2012/040058 0 1 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia
advertisement
ZP.271.40.2012 (2012/040058) SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA na dostawy (SIWZ) ================================================================== dla PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO (o wartości poniżej kwoty określonej na podstawie art. 11 ust.8) Dostawa, wdrożenie i asysta techniczna systemu HR (kadrowo-płacowego) i RCP w Urzędzie Miasta Rybnika w ramach projektu „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW - UM Rybnika wzorcową JST”. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 1/52 I. Informacja o postępowaniu ZAMAWIAJĄCY Miasto Rybnik ul. Bolesława Chrobrego Nr 2, 44 - 200 Rybnik ogłasza przetarg nieograniczony na: Dostawa, wdrożenie i asysta techniczna systemu HR (kadrowo-płacowego) i RCP w Urzędzie Miasta Rybnika w ramach projektu „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW - UM Rybnika wzorcową JST”. Zamawiający zamieścił ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, na stronie internetowej Miasta Rybnika: bip.um.rybnik.eu i na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta. Znak postępowania: ZP.271.40.2012 Uwaga: W korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy posługiwać się tym znakiem. Finansowanie zamówienia Zamówienie to jest finansowane z budżetu miasta oraz projekt jest dofinansowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej. Postępowanie zostanie przeprowadzone na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Użyte w Specyfikacji terminy mają następujące znaczenie: „Zamawiający” „Postępowanie” „SIWZ” „Ustawa” „Zamówienie” ”Wykonawca” - Miasto Rybnik - postępowanie prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszej Specyfikacji. - niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. - należy przez to rozumieć zamówienie publiczne, którego przedmiot został w sposób szczegółowy opisany w punkcie II SIWZ. - podmiot, który ubiega się o wykonanie Zamówienia, złoży ofertę na wykonanie Zamówienia albo zawrze z Zamawiającym umowę w sprawie wykonania Zamówienia. Dane Zamawiającego: NIP: 642-001-07-58 Dokładny adres do korespondencji: ul. Bolesława Chrobrego 2, 44-200 Rybnik Faks do korespondencji w sprawie Zamówienia: (032) 4224124 E-mail do korespondencji w sprawie Zamówienia: [email protected] II.– Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie i asysta techniczna systemu HR (kadrowopłacowego) i Rejestracji Czasu Pracy (RCP) w Urzędzie Miasta Rybnika w ramach projektu „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW - UM Rybnika wzorcową JST”: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 2/52 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ilość licencji poszczególnych modułów powinna umożliwiać jednoczesną pracę min. 12 użytkownikom systemu HR (kadrowo-płacowego), min. 8 użytkownikom systemu RCP oraz obsłużyć min. 500 pracowników korzystających z modułu WWW. Dostawa licencji systemu Windows Server Standard Open + Software Assurance. Dostawa i instalacja koniecznej do działania systemów infrastruktury programowo- sprzętowej. Prace wdrożeniowo-instalacyjne oraz konfiguracyjne związane z dostosowaniem systemów do potrzeb Zamawiającego. Przeniesienie danych ze starych systemów: Kadry DOS, Płace DOS, RCP i Podatek osobowy. Dostawa urządzeń RCP wraz z instalacją i montażem: a) czytniki (terminale), w tym czytnik do personalizacji kart RCP - 4 szt.; b) karty RCP– 100 szt. Szkolenia pracowników i administratorów. Pełnienie asysty technicznej w drugim i trzecim roku po zakończeniu wdrożenia i okresu gwarancyjnego. Rozdział I Wymagania ogólne 1. 2. 3. 4. Wykonawca dostarczy licencje systemu operacyjnego niezbędne do przeprowadzenia pełnego wdrożenia. Ze względu na: a) dążenie do konsolidacji serwerów baz danych, b) posiadanie licencjonowanych motorów bazy MS SQL, c) posiadanie administratorów którzy ukończyli autoryzowane kursy zarządzania MS SQL, d) konieczność współpracy z posiadanym systemem obiegu dokumentów opartym o bazę MS SQL, Zamawiający wymaga dostarczenia systemu, który przechowuje dane w bazie MS SQL lub równoważnej. Za równoważny uznaje się system baz danych pozwalający na skalowanie wydajności (obsługę wielu procesorów, klastrowanie) oraz posiadający graficzne narzędzia pozwalające na monitorowanie działania i wydajności serwera, śledzenie przychodzących zapytań (trace), zarządzanie bazą oraz możliwość automatycznego wykonywania plikowej kopii bazy w zadanych dniach i godzinach. Wymienione narzędzia muszą zostać dostarczone łącznie z systemem bazy danych. Ponadto w przypadku rozwiązania równoważnego (baza inna niż MS SQL), Wykonawca przygotuje integratory pozwalające na automatyczne przenoszenie informacji z dostarczonego systemu do systemu obiegu dokumentów (DDM), co najmniej w zakresie opisanym w Rozdziale IV Przepływ informacji między systemami. W przypadku bazy MS SQL rolę integratorów mogą spełniać przygotowane widoki lub procedury. W przypadku, gdy motor systemu bazy danych będzie inny niż MS SQL, Wykonawca dostarczy system bazy danych niezbędny do przeprowadzenia pełnego wdrożenia oraz zapewni szkolenie z oferowanego motoru bazy w zakresie zarządzania dla dwóch administratorów. Na potrzeby dostarczonego systemu Zamawiający udostępni posiadany serwer baz danych MS SQL 2005 działającego pod kontrolą systemu Windows 2003 R2 x64, na maszynie wirtualnej z jednym procesorem Intel Xeon 2,93 GHz oraz 6 GB RAM. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 3/52 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Wszelkie inne elementy, czy dodatkowe wymagania konieczne do prawidłowego działania dostarczonego systemu (usługi, aplikacje serwerowe, równoważny system baz danych, itp.), powinny zostać uruchomione na osobnej, dedykowanej maszynie wirtualnej z systemem Windows Server. Licencję systemu Windows Server Standard Open + Software Assurance oraz wszelkie inne licencje niezbędne do działania dostarczonego systemu dostarczy Wykonawca (wymaganie systemu Windows podyktowane zachowaniem jednolitej platformy systemowej). Zamawiający na potrzeby oprogramowania opisanego wyżej udostępni maszynę wirtualną wyposażoną w dwa wirtualne procesory 2,93 GHz, 4 GB RAM i dysk o pojemności 60 GB. Systemy/moduły zostaną zainstalowane i skonfigurowane na serwerze opisanym powyżej i stacjach roboczych wskazanych przez Zamawiającego. W tym celu Zamawiający zapewni stacje robocze o minimalnych parametrach technicznych: Procesor INTEL Celeron 2GHz RAM DDR 512 MB HDD 40 GB Karta sieciowa 10/100 TX Monitor 17” cali rozdz. 1280 na 1024. Systemy/moduły muszą działać na stanowiskach użytkowników w obecnie eksploatowanym środowisku systemowym Zamawiającego: Microsoft Windows 2000/XP/7. Dostarczenie systemów/modułów, instrukcji ich użytkowania w języku polskim oraz gwarancji. Licencje systemu - ilość licencji w poszczególnych modułach + dla wszystkich pracowników dostęp do podglądu własnych danych. Licencjonowanie oparte na ilości jednocześnie uruchomionych programów, a nie ilości instalacji programów czy zdefiniowanych użytkowników. Licencja nie przypisana do komputera/stanowiska. Autoryzacja użytkownika w systemach/modułach musi być zintegrowana z ActiveDirectory. Wykonawca może dokonać opcjonalnej wizji lokalnej w siedzibie Zamawiającego, a także zdobycia, na swoją własną odpowiedzialność i ryzyko, wszelkich dodatkowych informacji, które mogą być konieczne do przygotowania oferty oraz zawarcia umowy i wykonania zamówienia. Lokalizacja poszczególnych czytników RCP została opisana w Rozdziale III. Zamawiający nie przewiduje konieczności swojej obecności podczas wizji lokalnej. Koszty wykonania wizji lokalnej poniesie Wykonawca. Systemy/moduły muszą zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa gromadzonym danym i uniemożliwiać nieautoryzowany podgląd czy modyfikację danych. Dostęp do poszczególnych modułów i funkcji powinien być odnotowany w dziennikach/logach. System powinien przechowywać informacje o tym, kto modyfikował dane, kiedy i jak (pole stara wartość, pole nowa wartość). Wykonawca zaimportuje do dostarczonych systemów/modułów dane z obecnie eksploatowanych systemów Kadry DOS, Płace DOS (oprogramowanie Przedsiębiorstwa Techniczno-Handlowego „INFO”), RCP (oprogramowanie firmy ASEC S.A. z Krakowa) i Podatek osobowy (oprogramowanie firmy REKORD) - import danych z plików MDB - dane z systemu RCP, DBF – pozostałe dane, XLS – dane dla modułów BHP i Delegacje. Zaoferowane przez wykonawcę systemy HR i RCP mogą różnić się w swojej strukturze od opisanego w SIWZ, jednak muszą posiadać pełną funkcjonalność zgodną z wymaganiami SIWZ. Zamawiający nie dopuszcza rozwiązań równoważnych wymagających dodatkowych czynności ze strony jego pracowników (np. export/import danych pomiędzy dostarczonymi systemami/modułami) w celu zapewnienia integracji dostarczonych systemów/modułów. Zgodność systemów z obowiązującymi przepisami prawa w dziedzinie ochrony danych osobowych, ochronie informacji niejawnych, rachunkowości i prawa pracy: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 4/52 a) b) 16. 17. 18. 19. 20. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 poz. 883), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych z dnia 29 kwietnia 2004 r. (Dz. U. Nr 100 poz. 1024) Załącznik Środki bezpieczeństwa, c) Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. nr 182 poz. 1228), d) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. 1998 r. Nr 21 poz.94 ze zmianami), e) Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2002 r. nr 14, poz.176 ze zmianami), f) Ustawa z dnia 25 czerwca 1999r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. nr 60, poz.636 ze zmianami), g) Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 13, poz. 887 ze zmianami.), h) Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080), i) Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 7 lipca 2011 r. (sygn. akt III PZP 3/11), j) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. nr 100 poz. 502), k) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zmianami.), l) Akta wykonawcze do w/w ustaw. Wykonawca oświadcza, że dostarczone i wdrożone przez niego rozwiązanie nie posiada żadnych ukrytych/nieudokumentowanych mechanizmów mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo danych przechowywanych w systemach teleinformatycznych Zamawiającego. Wykonawca dostarczy opis struktury zbioru danych osobowych i sposobu ich ochrony oraz dostarczy opis sposobu przepływu danych między systemami, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. W cenie ofertowej należy ująć wszystkie koszty związane z realizacją umowy, w tym wszystkie składowe systemów niezbędne do ich prawidłowego wdrożenia i działania, dostawę licencji i sprzętu, niezbędne prace instalacyjne, konfiguracyjno-wdrożeniowe, szkolenia pracowników w siedzibie Zamawiającego, dostosowanie systemów do wymogów SIWZ, przeniesienie danych z eksploatowanych przez Zamawiającego systemów, montaż sprzętu wraz z okablowaniem, koszty dojazdu, delegacji, noclegów, przesyłek itp. Ponadto cena ofertowa ma uwzględniać koszty usuwania usterek i awarii oraz wsparcie techniczne w okresie wdrożenia i gwarancji na systemy/moduły. Wdrożenie – przeprowadzenie pełnego wdrożenia systemu wraz z dostarczeniem dokumentacji technicznej oraz instrukcji obsługi użytkownika końcowego i administratora w języku polskim (w formie elektronicznej – 2x płyta CD/DVD, w wersji papierowej – 2 egzemplarze). Szkolenia mają być przeprowadzone w siedzibie Zamawiającego w terminach ustalonych między stronami. Szkolenia należy przeprowadzić z podziałem dla: pracowników Wydziału Kadr, Szkoleń i Płac, Wydziału Księgowości, BHP (pełne szkolenie z całości funkcjonalności systemów), administratorów (funkcjonalność systemów, struktura bazy i prace administracyjne) oraz dla pracowników UM (moduł/funkcjonalność dla pracowników). Dostarczenie materiałów szkoleniowych: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 5/52 dla pracowników Wydziału Kadr, Szkoleń i Płac, Wydziału Księgowości, BHP, administratorów, pozostałych pracowników (w formie elektronicznej – 2x płyta CD/DVD, w wersji papierowej – po 2 egzemplarze). 