraz zgodnie z: 1) rozporządzeniem 1303/2013; 2) Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 (Dz. Urz. UE z 20.12.2013 r., nr L 347, str. 289); 3) Rozporządzeniem delegowanym Komisji Europejskiej (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz. Urz. UE z 13.05.2014 r., nr L 138, str. 5); 4) rozporządzeniem finansowym; 5) Ustawą wdrożeniową, Kwoty przewidziane na powierzone Działania/Poddziałania zostały pomniejszone o rezerwę wykonania w wysokości 5,99999966%. 1 3 6) Ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.); 7) Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.); 8) Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.); 9) Ustawą z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 596 z późn. zm.); 10) Ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1649 z późń. zm.); 11) Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.); 12) obowiązującymi przepisami w zakresie pomocy publicznej, 13) Umową Partnerstwa z dnia 23 maja 2015 r.; 14) Kontraktem Terytorialnym dla Województwa Podlaskiego zatwierdzonym uchwałą nr 255/3684/2014 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 16 września 2014 r. oraz kolejnymi aneksami do niego; 15) RPOWP 2014-2020 przyjętym uchwałą nr 29/249/2015 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 17 marca 2015 r., z późniejszymi zmianami, 16) SZOOP przyjętym uchwałą nr 54/555/2015 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 18 czerwca 2015 r., z późniejszymi zmianami, 17) Wytycznymi, 18) OFiP, 19) IW IZ RPOWP, 20) Instrukcją Wykonawczą Wykonawcy w brzmieniu zatwierdzonym przez IZ RPOWP. W związku z możliwością wprowadzania zmian do zapisów systemu realizacji RPOWP 20142020 Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania analogicznych zmian w zakresie zadań Wykonawcy i w wypadku ograniczenia ilości zadań Wykonawcy, odpowiedniego pomniejszenia jego wynagrodzenia. Wykonawca, za zgodą Instytucji Zarządzającej, może zlecać usługi związane z realizacją swoich zadań innym podmiotom zgodnie z art. 10 ust. 5 ustawy wdrożeniowej, zgodnie z zakresem określonym w ogłoszeniu o zamówieniu i Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia. Zamawiający zastrzega, że czynności/zadania, o których mowa w rozdziale II pkt 2 ppkt 1, 3-18, 21-33 oraz 36-38 niniejszego dokumentu, są zastrzeżone do osobistego wykonania przez Instytucję Pośredniczącą (Wykonawcę) i nie mogą być powierzone innym podmiotom. Wykonawca nie może dokonać wyboru instytucji wdrażającej. 4 Czynności przygotowawcze: 1) opracowanie i przekazanie Zamawiającemu wkładów do Opisu Funkcji i Procedur Programu, a także opracowanie Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej w zakresie zleconych zadań i jej przedstawienie do akceptacji IZ RPOWP. IZ RPOWP opracuje OFiP oraz IW IZ RPOWP. Na ich podstawie Wykonawca opracuje Instrukcję Wykonawczą z uwzględnieniem poszczególnych procesów i przedstawi ją do akceptacji IZ RPOWP. Instrukcja Wykonawcza obejmować będzie co najmniej następujący zakres: a) opis i podział zadań pomiędzy poszczególne komórki Wykonawcy oraz członków jego kierownictwa i inne osoby (z zachowaniem rozdziału funkcji weryfikacji i zatwierdzania), b) zakres czynności i odpowiedzialności osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań, c) opis procedur związanych z wykonywaniem wszystkich zadań zleconych, określający niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji, w tym m.in.: przygotowanie propozycji wkładów do rocznych harmonogramów konkursów oraz kryteriów , procedura ogłaszania konkursów, nabór i weryfikacja formalna wniosków, ocena spełniania kryteriów wyboru projektów przez projekty uczestniczące w konkursach, procedura odwoławcza, przygotowanie i zawarcie umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, weryfikacja, przyjmowanie i przechowywanie zabezpieczeń umowy, kontrola projektu, przepływy środków finansowych, weryfikacja