Zasady (polityka) rachunkowości - E
advertisement
Zasady (polityka) rachunkowości w Szkole Podstawowej we Wrocance ZARZĄDZENIE NR 1/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej we Wrocance z dnia 3 stycznia 2011 w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Stosownie do postanowień art.10 i art. 13 ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994r. (t. j. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz zgodnie z art.40 ustawy z 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) i § 14,15,16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) zarządza się co następuje: §1 Postanawia się, że z dniem 1 stycznia 2011 roku sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym: 1) zakładowy plan kont stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia i ustala: ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej. 2) wykaz ksiąg rachunkowych, zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych stanowi załącznik nr 3, 3) opis systemu przetwarzania danych, opis systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji stanowi załącznik nr 3. §2 Metody wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku i na dzień bilansowy oraz ustalania wyniku finansowego stosuje się na podstawie załącznika nr 2 do niniejszego zarządzenia. §3 Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. §4 W celu zapewnienia poprawności funkcjonowania systemu rachunkowości w jednostce wprowadza się instrukcję kontroli i obiegu dokumentów księgowych stanowiących załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. §5 Uregulowania dotyczące zasad inwentaryzacji aktywów i pasywów zawarto w instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia. §6 Zarządzanie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2011 roku. §7 Traci moc Zarządzenie Nr 1/2008 Dyrektora Szkoły Podstawowej we Wrocance z dnia 4 listopada 2008 roku w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości. Traci moc Zarządzenie Nr 2/2008 Dyrektora Szkoły Podstawowej we Wrocance z dnia 4 listopada 2008 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej. Traci moc Zarządzenie Nr 1/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej we Wrocance z dnia 4 stycznia 2010 roku w sprawie zmian (polityki) rachunkowości. ………………………………………… (imię, nazwisko kierownika jednostki, podpis) Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej we Wrocance z dnia 3 stycznia 2011 roku Ogólne zasady prowadzenia rachunkowości (polityka) rachunkowości Zasady prowadzenia rachunkowości opracowane zostały w oparciu o: 1. Ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Z 2009, Nr 152, poz. 1223 ze zm.), 2. Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240 ze zm.), 3. Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), 4. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz.1616). 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247). Ilekroć w niniejszych dokumentach jest mowa o: 1. jednostce - rozumie się przez to Szkołę Podstawową we Wrocance, 2. kierowniku jednostki – rozumie się przez to dyrektora szkoły, 3. OAS – rozumie się przez to Ośrodek Administracji Szkolnej Miejsce Piastowe – jednostkę budżetową, która zapewnia obsługę finansowo – księgową szkół prowadzonych przez Gminę Miejsce Piastowe, 4. uofp - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz.1240 ze zm.), 5. uor – rozumie się przez to ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 Nr 152 poz. 1223 ze zm.), 6. rozporządzeniu – rozumie się przez to Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), 7. klasyfikacji budżetowej – rozumie się klasyfikację dochodów i wydatków określoną w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 2010, Nr 38, poz. 207 ze zm.), 8. sprawozdawczości budżetowej – rozumie się przez to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247). 1 1. 1. 1. 1. 2. §1 Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe Szkoły Podstawowej we Wrocance są prowadzone i przechowywane w siedzibie Ośrodka Administracji Szkolnej Miejsce Piastowe, ul. Dworska 14, 38-430 Miejsce Piastowe. §2 Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. Najkrótszym okresem sprawozdawczym jest miesiąc. §3 Roczne sprawozdanie finansowe jednostki obejmuje bilans, rachunek zysków i strat sporządzony metodą porównawczą oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy) to jest na dzień 31 grudnia. §4 Przyjęte zasady rachunkowości stosuje się w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmuje się w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Zmiany zasad określonych niniejszym dokumentem oraz aktualizacji wynikającej ze zmian w strukturze organizacyjnej jednostki lub przepisów prawa (ustaw, rozporządzeń) dokonuje się tylko ze skutkiem od 1 stycznia kolejnego roku budżetowego. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych §5 1. Księgi rachunkowe prowadzone są zgodnie z zasadami określonymi w art.14 ustawy o rachunkowości, przepisami ustawy o finansach publicznych, z uwzględnieniem szczególnych zasad rachunkowości oraz szczególnych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych. Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Dla osiągnięcia tych celów stosuje się: 1) zasadę istotności wyrażoną – po pierwsze w art. 4, ust. 4 ustawy o rachunkowości stanowiącą, że stosuje się uproszczenia, jeżeli nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na realizację zasady jasnego, rzetelnego i wiernego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej, po drugie w art. 8, ust. 1, w myśl którego należy wyodrębnić wszystkie istotne zdarzenia, które ważą przy ocenie sytuacji majątkowej, finansowej oraz ustalania wyniku finansowego, 2) zasadę kasy interpretującą działalność jednostki przez pryzmat zmian stanu środków pieniężnych, wprowadzoną przepisami prawa finansów publicznych – w §§ 3-5 rozporządzenia, która służy w jednostce do ewidencji środków na wydatki budżetowe i zgromadzonych dochodów, pozostałe operacje są ewidencjonowane wg zasady memoriału, 3) zasadę memoriału wyrażonej w art. 6, ust.1 ustawy o rachunkowości, która stanowi, że koszty i przychody ujmowane są w danym roku obrotowym, niezależnie od terminu ich zapłaty (w rachunkowości jednostki), 4) zasadę współmierności zawartą w art. 6, ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które nie zostały jeszcze poniesione, w odstępstwie od zasady współmierności: prenumeraty, ubezpieczenia majątkowe opłacone z góry nie podlegają rozliczeniu w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów, obciążają koszty miesiąca, w którym zostały poniesione 5) zasadę ciągłości zawartą w art. 5, ust. 1 ustawy o rachunkowości polegającą na tym, że zasady przyjęte stosuje się w sposób ciągły, 6) zasadę indywidualnej wyceny zawartej w art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości stanowiącej, że wartość poszczególnych aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów , jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie, nie można ich ze sobą kompensować, 7) zasadę ostrożności zawartej w art. 7, ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowiącej, że poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny. 2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych §6 Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są przy użyciu komputera. Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie, zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły, jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej dla każdego rachunku bankowego tworzy się odrębny dziennik ewidencji wyciągów bankowych. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które są ujmowane w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno - kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Obowiązuje zasada jednostronnego zapisu. Jednostka tworzy wykaz kont księgi głównej zgodnie z planem kont bilansowych i pozabilansowych oraz zasadami klasyfikacji zdarzeń, ustalonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Księgi rachunkowe prowadzone z użyciem komputera drukuje się: zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej - na koniec każdego miesiąca - zawiera ono: symbole i nazwy kont, salda na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. zestawienia sald ksiąg pomocniczych niezbędnych do sporządzenia obowiązujących przez jednostkę sprawozdań budżetowych – na koniec każdego miesiąca, zestawienia sald ksiąg pomocniczych inwentaryzowanej grupy składników aktywów – na dzień ich inwentaryzacji, wszystkie księgi rachunkowe, w tym niewymienione wyżej, prowadzone z użyciem komputera przenosi się na płytę CD-ROM jednokrotnego zapisu – na koniec roku obrotowego. Obroty "Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej” są zgodne z obrotami dziennika.. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych §8 1. Przez zasady klasyfikacji zdarzeń należy rozumieć treści każdego konta i korespondencję dokonywanych na nim zapisów z zapisami na wskazanych kontach. 2. Wprowadzony wykaz kont umożliwia sporządzanie sprawozdań budżetowych określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 205 poz. 103) oraz sprawozdań finansowych określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 3 3. Dysponent części budżetowej nie ustalił szczególnych zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych §9 1. Wykaz kont analitycznych (pomocniczych) prowadzonych do poszczególnych kont syntetycznych został wraz z określeniem ich powiązań z kontami księgi głównej przedstawia poniższa tabela. Wykaz kont analitycznych sporządzono z uwzględnieniem zasad określonych w rozporządzeniu. Symbol konta Zasady prowadzenia analityki Powiązania z kontami księgi głównej 1. 2. 3. 011 Analityka dwustopniowa: W pierwszym stopniu zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie pierwszy stopień –podział na grupy zgodny z układem bilansu syntetycznym generowany komputerowo – stanowi sumę zapisów analitycznych. – ewidencja komputerowa W drugim stopniu zapis na kartotece jest drugi stopień –indywidualne zapisem powtórzonym. Wyróżnikiem łączącym kartoteki poszczególnych wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. środków trwałych – ewidencja tradycyjna ręczna 013 Analityka jednostopniowa w formie Zapis w księdze inwentarzowej jest księgi inwentarzowej - technika powtórzeniem zapisu na koncie syntetycznym. tradycyjna. Wyróżnik pozycja dziennika. 014 Analityka jednostopniowa w formie Zapis w księdze inwentarzowej jest księgi inwentarzowej - technika powtórzeniem zapisu na koncie syntetycznym. tradycyjna. Wyróżnik pozycja dziennika. 020 Analityka jednostopniowa w formie Zapis w księdze inwentarzowej jest księgi inwentarzowej - technika powtórzeniem zapisu na koncie syntetycznym. tradycyjna. Wyróżnik pozycja dziennika. 071 Ewidencja szczegółowa według Zapis pierwotny na kontach analitycznych – podziałek w układzie bilansowych, zapis na koncie syntetycznym generowany zgodny z podziałem środków trwałych – komputerowo – stanowi on sumę zapisów ewidencja komputerowa. Ewidencja analitycznych. Wyróżnikiem łączącym uzupełniona jest o tabele umorzeń wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. zawarte w kartotekach poszczególnych środków trwałych oraz odpowiednio w księdze inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych – technika ręczna. 072 Brak analityki 080 Ewidencja szczegółowa z podziałem na Zapis pierwotny na kontach analitycznych – poszczególne zadania inwestycyjne – zapis na koncie syntetycznym generowany ewidencja komputerowa. komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. 130 Analityka wielostopniowa Zapis pierwotny na kontach analitycznych – – ewidencja komputerowa: zapis na koncie syntetycznym generowany o pierwszy stopień: podział na komputerowo – stanowi on sumę zapisów subkonto dochodów i wydatków analitycznych. Wyróżnikiem łączącym o pozostałe stopnie w układzie wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. obowiązującej klasyfikacji budżetowej, w stopniu szczegółowości niezbędnym do sporządzenia sprawozdań budżetowych. 135 Brak analityki 139 Brak analityki - 4 201 Ewidencja szczegółowa z podziałem na poszczególnych dostawców i odbiorców – ewidencja komputerowa. 221 Analityka wielostopniowa prowadzona w technice komputerowej: pierwszy stopień według poszczególnych odbiorców pozostałe stopnie wg podziałek klasyfikacji budżetowej, w stopniu szczegółowości niezbędnym do sporządzenia sprawozdań budżetowych. Analityka wg podziałek klasyfikacji budżetowej 222 223 225 Brak analityki Ewidencja prowadzona komputerowo według tytułów zobowiązań. 229 Ewidencja szczegółowa prowadzona według tytułów zobowiązań –technika komputerowa. 231 Ewidencja szczegółowa z podziałem na rozrachunki wynagrodzeń osobowych i wynagrodzeń z tytułów umów zlecenia. Ewidencja uzupełniona indywidualnymi kartotekami wynagrodzeń pracowniczych generowanymi i drukowanymi z programu płacowego – technika komputerowa. Analityka dwustopniowa prowadzona komputerowo: pierwszy stopień: podział według poszczególnych pracowników drugi stopień wg tytułów rozrachunków. Analityka prowadzona komputerowo z podziałem na poszczególnych kontrahentów. 234 240 290 Analityka dwustopniowa prowadzona komputerowo: pierwszy stopień – tytuł utworzenia odpisu (odsetki, należność główna) drugi stopień – kontrahenci. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. 5 300 Ewidencja szczegółowa z podziałem na poszczególnych dostawców i odbiorców – ewidencja komputerowa. 310 Analityka dwustopniowa: pierwszy stopień prowadzony w technice komputerowej wg przeznaczenia drugi stopień prowadzony w technice ręcznej: kartoteki magazynowe Brak analityki Analityka wielostopniowa prowadzona w technice komputerowej według podziałek planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości. 400 401 402 403 404 405 409 700 720 Ewidencja szczegółowa według przedmiotów i kierunków sprzedaży oraz według poszczególnych stawek podatku VAT (z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej)-technika komputerowa. Wielostopniowa analityka prowadzona w technice komputerowej według podziałek klasyfikacji budżetowej. 750 Analityka według pozycji rachunku zysków i strat (z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów) – technika komputerowa. 751 Analityka według pozycji rachunku zysków i strat (z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków) – technika komputerowa. 760 Analityka według pozycji rachunku zysków i strat (z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów) – technika komputerowa. 761 Analityka według tytułów kosztów (ewentualnie z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków) – technika komputerowa. 770 Analityka według tytułów powstania (ewentualnie z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów) – technika komputerowa. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. W pierwszym stopniu: zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. W drugim stopniu zapis na kartotece jest zapisem powtórzonym. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. 6 771 Analityka według tytułów powstania (ewentualnie z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków) – technika komputerowa. 800 Analityka prowadzona komputerowo z podziałem na poszczególne przyczyny zwiększenia/zmniejszenia funduszu. 851 Analityka prowadzona w technice komputerowej z podziałem na poszczególne przyczyny zwiększenia/zmniejszenia funduszu. 860 975 Brak analityki Ewidencja szczegółowa prowadzona komputerowo wg kodów klasyfikacji wydatków strukturalnych – technika komputerowa 980 Ewidencja szczegółowa prowadzona komputerowo według podziałek klasyfikacji budżetowej. 998 Ewidencja szczegółowa prowadzona komputerowo według podziałek klasyfikacji budżetowej. 999 Ewidencja szczegółowa prowadzona komputerowo według podziałek klasyfikacji budżetowej. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. Zapis pierwotny na kontach analitycznych. – zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo – stanowi on sumę zapisów analitycznych. Wyróżnikiem łączącym wszystkie zapisy jest pozycja dziennika. § 10 1. Do prowadzenia kont pomocniczych dla ewidencji rzeczowych składników majątkowych stosuje się następujące zasady: dla środków trwałych -ewidencja ilościowo-wartościowa (książka inwentarzowa, karty środków trwałych), środki trwałe umarza się poprzez spisanie w ciężar funduszu zgodnie z zasadami amortyzacji środków trwałych. dla wartości niematerialnych i prawnych- ewidencja ilościowo-wartościowa (książka inwentarzowa). Wartości niematerialne i prawne umarza się poprzez spisanie w ciężar funduszu zgodnie z zasadami amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, na podstawie art.16m ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 roku nr 54 poz.654 ze zm.) ustala się okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych (od licencji) – 24 miesiące. dla pozostałych środków trwałych amortyzowanych i umarzanych jednorazowo na podstawie rozporządzenia to jest książki i inne zbiory biblioteczne, środki dydaktyczne, odzież i umundurowanie, meble i dywany, inwentarz żywy, oraz innych pozostałych środków trwałych, ale tych których cena jednostkowa jest niższa niż 3 500 zł ale przekracza kwotę 100 zł, - prowadzi się ewidencję ilościowowartościową, zawierającą wartość początkową. dla pozostałych środków trwałych (wyposażenie), które umarza się jednorazowo poprzez spisanie w koszty, a których cena jednostkowa nie przekracza 100 zł – prowadzi się ewidencję ilościową (pozabilansową). 7 materiały służące jako surowce do przygotowania posiłków w stołówce szkolnej obejmuje się ewidencją ilościowo-wartościową. Zasady ewidencji i rozliczania kosztów § 11 1. Koszty ujmuje się tylko na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. § 12 I. Wykaz kont 1. Konta bilansowe ZAKŁADOWY PLAN KONT Zespół 0 - Majątek trwały 011 - Środki trwałe 013 - Pozostałe środki trwałe 014 - Zbiory biblioteczne 020 - Wartości niematerialne i prawne 071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 080 - Inwestycje (środki trwałe w budowie) Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe 130 - Rachunek bieżący jednostki 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia Zespół 2 - Rozrachunki i rozliczenia 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych 225 - Rozrachunki z budżetami 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 - Pozostałe rozrachunki 290 - Odpisy aktualizujące należności Zespół 3 - Materiały i towary 300 - Rozliczenie zakupu 310 - Materiały Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie 400 - Amortyzacja 401 - Zużycie materiałów i energii 402 - Usługi obce 403 - Podatki i opłaty 404 - Wynagrodzenia 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 409 - Pozostałe koszty rodzajowe Zespół 7 - Przychody, dochody i koszty 720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych 750 - Przychody finansowe 751 - Koszty finansowe 760 - Pozostałe przychody operacyjne 761 - Pozostałe koszty operacyjne 8 770 - Zyski nadzwyczajne 771 - Straty nadzwyczajne Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800 - Fundusz jednostki 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 860 - Wynik finansowy 2. Konta pozabilansowe 975 - Wydatki strukturalne 980 - Plan finansowy wydatków budżetowych 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego 999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat 9 Opis zasad funkcjonowania kont PRZYJĘTE ZASADY KLASYFIKACJI ZDARZEŃ Poszczególne operacje gospodarcze klasyfikuje się stosownie do ich wpływu na sytuację finansową, majątkową oraz na wynik finansowy jednostki. Poszczególne konta ujęte w powyższym wykazie funkcjonują zgodnie z opisem zaprezentowanym poniżej: 1. Konta bilansowe Zespół 0 - "Majątek trwały" Konta zespołu 0 "Majątek trwały" służą do ewidencji: 1) rzeczowego majątku trwałego; 2) wartości niematerialnych i prawnych; 3) finansowego majątku trwałego; 4) umorzenia majątku; 5) inwestycji. 