21. Wykonawca udzieli Zamawiającemu minimum 60 miesięcy gwarancji na dostarczone urządzenia i minimum 12 miesięcznej gwarancji na pozostałe elementy przedmiotu zamówienia. Okres gwarancji będzie liczony od daty podpisania protokołu odbioru końcowego dostawy i wdrożenia przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń. Gwarancja obejmuje poprawne działanie systemu, zgodne z opisem funkcjonalnym i przepisami prawa. 22. Jeżeli w ramach gwarancji Wykonawca dostarczył Zamawiającemu nowy sprzęt wolny od wad albo dokonał istotnych napraw sprzętu objętego gwarancją, termin gwarancji biegnie na nowo od chwili dostarczenia sprzętu wolnego od wad lub zwrócenia sprzętu naprawionego. Jeżeli Wykonawca wymieni część sprzętu, powyższy zapis stosuje się odpowiednio do części wymienionej. 23. W ramach realizowanego zamówienia Wykonawca świadczył będzie przez okres trwania gwarancji bezpłatne gwarancyjne usługi serwisowe, które będą obejmować: a) prawidłowe działanie zgodnie z SIWZ i przepisami prawa, b) wsparcie techniczne administratora systemu, c) dokonywanie upgrade’ow oprogramowania do nowszych wersji, wynikających ze zmian obowiązujących przepisów prawa oraz rozszerzających funkcjonalność modułów, d) pomoc na telefon (hot-line) lub mailem w dni robocze w godzinach pracy Urzędu, e) usuwanie błędów w oprogramowaniu, dostawę poprawionych wersji wraz z niezbędną dokumentacją, instalacje wersji wolnych od błędów, f) naprawa baz danych, jeśli zostały uszkodzone przez wdrożone oprogramowanie, g) naprawę dostarczonego sprzętu, lub jego wymianę na nowy o funkcjonalności i parametrach nie gorszej niż wymogi SIWZ, h) dostarczenie sprzętu zastępczego do czasu usunięcia usterki/awarii dostarczonego sprzętu, i) konsultacje w zakresie obsługi technicznej i użytkowej oprogramowania narzędziowego i aplikacyjnego z czasem reakcji do 8 godzin od momentu przyjęcia zgłoszenia w dni robocze, j) usuwanie usterek i awarii wynikających z winy Wykonawcy przy zachowaniu następujących terminów: - czas usunięcia awarii – Wykonawca zobowiązuje się użyć wszystkich dostępnych mu środków by usunąć awarię w ciągu 2 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, - czas usunięcia usterki – Wykonawca zobowiązuje się użyć wszystkich dostępnych mu środków by usunąć usterkę w ciągu 5 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, przy czym: awaria – rozumiana jest jako niepoprawne działanie systemu/modułu, które jest niemożliwe do samodzielnego usunięcia przez Zamawiającego, a uniemożliwia eksploatację systemu; usterka - to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, brak właściwej weryfikacji wprowadzanych danych skutkującej zapisaniem do bazy danych niekompletnych, niespójnych bądź nielogicznych, która jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. Terminy podane powyżej mogą ulec zmianie każdorazowo w wyniku pisemnych (poczta elektroniczna) ustaleń pomiędzy Stronami, w terminie przewidzianym na usunięcie usterki/awarii. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 6/52 k) wykonanie na swój koszt naprawy gwarancyjnej przez usunięcie wad albo przez wymianę całości lub części oprogramowania - w przypadku, gdy po odbiorze przedmiotu umowy, ale nie później niż w ciągu 12 miesięcy od daty podpisania protokołu końcowego przedmiotu umowy, wyjdą na jaw wady wyłączające lub ograniczające przydatność oprogramowania, o czym Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę. Okres gwarancji ulegnie wówczas przedłużeniu dla całości systemu odpowiednio: w przypadku usunięcia wad – o okres wykonania naprawy, a w przypadku dokonania wymiany – o następne 12 miesięcy, l) przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego jednej bezpłatnej wizyty w każdym kwartale obowiązywania gwarancji na systemy z udziałem osób kompetentnych ze strony Wykonawcy w zakresie zgłoszonych przez Zamawiającego odpowiednio wcześniej zagadnień; przesunięcie wizyty na kolejny kwartał może się odbyć za obopólną zgodą stron. 24. Wykonawca będzie jedyną stroną odpowiedzialną za świadczenie usług gwarancyjnych i asysty technicznej obejmujących dostarczone przez Wykonawcę systemy, urządzenia i usługi. 25. Wszelkie prace gwarancyjne i asysta techniczna nie wymagają jakichkolwiek dodatkowych opłat ze strony Zamawiającego, w szczególności kosztów dojazdu, delegacji, dostawy, podmiany urządzeń. 26. Po zakończeniu okresu gwarancji na przedmiot zamówienia poza dostarczonym sprzętem, Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia asysty technicznej, która będzie obejmować: a) wsparcie techniczne administratora systemu, b) dokonywanie upgrade’ów oprogramowania do nowszych wersji wynikających ze zmian obowiązujących przepisów prawa oraz rozszerzających funkcjonalność modułów, c) pomoc na telefon (hot-line) lub mailem w dni robocze w godzinach pracy Urzędu, d) usuwanie błędów w oprogramowaniu, dostawę poprawionych wersji wraz z niezbędną dokumentacją, instalacje wersji wolnych od błędów, e) naprawa baz danych, jeśli zostały uszkodzone przez wdrożone oprogramowanie, f) konsultacje w zakresie obsługi technicznej i użytkowej oprogramowania narzędziowego i aplikacyjnego z czasem reakcji do 8 godzin od momentu przyjęcia zgłoszenia w dni robocze, g) usuwanie usterek i awarii wynikających z winy Wykonawcy przy zachowaniu następujących terminów: - czas usunięcia awarii – Wykonawca zobowiązuje się użyć wszystkich dostępnych mu środków by usunąć awarię w ciągu 2 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, - czas usunięcia usterki – Wykonawca zobowiązuje się użyć wszystkich dostępnych mu środków by usunąć usterkę w ciągu 5 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, przy czym awaria – rozumiana jest jako niepoprawne działanie systemu/modułu, które jest niemożliwe do samodzielnego usunięcia przez Zamawiającego, a uniemożliwia eksploatację systemu; usterka - to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, brak właściwej weryfikacji wprowadzanych danych skutkującej zapisaniem do bazy danych niekompletnych, niespójnych bądź nielogicznych, która jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. Terminy podane powyżej mogą ulec zmianie każdorazowo w wyniku pisemnych (poczta elektroniczna) ustaleń pomiędzy Stronami, w terminie przewidzianym na usunięcie usterki/awarii. h) przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego jednej bezpłatnej wizyty w każdym kwartale obowiązywaniu asysty technicznej na systemy z udziałem osób kompetentnych ze strony Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 7/52 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. Wykonawcy w zakresie zgłoszonych przez Zamawiającego odpowiednio wcześniej zagadnień; przesunięcie wizyty na kolejny kwartał może się odbyć za obopólną zgodą stron. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo, według jego wyboru, do odstąpienia od całości lub części umowy. W przypadku odstąpienia od części umowy, Zamawiający dokonuje zapłaty za wykonane prace, nabywając do nich autorskie prawa majątkowe. Termin realizacji zamówienia: 41miesiący od daty zawarcia umowy, w tym: a) dostawa i wdrożenie systemu HR (kadrowo-płacowego) oraz RCP w Urzędzie Miasta Rybnika – 5 miesięcy od daty zawarcia umowy, b) okres gwarancji – 12 miesięcy od daty odbioru dostawy i wdrożenia przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń, c) pełnienie asysty technicznej – 24 miesiące od zakończenia okresu gwarancyjnego. W ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy Wykonawca przedstawi szczegółowy harmonogram wdrożenia przedmiotu zamówienia z określeniem etapów realizacji zamówienia, terminów, płatności itp. Harmonogram zostanie zatwierdzony przez Zamawiającego w terminie do 5 dni roboczych od dnia jego przedłożenia przez Wykonawcę, z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający może zgłosić zmiany do Harmonogramu. Wykonawca wprowadza zmiany do Harmonogramu w terminie do 5 dni roboczych od dnia ich zgłoszenia przez Zamawiającego. Harmonogram nie może zawierać zapisów sprzecznych z SIWZ oraz ofertą. Podpisany przez obie strony Harmonogram wiąże Wykonawcę co do terminów realizacji Zamówienia. Wszelkie zmiany w Harmonogramie muszą uzyskać pisemną akceptację Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych, do zachowania poufności informacji i danych, będących tajemnicą służbową uzyskanych w trakcie świadczenia usług związanych z realizacją Umowy. Wykonawca zapewni kompetentny personel do realizacji zamówienia. Wykonawca potwierdza, że wszyscy pracownicy Wykonawcy (w tym pracownicy podwykonawcy) biorący udział w realizacji zadania podpisali „Oświadczenia o zachowaniu poufności”, które stanowią załączniki do niniejszej umowy. Jeżeli Wykonawca stwierdzi, że konieczne jest oddelegowanie innych/kolejnych pracowników/podwykonawców do realizacji niniejszej umowy, to powiadomi o tym Zamawiającego i przekaże Zamawiającemu podpisane przez tych pracowników „Oświadczenia o zachowaniu poufności”. Działania te nie wymagają aneksowania umowy, jednakże muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego niespełnienie warunków z ust. 35-37, Zamawiający ma prawo wstrzymać realizację umowy do czasu wywiązania się przez Wykonawcę z powyższych obowiązków. Za opóźnienia w realizacji umowy, a wynikające z ust. 38, odpowiada Wykonawca. Wykonawca zobowiązuje się: 1) do przestrzegania Polityki Bezpieczeństwa UM, 2) do zachowania, tak w okresie obowiązywania niniejszej umowy, jak również po jej zakończeniu, tajemnicy, co do wszystkich danych pozyskanych przy wykonywaniu niniejszej umowy, a także innych informacji mogących mieć charakter poufny, dotyczących przedmiotu niniejszej umowy, 3) po zakończeniu realizacji zadania do trwałego usunięcia przekazanych przez Zamawiającego