Załącznik - Urząd Miasta Olsztyna

1
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 60
Prezydenta Olsztyna
z dnia 14 lutego 2014 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
JEDNOSTKI REALIZUJĄCEJ PROJEKT JRP I URZĘDU MIASTA OLSZTYNA
Regulamin organizacyjny Jednostki Realizującej Projekt JRP I Urzędu Miasta Olsztyna zwany dalej
„regulaminem” określa:
1) zakres działania Jednostki,
2) strukturę organizacyjną i symbole używane w korespondencji,
3) podział zadań na poszczególne stanowiska pracy,
4) zasady
obiegu
dokumentów,
znakowania
i
rejestracji
oraz
podpisywania
pism
i decyzji,
5) postanowienia końcowe.
ROZDZIAŁ I
Zakres działania Jednostki
§ 1. 1. Do podstawowego zakresu działania Jednostki należy realizacja Projektu:
1) nr 2000/PL/16/P/PE/014 pn. „Gospodarka wodno-ściekowa w Olsztynie”.
2) nr UDA-RPWM.01.01.10-28-015/10-00 „Przygotowanie strefy przedsiębiorczości w okolicy Słonecznej
Polany w Olsztynie”.
3) nr UDA-RPWM.01.01.10-28-011/10-00 „Przygotowanie strefy przedsiębiorczości w okolicy Plaży
Miejskiej w Olsztynie”.
4) nr UDA-RPWM.01.01.10-28-016/10-00 „Przygotowanie strefy przedsiębiorczości w okolicy Zatoki Miłej
w Olsztynie”.
2. Realizacja planowanych, nowych inwestycji drogowych.
3. Aktualizacja Harmonogramów Realizacji Projektów, Planów Płatności oraz Harmonogramów
Rzeczowo-Finansowych, wyliczenia efektów ekologicznych oraz rzeczowych.
4. Współpraca z Komisją Europejską oraz instytucjami zaangażowanymi w realizację Projektów.
5. Wdrażanie i stosowanie procedur, opracowanych dla potrzeb realizacji Projektów.
6. Bieżąca analiza potrzeb finansowych, w celu zapewnienia płynności finansowej Projektów, w oparciu o
źródła finansowania.
7. Współpraca z Zespołem PWiK Sp. z o.o. w Olsztynie ds. współpracy z JRP I
w przygotowywaniu wszelkich dokumentów w celu pozyskiwania środków niezbędnych do płynnej
realizacji inwestycji.
8. Współpraca z ZDZiT w Olsztynie oraz OSiR w Olsztynie w przygotowywaniu wszelkich dokumentów
niezbędnych w realizacji inwestycji.
9. Właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją Projektów.
10. Przygotowanie dokumentacji przetargowej oraz współpraca z instytucjami zaangażowanymi w
realizację Projektów w zakresie opiniowania dokumentów przetargowych dotyczących wszystkich Zadań w
ramach Projektów.
11. Nadzór i współpraca z Wykonawcami oraz Inżynierem Kontraktu przy realizacji Projektów.
12. Zapewnienie zgodności wykonywanych robót z polskim prawem budowlanym oraz Harmonogramami
Rzeczowo-Finansowymi.
13. Organizacja i prowadzenie narad koordynacyjnych dotyczących realizacji Projektów.
14. Opracowywanie i przekazywanie do instytucji zaangażowanych w realizację Projektów niezbędnych
raportów i sprawozdań.
15. Promocja Projektów we współpracy z Koordynatorem ds. promocji projektów unijnych zgodnie z
wytycznymi instytucji zarządzających.
ROZDZIAŁ II
Struktura Organizacyjna i symbole używane w korespondencji
2
§ 2. 1. Jednostką kieruje Kierownik.
2. W czasie nieobecności Kierownika wszystkie jego zadania i kompetencje realizuje wyznaczony na piśmie
przez Kierownika pracownik.
