WYJAZD ZAGRANICZNY Przed wyjazdem

WYJAZD ZAGRANICZNY
Zasady rozliczania wyjazdów zagranicznych na Uniwersytecie Warszawskim reguluje Zarządzenie nr
28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia “Instrukcji
o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i
studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania”
Przed wyjazdem:
Należy wypełnić Wniosek wyjazdowy. Podpisuje się go w 2 miejscach i składa w sekcji finansowej
WNE najpóźniej 2 tygodnie przed wyjazdem. Po akceptacji Dziekana i Pełnomocnika Kwestora,
wniosek trafi do Kwestury. Tydzień przed wyjazdem będzie można odebrać gotówkę w Kasie UW
(Kwestura, ul. Karowa 20, 3 piętro) lub otrzymać przelew na wskazane przez siebie konto (zależy co
zaznaczy się we wniosku wyjazdowym).
Diety
Wysokość diet pobytowych oraz limitów na nocleg w poszczególnych państwach określona jest w
załączniku do ROZPORZĄDZENIA MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w
sprawie należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej .
Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje 1 dieta pobytowa.
Za niepełną dobę podróży zagranicznej, przysługuje:



do 8 godzin – 1/3 diety;
ponad 8 do 12 godzin – 50% diety;
ponad 12 godzin – 100% diety.
Za dojazdy do/z lotniska lub dworca przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety pobytowej (dieta
dojazdowa).
Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje ryczałt w wysokości
10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży.
Jeżeli podczas podróży zapewnione zostało całodzienne wyżywienie, to przysługuje pracownikowi
25% diety.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy
posiłek stanowi odpowiednio:



śniadanie - 15% diety;
obiad - 30% diety;
kolacja - 30% diety.
Nocleg
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot w wysokości
udokumentowanej fakturą (wystawioną na Uniwersytet Warszawski) w granicach limitów na nocleg
(tzw. diety hotelowej) dla danego państwa. W razie braku dokumentu potwierdzającego nocleg
pracownika, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 25% limitów na nocleg.
Bilety lotnicze i wizy
Bilety lotnicze należy kupować w firmie wybranej w ogólnouniwersyteckim przetargu (obecnie jest to
PTH Supertour). W tym celu należy wypełnić Zlecenie zakupu biletu oraz przesłać je do Pani Beaty
Kący ([email protected]), która przekaże formularz firmie Supertour.
W sprawie wizowania paszportów należy zgłosić się do działu wiz firmy Supertour:
Iwona Rychlińska: tel. 22 55 66 321, [email protected]
Ubezpieczenia
Informacja o możliwości zawierania ubezpieczeń KL + NNW + Bagaż + Assistance podczas wyjazdów
zagranicznych na wyjątkowo preferencyjnych warunkach
Instrukcja zgłaszania szkód z ubezpieczenia KL + Assistance + NNW + Bagaż podczas zagranicznych
podróży służbowych w Uniqa TU S.A
Podróż zagraniczna samochodem
W szczególnych przypadkach Prodziekan (właściwy ds. finansowych) może wyrazić zgodę na podróż
pracownika prywatnym samochodem. Maksymalna kwota zwrotu za taką podróż stanowi
równowartość cen biletów lotniczych na danej trasie. W celu rozliczenia wyjazdu samochodem
prywatnym, należy dołączyć do wniosku wyjazdowego zgodę Prodziekana ds. Naukowych na podróż
oraz wypełnioną i podpisaną umowy z Uniwersytetem Warszawskim w sprawie używania pojazdu
prywatnego do celów służbowych. Po powrocie z wyjazdu konieczne jest złożenie w sekcji finansowej
WNE, ewidencji przebiegu pojazdu oraz informacji z biura Supertour na temat ceny biletów
lotniczych na danej trasie.
Po powrocie z wyjazdu
W terminie 14 dni od powrotu należy wypełnić Rachunek kosztów podróży. W razie potrzeby można
skorzystać z pomocy pracowników Kwestury UW (ul. Karowa 20, Sekcja Rozliczeń Zagranicznych, pok.
406). Do rachunku kosztów podróży należy dołączyć oryginały faktur za hotele, biletów miejscowych,
faktur za udział w konferencjach itp. W razie wydatkowania kwoty większej/mniejszej niż pobrana
zaliczka, należy odebrać/zwrócić wynikającą z rozliczenia różnicę.
WYJAZD KRAJOWY
Wyjazdy krajowe rozliczane są w sekcji finansowej WNE.
Pracownicy UW w celu rozliczenia wyjazdu krajowego, powinni przekazać do sekcji finansowej WNE
wypełnione i podpisane Polecenie wyjazdu służbowego (druk do odebrania w sekcji finansowej WNE)
oraz dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, w szczególności:



bilety na pociąg/ autobus,
faktury za hotel,
faktury za opłatę konferencyjną.
Doktoranci nie wypełniają polecenia wyjazdu służbowego. Zwrot poniesionych przez nich środków
następuje na podstawie zgody Prodziekana właściwego ds. finansowych na wydatkowanie własnych
środków oraz na podstawie oryginałów biletów i faktur za hotel lub konferencję. Doktorantom nie
przysługują diety i ryczałt na dojazd.
Bilety
Bilety na pociąg lub autobus pracownicy i doktoranci mogą kupować bezpośrednio w kasach lub
przez Internet.
Diety
Za każdą pełną dobę podróży krajowej pracownikowi przysługuje 1 dieta pobytowa w wysokości 30
zł.
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:



do 8 godzin – dieta nie przysługuje;
ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety.
Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za
niepełną, ale rozpoczętą dobę:


do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
ponad 8 godzin – przysługuje 100 % diety.
Jeżeli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie, wówczas dieta nie przysługuje.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy
posiłek stanowi odpowiednio:



śniadanie - 25% diety;
obiad - 50% diety;
kolacja - 20% diety.
Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje ryczałt w wysokości
20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (6 zł).
Noclegi
Za nocleg podczas podróży krajowej pracownikowi lub doktorantowi przysługuje zwrot kosztów w
wysokości stwierdzonej rachunkiem z obiektu świadczącego usługi hotelarskie. Nocleg za 1 dobę
hotelową nie może przewyższać dwudziestokrotności stawki diety (600 zł). W razie braku dokumentu
stwierdzającego nocleg, pracownik może otrzymać ryczałt w wysokości 150% diety (45 zł) za każdy
nocleg.
Podróż krajowa samochodem
W szczególnych przypadkach Prodziekan właściwy ds. finansowych może wyrazić zgodę na podróż
pracownika prywatnym samochodem. Maksymalna kwota zwrotu za taką podróż stanowi
równowartość cen biletów PKP na danej trasie. W celu rozliczenia wyjazdu samochodem prywatnym,
należy dołączyć do polecenia wyjazdu służbowego i innych dokumentów potwierdzających
poniesione koszty, zgodę Prodziekana ds. Naukowych na wyjazd oraz wypełnioną i podpisaną umowę
w sprawie używania pojazdu prywatnego do podróży służbowych, ewidencję przebiegu pojazdu oraz
wydrukowaną informację ze strony PKP na temat ceny biletów na danej trasie.