informacji i danych otrzymanych podczas realizacji zadania, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 8/52 4) do nie wykorzystywania przekazanych informacji i materiałów do innych celów niż realizacja niniejszej Umowy. Rozdział II HR – Kadry Płace (12 licencji) I. Wymagania 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Licencja sytemu nie może posiadać ograniczeń co do ilości pracowników w bazie. System musi wydajnie obsługiwać bieżącą bazę pracowników w liczbie co najmniej 500 oraz wszystkie dane archiwalne. Zamawiający przewiduje zwiększenie liczby użytkowników. Możliwość drukowania z systemu na drukarkach atramentowych, laserowych i igłowych – w formatach A3, A4 i A5. System składający się z dwóch modułów Kadry i Płace, które są wewnętrznie zwartym i zintegrowanym systemem. Możliwość nadawania odpowiednich uprawnień dla użytkowników systemu do każdego modułu/podmodułu/funkcjonalności. System musi być modyfikowalny i skalowalny z możliwością dostosowywania do zmieniających się przepisów prawa. Możliwość samodzielnego rozwijania funkcjonalności (także w okresie powdrożeniowym) przez Zamawiającego – możliwość swobodnego dodawania lub modyfikacji raportów i zestawień bez konieczności ingerencji w oprogramowanie. Zapewnienie zarządzania uprawnieniami użytkowników – możliwość definiowania użytkowników, nadawania odpowiednich uprawnień użytkownikom Systemu do poszczególnych funkcjonalności, modułów, podmodułów, raportów, pól i wydruków programu. Np. administrator nie musi / nie powinien mieć dostępu do danych, możliwość indywidualnego przydzielania uprawnień do odczytu lub modyfikacji określonych rejestrów/modułów/podmodułów/danych/raportów. Historia zmian w systemie z zapamiętywaniem nazwy użytkownika, typu modyfikacji, stara wartość/nowa wartość, daty i godziny przeprowadzonej modyfikacji. Umożliwianie elektronicznej wymiany informacji z systemami bankowości elektronicznej, eksporty do programu „Płatnik”. Integracja z systemem RCP (rozliczanie czasu pracy) będącego jednym z elementów zamówienia. Integracja obejmuje: listę pracowników, absencje, nadgodziny, harmonogram pracy. Umożliwienie eksportu danych do DDM i Modułu oceny pracowników zgodnie z Rozdziałem IV Przepływ informacji pomiędzy systemami. Możliwość eksportu/importu danych i współpracy z pakietem Microsoft Office. Możliwość eksportu zestawień/raportów/sprawozdań do plików w standardzie .CSV, .pdf i .xml, oraz importu danych w standardzie .CSV i .xml. Umożliwienie Zamawiającemu korzystania z bazy danych Kadr i Płac na potrzeby innych wewnętrznych aplikacji. Możliwość dostępu do danych z lat ubiegłych (archiwalnych). II. Moduł Kadry 1. 2. Wbudowane słowniki kadrowe (np. kody ZUS, klasyfikacja zawodów GUS, pracowników własnych i obcych i inne). Możliwość definiowania dodatkowych słowników. Definiowanie przez użytkownika pełnej struktury zatrudnienia i struktury płacowej. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 9/52 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Zestawienia generowane przez system umożliwiają drukowanie i wybieranie danych wg informacji zapisanych w słowniku jednostek. System ma zapewnić przygotowanie dokumentów (umowa, angaż, karta obiegowa, świadectwo pracy, przyznanie nagrody jubileuszowej) związanych z przebiegiem zatrudnienia na podstawie danych zgromadzonych w systemie. Umożliwienie zapisania pełnej hierarchii organizacyjnej również w ujęciu historycznym, pozwalającym spojrzeć na strukturę wg dowolnego punktu czasowego. Możliwość przeprowadzenia zmian w strukturze organizacyjnej (z zachowaniem historiiprezentacja na konkretny dzień) wraz z przyporządkowaniem do niej pracowników: a) zmiana podporządkowania jednostki organizacyjnej, b) zmiana symbolu i/lub nazwy jednostki, c) utworzenie nowej komórki organizacyjnej, d) usunięcie jednostki/komórki organizacyjnej. Prezentacja struktur w układzie drzewka hierarchii lub listy z możliwością wydruku struktury (w całości lub wg wskazanego parametru). Kartoteka osobowa zawierająca szeroko pojęte dane, a w szczególności: a) osobowe identyfikacyjne: nazwisko i imiona, zmiana nazwiska, komórka organizacyjna, numer ewidencyjny, fotografia pracownika, data urodzenia, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego oraz jego termin ważności, płeć, wykształcenie, data i historia badania lekarskiego, data szkolenia bhp wstępnego i okresowego, data przyjęcia do pracy, wymiar etatu, forma zatrudnienia, warunki pracy, stanowisko, rodzaj umowy o pracę, termin obowiązywania umowy, stopień niepełnosprawności, b) dane adresowe – dane dotyczące zamieszkania, dane do korespondencji, dane zameldowania (min. 3 adresy), c) przebieg pracy zawodowej – dane dotyczące zatrudnienia w poprzednich zakładach pracy i okresów zaliczenia do świadczeń pracowniczych z uwzględnieniem urlopu bezpłatnego, d) o osobach spokrewnionych - ewidencja dzieci i innych członków rodziny będących na utrzymaniu pracownika – imię, nazwisko, adres zamieszkania, data urodzenia, stopień pokrewieństwa, e) stałe składniki wynagrodzenia przysługującego pracownikowi z datami ich obowiązywania, f) kod tytułu ubezpieczenia ZUS, g) wykształcenie, w tym: kierunek, specjalność, tytuły naukowe, wykształcenie uzupełniające, nazwa ukończonej szkoły, data ukończenia szkoły, uprawnienia (np. budowlane), h) poziom znajomości języków obcych, posiadane certyfikaty językowe, i) dane wojskowe, j) kursy i szkolenia, k) informację czy pracownik przeszedł nabór (TAK/NIE), l) informację czy pracownik podlega ocenie (TAK/NIE), m) historia przeprowadzonych ocen pracownika - dane o uzyskanym poziomie punktów z oceny, ocena, data oceny, oceniający, uwagi – możliwość importu tych danych z zewnętrznego modułu Oceny pracowników, n) możliwość eksportowania danych z kartoteki osobowej do zewnętrznego modułu Ocena pracowników: imię, nazwisko, komórka organizacyjna, stanowisko, data nawiązani stosunku pracy, data rozpoczęcia pracy na obecnym stanowisku, o) udział w komisjach, zespołach itp. (dane: nazwa, data), p) możliwość podpięcia dokumentów w wersji elektronicznej: zdjęć, skanów dokumentów itp. oraz możliwość ich podglądu. Możliwość definiowania dodatkowych pól w kartotece osobowej przez użytkownika. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 10/52 10. Rejestrowanie dodatkowych danych o pracowniku umożliwiające automatyzację rozliczeń ZUS: przyznana renta/emerytura (TAK/NIE, nr. decyzji), kod tytułu niepełnosprawności, jednostka terenowa ZUS, pozycja, oddział. 11. Możliwość wprowadzenia do kartoteki osobowej informacji o: a) służbie przygotowawczej (np. data, wynik), b) aplikacji samorządowej (np. data, wynik), c) sposobie rozwiązania stosunku pracy (możliwość wprowadzenia numeru archiwalnego, a przy osobach przechodzących na emeryturę/rentę wprowadzenia numeru decyzji emerytalnej/rentowej), 12. Kontrola zgodności wprowadzanych danych: a) formaty i poprawność PESEL, NIP, b) inne wg wskazań użytkownika. 13. Gromadzenie i rejestrowanie danych osobowych zgodne z ustawą o ochronie danych osobowych. 14. Pamiętanie historii zmian związanych z okresem obowiązywania danej informacji – dotyczy to wszystkich informacji mających charakter zmienny, w szczególności zmian stanowiska pracy, zmiany komórki organizacyjnej. 15. Możliwość zmiany lub korekty danych osobowych pracownika, danych o krewnych, zamieszkaniu itp. z zachowaniem historii. 16. Możliwość dokonania zmian (przeniesienia/przeszeregowania, oddelegowania) dla grupy pracowników o dowolnie wybranej charakterystyce (danych umów, z danej komórki organizacyjnej). 17. Możliwość korekty wybranych danych wstecznie, tj. z datą starszą niż bieżąca, z uwzględnieniem konieczności korekty późniejszych zmian danych umowy i innych powiązanych. 18. Możliwość generowania zestawień według dowolnie wybranych parametrów opisujących pracownika z możliwością eksportu / przenoszenia danych (do programów Microsoft Office, plików w formacie .pdf i CSV) w celu dalszego ich przetwarzania, a w szczególności: a) możliwość generowania wykazu pracowników wg szczegółowego wykształcenia, również wprowadzenia dla jednego pracownika więcej niż jednego rodzaju wykształcenia. b) możliwość generowania zestawień wg: płci, miejsca zamieszkania (miejscowość, ulica), wieku dzieci pracowników, wykształcenia, rodzaju umów (czas określony, nie określony, zastępstwo itp.), stanowisk, długości stażu pracy, stażu pracy w UM itp. 19. W zakresie odznaczeń, kar, nagród i dodatków przyznawanym pracownikom: a) możliwość zdefiniowania odpowiednich słowników: odznaczeń, kar i nagród, b) rejestrowanie udzielonych kar i przyznanych pracownikom nagród, c) określanie daty zatarcia (anulowania) kary (po upływie wskazanego okresu), d) możliwość podglądu historii kar i nagród pracownika, e) definiowanie rodzajów funduszy, składowych działalności, kryteriów naliczania i podziału nagród, f) wprowadzenie limitów nagród dla wydziału w rozbiciu na fundusze (kwotowo, procentowo), g) określanie maksymalnej kwoty dla typu i rodzaju nagrody i kontrolowanie poprawności wprowadzonych nagród, h) tworzenie listy wypłaty nagród, i) drukowanie listy osób, którym przyznano nagrody, j) zestawienie limitów funduszy i ich wykorzystania, k) wydruki informacji o przyznaniu nagrody i dyplomów do nagród. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 11/52 20. Prowadzenie ewidencji umów na podnoszenie kwalifikacji zawodowych – upływ terminu odpracowania, wysokość dofinansowania, ilość urlopu szkoleniowego. 21. Wcześniejsza sygnalizacja (np. 2 miesiące wcześniej – parametr definiowany przez użytkownika) o kończących się umowach zawartych na czas określony – np. w postaci raportu o kończących się umowach. 22. Zawieranie umów i tworzenie dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika (na podstawie zdefiniowanych szablonów z możliwością ich korekty) i zapisania do pliku w formatach .doc, .xls i .pdf: a) umowa o pracę, b) zgłoszenie do ubezpieczeń, c) informacje o przyznanych dodatkach, d) BHP i badań lekarskich oraz szkoleń, e) tworzenie obiegówek, ślubowania. 23. Ręczna numeracja umów - z zachowaniem sprawdzania przez system, czy wpisany numer nie jest już zajęty (np. Kd.2121.100.2012). 24. Automatyczne (na podstawie zdefiniowanych zasad zaliczania wykształcenia, okresów zatrudnienia i umów) wyliczanie stażu pracownika, przysługujących wymiarów urlopów, dodatków (nagród), nagród jubileuszowych zależnych od stażu pracy. 25. Kontrola umów: ciągłość umów zawartych przez daną osobę (związana z wyrejestrowywaniem z ubezpieczeń ZUS). 26. Wprowadzanie rachunków bankowych wskazanych przez danego pracownika, na który należy przelać wynagrodzenie lub dane kasy wypłacającej. Pole „Rachunek” może zawierać wiele pozycji, określonych kwotowo. 27. Możliwość przeglądania przebiegu zatrudnienia pracownika szczegółowo – podgląd wszystkich zawartych umów. 28. Rejestrowanie wysokości, rodzaju i okresu na jaki został przyznany dodatek. Rejestrowanie dodatkowego zatrudnienia (stosunek pracy) pracownika u innego pracodawcy. 