1)
2)
3)
4)
5)
§ 3. W skład Jednostki wchodzą następujące stanowiska pracy:
Kierownik – JRP I
Stanowisko ds. organizacyjnych i monitoringu – JRP I.a
Stanowisko ds. finansowych – JRP I.b
Stanowisko ds. drogowych – JRP.I.c,d,e
Stanowisko ds. budowlanych – JRP.I.f
§ 4. Szczegółową strukturę organizacyjną Jednostki ilustruje „Schemat Struktury Organizacyjnej Jednostki”,
stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
§ 5. Liczbę etatów w Jednostce określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
ROZDZIAŁ III
Podział zadań na poszczególne stanowiska pracy
§ 6. Ustala się następujący zakres działania poszczególnych stanowisk pracy:
1. Kierownik Jednostki – JRP I odpowiada za:
1) całokształt działań Jednostki określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Olsztyna,
2) nadzorowanie prawidłowej realizacji Projektów w porozumieniu z Pełnomocnikiem realizacji Projektu
(MAO) oraz innymi przełożonymi,
3) wdrażanie procedur postępowania we wszystkich działaniach związanych z realizacją projektów oraz
nadzór nad ich przestrzeganiem,
4) weryfikację i akceptację harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu rzeczowo – finansowego oraz
planu płatności z uwzględnieniem źródeł finansowania,
5) nadzór nad przygotowaniem materiałów, projektów i innych dokumentów niezbędnych do
przyprowadzenia postępowań o zamówienie publiczne,
6) akceptację Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), udział w pracach Komisji
Przetargowych oraz współpracę z Instytucją Zarządzającą i Pośredniczącą w trakcie przygotowania i
przeprowadzania tych postępowań,
7) zapewnienie sprawowania właściwego nadzoru przez podmiot pełniący funkcję Inżyniera Kontraktu oraz
ogólny
nadzór
nad
realizacją
umów
zawartych
z Wykonawcami,
8) weryfikację i akceptację raportów z realizacji Projektu oraz sprawozdań, wniosków o płatność oraz innych
dokumentów wymaganych przez Instytucję Zarządzającą i Pośredniczącą,
9) ocenę merytoryczną i formalną faktur, a także potwierdzanie faktur do wypłaty,
10) kontrolę jakości pracy oraz nadzór służbowy nad podległymi pracownikami w tym: w zakresie
przestrzegania przez nich postanowień Regulaminu Pracy Urzędu, przepisów bhp i ppoż. oraz ochrony
danych osobowych,
11) planowanie i organizowanie pracy komórki organizacyjnej w tym opracowywanie planów pracy,
dokonywanie podziału pracy i określanie priorytetów poszczególnych zadań,
12) występowanie do Sekretarza Miasta z wnioskami organizacyjnymi i personalnymi dotyczącymi
pracowników zaangażowanych w realizację projektów,
13) ocenianie merytorycznie i formalnie faktur poprzez sprawdzenie i zatwierdzenie listy sprawdzającej a
także zatwierdzenie faktur do wypłaty,
14) stały
nadzór
nad
Projektami
pod
względem
założonych
efektów
ekologicznych
i rzeczowych,
15) organizację spotkań JRP I i narad koordynacyjnych związanych z realizacją projektów, uczestniczenie w
Radach
Budowy
organizowanych
przez
Inżyniera
Kontraktu
oraz
zapewnienie udziału Zamawiającego w przeprowadzanych próbach, odbiorach częściowych
i końcowych, podczas realizacji Projektu,
16) zapewnienie
właściwego
prowadzenia
i
przechowywania
dokumentacji
związanej
z realizacją Projektu,
3
17) zapobieganie nieprawidłowościom oraz informowanie Zastępcy Prezydenta lub Prezydenta
o błędach, usterkach i nieprawidłowościach wynikłych w związku z realizacją Projektu.
2. Stanowisko ds. organizacyjnych i monitoringu JRP.I.a odpowiada za:
1) rejestrację korespondencji, faktur i rachunków wpływających do JRP I,
2) opracowywanie i przekazywanie do instytucji zaangażowanych w realizację Projektów raportów z
realizacji Projektu, kwartalnych prognoz wykorzystania środków a także wniosków o płatność
zaliczkową/pośrednią/końcową zgodnie z procedurami postępowania JRP I oraz wytycznymi Instytucji;
przekazywanie do Instytucji zaangażowanych w realizację Projektów informacji o rzeczowym i finansowym
stanie realizacji projektu, w tym przesyłanie wymaganych dokumentów lub ich poświadczonych kopii
3) współpracę w zakresie rzeczowym z zespołem technicznym JRP I i PWiK Sp. z o.o.
w Olsztynie, ZDZiT w Olsztynie, OSiR w Olsztynie a w zakresie finansowym z zespołem finansowym,
4) prowadzenie działań informacyjno – upowszechniających w porozumieniu z Koordynatorem ds. promocji
projektów unijnych
5) sprawdzanie raportów z działalności Inżynierów Kontraktu i Pomocy Technicznej,
6) przygotowanie i obsługa kontroli prowadzonych przez instytucje nadzorujące.
