instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność

advertisement
Załącznik nr 7.2
WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE
INSTRUKCJA DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ WRAZ Z OPISEM
ZAŁĄCZNIKÓW
UWAGI OGÓLNE
1. Wniosek o płatność należy złożyć w jednym egzemplarzu w formie papierowej
i elektronicznej wraz z pismem przewodnim w Sekretariacie Departamentu
Wdrażania Projektów Infrastukturalnych Regionalnego Programu Operacyjnego
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego, Al.Cieplińskiego 4,/
Departamencie Wspierania Przedsiębiorczości Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Podkarpackiego, u. Towarnickiego 1A. Za datę dostarczenia
wniosku uważa się dzień jego wpływu do Sekretariatu ww. Departamentów.
2. Termin składania wniosków o płatność:
- w przypadku pierwszego wniosku o płatność: do 3 miesięcy, licząc od daty
podpisania umowy o dofinansowanie projektu,
- w przypadku kolejnych wniosków o płatność: przynajmniej raz na 3 miesiące
licząc od daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność,
- w przypadku wniosku o płatność końcową rozliczającego zaliczkę: do 14
dni od daty zakończenia finansowego realizacji projektu,
- w przypadku wniosku o płatność pośrednią składanego w ramach działania
1.1 schemat A: do 14 dni licząc od daty podpisania umowy o
dofinansowanie projektu.
UWAGA! Wniosek o płatność wypełniony w części dotyczącej przebiegu
z realizacji projektu należy obowiązkowo złożyć w ww. okresie nawet wtedy, gdy
nie poniesiono żadnych wydatków w ramach projektu. Jeżeli w okresie
trzymiesięcznym złożono jedynie wniosek o płatność dotyczący wypłaty zaliczki,
wówczas należy również złożyć do końca powyższego okresu wniosek
z wypełnioną częścią sprawozdawczą (nie dotyczy beneficjentów działania 1.1
schemat A).
3. Zasady podpisywania, parafowania i potwierdzania za zgodność
z oryginałem:
- wniosek powinien być czytelnie podpisany (lub parafowany z imienną pieczątką)
przez osoby upoważnione, tj. osoby podpisujące umowę o dofinansowanie
projektu lub w przypadku decyzji o dofinansowanie przez osoby upoważnione
do zaciągania zobowiązań w imieniu benefcjenta. W przypadku I osi
priorytetowej RPO WP wystarczy podpis złożony przez jedną z upoważnionych
osób,
- każda strona wniosku o płatność powinna być parafowana przez jedną z osób
upoważnionych do jego podpisania
(oprócz ostatniej strony, na której wszystkie osoby składają podpis – nie
dotyczy I osi priorytetowej RPO WP),
- pełnomocnictwo – wniosek o płatność (załączniki) może być podpisany
i parafowany przez pełnomocnika – osobę legitymująca się stosownym
upoważnieniem. W takim przypadku do wniosku należy dołączyć pisemne
upoważnienie, zawierające: określenie mocodawcy i osoby upoważnionej
zakres upoważnienia (podpisanie wniosku o płatność beneficjenta i
4.
5.
6.
7.
8.
załączonych dokumentów, potwierdzanie za zgodność z oryginałem) i podpis
mocodawcy
- brak pieczęci imiennych - osoby uprawnione do podpisania wniosku
o płatność powinny złożyć czytelny podpis (imię i nazwisko).
- oryginały załączników sporządzane przez beneficjenta (np. oświadczenie
o kwalifikowalności podatku VAT) powinny być podpisane zgodnie
z powyższymi zasadami i nie muszą być potwierdzane za zgodność
z oryginałem.
- potwierdzanie za zgodność z oryginałem - kopie załączników na każdej
stronie powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem. Potwierdzenie
zgodności z oryginałem powinno zawierać: klauzulę np. „za zgodność
z oryginałem”/„zgodnie z oryginałem” oraz czytelny podpis osoby /jednej z osób
podpisujących umowę, lub innej osoby do tego upoważnionej( wówczas należy
dołączyć odpowiednie pełnomocnictwo) lub parafkę z imienną pieczątką.
W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się możliwość
potwierdzania za zgodność z oryginałem na pierwszej stronie dokumentu
zamieszczając: klauzulę np. „za zgodność z oryginałem od strony X do strony
X” oraz czytelny podpis lub parafkę wraz z imienną pieczątką osoby
upoważnionej. Załączniki wielostronicowe powinny być zszyte i mieć
ponumerowane strony (dopuszczalna jest forma odręczna numeracji).
Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur/dokumentów księgowych
o równoważnej wartości dowodowej, powinny mieć nadany w prawym górnym
rogu numer, zgodny z liczbą porządkową poszczególnych pozycji ujętych
w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte
wnioskiem o płatność (pkt 15 wniosku).
Zaleca się ułożenie dokumentów w następującej kolejności:
- faktura,
- wyciąg z rachunku bankowego,
- protokół odbioru.
Dokumenty dotyczące kilku faktur należy skopiować i dołączyć do właściwej
faktury.
Wszystkie kwoty i dane finansowe podawane we wniosku beneficjenta o płatność,
należy wyrażać w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez beneficjenta. Wypełnia je
pracownik instytucji dokonującej weryfikacji wniosku złożonego przez
beneficjenta.
Przez użyte w treści dokumentu wyrażenie „umowa o dofinansowanie”,
rozumie się: umowę lub decyzję o dofinansowanie projektu w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata
2007 – 2013.
Funkcje wniosku beneficjenta o płatność:
 wnioskowanie o przyznanie pierwszej płatności zaliczkowej (beneficjent
wypełnia poz. 1 - 10, 13, 14, 19, 22, 24. Beneficjent ma również możliwość
przekazania we wniosku o płatność zaliczkową informacji o postępie
rzeczowym z realizacji projektu, (jeżeli projekt jest już rozpoczęty), wówczas
dodatkowo wypełnia poz. 18, 20, 21, 23;
 rozliczenie środków przekazanych beneficjentowi w ramach zaliczki
(beneficjent wypełnia poz. 1 - 12 i 15 - 25);
 rozliczenie środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych
transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze
środków (beneficjent wypełnia poz. 1 - 25).
Str.2 z 32




9.
Przez rozliczenie zaliczki należy rozumieć przedstawienie faktur/innych
dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej
obejmujących
wydatki
kwalifikowalne
z
odpowiadającym
dofinansowaniem z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
równym otrzymanej zaliczce. Jeżeli np. beneficjent otrzymał zaliczkę w
wysokości 500 000 PLN w ramach umowy o dofinansowanie projektu, w
której poziom dofinansowania ze środków EFRR wydatków
kwalifikowanych wynosi 70%, to za rozliczenie tej zaliczki należy
rozumieć
przedstawienie
w
ramach
wniosku
o
płatność
faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na
kwotę 714 285,71 PLN. Odpowiadający udział EFRR w tej kwocie – przy
70%-owym poziomie dofinansowania projektu – wynosi bowiem 500 000
PLN;
wnioskowanie o przyznanie płatności pośredniej lub końcowej stanowiącej
refundację części lub całości wydatków sfinansowanych ze środków
beneficjenta (beneficjent wypełnia poz. 1 - 25 z wyłączeniem pkt 11, natomiast
jeżeli w ramach przyznanego dofinansowania otrzymał zaliczkę przed
złożeniem wniosku o płatność pośrednią lub końcową, wypełnia również
pkt 11, przy wniosku o płatność końcową nie wypełnia pkt 19 i 22 wniosku);
rozliczenie wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe
sfinansowanych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta
(beneficjent wypełnia poz. 1 - 13 z wyłączeniem pkt 11 oraz poz. 15 - 25);
przekazanie informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja
sprawozdawcza). Beneficjent wypełnia poz. 1 - 9 i 18 – 24 - w tym wypadku
wniosek stanowi narzędzie umożliwiające monitorowanie postępu rzeczowego
projektu i pozyskanie danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania
okresowego z realizacji programu gromadzonych w KSI (SIMIK 07-13).
Co do zasady wniosek o płatność pełni funkcję wyłącznie sprawozdawczą w
sytuacji, gdy beneficjent zobowiązany jest do jego złożenia w związku z
upływającym trzymiesięcznym terminem oraz, gdy nie poniósł żadnych
wydatków kwalifikowalnych w okresie, którego dotyczy dany wniosek.
w przypadku wniosku o płatność pośrednią składanego w ramach działania
1.1 schemat A - wnioskowanie o przekazanie kwoty dofinansowania
wnoszonego w formie bezpośredniego wkładu finansowego do instrumentu
inzynierii finansowej, w wysokości określonej umową o dofinansowanie
projektu. Beneficjent wypełnia poz. 1 – 25 z wyłączeniem poz. 11, 21, 22.
W przypadku, gdy beneficjent złożył do IZ wniosek o płatność, który następnie
jest uzupełniany lub poprawiany i w międzyczasie zostanie podpisany aneks
do umowy o dofinansowanie, zobowiązany jest wówczas do jego
uwzględnienia w korekcie wniosku. Z kolei w sytuacji, gdy przed złożeniem
wniosku o płatność umowa jest w trakcie aneksowania, a beneficjent
zobowiązany jest w związku z upływającym terminem do jego złożenia to
wówczas część finansową i/lub sprawozdawczą wniosku należy wypełnić już
w oparciu o dokonywane zmiany, przy czym – w celu przyspieszenia i
ułatwienia weryfikacji wniosku o płatność - w piśmie przewodnim powinna być
uwzględniona informacja w tym zakresie.
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA KONKRETNYCH POZYCJI WNIOSKU
Korekta wniosku o płatność - pole należy zaznaczyć w przypadku składania
uzupełnień/poprawek wcześniej złożonego wniosku o płatność.
Str.3 z 32
Wniosek o płatność dotyczy postępu z realizacji projektu (część
sprawozdawcza) - pole należy zaznaczyć w przypadku, gdy wniosek o płatność
służy tylko i wyłącznie przedstawieniu postępu rzeczowo – finansowego z realizacji
projektu (funkcja sprawozdawcza).
W pozostałych przypadkach powyższe pola należy zostawić niewypełnione.
1. Wniosek za okres od … do … - Należy podać datę rozpoczynającą i kończącą
okres, za jaki składany jest wniosek.
Okres objęty wnioskiem nie musi być okresem obejmującym pełny miesiąc
kalendarzowy.
W przypadku wniosku o płatność składanego po raz pierwszy po podpisaniu
umowy o dofinansowanie,
w polu od… należy wpisać datę podpisania umowy o dofinansowanie.
W polu do… należy podać datę kończącą okres, za jaki składany jest wniosek.
Dla wniosków, do których dołączone są faktury/inne dokumenty księgowe
o równoważnej wartości dowodowej, datą tą będzie data ostatniej dokonanej
przez beneficjenta płatności za fakturę/inny dokument księgowy o równoważnej
wartości dowodowej ujętą w danym wniosku o płatność (dotyczy wydatków
poniesionych przez beneficjenta po podpisaniu umowy o dofinansowanie).
Dla wniosków o płatność zaliczkową, wniosków składanych w ramach działania
1.1 schemat A, wniosków pełniących funkcję sprawozdawczą lub wniosków
obejmujących jedynie wydatki poniesione przed datą podpisania umowy
o dofinansowanie, datą tą będzie data podpisania przez beneficjenta wniosku
o płatność.