29. Możliwość dokonania czasowych zmian warunków umowy (pracy) w związku z przeniesieniem, przeszeregowaniem, oddelegowaniem pracownika. Możliwość powrotu do sytuacji wyjściowej. Operacja taka musi być odnotowana w logach (kto zmienił, co, kiedy). 30. System umożliwi uwzględnienie różnych sytuacji (wraz z możliwością ich edycji) np.: zatrudnienie: 1 etat, 2 kategorie kosztów (np. 75,01% - środki Unii Europejskiej, 24,99% - środki Urzędu). 31. Możliwość przygotowania skierowań na badania: wstępne, okresowe, kontrolne i profilaktyczne. System powinien powiadamiać o kończącej się ważności ww. badań oraz sygnalizować o L-4 powyżej 30 dni, w celu wystawienia skierowania na badania kontrolne. Powiadomienia (np. w formie raportu) 45 dni przed upływem terminu (parametr do edycji). 32. Możliwość generowania plików przelewów bankowości elektronicznej. 33. W zakresie ubezpieczenia ZUS: a) zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnych: pracownicy – w momencie powstania tytułu do ubezpieczeń (zatrudnienia), rodziny pracowników, osoby nie będące pracownikami zatrudnione na podstawie umowy cywilno-prawnej, pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia, b) automatyczne wykrywanie umów wymagających zgłoszenia, zmian w danych osobowych, osób spokrewnionych, zmian w umowach skutkujących koniecznością wygenerowania odpowiedniego zgłoszenia (wyrejestrowania, korekty, zmiany) do ZUS, c) możliwość kopiowania ubezpieczeń z już istniejących umów pracownika, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 12/52 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. d) generowanie zgłoszenia na podstawie danych zgromadzonych w systemie w formacie dokumentów KEDU do programu PŁATNIK, e) przechowywanie informacji o historii zgłoszenia: rejestrowanie daty i osoby tworzącej dane zgłoszenie, rejestrowanie historii zmian danych (dokumenty korekcyjne, wyrejestrowanie), f) export danych do PŁATNIKA, g) kontrola konieczności dokonania wyrejestrowania ( np. rozwiązanie stosunku pracy), h) generowanie dokumentu wyrejestrowującego możliwość wygenerowania wszystkich zgłoszeń wymaganych przez ZUS: z tytułu stosunku pracy, umowy cywilno-prawnej, ubezpieczenia osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych, zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny. Możliwość wystawienia świadectwa pracy (na podstawie zdefiniowanego szablonu z możliwością jego korekty i zapisania do pliku w formatach .doc i .pdf), zawierającego wszystkie konieczne informacje ustalone na podstawie zgromadzonych danych, w szczególności: a) informacje o zajętych wynagrodzeniach (np. komornik), b) informacje o wykorzystanych urlopach, c) zajmowane stanowiska, d) nazwy wydziałów, e) wymiary czasów pracy i przedziały czasowe tych okresów, f) sposób rozwiązania stosunku pracy, g) okresy nieobecności. Możliwość definiowania różnych rodzajów nieobecności, limitowanych (np. urlopy, opieka, urlopy szkoleniowe) lub nie limitowanych – słownik. Grupowanie rodzajów nieobecności w kategorie dla celów zestawień, obliczeń i kontroli. Rejestrowanie danych o nieobecności, okresie, dacie dostarczenia dokumentu. Automatyczne wyliczanie dni kalendarzowych lub roboczych przypadających w okresie nieobecności. Rejestr urlopów macierzyńskich, wychowawczych, ojcowskich, bezpłatnych - zakres danych: pracownik, okres nieobecności od… do .., uwagi. Przy wprowadzaniu absencji pracownika do programu (poprzez kontrolę systemową): a) brak możliwości wprowadzenia urlopu i opiek na dziecko ponad określoną normę, b) przy 2 dniach opieki na dziecko sygnalizacja wcześniejsza ukończenia przez dziecko 14 roku życia, c) brak możliwości wprowadzenia dwóch różnych rodzajów absencji w jednym dniu (np. jednoczesny urlop wypoczynkowy i zwolnienie lekarskie), d) możliwość wyszczególnienia urlopów na żądanie, e) wprowadzanie absencji pracownika w jednym miejscu, f) możliwość korygowania błędnie wprowadzonych nieobecności. Automatyczne obliczanie wymiaru należnego urlopu, kontrola wykorzystania urlopów wypoczynkowych, zamykanie roku i naliczanie zaległych urlopów. Możliwość korygowania limitów urlopowych (nieobecności). Możliwość wygenerowania wszystkich obligatoryjnych sprawozdań dotyczących wykorzystanych urlopów. Zaliczenie stażu pracy niezbędnego do automatycznego wyliczenia nagrody jubileuszowej, dodatku za wysługę lat, wymiaru urlopu. Tworzenie planów urlopowych z uwzględnieniem przysługujących limitów. Możliwość przygotowania i przeprowadzenia regulacji płacowych. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 13/52 46. Możliwość oszacowania wskaźnika wzrostu płac, zależnie od wysokości kwoty przeznaczonej na podwyżki. 47. Możliwość przygotowania kilku wariantów regulacji (kwotowo, procentowo, punktowo). 48. Obliczenie skutków regulacji (wzrostu wynagrodzeń) dla zadanego wariantu. 49. Zatwierdzenie wybranego wariantu regulacji i automatyczne zaktualizowanie tabel wynagrodzeń. 50. Automatyczna zmiana składników wynagrodzeń dotycząca wszystkich pracowników na podstawie zatwierdzonych nowych tabel wynagrodzeń. 51. Prowadzanie symulacji zmiany wynagrodzenia (słownik kategorii i stanowisk). 52. Wydrukowanie informacji o zmianie wynagrodzenia (zgodnie z wzorami). 53. Obliczanie wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatków nocnych. 54. Automatyczne obliczanie wynagrodzenia (zasiłek) za czas choroby pracownika – system ma umożliwiać dostosowania sposobu obliczania chorobowego do indywidualnej sytuacji pracownika (np. wyłączanie z podstawy chorobowego składników, do których pracownik nie ma już prawa). 55. W zakresie sprawozdawczości: a) możliwość generowania sprawozdań zewnętrznych: GUS: Z-02; Z-03; Z-06; Z-14; Z-05, b) możliwość zapisu wszystkich sprawozdań/zestawień/list do pliku, c) sprawozdawczość wewnętrzna: lista emerytów, rencistów, lista osób zatrudnionych w podanym okresie czasu wraz z: tytułem naukowym, kodem stanowiska, kodem jednostki organizacyjnej, rodzajem umowy, rodzajem i daty urlopu, lista osób zwolnionych w podanym okresie czasu, poziom wykształcenia pracowników (z wykształceniem wyższym, średnim, itp.), ilość przeprowadzonych naborów, ilość awansów zawodowych pracowników, liczba zgonów wśród pracowników, lista osób zbliżających się do wieku emerytalnego, rozliczenie wykorzystania funduszy za dany okres – ogółem i wg jednostek organizacyjnych, zestawienie elementów wynagrodzenia, średnie miesięczne wynagrodzenie w UM w danym roku kalendarzowym, wykazy pracowników z łącznym wynagrodzeniem ze stosunku pracy i funduszu bezosobowego zawierające następujące informacje podatkowe (przychód, koszty uzyskania), wykaz osób, które otrzymały podwyżkę w zadanym okresie. d) możliwość tworzenia własnych raportów i zestawień, definiowanych przez użytkownika. 56. Możliwość monitorowania (np. za pomocą raportów) ważnych terminów, w tym terminów: a) rozwiązania umów na czas określony, b) osiągnięcia wieku emerytalnego przez pracowników, c) nabycia uprawnień do nagrody jubileuszowej, d) nabycia uprawnień do dodatku za wysługę lat i jego zwiększenia, e) badań okresowych, obowiązkowych szkoleń (np. BHP), itp. 57. W zakresie rekrutacji pracowników: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 14/52 a) b) c) d) e) możliwość rejestrowania planowanego limitu zatrudnienia pracowników na poszczególnych stanowiskach i porównanie z liczbą pracowników aktualnie zatrudnionych z uwzględnieniem zmiany struktury organizacyjnej i struktury zatrudnienia w czasie, raport wakatów, raport planów zatrudnienia w powiązaniu ze strukturą organizacyjną, limitami zatrudnienia i strukturą zatrudnienia (planowanymi stanowiskami), rejestracja działań rekrutacyjnych lub inaczej rejestracja rekrutacji: dane: nr sprawy, wydział, stanowisko, projekt unijny TAK/NIE, data rozpoczęcia naboru, termin składania ofert, data zakończenia naboru, wynik naboru, liczba złożonych ofert, liczba osób spełniających wymogi, liczba odrzuconych ofert (z powodu niespełnienia wymagań dot.: wykształcenia, doświadczenia zawodowego, źle złożonych oświadczeń lub ich braku, braku dokumentów), ilość ofert złożonych po terminie; możliwość tworzenia raportów z dowolnie wybranych parametrów. możliwość odfiltrowania kandydatów w bazie do wybranej rekrutacji. II a. Podmoduł/ funkcjonalność - Szkolenia pracowników 1. Wymagania do podmodułu dotyczącego szkoleń pracowników: a) możliwość zdefiniowania słowników: szkoleń, grup szkoleń, kompetencji itp., b) możliwość rejestracji nazw szkoleń, grup szkoleń, firm szkoleniowych, szkoleń obowiązkowych dla wszystkich pracowników, szkoleń i uprawnień obowiązkowych dla stanowisk/komórek organizacyjnych, kompetencji, grup kompetencji, kompetencji dla stanowisk. Określanie wag kompetencji zdefiniowanej dla stanowiska, c) możliwość rejestracji szkolenia i przeszukiwania bazy szkoleń za pomocą: daty szkolenia, kosztu szkolenia, miejsca szkolenia, pracownika/pracowników, wydziału, numeru sprawy, organizatora szkolenia, tematyki szkolenia, nazwie szkolenia oraz oceny organizatora szkolenia i prowadzącego szkolenie, d) możliwość określenia przy rejestracji szkolenia czy będzie z niego sporządzony raport (wzór w załączniku) czy sprawozdanie (wzór w załączniku), e) możliwość utworzenia kartoteki szkoleń dla każdego pracownika, f) rejestracja zapotrzebowań na szkolenia, g) tworzenie planu szkoleń (dane: tematyka szkolenia (słownik), temat szkolenia ilość osób, informacja o możliwości otrzymania dofinansowania), h) tworzenie listy pracowników przeznaczonych do przeszkolenia w wybranej komórce organizacyjnej (łącznie z podaniem kosztów szkolenia), i) rejestracja budżetów na szkolenia w podanym okresie, j) możliwość zaznaczania szkoleń odbytych lub które się nie odbyły, k) automatyczna rejestracja szkoleń odbytych przez pracowników. Kontrola kosztów odbytych szkoleń z założonym budżetem, l) raport kosztów i czasu szkoleń w podziale na komórki organizacyjne, m) raport w zakresie łącznej planowanej nieobecności pracowników z powodu szkoleń w poszczególnych komórkach organizacyjnych, n) w zakresie sprawozdawczości raporty: liczba szkoleń pracowników (wewnętrznych i zewnętrznych (przeprowadzonych w UM lub poza UM) bez szkoleń wewnątrzwydziałowych), liczba przeszkolonych pracowników, procent realizacji planu szkoleń, o) możliwość tworzenia wykresów kołowych i słupkowych z wybranego zakresu danych (np. z zrealizowanych szkoleń, budżetu itp.), Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 15/52 możliwość sygnalizowania przez system o terminie oddania sprawozdania przez pracownika, q) raport z otrzymanych sprawozdań ze szkoleń – kiedy oddane, z jakiej tematyki itp., r) możliwość powiązania ze sobą zgłoszenia pracownika na szkolenie wraz z sprawozdaniem lub raportem ze szkolenia (zatwierdzonym przez naczelnika/kierownika). Możliwość nadawania odrębnych uprawnień do tego podmodułu/funkcjonalności – edycja i podgląd. Możliwość wysyłania przez pracowników zgłoszenia na szkolenie oraz sporządzenia sprawozdania z przebytego szkolenia np. z poziomu modułu/funkcjonalności WWW dla każdego pracownika. Brak możliwości dla pracowników edycji i podglądu innych danych zawartych w podmodule szkolenia. p) 2. 