Mariusz Rebczynski

UNIWERSYTET MARII CURIE-SKŁODOWSKIEJ W LUBLINIE
Dział Eksploatacji
Wyszczególnienie procedury, zasad i zadań w ramach realizacji Umowy nr
01/DTE-e/34/2013 na wykonanie usług konserwacji i naprawy urządzeń
biurowych dla potrzeb jednostek UMCS w Lublinie
Dane kontaktowe firmy świadczącej ww. usługi:
Biuro-Tech F.H.U.
Krzysztof Bartoszek
Ul. Bukowa 17
20-374 Lublin
tel. (81) 745 80 37
e-mail: [email protected]
Dane kontaktowe pracownika Działu Eksploatacji (Sekcja Technicznego Utrzymania Obiektów):
mgr Karolina Łubek
Samodzielny referent ds. administracyjnych
Ul. Sowińskiego 12, pok. nr 8
tel. (81) 537 54 86
e-mail: [email protected]
[email protected]
Usługa konserwacji urządzeń biurowych – założenia ogólne:
1) Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania równolegle z konserwacją przeglądów sprzętu
mających na celu wykrywanie i usuwanie na bieżąco wszelkich nieprawidłowości i uszkodzeń
występujących w procesie użytkowania urządzenia oraz zapobieganiu powstawaniu awarii. O
wszystkich stwierdzonych nieprawidłowościach i uszkodzeniach musi zawiadamiać UMCS.
2) W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w pracy sprzętu Wykonawca w obecności
upoważnionego pracownika UMCS tj., użytkownika urządzenia dokona komisyjnego przeglądu, z
którego sporządzony zostanie protokół określający stan faktyczny urządzenia.
3) Wszelkie opinie i ekspertyzy stanu technicznego urządzeń objętych umową będą wykonane przez
Wykonawcę bezpłatnie.
pl. Marii Curie-Skłodowskiej 5, 20-031 Lublin, www.umcs.lublin.pl
tel: +48 81 537 54 55,
e-mail: [email protected]
NIP: 712-010-36-92
REGON: 000001353
4) Zakres wykonywanych prac konserwacyjnych w zależności od modelu urządzenia (typu), ma
obejmować co najmniej następujące czynności:
a) demontaż obudów zewnętrznych i wewnętrznych;
b) demontaż sekcji grzejnej; sekcji wywołującej; sekcji głównego ładownika;
c) demontaż zespołu czyszczącego;
d) demontaż filarów;
e) demontaż sekcji przenoszenia i oddzielania;
f)
czyszczenie wnętrza odkurzaczem (usunięcie pyłów papieru, tonera oraz kurzu);
g) czyszczenie zespołu czyszczącego bębna;
h) czyszczenie zespołu optyki;
i)
czyszczenie kaset papieru
j)
czyszczenie filtrów;
k) czyszczenie drogi transportu papieru;
l)
czyszczenie napędu głównego;
m) czyszczenie sekcji grzejnej;
n) czyszczenie sekcji pobierania papieru;
o) montaż poszczególnych zespołów, sekcji oraz obudów (dotyczy elementów
wyszczególnionych w pkt a) - e));
p) sprawdzenie działania urządzenia po konserwacji;
q) regulację jakości kopii;
r)
regulację ekspozycji;
s) regulację dozowania tonera;
t)
wymianę materiałów eksploatacyjnych, dostarczonych przez Zamawiającego,
zgodnie z zaleceniami producenta.
Usługa naprawy urządzeń biurowych – założenia ogólne:
1) Naprawa obejmuje wymianę uszkodzonego elementu, zespołu mechanicznego, oraz dostarczenie
niezbędnych części zamiennych i podzespołów wymienionych. Oddany po naprawie sprzęt powinien
być przetestowany oraz mieć skalibrowane parametry pracy urządzenia.
2) Usługa naprawy powinna być wykonana w budynkach UMCS. Jeżeli ze względu na warunki
techniczne naprawa na terenie Uniwersytetu nie będzie możliwa, Wykonawca dokona naprawy we
własnym warsztacie, zachowując zagwarantowane umową warunki i terminy usług. Koszty dojazdu,
załadunku, przewozu, rozładunku, opakowania i ubezpieczenia na czas wykonywania usługi ponosi
Wykonawca.
3) Użytkownik urządzenia przekazuje sprzęt Wykonawcy na podstawie protokołu przekazania
naprawy (według wzoru podanego dalej).
2
Czynność przygotowania protokołu spoczywa na Wykonawcy.
4) Na udzielone usługi naprawy oraz wymienione części Wykonawca udziela 12-miesięcznej
gwarancji poczynając od daty odbioru każdej z napraw.