wniosków o płatność i dokonywanie płatności na rzecz beneficjenta, sprawozdawczość i monitorowanie, sporządzanie deklaracji wydatków do IZ RPOWP, sporządzanie prognoz wniosków o płatność na potrzeby certyfikacji wydatków do KE, wykrywanie, raportowanie, informowanie o nieprawidłowościach, odzyskiwanie środków nienależnie pobranych przez beneficjentów, informacja i współpraca z Zamawiającym w zakresie promocji, przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów, procedury związane z administracją oraz zasadami, w szczególności terminowością wprowadzania danych do systemów teleinformatycznych. d) opis procedur w zakresie bezpieczeństwa dokumentacji finansowo-księgowej oraz bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego, e) wzory dokumentów, pism oraz listy sprawdzające określające szczegółowy zakres procesów weryfikowanych przez Wykonawcę w zakresie przeprowadzanych prac, f) instrukcje obiegu dokumentów, w tym kontroli i obiegu dokumentów finansowoksięgowych, g) instrukcje prowadzenia baz danych, 5 h) zasady przygotowania planu szkoleń dla pracowników Wykonawcy, i) opis systemu archiwizacji dokumentów. Instrukcja Wykonawcza oraz wszelkie jej zmiany wymagają pisemnego zatwierdzenia przez IZ RPOWP. Wykonawca przedstawi IW do akceptacji IZ RPOWP w terminie nie dłuższym niż 20 dni od dnia podpisania Umowy. W przypadku zastrzeżeń IZ RPOWP co do treści przedstawionej Instrukcji Wykonawczej lub do propozycji zmian w procedurach IZ RPOWP może odmówić ich zatwierdzenia i wyznaczyć Wykonawcy dodatkowy 7 dniowy termin do ich poprawienia. 2) gotowość do poddania się procesowi desygnacji; Wykonawca zobowiązuje się do spełnienia kryteriów desygnacji określonych w załączniku XIII do rozporządzenia 1303/2013 w zakresie zadań powierzonych mu Umową oraz zadeklarowania gotowości do poddania się procedurze desygnacji w terminie 45 dni od podpisania Umowy. 2. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zadań w ramach ww. Działań/Poddziałań, w szczególności do: 1) zapewnienia odpowiednich zasobów ludzkich, warunków lokalowych oraz wyposażenia i sprzętu technicznego koniecznego do efektywnej realizacji zleconych zadań przez cały okres ich wykonywania; a) Wykonawca zapewni pracowników przygotowanych do wykonywania zleconych zadań o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu. Zmiana kluczowych osób w toku realizacji zamówienia jest możliwa tylko za zgodą IZ RPOWP przy zachowaniu spełniania wymogów dotyczących doświadczenia i kwalifikacji osób; b) Wykonawca zapewni, że OFiP wraz z Instrukcjami Wykonawczymi będą dostępne dla wszystkich pracowników Wykonawcy zaangażowanych w realizację powierzonych czynności. Pracownicy Wykonawcy będą mieli też dostęp do wszystkich aktów prawnych, dokumentów programowych i innych dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonywania zadań związanych z wdrażaniem części Osi Priorytetowej I „Wzmocnienie potencjału i konkurencyjności gospodarki regionu” RPOWP 2014-2020; c) Wykonawca zapewni lokal odpowiedni do wykonywania zadań, usytuowany w Białymstoku oraz wyposażenie lokalu biurowego w meble oraz odpowiedni sprzęt biurowy między innymi: komputery, drukarki, kserokopiarki, skaner, jak również sprzęt niezbędny dla zapewnienia odpowiedniej komunikacji tj. dostęp do telefonu, faksu, poczty internetowej, itp. Ponadto Wykonawca zapewni warunki techniczne do wdrożenia i obsługi CST. 2) zapewnienia obsługi techniczno-organizacyjnej na wszystkich etapach realizacji powierzonych zadań; 3) stałej aktualizacji procedur dotyczących powierzonych zadań zgodnie z zapisami systemu realizacji RPOWP 2014-2020 oraz przekazywania ich do akceptacji Instytucji Zarządzającej; 4) przekazywania Beneficjentom, na ich pisemne zapytania, interpretacji zapisów systemu realizacji RPOWP 2014-2020; 6 W przypadku, gdy Wykonawca nie jest w stanie samodzielnie dokonać interpretacji zapisów systemu realizacji RPOWP 2014-2020, przekazuje do IZ RPOWP pytanie Beneficjenta wraz z analizą sytuacji, określeniem zakresu wątpliwości interpretacyjnych i propozycją odpowiedzi. IZ RPOWP sporządza interpretację i następnie przekazuje ją Beneficjentowi i Wykonawcy. Interpretacje dokonane przez Wykonawcę i IZ RPOWP zamieszczane są na stronie internetowej Wykonawcy. 