3. II b. Podmoduł/ funkcjonalność - BHP: Możliwość rejestru szkoleń wstępnych/okresowych bhp i ppoż. dla pracowników. Rejestr zawierający następujące kolumny z opcją filtrowania danych oraz włączenia i wyłączenia konkretnych kolumn: a) nazwisko i imię, b) symbol wydziału / biura, c) symbol referatu, d) nazwa zajmowanego stanowiska, e) data urodzenia, f) miejsce urodzenia, g) adres zamieszkania ( kod pocztowy, miejscowość, ulica , nr domu / mieszkania), h) numer PESEL, i) imiona rodziców, j) data zatrudnienia, k) rodzaj zawartej umowy ( na czas określony (data) , czas nie określony (od - data), l) data szkolenia wstępnego bhp i ppoż. (dd-mm-rrrr), m) data ostatniego szkolenia okresowego (dd-mm-rrrr), n) rodzaj ukończonego szkolenia okresowego bhp (kategorie: Ad , KR, RB, BHP, SIP), o) częstotliwość szkoleń okresowych (1-6 lat ), p) termin następnego szkolenie okresowego (rok), q) data następnego szkolenia okresowego (dd-mm-rrrr), r) data ostatniego szkolenie z zakresu pierwszej pomocy, s) częstotliwość szkoleń (1-5 lat), t) data następnego szkolenia z zakresu pierwszej pomocy (dd-mm-rrrr), u) data ostatniego szkolenia z zakresu ppoż. (zwalczanie pożarów, ewakuacja), v) częstotliwość szkoleń (1-5 lat), w) data następnego szkolenia z zakresu ppoż. (zwalczanie pożarów, ewakuacja), x) data zapoznania z oceną ryzyka zawodowego, y) rodzaj karty ORZ (nr 1- 25) ( III – IV kolumny), z) termin następnej oceny ryzyka zawodowego (rok), aa) uwagi wprowadzane przez Wydział Kadr Szkoleń i Płac (np. pracownik przebywa na urlopie wychowawczym od dnia do dnia), 2. Rejestr Badań Okresowych: a) data ostatniego badania, b) rodzaj ostatniego badania, 1. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 16/52 c) d) e) f) g) 4. 5. data kolejnego badania okresowego, badanie specjalistyczne (rodzaj, data wykonania , data następnego badania), badanie kontrolne (data, uwagi i powody badania), możliwość generowania karty skierowania na badania, konsultacja BHP ( pole tekstowe wprowadzane do karty skierowania), h) powiadamianie o kończących się terminach badań okresowych (np. w formie raportu). Możliwość tworzenia zestawień i raportów wg dowolnie filtrowanych danych. Zaimportowanie danych wyjściowych z pliku .xls. II c. Podmoduł/ funkcjonalność – rejestr delegacji: 1. 2. 3. 4. 5. III. Prowadzenie rejestru delegacji (imię, nazwisko, stanowisko, wydział, miejsce wyjazdu, instytucja, numer sprawy, termin od …do…, środek lokomocji (samochód prywatny, inny środek lokomocji (np. autobus, PKP itp.), bezkosztowo (np. samochód służbowy, samochód prywatny innej osoby), dane dotyczące samochodu prywatnego, zlecający wyjazd, adnotacje kadr, koszty przejazdu). Możliwość wydruku delegacji (wg. załączonego wzoru). Możliwość modyfikacji wzoru delegacji. Możliwość prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów służbowych dla każdego pracownika. Wydział Księgowości – uprawnienia do podglądu rejestru delegacji bez możliwości edycji danych. Edycja danych w zakresie – liczby faktycznie przejechanych kilometrów, stawki za 1 km przebiegu, wartości, numeru dokumentu księgowego, uwag. Moduł Płace System informatyczny obsługujący proces sporządzania ewidencji i wieloprzekrojowych zestawień list płac. Możliwość definiowania składników, zapewnienie dużej elastyczności formuł obliczeniowych, optymalizacja ilości informacji na ekranach do wprowadzania, aktualizacji i wyświetlania danych. Umożliwienie dostępu do informacji w różnych przekrojach tematycznych. 1. 2. 3. 4. 5. 6. System ma automatycznie dokonywać potrąceń z rejestrów PKZP, pożyczek mieszkaniowych, podczas naliczania wynagrodzenia + inne potrącenia dokonywane systematycznie (np. miesięcznie), a także potrąceń jednorazowych - zarówno kwotowo, jak i procentowo. Możliwość różnej klasyfikacji kosztowej (zaliczanie do źródeł kosztów) umów i ich składników – z możliwością edycji. Swobodne definiowanie rodzajów umów i ich parametrów (np. mnożnikowe i niemnożnikowe systemy wynagradzania). Możliwość wyróżnienia grup umów podlegających innym regułom obsługi (podlegające ZUS, umowy cywilno-prawne, opodatkowane itp.). Możliwość prowadzenia rejestru umów zleceń z pracownikami Urzędu oraz pracownikami obcymi. Prowadzenie rejestru zajęć komorniczych: a) dane: imię i nazwisko, oznaczenie komornika, zadłużenie alimentacyjne/niealimentacyjne, kwota zadłużenia; b) możliwość tworzenia raportów. Dane z umów zleceń mają być powiązane z wynagrodzeniami z umowy o pracę oraz ujmowane w zeznaniach podatkowych i ZUS bez konieczności wykonywania dodatkowych operacji Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 17/52 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. importu/eksportu - do wglądu przez pracowników Wydziału Kadr, Szkoleń i Płac – w celu poprawnego ustalenia np. limitu 30-krotności. Generowanie globalne w ramach miesiąca składek na ubezpieczenie społeczne dla pracownika własnego posiadającego oprócz umowy o pracę również umowę zlecenie z tym samym pracodawcą. Moduł naliczania wynagrodzeń pracowników ma posiadać możliwość tworzenia różnych rejestrów/grup pracowniczych wraz z opcją nadawania uprawnień użytkownikom systemu ograniczającego dostęp do wskazanych grup/rejestrów (np. odrębny rejestr pracowników Urzędu). Zapewnienie bieżącej aktualizacji systemu do zmieniających się przepisów prawnych dotyczących płac, ZUS i PIT. Automatyczna zmiana progów podatkowych z wcześniejszą sygnalizacją jego zmiany, możliwość pozostania w niższym przedziale (oświadczenie). Karty zasiłkowe – zgodnie z wzorem ZUS Z-7. Paski z wypłaty z RMUA z informacją o składkach zapłaconych przez pracodawcę. Możliwość wydruku raportu ZUS RMUA za dowolny okres i dla dowolnej grupy pracowniczej, indywidualnego pracownika. Możliwość sporządzania dekretacji dla wybranych składników płac i potrąceń (tj. przyporządkowanie kwot dla konkretnego konta księgowego) – generowanie na tej podstawie dokumentów PK i ich eksport do pliku w formacie .xls. Możliwość generowania listy pracowników zakwalifikowanych/uprawnionych do otrzymania „13-stki” (tj. takich, którzy efektywnie przepracowali min.180 dni be chorobowego, macierzyńskiego itp.) wraz ze szczegółowym podaniem dla każdego pracownika z osobna: a) uszczegółowionych składników płacowych wchodzących do podstawy naliczania „13-stki” – płaca zasadnicza, dodatki specjalne, dodatki funkcyjne, dodatek stażowy, chorobowy, dodatek za charakter wykonywanej pracy, dodatkowe wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie prowizyjne, wynagrodzenie za nadgodziny, premia miesięczna – możliwość edycji składników płacowych; b) wykazu ilości nieobecności z podziałem na: chorobowe (macierzyński, zasiłki i wynagrodzenia chorobowe itp.), opiekuńcze (2 dni ustawowe), okolicznościowe, szkoleniowe. Generowanie list płac wynagrodzeń i zasiłkowych ma umożliwiać: a) swobodne definiowanie składników płacowych na podstawie funkcji, których parametrami są dane kadrowe, informacje o nieobecnościach, karach, nagrodach, potrąceniach, b) generowanie dowolnej liczby list płac z uwzględnieniem potrąceń, dodatków dla pracowników w ciągu miesiąca, c) wprowadzanie na stanowisku płacowym składników stałych bądź zmiennych (np.: jednorazowych), d) wprowadzenie danych osoby nie będącej pracownikiem i wygenerowanie listy płac, e) usunięcie pracownika z listy płac (historia prowadzonych zmian do momentu zatwierdzenia listy: kto i kiedy usunął), f) generowanie list płac z uwzględnieniem zmian składników płacowych i wymiaru czasu pracy wprowadzanych w trakcie miesiąca, g) wykazywanie podstaw składek na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i podatek podczas obliczania listy płac, h) dokonywanie korekty list płac w miesiącu następnym, tj. po wypłaceniu wynagrodzeń, poprzez tworzenie nowej listy, i) przeliczanie wynagrodzeń z dowolną datą, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 18/52 j) sprawozdanie RB-70, k) konfigurowalne zestawienia zbiorcze z jednej lub kilku typów list płac w ramach struktury organizacyjnej lub osób z podziałem na zadanie bądź bez podziału, l) generowanie dokumentów rozliczeniowych do ZUS wraz z funkcją eksportu danych płacowo - kadrowych do Programu Płatnik i za jego pomocą wysyłanie ich do ZUS-u, m) tworzenie graficznych wykresów wynagrodzeń ogółem, n) tworzenie graficznych wykresów dotyczących: średniego wynagrodzenia, średniego wynagrodzenia wg stanowisk. 17. W zakresie kartoteki wynagrodzeń: a) prowadzenie osobowych kartotek wynagrodzeń z podziałem na składniki płacowe, b) automatyczne sumowanie kolumn i wierszy na kartotekach wynagrodzeń, c) możliwość stworzenia kartoteki wynagrodzeń wykorzystującej dane kadrowe, d) możliwość wygenerowania danych płacowych stanowiących podstawę do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego, e) możliwość wydruku kartoteki rocznej oraz za dany miesiąc/miesiące. 18. W zakresie ubezpieczenia ZUS - możliwość odwzorowania reguł podlegania ubezpieczeniom w przypadku zatrudnienia (powstania tytułu do ubezpieczeń) i w przypadku zbiegu uprawnień: a) generowanie podpowiedzi o wymaganych i dobrowolnych ubezpieczeniach dla nowej umowy, b) prowadzenie imiennej kartoteki zasiłków z ewidencją zwolnień lekarskich, zasiłków opiekuńczych, zasiłków chorobowych i macierzyńskich z wyliczeniem wynagrodzenia za ten okres, c) możliwość przygotowania zestawienia składek ZUS, d) naliczanie składki ZUS zgodnie z obowiązującymi zasadami, e) naliczanie zasiłków i wynagrodzeń chorobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami ZUS. Możliwość automatycznej zmiany podstawy do naliczenia wynagrodzenia oraz zasiłków chorobowych, sumowanie okresów choroby, f) księgowanie składek na odpowiednie konta finansowe oraz na odpowiednie konta budżetowe z możliwością rozbicia oddzielnych dokumentów PK na składki społeczne i zdrowotne. 