Rybnik, dnia - Urząd Miasta Rybnika

Inf.271.42.2015
Dokument : 2015-112088
Opis Przedmiotu Zamówienia
I.
Nazwa zadania:
Konserwacja i serwis kserokopiarek
Kod CPV:
50310000-1
II. Dane zamawiającego: Miasto Rybnik, ul. Bolesława Chrobrego 2, 44-200 Rybnik,
NIP: 642-001-07-58.
Osoba do kontaktu: Przemysław Szulc, Wydział Informatyki, Tel. 43 92 267
e-mail do korespondencji: [email protected]
III. Termin realizacji zamówienia: do 31 stycznia 2017 r.
IV. Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest konserwacja i serwis kserokopiarek, użytkowanych
przez Urząd Miasta Rybnika.
2. Wykonawca w ramach umowy zobowiązany jest do:
a. Przyjęcia zgłoszenia i bezzwłocznego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
b. Naprawy kserokopiarki w miejscu jej eksploatacji lub kiedy nie będzie to
możliwe - odłączenia i odbioru urządzenia z miejsca jego eksploatacji, a po
zakończeniu prac ponownego jego podłączenia.
c. Wykonania przeglądu technicznego, uzupełnienia i przesłania na adres
[email protected] dokumentu ekspertyzy (zgodnie z załącznikiem
nr 2). W przypadku konieczności naprawy Wykonawca określi koszty
niezbędnych do wymiany części i prac.
d. Podjęcia dalszych działań na podstawie decyzji Zamawiającego (zgodnie
z zaznaczeniem pozycji w załączniku nr 2), które mogą być następujące:
- Zlecenie konserwacji – Zamawiający ponosi tylko koszty konserwacji,
bez kosztów ekspertyzy.
- Zlecenie naprawy – Zamawiający ponosi tylko koszty naprawy
i wymienionych części, bez kosztów ekspertyzy.
- Rezygnacja – Zamawiający ponosi tylko koszt ekspertyzy.
e. Przeprowadzenia konserwacji na zlecenie Zamawiającego w ramach której
zostaną przeprowadzone co najmniej następujące czynności:
- ocena stanu kopiarki przed i po wykonaniu przeglądu,
- czyszczenie zespołu wywołującego,
- czyszczenie zespołu dozowania tonera,
- czyszczenie sekcji rejestracji,
- czyszczenie wnętrza kopiarki,
- czyszczenie i regulacja mechanizmu transportu papieru (od podajnika
do tacy odbiorczej, łącznie z dupleksem, jeżeli jest),
- czyszczenie automatycznego podajnika papieru, jeżeli kopiarka jest
w niego wyposażona,
- czyszczenie i regulacja elementów optyki wraz z szybą ekspozycyjną,
- kasowanie liczników serwisowych,
Urząd Miasta Rybnika
DDM 9000®
Wz_Ryb_00
1/7
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
- kasowanie kodów błędów oraz późniejsza regulacja parametrów
kserokopiarki,
- smarowanie i kontrola łożysk,
- kontrola i czyszczenie kół zębatych,
- wykonanie kopii testowych,
- czyszczenie obudowy kserokopiarki,
- innych okresowo wykonywanych czynności koniecznych do
poprawnego działania kserokopiarki.
f. Przeprowadzenia ekspertyzy w ramach której Wykonawca w dokumencie
zgodnym z załącznikiem 2, opisze stan techniczny urządzenia oraz koszty jego
ewentualnej naprawy wraz z niezbędnymi częściami. W przypadku kiedy koszt
naprawy jest nieadekwatny do wartości urządzenia Wykonawca potwierdzi, że
sprzęt nadaje się do utylizacji.
g. Przeprowadzenia skutecznej naprawy na zlecenie Zamawiającego (zgodnie z
akceptacją kosztów w załączniku nr 2) w ramach której zostaną
przeprowadzone czynności zgodnie ze sporządzoną ekspertyzą oraz
każdorazowo czyszczenie zewnętrznej obudowy i podajników papieru.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania na zleceniu tylko niektórych
czynności i części spośród wymienionych w przygotowanej ekspertyzie.
h. Bezpłatnego dostarczenia i instalacji urządzenia zastępczego o nie gorszych
parametrach na życzenie Zamawiającego w sytuacji, gdy nie będzie możliwe
wykonanie naprawy w siedzibie Zamawiającego lub jeśli naprawa będzie
trwała dłużej niż 5 dni roboczych. W przypadku dostarczenia innych modeli
kserokopiarek niż posiadane przez Zamawiającego (załącznik nr 1),
Wykonawca wraz z urządzeniem dostarczy materiały eksploatacyjne i będzie
ponosił ich koszt do czasu zakończenia naprawy urządzenia Zamawiającego.
i. Udzielenia gwarancji na wymienione części:
- min. 6 miesięcy,
- 3 miesiące na wykonane prace w ramach konserwacji i/lub naprawy.