5) wprowadzania, gromadzenia i przetwarzania danych w systemach informatycznych, w szczególności w SL2014; Wykonawca zagwarantuje gromadzenie i przetwarzanie danych dotyczących powierzonych zadań (w tym systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji) zgodnie ze standardami określonymi w systemie realizacji RPOWP 2014-2020. Wykonawca będzie odpowiedzialny za zgodne ze stanem faktycznym i terminowe wprowadzanie danych do systemów informatycznych w zakresie posiadanych lub nadanych uprawnień. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Działań/Poddziałań, zgodnie z obowiązującymi przepisami tak, aby możliwa była identyfikacja projektów oraz poszczególnych operacji finansowych. Instytucja Pośrednicząca prowadzi ewidencję płatności dokonanych na rzecz Beneficjentów oraz wszelkich kwot odzyskanych i kwot do odzyskania 6) współpracy z Instytucją Zarządzającą przy opracowywaniu kryteriów wyboru projektów i harmonogramów naboru wniosków o dofinansowanie oraz konsultowania z Instytucją Zarządzającą przygotowywanych przez siebie regulaminów konkursów; Wykonawca odpowiada za przygotowanie we współpracy z IZ RPOWP w terminie przez nią określonym harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie RPOWP 2014-2020 w części działań/poddziałań planowanych przez niego do wdrożenia w następnym roku kalendarzowym i zamieszczenie na swojej stronie internetowej do 30 listopada każdego roku kalendarzowego informacji o ww. harmonogramie.. Harmonogram jest aktualizowany we współpracy z IZ RPOWP. W przypadku aktualizacji harmonogramu polegającej na zmianie terminu naboru, zmiana ta nie może dotyczyć naboru, którego przeprowadzenie zaplanowano pierwotnie w terminie krótszym niż 3 miesiące, licząc od dnia aktualizacji. Wykonawca informuje IZ RPOWP o konieczności aktualizacji z wyprzedzeniem zgodnie z terminami określonymi w Instrukcjach Wykonawczych. Wykonawca będzie konsultował z IZ RPOWP przygotowywane przez siebie regulaminy konkursów. Regulamin konkursu będzie zamieszczany wraz z ogłoszeniem o konkursie. 7) zamieszczania ogłoszeń i informacji o naborze; Uruchomienie procedury naboru i oceny wniosków odbywa się w oparciu o harmonogram naboru wniosków pod warunkiem zatwierdzenia kryteriów przez Komitet Monitorujący RPOWP 2014-2020 . Wykonawca zamieszcza ogłoszenia o konkursach oraz informacje o naborze na własnych stronach internetowych oraz na portalu www.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz w miejscu publicznie dostępnym w lokalu, w którym Wykonawca wykonuje powierzone zadania co najmniej 30 dni przed planowanym rozpoczęciem naboru wniosków o dofinansowanie. 7 Wykonawca odpowiedzialny będzie za udzielanie potencjalnym beneficjentom informacji o prowadzonych przez siebie naborach wniosków, w szczególności o aktualnie przeprowadzanym naborze, w tym informowanie o dostępności środków, możliwości uzyskania dofinansowania, terminach składania wniosków, sposobie wypełniania i przygotowywania wniosków. 8) przyjmowania i rejestracji wniosków o dofinansowanie składanych przez wnioskodawców, w tym zorganizowanie punktu przyjęć wniosków o dofinansowanie; Wykonawca będzie odpowiedzialny za przyjmowanie wniosków w formie określonej w regulaminie konkursu, rejestrację wniosków (w systemach kancelaryjnym i teleinformatycznych) oraz wydawanie potwierdzeń złożenia wniosków. Wykonawca zorganizuje widoczny i wyraźnie oznaczony punkt przyjmowania wniosków. Punkt przyjmowania wniosków powinien zostać zorganizowany w sposób zapewniający dostęp dla osób niepełnosprawnych. 