Pierwszy Urząd Skarbowy w Katowicach, ul

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 14/2009
NACZELNIKA URZĘDU SKARBOWEGO W KŁOBUCKU
z dnia 04 września 2009r.
w sprawie : ustalenia zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie
Skarbowym w Kłobucku
Na podstawie § 14 ust.1 Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Skarbowego w Kłobucku, będącego
załącznikiem do Zarządzenia wewnętrznego Nr 7/2009 z dnia 15 maja 2009r., w związku z Zarządzeniem
wewnętrznym nr 1/09 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Kłobucku z dnia 25.02.2009r. w sprawie wdrażania
Systemu Zarządzania Jakością, zarządza się, co następuje:
Dział I
Przepisy ogólne
§1
Celem niniejszego zarządzenia jest usystematyzowanie zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie
Skarbowym w Kłobucku umożliwiające przekazywanie informacji niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania
Urzędu oraz podniesienie świadomości wpływu prawidłowej komunikacji na efektywność realizowanych przez
pracowników zadań. W celu sprawnej realizacji zadań wynikających z wdrażanego w Urzędzie Skarbowym w
Kłobucku Systemu Zarządzania Jakością oraz jego ciągłego doskonalenia ustala się, iż komunikacja wewnątrz
Urzędu odbywa się między wszystkimi pracownikami i stanowi podstawę jakości relacji pomiędzy pracownikami
poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu oraz pomiędzy poszczególnymi pracownikami wewnątrz
komórki organizacyjnej.
§2
Komunikacja wewnętrzna jest procesem przekazywania informacji, który polega na wymianie
werbalnych i niewerbalnych sygnałów, w celu osiągnięcia lepszego poziomu współdziałania, uzgodnienia
zachowań wzajemnych (kształtowanie określonych postaw w stosunku do innych pracowników) i realizacji
celów jednego lub wszystkich uczestników procesu (rozmówców).
W Urzędzie Skarbowym w Kłobucku można wyróżnić wiele form komunikowania się na różnych
płaszczyznach, podstawowe to:
1)werbalne (komunikacja oparta na słowie) i niewerbalne (uzupełnienie komunikacji werbalnej poprzez
przekazanie emocji, postawy i intencji nadawcy);
2)ustne i pisemne;
Zarządzenie wewnętrzne nr 14 /2009 w sprawie ustalenia zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku
Strona 1 z 8
3)interaktywne (komunikacja, w której aktywny udział biorą co najmniej dwie osoby - po stronie nadawcy
i odbiorcy) i jednostronne (komunikacja, w której aktywny udział bierze tylko jedna osoba - nadawca, ktoś mówi
lub pisze a inni go słuchają, bądź czytają co napisał).
Dział II
Odpowiedzialność i kompetencje
§3
Ustala się następujący zakres odpowiedzialności za sprawne funkcjonowanie komunikacji wewnętrznej:
1. Naczelnik Urzędu:
1) nadzoruje pracę wszystkich pracowników Urzędu;
2) organizuje narady Najwyższego Kierownictwa oraz spotkania z załogą;
3) odpowiada za klimat pracy i stworzenie odpowiednich warunków pracy;
4) odpowiada za stworzenie warunków do prawidłowej komunikacji.
2. Kadra kierownicza:
1) przeprowadza narady w ramach kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej;
2) odpowiada za organizację szkoleń wewnętrznych w komórce organizacyjnej;
3) odpowiada za współpracę pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi;
4) sprawuje merytoryczny nadzór nad treściami zamieszczanymi na stronie Intranetowej.
3. Kierownik referatu spraw ogólnych:
1) sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zasad komunikacji wewnętrznej;
2) przekazuje pracownikom w formie elektronicznej informacje dotyczące funkcjonowania Urzędu,
3) dba o prawidłowe funkcjonowanie aparatów telefonicznych w Urzędzie;
4) odpowiada za aktualizację wykazu wewnętrznych numerów telefonicznych.