Wymagane terminy przeprowadzenia usługi i/lub naprawy:
1) 1 dzień roboczy dla ekspertyzy od otrzymania zgłoszenia,
2) 3 dni robocze dla konserwacji od otrzymania zgłoszenia,
3) 5 dni roboczych dla naprawy od akceptacji kosztorysu z ekspertyzy.
Zamawiający może w porozumieniu z Wykonawcą ustalić inny, dłuższy termin do
realizacji zlecenia, np. w przypadku niedostępności części zamiennych.
Rozpoczęcie prac związanych z naprawą może nastąpić po wypełnieniu przez
Wykonawcę punktów II i III załącznika nr 2 oraz akceptacji kosztów planowanej
naprawy przez Zamawiającego (uwzględnionej w punkcie IV załącznika nr 2).
Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania doświadczenia w naprawie
i serwisowaniu kserokopiarek marki Kyocera. Dokumentami potwierdzającymi
doświadczenie będą: posiadana przez Wykonawcę aktualna autoryzacja producenta na
serwis kserokopiarek marki Kyocera lub referencje potwierdzające rzetelną realizację
napraw kserokopiarek marki Kyocera na kwotę co najmniej 25 tys. zł w okresie
ostatnich dwóch lat. Dokumenty należy dołączyć do oferty.
Koszt ekspertyzy nie może być wyższy niż koszt konserwacji lub naprawy.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia urządzeń powstałe
podczas ich konserwacji lub naprawy. Zamawiający ma prawo żądać bezpłatnego
usunięcia wad w terminie do 5 dni roboczych od daty ich zgłoszenia.
Zamawiający zabrania naklejania na urządzeniach reklam, etykiet i innych tego typu
materiałów.
Urząd Miasta Rybnika
DDM 9000®
Wz_Ryb_00
2/7
10. Zlecenie konserwacji i/lub ekspertyzy następować będzie drogą telefoniczną bądź
mailową na wskazany przez Wykonawcę numer telefonu lub adres e-mail.
11. Wykaz modeli i ilości kserokopiarek będących w posiadaniu Zamawiającego
przedstawiono w załączniku nr 1. Zamawiający informuje, że ilości oraz modele
użytkowanych kserokopiarek mogą w trakcie obowiązywania umowy ulec zmianie.
Wykonawca zobowiązuje się do serwisowania wszystkich kserokopiarek będących
w użytkowaniu przez Zamawiającego.
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do instalacji nowych kserokopiarek oraz zmiany
lokalizacji już działających.
13. Wykonawca zobowiązuje się do zakupu części po cenach rynkowych a Zamawiający
zastrzega sobie możliwość wskazania tańszego źródła zakupu podzespołów.
14. Zamówienie obowiązuje do końca stycznia 2017 r. lub do czasu wykorzystania kwoty
określonej w umowie.
15. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewykorzystania pełnej kwoty
przeznaczonej na serwis kserokopiarek wynikającej z mniejszej ilości zleceń.
16. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy ze skutkiem
natychmiastowym bez podania przyczyny.
17. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:
1) za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn niezależnych od
Zamawiającego w wysokości 10% wynagrodzenia umownego,
2) za zwłokę w wykonaniu ekspertyzy lub konserwacji wynikającej ze zgłoszenia
w wysokości 10% jej wartości za każdy dzień przekroczenia terminu, jednak nie
więcej niż 80% wartości zleconej usługi,
3) za zwłokę w wykonaniu naprawy w wysokości 5% wynagrodzenia należnego za
daną naprawę za każdy dzień przekroczenia terminu, jednak nie więcej niż 80%
tego wynagrodzenia. Dostarczenie urządzenia zastępczego wstrzymuje
naliczanie kary umownej,
4) za każdy dzień zwłoki w dostarczeniu urządzenia zastępczego po wymaganym
terminie 10% wynagrodzenia należnego za daną naprawę, jednak nie więcej niż
80% tego wynagrodzenia.
18. Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
19. Odstąpienie od umowy nie powoduje utraty uprawnienia do naliczenia kary umownej.
20. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi na podstawie wartości podanej w przesłanym
przez Oferenta załączniku nr 4.
Podane tam koszty poszczególnych prac i części muszą uwzględniać pełny zakres
zamówienia określony powyżej. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty
towarzyszące wykonaniu zamówienia, obejmujące w szczególności koszt konserwacji,
naprawy, części zamiennych, transportu czy też dostarczenia urządzenia zastępczego
wraz z materiałami eksploatacyjnymi.
Podana wartość oferty (suma) nie jest ostatecznym wynagrodzeniem jakie otrzyma
Wykonawca. Wynagrodzenie wynikać będzie z faktycznie zleconych i wykonanych
prac oraz ich zakresu.