3. Stanowisko ds. finansowych JRP.I.b odpowiada za:
1) realizację projektów poprzez zarządzanie i monitorowanie realizacji w zakresie finansowym zgodnie z
harmonogramami rzeczowo – finansowymi realizacji projektów oraz z planami płatności; zapewnienie
terminowej realizacji płatności, jak również pokrycia wszelkich wydatków i kosztów prac dodatkowych
wynikłych
w
procesie
realizacji
projektów
a niezbędnych do ich realizacji; sporządzanie i aktualizację planów płatności dla poszczególnych Projektów w
porozumieniu z koordynatorami projektów z ramienia instytucji zaangażowanych w ich realizację zgodnie z
podpisanymi kontraktami oraz Memorandum Finansowym/Umowami o dofinansowanie,
2) zorganizowanie kontroli finansowej przez niezależną, posiadającą odpowiednie uprawnienia firmę
audytorską w cyklu rocznym po upływie każdego roku obrachunkowego jeżeli istnieje taki wymóg przy
realizacji danego Projektu,
3) rejestrowanie i weryfikowanie faktur i rachunków pod względem formalno – rachunkowym poprzez
sporządzanie list sprawdzających pod względem formalno – rachunkowym faktur dot. wydatków
kwalifikowanych,
4) wnioskowanie do Instytucji Pośredniczącej o przekazanie środków dofinansowania w terminach
wynikających
z
harmonogramu
realizacji
projektu
i
planu
płatności
zgodnie
z wytycznymi Instytucji Pośredniczącej,
5) przekazywanie do Instytucji Pośredniczącej dokumentów rozliczeniowych, w tym faktur wraz z
niezbędnymi dokumentami, w terminach i w sposób ustalony w wytycznych programowych,
6) uzgadnianie kont i danych księgowych, potwierdzanie zgodności sald,
7) prowadzenie
rejestrów
i
zestawień
księgowych
kosztów
kwalifikowalnych
i niekwalifikowanych projektu,
8) sporządzanie planów finansowych do projektu budżetu miasta i Wieloletniej Prognozy Finansowej oraz
monitoring wydatków w odniesieniu do zapisów planu finansowego,
9) zapobieganie nieprawidłowościom i informowanie Kierownika JRP o zauważonych nieprawidłowościach
powstałych w trakcie realizacji Projektu,
10) współpracę z Główną Księgową PWiK / ZDZiT / OSiR.
4. Stanowisko ds. drogowych JRP.I.c,d,e odpowiada za:
1) realizację projektów poprzez zarządzanie i monitorowanie realizacji w zakresie rzeczowym zgodnie z
harmonogramami rzeczowo – finansowymi realizacji projektów oraz z planami płatności; sporządzanie i
aktualizację planów i Harmonogramów Rzeczowo - Finansowych, uzyskanie i przyjęcie do realizacji
projektów budowlanych dla poszczególnych kontraktów wraz ze wszystkimi opiniami, uzgodnieniami i
zezwoleniami wymaganymi przez przepisy prawa polskiego,
2) przygotowanie dokumentów przetargowych do uruchomienia postępowań o udzielenie zamówień
publicznych
dotyczących
realizowanych
Projektów
oraz
przygotowanie
umów
z Wykonawcami wyłonionymi w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
3) organizację spotkań koordynacyjnych na terenie wykonywanych prac budowlanych,
4) zapewnienie realizacji prac budowlanych zgodnie z polskim prawem budowlanym oraz zgodnie z
Harmonogramami Realizacji Projektów,
4
5) zapewnienie sprawowania właściwego nadzoru przez wyznaczony podmiot pełniący funkcję
Inżyniera Kontraktu zgodnie z zapisami odpowiednich kontraktów,
6) kontrolę zgodności zakresu rzeczowego robót z podpisanymi umowami, potwierdzanie zgodności
wykonanych robót z fakturami,
7) sprawdzanie kompletności i weryfikacja Świadectw Płatności z uwzględnieniem kwalifikacji wydatków
zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej i Pośredniczącej w
Programie Rozwój Polski Wschodniej,
8) sporządzanie części rzeczowej sprawozdań oraz weryfikacji raportów przedkładanych przez Inżyniera
Kontraktu w zakresie rzeczowym i technicznym,
9) zapobieganie nieprawidłowościom i informowanie Kierownika JRP o zauważonych nieprawidłowościach
powstałych w trakcie realizacji Projektu.