4. Pracownik kadr i szkolenia :
1) koordynuje organizację szkoleń wewnętrznych w Urzędzie;
2) odpowiada za aktualizację tablicy informacyjnej dla pracowników;
5. Koordynator wieloosobowego stanowiska ds. informatyki:
1) zarządza obsługą poczty elektronicznej;
2) zapewnia dostęp do Intranetu dla każdego stanowiska pracy;
3) sprawuje nadzór nad techniczną aktualizacją danych zawartych na stronie Intranetowej.
4) odpowiada za pomoc w użytkowaniu poczty elektronicznej oraz prawidłowe skonfigurowanie klientów
pocztowych;
5) aktualizuje dane zawarte na stronie Intranetowej.
7. Wszyscy pracownicy:
1) odpowiadają za właściwą postawę wobec współpracowników;
2) przestrzegają szczegółowych ustaleń niniejszego zarządzenia.
Zarządzenie wewnętrzne nr 14 /2009 w sprawie ustalenia zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku
Strona 2 z 8
Dział III
Reguły komunikowania
§4
1.Wszystkie formy i drogi przekazu informacji winny być precyzyjnie i jasno określone, tak aby były zrozumiałe
dla wszystkich pracowników Urzędu.
2.W celu zapewnienia dotarcia komunikatu do adresata należy stosować bezpośrednie i proste formy przekazu
komunikatów, zadbać o możliwie krótkie drogi komunikacyjne oraz o różnorodność kanałów komunikowania
się.
3.Każdorazowo przed rozpowszechnieniem komunikatu należy zweryfikować wiarygodność źródła informacji.
4.Każdy pracownik Urzędu powinien mieć możliwie najszerszy dostęp do informacji.
5.Należy właściwie traktować partnerów komunikowania, tj. poświęcać należytą uwagę otrzymywanym od nich
komunikatom oraz reagować na te komunikaty.
Dział IV
Kanały komunikacji
§5
Kanał komunikacji jest to wybrana przez nadawcę droga, którą przekazywany jest komunikat.
Wyróżniamy pośrednie i bezpośrednie kanały komunikacji.
§6
Pośrednie kanały komunikacji wewnętrznej są to kanały wykorzystujące dostępne środki techniczne, zastępują
one lub uzupełniają bezpośrednie kanały komunikacji.
§7
Kierownictwo Urzędu jest obowiązane do ciągłej analizy pośrednich kanałów komunikacji wewnątrz organizacji
i w razie konieczności wdrażania nowych rozwiązań technicznych i organizacyjnych w tym zakresie.
§8
Kierownictwo Urzędu udostępnia załodze szereg kanałów komunikacyjnych, m.in.:
1. Tablice informacyjne:
1) jako tanie i skuteczne narzędzie do przekazywania informacji;
2) tablica informacyjna, na której zamieszczane są informacje oraz ogłoszenia dla pracowników Urzędu
Skarbowego w Kłobucku znajduje się na I piętrze budynku;
3) za aktualność informacji publikowanych na tablicy odpowiada pracownik kadr i szkolenia;
Zarządzenie wewnętrzne nr 14 /2009 w sprawie ustalenia zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku
Strona 3 z 8
4) na tablicy winny być publikowane: informacje o szkoleniach, informacje o konkursach na stanowiska w
Służbie Cywilnej, informacje z zakresu działalności Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
komunikaty o możliwościach rozwoju zawodowego, informacje z „życia Urzędu” oraz inne istotne dla
pracowników informacje.
2. Wewnętrzna poczta elektroniczna:
1) przyspiesza wymianę informacji oraz ułatwia kontakt z różnymi grupami odbiorców i dostawców
informacji, pozwala na oszczędność czasu i papieru;
2) wszyscy pracownicy Urzędu posiadają dostęp do komputera oraz służbowe imienne konta pocztowe;
3) koordynator wieloosobowego ds. informatyki odpowiada za pomoc w użytkowaniu poczty elektronicznej
oraz prawidłowe skonfigurowanie klientów pocztowych;
4) adresy mailowe poszczególnych pracowników, jak również adresy kierownictwa powinny być
powszechnie znane;
5) zadaniem poczty elektronicznej jest szybkie przekazywanie informacji, poleceń i komunikatów pomiędzy
komórkami organizacyjnymi Urzędu.