Przy sporządzaniu kolejnych wniosków o płatność należy pamiętać
o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych we wniosku tzn. w polu od…,
należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w polu do…
z poprzedniego wniosku o płatność (następny dzień kalendarzowy) np. jeżeli
w poprzednim wniosku o płatność w polu do… została wpisana data 2009.01.30
w następnym wniosku w polu od… należy wpisać datę 2009.01.31.
W przypadku, gdy wniosek o płatność obejmuje wyłącznie wydatki, których
data zapłaty mieści się w okresie za jaki złożony został poprzedni wniosek
o płatność (np. gdy faktury zostały pominięte w poprzednim wniosku/poprzednich
wnioskach o płatność), wówczas zarówno w polach od … jak i do… należy
wpisać datę następującą po dniu wskazanym w polu do…. w poprzednim
wniosku.
W sytuacji, gdy dany wydatek kwalifikowany został pominięty we wniosku
o płatność, sporządzonym dla okresu, którego wydatek dotyczy, można go ująć
we wniosku za kolejny okres rozliczeniowy. W takiej sytuacji należy w piśmie
przekazującym wniosek o płatność do Instytucji Zarządzającej zamieścić
informację o umieszczeniu we wniosku o płatność takiego wydatku oraz w tabeli –
Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych
wnioskiem (pkt 15 wniosku) - faktury/dokumenty księgowe o równoważnej
wartości dowodowej dotyczące tego wydatku, należy umieścić w ostatnich
Str.4 z 32
wierszach. Terminy poniesienia tych wydatków nie są uwzględniane w poz. 1
wniosku o płatność.
Uwaga!: Kwalifikowane są tylko wydatki poniesione po 1 stycznia 2007r.
Punkt 1 odpowiada polu <Wniosek za okres do> w module wnioski o płatność
w systemie KSI SIMIK 07-13.
2. Dane Beneficjenta - W pierwszym wierszu należy podać dane beneficjenta
zgodne z umową o dofinansowanie projektu. W dalszych wierszach należy
wskazać osoby do kontaktu, właściwe do udzielenia informacji w zakresie
odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób
w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania
dotyczące zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego.
3. Program Operacyjny - pozycja na stałe wypełniona. Nie należy dokonywać
zmian.
4. Oś Priorytetowa - Należy podać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której
realizowany jest projekt, zgodnie z umową o dofinansowanie.
5. Działanie (nr i nazwa) - Należy podać numer i nazwę działania, w ramach którego
realizowany jest projekt zgodnie z umową o dofinansowanie.
6.
Nazwa projektu
o dofinansowanie.
-
Należy podać
nazwę
projektu
zgodnie
z umową
7. Nr projektu - Należy podać numer projektu, zgodnie ze schematem wpisując
w miejsce „X” odpowiednie cyfry, np. RPPK.02.01.00-18- 089/08.
8. Umowa/decyzja o dofinansowanie nr ... z dnia ... - Należy podać numer
umowy/decyzji o dofinansowanie projektu, datę zawarcia umowy/wydania decyzji o
dofinansowanie, kwotę dofinansowania ze środków EFRR przyznaną na podstawie
umowy/decyzji o dofinansowanie projektu wraz z procentowym udziałem
dofinansowania w kwocie wydatków kwalifikowalnych, kwotę współfinansowania ze
środków budżetu państwa, jeżeli została przyznana na podstawie umowy/decyzji o
dofinansowanie oraz procentowy udział współfinansowania w kwocie wydatków
kwalifikowalnych w ramach projektu. Jeżeli nie została przyznana kwota
współfinansowania z budżetu państwa wpisuje się „0,00”. W przypadku, gdy kwota
dofinansowania została zmieniona w drodze aneksu, należy wpisać kwotę
dofinansowania z aneksu.
UWAGA! Przez współfinansowanie z budżetu państwa należy rozumieć
wyłącznie dodatkowe dofinansowanie z dotacji celowej budżetu państwa w
wysokości 15% łącznego dofinansowania projektu, które otrzymuje projekt
podlegający regułom pomocy publicznej, zgodnie z zapisami umowy o
dofinansowanie. Wszelkie inne środki pochodzące z budżetu państwa nie
powinny być traktowane jak współfinansowanie z budżetu państwa w tym
punkcie.
9. Data rozpoczęcia realizacji projektu - Należy wpisać datę rozpoczęcia realizacji
projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu.
Str.5 z 32
10. Płatność (zaliczkowa/pośrednia/końcowa/rozliczenie zaliczki/pośrednia pjb
/końcowa pjb)
Należy wskazać (poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola ) rodzaj płatności:
 płatność zaliczkowa - ma miejsce wówczas, gdy beneficjent otrzymuje
dofinansowanie z góry, po czym rozlicza w kolejnych wnioskach o płatność
poniesione przez siebie wydatki. Pozycja zaznaczana w sytuacji, gdy beneficjent
ubiega się o pierwszą i kolejną zaliczkę/transzę, dodatkowo należy wpisać numer
zaliczki/transzy, o jaką wnioskuje beneficjent;
 płatność pośrednia - występuje w systemie refundacyjnym, ma miejsce
wówczas, gdy płatność dla beneficjenta jest zwrotem określonej części
poniesionych przez beneficjenta wydatków wykazanych we wniosku o płatność;
powyższą opcję należy wybrać także w sytuacji, gdy:
 płatność, o przyznanie której ubiega się beneficjent, obejmuje zarówno
kolejną transzę zaliczki jak i refundację wydatków poniesionych już przez
beneficjenta i rozliczanych danym wnioskiem o płatność;
 wniosek o płatność służy ubieganiu się o przekazanie kwoty dofinansowania
wnoszonego w formie bezpośredniego wkładu finansowego do instrumentu
inżynierii finansowej (dotyczy działania 1.1 schemat A);
 płatność końcowa - beneficjent zaznacza ją zawsze przy ostatnim wniosku
o płatność dotyczącym danego projektu, wybranie powyższej opcji oznacza, iż
w ramach danego projektu beneficjent nie planuje już składać kolejnych
wniosków o płatność.
 rozliczenie zaliczki – występuje w sytuacji, gdy beneficjent rozlicza już
otrzymane transze zaliczki (również, gdy jest to wniosek o płatność końcową).
W przypadku, gdy beneficjent otrzymuje dofinansowanie w formie zaliczki, przy
końcowym rozliczeniu, tj. wniosku o płatność końcową, zaznacza zarówno
pozycje rozliczenie zaliczki oraz płatność końcowa.
W przypadku, gdy beneficjent jednym wnioskiem rozlicza już otrzymaną
zaliczkę/transzę oraz wnioskuje o następną, należy zaznaczyć płatność
zaliczkowa oraz rozliczenie zaliczki;
 pośrednia państwowej jednostki budżetowej;
 końcowa państwowej jednostki budżetowej
W przypadku wniosków składanych przez beneficjentów będących państwowymi
jednostkami budżetowymi lub innych wskazanych beneficjentów systemowych,
finansujących projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki,
należy wskazać pozycję płatność pośrednia państwowej jednostki budżetowej,
a w sytuacji, gdy dany wniosek o płatność jest ostatnim wnioskiem w ramach
danego projektu płatność końcowa państwowej jednostki budżetowej pomimo
faktu, iż wniosek służy jedynie rozliczeniu dokonanych wydatków i jego
następstwem nie będzie przekazanie środków beneficjentowi.
Pole odpowiada polu <Wniosek o płatność końcową> w module wnioski
o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13.
10a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem - należy podać kwotę
wydatków poniesionych przez beneficjenta w okresie objętym wnioskiem o
płatność i związanych z realizowanym projektem (zarówno kwalifikowalnych jak
i niekwalifikowalnych), również tych nie wykazanych w pkt 15.
Punktu nie wypełnia się w przypadku wnioskowania o pierwszą płatność
przekazywaną w formie zaliczki i funkcji sprawozdawczej.
Wartość tożsama z wartością Ogółem kolumny nr 5 pkt 18 wniosku - Postęp
rzeczowo-finansowy realizacji projektu.
Str.6 z 32
UWAGA! Powyższe nie dotyczy działania 1.1 schemat A.
Dla wniosków składanych w ramach działania 1.1 schemat A należy podać
całkowitą wartość projektu wskazaną w § 2 ust. 3 umowy o dofinansowanie.
Punkt 10a odpowiada polu <Całkowita kwota poniesionych wydatków
objętych wnioskiem > w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 0713.
11. Rozliczenie kwoty dofinansowania przekazanej w formie zaliczki – Punkt
należy wypełnić w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane
jest w formie zaliczki. Jeżeli beneficjent wnioskuje o udzielenie zaliczki, punkt 11
pozostaje niewypełniony. W sytuacji, gdy beneficjent otrzymał wcześniej zaliczkę
i następnie przedkłada do rozliczenia wnioski o refundację (płatność pośrednią
lub końcową) punkt 11 powinien być również wypełniony. W przypadku, gdy
beneficjent nie ma obowiązku wypełnienia tego punktu we wniosku o płatność
należy zaznaczyć pole– Nie dotyczy.
W tabeli należy wykazać:
1) w wierszu 1 – całkowitą kwotę dofinansowania zgodnie z umową
o dofinansowanie;
2) w wierszu 2 – środki jakie przekazano dotychczas beneficjentowi w formie
zaliczki – tj. suma wierszy 2a + 2n, gdzie n – oznacza kolejno dodane
wiersze ( zaliczki/transze);
 2a) kwota pierwszej zaliczki/transzy
 2n) kwota kolejnej zaliczki/transzy;
3) w wierszu 3 – kwotę dotychczas rozliczonych zaliczek i zatwierdzonych
przez IZ RPO WP (dane narastające od początku realizacji projektu)
powiększoną o zwróconą kwotę zaliczki,
4) w wierszu 4 – kwotę otrzymanych dotychczas zaliczek/transz, pozostającą
do rozliczenia do momentu złożenia danego wniosku o płatność (wartości
w wierszu 4 odpowiadają różnicy wartości z wiersza 2 i wiersza 3);
5) w wierszu 5 – kwotę rozliczaną niniejszym wnioskiem.
Przez rozliczenie zaliczki należy rozumieć przedstawienie faktur/innych
dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej
obejmujących
wydatki
kwalifikowalne
z
odpowiadającym
dofinansowaniem z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
równym otrzymanej zaliczce. Jeżeli np. beneficjent otrzymał zaliczkę w
wysokości 500 000 PLN w ramach umowy o dofinansowanie projektu, w
której poziom dofinansowania ze środków EFRR wydatków
kwalifikowanych wynosi 70%, to za rozliczenie tej zaliczki należy
rozumieć
przedstawienie
w
ramach
wniosku
o
płatność
faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na
kwotę 714 285,71 PLN. Odpowiadający udział EFRR w tej kwocie – przy
70%-owym poziomie dofinansowania projektu – wynosi bowiem 500 000
PLN;
12. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem - Należy podać kwotę
poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem
o płatność - wartość tożsama z wartością suma ogółem w PLN w kolumnie 8
Str.7 z 32
tabeli z poz. 15. Punkt niewypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność
przekazywaną w formie zaliczki.
UWAGA! W przypadku wniosków o płatność składanych w ramach działania 1.1
schemat A należy podać całkowitą kwotę wydatków kwalifikowalnych projektu
wskazaną w § 2 ust. 4 umowy o dofinansowanie.
