Organizacja i zasady zarządzania projektem

Załącznik nr 6 do SIWZ
Sprawa numer: 14/SISP/PN/2013
Organizacja i zasady zarządzania Projektem.
Zarządzanie projektem winno być wyłącznie w zakresie koniecznym do prawidłowego i terminowego
wykonania zamówienia. Działania zarządcze Wykonawca powinien opierać się na przyjętych
standardach jakościowych, dobrych praktykach i metodykach zarządzania projektem, przy czym
wynikający z tego tytułu zakres zobowiązań Zamawiającego nie powinien przekraczać zakresu
przewidzianego koniecznym jego współdziałaniem (w realizacji zamówienia) określonym Umowie.
1. Organizacja i zasady zarządzania projektem powinny być oparte o metodykę opartą o następujące
pryncypia:
a. Zachowanie ciągłości zasadności biznesowej Projektu
b. Zarządzanie poprzez zdefiniowane role i obowiązki struktur zarządczych Projektu.
c. Zarządzanie etapowe.
d. Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji.
e. Koncentracja na zdefiniowaniu i dostarczeniu produktów spełniających określone dla nich
wymagania jakościowe.
2. W celu zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji zamówienia w ramach współdziałania
stron, w terminie 7 dni licząc od daty podpisania Umowy, Zamawiający i Wykonawca powołają
struktury zarządcze Projektu, w szczególności Komitet Sterujący oraz Kierownika Projektu.
3. Do zadań Komitetu Sterującego w szczególności należy:
a. definiowanie celów realizowanego Projektu;
b. okresowa i etapowa ocena stanu Projektu;
c. ustalanie tolerancji dla każdego etapu oraz zatwierdzanie Planów Etapów;
d. zatwierdzanie Planów Nadzwyczajnych;
e. zapewnianie, aby ryzyka podlegały monitorowaniu, były zarządzane efektywnie;
f.
nadzorowanie prawidłowości dostarczenia wszystkich produktów Projektu;
g. nadzorowanie spełnienia wszystkich kryteriów akceptacji.
W skład Komitetu wejdą:
A. Przewodniczący Komitetu Sterującego reprezentujący Zamawiającego, odpowiadający za:
a. monitorowanie i kontrolę postępu Projektu na poziomie strategicznym;
b. zwoływanie i przewodniczenie obradom Komitetu Sterującego;
c. podejmowanie decyzji dotyczących terminów i zasad przydzielania wymaganych zasobów
dla realizacji Projektu;
d. rozstrzyganie kwestii spornych powstałych w ramach realizacji Projektu.
B. Główny Użytkownik reprezentujący Zamawiającego, w szczególności odpowiadający za:
a. dokonywanie przeglądu korzyści w celu monitorowania stopnia osiągnięcia założonych
korzyści biznesowych;
Projekt SISP współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze
środków budżetu państwa. 7. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – budowa elektronicznej administracji
str. 1
b. zdefiniowanie wymagań funkcjonalnych i architektury korporacyjnej oraz innych
parametrów technicznych, a także wyznaczenie ich zakresu organizacyjnego
i merytorycznego;
c. bieżące monitorowanie postępów prac pod kątem zgodności realizacji Projektu
z opracowanymi i przekazanymi do Głównego Dostawcy wymaganiami, przekazywanie
informacji do Przewodniczącego w tym zakresie oraz przekładanie rekomendacji działań
mających na celu zminimalizowanie powstania rozbieżności na każdym etapie realizacji
Projektu;
d. przygotowanie założeń i wymagań poszczególnych zamówień realizowanych w ramach
Projektu;
e. współpracę z użytkownikami instytucjonalnymi produktów Projektu na wszystkich
etapach pracy, w tym zbieranie danych i informacji niezbędnych do jego realizacji;
f.
zapewnienie specjalistycznych zasobów niezbędnych do specyfikowania potrzeb
użytkowników Projektu;
g. monitorowanie realizacji Projektu, w tym, w zakresie poziomu zaspokojenia potrzeb
użytkowników Projektu;
h. udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu testów funkcjonalnych oraz akceptacyjnych
wytworzonych produktów;
i.
zapewnienie uruchomienia produkcyjnego produktów Projektu;
j.
zapewnienie rozwiązań organizacyjnych niezbędnych do utrzymania i eksploatacji
produktów Projektu.
