Zarządzenie
advertisement
Zarządzenie Dyrektora Zespołu Szkół Nr 3 w Pabianicach nr 4/2007/2008 r. z dnia 11 stycznia 2008 r. w sprawie: zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników. Na podstawie: - art. 39 ust. 5 Ustawy o systemie oświaty z dnia 02 grudnia 2004 r. (Dz. U. Nr 256 poz. 2572 z 2004 r. z późniejszymi zmianami) - rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z 2002 r. z późniejszymi zmianami) - rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrot kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z 2002 r. z późniejszymi zmianami) zarządza się co następuje: §1 Wprowadza się instrukcję ustalającą zasady delegowania i rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Zespołu Szkół Nr 3 na terenie kraju. Instrukcja stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. §2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania Załącznik nr 1 do zarządzenia Dyrektora ZS Nr 3 nr 4/2007/2008 z 11 stycznia 2008 r. Instrukcja w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników Zespołu Szkół Nr 3 w Pabianicach. Krajowe podróże służbowe Zgodnie z definicja zawartą w kodeksie pracy Art. 775. § 1. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki oraz wysokość należności z tytułu podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19. 12 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz.1990 wraz z późniejszymi zmianami). §1 1. Podróżą służbową jest wykonanie zadania określonego przez Dyrektora ZS NR 3 poza siedzibą Szkoły tj. poza Pabianicami, w których znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. 2. Miejscowość stałego lub czasowego pobytu pracownika uznaje się za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży, jeśli skraca to czas podróży lub stanowi istotne udogodnienie komunikacyjne, a pracownik został zwolniony z obowiązku stawienia się w miejscu pracy w dniach wyjazdu lub powrotu. Kierowanie pracowników do odbycia podróży służbowej, wydawanie i ewidencja poleceń wyjazdu służbowego &2 1. Pracownicy mogą odbywać podróże służbowe na polecenie Dyrektora Zespołu Szkół Nr 3 w Pabianicach. 2. Pracownicy odbywają służbowego. podróże służbowe na podstawie polecenia wyjazdu 3. Pracownik może ubiegać się o wydanie polecenia służbowego w związku z konferencjami, zjazdami, szkoleniami, kursami i innymi zadaniami zleconymi przez Dyrektora a związanymi z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. &3 1. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia kierownik gospodarczy, na pisemny wniosek pracownika, po akceptacji dyrektora szkoły. 2. Wniosek pracownika powinien zawierać: Nazwisko, imię i stanowisko służbowe osoby odbywającej podróż służbową, Określenie miejscowości docelowej, Określenie celu wyjazdu służbowego, Czas podróży służbowej ( datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej), Dokładne określenie środka lokomocji, klasy oraz posiadanie przez delegowanego pracownika odpowiedniej zniżki. Uzasadnienie - w przypadku prośby o odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem. 3. Kierownik gospodarczy wystawiający polecenie wyjazdu służbowego obowiązany jest umieścić na poleceniu następujące informacje: Pieczątkę nagłówkową Zespołu Szkół Nr 3, Kolejny numer z rejestru wydanych poleceń wyjazdów służbowych Nazwisko, imię i stanowisko służbowe osoby odbywającej podróż służbową, Określenie miejscowości docelowej, Określenie celu wyjazdu służbowego, Czas podróży służbowej ( datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej), Dokładne określenie środka lokomocji, klasy oraz posiadanie przez delegowanego pracownika odpowiedniej zniżki. 4. Pracownik wystawiający polecenie wyjazdu służbowego wydaje je pracownikowi delegowanemu po zamieszczeniu w nim wszystkich wymaganych informacji. &4 1. Określając środek transportu należy kierować się zasadą racjonalizacji kosztów podróży. 2. Na pisemny wniosek pracownika, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem.. 3. W przypadku odbywania podróży prywatnym samochodem zwrot kosztów używania samochodu nastąpi wg maksymalnej stawki przewidzianej przepisami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z 2002 r. z późniejszymi zmianami). &5 1. Czas podróży służbowej, określony w poleceniu wyjazdu służbowego obejmuje czas niezbędny na: Przejazd do miejsca stanowiącego cel podróży służbowej, Wykonanie zadania określonego przez Dyrektora ZS NR 3, Powrót do Pabianic lub miejsca zamieszkania w przypadku, o którym mowa w & 1 ust. 2 2. Czas podróży służbowej rozpoczyna się od czasu wyznaczonego środka transportu, z zastrzeżeniem ustępu 3. planowanego odjazdu 3. Czas podróży służbowej samochodem prywatnym rozpoczyna się od faktycznego wyjazdu z Pabianic. Ewidencjonowanie i rozliczanie kosztów podróży §6 1. Pracownikowi Zespołu Szkół Nr 3 z tytułu podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków. 2. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu środka transportu określonego w poleceniu wyjazdu służbowego, łącznie z ceną biletu upoważniającego do miejsca rezerwowanego, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. 3. W przypadku przejazdu środkiem transportu droższym niż określony w poleceniu wyjazdu służbowego, różnicę między ceną biletu środka komunikacji użytego do przejazdu a ceną biletu środka komunikacji wskazanego w poleceniu wyjazdu służbowego, pokrywa we własnym zakresie pracownik. 4. Podstawą do zwrotu kosztów przejazdu wyznaczonym środkiem transportu jest załączenie biletu lub rachunku za bilet, stanowiących dowody ich poniesienia 5. Podróż służbowa powinna odbywać się po najkrótszej drodze i bez uzasadnionych powodów nie można tej trasy wydłużać. Nie można również, przy wyliczaniu kosztów przejazdu, dzielić trasy na odcinki. Cena przejazdu musi wynikać z łącznej ilości kilometrów od miejsca pracy do miejscowości będącej celem podróży służbowej i z powrotem. 6. W wyjątkowych przypadkach pracodawca może zezwolić na zwrot dodatkowych udokumentowanych wydatków uzasadnionych potrzebami. 7. Pracownik jest zobowiązany do uzyskiwania na druku polecenia wyjazdu służbowego potwierdzenia z miejsca pobytu. §7 1. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. 2. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. 3. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. 4. Pracownikowi, który wobec braku możliwości uzyskania noclegu w miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej, korzysta z noclegu w pobliskiej miejscowości, przysługuje zwrot kosztów przejazdów pomiędzy tymi miejscowościami. 5. Pracownikowi oczekującemu ponad 6 godzin – w godzinach pomiędzy godz. 21 a 7 na połączenie komunikacyjne, przysługuje na podstawie załączonego rachunku zwrot kosztów noclegu, jeżeli w ciągu tej samej nocy nie korzystał z wagonu sypialnego. 6. Koszty noclegu w miejscowości będącej celem podróży służbowej po zakończeniu czynności służbowych, pomimo istniejącego dogodnego połączenia komunikacyjnego, nie podlegają zwrotowi. §8 1. Na wniosek pracownika może być wypłacona zaliczka na koszty podróży służbowej, w wysokości wynikającej z kalkulacji kosztów podróży. 2. Pobraną zaliczkę należy rozliczyć w ciągu 14 dni od dnia powrotu z podróży służbowej pod rygorem potrącenia nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia osoby delegowanej. §9 1. Stwierdzenie wykonania zadania, będącego przedmiotem delegacji pod względem merytorycznym dokonuje dyrektor ZS NR 3, po uprzednim sprawdzeniu i zaparafowaniu przez kierownika gospodarczego na dokumencie „polecenie wyjazdu służbowego” 2. Po zatwierdzeniu merytorycznym polecenie wyjazdu służbowego wraz z załącznikami dokumentującymi poniesione koszty podróży służbowej i kopią wniosku przekazywane jest do Księgowości w celu rozliczenia pod względem formalnorachunkowym. 3. Zatwierdzone merytorycznie i rozliczone pod względem formalno- rachunkowym polecenie wyjazdu służbowego wraz z załącznikami stanowi podstawę do wypłaty należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. 4. Dokumenty wymagane do rozliczenia kosztów podróży : polecenie wyjazdu służbowego/rachunek kosztów podróży, rachunki na wydatki merytorycznie związane z celem podróży, bilety kolejowe, tramwajowe, autobusowe lub faktury wystawione na Zespół Szkół Nr 3 w Pabianicach. 5. Dokumentowaniu nie podlegają należności ustalone w formie ryczałtów. Ustalenia końcowe § 10 W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się każdorazowo aktualne przepisy rozporządzeń regulujących zasady odbywania podróży służbowych na obszarze kraju i zagranicznych przez pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. & 11 Wzory dokumentów: - polecenia wyjazdu służbowego/rachunek kosztów podróży – Druk nr 1, - wniosek pracownika o wydanie polecenia wyjazdu służbowego – Druk nr 2 stanowią załączniki do niniejszej instrukcji. Druk nr 2 Wniosek pracownika o wydanie polecenia wyjazdu służbowego 1. Imię i Nazwisko pracownika …………………………………………………… 2. Cel wyjazdu służbowego ………………………………………………………... 3. Czas podróży służbowej (data i godzina rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej) ……………………………………………………………………….. 4. Miejscowość docelowa ………………………………………………………….. 5. Środek lokomocji (pociąg, autobus tramwaj, klasa, posiadane przez delegowanego pracownika zniżki, samochód prywatny): ………………………………………………………………………………………….. UZASADNIENIE (w przypadku prośby o odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym) …………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………... Samochód osobowy marki ……………………………………….. Numer rejestracyjny ……………………………………………… Pojemność skokowa silnika ……………………………………… Ilość kilometrów do miejsca docelowego ……………………….. ……………………………… (podpis pracownika)
