Najczęściej pojawiające się błędy w odniesieniu do rozliczania

Najczęściej popełniane błędy przy
rozliczaniu projektów
realizowanych w ramach PROW
2007-2013
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Część - „płatności”:
 Składanie wniosków o płatność
 Błędy przy wypełnianiu WoP, brakujące dokumenty,
najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu projektów
 Zobowiązania/sankcje
 Terminy składnia wniosków o płatność
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Obowiązujące wzory WoP i instrukcji wypełniania wniosków o
płatność są dostępne na stronach:
www.prow.mazovia.pl
www.arimr.gov.pl/dla-beneficjenta/wnioski
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Składanie WoP:
 W wersji papierowej (i elektronicznej aktywny pdf.),
bezpośrednio w miejscu wskazanym przez UM w terminach
wynikających z umowy przyznania pomocy lub aneksu do
umowy
 Wraz z WoP należy przedstawić faktury lub dokumenty o
równoważnej wartości dowodowej dokumentujące poniesione
koszty, które pracownik UM oznacza pieczęcią „przedstawiono
do refundacji w ramach PROW 2007-2013”, kopie dokumentów
potwierdza za zgodność z oryginałem.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Uwaga:
W związku z dużą ilością składanych wniosków o płatność w
szczególności na koniec miesiąca oraz załączników do WoP
wskazane jest, aby wraz z oryginałami dokumentów mieć ich kopie,
w celu sprawnego poświadczania za zgodność z oryginałem
dokumentów przez pracowników UM.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
WoP:
 Niepoprawnie wypełniony wniosek o płatność, niezgodnie z
instrukcją (puste pola wniosku). Kwotę pomocy oraz dane
finansowe wskazuje się do dwóch miejsc po przecinku, w pola
które nie dotyczą Wnioskodawcy wpisuje się „-”
 Wniosek i załączniki złożone na niewłaściwym formularzu,
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Sposób wypełniania WoP:
 Nieczytelny podpis lub brak podpisu na wniosku osoby
reprezentującej Beneficjenta,
 Nieprawidłowe dane identyfikacyjne Beneficjenta (NIP, REGON
oraz numer identyfikacyjny),
 Nieprawidłowo wypełnione pole wniosek za okres („od” należy
wpisać datę złożenia wniosku o przyznanie pomocy, a w pozycji
„do” faktyczny dzień złożenia wniosku o płatność do UM lub
ostatni dzień terminu wskazanego w umowie o przyznanie
pomocy),
 Niezgodność danych finansowych w sekcji wykaz faktur oraz
sekcji zestawienie rzeczowo-finansowe operacji dla etapu,
 Liczba załączników niezgodna z liczbą dokumentów faktycznie
dołączonych do wniosku o płatność
Jachranka, 12 grudnia2014 r.
Błędnie wyliczona kwoty pomocy
Kwota pomocy stanowi iloczyn kwoty kosztów kwalifikowalnych i
poziomu wsparcia przewidzianego w danym działaniu, nie więcej
jednak niż kwota przyznanej pomocy wynikająca z umowy
przyznania pomocy, aneksu.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Nieprawidłowo opisane faktury lub dokumenty o równoważnej
wartości dowodowej często brak informacji:
1. Numer umowy o przyznanie pomocy,
2. Numer pozycji w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji,
3.Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu
………………………… zł,
4. Numer odrębnego konta na którym zostały zaksięgowane wydatki w
ramach danej operacji – zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z
dnia 27 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. 2009 roku Nr 152,
poz. 1223 z późn zm.),
5. Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej
przez złożenie podpisu przez osoby sprawdzające wraz z datami ich
złożenia.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Dane na fakturze niezgodne z danymi Beneficjenta (niepełna
nazwa, NIP),
Niezgodna nazwa towaru/opis operacji gospodarczej na
fakturze (opis operacji gospodarczej powinien umożliwić
weryfikację kosztów kwalifikowalnych lub odnosić się do umowy
z dostawcą/wykonawcą, w której zawarty jest szczegółowy wykaz
robót/dostaw/usług będących przedmiotem umowy
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Brak wyjaśnienia dotyczącego powstałych odchyleń
finansowych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji dla
etapu
W przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji, określone dla danej pozycji
w zestawieniu rzeczowo-finansowym realizacji operacji dla etapu… (stanowiącym załącznik do
wniosku o płatność ), będą wyższe o więcej niż 10% (dla działania 413 będą niższe albo wyższe o
więcej niż 10%) niż określono to w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym
załącznik…, będą wyższe o więcej niż 10% (dla działania 413 będą niższe albo wyższe o więcej niż
10%) niż określono to w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym załącznik do
umowy, przy obliczaniu kwoty pomocy koszty te mogą być uwzględnione w wysokości faktycznie
poniesionej, jeżeli Samorząd Województwa na podstawie pisemnych wyjaśnień Beneficjenta, uzna za
zasadne przyczyny tych zmian.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Cel operacji określony w umowie o przyznanie pomocy (cel
określony w czasie np. druk i wydanie folderu grudzień 2014 r.)
