Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr ..………… Burmistrza Miasta Rumi

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia nr ..…………
Burmistrza Miasta Rumi
z dnia …………………..
Zasady wystawiania poleceń wyjazdu służbowego i rozliczania kosztów podróży
służbowych w Urzędzie Miasta Rumi.
§1
1. Podstawę rozliczenia wyjazdu służbowego stanowi prawidłowo wystawione polecenie
wyjazdu służbowego na obszarze kraju według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do
niniejszych zasad oraz poza granicami kraju stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszych
zasad.
2. Ewidencję wydanych poleceń prowadzi Wydział Organizacyjny.
3. Polecenie wyjazdu służbowego wystawiane jest na podstawie zaproszenia lub innego
dokumentu, z którego wynika cel i koszty podróży oraz dekretacja Burmistrza lub osoby
upoważnionej o skierowanie pracownika na wyjazd służbowy.
4. Polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać:
1) kolejny numer z rejestru wydanych poleceń wyjazdów służbowych,
2) datę polecenia wyjazdu służbowego,
3) imię i nazwisko pracownika,
4) stanowisko służbowe,
5) adres miejscowości i instytucji, do której pracownik jest delegowany,
6) czas trwania delegacji,
7) cel wyjazdu,
8) wskazanie miejscowości rozpoczęcia podróży,
9) wskazanie miejscowości zakończenia,
10) określenie środka transportu,
11) podpis i stanowisko służbowe osoby zlecającej wyjazd.
5. Pracownik korzystający w czasie podróży służbowej z samochodu prywatnego występuje do
Burmistrza lub osoby upoważnionej z pismem o wyrażenie zgody na przejazd prywatnym
samochodem. W przypadku uzyskania zgody na przejazd prywatnym samochodem, pracownik
załącza do delegacji ewidencję przebiegu pojazdu wg. załączonego wzoru stanowiącego
załącznik Nr 3 do niniejszych zasad.
6. Stawka za kilometr przebiegu pojazdu:
Pojazd niebędący własnością pracodawcy
Maksymalna kwota zwrotu za kilometr przebiegu
pojazdu w czasie delegacji
Samochód osobowy o pojemności skokowej 0,5214 zł
silnika
do 900 cm3
Samochód osobowy o pojemności skokowej 0,8358 zł.
silnika powyżej 900 cm3
7. Pracodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu uszkodzenia,
zużycia lub innych zdarzeń losowych dotyczących pojazdu pracownika, w związku z jego
użyciem do celów służbowych .
8. Pracownik potwierdza podpisem odbiór druku polecenia wyjazdu służbowego.
9. Pracownik może wystąpić o wypłatę zaliczki w PLN na niezbędne koszty podróży, które
poniesie w czasie delegacji. W tym celu określa przybliżone koszty i wypełnia górną część
delegacji, następnie przedkłada do akceptacji Skarbnikowi Miasta lub jego Zastępcy
i Burmistrzowi lub osobie upoważnionej.
10. Nadpłatę zaliczki pracownik zobowiązany jest wpłacić do banku lub dokonać przelew na
wskazane konto Urzędu. Nierozliczone w terminie 14 od daty powrotu z podróży służbowej
zaliczki na koszty podróży, potrąca się w całości z najbliższego wynagrodzenia pracownika.
§2
1. Z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju pracownikowi przysługują:
1) diety,
2) zwrot kosztów:
a) przejazdu z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania
pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
b) noclegu lub ryczałt za nocleg,
c) dojazdu środkami komunikacji miejskiej,
d) innych udokumentowanych wydatków.
2. Środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę określa Burmistrza
lub osoba upoważniona.
3. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty w szczególności : rachunki,
faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki wraz ze związanymi z nimi opłatami
dodatkowymi, w tym miejscówkami. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
4. Faktura powinna być wystawiona na: Urząd Miasta Rumi, ul. Sobieskiego 7, 84-230 Rumia,
NIP 586-10-25-464.
5. Z treści faktury złożonej przez pracownika, potwierdzającej zakup biletu za przejazd
pociągiem lub też lot samolotem itp. powinno wynikać, kiedy dany przejazd czy lot miał
miejsce (data, godzina wyjazdu, wylotu).
