Organizacja i zasady zarządzania Projektem

Załącznik nr 6 do SIWZ
Sprawa numer: 14/SISP/PN/2013
Organizacja i zasady zarządzania Projektem.
Zarządzanie projektem winno być wyłącznie w zakresie koniecznym do prawidłowego i terminowego
wykonania oraz udokumentowania zamówienia. Działania zarządcze Wykonawca powinien opierać na
przyjętych standardach jakościowych, dobrych praktykach i metodykach zarządzania projektem.
1. Organizacja i zasady zarządzania projektem powinny być oparte o metodykę opartą o następujące
pryncypia:
a. Zachowanie ciągłości zasadności biznesowej Projektu
b. Zarządzanie poprzez zdefiniowane role i obowiązki struktur zarządczych Projektu.
c. Zarządzanie etapowe.
d. Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji.
e. Koncentracja na zdefiniowaniu i dostarczeniu produktów spełniających określone dla nich
wymagania jakościowe.
2. W celu zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji zamówienia w ramach współdziałania
stron, w terminie 7 dni licząc od daty podpisania Umowy, Zamawiający i Wykonawca powołają
struktury zarządcze Projektu, w szczególności Komitet Sterujący oraz Kierowników Projektu po
stronie Wykonawcy i Zamawiającego.
3. Do zadań Komitetu Sterującego w szczególności należy:
a. definiowanie celów realizowanego Projektu;
b. okresowa i etapowa ocena stanu Projektu;
c. zatwierdzanie Planów Etapów i Planów Nadzwyczajnych;
d. nadzorowanie prawidłowości dostarczenia wszystkich produktów Projektu;
e. nadzorowanie spełnienia wszystkich kryteriów akceptacji
f.
przydzielanie zasobów do realizacji Projektu.
W skład Komitetu wejdą Przewodniczący Komitetu Sterującego reprezentujący Zamawiającego,
Główny Użytkownik i Główny Dostawca.
4. W terminie 14 dni licząc od daty podpisania Umowy, Wykonawca zaadaptuje w uzgodnieniu z
Zamawiającym Metodykę Zarządzania Projektem zgodną z powyżej przedstawionymi
pryncypiami, w szczególności:
a. Zdefiniuje strukturę zarządczą projektu, doprecyzuje role i obowiązki Komitetu
Sterującego oraz Kierowników Projektu.
b. Określi zasady funkcjonowania Nadzoru Projektu, Obsługi Zmian, Wsparcia Projektu oraz
zasady powoływania Zespołów Wykonawczych.
c. Opracuje dokumentację zarządczą Projektu obejmującą co najmniej:
1) Plan Projektu – zawierający harmonogram prac, podział na Etapy zarządcze,
wskazanie głównych punktów kontrolnych oraz Listę głównych produktów projektu
wraz z ich opisem, Diagram następstw.
2) Strategia Zarządzania Jakością – określająca techniki i standardy jakości, które
Projekt SISP współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze
środków budżetu państwa. 7. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – budowa elektronicznej administracji
str. 1
będą stosowane na każdym z etapów zarządczych projektu. Określenie formatu i
zawartości Rejestru jakości.
3) Strategia Zarzadzania Komunikacją – opisująca środki oraz częstotliwości
komunikacji pomiędzy stronami projektu, w tym listę kontaktową osób biorących
udział w projekcie.
4) Strategia Zarządzania Konfiguracją – określająca w jaki sposób i przez kogo
produkty projektu będą kontrolowane i chronione.
5) Strategia Zarządzania Ryzykiem – opisująca techniki i standardy zarządzania
ryzykiem, które będą zastosowane, odpowiedzialność za ustanowienie efektywnej
procedury zarządzania ryzykiem. Określenie formatu i zawartości Rejestru ryzyk wraz
ze wstępną identyfikacją kluczowych ryzyk projektowych oraz ocenę ich wpływu na
projekt i możliwe działania zaradcze.
6) Rejestr Zagadnień – określający sposób rejestrowania i utrzymywania informacji o
wszystkich zagadnieniach, które są zarządzane formalnie oraz wstępna identyfikacja
zagadnień projektowych mogących mieć wpływ na realizację Etapu I.
7) Plan Etapu I – obejmujący co najmniej:
a) proponowany harmonogram etapu (wymagany co najmniej wykres Gantta),
b) wymagane zasoby, w tym potrzeby w zakresie ich dostępności,
c) przyjęte tolerancje,
d) zależności zewnętrzne, które mogą wpływać na plan,
e) opisy głównych produktów etapu,
f) metody kontroli jakości głównych produktów etapu.
Projekt SISP współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze
środków budżetu państwa. 7. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – budowa elektronicznej administracji
str. 2