3. Intranet – wewnętrzna sieć komputerowa:
1) ułatwia gromadzenie i segregowanie informacji oraz usprawnia obieg i dostępność dokumentów;
2) na każdym stanowisku komputerowym skonfigurowana jest strona intranetowa Urzędu Skarbowego w
Kłobucku,
3) każdy pracownik winien co najmniej raz dziennie zapoznawać się z nowymi informacjami publikowanymi
w Intranecie;
4) za prawidłowe funkcjonowanie Intranetu odpowiada Koordynator wieloosobowego stanowiska ds.
informatyki;
5) strona intranetowa powinna zawierać:
a) aktualne komunikaty dla pracowników (zarządzenia, decyzje, komunikaty, informacje socjalne, itp.),
b) dokumentację wszystkich użytkowanych w Urzędzie aplikacji i systemów komputerowych, wykazy
numerów telefonów w Urzędzie oraz w Izbie Skarbowej w Katowicach,
c) łącza do serwisów WWW udostępnianych w sieci WAN Ministerstwa Finansów, m.in. dostęp do bazy
SIP, hurtowni danych WHTAX, VIES, SERCE i pozostałych,
d) inne pomocne informacje.
4. Wewnętrzna sieć telefoniczna:
1) w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku wykorzystywana jest zarówno telefonia stacjonarna (wewnętrzna
sieć telefoniczna), jak i komórkowa, za pomocą której przekazywane są polecenia, komunikaty,
informacje;
2) przy inicjowaniu rozmowy telefonicznej każdy pracownik powinien przedstawić się przynajmniej z imienia
i nazwiska;
3) wyznaczeni przez Naczelnika pracownicy, którzy pracują w terenie lub których dyspozycyjność jest
wymagana dla zachowania ciągłości i prawidłowej pracy instytucji posiadają przypisane imiennie telefony
komórkowe;
4) za prawidłowe funkcjonowanie aparatów telefonicznych i aktualny wykaz wewnętrznych numerów
telefonów odpowiedzialny jest Kierownik referatu spraw ogólnych;
Zarządzenie wewnętrzne nr 14 /2009 w sprawie ustalenia zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku
Strona 4 z 8
§9
Bezpośrednie kanały komunikacji wewnętrznej są to kanały wykorzystywane podczas bezpośredniego kontaktu.
§ 10
Podstawowym sposobem komunikowania się w tut. Urzędzie jest prowadzenie rozmów. Formą prowadzenia
rozmów w Urzędzie są zebrania, narady, spotkania Kierownictwa z załogą, narady w obrębie komórek
organizacyjnych czy też rozmowy indywidualne.
§ 11
Elementami systemu komunikowania wewnętrznego są, m.in.:
1. Rozmowy indywidualne:
1) najbardziej skuteczna forma komunikacji;
2) rozmowy indywidualne prowadzone są zarówno wśród współpracowników, jak i w relacjach pracownikprzełożony;
3) podczas tego rodzaju kontaktu można indywidualnie wymienić informacje, przedstawić pomysły, czy też
wyjaśnić wątpliwości przy zachowaniu poufności rozmowy.
2. Narady Kierownictwa Urzędu:
1) cotygodniowe spotkania kadry kierowniczej;
2) spotkania robocze i narady wynikające z bieżących zadań Urzędu wykorzystywane w procesie
zarządzania Urzędem, mające na celu przegląd Urzędu, m.in. pod kątem przestrzegania obowiązujących
aktów prawnych (zewnętrznych i wewnętrznych), omówienia nowelizacji przepisów prawa podatkowego
oraz orzecznictwa, omówienia poziomu realizacji wyznaczonych zadań oraz zaleceń z poprzednich
narad, polityki personalnej, usprawnień dotyczących funkcjonowania Urzędu, itp.