9) dokonywania wyboru projektów w oparciu o kryteria zatwierdzone przez Komitet Monitorujący dla Programu, oraz zapewnienia, że wybór projektów do dofinansowania będzie następował zgodnie z wymogami określonymi w art. 125 ust. 3 rozporządzenia 1303/2013 oraz zgodnie z wymogami określonymi w rozdziale 13 Ustawy wdrożeniowej, a także do zapewnienia, że projekty te będą zgodne z odpowiednimi przepisami unijnymi i krajowymi przez cały okres ich realizacji; Rzetelnej i bezstronnej oceny spełnienia kryteriów wyboru projektów przez projekty uczestniczące w konkursie dokonują Komisje Oceny Projektów. Zadaniem KOP jest ocena przeprowadzana na podstawie kryteriów określonych i zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący RPOWP 2014-2020. W skład KOP wchodzą powołani pracownicy Wykonawcy oraz eksperci zewnętrzni, o których mowa w art. 49 Ustawy wdrożeniowej. W posiedzeniach KOP mogą uczestniczyć przedstawiciele instytucji nadrzędnych w stosunku do Wykonawcy w systemie wdrażania RPOWP 2014- 2020 oraz partnerzy. Osoby te nie mogą dokonywać oceny projektów. Uczestniczą w posiedzeniach KOP jako obserwatorzy. Ocena przeprowadzana jest z zachowaniem zasady dwóch par oczu, zgodnie z Regulaminem Pracy KOP. 10) przekazywania listy wniosków o dofinansowanie i projektów dofinansowanych do Instytucji Zarządzającej; 11) wykonywania obowiązków dotyczących procedury odwoławczej, o których mowa w art. 56 ust. 2 Ustawy wdrożeniowej; 12) zawierania z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania, umów o dofinansowanie projektu zgodnie z minimalnym wzorem określonym przez Instytucję Zarządzającą oraz ich aneksowania lub rozwiązywania, w przypadku wystąpienia do tego przesłanek określonych w tych umowach; Wykonawca będzie odpowiedzialny za zgromadzenie i przygotowanie danych niezbędnych dla sporządzenia umów o dofinansowanie projektów/aneksów, weryfikację dokumentów składanych przez wnioskodawców/beneficjentów do podpisania umów/aneksów, sporządzenie egzemplarzy umów/aneksów, podpisanie umów/aneksów, rozwiązywanie umów, rejestrowanie podpisanych umów/aneksów/rozwiązanych umów, 8 w szczególności w systemach teleinformatycznych wskazanych w systemie realizacji RPOWP 2014-2020 na zasadach w nim określonych, i ich przechowywanie. Wykonawca odpowiedzialny będzie za niezwłoczne przekazanie do IZ RPOWP i umieszczenie na swoich stronach internetowych informacji o podpisanych umowach o dofinansowanie. Do zadań Wykonawcy należeć będzie monitoring dostępnych środków finansowych zgodnie z zasadami ustalonymi w systemie realizacji RPOWP 2014-2020. Niedopuszczalne będzie podpisanie umów o dofinansowanie w przypadku wyczerpania alokacji na poziomie Działania/Poddziałania. Wykonawca będzie zobowiązany do pokrycia w pełnej kwocie finansowania zobowiązań zaciągniętych powyżej kwoty alokacji na Poddziałanie. W przypadku wprowadzenia przez IZ RPOWP zmian do wzorów umów o dofinansowanie Wykonawca odpowiedzialny będzie za aneksowanie zawartych umów o dofinansowanie celem uwzględnienia zmian wprowadzonych we wzorach. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian do umów o dofinansowanie w związku z realizacją danego projektu Wykonawca odpowiedzialny będzie za weryfikację zasadności wprowadzania zmiany. 13) przyjmowania, weryfikowania, przechowywania i zwrotu zabezpieczeń prawidłowej realizacji umów o dofinansowanie; Wykonawca odpowiedzialny będzie za przyjmowanie, weryfikację, przechowywanie i zwrot zabezpieczeń w terminach określonych w regulaminie konkursu, umowie o dofinansowanie oraz systemie realizacji RPOWP 2014-2020. Wykonawca będzie zobowiązany do doprowadzenia do złożenia przez beneficjenta zabezpieczenia w dopuszczalnej, prawidłowej i należycie zabezpieczającej interesy IZ RPOWP formie w odpowiednim terminie. W przypadku wad zabezpieczenia i po bezskutecznym wezwaniu beneficjenta do ich usunięcia Wykonawca odpowiedzialny będzie za rozwiązanie umowy z beneficjentem. W przypadku przyjęcia przez Wykonawcę zabezpieczenia obarczonego wadą uniemożliwiającą podjęcie czynności prawnych w celu odzyskania środków przekazanego dofinansowania za brak możliwości odzyskania środków finansowo odpowiada Wykonawca. Wykonawca będzie odpowiedzialny za dokonanie zwrotu dokumentu poświadczającego ustanowienie zabezpieczenia beneficjentowi po upływie terminu wynikającego z umowy o dofinansowanie. 