Punkt 12 odpowiada polu <Kwota wydatków kwalifikowanych objętych
wnioskiem> w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13.
12a. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (po autoryzacji) Kwota jest wynikiem weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika instytucji
oceniającej wniosek, tj. wynika z pomniejszenia kwoty wykazanej w pkt 12
o wydatki uznane za niekwalifikowalne w danym wniosku oraz inne korekty
finansowe (inne niż związane z kwotami do odzyskania) 1, jak również o dochód
wykazany w poz. 16 (bez odsetek narosłych od środków zaliczki od złożenia
poprzedniego wniosku o płatność). Punkt pozostaje niewypełniony w przypadku
wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki, [pole szare]
Punkt 12a odpowiada polu <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowane (po
autoryzacji) > w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13.
12b. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (w części
odpowiadającej pomocy publicznej) - Część wydatków wykazanych w poz. 12a
poniesionych w ramach tej części projektu, która objęta jest regułami pomocy
publicznej. Punktu nie wypełnia się w przypadku wniosku o pierwszą płatność
przekazywaną w formie zaliczki oraz w sytuacji, gdy projekt (ani żaden z jego
komponentów) nie jest objęty regułami pomocy publicznej. W przypadku, gdy
cały projekt objęty jest pomocą publiczną, kwota wykazana w tym punkcie
powinna być identyczna z wartością wykazaną w poz. 12a. [pole szare]
Punkt 12b odpowiada polu <w części objętej pomocą publiczną> w module
wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13.
12c. Wydatki kwalifikowalne w odniesieniu, do których oblicza się wkład
funduszy UE na poziomie programu operacyjnego - podstawa certyfikacji –
Część/całość wydatków wykazanych w pkt 12a, w odniesieniu, do której, zgodnie
z art. 53 ust. 1 rozporządzenia nr 1083/2006, oblicza się wkład funduszy UE na
poziomie programu operacyjnego. W przypadku RPO WP, gdzie podstawą
obliczania wysokości dofinansowania są publiczne wydatki kwalifikowalne,
wykazana kwota będzie równa wartości z pkt 12a pomniejszonej o ewentualne
środki prywatne.
Punkt pozostaje niewypełniony w przypadku wniosku o pierwszą płatność
przekazywaną w formie zaliczki. [pole szare]
Punkt 12c odpowiada polu <Wydatki kwalifikowane – podstawa certyfikacji>
w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13.
W przypadku odzyskiwania kwot poprzez potrącenie wniosku o płatność należy pomniejszyć jedynie
kwotę przypadającą do wypłaty na rzecz beneficjenta. Odpowiednie pomniejszenie wydatków
kwalifikowanych powinno nastąpić w momencie sporządzania Poświadczenia i Deklaracji wydatków.
1
Str.8 z 32
13. Wnioskowana kwota dofinansowania
W przypadku, gdy wniosek dotyczy:
 Refundacji – należy wpisać wartość stanowiącą wynik mnożenia kwoty
wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem z punktu 12 przez %
dofinansowania wynikjący z umowy o dofinansowanie;
 Wnioskowania o zaliczkę - należy wpisać wartość wnioskowanej zaliczki;
 Refundacji + wnioskowania o zaliczkę – należy wpisać sumę wartości
stanowiącej wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych
wnioskiem z punktu 12 przez % dofinansowania wynikający z umowy o
dofinansowanie oraz kwotę wnioskowanej zaliczki;
 Rozliczenia zaliczki + refundacji - należy wpisać wartość stanowiącą wynik
mnożenia kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem z punktu 12
przez % dofinansowania, a następnie pomiejszyć ją o kwotę zaliczki
rozliczanej niniejszym wnioskiem z punktu 11;
 Rozliczenia zaliczki + refundacji + wnioskowania o zaliczkę – należy
postąpić jak powyżej uwzględniając dodatkowo wartość wnioskowanej
zaliczki;
 Rozliczenie wcześniej otrzymanej zaliczki – kwoty tej nie należy
uwzględniać w tym punkcie, należy wpisać „0,00”;
 Wnioskowania o przekazanie kwoty dofinansowania wnoszonego w
formie bezpośredniego wkładu finansowego do instrumentu inżynierii
finansowej - należy podać kwotę dofinansowania wskazaną w § 2 ust. 4, pkt.
1 umowy o dofinansowanie.
UWAGA! Powyższe kwoty nie powinny być wyższe niż kwoty wynikające z
kwartalnego zapotrzebowania na środki (nie dotyczy wniosków o płatność
składanych w ramach działania 1.1. schemat A).
Należy pamiętać, iż chcąc otrzymać dofinansowanie w planowanym terminie
(kwartale), należy odpowiednio wcześniej złożyć do Instytucji Zarządzającej
wniosek o płatność, by mógł on zostać pozytywnie zweryfikowany i uruchomione
zostały środki finansowe. W przeciwnym razie konieczne będzie zaktualizowanie
kwartalnego zapotrzebowania na środki i przesunięcie niewykorzystanych
środków na kolejny kwartał (kolejne kwartały).
W przypadku wniosków składanych przez beneficjentów będących państwowymi
jednostkami budżetowymi lub innych wskazanych beneficjentów systemowych,
finansujących projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki
należy wpisać „-”.
13a. Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji) Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu jest wynikiem mnożenia
punktu 12a (o ile wspomniany punkt jest wypełniony) przez % dofinansowania
wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie.
W przypadku państwowych jednostek budżetowych dokonujemy tego wyliczenia,
ale nie stanowi ono podstawy do wypłaty środków na rzecz beneficjenta,
a jedynie służy określeniu wartości środków, które następnie będą uwzględnione
w deklaracjach i poświadczeniach wydatków przekazywanych do Komisji
Europejskiej celem refundacji. W przypadku, gdy kwota tak wyliczona jest
większa niż w umowie wpisujemy kwotę z umowy. [pole szare]
Str.9 z 32
Punkt 13a odpowiada polu <Dofinansowanie> w module wnioski o płatność
w systemie KSI SIMIK 07-13.
13b. Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu UE - Część kwoty
wykazanej w punkcie 13a, która zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie
oraz zapisami szczegółowego opisu priorytetów danego programu podlegać
będzie docelowo zadeklarowaniu do Komisji Europejskiej jako środki UE.
W przypadku projektów nie objętych regułami pomocy publicznej kwota w tym
punkcie będzie równa kwocie z pkt 13a, natomiast w przypadku projektów
objętych regułami pomocy publicznej kwotę z poz 13a należy pomiejszyć o kwotę
środków otrzymanych z budżetu państwa tytułem pomocy publicznej. [pole szare]
Punkt 13b odpowiada polu <w tym dofinansowanie UE> w module wnioski
o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13.
13c. Płatność pośrednia/końcowa - W przypadku, gdy płatności dla beneficjenta
przekazywane są w formie refundacji wpisujemy kwotę równą pkt 13a
pomniejszoną m.in. o:
 nierozliczone środki przekazane w ramach poprzednich transz zaliczki,
 kwoty do odzyskania – w sytuacji, gdy odzyskanie środków należnych
instytucji nie następuje poprzez zwrot środków przez beneficjenta w drodze
przelewu.
W przypadku, gdy beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa,
finansująca projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki,
kwota do wypłaty w ramach płatności pośredniej wynosi „0,00”. [pole szare]
W punkcie tym nie uwzględniamy rozliczanej zaliczki ujętej w punkcie 13a;
uwzględniamy tu tylko środki do wypłaty w formie refundacji w ramach bieżącego
wniosku o płatność.
13d. Płatność zaliczkowa - Wpisujemy wartość kolejnej zaliczki lub transzy zaliczki
pod warunkiem rozliczenia co najmiej 80% łącznej wartości środków
przekazanych wcześniej w ramach transz zaliczki wynikającej z, kwartalnego
zapotrzebowania na środki pomniejszoną m.in. o:
 nierozliczone środki przekazane w ramach poprzednich transz zaliczki,
 kwoty do odzyskania – w sytuacji, gdy odzyskanie środków należnych
instytucji nie następuje poprzez zwrot środków przez beneficjenta w drodze
przelewu.
Kolejnej transzy zaliczki nie pomniejszamy o środki wykazane powyżej
w przypadku, gdy wspomniane środki uwzględnione zostały w kwocie wykazanej
w pkt 13c (dotyczy sytuacji, w których płatność na rzecz beneficjenta składa się
jednocześnie z płatności pośredniej i zaliczkowej).
W przypadku, gdy beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa,
finansująca projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki
kwota do wypłaty w ramach zaliczki wynosi „0,00”. [pole szare]
13e. Nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczki - Należy wykazać kwotę
stanowiącą różnicę pomiędzy kwotą przekazaną dotychczas beneficjentowi
w formie zaliczki, a sumą rozliczonych kwot zaliczek we wszystkich (włącznie z
bieżącym) wnioskach o płatność. [pole szare]
13f. Ogólna kwota do wypłaty - Suma pkt 13c oraz 13d. [pole szare]
Str.10 z 32
14. Rachunek bankowy, na który należy dokonać płatności - Należy podać
numer rachunku bankowego beneficjenta, przeznaczonego do przelewu
płatności. Rachunek powinien być zgodny z umową o dofinansowanie projektu.
Nie wypełnia się w przypadku państwowych jednostek budżetowych.
W przypadku uzyskania zgody od Instytucji Zarządzającej na dokonanie cesji
wierzytelności z umowy o dofinansowanie projektu, należy podać numer
rachunku bankowego wskazany w umowie cesji.
15. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte
wnioskiem - W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki
(niewypełnianym w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną
w formie zaliczki i wniosku pełniącym funkcję sprawozdawczą) należy podać:
1) numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków tzn faktury lub
dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej;
2) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę
prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe;
3) datę wystawienia dokumentu;
4) datę zapłaty dokumentu, jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym
terminie należy podać wszystkie daty zapłaty dla całego dokumentu;
Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się
- w przypadku wydatków dokonanych przelewem lub kartą płatniczą - datę
obciążenia rachunku bankowego beneficjenta,
- w przypadku wydatków dokonanych gotówką - datę faktycznego dokonania
płatności przez beneficjenta,
- w przypadku zapłaty kartą kredytową - datę transakcji skutkującej
obciążeniem rachunku karty kredytowej,
- w przypadku kompensaty - datę uznania kompensaty przez drugą stronę;
5) nazwę towaru lub usługi wykazanej w odpowiedniej pozycji w przedstawianym
dokumencie księgowym. W przypadku zbyt ogólnego opisu towaru/usługi
znajdującego się fakturze, należy umieścić w tej kolumnie dodatkowy zapis
pozwalający na jednoznaczną identyfikację usługi/nabywanego towaru
objętego fakturą. Jeżeli wszystkie wydatki dotyczą jednego rodzaju
asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z
faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej objęte są
identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy asortymentu
(np. materiały biurowe), bez konieczności przepisywania wszystkich pozycji z
faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej.
W przypadku wystąpienia różnych stawek VAT w ramach jednego dokumentu
księgowego, pozycje z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej
wartości dowodowej, należy wyodrębnić i pogrupować w osobnych wierszach
według stawek podatku VAT oraz wpisać każdą z grup w oddzielnym wierszu
zestawienia - dane wprowadzane w kolumnach 1 - 4, 6 i 7 będą zawierały te
same wartości w wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego.