1) Konto 011 - "Środki trwałe" Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach: 013, 014. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje się na koncie 071. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności: 1) przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych; 2) przychody środków trwałych nowo ujawnionych; 3) nieodpłatne przyjęcie środków trwałych; 4) zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny. Na stronie Ma konta 011 ujmuje się w szczególności: 1) wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia, zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania; 2) ujawnione niedobory środków trwałych; 3) zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umożliwić: 1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych; 2) ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe; 3) należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji. Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej. 10 Konto 011 Środki trwałe Treść operacji Zapisy na stronie Wn zakup gotowego środka trwałego niewymagającego montażu przyjęcie środka trwałego z własnej zakończonej inwestycji zwiększenie wartości początkowej w wyniku ulepszenia zwiększenie wartości początkowej środka trwałego na skutek urzędowej aktualizacji wyceny otrzymania od innej jednostki, na podstawie decyzji właściwego organu (w dotychczasowej wartości początkowej): • wartość dotychczasowego umorzenia , • wartość nieumorzona Zapisy na stronie Ma sprzedaż, likwidacja, nieodpłatne przekazanie środka trwałego: • wartość dotychczasowego umorzenia • wartość netto obniżenie wartości początkowej środka trwałego na skutek urzędowej aktualizacji wyceny Konta przeciwstawne 080 080 080 800 071 800 071 800 800 2) Konto 013 - "Pozostałe środki trwałe" Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach: 011, 014 wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności: 1) środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji; 2) nadwyżki środków trwałych w używaniu; 3) nieodpłatne otrzymanie środków trwałych. Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności: 1) wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania; 2) ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się środki trwałe. Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej. Konto 013 Pozostałe środki trwałe Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przyjęcie pozostałych środków trwałych bezpośrednio z zakupu. Otrzymane nieodpłatnie dary od osób fizycznych i prawnych . Ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne. Otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu. Zapisy na stronie Ma Rozchód na skutek zużycia lub sprzedaży, nieodpłatnego przekazania. Konta przeciwstawne 201,234,300 760 240 072 072 11 Ujawnienie niedoboru. Wyłączenie z ewidencji ilościowo-wartościowej. 240 072 3) Konto 014 - "Zbiory biblioteczne" Konto 014 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych bibliotek naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych oraz bibliotek publicznych. Na stronie Wn konta 014 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu i wartości początkowej zbiorów bibliotecznych, z wyjątkiem umorzenia, które ujmuje się na koncie 072. Na stronie Wn konta 014 ujmuje się w szczególności: 1) przychód zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu lub nieodpłatnie otrzymanych; 2) nadwyżki zbiorów bibliotecznych. Na stronie Ma konta 014 ujmuje się w szczególności: 1) rozchód zbiorów bibliotecznych na skutek likwidacji, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania; 2) niedobory zbiorów bibliotecznych. Przychody i rozchody zbiorów bibliotecznych wycenia się według cen nabycia. Przychody z tytułu nieodpłatnego otrzymania lub nadwyżki wycenia się zgodnie z komisyjnym oszacowaniem ich wartości. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 014 powinna umożliwić ustalenie stanu poszczególnych zbiorów bibliotecznych, z dalszym podziałem określonym w odrębnych przepisach. Konto 014 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan zbiorów bibliotecznych znajdujących się w jednostce. Konto 014 Zbiory biblioteczne Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przyjęcie zbiorów bibliotecznych bezpośrednio z zakupu. Otrzymane nieodpłatnie dary od osób fizycznych i prawnych. Ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne. Otrzymane nieodpłatnie od innych jednostek budżetowych. Zapisy na stronie Ma Rozchód na skutek zużycia lub likwidacji nieprzydatnych. Ujawnienie niedoboru. Nieodpłatnego przekazanie, sprzedaż. Konta przeciwstawne 201 760 240 072 072 240 072 4) Konto 020 - "Wartości niematerialne i prawne" Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma - wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na kontach 071 i 072. W jednostce są to przede wszystkim licencje na programy komputerowe (oprogramowanie użytkowe) oraz autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów i osób odpowiedzialnych. Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej w dniu przyjęcia do używania równej lub niższej niż 3500 zł. oraz stanowiące pomoce dydaktyczne (bez względu na wartość początkową), zwane pozostałymi wartościami niematerialnymi i prawnymi finansuje się ze środków na wydatki bieżące i umarza jednorazowo, spisując cała wartość w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, księgując umorzenia na koncie 072. Konto 020 Wartości niematerialne i prawne Treść operacji Zapisy na stronie Wn Zakup wartości niematerialnych i prawnych. Konta przeciwstawne 201,240,300 12 Otrzymane nieodpłatnie wartości niematerialne i prawne: umarzane stopniowo: 1. od innych jednostek na podstawie decyzji administracyjnej (w dotychczasowej wartości początkowej): wartość dotychczasowego umorzenia, wartość nieumorzona, 2. z tytułu darów (wg wartości rynkowej na dzień otrzymania). Otrzymane nieodpłatnie wartości niematerialne i prawne: umarzane w 100% w miesiącu przyjęcia do używania: 1. od jednostek i zakładów budżetowych (w dotychczasowej wartości): nowe, używane, 2. od innych jednostek i osób prawnych (dary) w wartości rynkowej (godziwej) na dzień otrzymania). Zapisy na stronie Ma Rozchód wartości niematerialnych i prawnych gdy określone prawa wygasły lub są gospodarczo nieprzydatne: 1. podstawowych umarzanych stopniowo: wartość dotychczasowego umorzenia, wartość nieumorzona, 2. pozostałych umorzonych w 100%. 071 800 800 760 072 760 071 800 072 5)Konto 071 - "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 400. Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn - zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do kont 011 i 020. Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 071 Wartości niematerialne i prawne Treść operacji Zapisy na stronie Wn Wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia podstawowych środków trwałych oraz podstawowych wartości niematerialnych i prawnych wycofanych z eksploatacji w wyniku: postawienia środków trwałych w stan likwidacji na skutek zniszczenia lub zużycia, rozchodowania podstawowych wartości niematerialnych i prawnych. z tytułu sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. z tytułu rozchodowania niedoborów: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. Urzędowe zmniejszenie wartości umorzenia wskutek zmniejszenia wartości środków trwałych w wyniku aktualizacji. Zapisy na stronie Ma Konta przeciwstawne 011 020 011 020 011 020 800 13 Naliczone za okres umorzenie podstawowych środków trwałych oraz podstawowych wartości niematerialnych i prawnych. Dotychczasowe umorzenie otrzymanych na podstawie decyzji organu od innej jednostki lub zakładu budżetowego: podstawowych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. Urzędowe zwiększenie umorzenia w związku z aktualizacją wartości początkowej podstawowych środków trwałych podlegających stopniowemu umarzaniu. 400 011 020 800 6) Konto 072 - "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych" Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn - zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych. Na stronie Wn konta 072 ujmuje się umorzenie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych zlikwidowanych z powodu zużycia lub zniszczenia, sprzedanych, przekazanych nieodpłatnie, a także stanowiących niedobór lub szkodę. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się odpisy umorzenia nowych, wydanych do używania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych obciążających odpowiednie koszty, dotyczące nadwyżek środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, dotyczące środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych otrzymanych nieodpłatnie. Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych umorzonych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania. Konto 072 Wartości niematerialne i prawne Treść operacji Zapisy na stronie Wn Zmniejszenie umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: zlikwidowanych, sprzedanych, zużytych nieodpłatnego przekazania, niedoboru lub szkody, wyłączenia z ewidencji księgowej ilościowo-wartościowej. Zapisy na stronie Ma Umorzenie naliczone od wydanych do używania nowych pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz wartości niematerialnych i prawnych sfinansowanych ze środków na wydatki bieżące lub otrzymanych nieodpłatnie do: działalności operacyjnej, działalności funduszy specjalnego przeznaczenia. Umorzenie pozostałych środków trwałych otrzymanych jako pierwsze wyposażenie nowego obiektu sfinansowanego ze środków na inwestycje. Odpisy umorzeniowe naliczone od otrzymanych darów i ujawnionych nadwyżek pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych w używaniu. Umorzenie dotychczasowe pozostałych środków trwałych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych na podstawie decyzji administracyjnej od innej jednostki. Umorzenie dotychczasowe zbiorów bibliotecznych otrzymanych od innych jednostek lub zakładów budżetowych. Konta przeciwstawne 013, 014, 020 013, 014, 020 240 013,014,020 401 851 800 401 013,020 014 14 7) Konto 080 - "Inwestycje (środki trwałe w budowie)" Konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz do rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty. Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności: 1) poniesione koszty dotyczące inwestycji prowadzonych zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie; 2) poniesione koszty dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nieoddanych do używania maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w ramach własnej działalności gospodarczej; 3) poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego. Na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych, a w szczególności: 1) środków trwałych; 2) wartości niematerialnych i prawnych; 3) wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji. Na koncie 080 można księgować również rozliczenie kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza koszty inwestycji niezakończonych. Konto 080 Inwestycje (Środki trwałe w budowie) Treść operacji Zapisy na stronie Wn Faktury za roboty i usługi wykonane przez: • obcych kontrahentów, Zapisy na stronie Ma Przyjęcie do używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uzyskanych w wyniku inwestycji. Rozliczenie kosztów ulepszenia własnych środków trwałych. Nieodpłatne przekazanie środków trwałych w budowie. Niedobory i szkody w rzeczowych składnikach środków trwałych w budowie. Wyksięgowanie kosztów poniesionych na sprzedane środki trwałe w budowie. Odpisanie kosztów inwestycji nie podjętej (np. niewykorzystanej dokumentacji projektowej) lub inwestycji zaniechanej. Konta przeciwstawne 240,300 011,020 011 800 240 800 800 Zespół 1 - "Środki pieniężne i rachunki bankowe" Konta zespołu 1 "Środki pieniężne i rachunki bankowe" służą do ewidencji krajowych środków pieniężnych lokowanych na rachunkach w bankach. Konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych. 1) Konto 130 - "Rachunek bieżący jednostki" Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków pieniężnych: 1) otrzymanych na realizację wydatków budżetowych zgodnie z planem finansowym oraz dla dysponentów niższego stopnia, w korespondencji z kontem 223; 2) z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych), w korespondencji z kontem, 221 lub innym właściwym kontem. Na stronie Ma konta 130 ujmuje się: 1) zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków 15 budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami zespołów 1, 2, 3, 4, 7 lub 8; 2) okresowe przelewy dochodów budżetowych do budżetu, w korespondencji z kontem 222; 3) okresowe przelewy środków pieniężnych dla dysponentów niższego stopnia (ewidencja szczegółowa według dysponentów, którym przelano środki pieniężne), w korespondencji z kontem 223. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Konto 130 może służyć również do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu. Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych. Konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku bieżącym jednostki budżetowej. Saldo konta 130 jest równe saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla kont: 1) wydatków budżetowych; konto 130 w zakresie wydatków budżetowych może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na realizację wydatków budżetowych, a niewykorzystanych do końca roku; 2) dochodów budżetowych; konto 130 w zakresie dochodów budżetowych może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych, które do końca roku nie zostały przelane do budżetu. Saldo konta 130 ulega likwidacji przez księgowanie: 1) przelewu środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 223; 2) przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 222. Konto 130 (Rachunek bieżący jednostki) Treść operacji Zapisy na stronie Wn Wydatki Wpływ środków budżetowych od dysponenta wyższego stopnia. Sumy zwrócone na rachunek wydatków budżetowych w roku ich dokonania przelewem od dłużników z tytułu zwrotu wydatków: • dotyczących należności ujętych na kontach rozrachunków, • dotyczących zmniejszenia uprzednio zaksięgowanych kosztów. Korekty omyłek bankowych i niewłaściwe obciążenia bankowe. Zapisy na stronie Wn Dochody Wpłaty z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych: • z tytułu należności przypisanych, • z tytułu pozostałych należności. Wpłata bezgotówkowa odsetek za zwłokę w zapłacie należności Przypisane przez banki oprocentowanie środków na rachunku bieżącym jednostki budżetowej. Zapisy na stronie Ma Wydatki Wydatki budżetowe zrealizowane w postaci: • przelewów z tytułu zobowiązań ujętych na kontach rozrachunkowych, • wypłacone przelewami i czekami zaliczki do rozliczenia, • przelewy odpisów na fundusze zakładowe (ZFŚS), • zapłaty odsetek za zwłokę w zapłacie zobowiązań. Opłaty za usługi bankowe pobrane przez banki. Omyłki bankowe. Zwrot niewykorzystanych środków budżetowych na wydatki na rachunek bieżący budżetu jst. Konta przeciwstawne 223 201,225,229,231,234,240 401-405 i 409 240 221 750,760 201,221,240,750 750 201,225,229,231,234,240 234,240 240,405 201,225,229,240,751 403 240 223 16 Zapisy na stronie Ma Dochody Zwroty nadpłat w dochodach. Przelew pobranych dochodów budżetowych na rachunki dochodów US lub na rachunki organów nadrzędnych. 221,750,760 222 2) Konto 135 - "Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia" Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunki bankowe, a na stronie Ma wypłaty środków z rachunków bankowych. Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy. Konto 135 (Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia) Treść operacji Konta przeciwstawne Zapisy na stronie Wn 240,851 Wpływy równowartości odpisów na fundusze specjalne (ZFŚS). Wpływy ze świadczenia działalności finansowo wyodrębnionej: 234,240 przypisanych, 851 nie przypisanych. Odsetki od środków funduszy specjalnych znajdujących się na 851 rachunku bankowym. 240 Obciążenia z tytułu błędów i omyłek bankowych Zapisy na stronie Wn Przelewy z tytułu zobowiązań za dostawy towarów i usług oraz 201,231,234,240 z tytułu udzielonych pożyczek na cele mieszkaniowe. 225 Przelew zobowiązań wobec budżetu (zaliczek na podatek dochodowy). 229 Przelew zobowiązań wobec ZUS, PFRON. 851 Zapłacone kary, grzywny, opłaty sądowe i inne straty. 240 Omyłki i błędy, sprostowania. Zespół 2 - "Rozrachunki i rozliczenia" Konta zespołu 2 "Rozrachunki i rozliczenia" służą do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz rozliczeń. Konta zespołu 2 służą także do ewidencji i rozliczeń środków budżetowych, środków europejskich i innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi. Ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej i umożliwiać wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń, ustalenie przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem według kontrahentów oraz, jeśli dotyczą rozliczeń w walutach obcych - według poszczególnych walut, a przy rozliczaniu środków europejskich również odpowiednio w podziale na programy lub projekty. 1) Konto 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek zaliczanych do dochodów budżetowych, które są ujmowane na koncie 221. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz za spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje się za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa do konta 201 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według 17 poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań. Konto 201 (Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami) Treść operacji Zapisy na stronie Wn Zapłata zobowiązań za dostawy i usługi Odpisanie przedawnionych i umorzonych zobowiązań: z działalności eksploatacyjnej: 1. z tytułu odsetek, 2. z pozostałych tytułów, działalności finansowanej z funduszy specjalnego przeznaczenia. Kompensata należności ze zobowiązaniami Zapisy na stronie Ma Zobowiązania wobec dostawców (faktury i rachunki) z tytułu: 1. zakupu środków trwałych i wyposażenia, 2. zakupu materiałów i usług, 3. działalności finansowanej z funduszy celowych, 4. odsetek za zwłokę dotycz. działalności eksploatacyjnej, 5. kar umownych dotyczących działalności eksploatacyjnej. Wpływ należności Odpisanie należności umorzonych, przedawnionych, na które: a) nie dokonano odpisu aktualizującego: - działalności eksploatacyjnej, - działalności finansowanej z funduszy celowych i funduszy specjalnego przeznaczenia. Konta przeciwstawne 130,135 750 760 851 201 013,014 310,401-409 851 751 761 130,135 761 851 2) Konto 221 - "Należności z tytułu dochodów budżetowych" Konto 221 służy do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat. Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności. Na koncie 221 ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty). Ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej. Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tytułu dochodów budżetowych, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w tych dochodach. Konto 221 ( Należności z tytułu dochodów budżetowych) Treść operacji Zapisy na stronie Wn Należności jednostki budżetowej: za świadczone usługi, za sprzedane środki trwale, wartości niematerialne, inwestycje oraz materiały, z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie dochodów, z tytułu kar i grzywien Zwrot nadpłat dochodów nienależnie wpłaconych lub orzeczonych do zwrotu. Zapisy na stronie Ma Wpłata należności z tytułu przypisanych dochodów budżetowych do banku. Zmniejszenie uprzednio przypisanych dochodów budżetowych. Konta przeciwstawne 720 760 750 760 130 130 720,750,760 18 Odpisanie należności przedawnionych i umorzonych: • objętych odpisem aktualizującym, • nieobjętych odpisem aktualizującym. 