Osoby mające uczestniczyć w spotkaniu/naradzie są powiadamiane o terminie i temacie spotkania/narady.
Z przeprowadzonego spotkania/narady Kierownik referatu spraw ogólnych sporządza protokół (notatkę)
zawierający, m.in. termin i temat spotkania /narady, ustalenia i wnioski, wykaz osób uczestniczących.
3. Spotkania bezpośrednie Kierownictwa Urzędu z załogą:
1) w razie potrzeby Kierownictwo organizuje spotkania z załogą;
2) tematem spotkań mogą być, m.in.: cele strategiczne Urzędu, wymagania i oczekiwania w odniesieniu do
właściwej realizacji zadań statutowych, bieżące informacje dotyczące „życia” Urzędu;
3) podczas spotkania każdy pracownik ma możliwość zadawania pytań, wypowiedzenia się na poruszane
tematy, przedstawienia pomysłów i propozycji zmian w organizacji pracy Urzędu, czy też przedstawienia
skarg i innych wniosków dotyczących funkcjonowania Urzędu.
4. Rozmowy i narady w obrębie komórek organizacyjnych:
1) ideą przeprowadzania rozmów i narad jest szybka wymiana informacji, wydawanie poleceń,
przekazywanie istotnych informacji, motywowanie, pobudzanie kreatywności i zachęcanie do ciągłego
kształcenia się;
2) za organizację rozmów i narad w obrębie komórek organizacyjnych odpowiedzialny jest kierownik
komórki organizacyjnej;
Zarządzenie wewnętrzne nr 14 /2009 w sprawie ustalenia zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku
Strona 5 z 8
3) podczas narad pracownicy mają możliwość zapoznania się z ustaleniami podjętymi przez Kierownictwo,
rozstrzygnięcia bieżących problemów w pracach wykonywanych przez pracowników, zgłaszania
własnych uwag pomysłów, rozwiązań i problemów.
5. Szkolenia wewnętrzne:
1) stanowią bardzo ważną formę komunikacji wewnętrznej;
2) pracownicy uczestniczący w szkoleniach zewnętrznych przekazują zdobytą wiedzę poprzez szkolenia
kaskadowe;
3) za koordynację szkoleń w ramach Urzędu odpowiedzialny jest pracownik kadr i szkolenia .
6. Zespoły zadaniowe/robocze:
1) dla realizacji zadań powoływane są zespoły zadaniowe/robocze, które realizując powierzone im zadania
współpracują z pracownikami Urzędu.
Dział V
Systemy komunikowania się oraz kierunki przepływu informacji
§ 12
W Urzędzie Skarbowym w Kłobucku rozróżnia się dwa modele komunikacji:
1) pionową – komunikaty formalne przepływające pomiędzy pracownikami i ich przełożonymi w celu
osiągnięcia założonych celów, przekazania informacji i poleceń, a także zasygnalizowania spraw
wymagających szczególnej uwagi lub rozwiązania problemu.
W ramach komunikacji pionowej wyodrębnia się komunikowanie „w dół” oraz komunikowanie „w górę”;
2) poziomą – komunikacja przebiegająca między członkami tej samej grupy lub pracownikami pełniącymi
funkcję na tym samym poziomie, zwaną też komunikacją horyzontalną („w bok”).