5) Zakres wykonywanych prac naprawy w zależności od modelu urządzenia (typu), ma obejmować co
najmniej następujące czynności (koszt pracy, bez części zamiennych):
a) naprawa układu poboru papieru
b) naprawa układu separacji, układu poboru i prowadzenia papieru
c)
naprawa/wymiana fusera
d)
wymiana płyty głównej elektroniki
e)
wymiana lasera
f)
wymiana maintenance kit’u
g)
naprawa układu domykania pokrywy
h) naprawa trakcji papieru
i)
naprawa trakcji głowicy
j)
wymiana głowicy
k)
wymiana traktorów
Procedura postępowania w przypadku realizacji usług naprawy:
1) O każdym wypadku wadliwej pracy sprzętu pracownik Działu Eksploatacji (po wpłynięciu od
użytkownika urządzenia uzupełnionego formularza zgłoszenia konserwacji/naprawy na adres
Działu Eksploatacji –Sekcja Technicznego Utrzymania Obiektów, ul. Sowińskiego 12, pok. nr 8
lub na adres e-mail: [email protected]) zawiadomi Wykonawcę drogą
elektroniczną.
Formularz zgłoszenia konserwacji/naprawy
Data:
ZGŁOSZENIE KONSERWACJI/NAPRAWY NR .....................
Komórka organizacyjna
Zgłaszającego:
Miejsce awarii:
(adres, nr pokoju)
MPK / ZFIN:
Osoba kontaktowa:
(imię i nazwisko)
Telefon:
Adres e-mail:
Dane:
3
nazwa
model
nr seryjny
nr inwentarzowy
stan licznika*
Urządzenie biurowe:
Konserwacja/ Opis
uszkodzenia:
Podpis Akceptującego w jednostce organizacyjnej UMCS:
Zasadność konserwacji/naprawy (wypełnia Dział Eksploatacji)
Data zakupu sprzętu
Wartość początkowa:
Dotychczasowe koszty naprawy:
Koszt naprawy (na podstawie
opinii/kosztorysu serwisu):
Akceptacja kosztów naprawy
przez osobę upoważnioną**
Decyzja:
konserwacja/naprawa / likwidacja / wymiana wyposażenia
Zgodność z budżetem:
tak/nie
Podpis Kierownika DTE lub upoważnionego pracownika Działu Eksploatacji:
Podpis zastępcy Kanclerza ds. Techniczno Majątkowych
* dotyczy urządzeń z wbudowanym licznikiem
** podpis Akceptującego koszty jest jednoznaczny z podpisem na wystawionej fakturze
2) W odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie Wykonawca dokona diagnostyki urządzenia u użytkownika
sprzętu w miejscu zgłoszenia usterki.
3)
Następnie
Wykonawca
prześle
drogą
elektroniczną
na
adres
e-mail:
[email protected] kosztorys cenowy naprawy sporządzony na podstawie cen
katalogowych obowiązujących w czasie naprawy (cenę materiałów).
4
Ceny materiałów Wykonawca określi na podstawie cennika części zamiennych lub faktury dowodu
zakupu danego elementu (kopia faktury winna zawierać potwierdzenie wbudowania danego
elementu/części w danym urządzeniu).
Wykonawca przedstawia kosztorys naprawy urządzenia uwzględniając koszt dojazdu serwisanta do
miejsca zgłoszenia usterki oraz koszt transportu uszkodzonego sprzętu w przypadku naprawy
warsztatowej.
Przesłany przez Wykonawcę kosztorys cenowy stanowi ostateczną cenę naprawy urządzenia.
Czas reakcji na sporządzenie kosztorysu cenowego nie może być dłuższy niż 24 godziny licząc od
chwili dokonania diagnostyki urządzenia u użytkownika sprzętu w miejscu zgłoszenia usterki.
4) Pracownik Działu Eksploatacji przesyła drogą elektroniczną kosztorys cenowy użytkownikowi
urządzenia w celu akceptacji kosztów naprawy. Podpis osoby upoważnionej do zaciągania
zobowiązań w imieniu UMCS (Dysponenta środków) jest jednoznaczny z podpisem na
wystawionej przez Wykonawcę fakturze (złożony podpis w wierszu „Akceptacja kosztów naprawy przez
osobę upoważnioną”).
Następnie użytkownik urządzenia dostarczy zaakceptowany formularz zgłoszenia do Działu
Eksploatacji- Sekcja Technicznego Utrzymania Obiektów, ul. Sowińskiego 12, pok. nr 8, lub
prześle drogą elektroniczną skan zaakceptowanego formularza zgłoszenia na adres:
[email protected].