C. Główny Dostawca reprezentujący Wykonawcę, w szczególności odpowiadający za:
a. jakość i integralność podejścia specjalistycznego oraz produktów specjalistycznych
wytwarzanych dla Projektu;
b. ocenę możliwości realizacji Projektu na podstawie wymagań zdefiniowanych przez
Głównego Użytkownika, w szczególności w aspekcie aktualnych rozwiązań
technologicznych oraz bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych;
c. realizację Projektu
Użytkownika;
na
podstawie
wymagań
zdefiniowanych
przez
Głównego
d. koordynację całości prac realizowanych w ramach Projektu, w szczególności
w zakresie terminowej realizacji zadań wynikających z harmonogramu;
e. sygnalizowanie Komitetowi Sterującemu konieczności zmian harmonogramu;
f.
sporządzanie comiesięcznych sprawozdań z realizacji Projektu dla Przewodniczącego
Komitetu Sterującemu;
g. zapewnienie uruchomienia do wykorzystania przez Kierownika i umożliwienie wglądu
dla Komitetu Sterującemu, elektronicznego repozytorium dokumentów projektowych;
h. monitorowanie przeszkód faktycznych i prawnych uniemożliwiających lub utrudniających
realizację świadczonych usług w ramach Projektu.
4. Kierownik Projektu reprezentujący Zamawiającego, w szczególności odpowiada za:
a. kierowanie Projektem zgodnie z wytycznymi Komitetu Sterującego;
b. zarządzanie Projektem zgodnie z przyjętą metodyką, tak aby projekt wytworzył
zdefiniowane produkty w ramach określonych tolerancji: czasu, kosztów, zakresu,
jakości, ryzyka i korzyści;
Projekt SISP współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze
środków budżetu państwa. 7. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – budowa elektronicznej administracji
str. 2
c. to, aby Projekt spełniał założone korzyści biznesowe;
d. przepływy informacji pomiędzy poziomem zarządzania strategicznego i poziomem
dostawczym lub wytwórczym Projektu;
e. terminowe składanie Komitetowi Sterującemu produktów zarządczych;
f. ustanawianie i zarządzanie mechanizmami sterowania Projektem.
5. W terminie 14 dni licząc od daty podpisania Umowy, Wykonawca opracuje oraz uzgodni z
Zamawiającym Metodykę Zarządzania Projektem zgodną z powyżej przedstawionymi
pryncypiami, w szczególności:
a. Definiującą Strukturę zarządczą projektu, doprecyzuje role i obowiązki Komitetu
Sterującego, Kierownika Projektu.
b. Określającą w szczególności zasady funkcjonowania Nadzoru Projektu, Obsługi Zmian,
Wsparcia Projektu oraz zasad powoływania Zespołów Wykonawczych.
c. Definiującą dokumentacje zarządczą Projektu obejmującą co najmniej.
1) Plan Projektu – zawierający harmonogram prac, podział na Etapy zarządcze,
wskazanie głównych punktów kontrolnych oraz Listę głównych produktów projektu
wraz z ich opisem, Diagram następstw.
2) Strategia Zarządzania Jakością – określająca techniki i standardy jakości, które
będą stosowane na każdym z etapów zarządczych projektu. Określenie formatu i
zawartości Rejestru jakości.
3) Strategia Zarzadzania Komunikacją – opisująca środki oraz częstotliwości
komunikacji pomiędzy stronami projektu, w tym listę kontaktową osób biorących
udział w projekcie.
4) Strategia Zarządzania Konfiguracją – określająca w jaki sposób i przez kogo
produkty projektu będą kontrolowane i chronione.
5) Strategia Zarządzania Ryzykiem – opisująca techniki i standardy zarządzania
ryzykiem, które będą zastosowane, odpowiedzialność za ustanowienie efektywnej
procedury zarządzania ryzykiem. Określenie formatu i zawartości Rejestru ryzyk
wraz ze wstępną identyfikacją kluczowych ryzyk projektowych oraz ocenę ich
wpływu na projekt i możliwe działania zaradcze.
6) Rejestr Zagadnień – określający sposób rejestrowania i utrzymywania informacji o
wszystkich zagadnieniach, które są zarządzane formalnie oraz wstępna identyfikacja
zagadnień projektowych mogących mieć wpływ na realizację Etapu I.
7) Plan Etapu I – obejmujący co najmniej:
a) proponowany harmonogram etapu (wymagany co najmniej wykres Gantta),
b) wymagane zasoby, w tym potrzeby w zakresie ich dostępności,
c) przyjęte tolerancje,
d) zależności zewnętrzne, które mogą wpływać na plan,
e) opisy głównych produktów etapu,
f) metody kontroli jakości głównych produktów etapu.
Projekt SISP współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze
środków budżetu państwa. 7. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – budowa elektronicznej administracji
str. 3