290 751,761 3)Konto 222 - "Rozliczenie dochodów budżetowych" Konto 222 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu, w korespondencji odpowiednio z kontami 130 lub 132. Na stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych. Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych, lecz nieprzelanych do budżetu. Saldo konta 222 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130. Konto 222 ( Rozliczenie dochodów budżetowych ) Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przelew pobranych dochodów budżetowych na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Zapisy na stronie Ma Przeniesienie na podstawie sprawozdania budżetowego sumy zrealizowanych dochodów budżetowych. Konta przeciwstawne 130 800 4)Konto 223 - "Rozliczenie wydatków budżetowych" Konto 223 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych, w tym wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się: 1) w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeniesienia, na podstawie sprawozdań budżetowych, zrealizowanych wydatków budżetowych, w tym wydatków budżetu państwa w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich na konto 800; 2) okresowe przelewy środków pieniężnych na pokrycie wydatków budżetowych oraz wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich, w korespondencji z kontem 130. Na stronie Ma konta 223 ujmuje się: 1) okresowe wpływy środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, w tym wydatków budżetu państwa w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich, w korespondencji z kontem 130; W jednostce, na koncie 223 ujmuje się również operacje związane z przepływami środków europejskich w zakresie, w którym środki te stanowią dochody jednostek samorządu terytorialnego. Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, lecz niewykorzystanych do końca roku. Saldo konta 223 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu na rachunek dysponenta wyższego stopnia środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130. Konto 223 (Rozliczenie wydatków budżetowych) Treść operacji Konta przeciwstawne Zapisy na stronie Wn Przeniesienie na podstawie sprawozdania budżetowego zrealizowanych 800 wydatków budżetowych. Zapisy na stronie Ma Wpływy środków budżetowych otrzymanych od dysponenta wyższego 130 stopnia na pokrycie własnych wydatków budżetowych 5)Konto 225 – „Rozrachunki z budżetami” Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. 19 Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma – zobowiązania wobec budżetów i wpłaty od budżetów. Ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan zobowiązań wobec budżetów. Konto 225 (Rozrachunki z budżetami) Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przelewy z tytułu innych zobowiązań wobec budżetu finansowanych ze środków: • budżetowych, • funduszy celowych i innych funduszy specjalnego przeznaczenia. Należności od budżetu z tytułu nadpłat podatków uprzednio naliczonych: • dotyczące kosztów działalności eksploatacyjnej, • dotyczące kosztów działalności ZFŚS, • wpłaconych w imieniu pracowników. Zapisy na stronie Ma Naliczone zobowiązania podatkowe, cła i opłaty obciążające koszty lub fundusze. Naliczony i potrącony na listach płac podatek dochodowy od osób fizycznych. Naliczone odsetki należne budżetowi z tytułu zwłoki w zapłacie zobowiązań. Wpływy należności z tytułu rozrachunków z budżetem. Konta przeciwstawne 130 135 403 851 231 403,851 231 751,851 130,135 6) Konto 229 - "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne" Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia. Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań. Konto 229 Pozostałe rozrachunki publiczno - prawne Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przelewy składek do ZUS – na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Pracy oraz do PFRON. Wypłata zasiłków pokrywanych przez ZUS, które ujęto na listach wynagrodzeń. Odpisanie zobowiązań przedawnionych. Zapisy na stronie Ma Naliczone składki z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, na Fundusz Pracy, PFRON od wynagrodzeń: działalności operacyjnej, działalności finansowanej z funduszy specjalnego przeznaczenia. Składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych płacone przez pracownika, które są potrącane z wynagrodzeń. Otrzymane przelewy z ZUS z tytułu zwrotu przewyżki wypłaconych świadczeń ponad składki na FUS i FP oraz zwrotu nadpłaty składek. Odpisanie należności umorzonych i przedawnionych Konto przeciwstawne 130,135 231 760,851 405 851 231 130,135 761,851 20 7) Konto 231 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Na stronie Wn konta 231 ujmuje się w szczególności: 1) wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń; 2) wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń; 3) wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń; 4) potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika. Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 231 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanów należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i świadczeń zaliczanych do wynagrodzeń. Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Treść operacji Zapisy na stronie Wn Wypłata wynagrodzeń , zasiłków ZUS oraz pozostałych wypłat ujętych na listach płac: • z rachunków bankowych. Potrącenia dokonane na listach płacz tytułu: • podatku dochodowego od osób fizycznych, • składek ZUS, • składek dobrowolnych potrąceń na listach płac, • należności od pracowników. Odpisanie zobowiązań przedawnionych Obciążenia z tytułu nadpłaty wynagrodzeń Zapisy na stronie Ma Naliczone w listach wynagrodzenia brutto obciążające: • koszty działalności operacyjnej, • fundusze zfśs. Naliczone zasiłki ZUS, wypłacane na liście wynagrodzeń Odpisanie należności, przedawnionych i umorzonych: • koszty działalności operacyjnej, • fundusze zfśs. Konta przeciwstawne 130,135 225 229 240 234 760,851 404,851 404 851 229 761 851 8) Konto 234 - "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności: 1) wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę; 2) należności od pracowników z tytułu dokonanych przez jednostkę świadczeń odpłatnych; 3) należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; 4) należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód; 5) zapłacone zobowiązania wobec pracowników. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności: 1) wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki; 2) rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych; 3) wpływy należności od pracowników. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków. Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników. 21 Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami Treść operacji Zapisy na stronie Wn Spłata zobowiązań wobec pracowników. Udzielone pożyczki mieszkaniowe z ZFŚS osobom niebędącym pracownikami (emerytom, rencistom). Należności z tytułu: • naliczone wymagalne odsetki, od pożyczek z ZFŚS, • wypłaty pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Należności z tytułu niedoborów i szkód Odpisanie zobowiązań przedawnionych: • z działalności eksploatacyjnej, • działalności ZFŚS Zapisy na stronie Ma Pokryte przez pracownika z własnych środków a) koszty: • działalności operacyjnej, • inwestycji • działalności ZFŚS b) materiały przyjęte do magazynu. Należności od pracowników potrącone na liście wynagrodzeń Wpływ należności od pracowników Konto przeciwstawne 130,135 135 851 135 240 760 851 401-409 080 851 310 231 130,135 9)Konto 240 - "Pozostałe rozrachunki" Konto 240 służy do ewidencji krajowych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów. Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań. Konto 240 Pozostałe rozrachunki z pracownikami Treść operacji Zapisy na stronie Wn Należności od innych jednostek i osób fizycznych nie będących pracownikami z tytułu zwrotu wydatków poniesionych przez jednostkę. Udzielone pożyczki mieszkaniowe z ZFŚS osobom niebędącym pracownikami (emerytom, rencistom). Naliczone wymagalne odsetki od udzielonej pożyczki mieszkaniowej z ZFŚS osobom niebędącym pracownikami (emerytom, rencistom). Ujawnione niedobory i szkody: • materiałów, • środków trwałych umarzanych stopniowo, • pozostałych środków trwałych w używaniu, Kompensata nadwyżek z niedoborami. Rozliczenie nadwyżek pozostałych środków trwałych i zbiorów bibliotecznych. Zmniejszenie kosztów z tytułu nadwyżek uznanych za korygujące zużycie materiałów. Nadwyżki środków trwałych umarzanych stopniowo. Niesłuszne obciążenia i korekty pomyłkowych uznań bankowych. Odpisanie zobowiązań przedawnionych działalności operacyjnej, funduszy celowych. Konto przeciwstawne 130,135 135 851 310 011 013 240 760 401 800 130,135 761,851 22 Zapisy na stronie Ma Wpływ należności. Zobowiązania z tytułu potrąceń na listach płac na rzecz jednostek innych niż budżet i ZUS. Umorzenie i odpisanie należności: • pozostałe koszty operacyjne, • koszty działalności funduszy celowych. Wpływ należności z tytułu pożyczek z ZFŚS. Ujawnione nadwyżki: • materiałów, • środków trwałych umarzanych stopniowo, • pozostałych środków trwałych w używaniu, • zbiorów bibliotecznych • inwestycji. Niesłuszne uznania i korekty mylnych obciążeń bankowych. 130,135 231 761 851 135 310 011 013 014 080 130,135 10)Konto 290 - "Odpisy aktualizujące należności" Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności. Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma - zwiększenie wartości odpisów aktualizujących należności. Saldo konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności. Konto 290 Odpisy aktualizujące należności Treść operacji Zapisy na stronie Wn Zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z zapłatą: • należności dotyczących: a) działalności eksploatacyjnej, b) operacji finansowych oraz finansowych przychodów budżetowych, c) funduszy zfśs. Zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z umorzeniem oraz odpisaniem należności przedawnionych lub nieściągalnych. Zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z ustaniem przyczyny tego odpisu. Zapisy na stronie Ma Odpis aktualizujący należności wątpliwe: • jednostek budżetowych a) związanych z działalnością eksploatacyjną, b) związanych z operacjami finansowymi oraz finansowymi dochodami budżetowymi • funduszy specjalnego przeznaczenia. Przypis należności w wyniku postępowania sądowego. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest według rodzajów należności i odsetek. Konto przeciwstawne 760 750 851 201,221,234,240 750,760 761 751 851 201,221,234,240 Zespół 3 - "Materiały i towary" Konta zespołu 3 "Materiały i towary" służą do ewidencji zapasów materiałów (konta 310) oraz rozliczenia zakupu materiałów, towarów i usług (konto 300). Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 310 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu zapasów według miejsc ich znajdowania się i osób, którym powierzono pieczę nad nimi, a w odniesieniu do zapasów materiałów i towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową - także według ich poszczególnych rodzajów i grup. 1) Konto 300 – „Rozliczenie zakupu” Konto 300 służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów (artykułów spożywczych), robót i usług, a w szczególności do ustalenia wartości materiałów, towarów w drodze oraz wartości dostaw niefakturowanych. 23 Na stronie Wn 300 konta ujmuje się faktury dostawców krajowych łącznie z naliczonym podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem VAT”; Na stronie Ma konta 300 ujmuje się: 1) wartość przyjętych dostaw i usług; Za pośrednictwem konta 300 można rozliczać również: 1) odchylenia od cen ewidencyjnych, od rzeczywistych cen zakupu lub cen nabycia; 2) koszty zakupu zawarte w fakturach dostawców; 4) niedobory, szkody i nadwyżki w transporcie; 5) reklamacje (sprostowania) dotyczące faktur dostawców. Konto 300 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan dostaw w drodze (materiały i towary w drodze), a saldo Ma – stan dostaw lub usług niefakturowanych. Konto 300 Rozliczenie zakupu Treść operacji Zapisy na stronie Wn Faktury lub rachunki za dostawy oraz za usługi. Przedawnione zobowiązania za dostawy niefakturowane. Zapisy na stronie Ma Materiały otrzymane z zakupu: • przyjęte do magazynów, • przekazane bezpośrednio do zużycia. Wartość zafakturowanych usług obciążające koszty działalności: • eksploatacyjnej, • inwestycyjnej, • finansowanej z ZFŚS, • pozostałej operacyjnej, • strat nadzwyczajnych. Konto przeciwstawne 201 760, 851 310 080,401,851 402 080 851 761 771 2) Konto 310 - "Materiały" Konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów, w tym także opakowań i odpadków, znajdujących się w magazynach własnych i obcych oraz we własnym i obcym przerobie. Na stronie Wn konta 310 ujmuje się zwiększenie ilości i wartości stanu zapasu materiałów, a na stronie Ma jego zmniejszenia. Konto 310 może wykazywać saldo Wn, które wyraża stan zapasów materiałów, w cenach zakupu, nabycia lub w stałych cenach ewidencyjnych. Konto 310 Materiały Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przychód materiałów z zakupu, Nieodpłatne otrzymanie materiałów. Zapisy na stronie Ma Rozchód materiałów zużytych do działalności eksploatacyjnej, Niedobory i szkody w zapasach materiałów. Materiały przekazane nieodpłatnie. Konto przeciwstawne 201,234 760 401 240 761 Zespół 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" Konta zespołu 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia. Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania niezależnie od terminu ich zapłaty. Zmniejszenia uprzednio zarachowanych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów korygujących koszty (np. faktur korygujących). Nie księguje się na kontach zespołu 4 kosztów finansowanych, zgodnie z odrębnymi przepisami, z funduszy celowych i innych oraz kosztów inwestycji, pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów operacji finansowych i strat nadzwyczajnych. Ewidencję szczegółową do kont zespołu 4 prowadzi się według podziałek klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz oraz w sposób umożliwiający sporządzenie 24 sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach obowiązujących jednostkę. 1) Konto 400 - "Amortyzacja". Konto 400 służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych. Na stronie Wn konta 400 ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma konta 400 ujmuje się ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych oraz przeniesienie w końcu roku salda konta na wynik finansowy. Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860. Konto 400 Amortyzacja Treść operacji Zapisy na stronie Wn Naliczona amortyzacja. Zapisy na stronie Ma Zmniejszenie z tytułu korekty uprzednio naliczonych kosztów amortyzacji. Konto przeciwstawne 071 071 2)Konto 401 - "Zużycie materiałów i energii" Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej, pomocniczej i ogólnego zarządu. Na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii, a na stronie Ma konta 401 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów i energii oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów i energii na konto 860. Konto 401 Zużycie materiałów i energii Treść operacji Zapisy na stronie Wn Koszty wartości umorzenia wydanych do używania pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych w cenie nabycia nie wyższej niż 3500 zł oraz zbiorów bibliotecznych (umarzanych w 100% w miesiącu oddania do używania). Materiały wydane do zużycia w działalności operacyjnej: • bezpośrednio z zakupu, • z magazynu. Niedobory i szkody w materiałach uznane za niezawinione zwiększające koszty. Zużycie energii według faktur. Zapisy na stronie Ma Zmniejszenia kosztów z tytułu zwrot materiałów do magazynu. Zmniejszenia kosztów z tytułu korekty obniżającej wartość w cenie zakupu usług lub materiałów wydanych bezpośrednio do zużycia (na podstawie korygujących dowodów sprzedaży otrzymanych od dostawców). Wartość materiałów wydanych do zużycia, ale nieużytych. Nadwyżki materiałów uznana za zmniejszającą koszty. Przeniesienie rocznej sumy kosztów rodzajowych. Konto przeciwstawne 072 201,234,300 310 240 201,234,300 310 201 310 240 860 3)Konto 402 - "Usługi obce" Konto 402 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki. Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma konta 402 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 25 860. Konto 402 Usługi obce Treść operacji Zapisy na stronie Wn Odebrane usługi do zapłacenia przelewem. Odebrane niefakturowane usługi. Zapisy na stronie Ma Zmniejszenia kosztów z tytułu korekty obniżającej wartość usług na podstawie korygujących dowodów sprzedaży otrzymanych od wykonawców. Przeniesienie rocznej sumy kosztów usług obcych na koniec roku obrotowego. Konto przeciwstawne 201,234,300 300 201 860 4)Konto 403 - "Podatki i opłaty" Konto 403 służy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a także opłaty notarialnej, opłaty skarbowej i opłaty administracyjnej. Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy - przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860. Konto 403 Podatki i opłaty Treść operacji Konto przeciwstawne Zapisy na stronie Wn 130,135,225 Podatki i opłaty zapłacone lub naliczone. Zapisy na stronie Ma 201,225,300 Zmniejszenia uprzednio naliczonych podatków i opłat 860 Przeniesienie rocznej sumy kosztów z tytułu podatków i opłat. 5)Konto 404 - "Wynagrodzenia" Konto 404 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Na stronie Wn konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (tj. bez potrąceń z różnych tytułów dokonywanych na listach płac). Na stronie Ma księguje się korekty uprzednio zewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Konto 404 Wynagrodzenia Treść operacji Zapisy na stronie Wn Naliczone wynagrodzenia. Zapisy na stronie Ma Zmniejszenia uprzednio naliczonych wynagrodzeń z tytułu korekty, błędu w naliczeniu. Przeniesienie rocznej sumy kosztów wynagrodzeń na koniec roku obrotowego Konto przeciwstawne 231 231 860 6)Konto 405 - "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" Konto 405 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Ma konta ujmuje się zmniejszenie kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i świadczeń na 26 rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Konto 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Treść operacji Zapisy na stronie Wn Naliczone składki na ubezpieczenia społeczne, fundusz pracy, PFRON. Wartość naliczonych odpisów na ZFŚS. Opłaty za udział w szkoleniach, konferencjach. Zapisy na stronie Ma Zmniejszenia uprzednio ujętych. Przeniesienie rocznej sumy kosztów na koniec roku obrotowego. Konto przeciwstawne 229 130,240 201,240,234 240 860 7)Konto 409 - "Pozostałe koszty rodzajowe" Konto 409 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych. Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860. Konto 409 Pozostałe koszty rodzajowe Treść operacji Zapisy na stronie Wn Zwrot kosztów za używanie samochodów prywatnych do zadań służbowych: • wypłacone • naliczone zobowiązania Koszty podróży służbowych: • zapłacone • naliczone zobowiązania. Opłaty za ubezpieczenie majątkowe osobowe Zapisy na stronie Ma Zmniejszenia uprzednio ujętych Konto przeciwstawne 130 231,234 130 231,234,240 130,201,240 Odpowiednie konta zespołu 1 i 2 860 Przeniesienie rocznej sumy kosztów na koniec roku obrotowego Zespół 7 - "Przychody, dochody i koszty" Konta zespołu 7 "Przychody, dochody i koszty" służą do ewidencji: 1) przychodów i kosztów ich osiągnięcia z tytułu sprzedaży produktów, towarów, przychodów i kosztów operacji finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych; 2) podatków nieujętych na koncie 403; 3) dotacji i subwencji otrzymanych, które wpływają na wynik finansowy, oraz dotacji przekazanych. Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz stosownie do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości oraz obliczenia podatków. 1)Konto 720 – „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” Konto 720 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta 720 ujmuje się odpisy z tytułu dochodów budżetowych, a na stronie Ma konta 720 ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 720 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego. W zakresie podatkowych i niepodatkowych dochodów budżetowych ewidencja szczegółowa jest prowadzona według zasad rachunkowości podatkowej, natomiast w zakresie podatków pobieranych przez inne organy 27 ewidencję szczegółową stanowią sprawozdania o dochodach budżetowych sporządzane przez te organy. W końcu roku obrotowego saldo konta 720 przenosi się na konto 860. Na koniec roku konto 720 nie wykazuje salda. Konto 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych Treść operacji Zapisy na stronie Wn Odpisy należności. Przeniesienie na koniec roku osiągniętych przychodów z tytułu finansowych dochodów budżetowych. Zapisy na stronie Ma Przychody z tytułu dochodów budżetowych, przypisanych. Przypisanie wymagalnych odsetek należnych na koniec kwartału. Zmniejszenie odpisów aktualizujących należności dotyczących przychodów z tytułu dochodów budżetowych. Konto przeciwstawne 221 860 221 221 290 2)Konto 750 - "Przychody finansowe" Konto 750 służy do ewidencji przychodów finansowych niestanowiących dochodów budżetowych. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych a w szczególności: odsetki za zwłokę w zapłacie należności. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 750 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów finansowych z każdego tytułu. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750). Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda. Konto 750 Przychody finansowe Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przeniesienie na koniec roku osiągniętych przychodów finansowych. Zapisy na stronie Ma Otrzymane lub przypisane odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie należności. Przypisanie wymagalnych odsetek na koniec kwartału. Oprocentowanie własnych środków na rachunkach bankowych. Zmniejszenie odpisów aktualizujących należności dotyczących przychodów z tytułu dochodów budżetowych. Konto przeciwstawne 860 130,221,240 221,225,229,240 130 290 3)Konto 751 - "Koszty finansowe" Konto 751 służy do ewidencji kosztów finansowych. Na stronie Wn konta 751 ujmuje się w szczególności odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 751 powinna zapewnić wyodrębnienie w zakresie kosztów operacji finansowych - odsetki za zwłokę od zobowiązań. W końcu roku obrotowego przenosi się koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 (Ma konto 751). Na koniec roku konto 751 nie wykazuje salda. Konto 751 Koszty finansowe Treść operacji Zapisy na stronie Wn Zapłacone odsetki od zobowiązań. Naliczone na koniec kwartału wymagalne odsetki od niezapłaconych w terminie zobowiązań. Zapisy na stronie Ma Korekty zmniejszające uprzednio zaksięgowane koszty. Konto przeciwstawne 130 201,225,229,240 Różne konta uprzednio uznane 28 Przeniesienie na koniec roku poniesionych kosztów finansowych. 860 4)Konto 760 - "Pozostałe przychody operacyjne" Konto 760 służy do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na kontach: 720, 750. W szczególności na stronie Ma konta 760 ujmuje się: 1) przychody ze sprzedaży materiałów w wartości cen zakupu lub nabycia materiałów; 2) przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i inwestycji; 3) pozostałe przychody operacyjne, do których zalicza się w szczególności odpisane przedawnione zobowiązania, otrzymane odszkodowania, kary, darowizny i nieodpłatnie otrzymane środki obrotowe. W końcu roku obrotowego przenosi się pozostałe przychody operacyjne na stronę Ma konta 860, w korespondencji ze stroną Wn konta 760. Na koniec roku konto 760 nie wykazuje salda. Konto 760 Pozostałe przychody operacyjne Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przeniesienie na koniec roku osiągniętych pozostałych przychodów operacyjnych Zapisy na stronie Ma Przychody niezwiązane z działalnością statutową jednostki. Odpisanie przedawnionych zobowiązań. Otrzymane odszkodowania, kary. Otrzymane nieodpłatnie z tytułu darowizny pozostałe środki trwałe, ksiązki. Odpisanie równowartości odpisu aktualizującego. Należne wynagrodzenie płatnika podatku dochodowego i skł ZUS. Konto przeciwstawne 860 130,201,234 201,231,234,240 130,201,234,240 013,014 290 225,229 5)Konto 761 - "Pozostałe koszty operacyjne" Konto 761 służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki. W szczególności na stronie Wn konta 761 ujmuje się: 1) koszty osiągnięcia pozostałych przychodów w wartości cen zakupu lub nabycia materiałów; 2) pozostałe koszty operacyjne, do których zalicza się w szczególności kary, odpisane przedawnione, umorzone i nieściągalne należności, odpisy aktualizujące od należności, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane środki obrotowe. W końcu roku obrotowego przenosi się: 1) na stronę Wn konta 860 pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 761. Na koniec roku konto 761 nie wykazuje salda. Konto 761 Pozostałe koszty operacyjne Treść operacji Zapisy na stronie Wn Zapłacone lub naliczone kary, odszkodowania związane z działalnością operacyjną Odpisane, przedawnione, umorzone należności inne niż związane z przychodami finansowymi lub funduszami celowymi, jeżeli wcześniej nie dokonano odpisu aktualizującego. Obniżenie wartości materiałów w wyniku zepsucia, utraty przydatności Zapisy na stronie Ma Korekty zmniejszające uprzednio zaksięgowane pozostałe koszty operacyjne. Przeniesienie na koniec roku osiągniętych pozostałych przychodów operacyjnych Konto przeciwstawne 130,201,225,234,240 201,231,234,240 310 130,201,234,240,310 860 29 6)Konto 770 - "Zyski nadzwyczajne" Konto 770 służy do ewidencji dodatnich skutków finansowych zdarzeń trudnych do przewidzenia, następujących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia. Na stronie Ma konta 770 ujmuje się w szczególności przyznane lub otrzymane odszkodowania dotyczące zdarzeń losowych. Na stronie Wn konta 770 ujmuje się korekty (zmniejszenia) uprzednio zaksięgowanych zysków nadzwyczajnych. W końcu roku obrotowego przenosi się zyski nadzwyczajne na stronę Ma konta 860 (Wn konto 770). Na koniec roku obrotowego konto 770 nie wykazuje salda. Konto 770 Zyski nadzwyczajne Treść operacji Zapisy na stronie Wn Korekty (zmniejszenie) kwoty zysków nadzwyczajnych. Przeksięgowanie zrealizowanych zysków nadzwyczajnych na koniec roku obrotowego. Zapisy na stronie Ma Przyznane odszkodowania z straty spowodowane zdarzeniami losowymi objętymi ubezpieczeniami. Wpłata przyznanego od ubezpieczyciela odszkodowania z tytułu strat nadzwyczajnych bez wcześniejszego przypisania należności. Konto przeciwstawne 240 860 240 130 7)Konto 771- "Straty nadzwyczajne" Konto 771 służy do ewidencji ujemnych skutków finansowych zdarzeń trudnych do przewidzenia, następujących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia. Na stronie Wn konta 771 ujmuje się poniesione straty nadzwyczajne, a w szczególności szkody spowodowane zdarzeniami trudnymi do przewidzenia, następującymi poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanymi z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia. Na stronie Ma konta 771 ujmuje się korekty (zmniejszenia) strat nadzwyczajnych. W końcu roku obrotowego przenosi się straty nadzwyczajne na stronę Wn konta 860 (Ma konto 771). Na koniec roku obrotowego konto 771 nie wykazuje salda. Konto 771 Straty nadzwyczajne Treść operacji Zapisy na stronie Wn Niedobory i szkody powstałe w majątku obrotowym w wyniku zdarzeń losowych (w dacie ich stwierdzenia). Koszty poniesione przy usuwaniu skutków zdarzeń losowych dotyczące wynagrodzeń zatrudnionych osób, usług obcych. Zapisy na stronie Ma Korekty (zmniejszenie) kwoty strat nadzwyczajnych. Przeksięgowanie strat nadzwyczajnych na koniec roku obrotowego. Konto przeciwstawne 240 231,201,240 080,201,231,240 860 Zespół 8 - "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy" Konta zespołu 8 służą do ewidencji funduszy, wyniku finansowego, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów. 1) Konto 800 - "Fundusz jednostki" Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma - jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową jednostki. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności: 1) przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860; 30 2) przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 222; 3) różnice z aktualizacji środków trwałych; 4) wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i inwestycji; 5) wartość pasywów przejętych od zlikwidowanych jednostek; 6) wartość aktywów przekazanych w ramach centralnego zaopatrzenia. Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności: 1) przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860; 2) przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223; 3) wpływ środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji; 4) różnice z aktualizacji środków trwałych; 5) nieodpłatne otrzymanie środków trwałych i inwestycji; 6) wartość aktywów przejętych od zlikwidowanych jednostek; 7) wartość aktywów otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki. Konto 800 Fundusz jednostki Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, ujemnego wyniku finansowego z konta 860. Przeksięgowanie zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych (pod datą okresowego sprawozdania budżetowego o dochodach lub 31 grudnia). Nieodpłatnie przekazanie: środków trwałych (wartość nieumorzona), inwestycji. Wartość nieumorzona środków trwałych uznanych za niedobory niezawinione. Wartość nieumorzona środków trwałych wycofanych z eksploatacji na skutek zużycia (pod datą postawienia środków trwałych w stan likwidacji). Zmniejszenie wartości ewidencyjnej środków trwałych na skutek aktualizacji wyceny (wartość brutto). Zwiększenie wartości dotychczasowego umorzenia związane z podwyższeniem wartości początkowej środków trwałych w związku z aktualizacją ich wartości początkowej. Zobowiązania przejęte od zlikwidowanych (połączonych) jednostek. Zapisy na stronie Ma Przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, dodatniego wyniku finansowego roku ubiegłego z konta 860. Przeksięgowanie zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych (pod datą okresowego sprawozdania budżetowego o wydatkach lub 31 grudnia). Zwiększenie wartości ewidencyjnej środków trwałych na skutek aktualizacji wyceny (wartość brutto). Nieodpłatnie otrzymane z tytułu darowizny: środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne (podstawowe) w wartości wynikającej z wyceny, inwestycje. Konto przeciwstawne 860 222 011 080 240 011 011 071 201,231,234,240 860 223 011 011,020 080 31 Otrzymane nieodpłatne od jednostek budżetowych: środków trwałych (wartość dotychczasowa netto), inwestycji. Przejęte od zlikwidowanych (połączonych) jednostek: • środki trwałe, wartości niematerialne i prawne w wartości netto oraz inwestycje, • środki pieniężne, • należności, • materiały. 011,020 080 011,020,080 130,135 konta zespołu 2 310 2)Konto 851 - "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" Konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Środki pieniężne tego funduszu, wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, ujmuje się na koncie 135 "Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia". Pozostałe środki majątkowe ujmuje się na odpowiednich kontach działalności podstawowej jednostki (z wyjątkiem kosztów i przychodów podlegających sfinansowaniu z funduszu). Ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie: 1) stanu, zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń; 2) wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej. Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Konto 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Treść operacji Zapisy na stronie Ma Przelew dla innych jednostek środków ZFŚS na finansowanie wspólnej działalności socjalnej. Koszty związane z prowadzoną przez jednostkę działalnością socjalną zapłacone jako zobowiązania z tytułu: a. dostaw i usług, b. naliczonych wynagrodzeń, c. składek na ubezpieczenia społeczne pokrywanych przez pracodawcę, d. zwrotu pracownikom równowartości pokrytych przez nich kosztów działalności socjalnej, • świadczenia własnej działalności eksploatacyjnej. Koszty z tytułu: • świadczenia urlopowego wypłaconego nauczycielom w wysokości odpisu podstawowego, • zapłaconych lub naliczonych kar i odsetek za nieterminową zapłatę zobowiązań, • przedawnienia lub odpisania należności Zmniejszenia funduszu z tytułu umorzenia pożyczek z ZFŚS lub innych należności. Odpisy aktualizujące należności wątpliwe tego funduszu. Zapisy na stronie Ma Wpływ środków do kasy lub na rachunek ZFŚS Odsetki bankowe od środków na rachunku bankowym. Przypisane odsetki od pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe i innych należności. Równowartość świadczeń działalności socjalnej na rzecz działalności eksploatacyjnej Konto przeciwstawne 135,240 201 231 229 234 240 231 135,201,240 201,234,240 234,240 290 135,240 135 234,240 135,240 32 Zmniejszenie odpisu aktualizującego należności w przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu. 240 3)Konto 860 - "Wynik finansowy" Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego jednostki. W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę: 1) poniesionych kosztów, w korespondencji z kontem: 400, 401,402, 403, 404, 405 i 409; 2) wartości sprzedanych towarów w cenie zakupu lub nabycia, w korespondencji z kontem 730, oraz materiałów, w korespondencji z kontem 760; 3) kosztów operacji finansowych, w korespondencji z kontem 751, oraz pozostałych kosztów operacyjnych, w korespondencji z kontem 761; 6) strat nadzwyczajnych w korespondencji z kontem 771. Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę: 1) uzyskanych przychodów, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7; 2) zysków nadzwyczajnych, w korespondencji z kontem 770. Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn - stratę netto, saldo Ma - zysk netto. Saldo jest przenoszone w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, na konto 800. Konto 860 Wynik finansowy Treść operacji Zapisy na stronie Wn Przeniesienie w końcu roku poniesionych koszty działalności (wg rodzaju). Przeniesienie w końcu roku wartości w cenie zakupu lub nabycia sprzedanych materiałów. Przeniesienie w końcu roku kosztów operacji finansowych. Przeniesienie w końcu roku pozostałych kosztów operacyjnych. Przeniesienie w końcu roku strat nadzwyczajnych. Przeksięgowanie dodatniego wyniku finansowego (zysku netto) za rok ubiegły (pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego. Zapisy na stronie Ma Przeniesienie w końcu roku przychodów z tytułu dochodów budżetowych Przeniesienie w końcu roku przychodów finansowych. Przeniesienie w końcu roku pozostałych przychodów operacyjnych. Przeniesienie w końcu roku zysków nadzwyczajnych. Przeksięgowanie ujemnego wyniku finansowego (straty netto) za rok ubiegły (pod datą sprawozdania finansowego). Konto przeciwstawne 400,401,402,403,404,405,409 761 751 761 771 800 720 750 760 770 800 2. Konta pozabilansowe. Na kontach pozabilansowych obowiązuje jednostronna dekretacja. 1)Konto 975 - "Wydatki strukturalne" Konto 975 służy do ewidencji wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych. Na stronie Wn konta 975 ujmuje się wartość zrealizowanych wydatków strukturalnych według klasyfikacji wydatków strukturalnych. Na stronie Ma konta 975 ujmuje się wartość wydatków strukturalnych. 2) Konto 980 - "Plan finansowy wydatków budżetowych" Konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego zmiany. Na stronie Ma konta 980 ujmuje się: 1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetu; 33 2) wartość planu niewygasających wydatków budżetu do realizacji w roku następnym; 3) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego. Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych. Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda. 3)Konto 998 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego" Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się: 1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym; 2) równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda. 4)Konto 999 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat" Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych. Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej lub plan finansowy niewygasających wydatków przeznaczony do realizacji w roku bieżącym. Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych. Ewidencja szczegółowa do konta 999 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków. Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych. 34 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 1/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej we Wrocance z dnia 3 stycznia 2011 roku Metody wyceny aktywów i pasywów W oparciu o przepisy zawarte w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów szczególnych w rozporządzeniu, ustala się następujące zakładowe metody wyceny aktywów i pasywów: 1. Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje się zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących działalność, chyba że przepisy dotyczące likwidacji stanowią inaczej. 2. Wycena składników aktywów trwałych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne w trakcie roku obrotowego wprowadza się do ewidencji według ich wartości początkowej, która wyceniana jest w zależności od sposobu ich nabycia wg: ceny nabycia - w przypadku nabycia w drodze kupna; kosztów wytworzenia - w przypadku wytworzenia we własnym zakresie; wartości rynkowej - w przypadku otrzymania w drodze darowizny, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli stosowna umowa wskazuje niższą wartość, wówczas do ewidencji przyjmuje się wartość określoną w umowie. W jednostce występują również środki trwałe otrzymane nieodpłatnie na mocy stosownej decyzji, te składniki aktywów przyjęto do ewidencji w wartości określonej w tej decyzji. Określona powyżej wartość początkowa podlega przeszacowaniu, jeżeli na mocy odrębnych przepisów podlegać będą one aktualizacji wyceny. Wartość początkowa środków trwałych podlega podwyższeniu o wartość nakładów poniesionych na ich ulepszenie. Z tym jednak zastrzeżeniem, że jeżeli ulepszenie to polega na instalacji części składowej lub peryferyjnej o jednostkowej wartości nieprzekraczającej 3500 zł, to wartość ta obciąża koszty w momencie ich poniesienia i nie powiększa wartości początkowej środka trwałego, w którym zostały zainstalowane. W bilansie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wykazuje się w wartości netto stanowiącej różnicę ich wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia. Odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych dokonuje się jednorazowo za okres całego roku obrotowego według stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości do 3500 zł umarza się jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. W tym samym trybie, niezależnie od wartości, umarza się książki i inne zbiory biblioteczne, środki dydaktyczne, odzież, meble i dywany. Zbiory biblioteczne stosownie do metody ich nabycia wycenia się: w cenie nabycia - w przypadku kupna, przez komisyjne określenie ich wartości - w przypadku otrzymania w drodze darowizny. Inwestycje (środki trwałe w budowie) - wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem (wytworzeniem) pomniejszonych o ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Pozostałe aktywa trwałe w jednostce nie występują. 