5) Po uzyskaniu akceptacji kosztorysu cenowego i dokonaniu oceny zasadności naprawy Pracownik
Działu Eksploatacji uruchomi proces naprawy przesyłając drogą elektroniczną na adres e-mail
Wykonawcy skan zgłoszenia konserwacji/naprawy (z uzupełnionym podpisem Dysponenta środków
6) Po otrzymaniu zgłoszenia, Wykonawca wykona uzgodnione prace i zgłosi je do odbioru.
Wymagany termin wykonania naprawy - najpóźniej w ciągu 48 godzin od czasu otrzymania skanu
zgłoszenia.
Nie dotyczy napraw warsztatowych, w przypadku, których Wykonawca każdorazowo będzie
zobowiązany do określenia przybliżonego terminu wykonania tej usługi nie dłużej jednak niż 7 dni.
Przekazanie przez użytkownika urządzenia uszkodzonego sprzętu do naprawy warsztatowej nastąpi
na podstawie protokołu przekazania naprawy (według wzoru podanego dalej). Czynność
przygotowania protokołu spoczywa na Wykonawcy.
7) Po odbiorze sprzętu i potwierdzeniu usunięcia usterki na protokole odbioru naprawy (według wzoru
podanego dalej) przez użytkownika urządzenia, Wykonawca wystawi UMCS fakturę.
Wypełniony protokół odbioru naprawy stanowi podstawę do rozliczenia kosztów naprawy.
Ilościowego
i
technicznego
odbioru
przedmiotu
każdorazowej
usługi
naprawy
ze
strony
Zamawiającego dokona użytkownik urządzenia.
Jeżeli w trakcie odbioru zostaną stwierdzone wady nadające się do usunięcia, użytkownik urządzenia
odmówi przyjęcia usługi do czasu usunięcia wad przez Wykonawcę.
5
Protokół Przekazania/Odbioru Naprawy
Zgłaszający/Użytkownik
urządzenia
(imię i nazwisko, komórka
organizacyjna, nr telefonu,
e-mail)
Data
wykonania
nazwa
model
nr seryjny
Miejsce
dokonania
usługi
nr
inwentarzowy
Urządzenie biurowe / sprzęt
AGD
Stan licznika
(dotyczy urządzeń z
wbudowanym
licznikiem)
Opis wykonanych czynności
Części i materiały
Potwierdzam wykonanie usługi i sprawność
urządzenia
Potwierdzenie wykonania
usługi
....................................................
pieczęć i czytelny podpis Wykonawcy
Potwierdzam wykonanie usługi i sprawność
urządzenia
....................................................
pieczęć i czytelny podpis Zgłaszającego/Użytkownika
Procedura postępowania w przypadku usług konserwacji:
1) O każdym wypadku wykonania konserwacji, pracownik Działu Eksploatacji (po wpłynięciu
uzupełnionego formularza zgłoszenia konserwacji/naprawy na adres jednostki: ul. Sowińskiego
12, pok. nr 8 lub na adres e-mail: [email protected]) zawiadomi
Wykonawcę drogą elektroniczną.
2) W odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie Wykonawca wykona usługę konserwacji urządzenia u
użytkownika sprzętu w miejscu zgłoszenia.
3) W przypadku wykrycia usterki przy wykonywaniu usługi konserwacyjnej procedura postępowania
jest analogiczna do postępowania w przypadku usług naprawy.
6
Protokół Przekazania/Odbioru Konserwacji
Zgłaszający/Użytkownik
urządzenia
(imię i nazwisko, komórka
organizacyjna, nr telefonu,
e-mail)
Data
wykonania
nazwa
model
nr seryjny
Miejsce
dokonania
usługi
nr
inwentarzowy
Urządzenie biurowe /
sprzęt AGD
Stan licznika
(dotyczy urządzeń z
wbudowanym
licznikiem)
Opis wykonanych
czynności
Potwierdzam wykonanie usługi i sprawność
urządzenia
....................................................
pieczęć i czytelny podpis Wykonawcy
Potwierdzenie wykonania
usługi
Potwierdzam wykonanie usługi i sprawność
urządzenia
....................................................
pieczęć i czytelny podpis Zgłaszającego/Użytkownika
Podstawą do rozliczenia kosztów wykonania usługi jest wypełniony formularz zgłoszenia
konserwacji/naprawy (zaakceptowany przez osobę upoważnioną do zaciągania zobowiązań w
imieniu
UMCS
–
Dysponenta
środków)
oraz
protokół
odbioru
konserwacji/naprawy
(potwierdzający sprawność urządzenia).
7