Jeżeli na fakturze występują zarówno pozycje z grupy wydatków
kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych, należy wpisać jedynie pozycje
dotyczące wydatków kwalifikowalnych, podając ich numer i nazwę z faktury.
Jeżeli faktura obejmuje pozycje w części kwalifikowalne należy wpisać pełną
nazwę tej pozycji wynikającą z treści faktury.
6) kwotę dokumentu brutto;
7) kwotę dokumentu netto (różnica pomiędzy wartościami w kol. 6 i 7 wynikać
może wyłącznie z podatku VAT);
Str.11 z 32
8) kwotę wydatków kwalifikowalnych poniesionych na podstawie dokumentów,
rozliczanych danym wnioskiem o płatność;
9) kwotę podatku VAT, uwzględnioną w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest
kwalifikowalny. W przypadku, gdy VAT nie jest kwalifikowalny należy wpisać
„0,00”.
Dane prezentowane w kolumnach 6 i 7 dotyczyć powinny całości kwot
brutto/netto, na jakie opiewają wyszczególnione dokumenty, o ile wspomniane
dokumenty potwierdzają poniesienie wydatków kwalifikowalnych rozliczanych
danym wnioskiem o płatność – w zestawieniu nie należy ujmować
dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowanych (wyjątek
stanowią faktury korygujące, dotyczące faktur ujętych we wnioskach o płatność).
W przypadku faktur wystawionych w walutach obcych w kol. 6 i 7 należy
podać wartość faktury przeliczoną wg rzeczywistego kursu zapłaty bądź wg kursu
wyceny zapłaty zobowiązań dokonanej w walucie obcej.
W przypadku rozgrupowania danych pochodzących z jednego dokumentu
na kilka wierszy (np. w związku z występowaniem różnych stawek podatku
VAT), wartości wykazywane w kolumnach 6 i 7 każdego z wierszy powinny
dotyczyć całości kwot brutto/netto na jakie opiewa dany dokument (dane
wprowadzone w kolumnach 1,2,3,4,6,7 będą zawierały te same wartości we
wszystkich wierszach danego dokumentu księgowego).
Należy pamiętać, iż zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25
maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego
zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy
towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od
towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798) błędy kwotowe w fakturach należy
korygować poprzez faktury korygujące, natomiast błędy dotyczące np. nazwy
towaru lub usługi należy korygować poprzez notę korygującą.
W przypadku, gdy beneficjent otrzymał f-rę korygującą dotyczącą zmiany
kwoty, wówczas w zestawieniu dokumentów danego wniosku powinien wykazać
f-rę korygującą uzupełniając w kolumnach od 6-9 tylko różnicę kwot wynikającą
z `dokonania korekty. Jeśli f-ra korygująca jest zmniejszająca w kolumnie 4
beneficjent wpisuje datę zapłaty faktury korygowanej, natomiast w kolumnach 6-9
wpisuje kwotę różnicy ze znakiem minus „-”.Jeśli f-ra korygująca jest
zwiększająca w kolumnie 4 beneficjent wpisuje datę dopłaty kwoty wynikającej z
faktury korygującej, natomiast w kolumnach 6-9 wpisuje kwotę różnicy
zwiększenia.
Jeżeli f-ra korygowana i f-ra korygująca są wykazywane w ramach jednego
wniosku o płatność w zestawieniu dokumentów należy je umieścić
w sąsiadujących wierszach. Natomiast, gdy f-ra korygująca dotyczy f-ry ujętej
w jednym z poprzednich wniosków o płatność, należy ją wykazać w ostatnim
wierszu zestawienia dokumentów.
W sytuacji, gdy beneficjent wystawił notę korygującą dotyczą zmiany nazwy
towaru lub usługi, wówczas w zestawieniu dokumentów należy ująć w
kolumnach od 1-4 oraz od 6-9 dane wynikające z faktury korygowanej, natomiast
w kol. 5 należy wpisać poprawną nazwę towaru i usługi wynikającą z noty
korygującej. Do wniosku o płatność należy załączyć zarówno f-rę korygowaną, jak
i notę korygującą.
W przypadku, gdy faktura/dokument księgowy o równoważnej wartości
dowodowej została zapłacona przed datą złożenia poprzedniego wniosku
o płatność, wówczas należy umieścić ją w ostatnim wierszu zestawienia
Str.12 z 32
dokumentów (pkt 15). Informację o takiej sytuacji należy zawrzeć w piśmie
przewodnim przekazywanym wraz z wnioskiem Beneficjenta o płatność do
Instytucji Zarządzającej RPO WP.
W sytuacji kiedy pkt. 15 obejmuje więcej niż 20 pozycji, Beneficjenci I Osi
Priorytetowej są dodatkowo zobowiązani do przedłożenia zestawienia
dokumentów w wersji elektronicznej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do
instrukcji KSI SIMIK.
Wzór dokumentu został udostępniony na stronie internetowej IZ pod adresem:
http://www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum/rpo_os1/platnosc
UWAGA!
W przypadku wniosków o płatność składanych w ramach działania 1.1 schemat A
w poszczególnych kolumnach „Zestawienia dokumentów…” należy podać
następujące informacje:
1) Numer umowy o dofinansowanie,
2) N/D,
3) Datę podpisania umowy o dofiansowanie,
4) Datę podpisania umowy o dofiansowanie,
5) Nr i nazwa realizowanego projektu w ramach którego składany jest wniosek o
płatnosć,
6) Całkowita wartość projektu wskazana w § 2 ust. 3 umowy o dofinansowanie,
7) Całkowita wartość projektu wskazana w § 2 ust. 3 umowy o dofinansowanie,
8) Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych projektu wskazana w § 2 ust. 4
umowy o dofinansowanie,
9) kwotę podatku VAT, uwzględnioną w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest
kwalifikowalny. W przypadku, gdy VAT nie jest kwalifikowalny należy wpisać „0,00”.
Pola odpowiadają polom o analogicznej nazwie zamieszczonym w bloku
zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem
w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13.
16. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku
o płatność - Należy wskazać dochód pomiejszający wydatki kwalifikowane
zgodnie z zasadami określonymi przez instytucję zarządzającą z uwzględnieniem
art. 55 rozporządzenia 1083/2006.
W przypadku, gdy do powstania dochodu przyczyniły się zarówno wydatki,
zdaniem beneficjenta, kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne, należy
zadeklarować część dochodu odpowiadającą relacji wydatków kwalifikowalnych
do wydatków ogółem, które przyczyniły się do powstania dochodu.
Jeżeli projekt nie wygenerował dochodu w okresie objętym wnioskiem należy
w polu „Suma ogółem w PLN” wpisać „0,00”.
W dodatkowym wierszu należy wykazać odsetki narosłe od środków
zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność (chyba, że na mocy
odrębnych przepisów wspomiane odsetki stanowią dochód beneficjenta, jak ma
to miejsce w przypadku jednostek samorządu terytorialnego - wówczas nie ma
obowiązku ich wykazywania). Jeżeli beneficjent posiada nieoprocentowany
rachunek bankowy i nie uzyskał dodatkowego dochodu w postaci odsetek, należy
wpisać „0,00” oraz dołączyć do wniosku o płatność stosowne wyjaśnienie.
UWAGA ! – Zgodnie z obowiązującymi zasadami w ramach RPO WP, każdy
beneficjent nie będący jednostką samorządu terytorialnego ma obowiązek zwrotu
Str.13 z 32
odsetek narosłych od przekazanej zaliczki na rachunek Instytucji Zarządzajacej
RPO WP.
Wartość wskazana w wierszu Suma ogółem w PLN odpowiada polu <Dochód
odliczony od wniosku o płatność> w module wnioski o płatność w systemie
KSI SIMIK 07-13.
17. Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki - Tabelę wypełnia pracownik
instytucji weryfikującej wniosek o płatność. W kolumnie kwota wydatków ogółem
należy wskazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w pkt 10a. W
kolumnie kwota wydatków kwalifikowalnych należy wykazać źródła sfinansowania
wydatków wykazanych w pkt 12a.
Dane prezentowane w punkcie 17 powinny obrazować sytuację, jaka będzie
miała miejsce po dokonaniu refundacji wydatków poniesionych przez
beneficjenta, rozliczeniu płatności zaliczkowej, bądź rozliczeniu wydatków
poniesionych przez państwową jednostkę budżetową.
Jako środki wspólnotowe, należy wykazać część wydatków kwalifikowalnych,
która zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz zapisami szczegółowego
opisu priorytetów RPO WP podlegać będzie docelowo zadeklarowaniu do Komisji
Europejskiej jako środki UE (wartość z poz. 13b wniosku).
W pozycji budżet państwa, należy wykazać część dotacji rozwojowej wypłacanej
beneficjentowi
stanowiącą
wkład
budżetu
państwa
oraz
krajowe
współfinansowanie/wkład własny państwowych jednostek budżetowych.
Do środków wykazywanych jako wkład jednostek samorządu terytorialnego
należy zaliczyć w szczególności wydatki:
1) gmin, powiatów i województwa oraz działających w ich imieniu jednostek
organizacyjnych;
2) związków, porozumień i stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego;
3) podmiotów wykonujących usługi publiczne na zlecenia jednostek samorządu
terytorialnego, w których większość udziałów lub akcji posiada samorząd
danego szczebla
4) podmiotów wybranych w drodze ustawy Prawo zamówień publicznych
wykonujących usługi publiczne na podstawie obowiązującej umowy zawartej
z jednostką samorządu terytorialnego
W pozycji inne krajowe środki publiczne należy podać m.in. środki funduszy
celowych oraz środki pokrewne środkom publicznym służące realizacji dobra
publicznego.
W pozycji Prywatne należy podać wkład własny beneficjenta będącego
podmiotem prywatnym.
Dane dotyczące wydatków sfinansowanych z pożyczek Europejskiego Banku
Inwestycyjnego (EBI) – wiersz 8 - powinny być uwzględnione w wierszach 3 – 6..
[pole szare]
Pola odpowiadają polom o analogicznej nazwie zamieszczonym w bloku źródła,
z których zostały sfinansowane wydatki w module wnioski o płatność w systemie
KSI SIMIK 07-13.
18. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu – W kolumnie nr 1 tabeli
należy wykazać wszystkie etapy realizowane w ramach projektu zgodnie z pkt C1
(Harmonogram realizacji projektu) wniosku o dofinansowanie.
Ponadto w tabeli należy zamieścić wiersz „Pozostałe wydatki w ramach
projektu”. Są to wydatki nie ujęte w punkcie C 1 wniosku o dofinansowanie,
Str.14 z 32
a dotyczące: kosztów poniesionych na studium wykonalności, dokumentację
techniczną, promocję projektu,nadzór inwestorski itp.
W kolumnie 2 tabeli należy zamieścić krótki, hasłowy opis prezentujący stan
realizacji poszczególnych etapów/zadań projektu, tj. nie rozpoczęto, w trakcie
realizacji, zakończono.
W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem
i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym kształtem umowy
o dofinansowanie powinny być poniesione w ramach poszczególnych
etapów/zadań. Wiersz ogółem w kolumnie nr 3 powinien być równy całkowitej
wartości projektu i odpowiednio w kolumnie nr 4 wydatkom kwalifikowalnym
projektu (zgodnie z pkt D3, D4 wniosku o dofinansowanie). W kolumnach 5 i 6
należy ująć kwoty wydatków poniesionych w okresie objętym wnioskiem i
wykazanych w pkt. 15 oraz 10a wniosku (w przypadku wniosków o płatność
składanych w ramach działania 1.1 schemat A we wskazanych polach należy
wpisać „0,00”), natomiast w kolumnach 7 i 8 wydatki ogółem oraz wydatki
kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu w ramach danego
etapu/zadania.
Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny 8 do
wartości z kolumny 4 (9=8/4*100).
W odpowiednich wierszach należy również wskazać wydatki poniesione na
zakup gruntów oraz mieszkalnictwo, o których mowa w załączniku III do
rozporządzenia nr 1828/2006, a także wydatki na cross-financing, jeżeli zostały
przewidziane w ramach projektu.
Należy również przekazać informację o wydatkach związanych z kosztami
pośrednimi/ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo, o których także jest mowa
w załączniku III rozporządzenia nr 1828/2006, uwzględniając zapisy art.11
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1081/2006 z dnia 5 lipca
2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające
rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r.).
Jeżeli Beneficjent w okresie objętym wnioskiem o płaność poniósł wydatki
kwalifikowalne to należy je, co do zasady, niezwłocznie przedstawić do
refundacji/rozliczenia, jednak nie później niż 3 miesiące od dnia jego
poniesienia lub, w przypadku wydatków kwalifikowanych poniesionych
przed podpisaniem Umowy, w terminie 3 miesięcy od daty jej podpisania. Za
niewłaściwe należy uznać złożenie wniosku o płatność pełniącego jedynie
funkcję sprawozdawczą, w którym z niniejszego punktu Postęp rzeczowofinansowy projektu wynika, iż Beneficjent poniósł wydatki kwalifikowalne w
okresie objętym wnioskiem.
Pole na przecięciu wiersza W tym wydatki poniesione na zakup gruntów i
kolumny 8 (kwalifikowalne) odpowiada polu <Wydatki poniesione na zakup
gruntów narastająco> w systemie KSI SIMIK 07-13.
Pole na przecięciu wiersza Wydatki poniesione na mieszkalnictwo i kolumny 8
(kwalifikowalne) odpowiada polu <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo
narastająco> w systemie KSI SIMIK 07-13.
Pole na przecięciu wiersza Wydatki związane z kosztami pośrednimi/ ogólnymi
rozliczanymi ryczałtowo i kolumny 8 (kwalifikowalne) odpowiada polu <Wydatki
rozliczane ryczałtowo narastająco > w systemie KSI SIMIK 07-13.
Str.15 z 32
Pole na przecięciu wiersza W tym cross-financing i kolumny 8 (kwalifikowalne)
odpowiada polu <Wydatki objęte cross-financingiem narastająco> w systemie
KSI SIMIK 07-13.
19. Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia
kolejnego wniosku - Należy opisać w kilku zdaniach zadania/etapy, jakie
beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia
kolejnego wniosku o płatność. Punkt jest niewypełniany w przypadku wniosku o
płatność końcową.
20. Wskaźniki realizacji projektu – Wpisywane są wskaźniki zawarte wcześniej w
umowie o dofinansowanie.
Wskaźniki produktu (tabela 20a) określają materialne efekty (np. wybudowane
budynki i budowle, zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w
wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu.
Beneficjent powinien w każdym wniosku o płatność wykazać wszystkie wskaźniki
produktu jakie mają być osiągnięte w trakcie realizacji projektu zgodnie z
wnioskiem o dofinansowanie oraz przedstawić aktualny stan ich realizacji. Zaleca
się, by w protokołach odbioru robót nawiązać do osiągniętych – według stanu na
dzień podpisania protokołu – wskaźników produktu
Jeżeli wskaźnik (lub jego część) został osiągnięty w związku z poniesieniem
przez beneficjenta wydatku niekwalifikowalnego w ramach projektu, zaleca się
załączyć do wniosku o płatność informację, która umożliwi zweryfikowanie
przedstawionych danych dotyczących wartości oraz stopnia osiągnięcia
wskaźnika (np. rodzaj poniesionego wydatku niekwalifikowalnego, etap którego
wydatek dotyczy).
Wskaźniki rezultatu ( tabela 20b) opisują zmiany w sytuacji beneficjenta, jego
otoczeniu, bądź ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania
projektu.
Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniania dla
każdego wniosku o płatność, natomiast tabela z wskaźnikami rezultatu jest
nieobowiązkowa z wyjątkiem wniosku o płatność końcową, wniosku
stanowiącego rozliczenie ostatniej transzy przekazywanej w formie zaliczki (w
przypadku, gdy całość dofinansowania w ramach projektu przekazywana jest w
formie zaliczki), lub ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu
realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową.
Wartość bazowa wskaźnika to wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu
(uwaga!: w przypadku wskaźników produktu jest równa zeru).
Wartość docelowa oznacza wartość, jaką beneficjent zamierza osiągnąć
w wyniku wdrożenia projektu i musi być co do zasady zgodna z wartością
docelową wpisaną w umowie o dofinansowanie. Osiągnięta wartość wskaźnika
określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym lub
od początku realizacji projektu.
W przypadku wskaźnika rezultatu, beneficjent we wniosku o płatność
końcową2 w kolumnie 5 wpisuje wartość, jaka będzie osiągnięta w momencie
zakończenia projektu, bądź w okresie bezpośrednio następującym po tym
terminie (w zależności od specyfiki wskaźnika – okres ten nie powinien być
dłuższy niż 1 rok od zakończenia projektu, bądź w uzasadnionych przypadkach,
2
Dotyczy także wniosku stanowiącego rozliczenie ostatniej transzy przekazywanej w formie zaliczki
(w przypadku, gdy całość dofinansowania w ramach projektu przekazywana jest w formie zaliczki) lub
ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego
państwową jednostką budżetową.
Str.16 z 32
rok kalendarzowy natępujący po roku zakończenia inwestycji, zgodnie z
regulaminem konkursu dla właściwej osi/działania, z wyjątkiem horyzontalnych
wskaźników kluczowych, służących do pomiaru liczby nowoutworzonych miejsc
pracy).
W przypadku określenia jednostki miary wskaźnika rezultatu jako %, należy
podać jednocześnie wartość zmiany wyrażoną w liczbach bezwzględnych(w kol.4
i kol.5 obok wartości wykazanej jako %), w celu umożliwienia oceny stopnia
osiągnięcia zakładanych wskaźników .
Punkt 20 koresponduje z blokiem postęp rzeczowy w module wnioski o płatność
w systemie KSI SIMIK 07-13.
21. Informacja na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu,
zadań planowanych, a niezrealizowanych w okresie objętym wnioskiem oraz
przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia zakładanego w projekcie poziomu
wskaźników - Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych
problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym
wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji, a niezrealizowanych
w tymże okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez beneficjenta od
realizacji określonych zadań, bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych,
uniemożliwiających realizację konkretnych zadań.
Jeżeli nie wystąpiły żadne problemy, należy tabelę należy pozostawić
niewypełnoną lub wypełnić wpisując np. brak problemów, nie dotyczy, nie
wystąpiły itp.
W przypadku wniosku o płatność końcową, wniosku stanowiącego rozliczenie
ostatniej transzy przekazywanej w formie zaliczki lub ostatniego wniosku
o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta
będącego państwową jednostką budżetową, należy umieścić dodatkowo
komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn
ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników.
22. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały - Należy przedstawić informację o
całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we
wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. (począwszy od
kwartału następującego po kwartale, którego dotyczy dany wniosek o płatność),
UWAGA! – dane przedstawione w poz. 22 powinny umożliwić sporządzenie
prognoz dla całego programu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne
jest, aby informacje przedstawione przez beneficjenta obejmowały pełne kwartały
kalendarzowe. Np. w sytuacji, gdy beneficjent składa wniosek obejmujący wydatki
poniesione wyłącznie w styczniu danego roku powinny zostać wypełnione wiersze
od „II kwartał” danego roku do „I kwartał” kolejnego roku włącznie. Jeżeli do
końca realizacji projektu zostały np. tylko trzy kwartały – należy wypełnić wiersze
dla kolejnych trzech kwartałów, a w wierszu czwartym jako kwotę planowanych
wydatków kwalifikowalnych należy wpisać „0,00” itd.
Punkt jest niewypełniany w przypadku wniosku o płatność końcową.
Punkt 22 koresponduje z blokiem harmonogram płatności na cztery kolejne
kwartały w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13.
Str.17 z 32
23.
Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk
wspólnotowych - Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy
realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, do przestrzegania
których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. W przypadku
zaznaczenia odpowiedzi wskazujących na nieprzestrzeganie polityk wspólnoty,
należy opisać w kilku zdaniach na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać
podjęte działania naprawcze. W opisie, należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów
wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych.
Jeżeli projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityk wspólnotowych, to udzielone
we wniosku o płatność odpowiedzi powinny być zgodne z przedstawionymi poniżej:
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityk wspólnoty? - TAK
W szczególności:
Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność wystąpiły zdarzenia,
które miały negatywny wpływ na środowisko? - NIE
Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano
wymogi Raportu oddziaływania na środowisko? – TAK lub NIE DOTYCZY
Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano
wymogi decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia? –
TAK lub NIE DOTYCZY
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania w trakcie zatrudniania?
-TAK lub NIE DOTYCZY
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania w trakcie wyłaniania
wykonawcy? - TAK
24. Oświadczenie beneficjenta - Należy wskazać miejsce przechowywania
dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca
(np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania itp.).
25. Załączniki - Należy wymienić załączone dokumenty tj. oświadczenie
o kwalifikowalności podatku VAT, potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie
faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (zgodne
z poz. 15 wniosku) wraz z dowodami zapłaty, jak również poświadczone za
zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie
prac oraz inne dokumenty, jeżeli dołączone są do wniosku o płatność np. operat
szacunkowy wyceny nieruchomości, oświadczenie, tabela amortyzacyjna (jeżeli
nie są załączane ppkt 4 należy usunąć).
W przypadku, gdy do wniosku nie są dołączane żadne dokumenty, bądź tylko
niektóre z wymienionych, zaleca się dokonanie odpowiednich skreśleń lub
usunięcia podpunktów
Wniosek należy podpisać z podaniem miejscowości i daty, zgodnie z zasadami
opisanymi w punkcie 3 części uwagi ogólne niniejszej instrukcji.
Str.18 z 32
Opis załączników do wniosku beneficjenta o płatność
UWAGA !
Benficjenów działania 1.1 schemat A dotyczy wyłącznie pkt. 1 i 4 „Opisu
załączników…”.
1.
Dokument potwierdzający kwalifikowalność podatku VAT
Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT składane jest przez beneficjenta przy
każdym wniosku o płatność z wyjątkiem wniosków pełniących funkcję
sprawozdawczą oraz wniosków dotyczących tylko i wyłącznie wypłaty zaliczki.
Oświadczenie należy podpisać zgodnie z zasadami opisanymi w Instrukcji do
wniosku beneficjenta o płatność.
Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT występuje w trzech wzorach.
Pierwszy wzór (wraz z załącznikiem), należy złożyć wraz z pierwszym wnioskiem
beneficjenta o płatność.
Przy kolejnych wnioskach o płatność beneficjent jest zobowiązany do składania
oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT zgodnie ze wzorem nr 2.
W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek możliwości odzyskania poniesionego kosztu
podatku VAT, beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym
Instytucję Zarządzającą i dostarczyć wypełniony załącznik do oświadczenia (zgodnie
ze wzorem nr1).
Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT (wzór nr 3) zobowiązane są
przedstawiać także inne podmioty niż beneficjent upoważnione do ponoszenia
wydatków, partnerzy uczestniczący w realizacji projektu, o ile do refundacji/
rozliczania zaliczki przedstawiane są faktury wystawiane na nich, zgodnie z umową o
dofinansowanie.
Beneficjenci projektów, dla których podatek VAT jest w całości kosztem
niekwalifikowanym, oświadczeń dotyczących podatku VAT nie składają.
2.
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów
księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających
dokonanie wydatków kwalifikowanych.
Obowiązkowe elementy opisu faktury/dokumentu ksiegowego o równoważnej
wartości dowodowej umieszczone na oryginale (przed skopiowaniem):

Pierwsza strona:
1) „Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 – 2013", w
przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo z budżetu Państwa lub
budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego, do powyższego opisu
należy odpowiednio dodać: „oraz z budżetu Państwa" (w przypadku
współfinansowania ze środków dotacji celowej). „oraz z budżetu Samorządu
Województwa Podkarpackiego".
Zapis ten może występować również w formie pieczęci.
Str.19 z 32
2) Informacja identyfikującą wniosek o płatność w którym wykazano wydatek do
rozliczenia: „Ujęto we wniosku o płatność za okres od … do …” (data
tożsama z datą w pkt 1 wniosku beneficjenta o płatność).
3) numer wpisany w prawym górnym rogu dokumentu, zgodny z liczbą
porządkową poszczególnych pozycji ujętych w zestawieniu dokumentów
potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność (pkt 15
wniosku).

Druga strona:
1) Numer umowy o dofinansowanie projektu,
2) Nazwa projektu,
3) Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury/innego
dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, do której kategorii
kosztu przedstawionej w części D.3 wniosku o dofinansowanie projektu (zaleca
się podział na kwotę netto i VAT) odnosi się wydatek opisany fakturą/innym
dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy wydatek
mieści się w kilku kategoriach ujętych we wniosku o dofinansowanie projektu,
wówczas należy dokonać podziału kwotowego wydatku z przyporządkowaniem
do właściwych kategorii:
- w przypadku, gdy nie wszystkie pozycje faktury są kwalifikowane
w projekcie, należy na odwrocie wyszczególnić te pozycje, które beneficjent
przedkłada do rozliczenia, podając ich nazwę, ilość i wartość (oraz
zaznaczyć na kopii faktury),
- jeżeli wydatki ujęte na fakturze dotyczą różnych projektów w opisie faktury
należy wyszczególnić wszystkie zakupione artykuły, ich ilość i wartość oraz
przypisać je do właściwych projektów (a na kopii faktury należy zakreślić
pozycje, które dotyczą wniosku o płatność),
Ponadto w opisie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej
wartości dowodowej, należy zamieścić zapis: „Wydatek jest kwalifikowalny
w wysokości …. PLN
5) Informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej,
6) Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP,
Na fakturze należy zamieścić adnotację, np.: „Wydatki poniesione są zgodnie
z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z … r. Nr … poz. …) na
podstawie art. …. ust./pkt ….” - podany art. będzie wskazywał na zastosowany tryb
np. przetarg nieograniczony lub na powód wyłączenia przepisów ustawy.
Beneficjenci, którzy udzielają zamówienia, do którego nie stosuje się ustawy Prawo
zamówień publicznych mają obowiązek zamieszczania nastepującego zapisu:
”Wydatki zostały poniesione w ramach realizacji zamówień udzielonych
zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem
Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 w sprawie
udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do
których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych”.
Ponadto opis faktury dotyczącej zakupu środka trwałego musi zawierać informację,
czy zakupiony środek trwały jest nowy, czy używany.
W uzasadnionych przypadkach, gdy nie ma możliwości opisania oryginału
faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej na
Str.20 z 32
odwrocie, dopuszcza się możliwość umieszczenia powyższego opisu na oddzielnej
kartce stanowiącej załącznik do faktury (spięty lub przyklejony do faktury).
W takim przypadku opis na odwrocie faktury powinien zawierać przynajmniej:
 numer umowy,
 nazwę projektu,
 adnotację, że szczegółowy opis znajduje się w załączniku.
Załącznik powinien być podpisany przez upoważnione osoby ze strony beneficjenta.
Z opisu załącznika powinno również wynikać jakiej faktury dotyczy.
W sytuacji, gdy faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości
dowodowej została zapłacona gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest dołączona
kopia raportu kasowego lub potwierdzenie wystawcy faktury, iż otrzymał środki.
Zgodnie z art.22 ust.1 pkt 2 ustawa o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2
lipca 2004r. nakłada na przedsiębiorców obowiązek rozliczeń za pośrednictwem
rachunku bankowego w sytuacji, gdy: „jednorazowa wartość transakcji, bez względu
na liczbę wynikających z niej płatności przekracza równowartość 15 000 euro
przeliczonych na złote według średniego kursu walut ogłaszanego przez Narodowy
Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano
transakcji”. W związku z powyższym, naruszenie wspomnianego przepisu skutkuje
uznaniem wydatku za niekwalifikowany.
W przypadku zapłaty za fakturę transzami do refundacji należy przedstawić
fakturę w całości zapłaconą. Dokument, który nie został w całości opłacony nie może
być umieszczony we wniosku o płatność.
W przypadku występowania kwot zatrzymanych dopuszcza się możliwość
przedstawienia faktury częściowo opłaconej. Kwota zatrzymana będzie mogła być
uznana za poniesiony wydatek kwalifikowany dopiero po wypłaceniu jej wykonawcy,
ale wyłącznie w okresie kwalifikowania wydatków dla projektu.
W przypadku otrzymania od dostawcy towaru faktury pro forma i dokonania
zapłaty na podstawie tejże faktury, a następnie otrzymania „zwykłej” faktury VAT, we
wniosku o płatność w tabeli 15, należy wykazać tylko i wyłącznie „zwykłą” fakturę
VAT, natomiast fakturę pro forma, należy dołączyć do zwykłej faktury jako jej
załącznik.
Opłacone faktury zaliczkowe należy przedstawić do refundacji wraz z podpisanymi
protokołami odbioru.
2.1.
Faktury wystawione w walutach obcych
Do faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej
wystawionych w walutach obcych należy stosować przepisy ustawy z dnia 29
września 1994r o rachunkowości, tj. art.30 ust. 2 (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223
z późn. zm.)
Na fakturach/dokumentach księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy
umieścić:
- kurs waluty po jakim została zaksięgowana jako koszt w PLN (a podaniem
daty i numeru tabeli NBP).
- kurs waluty po jakim została dokonana płatność stosowany zgodnie
z polityką rachunkowości przyjętą przez beneficjenta oraz jego datę,
- równowartość faktury w PLN przeliczoną według powyższegoych kursuów.
Str.21 z 32
Kwalifikowalnym jest wydatek faktycznie poniesiony, jako zapłata za fakturę
wyrażoną w walucie obcej, przeliczoną na PLN.
Beneficjenci wszystkich osi priorytetowych są zobowiązani dołączyć do
faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w
walucie obcej fakturę wewnętrzną lub notę księgową sporządzoną w celu dokonania
zapisu księgowego.
Beneficjenci I osi priorytetowej są zobowiązani dołączyć do faktur/dokumentów
księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w walucie obcej
poniższe dokumenty:
- wyciąg z polityki rachunkowości przyjętej przez beneficjenta w części dotyczącej
metody zapłaty zobowiązań w walutach obcych lub oświadczenie o przyjętym przez
beneficjenta sposobie wyceny operacji w walutach obcych (w przypadku gdy
beneficjent nie prowadzi pełnej ksiegowości).
-wyciąg z ewidencji księgowej beneficjenta dokumentujący sposób zaksięgowania
obciążenia rachunku bankowego z tytułu zapłaty za fakturę w walucie obcej (jeśli
beneficjent prowadzi pełną księgowość).
Faktury i inne równoważne dowody księgowe wystawione w języku obcym muszą
zostać przetłumaczone na język polski i potwierdzone przez osobę upoważnioną do
dokonywania tłumaczeń.
3.
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów
potwierdzających odbiór urządzenia/sprzętu, wykonania prac, usługi np.
protokoły odbioru – dotyczy to przypadków, gdy dokumenty te są
wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą, w pozostałych
przypadkach należy zamieścić na opisie faktury adnotację informującą o
odbiorze przez beneficjenta urządzenia/sprzętu, usługi, wykonania prac
W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – poświadczone za
zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru oraz dokument przyjęcia na
magazyn z podaniem ich miejsca składowania.
W odniesieniu do robót budowlanych należy pamiętać, iż zgodnie z art. 25 ust. 4
ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006r., poz. 1118 z późn.
zm.) do podstawowych obowiązków inspektora nadzoru należy potwierdzanie
faktycznie wykonanych robót. W związku z tym w celu monitorowania faktycznego
rzeczowego i finansowego zaawansowania robót budowlanych, co do zasady
niezbędne jest dokonywanie płatności częściowych w oparciu o protokoły odbioru
częściowego potwierdzajace:
- odbiór jakościowy wykonanych robót,
- odbiór rodzajowy wykonanych robót,
- faktycznie wykonane ilości poszczególnych robót budowlanych.
Jeżeli umowa z wykonawcą przewiduje sporządzenie protokołu odbioru
końcowego po zakończeniu prac, wówczas stanowi on również obowiązkowy
załącznik do wniosku o płatność.
Str.22 z 32
Należy także pamiętać, iż obowiązek przedstawienia protokołu odbioru robót dotyczy
także robót wykonywanych przez podmioty inne niż główny wykonawca, tj. np.
przyłączy energetycznych wykonywanych przez Zakład Energetyczny.
Protokół powinien być czytelnie podpisany, lub parafowany z imienną lub firmową
pieczątką przez osoby do tego upoważnione.
W przypadku ponoszenia wydatków, gdzie nie występują protokoły odbioru, jak to ma
miejsce np. w odniesieniu do usług prawnych, ogłoszeń prasowych, potwierdzeniem
zakupu towaru lub usługi jest adnotacja na odwrocie oryginału faktury o treści
„stwierdzam wykonanie…” lub inny zapis o analogicznej treści opatrzony podpisem
osoby odpowiedzialnej.
4.
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów,
przedstawiające dokonane operacje bankowe potwierdzające poniesienie
wydatków objętych składanym wnioskiem o płatnośćlub kopie raportów
kasowych w przypadku zapłaty gotówką.
1)
Dokument, przedstawiający dokonane operacje bankowe powinien
zawierać:
- nazwę beneficjenta,
- nr rachunku bankowego beneficjenta,
- nazwę dostawcy/wykonawcy (w przypadku wynagrodzeń imię i nazwisko
pracownika/zleceniobiorcy)
- nr faktury/rachunku (w przypadku wynagrodzeń nr listy płac),
- kwotę przelewu
W sytuacji, gdy dokument, przedstawiający dokonane operacje bankowe nie
zawiera powyższych danych, beneficjent zobowiązany jest dołączyć inny
dokument zawierający brakujące dane i potwierdzający dokonanie płatności np.
wyciąg z rachunku bankowego nie zawiera wymaganych danych, wówczas
należy przedłożyć kopię przelewu bankowego, potwierdzenie realizacji
transakcji (w przypadku dokonywania płatności w formie ektronicznej np. w
systemie HOME-BANKING), itp. Jeżeli przelew nie jest przedstawiony w
postaci wydruku komputerowego, lecz na blankiecie polecenia przelewu,
wówczas dołączona kopia przelewu powinna zawierać potwierdzenie przyjęcia
do realizacji przez bank.