14) wypełniania obowiązków w zakresie pomocy publicznej, w szczególności dotyczących sporządzania i przekazywania okresowych i rocznych sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej; Wykonawca będzie odpowiedzialny za dokonywanie czynności związanych z udzielaniem poszczególnym beneficjentom pomocy publicznej i pomocy de minimis, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym weryfikację zaświadczeń o pomocy de minimis oraz informacji o przyznanej pomocy przedkładanych przez beneficjentów, jak też za wystawianie zaświadczeń o przyznanej pomocy de minimis. Wykonawca będzie odpowiedzialny także za monitorowanie pomocy publicznej. 9 15) wystawiania na rzecz Beneficjentów zleceń płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 Ustawy o finansach publicznych; 16) zapewnienia prowadzenia przez Beneficjentów oddzielnego systemu księgowości lub korzystania z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, dla kosztów kwalifikowalnych rozliczanych na podstawie faktycznie poniesionych wydatków; 17) rozliczania z Beneficjentami umów o dofinansowanie projektu zgodnie z przyjętymi procedurami; Wnioskodawca zobowiązuje się do weryfikowania i zatwierdzania wniosków o płatność, harmonogramów płatności składanych przez Beneficjentów zgodnie ze wzorami wskazanymi przez IZ RPOWP oraz innych dokumentów i informacji wymaganych od Beneficjentów w celu rozliczenia projektu w terminach i na zasadach określonych w umowach o dofinansowanie. Wykonawca zobowiązuje się do egzekwowania od Beneficjentów wykonania zasad wynikających z postanowień umów o dofinansowanie. W tym celu na bieżąco nadzoruje realizację umowy o dofinansowanie. Wykonawca zobowiązany jest do odpowiedniego reagowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji umowy o dofinansowanie. Wykonawca powiadomi IZ RPOWP o wszystkich przypadkach niewywiązywania się beneficjentów z realizacji umów o dofinansowanie, a na żądanie IZ RPOWP – o wszystkich przypadkach określonej kategorii lub określonego beneficjenta, lub ich grupy . 18) monitorowania i sprawozdawania postępów realizacji umów o dofinansowanie projektu; 19) kontroli realizacji dofinansowanych projektów; Wykonawca przygotowuje roczne plany kontroli wraz z metodyką doboru próby na każdy rok obrachunkowy, o którym mowa w art. 2 pkt 29 rozporządzenia 1303/2013 oraz sprawozdania z realizacji rocznych planów kontroli. Wykonawca zobowiązuje się do weryfikacji wydatków, która polega na sprawdzeniu prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków. Proces weryfikacji wydatków obejmuje oprócz weryfikacji wniosków o płatność beneficjenta (wskazanych w pkt 18) również kontrole: kontrole w miejscu realizacji projektu, w tym w siedzibie beneficjenta i/lub w każdym innym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu; kontrole w trybie doraźnym; kontrole krzyżowe. Wykonawca zobowiązuje się również do przeprowadzenia kontroli, w szczególności: kontroli na zakończenie realizacji projektu; kontroli trwałości projektu. 