3. Wycena rzeczowych aktywów obrotowych. stan materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu, ustalony w drodze spisu z natury, wycenia się w cenach zakupu wynikających z ostatnich faktur, surowce tj. artykuły spożywcze przeznaczone do przygotowywania posiłków w stołówce szkolnej wycenia się w cenie nabycia, dla tych składników majątku prowadzi się ewidencję ilościowowartościową, a ich rozchód i stany ustala się metodą FIFO. Inne składniki rzeczowych aktywów trwałych w jednostce nie występują. 4. Wycena rozrachunków. Należności i zobowiązania na dzień ich powstania wycenia się i ewidencjonuje w księgach rachunkowych według wartości nominalnej. Na koniec każdego kwartału i na dzień bilansowy wycenia się je w kwocie wymagającej zapłaty, obejmującej kwotę główną powiększoną o należne odsetki zwłoki w zapłacie ustawowe. W jednostce nie występują należności i zobowiązania nominowane w walucie obcej. 1 Odpisów aktualizujących należności dokonuje się na dzień bilansowy, według zasad określonych w ustawie o rachunkowości, z tym że odpisy aktualizujące należności dotyczących ZFŚS obciążają ten fundusz. Odpisów aktualizujących dokonuje się szczególności w odniesieniu do: należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem, należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego w pełnej wysokości należności, należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, należności, których dochodzenie skierowane zostało na drogę postępowania sądowego, należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot. Nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności wskazanych wyżej, w przypadku gdy zostały one zapłacone do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. 5. Wycena pozostałych aktywów i pasywów. W jednostce nie występują rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne oraz tytuły do tworzenia rezerw na przyszłe zobowiązania. Środki pieniężne, fundusze oraz pozostałe aktywa i pasywa - wg wartości nominalnej. 2 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 1/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej we Wrocance z dnia 3 stycznia 2011 roku Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe 1. Zbiory danych stanowiące księgi rachunkowe przedstawiają poniższe tabele: Tabela 1 Zbiory danych. Lp. Nazwa zbioru Struktura zbioru Funkcja przetwarzania danych 1 2 1.Do_nagl.dbf 3 Id-dokumentu Autor Księgujący Data_wprowadzenia Data_dokumentu Data_operacji Data_księgowania Numer_dziennika Numer_dokumentu Opis Stan-gotowości Id_numi Id_dz 2. Do_poz.dbf Id_dokumentu Pozycja Dekret 4 Wewnętrzny identyfikator dokumentu. Kod użytkownika dokonującego zapisu rekordu jako ostatni. Kod użytkownika księgującego dokument. Data i czas ostatniego zapisu dokumentu. Data dokumentu źródłowego. Data zdarzenia gospodarczego. Data i czas zaksięgowania dokumentu. Nadany automatycznie numer dziennika. Numer operacyjny dokumentu nadawany przez operatora. Opis treści dokumentu. Pole pomocnicze przechowujące w formie numerycznego kodu wynik automatycznego badania poprawności dokumentu. Kod wzorca numeracji do zapisu w polu numer_dokumentu. Kod dziennika obrotów, do którego przypisano dokument. Wewnętrzny identyfikator dokumentu. Numer pozycji pod którą zawarte w rekordzie informacje (kwota, konto itd.) Występują w dokumencie. Określa względne położenie rekordu wobec innych rekordów reprezentujących treść tego samego dokumentu. Wartość od 1 do 999. Numer kolejny w pozycji dokumentu. Określa kolejność, w jakiej prezentowane są rekordy w ramach jednej pozycji dokumentu. Wartość od 1 do 999. Funkcja w organizacji ksiąg 5 Jest elementem dziennika obrotów. Zbiór ten zawiera elementy dziennika, kont analitycznych i syntetycznych. 1 Strona Konto Id_poz Treść Fundusz Zadanie Placówka Kontrahent Osoba Id-dekretu Pole kodujące stronę konta, może zawierać jedna z dwu wartości: „d” - strona wn lub „k” - strona ma. Pięcioznakowy kod konta odpowiadający polu id_konta z tabeli „plankont.dbf”. Kod odpowiadający podziałce klasyfikacji budżetowej. Opis treści dekretu. Kod symbolu funduszu. Kod symbolu zadania. Kod placówki, której dotyczy dekret. Kod symbolu kontrahenta. Pole nie używane. Wewnętrzny identyfikator dekretu. Wartość tego pola jest unikalna dla każdego rekordu w zbiorze „do_poz.dbf” Tabela 2 obejmująca wykaz pozostałych ksiąg rachunkowych. Lp. Księga rachunkowa Forma księgi rachunkowej 1. Konta ksiąg pomocniczych nieobjęte zbiorem „do_poz.dbf”. 1.1. Środki trwałe – drugi stopień analityki. Tabela środków trwałych. 1.2. Wartości niematerialne i prawne. Księga inwentarzowa. 1.3 Pozostałe środki trwałe. Księga inwentarzowa. 1.4. Zbiory biblioteczne. Księga inwentarzowa. 1.5. Umorzenie środków trwałych oraz wartości Tabele umorzeń poszczególnych obiektów niematerialnych i trwałych. inwentarzowych. 1.6. Indywidualne kartoteki wynagrodzeń Kartoteki stanowiące wydruki komputerowe z pracowniczych. programu płacowego Płace Optivum. 1.7. Materiały. Luźne kartoteki magazynowe na standardowych drukach akcydensowych. 1.8. Operacje sprzedaży. Rejestr sprzedaży VAT – wydruk komputerowy w układzie niezbędnym do prawidłowego rozliczania podatku VAT. 2. Zestawienie obrotów i sald kont księgi Wydruk komputerowy z programu Księgowość głównej. Optivum w układzie określonym w artykule 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 3. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych. Wydruk komputerowy z programu Księgowość Optivum w układzie jak dla zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. 4. Zestawienie budżetowe. Wydruk komputerowy z programu Księgowość Optivum w układzie paragrafowym z podziałem zgodnym z planem finansowym. 2 Księgowość Optivum Opis systemu przetwarzania danych w rozumieniu ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami 1. Wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Zbiory bazy danych programu Księgowość Optivum służą do przechowywania danych potrzebnych do prowadzenia rachunkowości przy użyciu komputera. Należą do nich: Dziennik. Zbiory do_nagl.dbf i do_poz.dbf - służą do przechowywania zaksięgowanych w dzienniku obrotów zapisów księgowych, czyli odpowiednio - nagłówka i poszczególnych kwot. Zbiory te stanowią logiczną całość, tzn. system nie dopuszcza do sytuacji, w której zapis nagłówkowy nie posiadałby odpowiednika w zbiorze do_poz w postaci przynajmniej jednej kwoty. Wpisywane do zbiorów zapisy otrzymują automatycznie kolejny numer ewidencyjny pozycji wskazanego dziennika. O ich chronologii decyduje sekwencja, w jakiej uprawniony operator programu uruchamia funkcję księgowania dokumentów w tzw. buforze. Informacja o osobie odpowiedzialnej za wprowadzenie zapisu do dziennika jest zapamiętywana wraz z nadanym numerem ewidencyjnym w momencie fizycznego zapisu w zbiorze dojiagl. Od tej chwili tak wprowadzony zapis nie podlega jakiejkolwiek edycji ani kasowaniu aż do momentu zamknięcia roku obrachunkowego następującego po roku obrotowym, do którego on należy. Na wspomniany bufor składają się zbiory buf_nagl.dbf i buf_poz.dbf. Służą one do przechowywania zapisów księgowych do momentu osiągnięcia przez nie właściwego poziomu poprawności kwalifikującego je do zaksięgowania. Podczas pobytu w buforze zapis może być poprawiany i modyfikowany, w tym również usuwany. Informacja o osobie ostatnio zmieniającej trwale zapis jest zapamiętywana wraz z nagłówkiem w zbiorze buf_nagl. Zapisy w zbiorach bufora otrzymują numer pomocniczy, niezależny od numeru ewidencyjnego dziennika nadawanego w momencie księgowania. Wymienione zbiory stanowią jedyną podstawę dla zestawień i sprawozdań tworzonych przez program. Księga główna. Plankont.dbf - jest to zbiór przechowujący wykaz kont używanych w systemie przetwarzania danych. Dotyczy on zarówno kont syntetycznych zakładowego planu kont, jak i ewentualnych kont analitycznych. Ustalenie zapisów na określonym koncie odbywa się poprzez zestawienie zapisów z dziennika obrotów dotyczących tego konta. Obowiązuje zasada zgodności sumy sald kont analitycznych z saldem nadrzędnego konta syntetycznego. Konto syntetyczne może występować w roli własnej analityki, tzn. możliwa jest dekretacja na konto syntetyczne posiadające analitykę. W takiej sytuacji we wszelkich zestawieniach wyraźnie zaznaczana jest rola, w jakiej dane konto syntetyczne wystąpiło - obrotowej czy ewidencyjnej (jal saldo konta księgi głównej). Księgi pomocnicze. W odniesieniu do ewidencji ujmowanej w jednostkach pieniężnych księgi pomocnicze występują w postaci niewyodrębnionego fizycznie zbioru - jak kartoteka zapisów na kontach analitycznych lub tzw. zapisów skojarzonych z elementami odpowiedniego słownika księgi pomocniczej. Do grupy tej należ; kontrahe.dbf zbiór słownikowy rozrachunków z kontrahentami i pracownikom globpoz.dbf, globkb.dbf - słownik stosowanych klasyfikacji budżetowych W odniesieniu do ewidencji realizujących specyficzne zadania wykraczające póz podstawowy zakres lub operujących na jednostkach naturalnych (np. ewidencja ilościowych i ilościowo-wartościowych) za ich obsługę odpowiadają osobą programy nie będące częścią składową programu Księgowość Optivum i pominięte w niniejszym opisie. Ich wspólną cechą jest możliwość automatycznego generowania zapisów w bufora dziennika obrotów. Taki zapis jest wyraźnie oznaczony co do źródła ich pochodzenia zarówno w odniesieniu do programu, z którego pochodzi, jak i co di numeru dokumentu źródłowego i osoby zlecającej zapis. Informacja ta jest prezentowana na podstawie zbioru nodes.dbf. Zestawienia. Program nie przechowuje zestawień w osobnych zbiorach. Są one generowane m żądanie operatora z uwzględnieniem zadanych ograniczeń (dat dokumentów, kont klasyfikacji budżetowych, kontrahentów, dzienników, zadań, funduszy, placówek itd.) i realizowane poprzez wybór spełniających te kryteria zapisów księgowych z dziennika (lub bufora) dokumentów. Zestawienia te są prezentowane w formie tabel i czytelnych wydruków. 2. Dokumentacja sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Księgi rachunkowe zawarte w bazie danych programu Księgowość Optivum obsługiwane są przez program 3 zawarty w pliku ksiegowosc.exe. Uruchomienie go powoduje prezentację i możliwość uruchomienia przewidzianych w programie funkcji i modułów szczegółowo opisanych w „Podręczniku użytkownika programu Księgowość Optivum" stanowiącym załącznik do zestawu. Za spójność logiczną i fizyczną zbiorów bazy danych odpowiada program adm2000.exe. Jego uruchomienie jest kontrolowane przez program zasadniczy, tj. ksiegowosc.exe i nie jest możliwe w inny sposób. W zakresie programowych zasad ochrony danych program udostępnia opisane w „Podręczniku użytkownika" mechanizmy: kopiowanie danych; ochronę dostępu do programu (mogą z niego korzystać wyłącznie opisani w programie użytkownicy znający hasło); możliwość zdefiniowania praw użytkowników; szyfrowanie ważnych dla systemu plików, np. słownika uprawnień operatorów; rejestracja przebiegu ewidencji - osoby, daty i godziny wpisu, czynności - w dzienniku obrotów i buforze w dodatkowym pliku o nazwie log.dbf; rejestracja osoby ostatnio zapisującej zmiany w dokumencie i - niezależnie - rejestracja daty i godziny księgowania dokumentu oraz osoby wykonującej tę operację. Sposób i zakres zastosowania powyższych mechanizmów (terminy wykonywania kopii zapasowych, ograniczenie dostępu sieciowego niepowołanym użytkownikom, fizyczny dostęp do komputera będącego serwerem plików, określenie uprawnień poszczególnych operatorów programu) są określane i pilnowane przez Klienta, a nie producenta oprogramowania. 3. Utrzymywanie zasobów informacyjnych systemu rachunkowości (art. 13 ust. 2-5; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Program Księgowość Optivum zawarty w plikach ksiegowosc.exe i adm2000.exe stanowi kompletne i wydajne narzędzie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji bazujących na danych przechowywanych w zarządzanych przez program zbiorach. Przyjmują one postać zestawień tabelarycznych i innych, które można wydrukować. Istnieje także opcja eksportu zawartych w zbiorach zapisów księgowych w formie tabeli płaskiej do programu arkusza kalkulacyjnego. Program zawiera również funkcje umożliwiające przeniesienie kompletu zbiorów na inny nośnik w formie kopii. Program nie ogranicza wyboru nośnika przez operatora, stawiając jedynie wymaganie, aby był to nośnik o dostępie do zapisu kontrolowanym przez środowisko systemu operacyjnego, w którym przewidziana została praca programu. Każdy wydruk tworzony przez program i zestawienie prezentowane na ekranie są trwale oznaczone w sposób umożliwiający jednoznaczne określenie jednostki, której dotyczą, księgi rachunkowej, programu przetwarzania oraz zakresu dat i terminu wykonania. Wydruki dziennika obrotów i zestawienia obrotów i sald składają się z automatycznie i ciągle numerowanych w trakcie roku obrotowego stron oznaczonych w zakresie sum cząstkowych na stronie z i do przeniesienia. Kontrola ciągłości zapisów ksiąg rachunkowych jest dokonywana w trakcie sprawdzenia i porządkowania danych - funkcji uruchamianej na żądanie uprawnionego operatora. 4. Prowadzenie dziennika (art. 14 ust. 1 i 4; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Przyjęte w programie Księgowość Optivum rozwiązania umożliwiają każdemu ostatecznie sprawdzonemu i zaakceptowanemu do księgowania zapisowi księgowemu uzyskanie automatycznie nadanego, kolejnego numeru ewidencyjnego w ramach wybranego dziennika obrotów. Odbywa się to w trakcie operacji księgowania polegającej na fizycznym przeniesieniu zapisu ze zbiorów bufora do zbiorów dziennika obrotów i łączy się z zapisaniem informacji o dacie i godzinie wykonania operacji oraz osobie za nią odpowiedzialnej. Z uwagi na przyjęte w programie zasady przechowywania i obróbki danych uzgadnianie obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej odbywa się automatycznie i na bieżąco. Wynika to z faktu, że program nie przechowuje zestawień w osobnych plikach w trakcie roku obrotowego, a tworzy je na żądanie operatora na zadany dzień na podstawie zapisów księgowych dziennika. 5. Dowody źródłowe ( w art. 20 ust.5; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Wprowadzanie do zbiorów bazy danych programu dowodów źródłowych odbywa się poprzez wyspecjalizowany moduł tzw. bufora. Każda komputerowa reprezentacja dokumentu papierowego zawiera komplet informacji nagłówkowych (data operacji, data dokumentu, kolejny numer operacyjny, opis treści, data i godzina wprowadzenia, dane osoby wprowadzającej) oraz informacji dekretacyjnych o szczegółach treści dokumentu -kwota, konto, placówka itd. W sytuacji gdy dowód nie jest wprowadzany ręcznie przez operatora, a powstał w wyniku automatycznego eksportu z innego modułu, uwidaczniana jest informacja o źródle pochodzenia wpisu z podaniem nazwy aplikacji i oryginalnego numeru dokumentu będącego jego podstawą. Co więcej - istnieje możliwość 4 bezpośredniego obejrzenia wspomnianego dokumentu w oknie aplikacji pomocniczej (np. programu magazynowego lub rejestrującego faktury) ze wszystkimi jego szczegółami - również z danymi osoby wprowadzającej. Za zgodność informacji zawartych w oryginale i wyeksportowanym do Księgowości Optivum dokumencie odpowiadają automatyczne procedury bazy danych. Za zapewnienie właściwego stopnia ochrony danych źródłowych odpowiadają uprawnieni poprzez system haseł operatorzy aplikacji wchodzących w skład pakietu Finanse Optivum. Ostateczną decyzję co do poprawności danych zawartych zarówno w zapisie mającym swe źródło w aplikacji zewnętrznej, jak i wprowadzanym manualnie na podstawie dokumentu papierowego podejmuje operator przed zaksięgowaniem dokumentu. Do tego czasu zapis jest otwarty na wszelkie zmiany z wykasowaniem włącznie. 6. Ochrona zapisów w księgach (w art. 23 ust. 1, art. 24 ust.4 pkt.3; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami) KsięgowośćOptivum wraz z systemem operacyjnym, dla którego została napisana, udostępnia narzędzia i procedury ochrony przed zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją i ukryciem zapisu. Część znajdująca się bezpośrednio w zakresie funkcjonalnym programu to procedury porządkowania i weryfikacji danych, ich szyfrowania, procedura chronionego dostępu do programu tylko dla osób o znanym programowi identyfikatorze i haśle oraz system zróżnicowanych uprawnień dla poszczególnych operatorów. Dodatkowo zakłada się, że właściwy poziom zabezpieczenia i ochrony danych programu osiąga się poprzez zdefiniowanie dostępów do katalogów i plików programu z poziomu systemu operacyjnego tylko upoważnionym osobom oraz fizyczną ochronę danych poprzez ograniczenie dostępu do komputera przechowującego bazę danych (osobne zamykane pomieszczenie lub szafa sterownicza). Konieczną składową systemu ochrony i zabezpieczenia jest ustalenie osób odpowiedzialnych za realizowanie zasad i harmonogramu wykonywania kopii zapasowych na nośniki o wymaganej niezawodności zapisu (nagrywarki CD, streamery, napędy MO, macierze dyskowe itp.). Program udostępnia niezbędne procedury rejestracji i wykonywania kopii. 7. Sprawdzalność ksiąg. (art. 24 ust.4 pkt. 1 i 4; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Dostęp do zbiorów danych zastrzeżony jest dla uprawnionego operatora w dowolnie wybranym czasie i objawia się poprzez możliwość skorzystania z wybranego zestawienia lub bezpośredni podgląd zawartości dzienników za pomocą wyspecjalizowanego modułu. Zestawienia można wykonywać za dowolny okres sprawozdawczy w ramach zakresu dat przechowywanych w dziennikach dokumentów. Maksymalnie może on obejmować dwa kolejne, następujące po sobie lata obrachunkowe: bieżący i poprzedni. Opis systemu informatycznego rachunkowości Wykaz oprogramowania prezentuje poniższa tabela: Lp. Nazwa programu Producent Numer Wersja programu Data rozpoczęcia licencji eksploatacji 1. Księgowość Vulcan sp z o.o. 008155 10.02. 01.01.2003 Optivum 2. Płace Optivum Vulcan sp z o.o. 008155 10.03. 01.03.2001 Użytkowane przez jednostkę programy tworzą zintegrowany system przetwarzania danych. Komunikacja pomiędzy modułem głównym, którym jest KsięgowośćOptivum a aplikacją PłaceOptivum odbywa się drogą elektroniczną poprzez import/eksport danych. Wszystkie księgi rachunkowe prowadzone z użyciem komputera przenosi się na płytę CD–ROM jednokrotnego zapisu – na koniec roku obrotowego. 5 Określenie systemu ochrony danych i zbiorów 1. System rachunkowości informatycznej podlega szczególnej ochronie, stąd realizowana jest polityka bezpieczeństwa. 2. Ochrona zapisów w księgach (art.23 ust. 1, art. 24 ust.4 pkt.3; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami) Księgowość Optivum wraz z systemem operacyjnym, dla którego została napisana, udostępnia narzędzia i procedury ochrony przed zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją i ukryciem zapisu. Część znajdująca się bezpośrednio w zakresie funkcjonalnym programu to procedury porządkowania i weryfikacji danych, ich szyfrowania, procedura chronionego dostępu do programu tylko dla osób o znanym programowi identyfikatorze i haśle oraz system zróżnicowanych uprawnień dla poszczególnych operatorów. 3. Dodatkowo zakłada się, że właściwy poziom zabezpieczenia i ochrony danych programu osiąga się poprzez zdefiniowanie dostępów do katalogów i plików programu z poziomu systemu operacyjnego tylko upoważnionym osobom oraz fizyczną ochronę danych poprzez ograniczenie dostępu do komputera przechowującego bazę danych. Bazy danych przechowywane są na odrębnym serwerze. 4. Konieczną składową systemu ochrony i zabezpieczenia jest ustalenie osób odpowiedzialnych za realizowanie zasad i harmonogramu wykonywania kopii zapasowych na nośniki o wymaganej niezawodności zapisu. Program udostępnia niezbędne procedury rejestracji i wykonywania kopii. 