6. Na poleceniu wyjazdu służbowego pracownik wypełnia pisemne oświadczenie o
okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów oraz o korzystaniu z ulg na
przejazdy.
7. Rozliczając delegację pracownik uzupełnia dane wskazując: miejscowość, datę oraz godzinę
wyjazdu i przyjazdu do miejscowości, do której został delegowany, oraz powrót i godzinę
zakończenia delegacji.
8. Pracownik, który poniósł koszty dojazdu środkami transportu miejscowego otrzymuje ryczałt
w wysokości 20 % diety , tj. 6 zł.
9. W przypadku poniesienia kosztów wyższych, od kwoty wskazanej w ust. 8, na wniosek
pracownika Burmistrz lub osoba upoważniona, może wyrazić zgodę na pokrycie
udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej. Jeżeli uzyskanie
dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym
wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
10. Osoba korzystająca ze środków transportu zobowiązana jest przedstawić rachunek, fakturę
wystawioną na Urząd Miasta Rumi, zawierającą godzinę przejazdu, trasę, ilość kilometrów.
11. Aby skorzystać z taksówki pracownik przed wyjazdem występuje do Burmistrza lub osoby
upoważnionej z pismem o wyrażenie zgody na przejazd. Pismo powinno zawierać
uzasadnienie (np. na bardzo wczesną lub późną porę dnia).
12. W przypadku wystąpienia sytuacji nagłych, nieprzewidzianych (np. opóźnienie pociągu
uniemożliwia punktualne przybycie na na bardzo ważne spotkanie) zachodzi konieczność
skorzystania z taksówki, pracownik zobowiązany jest do przedłożenia paragonu, rachunku
lub faktury z opisem sytuacji, uzasadniającej skorzystanie z przejazdu taksówką i uzyskać
podpis Burmistrza lub osoby upoważnionej, akceptujące taki wydatek, przed złożeniem do
Wydziału Ogólno-Organizacyjnego .
13. Jeżeli pracownik otrzymuje ryczałt na przejazdy za każdą dobę w podróży służbowej, to nie
przysługuje mu zwrot za wydatki poniesione na przejazdy taksówką. W przypadku, gdy
Burmistrz lub osoba upoważniona wyraża zgodę na zwrot faktycznie poniesionych przez
pracownika wydatków, wówczas pracownikowi nie wypłaca się zryczałtowanych kosztów
przejazdu.
§3
Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie
podróży służbowej.
2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia ( wyjazdu ) podróży służbowej do
powrotu ( przyjazdu ) po wykonaniu zadania.
3. Dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia wynosi 30 zł. za dobę
podróży.
4. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
1) jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
i. od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
ii. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej
wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę :
a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
5. Dieta nie przysługuje:
1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz
w przypadkach, o których mowa w §10 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 29 stycznia 2013r w sprawie należności przysługujących zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostki budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U.
z 2013r., poz. 167)
2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
6. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując,
że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie – 25% diety
2) obiad – 50% diety;
3) kolacja – 25% diety.
1.
7. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie
pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, fakturą
jednakże nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
8. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku
przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
9. Ryczałt za noclegi wynosi 45,00 zł za 1 dobę i przysługuje pracownikowi jeżeli nocleg trwa
co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7, a któremu nie zapewniono bezpłatnego
noclegu i który nie przedłożył faktury, rachunku.
10. W wysokości stwierdzonej fakturą za hotel lub inny obiekt świadczący usługi hotelarskie (bez
dodatkowych świadczeń objętych fakturą, np. za telefon), jednak nie wyższej niż 600 zł za
dobę hotelową.
11. Jeżeli nocleg jest rozliczany na podstawie faktury, niezbędne jest zaznaczenie w opisie
merytorycznym dokumentu, czy usługa obejmowała wyżywienie (śniadanie, obiad, kolację).
12. W opisie faktury zamieszcza się:
1) imię i nazwisko pracownika korzystającego z usługi hotelowej;
2) dokładną datę korzystania przez pracownika z w/w usługi (np. od - do )
3) w opisie merytorycznym dokumentu wskazanie, czy usługa obejmowała wyżywienie
(śniadanie, obiad, kolację).