Na wyciągu z rachunku bankowego należy zaznaczyć pozycję, która odnosi
się do konkretnej faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej
wartości dowodowej.
W przypadku, gdy przelew obejmuje zapłatę nie tylko za fakturę
przedstawiającą wydatki kwalifikowalne, ale także inne faktury/rachunki nie
związane z projektem wówczas w dolnej części dokumentu przedstawiającego
dokonane operacje bankowe należy umieścić zapis:
”W kwocie …. znajduje się kwota …. stanowiąca wydatek kwalifikowany
w ramach projektu”.
W sytuacji, gdy fakturę/inny dokument księgowy o równoważnej wartości
dowodowej zapłacono gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest dołączona kopia
raportu kasowego lub potwierdzenie wystawcy faktury, iż otrzymał środki.
W przypadku wydatku dokonanego w drodze kompensaty należności od
określonego podmiotu i zobowiązań wobec tego podmiotu należy dołączyć
2)
3)
4)
5)
6)
Str.23 z 32
kserokopię oświadczenia o kompensacie wraz z jego uznaniem przez drugą
stronę.
UWAGA! W przypadku wniosku o płatność składanego w ramach działania 1.1
schemat A, gdy w umowie o dofinansowanie beneficjent zobowiązał się do
wniesienia wkładu własnego, warunkiem przekazania dofinansowania jest dołączenie
do wniosku o płatność wyciągu bankowego, potwierdzającego wpłatę
zadeklarowanych środków na rachunek bankowy wyodrębniony na potrzeby
projektu.
5.
Inne dokumenty
W przypadku, gdy beneficjent dołącza do wniosku o płatność inne załączniki, nie
wymienione w pozycji 25 wniosku o płatność, a niezbędne do udokumentowania
poniesionych wydatków, powinien je dopisać w zestawieniu załączników.
Zasady potwierdzania za zgodność z oryginałem są takie same jak dla pozostałych
dokumentów będących załącznikami do wniosku o płatność.
Instytucja Zarządzająca na etapie weryfikacji wniosku o płatność może wymagać
dokumentów, niezbędnych do prawidłowego rozliczenia i zatwierdzenia wniosku.
Do załączników tych, w zależności od kategorii wydatku można zaliczyć
w szczególności:

w przypadku rozliczenia kosztów amortyzacji środka trwałego: polecenie
księgowania potwierdzające wysokość odpisów amortyzacyjnych obliczonych
zgodnie z zasadami rachunkowości, tabelę amortyzacyjną wraz z wyliczeniem
kosztu kwalifikowanego objętego danym wnioskiem o płatność (zgodnie z
zasadami rachunkowości) oraz oświadczenie beneficjenta, że dany środek
trwały nie został zakupiony z udziałem środków dotacji krajowej, ani
wspólnotowej w ciągu 7 lat poprzedzających datę zakupu środka trwałego na
potrzeby projektu (dotyczy to sytuacji, w której beneficjent nie może
zrefundować
kosztów
zakupu).
Kwalifikowana
wartość
odpisów
amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu.
W przypadku, gdy środek trwały wykorzystywany jest także do innych celów,
kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada
proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu.
Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się datę dokonania odpisu
amortyzacyjnego,

umowy z wykonawcami – jeżeli IZ RPO WP nie będzie w posiadaniu wszystkich
umów z wykonawcami, Beneficjenci będą wzywani do ich dostarczenia,

w przypadku rozliczania kosztów ogólnych (np. opłaty czynszowe, opłaty za
energię elektryczną, wodę, ogrzewanie itp.), należy uwzględnić koszty
rzeczywiście poniesione i przedstawić odpowiednią proporcję kosztów stałych
związanych bezpośrednio z realizacją projektu zgodnie z należycie
uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią (kalkulacją kosztów),
Przykładowa kalkulacja kosztów wynajmu powierzchni biurowej, wody, ogrzewania,
energii elektrycznej, telefonu*, opłat za Internet itp.
Lp.
Rozliczenie wydatków kwalifikowanych do projektu
1.
Pracownik
A
–
liczba
przepracowanych
420
Str.24 z 32
godzin
Pracownik B – liczba przepracowanych
2.
godzin
Pracownik C – liczba przepracowanych
3.
godzin
Razem
4.
Liczba pracowników zaangażowanych w
5.
projekt
Liczba godzin roboczych w okresie realizacji
6.
projektu
Razem liczba godzin roboczych w okresie
7.
realizacji projektu (5x6)
Współczynnik zaangażowania czasowego
I.
(4/7)
8.
Powierzchnia używana w projekcie
9.
Powierzchnia ogółem
Pomieszczenia wspólne (łazienek, pokój
10. socjalny,
korytarze,
pomieszczenia
administracyjne itp.)
Powierzchnia
ogółem
–pomieszczenia
11.
wspólne (9-10)
Współczynnik
używania
powierzchni
II.
biurowej (8/11)
Wskaźnik do rozliczania kosztów stałych
III.
(IxII)
Faktura
FV 209/2006 za wynajem powierzchni biurowej
Wartość brutto x wskaźnik III
FV 220/2006 za media
Wartość brutto x wskaźnik III
FV 150/2006 za telefon/Internet
Wartość brutto x wskaźnik III
Kwalifikowalne koszty ogólne - razem
276
150
846
3
680
2040
41,47%
30
100
20
80
37,50%
15,55%
Wartość brutto faktury`
12.200,00
1.897,1
7.000,00
1.088,5
250
38,88
3.024,48
* Koszty rozmów telefonicznych mogą być również rozliczone na podstawie kosztów rzeczywistych, na
podstawie prowadzonego rejestru rozmów telefonicznych oraz bilingu
 wydatek na zakup środka trwałego, który będzie na stałe zainstalowany w
projekcie (jest przedmiotem/celem do realizacji projektu) będzie wydatkiem
kwalifikowalnym pod warunkiem, że środki te będą włączone w rejestr środków
trwałych beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek
inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości.
Koszty związane z wykorzystaniem środków trwałych, które nie będą
zainstalowane na stałe w projekcie – tzn. nie będą przedmiotem inwestycji, a
będą wykorzystywane jedynie przez okres realizacji projektu (np. komputery,
drukarki, itp.), mogą być kwalifikowalne w wysokości odpowiadającej odpisom
amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu.
 w przypadku zakupu używanego środka trwałego (np. sprzętu) należy
załączyć:
- oświadczenie wystawione przez sprzedawcę środka trwałego, w którym
potwierdza, że w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego
środka trwałego przez beneficjenta, nie został on zakupiony/współfinansowany z
publicznych środków wspólnotowych, ani krajowych (w oświadczeniu sprzedawca
określa pochodzenie sprzętu, datę zakupu, miejsce zakupu, dane zakupującego –
jego nazwę i adres).
Str.25 z 32
- oświadczenie beneficjenta o tym, iż cena używanego środka trwałego nie
przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż cena podobnego, nowego
środka trwałego,
 - wycenę jego wartości rynkowej – w związku z tym, iż mogą
wystąpić problemy z wyceną z powodu braku oficjalnych danych i
przeliczników, należy: skorzystać z pomocy rzeczoznawcy majątkowego,
który w wyniku wyceny określi wartość rynkową środka trwałego (w formie
operatu szacunkowego w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o
gospodarce nieruchomościami wraz z przepisami wykonawczymi bądź w
formie oceny technicznej)
lub
 zastosować metodę księgową polegającą na odliczeniu od ceny zakupu
odpisów z tytułu amortyzacji;
 jeżeli cena zakupu środka trwałego nie jest znana, należy cenę zakupu
nowego środka trwałego pomniejszyć o hipotetyczną wartość amortyzacji
(wynikającą z liczby lat kupowanego używanego środka trwałego).
Kwalifikowana będzie tylko ta część wartości zakupu używanego środka trwałego,
która wynika z zastosowania jednej z powyższych metod wyceny.
- oświadczenie beneficjenta, iż środek trwały posiada właściwości techniczne
niezbędne do realizacji projektu, spełnia wymogi bezpieczeństwa oraz odpowiada
obowiązującym normom,
- dokument potwierdzający zaewidencjonowanie zakupionego środka w rejestrze
środków trwałych beneficjenta
 w przypadku zakupu gruntu cena nabycia nie może przekroczyć wartości
rynkowej gruntu, a jego wartość powinna być potwierdzona ważnym 3 (w chwili
dokonania zakupu nieruchomości) operatem szacunkowym sporządzonym przez
rzeczoznawcę majątkowego, należy również załączyć oświadczenie zbywcy, iż
nieruchomość w okresie ostatnich 7 lat od zakupu przez beneficjenta nie była
nabyta z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych. Wydatek poniesiony na
zakup gruntu jest kwalifikowany tylko do wysokości 10% całkowitych kosztów
kwalifikowanych projektu, pod warunkiem, że jest niezbędny do jego realizacji,
 w przypadku zakupu nieruchomości zabudowanej jej wartość należy
potwierdzić ważnym5 (w chwili dokonania zakupu nieruchomości) operatem
szacunkowym sporządzonym przez uprawnionego rzeczoznawcę majątkowego,
cena nabycia nieruchomości nie może przekroczyć wartości rynkowej, a
nieruchomość musi być wykorzystana zgodnie z celami i przeznaczeniem
określonym we wniosku i umowie o dofinansowanie oraz wymagane jest
oświadczenie sprzedawcy, że nieruchomość w okresie ostatnich 7 lat od zakupu
przez beneficjenta nie była nabyta z udziałem dotacji krajowych lub
wspólnotowych,
 poświadczone za zgodność z oryginałem kopie delegacji wraz z załącznikami
dokumentującymi poniesienie wydatków, np.: kopie biletów, faktur za nocleg,
opłat za przejazd autostradą itp.
Koszty delegacji muszą być ponoszone zgodnie z Rozporządzeniem Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
3
Co do zasady operat szacunkowy jest ważny przez okres 12 m-cy od daty jego sporządzenia z uwzględnieniem
art.156, ust 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Str.26 z 32
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 z 30 grudnia 2002, poz. 1991 z
póź. zm) oraz Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19
grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U.
Nr 236 z 30 grudnia 2002, poz. 1990 z póź. zm).
W przypadku rozliczania kosztów transportu przy użyciu samochodu
służbowego należy dołączyć:
 kserokopię dowodu rejestracyjnego samochodu,
 faktury VAT za paliwo (uwaga: na fakturze musi być wpisany przez wystawcę
faktury numer rejestracyjny samochodu),
 informację o średnim zużyciu paliwa przez samochód, którym odbywa się
podróż służbową,
 kartę drogową lub kalkulację przebytych kilometrów.
Wydatek poniesiony na zakup paliwa może zostać uznany za kwalifikowany
maksymalnie w wysokości wynikającej z iloczynu przejechanych
kilometrów, średniego zużycia paliwa oraz ceny paliwa wynikającej z
przedłożonych faktur.
W przypadku rozliczania kosztów transportu przy użyciu samochodu
prywatnego należy dołączyć:
 umowę cywilnoprawną zawartą pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, o
używanie pojazdu do celów służbowych,
 informację/oświadczenie pracownika dotyczące pojemności silnika wraz z
danymi dotyczącymi marki oraz numeru rejestracyjnego samochodu,
 kartę drogową lub kalkulację przebytych kilometrów.