20) weryfikacji utrzymania przez Beneficjentów inwestycji będących przedmiotem projektów w okresie ich trwałości, w tym poprzez bieżący monitoring zachowania zasad trwałości oraz przeprowadzanie kontroli; 21) zapewnienia przechowywania wszystkich dokumentów dotyczących projektów, wydatków, kontroli i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu; 22) weryfikacji i poświadczania wydatków, w tym przygotowywania deklaracji wydatków i przekazywania ich do Instytucji Zarządzającej; 10 23) przekazywania Instytucji Zarządzającej wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z rozliczaniem wydatków, w szczególności dla potrzeb certyfikacji; 24) nakładania korekt finansowych; 25) odzyskiwania kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych z nałożeniem korekt finansowych, na zasadach określonych w Ustawie o finansach publicznych i w umowie o dofinansowanie, w tym: a) przekazywania do Instytucji Zarządzającej wszelkich informacji i dokumentów niezbędnych do wydawania decyzji administracyjnych, o których mowa w Ustawie o finansach publicznych, w szczególności w art. 207 ust. 9 oraz w art. 189 ust. 3b Ustawy o finansach publicznych, b) prowadzenia postępowań egzekucyjnych i zabezpieczających związanych z odzyskiwaniem kwot podlegających zwrotowi; 26) zgłaszania do Instytucji Zarządzającej podmiotów podlegających wykluczeniu na zasadach określonych w art. 207 ust. 4 Ustawy o finansach publicznych, podając informacje, o których mowa w § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich; wzór formularza zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do Rejestru Podmiotów Wykluczonych określa załącznik do ww. Rozporządzenia; 27) dokonywania analizy ryzyka w zakresie powierzonych zadań, zgodnie z regulacjami w tym zakresie wskazanymi w opisie funkcji i procedur opracowanych przez Instytucję Zarządzającą; 28) wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka; zwalczania nadużyć Wykonawca zobowiązuje się do wdrożenia skutecznych i proporcjonalnych środków przeciwdziałania nadużyciom finansowym, w tym oszustwom finansowym, na podstawie art. 125 ust. 4 lit. c rozporządzenia 1303/2013. 29) przekazania dokumentów niezbędnych do sporządzenia przez Instytucję Zarządzającą rocznego zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137 rozporządzenia 1303/2013 oraz deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania, o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. a i b rozporządzenia finansowego; 30) monitorowania postępów w realizacji Działań/Poddziałań, zgodnie z postanowieniami rozdziału II Umowy, w tym przygotowywania prognoz wydatków w ramach powierzonych Działań/Poddziałań; Wykonawca monitoruje realizację celu szczegółowego w ramach wdrażanych Działań/Poddziałań. Wykonawca monitoruje realizację wskaźników postępu rzeczowego, tj. wskaźników produktu i rezultatu, w ramach RPOWP 2014-2020 zgodnie z właściwymi wytycznymi Wykonawca przekazuje do IZ RPOWP prognozę wydatków z budżetu środków europejskich, zgodnie z wzorem i w terminie wskazanym przez IZ RPOWP, wynikającym z harmonogramu prac nad projektem ustawy budżetowej określonym przez 11 Ministra Finansów w rozporządzeniu wydawanym na podstawie art. 138 ust. 6 Ustawy o finansach publicznych. 31) sporządzania i przekazywania informacji kwartalnych oraz sprawozdań do Instytucji Zarządzającej; Wykonawca na zasadach i w formie określonej w systemie realizacji RPOWP 2014-2020 będzie przedkładał informacje i sprawozdania do IZ RPOWP. W przypadku stwierdzenia przez IZ braków lub nieprawidłowości w otrzymanych sprawozdaniach bądź ich nieotrzymania w terminie IZ wezwie Wykonawcę na piśmie do ich poprawienia lub złożenia. Zaakceptowane przez Zamawiającego sprawozdanie jest podstawą do wystawienia i wysłania faktury przez Wykonawcę. Wykonawca sporządzi Działań/Poddziałań. sprawozdania końcowe z realizacji powierzonych Na żądanie IZ RPOWP Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania raportów dotyczących realizacji projektów i RPOWP 2014-2020 w zakresie powierzonym do wdrażania. 32) wykrywania oraz informowania o wykrytych i podejrzewanych nieprawidłowościach oraz podejmowanie środków naprawczych; Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego przekazywania informacji o ujawnionych nieprawidłowościach w realizacji projektów w ramach wdrażanych przez Niego Działań/Poddziałań oraz podjętych środkach naprawczych, zgodnie z przyjętym systemem raportowania o nieprawidłowościach określonym w OFiP Programu. 