19. W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych: a) naliczanie podatku po uwzględnieniu ulg podatkowych, zwolnień, potrąceń oraz generowanie przelewów do Urzędu Skarbowego, b) indywidualne rozliczanie podatku od osób fizycznych, c) generowanie i wydruk obowiązujących formularzy PIT dotyczących zarówno płatnika i podatnika: PIT 11, PIT 40, PIT-4R, PIT-8C, d) możliwość generowania formularzy PIT do formatu XML, ich eksportu do e-Deklaracji, podpisanie podpisem kwalifikowanym (jednego lub większej ilości plików) oraz przesłanie w formie elektronicznej do Urzędu Skarbowego. Opis struktury dokumentów XML oraz sposób ich przesyłania musi być zgodny z opisem na stronie www.edeklaracje.gov.pl, w zakładkach „Struktury dokumentów XML” i „Instrukcje”. III a. Podmoduł/ funkcjonalność - Pracownicza Kasa Zapomogowo- Pożyczkowa (PKZP) 1. Prowadzenie Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej (PKZP). Analityka i syntetyka: a) Księgowość analityczna: - rejestr członków PKZP (dane np. imię, nazwisko, wydział, data przyjęcia do kasy), - prowadzenie indywidualnych kartotek pożyczkowych (dane np. pracownik, nr umowy, data przyznania pożyczki, wysokość pożyczki, spłata od do, poręczyciele (2 pola)), Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 19/52 b) - możliwość rejestrowania umów nowoudzielonych pożyczek (księgowanie przypisów), - możliwość drukowania raportów (w układzie sumarycznym i za wybrany okres, wydziałowym lub wg nazwiska) – o zgromadzonych wkładach, o wycofanych wkładach, o wysokości wpisowego, o udzielonych pożyczkach, - możliwość automatycznego księgowania miesięcznych rat spłaty pożyczki oraz składek z programu płacowego, - możliwość ręcznego księgowania wyciągów bankowych (indywidualne wpłaty rat pożyczek i wpisowego na konto bankowe), - prowadzenie kont analitycznych do wybranych kont syntetycznych (np. Funduszu Rezerw), - obliczanie narastająco wysokości wkładów zgromadzonych przez pracownika oraz sald zadłużenia z uwzględnianiem automatycznych potrąceń z list wypłat a także spłat dokonywanych poprzez indywidualne wpłaty (KP, na rachunek bankowy), - możliwość po zamknięciu roku obrachunkowego wydruku informacji dla członków PKZP o zadłużeniu i wkładach, - możliwość tworzenia raportów według wybranego kryterium. Księgowość syntetyczna: - prowadzenie rejestru obrotów pieniężnych kont syntetycznych, - prowadzenie rejestru poręczycieli: imię i nazwisko, komu poręcza, data od do, - możliwość sporządzenia zestawienia obrotów i sald oraz bilansu za wybrany okres obrachunkowy, - prowadzenie rejestru „Dziennik Główna” tzw. Amerykanka. III b. Podmoduł/funkcjonalność - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (rejestr wypłaconych zapomóg i innych świadczeń z uwzględnieniem ich opodatkowania i zwolnień z podatku). Słownik rodzajów świadczeń. Możliwość stworzenia raportu udzielonych świadczeń dla danego pracownika. Prowadzenie rejestru pożyczek i poręczycieli mieszkaniowych. Możliwość tworzenia indywidualnej kartoteki pracownika oraz rejestru poręczycieli. Możliwość generowania: Umowy pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ze środków przeznaczonych na cele mieszkaniowe, Umowy poręczenia – zgodnie z wzorami. Możliwość tworzenia raportów według dowolnego kryterium. Możliwość sprawdzania przez system czy poręczyciel żyruje więcej niż 2 osobom. III c. Podmoduł/funkcjonalność - podatek osobowy - ewidencja umów zleceń i umów o dzieło Wymagania: 1. Możliwość prowadzenia rejestru umów zlecenia dla celów ZUS (zgłoszenie ZUS, raporty "zerowe" w miesiącach, w których nie było płatności) oraz prowadzenie rejestru rachunków bankowych do umów zlecenia i o dzieło dla celów rozliczenia z kontrahentem, ZUS-em (miesięcznie) oraz z US (miesięcznie). 2. Możliwość wpisania danych osobowych: b) imię i nazwisko, c) adres zamieszkania, d) adres do korespondencji, e) PESEL/NIP, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 20/52 Urząd Skarbowy, status zleceniobiorcy – dla celów ZUS (słownik (z możliwością edycji): własny pracownik, obcy pracownik otrzymujący wynagrodzenie równe lub wyższe od minimalnej płacy, obcy pracownik otrzymujący wynagrodzenie niższe od minimalnego wynagrodzenia, bezrobotny, emeryt/rencista, uczeń/student, osoba pracująca, osoba prowadząca działalność gospodarczą itp.). 3. W przypadku wprowadzania umowy dla pracownika UM, możliwość pobrania danych osobowych z modułu Kadry (z kartoteki danego pracownika). 4. W słownikach modułu muszą być sparametryzowane odpowiednie kody typu podatku (np. podatek uwzględniający koszty uzyskania przychodu 20 % bądź 50 %, umowa zlecenia do 200 zł nie uwzględniającą kosztów uzyskania przychodu), kody ZUS (np. pełne oskładkowanie, tylko ubezpieczenie zdrowotne), kod tytułu ubezpieczenia (kod przypisywany przy zgłoszeniu do ZUS i w deklaracjach ZUS RZA, ZUS RCA np. 04 11 00). Kody te wybierane są w zależności od wskazanego statusu zleceniobiorcy (pkt 2). 5. Moduł na podstawie wybranych parametrów oraz wprowadzonej kwoty brutto musi obliczać poszczególne składniki wynagrodzenia (kwotę składek ZUS płatnika, pracownika, ubezpieczenie zdrowotne, podatek, wynagrodzenie netto). 6. Możliwość wystawiania pracownikom zaświadczeń o dochodach, pobranych składkach ZUS, podatku dochodowym. 7. Możliwość eksportu danych do systemu Płatnik (w formacie wymaganym przez ZUS). 8. Możliwość tworzenia, drukowania deklaracji oraz informacji PIT (np. PIT-R, PIT-8C, PIT-11, PIT-8AR). Możliwość generowania formularzy PIT do formatu XML, ich eksportu do e-Deklaracji, podpisanie podpisem kwalifikowanym (jednego lub większej ilości plików) oraz przesłanie w formie elektronicznej do Urzędu Skarbowego. Opis struktury dokumentów XML oraz sposób ich przesyłania musi być zgodny z opisem na stronie www.e-deklaracje.gov.pl, w zakładkach „Struktury dokumentów XML” i „Instrukcje”. 9. Możliwość generowania zestawień podatkowych, deklaracji ZUS, stworzenia zbiorczych list płac. 10. Możliwość naliczania pochodnych od stypendiów, ryczałtów, dodatków np. spisowych, wynagrodzeń członków komisji, inkasentów. 11. Możliwość wprowadzania świadczeń na PIT-8C. f) g) IV. Moduł WWW– dostępny dla wszystkich pracowników (min. 500) System ma posiadać odrębny moduł/funkcjonalność zapewniający wgląd do danych zgromadzonych w systemie HR z uwzględnieniem struktury organizacyjnej Urzędu. Każdy pracownik ma mieć możliwość wglądu do własnych danych. Przełożony ma mieć możliwość wglądu do danych podległych pracowników. 1. Pracownicy mają mieć dostęp do danych z poziomu przeglądarki WWW. 2. Prawidłowe wyświetlanie danych w przeglądarkach od Internet Explorer 7, Firefox 10 wzwyż. 3. Każdy użytkownik posiada własny profil. Autoryzacja użytkownika musi się odbywać za pomocą ActiveDirectory. 4. Dane mogą być dostępne „z zewnątrz” poprzez sieć Internet. 5. Widoczne są tylko dane udostępnione przez administratora - odpowiednie narzędzie do udostępniania danych. 6. Możliwość dalszej rozbudowy przez administratora zestawu analiz zgromadzonych danych. Raporty mogą być wydrukowane bądź eksportowane do programu EXCEL. 7. Pracownik ma mieć możliwość: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 21/52 wglądu do swojej kartoteki: zdjęcie, stanowisko, rozliczenie czasu pracy, nieobecności, wglądu do kompletnej historii zatrudnienia, znanych języków, kursów i szkoleń (data szkolenia i temat) oraz innych umiejętności, c) wglądu do swojej ewidencji czasu pracy, absencji, urlopów, d) przygotowania oraz drukowania wniosku urlopowego, opieki, na wyjścia prywatne i wykorzystanie nadgodzin, e) wglądu do swojej ewidencji szkoleń i kursów - data szkolenia i temat, f) zgłoszenia na szkolenie, g) stworzenia sprawozdania lub raportu ze szkolenia (zakres danych zgodny z załączonymi wzorami), h) prowadzenia rejestru wyjść służbowych i prywatnych, i) powiadomienie o kończących się terminach badań, umów itp., j) wglądu do swojej kartoteki pożyczkowej PKZP oraz kartoteki pożyczek mieszkaniowych, k) informacji komu się poręcza (PKZP i ZFŚS). Przełożony ma mieć możliwość: a) wglądu do profili swoich podwładnych, b) wglądu do ewidencji czasu pracy pracownika, c) zaliczania czasu pracy w godzinach nadliczbowych (opcjonalne do włączenia uprawnienia), d) wglądu do wykazu spóźnień, e) wglądu do ewidencji nieobecności pracowników, f) wglądu do ewidencji umów, g) prowadzenia ewidencji ocen pracownika, h) wglądu do ewidencji szkoleń przebytych przez podległych pracowników, i) zatwierdzanie raportów/sprawozdań ze szkoleń dla podległych pracowników, j) zatwierdzanie wniosków: urlopowych, opieki, na wyjść prywatnych i wykorzystania nadgodzin. a) b) 8. Rozdział III RCP (8 licencji) Obecnie w UM Rybnika eksploatowany jest system RCP firmy ASEC S.A. z Krakowa oraz karty typu Unique 125kHz. W przypadku, gdy oferowany system nie obsługuje tego typu kart lub gdy wdrożenie i prawidłowe działanie systemu nie będzie możliwe przy użyciu obecnie eksploatowanych przez Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia dodatkowych 500 szt. kart celem wymiany kart eksploatowanych w UM bez dodatkowych opłat. Ogólne wymagania: 1. Licencja programu RCP ma obejmować dowolną liczbę pracowników, kart i instalacji oprogramowania. 2. System ma obejmować swym zasięgiem 3 budynki (B. Chrobrego 2, Zamkowa 5, Rynek 18 – USC) i mieć możliwość rozbudowy. Zamawiający w ramach zamówienia uzupełniającego przewiduje możliwość objęcia zasięgiem systemu dodatkowych budynków, zapewniając połączenie wszystkich budynków swoją komputerową siecią lokalną. 3. Budynki są połączone za pomocą sieci komputerowej, tzn. odczyt danych ma się odbywać z wykorzystaniem łącza sieciowego. Zamawiający umożliwi podłączenie czytników do sieci komputerowej. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 22/52 4. 5. 6. 7. 8. Wykonawca musi skonfigurować system do pracy, w tym wprowadzić i przypisać do pracowników eksploatowane obecnie karty RCP. Wszystkie karty RCP w systemie mają być bezkontaktowe (zbliżeniowe). Dostawa ma obejmować licencję systemu RCP, urządzenia oraz dokumentację i instrukcje (urządzeń, oprogramowania oraz powykonawczej okablowania) w tym: a) czytniki kart (terminale), w tym czytnik do personalizacji kart RCP - 4 szt., b) karty RCP: 100 szt. Wykonawca musi zapewnić estetyczny montaż urządzeń i okablowania. Zamawiający wymaga demontażu starych urządzeń RCP oraz zamaskowaniu śladów po demontażu, usunięciu zbędnego okablowania. Wymagania dotyczące współdziałania systemów RCP i HR: 1. System ma pracować w środowisku MS Windows (min XP), 32 i 64 bit. 2. Pełna integracja danych z programem HR: kartoteka pracowników, nieobecności, szkolenia, kursy itd. wprowadzane są tylko raz w jednym z dostarczonych systemów/modułów. 3. Działanie ON-LINE, rejestracja zdarzenia przez pracownika ma być natychmiast widoczna w systemie HR, możliwe jest np. określenie czy pracownik już wszedł na teren obiektu. Dopuszcza się osobne oprogramowanie do odczytu danych z terminali w formie usługi do uruchomienia na serwerze wirtualnym działającym w siedzibie Zamawiającego – patrz Rozdział I Wymagania ogólne. 4. Możliwość zdefiniowania do dziesięciu powodów odbicia (wejście normalne, wyjście normalne, wejście służbowe, wyjścia służbowe, wejście prywatne, wyjście prywatne, 4 zapasowe). 5. Automatyczna aktualizacja czasu terminali w zadanych odstępach czasu. 6. Prowadzenie ewidencji czasu pracy, edycji zdarzeń (usuwanie, modyfikacja, dopisanie). 7. Definiowanie i przydzielanie harmonogramów czasu pracy – Zamawiający dopuszcza realizację tej funkcji w innych modułach sytemu HR. 8. Tworzenie Kart Ewidencji Czasu Pracy z bilansem obecności i absencji dla pracowników i dla wydziału (zgodnie z załączonym wzorem). 9. Tworzenie raportów i zestawień zgodnie z odpowiednimi ustawami (z możliwością eksportu danych do pliku .xls, lub csv), między innymi: a) Karty pracy (miesięcznej i rocznej) dla wydziału i dla pracownika; b) Listy obecności; c) Wykazu nadgodzin; d) Wykazu nieobecności; e) Zestawień odczytów – godziny zaliczone; f) Zestawień odczytów – harmonogram; g) Zestawień odczytów – informacje podstawowe, informacje podstawowe z nieobecnościami; h) Zestawień odczytów – łącznie i dla pracownika. 