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych może zostać
uznany za kwalifikowany maksymalnie w wysokości wynikającej z iloczynu
przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu.
Maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu określono w Rozporządzeniu
Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania
oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
pracodawcy (Dz. U. nr 27 z 26 marca 2002, z póź. zm).
Na delegacji należy umieścić opisy identyczne jak w przypadku faktur za
wyjątkiem opisu dotyczącego zgodności z ustawą Prawo zamówień
publicznych lub z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym
Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013
w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w
stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych”.
W przypadku podróży służbowych poza granice kraju należy pamiętać,
aby na delegacji jednoznacznie określić moment przekroczenia granicy
państwa.
Potwierdzeniem rozliczenia delegacji (zapłaty) może być wyciąg z rachunku
bankowego beneficjenta lub dokument kasowy (tj. raport kasowy oraz dokumnet
KP, KW).
W przypadku polecenia wyjazdu służbowego numerem dokumentu jest
nr polecenia wyjazdu służbowego umieszczony na delegacji, datą wystawienia
dokumentu jest data widniejąca przy podpisie zleceniodawcy, a datą zapłaty jest
potwierdzenie odbioru gotówki w kasie lub data dokonania przelewu na rachunek
delegowanego pracownika, widniejąca na wyciągu bankowym lub data
rozliczenia się pracownika z pobranej zaliczki na wyjazd służbowy w kasie.
Str.27 z 32
 w przypadku zatrudnienia, koszty osobowe związane z wynagrodzeniem
pracowników odpowiedzialnych za wdrażanie i zarządzanie projektem są
kwalifikowane do współfinansowania pod warunkiem, że:
 w zakresie czynności zawarte są obowiązki pracownika związane z realizacją
projektu,
 pracownik faktycznie wykonuje pracę związaną z projektem,
 co miesiąc pracownik wypełnia kartę czasu pracy związaną z realizacją
projektu, którą weryfikuje i podpisuje jego zwierzchnik, (jeżeli praca przy
projekcie jest połączona z innymi obowiązkami pracownika),
a) w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę – dokumentami potwierdzającymi
poniesienie wydatków są:
 kopia listy płac potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę
upoważnioną,
Lista płac może być sporządzana na dwa sposoby:
- albo zbiorczo dla wszystkich pracowników objętych wnioskiem w podziale na
miesiące (wymaganym załącznikiem do wniosku o płatność jest wtedy
tabela nr 1),
- albo zbiorcza lista płac za okres, którego dotyczy wniosek w podziale na
pracowników (wymaganym załącznikiem do wniosku o płatność jest wtedy
tabela nr 2).
W przypadku, gdy lista płac jest bardzo obszera (wielostronnicowa) dopuszcza
się załączenie wyłącznie jej pierwszej i ostatniej strony oraz tej która dotyczy
danych pracowników (których koszty wynagrodzeń przedkładane są do
refundacji)
 wykaz pracowników (sporządzony np. w formie zestawienia tabelarycznego
zawierającego pracowników ujętych we wniosku o płatność) z podanym ich
wymiarem czasu pracy, kategorią kosztu i stanowiskiem zajmowanym przy
realizacji projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie,
 kopie zakresów czynności potwierdzone za zgodność z oryginałem dla
pracowników zaangażowanych w realizację projektu,
 kopia karty czasu pracy potwierdzona za zgodność z oryginałem w przypadku
pracownika zatrudnionego na część etatu.
 kopia umów z pracownikami
b) w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy cywilno-prawnej dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków jest:
 kopia rachunku poświadczona za zgodność z oryginałem, (ponieważ rachunki
są sporządzane zazwyczaj za okres miesiąca indywidualnie na każdego
pracownika załącznikiem do wniosku będzie tabela nr 2),
 wykaz pracowników (sporządzony np. w formie zestawienia tabelarycznego
zawierającego pracowników ujętych we wniosku o płatność zatrudnionych na
podstawie umów cywilno – prawnych) z podaniem kategorii kosztu i stanowiskiem
zajmowanym przy realizacji projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.
 kopia umów z pracownikami
UWAGA! W przypadku, gdy we wniosku rozliczane jest wynagrodzenie tylko jednej
osoby na podstawie przedłożonego rachunku (np. inspektora nadzoru, wykonawcy
studium wykonalności, dokumentacji technicznej), wówczas beneficjent nie ma
obowiązku wypełniania i dołączania powyższych tabel.
Str.28 z 32
Str.29 z 32
6
Razem wydatki
kwalifikowalne
5
Wynagrodzenie netto
4
Składka na fundusz
pracy (FP, GFŚP)
3
Składka ZUS zdrowotne
Składki ZUS
finansowane przez
pracownika(em+
ren.+chor.)
2
Składki ZUS
finansowane przez
pracodawcę
(em.+ren.+wyp)
Zaliczka na podatek
dochodowy
1*
1 L.p.za styczeń
Wynagrodzenie brutto
4Miesiąc/Listy
płac
Tabela nr 1.
7
8
2 L.p.za styczeń
Razem Styczeń
1 L.p.za luty
Razem Luty
Razem Marzec
RAZEM:
*W kolumnie 1 w ramach każdego miesiąca powinny być wyszczególnione wszystkie listy płac dotyczące
odpowiedniego miesiąca.
5.
6.
Razem wydatki
kwalifikowalne
4.
Wynagrodzenie netto
Składki ZUS
finansowane przez
pracownika(em+
ren.+chor.)
3.
Składka na fundusz
pracy (FP, GFŚP)
Zaliczka na podatek
dochodowy
2.
Składka ZUS –
zdrowotne
Wynagrodzenie brutto
1.
0.
1.
2.
3.
Składki ZUS
finansowane przez
pracodawcę
(em.+ren.+wyp)
Imię i nazwisko
pracownika (okres
zatrudnienia)
Lp.
Tabela nr 2.
7.
8.
RAZEM:
Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie umów oraz kopie zakresów
czynności osób zaangażowanych w realizację projektu, należy dołączyć tylko do
wniosku o płatność, w którym wydatek związany z zatrudnieniem wystąpił po raz
pierwszy. W przypadku kolejnych wniosków zawierających wydatki na koszty
osobowe, beneficjent ponownie nie przedkłada tych dokumentów. W przypadku
jakichkolwiek zmian w ww. dokumentach należy przedłozyć je do Instytucji
Zarządzającej.
Ponadto do wniosków o płatność, w przypadku rozliczania kosztów zatrudnienia,
należy dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem i kopie wyciągów z
rachunku bankowego beneficjenta dokumentujące poniesienie całości wydatków
kwalifikowanych tj.:
 składek na ZUS (jeżeli zostały naliczone), w wysokości zgodnej z kwotami
wykazanymi w deklaracji ZUS DRA,
 zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
 wynagrodzenia netto pracowników zaangażowanych w realizację projektu,
4
Ww. tabela powinna obejmować jedynie okres, którego dotyczy wniosek.
Str.30 z 32
składek na polisy z tytułu ubezpieczenia na życie, itp. (w przypadku, gdy
zostały poniesione).
Pomocniczo należy dołączyć poświadczone za zgodność z oryginałem kopie
deklaracji ZUS DRA, a w przypadku, gdy na liście płac lub rachunkach do umów
cywilno – prawnych wykazane są jedynie składki ZUS poniesione przez pracownika,
do wniosku o płatność należy dołaczyć kopie imiennych raportów miesięcznych druk ZUS RCA - pracowników objętych wnioskiem.

Wyciągi bankowe dotyczące składek na ZUS (w wysokości zgodnej z kwotami
wykazanymi w deklaracji ZUS DRA), zaliczki na podatek dochodowy od osób
fizycznych, składek na polisy z tytułu ubezpieczenia na życie, itp., powinny mieć
zamieszczony odpowiedni zapis dotyczący wysokości wydatku kwalifikowalnego
np.: „W kwocie … znajduje się kwota …, stanowiąca wydatek kwalifikowalny w
ramach projektu”.
W sytuacji, gdy praca będzie wykonywana na podstawie umowy cywilnoprawnej należy pamiętać, iż wydatki związane z kosztami osobowymi powinny być
ponoszone zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych oraz Wytycznymi
Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa
Podkarpackiego na lata 2007-2013 w sprawie udzielenia zamówień
współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
w stosunku do których nie stosuje się Ustawy Prawo zamówień publicznych.
Objaśnienie do wybranych kolumn tabeli punktu 15 wniosku beneficjenta
o płatność (ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione
wydatki objęte wnioskiem), dotyczących rozliczania kosztów osobowych
i delegacji.
Ad.1
W przypadku:
a) zatrudnienia na umowę o pracę należy wpisać numer listy płac
b) zatrudnienia na umowy cywilno-prawne należy podać numer rachunku,
c) delegacji należy wpisać numer z polecenia wyjazdu służbowego.
Ad.4
W przypadku:
a) zbiorczej listy płac dla wszystkich pracowników objętych wnioskiem w
podziale na miesiące należy wpisać daty zapłaty wynagrodzenia netto,
składek ZUS, podatku dochodowego oraz składek na polisy z tytułu
ubezpieczenia na życie, itp. (w przypadku gdy zostały poniesione);
b) zbiorczej listy płacy za okres, którego dotyczy wniosek w podziale na
pracowników należy podać daty skrajne, np. data zapłaty wynagrodzenia za
pierwszy miesiąc, którego dotyczy wniosek – data zapłaty składek ZUS za
ostatni miesiąc;
c) rachunków należy wpisać daty zapłaty kwoty netto z rachunku, podatku
dochodowego i składek ZUS (jeśli zostały naliczone);
d) delegacji – datą zapłaty jest data potwierdzenia odbioru gotówki w kasie lub
data dokonania przelewu na rachunek delegowanego pracownika,
widniejąca na wyciągu bankowym lub data rozliczenia się pracownika z
pobranej zaliczki na wyjazd służbowy w kasie. Data ta powinna znaleźć się
na delegacji.
Str.31 z 32
kwota wydatków
kwalifikowalnych
w tym VAT
4.
26/01/05
05/02/05
15/02/05
kwota dokumentu
netto
3.
21
data zapłaty
data wystawienia
dokumentu
numer księgowy
lub ewidencyjny
2.
RM-57
kwota dokumentu
brutto
1.
1/05
nazwa towaru lub
usługi/pozycja na
dokumencie
0.
1.
nr dokumentu
Lp.
Ad.6
W przypadku listy płac, gdy składki ponoszone przez pracownika i pracodawcę
wykazywane są w jednym dokumencie, należy wpisać całkowitą kwotę listy płac
(a więc uwzględniając wszystkie składki ponoszone zarówno przez pracownika jak
i pracodawcę, czyli wartość umieszczona w kolumnie 7 jest równa wartości
w kolumnie 6).
Natomiast w przypadku, gdy na liście płac wykazane są jedynie składki poniesione
przez pracownika, to zarówno w kol. 6 jak i 7 należy wartość brutto listy płac
powiększoną o składki ZUS naliczone od pracodawcy.
5.
6.
7.
8.
9.
Wynagrodzenie
Zus,
podatek, PZU
2500
2500
2500
0
suma ogółem
w PLN
2500
2500
2500
0
2.
Str.32 z 32
Download