33) osiągania celów pośrednich i końcowych, określonych w Programie w zakresie powierzonych Działań/Poddziałań w formie wskaźników produktu i wskaźników finansowych, a także celów końcowych określonych dla wskaźników rezultatu. 34) prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, Strategią komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 w uzgodnieniu z Instytucją Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego; Zadaniem Wykonawcy będzie w szczególności: a) prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów programu, w tym poprzez zapewnienie punktu kontaktowego. Wykonawca odpowiedzialny będzie za odpowiednie dopasowanie działań informacyjnych i edukacyjnych gwarantujących dotarcie do potencjalnych beneficjentów oraz ich odpowiednie poinformowanie na temat możliwości wsparcia. Służyć temu będą takie narzędzia jak spotkania, szkolenia, konferencje, materiały informacyjne, przewodniki, etc. b) zapewnienie działań edukacyjnych dotyczących RPOWP dla pracowników swojej instytucji. c) aktywne uczestnictwo we wszystkich wspólnych akcjach informacyjnopromocyjnych dotyczących programu w zakresie wdrażanych Działań/Poddziałań. 12 Działania informacyjno-promocyjne Wykonawca opisuje w Rocznych planach działań informacyjnych i promocyjnych RPOWP i przekazuje do IZ RPOWP. 35) aktywnego uczestnictwa we wszystkich wspólnych akcjach informacyjno-promocyjnych dotyczących Programu w zakresie Działań/Poddziałań, o których mowa w rozdziale II. Zakres RPOWP 2014-2020 powierzony do wdrożenia Wykonawcy; 36) współpracy z Instytucją Zarządzającą przy przygotowywaniu Planu ewaluacji RPOWP 2014-2020, a także z Regionalnym Obserwatorium Terytorialnym i z podmiotami przeprowadzającymi ewaluacje na zlecenie Instytucji Zarządzającej – poprzez przekazywanie informacji niezbędnych do ich realizacji, a także do wdrażania rekomendacji z badań ewaluacyjnych w zakresie powierzonych zadań; Wykonawca będzie uczestniczył w przygotowywaniu Planu ewaluacji RPOWP 20142020 i w badaniach przeprowadzanych na potrzeby oceny Programu. Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia baz danych projektów w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia ewaluacji. Wykonawca będzie miał obowiązek wdrażania rekomendacji w zakresie powierzonych zadań. Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do udzielenia IZ RPOWP, MIiR, Komisji Europejskiej lub podmiotom i osobom przez nie upoważnionym wszelkich informacji związanych z realizacją RPOWP 2014-2020 niezbędnych do przeprowadzenia badań/ewaluacji/analiz/ekspertyz. 37) udziału w opracowaniu wytycznych programowych, o których mowa w art. 7 ust. 1 Ustawy wdrożeniowej, oraz dokumentu w zakresie zapobiegania i sposobu postępowania w sytuacjach wystąpienia korupcji i nadużyć finansowych w ramach Programu; 38) prowadzenia naboru kandydatów na ekspertów, o którym mowa w art. 49 ust. 10 Ustawy wdrożeniowej. W przypadku konieczności powołania ekspertów organizacja ich pracy, jak też podpisanie z nimi stosownych umów, leży po stronie Wykonawcy. Koszty pracy ekspertów zewnętrznych obciążają Wykonawcę w ramach wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania niniejszego zamówienia. III. Termin wykonania zamówienia: Działania Wykonawcy przewidziane są na okres wdrażania RPOWP 2014-2020 (tj. do 31 grudnia 2023 r.) lub ostatecznego rozliczenia realizacji Działań/Poddziałań powierzonych Wykonawcy i wygaśnięcia wszelkich zobowiązań Stron wynikających z postanowień umowy. Zadanie dotyczące weryfikacji utrzymania przez Beneficjentów inwestycji będących przedmiotem projektów w okresie ich trwałości, w tym poprzez bieżący monitoring zachowania zasad trwałości oraz przeprowadzanie kontroli Wykonawca wykonuje do 31 grudnia 2023 r. 13