W przypadku, gdy podczas oceny wniosku UM stwierdza, że cel
operacji nie został osiągnięty lub nie zostanie osiągnięty
następuje odmowa wypłaty całości pomocy.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
 Brak dokumentów na podstawie, których możliwa jest
weryfikacja zachowania zasady konkurencyjności i zasadności
wyboru Wykonawcy
Wybór wykonawcy zadania powinien być dokonywany przy
zachowaniu uczciwej konkurencji i równego traktowania
wykonawców nawet przez tych Beneficjentów, którzy nie są
zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień
publicznych. Beneficjent powinien posiadać dokumentację
stanowiącą
potwierdzenie
konkurencyjnego
wyboru
wykonawców zadań oraz opisujące sposób upublicznienia
informacji o planowanym do wykonania zadaniu, tak aby dotarła
do jak największej liczby potencjalnych wykonawców.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Niekwalifikowalne koszty poniesione przed okresem
kwalifikowalności:
tzn. należność związana z danym kosztem powinna być
uregulowana do dnia złożenia wniosku o płatność, w ramach
którego dany koszt ma być zakwalifikowany lub do ostatniego
uzupełnienia, o którym mowa w §16 ust. 2 ww. rozporządzenia,
przy czym zaciągnięcie zobowiązania, z którego wynika dany koszt
nie może być wcześniejsze niż złożenie pierwszego wniosku o
przyznanie pomocy w ramach ww. działania.
 Niekwalifikowalne koszty ogólne poniesione przed dniem
1 stycznia 2007roku.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Brak interpretacji indywidualnej wydanej przez
Organ upoważniony - w przypadku, gdy Beneficjent
złożył do wniosku o przyznanie pomocy oświadczenie o
kwalifikowalności VAT oraz wykazał w kosztach
kwalifikowalnych podatek VAT – jedna na cały okres
operacji.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Brak dokumentu potwierdzającego numer rachunku
prowadzonego przez bank lub przez spółdzielczą kasę
oszczędnościowo - kredytową beneficjenta lub jego
pełnomocnika lub cesjonariusza, na który mają być przekazane
środki finansowe.
• Nieprawidłowy numer rachunku, często o cyfrę za krótki
• Dane na zaświadczeniu o numerze rachunku niezgodne z
danymi Beneficjenta,
• Przedstawianie do wniosku o płatność zaświadczenia z innego
banku pomimo zawarcia umowy z BGK na przedmiotową
operację.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Brak potwierdzenia otwarcia rachunku pożyczki
zawartej z Bankiem Gospodarstwa Krajowego:
Jeśli Beneficjent zawarł z Bankiem Gospodarstwa Krajowego
umowę pożyczki na daną operację jest zobowiązany do dołączenia
do wniosku „Potwierdzenia otwarcia rachunku pożyczki do obsługi
pożyczki z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie w
ramach PROW 2007-2013”.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Brak obowiązkowego załącznika sprawozdania z
realizacji operacji:
Dokument obowiązkowy, który powinien zawierać opis realizacji
operacji. W załączniku tym należy umieścić wszelkie
wyjaśnienia, dotyczące sposobu realizacji, wysokości
poniesionych kosztów, dokonanych zmian, a także powinien
zawierać opis wszystkich sytuacji wymagających jakiegokolwiek
komentarza, ułatwiające ocenę złożonej dokumentacji.
Sprawozdanie wypełnić należy zgodnie z instrukcją do
sprawozdania końcowego z realizacji operacji.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
 Brak zgodności stanu faktycznego po zakończeniu realizacji
operacji z wnioskiem o płatność, dokumentacją
powykonawczą, dokumentem według, którego został
rozliczony zakres rzeczowo-finansowy operacji określony w
umowie o przyznanie pomocy
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
 Brak
zastosowania
systemu
wyodrębnionej
księgowości dla operacji lub korzystania z
odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich
transakcji związanych z operacją.
Beneficjent nie ewidencjonował w ewidencji księgowej
wyodrębnionej w ramach prowadzonych przez
Beneficjenta
ksiąg
rachunkowych
wkładu
niepieniężnego, pracy oraz usług świadczonych
nieodpłatnie, jak również udostępniania ziemi,
nieruchomości, sprzętu lub surowców. (załącznik nr 16)
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
 Płatności gotówką powyżej dopuszczalnej kwoty (powyżej
1000 zł – brak dowodów zapłaty bezgotówkowej).
 Brak dowodów zapłaty za składniki wynagrodzeń (rachunki)
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
 Przedstawianie do refundacji faktury/rachunku będące
przedmiotem refundacji w ramach innych środków –
podwójne finansowanie.
 Brak dokumentów, informacji ze sposobu wywiązania się z
obowiązku informowania i rozpowszechniania informacji
o pomocy otrzymanej z EFRROW.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
 Brak kosztorysu różnicowego.