§ 13
Komunikacja pionowa:
1. Komunikowanie się z podwładnymi („w dół”) oznacza przepływy komunikatów z wyższych szczebli Urzędu
na szczeble niższe (zgodnie ze strukturą organizacyjną), na komunikację tą składają się, m.in.:
1) akty prawa wewnętrznego, dokumentacja systemowa, dotycząca regulacji wewnętrznych oraz inne
informacje przekazywane w formie pisemnej;
2) wyjaśnienia celów ustalonych dla realizacji zadań statutowych;
3) polecenia, zadania i wytyczne dotyczące wykonywanej pracy przekazywane pracownikom przez
właściwych kierowników lub bezpośrednio przez Naczelnika lub Zastępcę Naczelnika;
4) dokonywane i przedstawiane oceny wykonanych zadań;
5) rozmowy indywidualne przeprowadzane z poszczególnymi pracownikami;
6) angażowanie pracowników do zadań zespołowych rozstrzygających szczególnie trudne problemy
merytoryczne lub powołanych w ramach systemu zarządzania jakością;
7) spotkania całej załogi z Kierownictwem Urzędu;
8) szkolenia i narady wewnętrzne;
9) strona intranetowa Urzędu.
Zarządzenie wewnętrzne nr 14 /2009 w sprawie ustalenia zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku
Strona 6 z 8
2. Komunikowanie się z przełożonymi („w górę”), tzw. komunikacja zwrotna - oznacza przepływ informacji od
pracowników do przełożonych, na zasadzie, tzw. informacji zwrotnej. Ten rodzaj komunikacji dostarcza
przełożonym informacji o wynikach podejmowanych działań. Odbywa się w szczególności poprzez:
1) przekazanie informacji, zgłaszanie uwag, zapytań i wniosków kierownictwu na ogólnych spotkaniach
załogi z Kierownictwem Urzędu oraz przy zachowaniu drogi służbowej (zawiadamianie o przypadkach
naruszenia przepisów prawa podatkowego, o niezgodnościach z ustalonymi wymaganiami, zgłaszanie
propozycji rozwiązań usprawniających organizację pracy);
2) możliwość bezpośredniej komunikacji pracownika z Naczelnikiem lub Zastępcą Naczelnika bez udziału
bezpośredniego przełożonego;
3) badania ankietowe klimatu i organizacji pracy panujących w Urzędzie;
4) sprawozdawczość z wykonywanych zadań.
§ 14
Komunikacja pozioma („w bok”), tzw. komunikacja horyzontalna - dotyczy porozumiewania się osób ze sobą
współpracujących i dotyczy wszystkich komórek organizacyjnych w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku.
Komunikacja pozioma służy identyfikacji pracowników z celami Urzędu, skłania pracowników do aktywnego
angażowania się w sprawy Urzędu oraz służy budowaniu pozytywnych relacji i kontaktów interpersonalnych. Na
tę formę komunikacji składa się formalny obieg informacji w Urzędzie, uregulowany w sposób szczegółowy w
Regulaminie organizacyjnym, zakresy obowiązków, procedury i instrukcje obowiązujące w Urzędzie oraz
wszelkiego rodzaju spotkania integracyjne (wycieczki pracownicze).
Komunikacja „w bok” odbywa się w szczególności poprzez:
1) koordynowanie wykonywanych zadań,
2) przekazywanie informacji, do wykorzystania w pracy,
3) uzyskiwanie stanowiska w określonej sprawie,
4) podejmowanie wspólnych działań,
5) zgłaszanie uwag dotyczących rozwiązań usprawniających wzajemną współpracę pomiędzy komórkami.
§ 15
Wszelkie informacje i komunikaty do wszystkich pracowników winny być publikowane w miejscach do tego
wyznaczonych i przekazywane poprzez opisane w niniejszej instrukcji kanały komunikacji.
§ 16
Zarządzenie obowiązuje wszystkich pracowników zatrudnionych w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku.
§ 17
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
W oryginale podpis
Naczelnik Urzędu Skarbowego
mgr Mariusz Staśkiewicz
Zarządzenie wewnętrzne nr 14 /2009 w sprawie ustalenia zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku
Strona 7 z 8
ROZDZIELNIK:
Lp.
Egzemplarz
Adresat
1.
Oryginał
Referat spraw ogólnych
2.
Kopia użytkowa – wersja elektroniczna
Wszyscy pracownicy Urzędu
Zarządzenie wewnętrzne nr 14 /2009 w sprawie ustalenia zasad komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Skarbowym w Kłobucku
Strona 8 z 8