5. Programowa ochrona danych realizowana jest przez reglamentację dostępu danych poprzez system haseł identyfikujących poszczególnych użytkowników, którym nadaje się odpowiednie uprawnienia dostępu do danych i ich przetwarzania. Uprawnienia poszczególnym użytkownikom nadaje główny księgowy. 6 Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 1/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej we Wrocance z dnia 3 stycznia 2011 roku Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów PODSTAWY PRAWNE §1 Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ((Dz. U. 2009, Nr 152, poz. 1223 ze zm.), oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. 2009 Nr 157, poz.1240 ze zm.). POSTANOWIENIA OGÓLNE §2 1. Określenia użyte w niniejszej instrukcji oznaczają: jednostka – Szkoła Podstawowa we Wrocance, kierownik jednostki – dyrektor szkoły, główny księgowy – osoba, której powierzono prowadzenie rachunkowości jednostki, OAS - Ośrodek Administracji Szkolnej Miejsce Piastowe, jednostka utworzona w celu zapewnienia obsługi finansowo księgowej szkół prowadzonych przez Gminę Miejsce Piastowe. 2. Cele instrukcji : zapewnienie właściwej organizacji i techniki w procesie tworzenia kontroli, przepływu i archiwizowania dokumentów, dostosowanie dokumentacji do wymagań określonych w przepisach dotyczących rachunkowości, podatków, sprawozdawczości budżetowej, zagwarantowanie wpływu do księgowości wyłącznie dowodów uprzednio sprawdzonych niewadliwych i rzetelnych, zapewnienie sprawnego i terminowego przepływu dokumentów i informacji. 1. 2. 3. 4. 5. POJĘCIE I CECHY PRAWIDŁOWEGO DOWODU KSIĘGOWEGO §3 Pod pojęciem dowodu księgowego rozumie się wszelkie dokumenty pisemnie odzwierciedlające dokonanie operacji gospodarczej, finansowej lub rozliczeniowo – księgowej w określonym miejscu i czasie. Za równoważne z dowodem księgowym uważa się również zapisy księgowe wprowadzone automatycznie drogą elektroniczną oraz generowane w systemie informatycznej rachunkowości na podstawie danych zawartych już w księgach. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się wyłącznie na podstawie rzetelnych, kompletnych, bezbłędnych i uprzednio sprawdzonych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym dowodów księgowych, które zostały zakwalifikowane do księgowania. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust.1 ustawy uor). Dowód księgowy powinien być : rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, kompletny, wolny od błędów rachunkowych, zawierać co najmniej dane i informacje określone w art. 21 ust.1 ustawy uor : określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonywających operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 1 6. Dowody księgowe dzieli się na : zewnętrzne obce (otrzymane przez kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom), wewnętrzne, dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 7. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, korygujące poprzednie zapisy, zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 8. Każdy dokument księgowy powinien być wystawiony w sposób staranny, czytelny i trwały. 9. Dane zawarte w dowodzie nie mogą być zamazywane, wycinane lub usuwane w sposób uniemożliwiający odczytanie poprzednich danych. 10. Każdy dokument znajdujący się w obiegu winien być oznakowany alfanumerycznie. Wprowadza się następujący kod znakowania dokumentów: 1. Oznaczenie alfanumeryczne oznaczenie placówki 2. Oznaczenie dziennika częściowego 3. Nr operacji ___________ 11. Numer operacyjny nadany jest automatycznie po wprowadzeniu danych z danego dowodu księgowego do bufora systemu KsięgowośćOptivum. Wpisując numer operacyjny dowodu, stwierdza się, że dowód został wprowadzony do pamięci komputera i jest gotowy do księgowania. Dowody sporządzane wewnątrz oraz wyciągi bankowe są oznaczane przez ręczne wpisanie w/w symbolu alfanumerycznego bezpośrednio na dowodzie. 12. Do programu KsięgowośćOptivum wprowadzane są dowody księgowe (naliczone listy płac) do bufora za pośrednictwem programu PłaceOptivum w drodze eksportu/importu danych. KONTROLA DOWODÓW KSIEGOWYCH §4 1. W jednostce stosuje się następujące rodzaje kontroli: kontrole merytoryczną, kontrole formalną, kontrole rachunkową. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu zgodności danych ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo. Kontrola merytoryczna obcych dowodów księgowych polega w szczególności na sprawdzeniu, czy: dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione, planowana operacja gospodarcza została ujęta w zatwierdzonym planie finansowym, dokonana operacja była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana lub wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki, ochrony mienia itp., dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np.: czy zakres rzeczowy faktycznie został wykonany, czy prace zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami, na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa: na wykonanie usługi, dostawy itp., zastosowano odpowiednie procedury wynikające z ustawy o zamówieniach publicznych, operacja gospodarcza przebiegała zgodnie z prawem. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy: dokument jest zgodny co do formy z uregulowaniami prawnymi tzn. czy jest kompletny, rzetelny, właściwie sporządzony, na właściwym formularzu, wystawiony przez osobę uprawnioną, jest czytelny i staranny, operacja gospodarcza została uznana za prawidłową pod względem merytorycznym. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych. Na dowodzie księgowym należy zamieścić opis merytoryczny potwierdzający wykonanie pracy (usługi/zakupu) wraz z adnotacją o celowości poniesionego wydatku. 2 Uznaje się, że dowód został sprawdzony oraz, że został zakwalifikowany do księgowania, jeżeli bezpośrednio na dowodzie umieszczona jest adnotacja w formie pieczęci o dokonaniu czynności kontrolnych wraz z datą ich dokonania i podpisem osoby upoważnionej. Na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym należy zamieścić na dokumencie klauzulę podpisaną przez sprawdzającego „sprawdzono pod względem merytorycznym, data i podpis”. Osobą upoważnionymi do sprawdzenia jest kierownik jednostki. Sprawdzony dowód pod względem formalnym i rachunkowym winien być opatrzony klauzulą „sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym, data i podpis”. Sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym dokonuje główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona. Stosuje się następujące wzory pieczęci: Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ………………podpis…………………. Sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym dnia ……………podpis………………… 2. Stwierdzone w dokumentach błędy można poprawić przez : w dowodach zewnętrznych obcych i zewnętrznych własnych poprzez wystawienie dowodu korygującego, w dowodach wewnętrznych poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreśleń, wpisanie poprawnego tekstu lub liczby i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnione, poprawianie pojedynczych cyfr lub liter jest niedozwolone, poprawianie błędów w fakturach VAT i fakturach VAT korygujących może być dokonana wyłącznie w trybie uregulowanym w przepisach o podatku od towarów i usług, błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawiane jedynie przez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego właściwego dowodu. 3. Sprawdzone dowody pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają zatwierdzeniu do realizacji przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub pracowników przez nich upoważnionych. Każdy dowód stanowiący podstawę do realizacji winien być opatrzony dokonaniu wypłaty klauzulą „zapłacono przelewem, czekiem, dnia ……”, podpisany przez pracownika dokonującego realizacji. Stosuje się pieczątkę o treści: Z a p ł a c o n o przelewem, czekiem nr …………………………. dnia …………………podpis……………………… 4. Zabrania się dokonywania jakiejkolwiek wypłaty na podstawie dowodów niesprawdzonych i niezatwierdzonych do wypłaty. 5. Segregacja i dekretacja dokumentów dokonywana jest w Ośrodku Administracji Szkolnej. 6. Właściwa dekretacja polega na nadaniu dokumentom numerów ewidencyjnych, umieszczeniu na dokumentach adnotacji o sposobie rejestracji dokumentu w urządzeniach księgowych, określenie daty księgowania, podpisaniu przez osobę odpowiedzialną za te wskazania. 7. Dekretacji dokumentów do księgowania oraz kontroli ciągłości sald na poszczególnych rachunkach bankowych dokonuje księgowy - operator systemu informatycznego, posiadający indywidualny login i hasło dostępu do programu finansowo-księgowego. Dekretacja obejmuje następujące etapy : segregacja dokumentów, sprawdzenie prawidłowości dokumentów, właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania, segregacja dokumentów polegająca na wyłączeniu dokumentów, które nie podlegają księgowaniu, kontroli kompletności dokumentów). 8. Sprawdzenie prawidłowości dokumentów, akceptacja polega na ustaleniu, że są one podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. 9. Akceptacja i zatwierdzanie dowodów do wypłaty dokonują: kierownik jednostki oraz główny księgowy poprze złożenie podpisu na stosowanej pieczęci wg wzoru: 3 Konto Wn Zatwierdzono do wypłaty dn…… ze środków …………………… Symbol podziałki klasyfikacji budżetowej Konto Ma Kwota zł. gr. Razem Potrącenia (nazwa) Do wypłaty (zwrotu) Słownie: ……………………………………………………………………………………………….. Główny księgowy Dyrektor jednostki 10. Kwalifikowania wydatków strukturalnych, z ogółu wydatków jednostki dokonuje kierownik jednostki. Poniesione wydatki należy przyporządkować odpowiednio obszarom, kodom i tematom zgodnie ze szczegółową klasyfikacją wydatków strukturalnych określoną w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. Nr 44, poz. 255). 11. Wydatki strukturalne obejmują wyłącznie krajowe wydatki publiczne poniesione na cele strukturalne. Kwalifikacje wydatków strukturalnych opisuje się na dokumencie /dowodzie księgowym/ upoważniającym do poniesienia tego wydatku tj.: na fakturze, rachunku, nocie itp. W tym celu należy stosować pieczątkę o treści: Wydatek strukturalny Kod ________ Kwota _____________________ Słownie____________________ Data_________ Podpis________ 12. Ewidencji księgowej wydatków na cele strukturalne dokonuje się na koncie pozabilansowym. 13. Zakończenie procesu księgowania – zatwierdzanie dekretów w systemie informatycznym rachunkowości i przeniesienie zapisów z bufora do dziennika obrotów dokonuje główny księgowy. DOKUMENTOWANIE OPERACJI GOSPODARCZYCH §5 Dowody księgowe związane z rozliczeniami z kontrahentami 1. W zakresie dokumentacji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług są wyłącznie rachunki lub faktury VAT, faktura korygująca. Faktura jest dokumentem księgowym jeżeli zawiera co najmniej : nazwę wystawcy i numer kolejny, nazwę i adres odbiorcy, sposób zapłaty numer i datę zamówienia (umowy) wykaz ilości , rodzajów i cen towarów, materiałów, usług, sumę brutto kwotę potrąceń z określeniem ich tytułu (upusty, zaliczki), sumę należności kwotę należności wpisaną słownie, pieczęć i podpisy wystawcy, pokwitowanie zapłaty gotówkowej. 2. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych stosuje się dowód zastępczy w postaci dokumentu poświadczającego dokonanie operacji gospodarczej, sporządzonego przez osobę dokonującą tej operacji, sprawdzonego i podpisanego przez głównego księgowego oraz zaakceptowanego przez kierownika jednostki z wyjątkiem operacji gospodarczych których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. 3. Kierownik jednostki dokonuje sprawdzenia merytorycznego otrzymanych faktur, rachunków. Sprawdzenie powinno być dokonane w ciągu 3 dni. Sprawdzone merytorycznie rachunki i faktury przekazywane są do 4 Ośrodka Administracji Szkolnej, gdzie podlegają sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym i zatwierdzane do realizacji i księgowania. Za dotrzymanie terminu uważa się przekazanie dokumentów umożliwiające dokonanie terminowej zapłaty. Dostarczenie dokumentów księgowych otrzymanych w miesiącu następnym, po 5 dniu każdego miesiąca a wystawionych z datą miesiąca poprzedniego, nie uwzględnia się do celów sprawozdawczych za dany miesiąc, są kosztem miesiąca następnego. Jeżeli termin ten jest dniem wolnym od pracy, datą tą jest pierwszy kolejny dzień pracujący. Celem ujęcia wszystkich kosztów przypadających na dany okres sprawozdawczy, faktury wystawione z datą grudniową, a dotyczące kosztów roku poprzedniego podlegają ujęciu w kosztach miesiąca grudnia i znajdą odzwierciedlenie w sprawozdaniu budżetowym i finansowym jednostki. §6 Dokumenty związane z obrotem środkami pieniężnymi 1. W zakresie obrotu pieniężnego wyróżnia się następujące dokumenty: kwitariusz, wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, polecenie wyjazdu służbowego, polecenie przelewu, czek gotówkowy, bankowy dowód wpłaty, wyciąg bankowy 2. Zobowiązania wobec innych jednostek gospodarczych i instytucji mogą być regulowane gotówką, czekiem lub przelewem. Czek podpisują upoważnione osoby, zgodnie z kartą wzorów podpisów złożonych w banku. Polecenie przelewu dokonywane jest drogą elektroniczną w systemie bankowości elektronicznej i zatwierdzane przez głównego księgowego i kierownika jednostki lub osoby upoważnione. 3. Kwitariusze przychodowe służą do dokumentowania wpłat gotówki przyjętych przez upoważnione osoby. Są to wpłaty rodziców opłaty stałej za pobyt dzieci w oddziale przedszkolnym oraz wpłaty za żywienie dzieci w stołówkach szkolnych. Druki kwitariuszy stanowią druki ścisłego zarachowania, wydawane są za pokwitowaniem przez upoważnionego pracownika księgowości. Wydanie nowego kwitariusza uzależnione jest od zdania zużytego. §7 Dowody księgowe związane z wypłatą wynagrodzeń 1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Źródłem do sporządzenia list płac jest angaż, który jest potwierdzeniem zawarcia umowy o pracę. Angaż wystawia dyrektor szkoły w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla pracownika kopia dla księgowości teczka akt osobowych 2. Dyrektor szkoły sporządza również wykaz dowodów wypłat z tytułu: godzin ponadwymiarowych nauczycieli, godzin nadliczbowych pracowników niepedagogicznych, nagród, premii, świadczeń z ZFŚS, delegacji służbowych pracowników. 3. Podstawą do sporządzenia listy płac są również inne dokumenty, w tym dotyczące potrąceń (zestawienia PKZP, PZU, inne). Dowody księgowe do sporządzenia listy płac nauczycieli winny być dostarczone do Ośrodka Administracji Szkolnej do 20-go każdego miesiąca poprzedzającego wypłatę. Zbiorcze zestawienia godzin ponadwymiarowych nauczycieli należy dostarczyć do OAS najpóźniej do dnia 22-go każdego miesiąca. Dowody księgowe, które stanowią podstawę do naliczenia poborów pracowników administracji i obsługi winny być dostarczone do OAS do dnia 22-go każdego miesiąca. 4. Listy płac sporządza Ośrodek Administracji Szkolnej w dwóch egzemplarzach. Listy płac powinny zawierać następujące dane: okres za jaki obliczono wynagrodzenie, łączną sumę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, sumę należną pracownikowi brutto z rozbiciem na poszczególne składniki wynagrodzenia, 5 sumę wynagrodzeń netto, sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, sumę potrąceń z tytułu składek emerytalnych, rentowych i chorobowych, sumę potrąceń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym składka zdrowotna, sumę zwiększeń z tytułu zasiłków ZUS, inne potrącenia mogą być dokonywane tylko za zgodą pracownika. Listy płac powinny być podpisane przez: osobę sporządzającą, kierownika jednostki, głównego księgowego Listy płac po podpisaniu zostają przekazane poleceniem przelewu na konto osobiste. §8 1. Zasady rozliczania kosztów podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. 2. Polecenie wyjazdu służbowego oraz środek lokomocji zatwierdza dyrektor szkoły, a dla dyrektora wójt. Rozliczenie kosztów podróży służbowych winno być dokładnie wypełnione przez pracowników oraz zatwierdzone pod względem merytorycznym przez osoby delegujące, a następnie niezwłocznie po wykonaniu zadania, nie później niż w ciągu 14 dni – przedłożone w Ośrodku Administracji Szkolnej. §9 1. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania są zawarte w instrukcjach i zarządzeniach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. § 10 Dokumentowanie operacji w zakresie rzeczowych składników majątku Za prawidłową gospodarkę rzeczowymi składnikami majątkowymi (środki trwałe, pozostałe środki trwałe, księgozbiory, materiały) odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Obowiązany jest zapewnić użytkowanie środków rzeczowych zgodnie z ich przeznaczeniem, należyte przechowywanie, oraz ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem i kradzieżą. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest w księgach inwentarzowych przez sekretariat szkół. Zapisy w księgach inwentarzowych należy uzgodnić z księgowością OAS na koniec roku obrotowego. Ewidencję środków trwałych w księgach inwentarzowych prowadzi się powyżej 100 zł. wartości jednostkowej. Środki trwałe (wyposażenie) poniżej tej wartości traktowane są jako małowartościowe i ujmowane w ewidencji ilościowej. Środki trwałe umarza się poprzez spisywanie w ciężar funduszu jednostki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, według stawek ustalonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (środki trwałe o wartości powyżej 3500 zł.). Ustala się, iż rozliczanie i odpisy umorzenia środków trwałych dokonuje się jednorazowo na koniec roku. Umorzeniu w pełnej wartości poprzez spisanie w koszty w miejscu przyjęcia ich do użytkowania podlegają: środki dydaktyczne meble, dywany pozostałe środki trwałe (wyposażenie) o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (poniżej 3500 zł.). Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz Instrukcji inwentaryzacyjnej aktywów i pasywów w jednostce, będącej załącznikiem do polityki rachunkowości jednostki. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. § 11 Dokumentami, które stanowią podstawę do ujęcia zaangażowania w księgach rachunkowych jednostki, są m.in.: umowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi (wraz z aneksami), płatne w danym roku, umowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi, płatne w latach następnych, wartość rocznych wynagrodzeń, wynikających z zawartych umów o pracę oraz pochodne od 6 wynagrodzeń, wartość świadczeń przyznanych na podstawie wydanych decyzji administracyjnych, postanowienia, akty notarialne, faktury, rachunki za wykonane dostawy i usługi, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, koszty podróży służbowych, niezapłacone do dnia sprawozdawczego, np.: faktury nieobjęte uprzednio zawartymi umowami. 2. Z pojęciem zaangażowanie wiąże się pośrednio termin zobowiązanie, nie są to terminy tożsame. Zaangażowanie poprzedzone jest wystąpieniem zobowiązań niewymagalnych i wymagalnych. Zobowiązania odróżnia zatem od zaangażowania stan prawny. Ponadto zobowiązanie nie wynika wprost z zaangażowania. Zaangażowanie bliższe jest pojęciu planowania, organizowania czy decydowania, stanowi element zarządzania finansowego w jednostce. 3. Na podstawie zawartych umów o pracę oraz analizy przewidywanych zmian w stanie zatrudnienia i wynagradzania określa się zaangażowanie wydatków tytułem zatrudnienia w danym roku budżetowym. Stanowi ono kwotę prawdopodobnych wydatków. Nie jest to jednak kwota faktycznych zobowiązań, które wystąpią w jednostce w danym roku. Zaangażowanie wydatków na wynagrodzenia szacuje się z góry na cały rok budżetowy i w ciągu roku koryguje, np.: w przypadku zmiany w strukturze i kwotach wydatków w oparciu o: rzeczywisty stan zatrudnienia, czyli stan planowany skorygowany o bilans zatrudnień i zwolnień, rzeczywiste stawki wynagrodzeń, czas pracy pracowników itp. 4. Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń, w tym niewymagalne, tj. wynagrodzenia naliczone, ale których termin wypłaty nie upłynął, ustala się co miesiąc, sporządzając listę płac. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. § 12 Zasady prowadzenia księgi druków ścisłego zarachowania Drukami ścisłego zarachowania są: czeki gotówkowe i kwitariusze przychodowe. Druki ścisłego zarachowania objęte są kontrolą od momentu przyjęcia ich do jednostki i są rejestrowane w specjalnej ewidencji według numerów wydrukowanych na drukach (np. czeki gotówkowe z banku posiadają już prawidłową numerację) lub nadanych im w dniu zakupu poprzez ustalenie znaku i serii i podpisanie przez osobę odpowiedzialną za ewidencję. Księgę druków ścisłego zarachowania prowadzi wyznaczony pracownik. Księgę prowadzi się na bieżąco sprawdzając ilość dokumentów w momencie ich przyjmowania i wydawania. Podstawę do zapisów w księdze stanowi: dla rozchodów – pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru dokumentów wraz z dowodem wydania, dla przychodów – dowody przychodowe. Dokumenty te są przechowywane w zamkniętych szafach i kasetkach. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji, zadanie to przekazuje się protokołem zdawczo- odbiorczym po przeprowadzonej inwentaryzacji. Okresowo ustala się stan rzeczywisty druków i porównuje się go ze stanem rzeczywistym. W przypadku stwierdzenia różnic, a także w razie zagubienia druków, kradzieży lub zniszczenia należy niezwłocznie zawiadamia kierownika jednostki i głównego księgowego oraz bank (w przypadku czeków), a także przeprowadza inwentaryzację druków. W razie zniszczenia druków komisyjnie sporządza protokół zniszczenia. § 13 Zasady przechowywania i archiwizacji dokumentów Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, budżetowe i inne sprawozdania oraz komputerowe zbiory danych są przechowywane w siedzibie Ośrodka Administracji Szkolnej Miejsce Piastowe, ul. Dworska 14, w oryginalnej postaci w ustalonym porządku rodzajowym i chronologicznym w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Wszystkie dokumenty finansowo-księgowe po wprowadzeniu ich do ewidencji przechowuje się w segregatorach, skoroszytach lub teczkach spraw, opisanych zgodnie z rzeczowym wykazem akt obowiązującym w jednostce. 7 3. Zakres prowadzonych akt oraz osoby odpowiedzialne za ich prowadzenie określają zakresy czynności pracowników. 4. Dokumenty przechowywane są w odpowiednio zabezpieczonych i zamykanych szafach. 5. W oparciu o obowiązujące przepisy prawa ustala się następujące okresy przechowywania dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, sprawozdań finansowych: trwałemu przechowywaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe – 5 lat, karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych – 50 lat, dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez 5 lat od daty upływu jej ważności, dokumenty inwentaryzacyjne- 5 lat, pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat. 6. Okres przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. 7. Udostępnianie dokumentów osobom trzecim wymaga: do wglądu na terenie jednostki- zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, poza siedzibą jednostki – pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów. 8. Udostępnianie dokumentów winno odbywać się z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych. § 14 Postanowienia końcowe 1. W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne przepisy wewnętrzne oraz ogólne przepisy prawa. § 15 1. Wszelkie zmiany w instrukcji wymagają formy pisemnej. 8 Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 1/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej we Wrocance z dnia 3 stycznia 2011 roku Postanowienia ogólne §1 Instrukcja inwentaryzacyjna została opracowana na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) §2 Przedmiotem Instrukcji w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów jest omówienie ogółu czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów wykazywanych w sprawozdaniu finansowym oraz aktualizacji ich wartości. Pojęcie i cel inwentaryzacji §3 Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. §4 W pojęciu „inwentaryzacja” mieszczą się następujące czynności: 1) ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji, 2) udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników majątkowych, 3) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, 4) wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn, 5) weryfikacja ksiąg rachunkowych i doprowadzenie ich danych do zgodności ze stanem rzeczywistym, 6) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych z powierzonego im mienia, 7) ocena gospodarczej przydatności i wartości użytkowej posiadanych przez jednostkę składników majątkowych, 8) dokonanie oceny stanu zabezpieczenia mienia przed niszczeniem, kradzieżą z włamaniem, pożarem, zalaniem i innymi wypadkami losowymi, 9) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki takim, jak gromadzenie zapasów zbędnych, nadmiernych i niepełnowartościowych oraz powstawaniu różnic inwentaryzacyjnych, a zwłaszcza niedoborów i szkód. §5 W celu przeprowadzenia prawidłowej, rzetelnej i wiarygodnej inwentaryzacji należy przestrzegać niżej wymienionych zasad: 1) zasadę terminowości i częstotliwości – polegającą na przeprowadzaniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości, umożliwiających w sposób harmonijny przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych, 2) zasadę podwójnej kontroli – polegającą na pomiarze składników majątkowych przez dwie osoby w celu wyeliminowania ewentualnych niedokładności w liczeniu i uzyskaniu pewności, że składniki majątkowe zostały policzone zgodnie ze stanem faktycznym – dotyczy inwentaryzacji zapasów magazynowych, 3) zasadę „rzetelnego obrazu” – polegającą na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów poprzez dokładne pomiary, identyfikację nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej i użytkowej, 4) zasadę kompletności i kompleksowości – polegającą na objęciu spisem wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, jak i nieobjętych tą ewidencją, a będących na stanie, ma ona zastosowanie szczególnie w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych, 5) zasadę kolejnych czynności – polegającą na określeniu kolejnych prac w czasie inwentaryzacji, co przyczynia się do usprawnienia spisu i skrócenia go w czasie, 6) zasadę uczestnictwa w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej – polegającą na tym, że w spisie z natury powinna uczestniczyć osoba odpowiedzialna za powierzone jej mienie, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach (np. choroba) może uczestniczyć osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną, 7) zasada komisyjności – polegającą na przeprowadzaniu spisów z natury przez co najmniej 2 osoby, co 1 zwiększa wiarygodność i niepodważalność takich spisów, 8) zasada fachowości komisji spisowej – polegającą na dobieraniu do zespołów spisowych osób fachowych, znających gospodarkę magazynową, a także wykazujących się znajomością asortymentową spisywanych składników. Metody (sposoby) i rodzaje inwentaryzacji §6 1. Jednostka zobowiązana jest przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Obowiązek ten wynika z art. 26 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości. Powyższy termin i częstotliwość jest dotrzymany, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację w terminach określonych w art. 26 ust.3 ww. ustawy. 2. W związku powyższym inwentaryzacja aktywów i pasywów w jednostce, jest przeprowadzana w następujących terminach: Przedmiot inwentaryzacji • środki trwałe Częstotliwość i termin inwentaryzacji • raz na cztery lata spisywane z natury i • • corocznie, weryfikacja w latach, w których nie przypada spis z natury 31 grudnia – nie wcześniej niż na trzy miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. precyzyjny termin spisu z natury określany jest każdorazowo w stosownym zarządzeniu kierownika jednostki corocznie termin 31 grudnia • materiały objęte • • • • corocznie • 31 grudnia – nie wcześniej niż na trzy ewidencja ilościowowartościową: należności z tytułu dostaw towarów i usług Metoda inwentaryzacji spis z natury i odpowiednio w drodze weryfikacji. spis z natury potwierdzenie salda miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. • należności sporne • • • • • • • wątpliwe należności od odbiorców nieprowadzących ksiąg rachunkowych rozrachunki publiczno – prawne rozrachunki z pracownikami zobowiązania o których potwierdzenie nie wystąpił wierzyciel zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych składniki aktywów i pasywów, których z natury rzeczy nie da się uzgodnić przez potwierdzenie salda lub spisać z natury, w tym: wartości niematerialne i prawne, fundusze, rozliczenia międzyokresowe • corocznie • 31 grudnia – nie wcześniej niż na trzy drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. • corocznie • 31 grudnia – nie wcześniej niż na trzy drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. • corocznie • 31 grudnia potwierdzenie sald • corocznie • 31 grudnia – nie wcześniej niż na trzy drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. miesiące przed tą datą i nie później niż 15 stycznia roku następnego. 2 §7 1. Spis z natury dokonywany jest na podstawie bezpośredniego, naocznego stwierdzenia przez zespół spisowy, fizycznego istnienia ilości spisywanych aktywów w drodze ich przeliczenia, przeważenia, przemierzenia, obliczenia technicznego lub oszacowania. Tak stwierdzony stan aktywów w dniu spisu jest wpisany przez członka zespołu spisowego do arkusza spisu. 2. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej lub inwentaryzacji doraźnej. 3. Inwentaryzację okresową przeprowadza się zgodnie z planem inwentaryzacji, uwzględniającym terminy i częstotliwość inwentaryzacji określoną w ustawie o rachunkowości. 4. Inwentaryzację doraźną (okolicznościową) przeprowadza się w przypadku: • zmiany na stanowisku osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie, • w związku z wypadkami losowymi (włamanie, kradzież, pożar lub innych zjawisk mogących mieć wpływ na stan składników majątkowych), • likwidacji jednostki organizacyjnej (komórki), • potrzeby kontroli i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych (spis z natury przeprowadzony w terminie niezapowiedzianym), kontroli zewnętrznej. 5. Celem inwentaryzacji środków trwałych metodą spisu z natury jest: ustalenie ich rzeczywistego stanu – ilości, klasyfikacji, oznaczenia i miejsca, w którym się znajdują, określenie środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, nieprzydatnych, niewykorzystywanych, zbędnych, ustalenie własności składników majątkowych, w szczególności nieruchomości (grunty inwentaryzowane są metodą weryfikacji), ustalenie środków trwałych obcych (w leasingu, dzierżawie, w użyczeniu), rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. 6. Polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej i doraźnej zarządza kierownik jednostki. Sposoby inwentaryzacji §8 1. Inwentaryzację przeprowadza się w drodze: spisu z natury, uzyskania od kontrahentów i banków pisemnych potwierdzeń prawidłowości uzyskanych sald (potwierdzenie sald), porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi i weryfikacji realnej wartości składników majątku (weryfikacja sald). 2. Poszczególnym składnikom majątku przyporządkowana jest ściśle określona metoda inwentaryzacji. 1. 2. 3. 4. §9 W drodze spisu z natury w jednostce przeprowadza się inwentaryzację: rzeczowych składników majątku obrotowego: materiałów, towarów, środków trwałych, z wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków. Inwentaryzacją drogą spisu z natury należy również objąć znajdujące się w jednostce składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej oraz będące własnością innych jednostek. Zbiory biblioteczne stanowią majątek jednostki (majątek trwały). Są objęte kontrolą w postaci inwentaryzacji. Ze względu na szczególny charakter, inwentaryzacja odbywa się na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z 2008 r., Nr 205, poz. 1283). Nadzór nad inwentaryzacją zbiorów bibliotecznych należy do obowiązków kierownika jednostki. Polega na porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic miedzy zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym materiałów zbiorów i ustaleniu ewentualnych braków. Skontrum przeprowadza komisja skontrowa powołana przez kierownika jednostki. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na: ustaleniu rzeczywistej wartości majątku poprzez ich przeliczenie, zważenie, zmierzenie oraz ujęciu ustalonej ilości spisu z natury, wycenie spisanych ilości, porównaniu wartości wycenionego spisu z danymi ksiąg rachunkowych, ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania, 3 ujęciu różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczeniu w księgach rachunkowych. Metodą uzgodnienia sald inwentaryzuje się: środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności i zobowiązania, z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności wobec pracowników i tytułów publicznoprawnych. § 10 1. Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku przeprowadza się inwentaryzację: gruntów i środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, wartości niematerialnych i prawnych, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań z pracownikami, należności i zobowiązań publicznoprawnych, funduszy i kapitałów, rezerw i przychodów przyszłych okresów, innych aktywów i pasywów niepodlegających spisowi z natury i uzgodnienia sald. Organizacja prac inwentaryzacyjnych oraz zasady przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu z natury. § 11 1. W celu sprawnego i prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się zakładową komisję inwentaryzacyjną składającą się z pracowników jednostki w składzie minimum trzech osób. 2. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej następuje na podstawie zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki. (Wzór 8 - Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji). 3. Spośród członków komisji inwentaryzacyjnej kierownik powołuje przewodniczącego komisji. 4. Do komisji inwentaryzacyjnej nie mogą być powoływane osoby materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki, główny księgowy, osoby prowadzące ewidencję księgową inwentaryzowanych składników. § 12 1. Do obowiązków zakładowej komisji inwentaryzacyjnej należy w szczególności: ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury, powoływanie zespołów spisowych, dokonywanie podziału terenu na rejony i pola spisowe, przeszkolenie osób biorących udział w spisie z natury, przygotowanie dokumentacji przebiegu i rozliczenie inwentaryzacji, gospodarowanie arkuszami spisu z natury, kontrola przebiegu spisu z natury, ustalanie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków w sprawie ich rozliczenia, sporządzanie sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji. § 13 1. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku objęte spisem. § 14 1. Komisja inwentaryzacyjna przed rozpoczęciem spisu: pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane składniki majątku pisemne oświadczenie o ujęciu w ewidencji wszystkich dowodów przychodu i rozchodu oraz o uzgodnieniu stanu ewidencji z ewidencją księgową. (Wzór 2. Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej). sprawdza stan zabezpieczenia spisywanych składników majątkowych przed niekontrolowanym ruchem osób niezwiązanych z czynnościami spisowymi. § 15 4 1. Rzeczywistą ilość spisanych z natury składników majątku ustala zespół spisowy przez przeliczenie lub zmierzenie. 2. Przeliczenie składników majątku polega na fizycznym ustaleniu ich ilości w sztukach lub jej wielokrotnościach, egzemplarzach, kompletach. § 16 1. Znajdujące się na określonym polu spisowym składniki majątku objęte spisem z natury nie powinny być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. 2. W wyjątkowych sytuacjach komisja inwentaryzacyjna może wyrazić zgodę na wydanie lub przyjęcie określonego składnika majątku, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia normalnej działalności jednostki. Wydanie lub przyjęcie składnika majątku w tym przypadku powinno nastąpić na specjalnie oznaczonych dowodach umożliwiających odpowiednie ich ujęcie w księgach rachunkowych. § 17 1. Ustalone rzeczywiste ilości składników majątku komisja inwentaryzacyjna wpisuje na arkusze spisu z natury. (Wzór 3 . Arkusza spisu z natury). 2. Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy i powinny spełniać podstawowe wymogi ustawowe: nazwa jednostki i pola spisowego (pieczęć jednostki), numer arkusza spisu oraz oznaczenie uniemożliwiające ich zmianę (podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej), określenie metody i rodzaju inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego), osób odpowiedzialnych materialnie lub innych osób uczestniczących w spisie (imiona, nazwiska, podpisy), datę (godzinę) rozpoczęcia i zakończenia spisu, podawane odrębnie dla każdego arkusza spisowego oraz termin przeprowadzenia inwentaryzacji, jeżeli różni się od daty spisu z natury, dane dotyczące spisywanych składników (kolejny numer pozycji arkusza spisowego, symbol indeksu, numer inwentarzowy, nazwa, ilość stwierdzona w czasie spisu, jednostka miary (taka sama jak stosowana w ewidencji księgowej i w magazynie), ustalone ceny i wartości, podsumowanie wartości spisanych składników majątkowych na arkuszu, ogólna liczba pozycji, podawana na ostatnim arkuszu spisu, data i podpisy członków zespołu spisowego i osób odpowiedzialnych na końcu arkusza spisowego. 3. Arkusze są dowodami księgowymi, w związku z czym muszą być wypełnione w sposób trwały. 4. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest: pozostawienie niewypełnionych wierszy, korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie lub przerabianie dokonanych zapisów. 5. Poprawianie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób, żeby pierwotna treść była czytelna i wpisaniu poprawnego zapisu. Przy każdym poprawionym zapisie powinien być zamieszczony podpis członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej. § 18 1. Dla zapewnienia rzetelności i prawidłowości spisu z natury przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona dokonuje wyrywkowej kontroli spisu. 2. W toku kontroli należy zbadać, czy komisja inwentaryzacyjna działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustaleniami, a zwłaszcza czy została zapewniona kompletność spisu z natury oraz czy prawidłowo zostały wypełnione arkusze spisu z natury. 3. Po zakończeniu spisu z natury i dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszach spisowych zespół spisowy powinien zamieścić na tym arkuszu adnotacje o treści: „Spis zakończono na pozycji ……………………..”. § 19 1. Komisja inwentaryzacyjna po zakończeniu czynności spisowych: pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie końcowe co do przebiegu dokonanego spisu z natury i zawierające stwierdzenie, czy wnosi ona lub nie wnosi zastrzeżenia do przeprowadzonego spisu z natury. (Wzór 4. Oświadczenie końcowe osoby materialnie odpowiedzialnej). sporządza pisemnie sprawozdanie o przebiegu spisu z natury, który przedstawia kierownikowi jednostki (Wzór 5. Sprawozdanie zespołu spisowego). przekazuje wszystkie arkusze spisu z natury zarówno te wypełnione, jak i niewykorzystane, a także anulowane przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 5 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. Wycena arkuszy spisowych, ustalanie weryfikacja i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych § 20 Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je kierownikowi jednostki w celu dokonania ich wyceny i ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Po otrzymaniu arkuszy spisu z natury dokonuje się wyceny spisanych składników majątku oraz porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury z ilością i wartością tych składników wynikającą z ewidencji księgowej. Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w ustawie o rachunkowości. Jeżeli stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu ewidencyjnego wynikającego z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, powstaje niedobór, w sytuacji odwrotnej powstaje nadwyżka. Niezawinione niedobory i szkody powstają w rezultacie utraty składników z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych, które nie mogły – mimo dołożonej staranności – im zapobiec. Niedobory i szkody zawinione powstają z winy osób odpowiedzialnych materialnie, w wyniku działania lub zaniechania, czy też zaniedbania obowiązków dotyczących gospodarowania składnikami majątku lub braku troski o ich zabezpieczenie. Porównania stanu rzeczywistego z ewidencyjnym dokonuje się na arkuszach różnic. Są one podstawą do ustalenia różnic inwentaryzacyjnych. § 21 W celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przeprowadza postępowanie weryfikacyjne. W trakcie prac weryfikacyjnych komisja inwentaryzacyjna ma prawo żądać od osoby materialnie odpowiedzialnej złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. Komisja inwentaryzacyjna przy weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych może korzystać z pomocy rzeczoznawców z danej dziedziny, specjalistów. Rezultatem zakończonego postępowania weryfikacyjnego powinien być protokół, w którym komisja inwentaryzacyjna przedstawia umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych. (Wzór 6. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych). Zaopiniowany przez głównego księgowego protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. Do ksiąg rachunkowych okresu, na który przypadał termin inwentaryzacji, poza różnicami inwentaryzacyjnymi należy uwzględnić odpisy składników majątkowych z powodu utraty przydatności, uszkodzenia, przeterminowania lub z innych przyczyn, wskazane przez Komisję Likwidacyjną i zaakceptowane przez kierownika jednostki. Rozliczenie spisu z natury w księgach rachunkowych § 22 Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych następuje na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych. W celu umożliwienia identyfikacji każdy obiekt inwentarzowy musi posiadać numer inwentarzowy. Numer musi być trwały i wyraźny. Nadaje się go na podstawie chronologicznie prowadzonej księgi inwentarzowej, zawierającej ewidencję przychodów poszczególnych obiektów. Wyniki, całość dokumentacji rozliczenia spisu z natury przekazywane są do Ośrodka Administracji Szkolnej Miejsce Piastowe, celem rozliczenia w księgach rachunkowych jednostki. Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald § 23 1. W drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności i zobowiązania oraz powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe. Nie wymagają pisemnego uzgodnienia sald: należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec kontrahentów, w tym osób fizycznych, którzy nie mają 6 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozrachunków z pracownikami, drobnych należności i zobowiązań, w przypadku których koszty uzgodnienia przekraczałyby związane z tym korzyści, rozrachunków publicznoprawnych. Pismo o potwierdzenie salda wystawia się w trzech egzemplarzach i wysyła listem poleconym: dwa egzemplarze do kontrahenta celem potwierdzenia salda, trzeci egzemplarz zostaje w aktach danej komórki. Jeden z wysłanych egzemplarzy powinien wrócić potwierdzony przez dłużnika. Nie zezwala się na tzw. „milczące potwierdzenie sald”. Potwierdzenie salda może odbywać się również w drodze potwierdzenia drogą internetową albo telefonicznie (jednak w tym przypadku należy sporządzić notatkę z przeprowadzonej rozmowy). Jeżeli nie udało się uzyskanie potwierdzenia salda, wówczas takie saldo podlega inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Formularz potwierdzenia salda powinien zawierać: kwotę salda, wskazanie strony „Wn” lub „Ma”, pieczątkę jednostki i podpisy osób upoważnionych, Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków ulokowanych na otwartych rachunkach bankowych. W przypadku składników powierzonych kontrahentom należy uzyskać od jednostki, której przekazano składniki majątkowe, potwierdzenie ich stanu. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji § 24 1. Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kartotekach oraz doprowadzenia ich do realnej wartości. Celem weryfikacji jest: ustalenie faktu istnienia określonych składników majątku i źródeł ich pochodzenia, ustalenie wiarygodności i poprawności wyceny, ustalenie poprawności zakwalifikowania do danej grupy aktywów lub pasywów, stwierdzenie kompletności zapisów w zakresie zwiększeń i zmniejszeń. 2. Metodą weryfikacji inwentaryzuje się wszystkie te aktywa i pasywa, które: nie mogą być inwentaryzowane drogą spisu z natury, nie mogą być inwentaryzowane przez wzajemne uzgodnienie i potwierdzenie na piśmie ich stanu księgowego, nie podlegają obowiązkowi inwentaryzacji co roku, np. w stosunku do środków trwałych. W przypadku występowania bardzo dużej ilości zapisów na koncie konfrontacji podlegają zapisy i odpowiadające im dokumenty o znaczących wartościach. 3. Formą dokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji jest protokół weryfikacji sald poszczególnych aktywów i pasywów, opatrzony datą przeprowadzenia i podpisem głównego księgowego. Z protokołu powinno wynikać, czy stwierdzono różnice inwentaryzacyjne, a jeśli tak, to na podstawie jakich dowodów dokonano korekt. Uzupełnieniem do protokołu weryfikacji mogą być wydruki z systemu finansowo – księgowego, potwierdzające saldo początkowe konta, pogrupowane zapisy po stronie zwiększeń i zmniejszeń oraz saldo końcowe. (Wzór 9. Protokół weryfikacji sald). 4. Inwentaryzację środków trwałych w budowie dokumentuje się w formie protokołu weryfikacji wraz z analitycznym wydrukiem zapisów na koncie „Środki trwałe w budowie” z umieszczoną adnotacją wskazującą na zweryfikowane zapisy z dokumentacją. 5. Ujawnione w wyniku inwentaryzacji nieprawidłowości i rozbieżności wymagają, tak jak przy spisie z natury i przy potwierdzeniu sald, wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Postanowienia końcowe § 25 1. Wykonanie postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, zarządzeń, powierza się osobom wymienionym w instrukcji. 2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania. 7 Wzory dokumentów inwentaryzacyjnych: 1-9. 1. Protokół inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. 2. Oświadczenie wstępne osoby materialnie odpowiedzialnej. 3. Arkusz spisu z natury. 4. Oświadczenie o akceptacji spisu osoby materialnie odpowiedzialnej. 5. Sprawozdanie z przeprowadzenia spisu z natury. 6. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. 7. Protokół weryfikacji sald. 8. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. 9. Protokół inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald. 8 pieczęć jednostki (Wzór 1) PROTOKÓŁ INWENTARYZACJI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA przeprowadzonej w dniu .......................... 20…... r. od godz. ........... do godz. ............. Zespół spisowy w składzie: Przewodniczący ....................................................................... Członek .................................................................................... Członek .................................................................................... w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, dokonał komisyjnego przeliczenia czeków gotówkowych oraz druków ścisłego zarachowania – kwitariuszy przychodowo-rozchodowych znajdujących się w księgowości (OAS) . Numery niezrealizowanych czeków gotówkowych – stwierdzony stan faktyczny: rachunek podstawowy jednostki seria .............. od nr .......................... do nr .................................... seria .............. od nr .......................... do nr .................................... rachunek ZFŚS seria .............. od nr .......................... do nr .................................... seria .............. od nr .......................... do nr .................................... Numery niezrealizowanych kwitariuszy przychodowo-rozchodowych – stwierdzony stan faktyczny: seria .............. od nr .......................... do nr .................................... seria .............. od nr .......................... do nr .................................... Wyjaśnienia, uwagi…………………………………………………………….. Podpisy osób materialnie odpowiedzialnych .............................................. Podpisy członków zespołu spisowego ................................................. 9 (Wzór 2) pieczęć jednostki .............................. , dnia ........... 20..... r. Oświadczenie wstępne ................................................................................................................................................................ (nazwa pola spisowego) Oświadczam, jako osoba materialnie odpowiedzialna za mienie powierzone będące w użytkowaniu ………………………………………………………..że wszelkie operacje przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych zostały przekazane do księgowości oraz zostały do chwili spisu z natury ujęte w ewidencji, tj. w księgach inwentarzowych ilościowo-wartościowych, ilościowych. Pole spisowe zostało przygotowane do przeprowadzenia inwentaryzacji. Rzeczowe składniki majątkowe powierzone mojej pieczy są przygotowane do spisu z natury, właściwie posegregowane, ułożone, odpowiednio oznakowane a dostęp do nich ułatwiony. ............................................................................... (nazwisko i imię osoby materialnie odpowiedzialnej) ................................................................... (podpis) 10 pieczęć jednostki ARKUSZ SPISU Z NATURY (Wzór 3) Strona nr ……… Rodzaj inwentaryzacji ……………………………………. Sposób przeprowadzenia – ………………………………. ........................................................................................................ (nazwa jednostki inwentaryzowanej) ............................................................. (Imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz stanowisko służbowe) Skład komisji inwentaryzacyjnej Inne osoby obecne przy spisie (imię, nazwisko i stanowisko służbowe) (imię, nazwisko i stanowisko służbowe) …………………………………………………. ………………………………………………………… …………………………………………………. ………………………………………………………… …………………………………………………. ………………………………………………………… Spis rozpoczęto dnia .............. o godz. ...... Spis zakończono dnia ................... o godz. ......... Lp. Nazwa przedmiotu Cecha, Stwierdzona Cena Wartość Uwagi spisu z natury symbol ilość jednostkowa Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej Podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej: Wycenił ....................................................................... Przewodniczący: …………………………..… (imię i nazwisko) (podpis) Sprawdził …………………………………………… Członkowie: …………………………………..…..… (imię i nazwisko) (podpis) ..…. ……………………………………....... ………………………………………………. 11 (Wzór 4) pieczęć jednostki ................................. , dnia ..................20….... r. OŚWIADCZENIE ............................................................................................................................................ (nazwa pola spisowego) Oświadczam, że spis z natury składników majątkowych, za które ponoszę odpowiedzialność został przeprowadzony w mojej obecności - w obecności osoby upoważnionej*) . Nie wnoszę uwag co do poprawności i kompletności spisu oraz pracy dokonującego go zespołu spisowego. Wszystkie składniki powierzone mojej pieczy zostały objęte tym spisem. ................................................................ (nazwisko i imię osoby materialnie odpowiedzialnej) ................................................................ (podpis) *) niepotrzebne skreślić 12 (Wzór 5) pieczęć jednostki ......................................., dnia ..............200 ..... r. OŚWIADCZENIE ............................................................................................................................................... (nazwa pola spisowego) Oświadczam, że objęte spisem z natury składniki majątkowe są w pełni przydatne, sprawne, wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem a stan ich służy do bieżącej działalności kierowanej przeze mnie jednostki organizacyjnej. ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ .................................................................................... (nazwisko i imię osoby materialnie odpowiedzialnej) ..................................................................................... (podpis) 13 pieczęć jednostki (Wzór 6) SPRAWOZDANIE Z INWENTARYZACJI Nazwa pola spisowego .......................................................................................................................... Osoba materialnie odpowiedzialna ......................................................................................................... Zespół spisowy w składzie osobowym: 1) Przewodniczący ....................................................................................... 2) Członek ....................................................................................... 3) Członek ...................................................................................... przeprowadził w dniach od ...........................do .......................... spis z natury aktywów w polu spisowym. Zbiorcze zestawienie arkuszy spisowych: Strona nr ............... wartość ................ Strona nr ............... wartość ................ Strona nr ............... wartość ................ Strona nr ............... wartość ................ Strona nr ............... wartość ................ Strona nr ............... wartość ................ Strona nr ............... wartość ................ Strona nr ............... wartość ................ Strona nr ............... wartość ................ Strona nr ............... wartość ................ Razem stron ............... arkuszy spisowych. Łączna wartość .................................................... Ocena stanu przygotowania pola spisowego i znajdujących się w nim składników do inwentaryzacji .................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ Wnioski w zakresie składowania, konserwacji i ochrony składników majątkowych .................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ Zabezpieczenie i pomieszczeń przed kradzieżą, włamaniem, zalaniem, pożarem itp. .................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ Spostrzeżenia i wnioski z przebiegu prac inwentaryzacyjnych .................................................................................................................................................................................................. Inne uwagi : .................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ Potwierdzam przyjęcie do wiadomości uwag zawartych w punktach: 2 do 6. .................................................................. (podpis osoby materialnie odpowiedzialnej) ( podpisy członków zespołu spisowego) ..................................... ............................. ..................................... ............................. ..................................... ............................. 14 pieczęć jednostki (Wzór 7) Protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych Komisja inwentaryzacyjna w składzie: Przewodniczący …………………………………………………… Członek ………………………………………………………………. Członek ………………………………………………………………. dnia ……………………..dokonała rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych ustalonych podczas spisu z natury w ……………………………………………………………………………………………przeprowadzonego w dniach od …………….. do………………….., przy udziale osoby materialnie odpowiedzialnej. Lp. Nr i pozycja arkusza spisowego Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych na dzień …………………… Nazwa Jednostka Cena Stan Stan Różnice składnika miary faktyczny księgowy inwentaryzacyjne w dniu w dniu spisu spisu Niedobory Nadwyżki Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 6. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego postanowiła: Niedobory inwentaryzacyjne rozliczyć w następujący sposób: niedobory na kwotę …………………. zł uznać za niezawinione i jako mieszczące się w granicach normy spisać w koszty, niedobory na kwotę …………………. zł. uznać za zawinione i obciążyć nimi osobę materialnie odpowiedzialną, dokonać kompensaty niedoborów z nadwyżkami na kwotę …………….. zł. Nadwyżki inwentaryzacyjne rozliczyć w następujący sposób: nadwyżki na kwotę ………………… zł. uznać za błąd w pomiarach i pomniejszyć o ich wartość koszty, nadwyżki w kwocie ………….. zł powstała z nieustalonych przyczyn – proponuje się zaliczyć jej wartość do przychodów, nadwyżki skompensować z niedoborami w kwocie ……………… zł. : Data i podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej Data i podpis kierownika jednostki ………………………………………………………………………… ………………………………….. 15 pieczęć jednostki (Wzór nr 8) Zarządzenie Nr …….. Dyrektora ………………………. z dnia ............................ §1 Na podstawie art. 26 ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994r. (Dz. U. z 2009 Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) zarządzam sporządzenie spisu z natury. Nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanego pomieszczenia: …………………………………………… Rodzaj inwentaryzacji: ……………………………………………………..………. Rodzaj inwentaryzowanego składnika majątkowego objętego spisem: (środki trwałe), (pozostałe środki trwałe), (materiały w magazynie służące do przygotowania posiłku w stołówce szkolnej), (zbiory biblioteczne). Osoba materialnie odpowiedzialna: ……………….…. Termin rozpoczęcia: …………………………… Termin zakończenia: ……………………spisu z natury. Do przeprowadzenia spisu z natury wymienionych składników majątkowych wyznaczam zespół spisowy w następującym składzie osobowym: Przewodniczący ………… Członek ………………… Członek ………………… Członek ………………… §2 Osoby powołane na członków zespołu spisowego ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe oraz zgodne z obowiązującymi przepisami przeprowadzenie spisu z natury. Zespół spisowy złoży przewodniczącemu sprawozdanie z przeprowadzonego spisu natychmiast po jego zakończeniu. Do obowiązków Komisji należy: - kontrola prawidłowości spisu. - ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia. - ocena przydatności gospodarczej składników majątkowych objętych spisem. §3 Inwentaryzację należy przeprowadzić według stanu na dzień ……………………………………….. §4 Arkusze spisowe o numerach : ………………………. wydano przewodniczącemu zespołów spisowych. Ostateczny termin zakończenia …………………………… i §5 rozliczenia wyników Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. inwentaryzacji ustalam na dzień §6 …………………………., dnia....................... ……………………………………… (podpis kierownika jednostki) 16 (Wzór 9) Pieczęć jednostki Protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald Na dzień ...................... dokonano inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald następujących składników aktywów i pasywów: Lp. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Symbol konta Nazwa konta Stan konta Przed weryfikacją Wn Ma Po weryfikacji Wn Ma Różnice Wn Ma Wyżej wymienione salda aktywów i pasywów na dzień 31.12........... r. uznaje się za prawidłowe, pod warunkiem wprowadzenia do ksiąg rachunkowych wyników weryfikacji. Weryfikacji dokonał ....................................................... ………………………………… (data i podpis) 17