13. Pracownikowi, który poniósł inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową zwraca się
w udokumentowanej wysokości ( opłata za bagaż, przejazd płatnymi drogami i autostradami,
postój w strefie parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się z
odbywaniem podróży).
14. Przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej istotne znaczenie ma określenie przez
pracodawcę środka transportu. Pracownikowi w przypadku podróży krajowej przysługuje
zwrot kosztów przejazdu obejmujący cenę biletu określonego środka transportu,
z uwzględnieniem przysługującej ulgi na dany środek transportu. Pracownik otrzyma zwrot
wydatków na dojazd do miejsca oddelegowania oraz powrót takim środkiem transportu, jaki
określi pracodawca w „Poleceniu wyjazdu służbowego.”
15. Pracownik może otrzymać zwrot kosztów przejazdu na podstawie oświadczenia , jeżeli
zmiana środka transportu nastąpiła z uzasadnionych przyczyn, np. odwołania lub awarii
pociągu, co uniemożliwiłoby dojazd na miejsce w koniecznym terminie. Zwrot kosztów nie
przysługuje z powodu samowolnej decyzji pracownika i wbrew poleceniu pracodawcy.
16. Delegowany pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży
zagranicznej w terminie określonym w Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów finansowoksięgowych w Urzędzie Miasta Rumi, stanowiącą załącznik Nr 2 do Zarządzenia nr
124/99/2015/A z dnia 07 kwietnia 2015 roku, jednakże nie później niż w terminie 14 dni od
dnia zakończenia podróży.
§4
Podróżą służbową zagraniczną jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza
granicami kraju, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.
§5
1. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami
komunikacji:
1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili
przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do
chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku
(promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez Burmistrza lub osobę
upoważnioną pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów
oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
2. Wysokości diet w poszczególnych krajach określa rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia
2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167).
3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg
w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.
4. Wysokość diety zależy od kraju do którego odbywa się podróż i ustalona jest w rozporządzeniu
o którym mowa w ust. 2.
5. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
za każdą dobę podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podroży zagranicznej:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety;
b) do 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety;
c) powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
1)
6. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona
w załączniku do rozporządzenia, o którym mowa w ust. 2
7. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje
25% diety ustalonej w ust. 5.
8. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie należy odjąć od dziennej
stawki odpowiednio:
śniadanie - 15% diety;
2) obiad - 30% diety;
3) kolację - 30% diety;
4) inne wydatki - 25% diety.
1)
9. Delegowanemu pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny
na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety,
pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
10. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą
delegowanemu pracownikowi przysługuje 25% diety.
11. W razie choroby powstałej podczas podróży delegowanemu pracownikowi przysługuje zwrot
udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty
leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej,
zabiegów kosmetycznych, oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i zakupu
okularów.
12. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa Burmistrz lub osoba upoważniona
który może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika
- wówczas zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu,
określonych w § 1 ust. 6.
13. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego,
autobusowego, portu lotniczego lub morskiego wysokości jednej diety w miejscowości
docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.
14. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi
przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży
służbowej.
15. Pracownik otrzymuje zaliczkę na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju
wypłaconej w walucie polskiej. Wniosek o zaliczkę stanowi załącznik Nr 4 do niniejszych zasad.
16. Ryczałty, o których mowa w ust. 13 i 14 nie przysługują jeżeli:
a) pracownik odbywa podróż samochodem prywatnym lub służbowym,
b) strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy.
Pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione wyżej
ryczałty.
17. Rozliczenie kosztów podróży należy dokonać z otrzymanej zaliczki w walucie polskiej,
w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży
służbowej należy załączyć niezbędne dokumenty ( oryginały: faktur, rachunków, kart
pokładowych, itp.), potwierdzające poszczególne wydatki: nie dotyczy diet oraz wydatków
objętych ryczałtami zgodnie z załącznikiem Nr 2 do niniejszych zasad. Jeżeli uzyskanie
dokumentów nie było możliwe, pracownik zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie
o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
18. Rozliczenia polecenia wyjazdu służbowego dokonuje pracownik delegowany zgodnie z § 3
ust. 16niniejszych zasad.
19. Za prawidłowe i terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego odpowiedzialny jest
pracownik.