21. Rozliczenie za wykonane prace następować będzie na podstawie faktury wystawionej
po potwierdzeniu odbioru prac każdego zlecenia. Przed wystawieniem faktury
konieczne jest uzupełnienie przez Wykonawcę załącznika nr 2 i jego przesłanie na
adres: [email protected]. Termin płatności faktury będzie wynosił co
najmniej 30 dni od jej otrzymania.
22. Ceny podane w ofercie są dla Wykonawcy wiążące na cały okres trwania umowy.
W szczególnych przypadkach, cena oferowanych części może ulec zmianie w czasie
trwania umowy po uprzednim przedstawieniu przez Wykonawcę dokumentu
poświadczającego wzrost ceny danego podzespołu. Dokument taki powinien być
Urząd Miasta Rybnika
DDM 9000®
Wz_Ryb_00
3/7
podpisany przez producenta lub autoryzowanego dystrybutora danego urządzenia.
Jeśli Wykonawca jest dystrybutorem, to dokument musi być podpisany przez
producenta kserokopiarki.
V. Termin składania ofert: 14 grudnia 2015 r.
VI. Składanie ofert.
Oferta ma zostać złożona w formie elektronicznej (zeskanowany dokument) na adres
[email protected] lub w formie papierowej w Kancelarii Urzędu Miasta,
zaadresowana na Wydział Informatyki, zgodnie z załącznikiem nr 4 do Opisu Przedmiotu
Zamówienia.
VII. Informacje o formalnościach:
1) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od realizacji
zamówienia, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród
złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
2) Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych
uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają tu zastosowania przepisy
Ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załączniki:
- Załącznik nr 1 Zestawienie kserokopiarek na stanie UM
- Załącznik nr 2 Dokument ekspertyzy/zgłoszenie
- Załącznik nr 3 Oszacowanie kosztów oferty
- Załącznik nr 4 - formularz ofertowy
Urząd Miasta Rybnika
DDM 9000®
Wz_Ryb_00
4/7
Załącznik nr 1
Zestawienie kserokopiarek używanych przez Zamawiającego
Lp.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Model
Ilość sztuk
KM-1500
1
KM-1650
4
KM-2050
1
KM-3035
2
KM-3050
3
KM-3060
1
TaskAlfa 181
1
TaskAlfa 300i
2
TaskAlfa 3010i
2
TaskAlfa 3050ci
4
TaskAlfa 3051ci
1
TaskAlfa 3501i
1
TaskAlfa 420i
2
UTAX 3005ci
3
Urząd Miasta Rybnika
DDM 9000®
Wz_Ryb_00
5/7
Załącznik nr 2
Data zgłoszenia
Model kserokopiarki
Numer inwentarzowy
Numer seryjny
Stan licznika
Lokalizacja
Urząd Miasta Rybnika
Wydział Informatyki
Tel. (32) 43 92 267
Ul. Bolesława Chrobrego 2
44-200 Rybnik
I.
803/
Szczegóły zgłoszenia i typ usługi (należy zaznaczyć) – wypełnia Zamawiający
Zlecenie dotyczy:
Konserwacja
Usługa w miejscu eksploatacji
Ekspertyza
Usługa poza siedzibą Zamawiającego
II.
Ekspertyza – wypełnia Wykonawca
III.
Koszty – wypełnia Wykonawca
Naprawa
Data pobrania urządzenia
Nazwa części
Lp.
1
2
3
4
5
Lp.
1
2
3
Ilość
Podpis odbierającego
Kwota brutto
Nazwa usługi
Koszt całkowity brutto
Podpis wystawiającego
Data wystawienia
IV.
Akceptacja kosztów przez zlecającego (należy zaznaczyć) – wypełnia Zamawiający
TAK
CZĘŚCIOWA
V.
Lista przeprowadzonych czynności – wypełnia Wykonawca
VI.
Uwagi końcowe - zalecenia – wypełnia Wykonawca
Data realizacji zlecenia /
powrotu urządzenia
Urząd Miasta Rybnika
DDM 9000®
Wz_Ryb_00
NIE
Podpis Zamawiającego
6/7
Załącznik nr 3
Oszacowanie kosztów oferty
Nazwa firmy
Usługa/Część
Model
Ekspertyza
Konserwacja - ksero mono
Konserwacja - ksero kolor
Naprawa – ksero mono
Naprawa – ksero kolor
Maintenance Kit (MK-410)
Maintenance Kit (MK-715)
bęben - drum unit
bęben - drum unit (DK-716)
bęben - drum unit (DK-8505)
KM-1650
KM-3050
TaskAlfa 300i
TaskAlfa 420i
TaskAlfa 3050ci
Cena
jednostkowa*
Szacowana
ilość
10
20
10
5
5
1
2
1
1
3
Wartość
oferty (suma)
Wartość
*Wszystkie podane ceny powinny być cenami brutto, uwzględniającymi wszelkie niezbędne
koszty oraz wymogi określone w zapytaniu ofertowym. Oferowane części oryginalne.
Urząd Miasta Rybnika
DDM 9000®
Wz_Ryb_00
7/7