5. Stanowisko ds. budowlanych JRP.I.f odpowiada za:
1) realizację projektów poprzez zarządzanie i monitorowanie realizacji w zakresie rzeczowym zgodnie z
harmonogramami rzeczowo – finansowymi realizacji projektów oraz z planami płatności; sporządzanie i
aktualizację planów i Harmonogramów Rzeczowo - Finansowych, uzyskanie i przyjęcie do realizacji
projektów budowlanych dla poszczególnych kontraktów wraz ze wszystkimi opiniami, uzgodnieniami i
zezwoleniami wymaganymi przez przepisy prawa polskiego,
2) przygotowanie dokumentów przetargowych do uruchomienia postępowań o udzielenie zamówień
publicznych dotyczących realizowanych Projektów oraz przygotowanie umów z Wykonawcami wyłonionymi
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
3) organizację spotkań koordynacyjnych na terenie wykonywanych prac budowlanych,
4) zapewnienie realizacji prac budowlanych zgodnie z polskim prawem budowlanym oraz zgodnie z
Harmonogramami Realizacji Projektów,
5) zapewnienie sprawowania właściwego nadzoru przez wyznaczony podmiot pełniący funkcję Inżyniera
Kontraktu zgodnie z zapisami odpowiednich kontraktów,
6) kontrolę zgodności zakresu rzeczowego robót z podpisanymi umowami, potwierdzanie zgodności
wykonanych robót z fakturami.
7) sprawdzanie kompletności i weryfikacja Świadectw Płatności z uwzględnieniem kwalifikacji wydatków
zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej i Pośredniczącej w
Programie Rozwój Polski Wschodniej,
8) sporządzanie części rzeczowej sprawozdań oraz weryfikacji raportów przedkładanych przez Inżyniera
Kontraktu w zakresie rzeczowym i technicznym,
9) zapobieganie nieprawidłowościom i informowanie Kierownika JRP o zauważonych nieprawidłowościach
powstałych w trakcie realizacji Projektu.
§ 6. Pracownicy Jednostki realizują zadania służbowe zgodnie z ustalonymi zakresami czynności.
§ 7. Zasady zastępstw pracowników określa się indywidualnie w ustalonych zakresach czynności.
§8. Do obowiązków pracowników Jednostki, bez względu na zajmowane stanowisko i wykonywane zadania
należy protokolarne przekazanie bezpośredniemu przełożonemu zwolnionego przez pracownika stanowiska
pracy.
§9. Wykaz rejestrów i ewidencji prowadzonych w Jednostce stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
ROZDZIAŁ IV
Zasady obiegu dokumentów, znakowania i rejestracji oraz podpisywania pism i decyzji
§10. Pracownicy Jednostki przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych zobowiązani są przestrzegać
postanowień Instrukcji Kancelaryjnej.
§11. Przy wykonywaniu zadań Jednostka stosuje zatwierdzoną dokumentację Systemu Zarządzania Jakością
zgodnie z obowiązującą normą.
§ 12. Korespondencja wpływająca do Jednostki, w tym zarejestrowana w elektronicznym systemie obiegu
dokumentów Mdok, poddana zostaje następującej procedurze:
5
1) ostemplowaniu pieczęcią wpływu,
2) zadekretowaniu przez Kierownika Jednostki,
3) przekazaniu merytorycznie wskazanemu w dekretacji pracownikowi.
§ 13.Dokumenty wytwarzane i gromadzone w Jednostce przechowywane są w następujący sposób:
1) tradycyjny
2) elektroniczny w systemie obsługi spraw i dokumentów Mdok
§ 14. Korespondencja wychodząca z Jednostki (poprawnie sporządzona i podpisana) przekazywana jest do
Kancelarii Urzędu.
§ 15. 1. W Jednostce obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym
wykazie akt.
2. Dekretacja korespondencji winna być dokonywana z uwzględnieniem symboli określonych w § 3
niniejszego Regulaminu.
§ 16. 1. Kierownik Jednostki podpisuje – nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta, Zastępców Prezydenta –
pisma wynikające z zakresu działania Jednostki oraz indywidualnych upoważnień Prezydenta,
2. Kierownik jednostki aprobuje wstępnie pisma w sprawach zastrzeżonych dla Prezydenta oraz należących
do kompetencji Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika.
3. Pracownicy Jednostki podpisują pisma oraz dokumenty rachunkowe zgodnie z upoważnieniami
wynikającymi z zakresów czynności lub zgodnie z odrębnymi innymi upoważnieniami.
4. Pracownicy Jednostki parafują redagowane przez siebie pisma przed przełożeniem ich do podpisu
Kierownika Jednostki.
5. Pracownicy Jednostki upoważnieni są do potwierdzania dokumentów za zgodność
z oryginałem wyłącznie wytworzonych w Jednostce.
ROZDZIAŁ V
Postanowienia końcowe
§ 17. 1. Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane jedynie w trybie przewidzianym
dla jego ustalenia.
2. Wszyscy pracownicy Jednostki mają obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem i potwierdzić
ten fakt własnoręcznym podpisem.
3. Kontrola zarządcza w Jednostce sprawowana jest na podstawie odrębnego Zarządzenia prezydenta
Olsztyna.