 Błędnie sporządzony protokół odbioru robót (brak wartości
robót, brak wyszczególnionych robót oraz obmiaru, brak
podpisów, niewłaściwa data).
 Niezgodność miejsca realizacji operacji z zapisami umowy
przyznania pomocy.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
 Osoby wskazane w karcie pracy oraz usług świadczonych
nieodpłatnie wykonywały prace związane z realizacją operacji
odpowiadające zakresowi ich obowiązków w ramach umów o
pracę, na podstawie których były zatrudnione przez
Beneficjenta.
 Pomieszczenia
świetlicy
wiejskiej
utworzonej/
wyremontowanej/ wyposażonej w ramach PROW 2007-2013
nie są użytkowane zgodnie z przeznaczeniem.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
 Brak dokumentów (umowy/zamówienia) na podstawie,
którego została wystawiona faktura/ rachunek.
 Brak decyzji ostatecznej o pozwoleniu na użytkowanie.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Koszty bieżące poniesione przez LGD w okresie realizacji
Programu, przekraczające 15 % sumy zrefundowanych kosztów
kwalifikowalnych wszystkich operacji, objętych opracowaną przez
nią LSR i zrealizowanych w tym okresie w ramach działań, o
których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 21-23 ustawy z dnia 7 marca
2007 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem
środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju
Obszarów Wiejskich, nie są kosztami kwalifikowalnymi.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
 Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 10 czerwca
2014 zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i
trybu przyznawania i wypłaty pomocy w ramach działania
„Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i
aktywizacja” (Dz. U. z 2014 r. poz. 971).
Dotyczy LGD, które nie zostały wybrane do realizacji LSR w zakresie dodatkowych
zadań wprowadzono ograniczenie dotyczące wniosków o płatność składanych od
dnia 24 sierpnia 2014r.
Jeśli suma kwot pomocy przyznanej oraz kwot wynikających z wniosków o
przyznanie pomocy, w stosunku do których toczą się postępowania w sprawie jej
przyznania na operacje w ramach działania Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju
wybrane przez LGD nie przekracza 80% wysokości środków określonych na to
działanie w umowie ramowej wg stanu na dzień złożenia wniosku o płatność –
koszty wskazane we wniosku o płatność zostaną uznane za niekwalifikowalne i nie
będą podlegać refundacji.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Zobowiązania/sankcje
Beneficjent w trakcie realizacji operacji oraz do dnia upływu 5
lat od dnia dokonania przez ARiMR płatności ostatecznej,
zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z
przyznaną pomocą, z wyłączeniem dokumentów, których
oryginały znajdują się w siedzibie UM. W przypadku
niespełnienia ww. warunku, zwrotowi podlega 5% pobranej
kwoty pomocy.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Zobowiązania/sankcje
W przypadku gdy zdarzenie powodujące poniesienie kosztów
kwalifikowalnych nie zostało uwzględnione w oddzielnym
systemie rachunkowości albo do identyfikacji nie wykorzystano
odpowiedniego kodu rachunkowego, koszty te będą podlegać
refundacji w wysokości pomniejszonej o 10%. Pomniejszeniu
podlegają koszty kwalifikowalne.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Zobowiązania/sankcje
W przypadku stwierdzenia, iż Beneficjent umyślnie złożył
fałszywe deklaracje, dana operacja zostanie wykluczona
ze wsparcia EFRROW a wszystkie kwoty, które już zostały
wypłacone na tę operację zostaną odzyskane wraz z należnymi
odsetkami zaś Beneficjent zostanie wykluczony z otrzymania
wsparcia w ramach tego samego działania w danym oraz
w następnym roku kalendarzowym.
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Sankcja/ kwota pomocy
Jeżeli procentowe przekroczenie kosztów wynosić będzie więcej
niż 3% (X > 3%) pracownik UM dokona obliczenia kwoty do
refundacji wg poniższego wzoru:
Procentowe przekroczenie kosztów (X) pracownik UM obliczy
wg następującego wzoru:
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Terminy składania wniosków o płatność dla poszczególnych działań:
• 313, 322, 323 - 30 czerwiec 2015 r.
• 321
- 30 czerwiec 2015 r.
• 413
- 31 grudzień 2014 r. (wnioski z naborów przed 17 lipca 2014 r.)
• 413
- 31 marca 2015 r.
• 421
- 30 czerwiec 2015 r.
• 431
- 30 czerwiec 2015 r.
(wnioski z naborów po 17 lipca 2014 r.)
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.
Dziękuję za uwagę
Agnieszka Grzybowska
Urząd Marszałkowski
Województwa Mazowieckiego w
Warszawie
Departament Rolnictwa i
Rozwoju Obszarów Wiejskich
Wydział Autoryzacji Płatności
Unijnych dla Rolnictwa
Jachranka, 12 grudnia 2014 r.