10. Dostęp do wglądu i edycji określonych danych zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami w systemie. 11. W kartotece poza danymi, program ma mieć również możliwość prezentacji fotografii pracownika z systemu HR. 12. Dodatkowo system musi posiadać jedno stanowisko wyposażone w czytnik do personalizacji kart identyfikacyjnych posiadający pełną funkcjonalność terminala kart zbliżeniowych (wprowadzenie karty do pracy w systemie RCP, przypisanie do pracownika). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 23/52 Wymagania dotyczące czytników/terminali kart zbliżeniowych: 1. Terminal jest niezależnym urządzeniem rejestrującym wejścia i wyjścia pracowników. 2. Posiada możliwość zmiany trybu pracy (wejście/wyjście, wejście/wyjście prywatne, wejście/wyjście służbowe). 3. Zmiana trybu pracy dokonywana jest za pomocą klawiatury numerycznej zainstalowanej w terminalu. 4. Każdy z terminali musi być wyposażony we własną pamięć mogącą pomieścić min. 5 tys. zdarzeń (pamięć zabezpieczona przed utratą danych). 5. W przypadku braku komunikacji z serwerem czytnik powinien zbierać dane do wewnętrznej pamięci, a transfer ma być realizowany automatycznie po nawiązaniu połączenia. 6. Import danych odczytanych lokalnie z terminali (w przypadku braku połączenia terminala z siecią komputerową), z wykorzystaniem portu RS232 lub USB. 7. Posiada sygnalizację akustyczną sterowaną programowo. 8. Posiada wbudowany zegar czasu rzeczywistego - prezentacja na wyświetlaczu aktualnej godziny i daty. 9. Prezentacja na wyświetlaczu statusu dotyczącego transmisji danych. 10. Czytniki muszą posiadać wbudowane zasilanie buforowe - możliwość pracy przez min. 8 godzin bez zasilania w trybie standby. 11. Wszystkie zdarzenia muszą być sygnalizowane przez system w sposób optyczny i akustyczny. 12. Odczyt karty powinien odbywać się z odległości max 6-7 cm. 13. Klawiatura terminala musi być zabezpieczona przed ładunkami elektrostatycznymi. 14. Wszystkie interfejsy komunikacyjne zabezpieczone przed przepięciami i przeciążeniami. 15. Transmisja danych poprzez sieć komputerową w standardzie 10/100BASE-TX (wbudowany port LAN w terminalu lub konwerter RS-485/LAN). 16. Łatwy i szybki montaż/demontaż w celu awaryjnego importu danych odczytanych lokalnie. 18. Sposób montażu dostosowany do bezproblemowej obsługi przez osoby o wzroście od 120 do 200 cm oraz osób niepełnosprawnych korzystających z wózków inwalidzkich (wysokość montażu terminali zaznaczona na zdjęciach w punkcie 20 odnosi się jedynie do stanu obecnego i ma zostać dostosowana do terminali zaoferowanych przez Wykonawcę). 19. Estetyka: a) obudowa bez ostrych krawędzi, b) barwiona w masie lub w kolorze naturalnym (stalowym) w przypadku elementów metalowych, c) kolorystyka bez jaskrawych kolorów, d) wymiary i kształt obudowy dostosowany do lokalizacji zgodnie z zamieszonymi zdjęciami. 20. Lokalizacje terminali RCP, opis stanu obecnego: a) Budynek ul. Bolesława Chrobrego 2: Pierwszy terminal: - szerokość kamiennego gzymsu około 3 cm; - grubość ściany około 60 cm, wykonany przewiert dla doprowadzonego kabla teletechnicznego UTP do głównego terminala, okablowanie doprowadzone z drugiej strony ściany w korycie teletechnicznym; - Zamawiający nie zezwala na wykonywanie otworów w kamiennym cokole/gzymsie; - odległość do gniazda sieci komputerowej do 5 m; - konieczność demontażu okablowania pomiędzy terminalem głównym i terminalami pomocniczymi, okablowanie jest pod warstwą tynku pomiędzy terminalami - zgodnie z Wymaganiami ogólnymi w Rozdziale III punkt 8; Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 24/52 - ściana pomalowana białą farbą emulsyjną; - montaż terminala głównego wykonany z wykorzystaniem blachy montażowej – patrz budynek przy ul. Zamkowej 5; Drugi terminal (czytnik do personalizacji kart): - ma zostać umieszczony (postawiony) w biurze Wydziału Kadr, Szkoleń i Płac na istniejącym biurku, - dostęp do okablowania strukturalnego oraz zasilania do 5 m. b) Budynek ul. Zamkowa 5: - doprowadzone kable teletechniczne (1 UTP kat. 5, 1 kabel teletechniczny 4 parowy) widoczne na zdjęciu poniżej od lokalizacji terminala do serwerowi (szafa krosowa) znajdującej się na 2 piętrze budynku - nie ma możliwości doprowadzenia dodatkowego okablowania; - Zamawiający nie zezwala na wykonywanie otworów w kamiennych płytach na ścianie – należy wykorzystać istniejące otwory; - montaż terminala wykonany z wykorzystaniem blachy montażowej – jak na zdjęciu poniżej. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 25/52 c) Budynek ul. Rynek (Ratusz): grubość ściany około 50 cm, wykonany przewiert dla doprowadzonego kabla teletechnicznego UTP do terminala, okablowanie doprowadzone z drugiej strony ściany w korycie teletechnicznym; odległość do gniazda sieci komputerowej do 5 m; konieczność demontażu terminala zgodnie z Wymaganiami ogólnymi w Rozdziale III punkt 8; ściana pomalowana farba emulsyjna w kolorze żółtym; montaż terminala wykonany z wykorzystaniem blachy montażowej – patrz budynek przy ul. Zamkowej 5; montaż terminala na zapleczu niedostępnym dla petentów – brak możliwości dokonania wizji lokalnej, Zamawiający nie widzi konieczności udostępnienia tej lokalizacji celem przeprowadzenia wizji lokalnej. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 26/52 Rozdział IV Przepływ informacji pomiędzy systemami Z systemu obiegu dokumentów DDM do RCP 1. Zatwierdzone nadgodziny (pracownik, data, godzina od, godzina do). Dane na podstawie wniosku o wykonywanie czynności poza godzinami. Wykonywanie może nastąpić poza miejscem pracy. 2. Zatwierdzony wniosek urlopowy (pracownik, data). Możliwość wykorzystania danych z systemu obiegu dokumentów - możliwe jest przekazanie następujących informacji: 3. Zatwierdzony wniosek o wybranie nadgodzin (pracownik, data, godz. od, godz. do). 4. Wniosek o wyjście prywatne (j.w.). 5. Ocena pracownika. 6. Wcześniejsze przypomnienie o upływającym terminie 14 dni na oddanie sprawozdania ze szkolenia. RCP/HR do DDM 1. Rejestracja wejścia i wyjścia (pracownik, zdarzenie, czas i ile nie w czasie rzeczywistym). 2. Informacje o zmianie w wykazie pracowników (dodanie nowego lub zmiana jednej z wartości: Nazwisko, Imię, Komórka organizacyjna, Stanowisko, Data zatrudnienia na stanowisku, Data przyjęcia, Data końca zatrudnienia). 3. Informacja o absencji dłuższej niż 2 dni wynikającej z przyczyny innej niż na wniosku urlopowym (L4, macierzyński, opieka, urlop bezpłatny). Przepływ informacji pomiędzy systemami może odbywać się na zasadzie wymiany informacji pomiędzy bazami systemów lub z wykorzystaniem WebService. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 27/52 Wymiana informacji między systemem HR a zewnetrzym modułem Ocena pracowników. Import/eksport danych pomiędzy systemami za pomocą wygenerowanych plików .xml, .csv. Zakres danych opisany w Rozdziale II Moduł KADRY pkt. 8. Klasyfikacja Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu lub zarządzania zasobami ludzkimi 48450000-7 Pakiety oprogramowania użytkowego 48700000-5 Usługi w zakresie oprogramowania 72260000-5 Usługi wdrażania oprogramowania 72263000-6 Usługi szkolenia personelu 80511000-9 Usługi szkolenia komputerowego 80533100-0 Podwykonawstwo Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Wskazanie niniejszego nastąpi w formularzu oferty. Zamówienia częściowe Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamówienia uzupełniające Zamawiający przewiduje zamówienia uzupełniające. Zamówienia uzupełniające zostaną udzielone po spełnieniu przesłanek ustawowych oraz zaistnieniu sytuacji wymagającej zakupu dodatkowych urządzeń do RCP. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia Wykonawcy zamówień uzupełniających do wysokości 5 % zamówienia podstawowego. Oferty wariantowe Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 41 miesięcy od daty zawarcia umowy, w tym: 1) 2) 3) dostawa i wdrożenie systemu HR (kadrowo-płacowego) oraz RCP w Urzędzie Miasta Rybnika – 5 miesięcy od daty zawarcia umowy, okres gwarancji – 12 miesięcy od daty odbioru dostawy i wdrożenia przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń, pełnienie asysty technicznej – 24 miesiące od zakończenia okresu gwarancji. IV. Warunki udziału w postępowaniu. 1. W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy niepodlegający wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2, Pzp oraz spełniający warunki, o których mowa w art. 22 ust 1 ustawy Pzp i określone w pkt 3 niniejszego rozdziału. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 28/52 2. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów, o których mowa w rozdziale V, na zasadzie spełnia – nie spełnia. 3. O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia: Wykonawca wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej jedno zamówienie polegające na dostawie i wdrożeniu systemu kadrowo-płacowego o wartości minimum 150.000,00 PLN brutto. W przypadku dostaw, których wartość została wyrażona w umowie w innej walucie niż PLN należy dokonać przeliczenia tej waluty na PLN przy zastosowaniu średniego kursu NBP na dzień zakończenia dostawy (w przypadku usług rozliczanych wyłącznie w walutach innych niż PLN). Informacja dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp, natomiast warunki określone w pkt 3 mogą spełniać łącznie. Nie może również podlegać wykluczeniu z postępowania z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp podmiot, na zasobach, którego polega Wykonawca wykazując spełnianie warunków na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, o ile podmiot ten będzie brał udział w realizacji części zamówienia. V. Oświadczenia i dokumenty wymagane dla potwierdzenia spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu. 1. W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podst. art. 24 ust. 1 ustawy Pzp należy przedłożyć oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na formularzu zgodnym z treścią załącznika nr 2 do SIWZ. 2. W zakresie wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: 1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zawarte w treści załącznika nr 1 do SIWZ (Formularz ofertowy), 2) wykaz wykonanych dostaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców na formularzu zgodnym z treścią załącznika nr 3 do SIWZ, oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że te dostawy zostały wykonane należycie. 3. Dokumenty mogą być składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 29/52 4. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Gdy dowodem dysponowania zasobami podmiotów trzecich wybranym przez Wykonawcę, jest zobowiązanie podmiotu trzeciego, musi ono przybrać formę pisemną i nie jest dopuszczalna inna forma. Jedynie złożenie oryginału dokumentu zawierającego podpis osoby pod treścią oświadczenia, spełnia wymóg formy pisemnej zobowiązania, określonej w art. 26 ust. 2b Pzp. 5. Jeżeli Wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy i określonych w Rozdziale IV pkt 3 polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia Zamawiający żąda wykazania za pomocą oświadczenia wymienionego w Rozdziale V pkt 1, iż w stosunku do tych podmiotów nie zachodzą okoliczności wskazane w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp. 6. Jeżeli Wykonawca wykazuje spełnianie warunku dotyczącego wiedzy i doświadczenia w oparciu o zasoby podwykonawców, Zamawiający może dopuścić do ich zmiany na etapie realizacji umowy jedynie pod warunkiem, ze nowy podwykonawca wykaże spełnianie warunków w zakresie nie gorszym niż dotychczasowy podwykonawca. 7. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, na zasobach których polega Wykonawca składający ofertę, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. 8. W celu potwierdzenia spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: 1) oświadczenie wymienione w pkt 1 powinno być złożone przez każdego z Wykonawców (członków konsorcjum), 2) dokumenty wymienione w pkt 2 ppkt 2) powinny potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu wspólnie przez Wykonawców składających ofertę, lub powinien je spełniać dowolny Wykonawca spośród Wykonawców składających wspólną ofertę. 9. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W takiej sytuacji do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Pełnomocnictwo winno być załączone w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii. 10. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wszyscy partnerzy będą ponosić odpowiedzialność solidarną za wykonanie umowy zgodnie z jej postanowieniami. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 30/52 VI. Informacje o sposobie porozumiewania się z Zamawiającym. Opis sposobu przekazywania oświadczeń i dokumentów. Dopuszczalną formą kontaktów potencjalnych Wykonawców z Zamawiającym jest faks, poczta elektroniczna [email protected] oraz zgodnie z art. 27 ust. 3 forma pisemna. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, które Zamawiający jak i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną lub faksem, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Przesyłane wiadomości powinny stanowić załączniki do korespondencji przygotowane w jednym z wymienionych formatów tj.: .txt, .rtf wersja 1.6, .pdf wersja 1.4, .doc. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z treścią niniejszej SIWZ, sposobem przygotowania i złożenia oferty, kierując swoje zapytania (pocztę elektroniczną) na adres [email protected], dokumenty tekstowe lub tekstowo - graficzne. Wyjaśnianie treści SIWZ Zamawiający udzieli odpowiedzi na wszelkie zapytania związane z prowadzonym postępowaniem. W celu umożliwienia udzielenia odpowiedzi na piśmie przed terminem składania ofert, zapytanie winno być złożone nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Zamawiający przekazuje treść zapytań i udzielonych wyjaśnień wszystkim Wykonawcom, bez ujawniania źródła zapytania, nie później niż 2 dni przed upływem terminu składania ofert, zamieszczając je na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZ. Zamawiający jednocześnie przekazuje treść wyjaśnienia wszystkim Wykonawcom, którym doręczono specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania. Zebranie Wykonawców Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania wszystkich Wykonawców. Zmiany w treści SIWZ W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokonaną zmianę specyfikacji Zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZ. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach Zamawiający przedłuży termin składania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców, zamieszczając informację na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZ oraz zamieści ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami wyznacza się następujące osoby: - w zakresie merytorycznym: Grażyna Dudzik, Magdalena Sebzda - Wydział Informatyki Joanna Podleśny – Wydział Kadr, Szkoleń i Płac - w sprawach dotyczących procedury zamówień publicznych: Beata Gałuszka - Wydział Zamówień Publicznych Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 31/52 VII. Wymagania dotyczące wadium. Zamawiający nie wymaga zabezpieczenia oferty wadium. VIII. Termin związania ofertą. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. IX. Opis sposobu przygotowania ofert. Pisemna oferta Oferta powinna być przygotowana w formie pisemnej, w języku polskim i odpowiadać na przedstawione kwestie związane z przetargiem, według kolejności ujętej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jedna oferta Każdy Wykonawca przedłoży tylko jedną ofertę, sam lub jako partner w konsorcjum. Wykonawca, który przedkłada lub partycypuje w więcej niż jednej ofercie spowoduje, że wszystkie oferty z udziałem tego Wykonawcy zostaną odrzucone. Warunki formalne Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to, że jeżeli z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy(ów) lub pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą zostać podpisane przez wszystkie te osoby. Upoważnienie osób podpisujących ofertę musi wynikać bezpośrednio z dokumentów dołączonych do oferty. Jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (np. wypisu z Krajowego rejestru sądowego) do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione (oryginał lub poświadczony przez notariusza odpis). Naruszenie powyższych wymagań skutkować będzie odrzuceniem oferty. Wszystkie dokumenty oświadczenia sporządzone w językach obcych należy złożyć wraz z tłumaczeniami na język polski. Całość oferty powinna być złożona w formie uniemożliwiającej jej przypadkowe zdekompletowanie. Koszty udziału w przetargu Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem oferty, z uwzględnieniem art. 93 ust. 4 ustawy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Wykonawca może zastrzec w ofercie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji składając wraz z ofertą stosowne oświadczenie. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 32/52 Poprawki dokonywane w ofercie muszą być jednoznaczne, czytelne i zrozumiałe oraz parafowane przez osobę/y podpisującą całą ofertę - w przeciwnym wypadku informacje poprawione, przekreślone lub nieczytelne będą traktowane jako brak odpowiedzi. Oznaczenie ofert Ofertę należy włożyć do nieprzezroczystej koperty, oznaczonej następująco: a) adresat: Urząd Miasta Rybnika Wydział Zamówień Publicznych ul. Bolesława Chrobrego 2, 44 - 200 Rybnik b) zawartość: oferta na: Dostawa, wdrożenie i asysta techniczna systemu HR (kadrowo-płacowego) i RCP w Urzędzie Miasta Rybnika w ramach projektu „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW - UM Rybnika wzorcową JST”. c) dopisek: NIE OTWIERAĆ PRZED: 31.05.2012 r. godz. 10:30 Wewnątrz tej koperty ma znajdować się kompletna oferta. Na ofertę składają się następujące dokumenty: - Formularz ofertowy - Oświadczenia opisane w rozdziale V SIWZ, - Zestawienie kosztów (załącznik nr 4), - Pełnomocnictwo do podpisania oferty (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza) względnie do podpisania innych dokumentów składanych wraz z ofertą, o ile prawo do ich podpisania nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. X. Składanie ofert i otwarcie ofert. Termin składania ofert Oferty należy składać w terminie do dnia 31.05.2012 r. do godz. 09:30 w Wydziale Zamówień Publicznych ul. Bolesława Chrobrego 2 pokój 302. Istnieje możliwość przedłużenia terminu składania ofert, w celu uwzględnienia przez Wykonawców wyjaśnień i uzupełnień przedstawionych przez Zamawiającego, będących odpowiedzią na pytania Wykonawców, złożone przed upływem terminu składania ofert. W przypadku złożenia oferty drogą pocztową o ważności jej złożenia będzie decydowała data wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po terminie Zamawiający niezwłocznie zwróci oferty, które zostaną złożone po terminie składania ofert. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 33/52 Modyfikacja i wycofanie ofert Wykonawcy mogą zmodyfikować lub wycofać swoje oferty jedynie za pomocą pisemnego zawiadomienia dostarczonego Zamawiającemu przed terminem składania ofert. Koperta zawierająca zmianę powinna być dodatkowo oznaczona określeniem „Zmiana”. Żadna oferta nie może być zmodyfikowana po terminie składania ofert. Otwarcie ofert Otwarcie ofert nastąpi w dniu 31.05.2012 r. o godz. 10:30 w siedzibie Zamawiającego przy ul. Bolesława Chrobrego Nr 2, sala Nr 109. Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Koperty oznaczone "Zmiana" zostaną otwarte w pierwszej kolejności. Dane z ofert, których dotyczy wycofanie nie będą odczytane. W pozostałych przypadkach Zamawiający poda nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) Wykonawcy, którego oferta jest otwierana, a także informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia publicznego, okresu gwarancji, warunków płatności zawartych w ofercie. Jawność postępowania Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia. XI. Sposób obliczania ceny ofertowej. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ceną ofertową jest łączna cena brutto podana w formularzu ofertowym (załącznik do SIWZ), wynikająca z zestawienia kosztów (załącznik nr 4). Do porównania ofert będzie brana pod uwagę cena całkowita brutto (z VAT) podana w formularzu ofertowym. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszej SIWZ oraz obejmować wszelkie koszty dodatkowe jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej realizacji przedmiotu zamówienia. Cena ofertowa powinna być podana w złotych polskich cyframi. Zamawiający nie będzie udzielał zaliczek na realizację zamówienia. Cena ofertowa nie podlega waloryzacji do końca realizacji przedmiotu zamówienia. Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia, którego dotyczy niniejsza SIWZ dokonywane będą w PLN. Waluty oferty Cena zostanie podana przez Wykonawcę w całości w walucie polskiej. XII. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty. Przy ocenie ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: Cena 100 % Punkty za koszt wykonania oblicza się przyjmując za podstawę najniższą cenę ofertową, przyznając jej maksymalną ilość punktów, tj. 100 pkt. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 34/52 Punkty dla pozostałych ofert oblicza się według wzoru: cena najniższa ---------------------- x 100 pkt = ilość punktów dla danej oferty cena danej oferty Przetarg wygrywa oferta, która uzyskała największą ilość punktów. Sposób oceny ofert Sprawdzenie oferty i określenie ich zgodności z wymaganiami Przed oceną ofert Zamawiający sprawdzi formalną stronę uczestnictwa Wykonawcy w postępowaniu i określi czy każda z ofert spełnia wymagane warunki, czy została ona prawidłowo podpisana, czy jest zgodna z wymaganiami przedstawionymi w materiałach przetargowych. Ocena zgodności oferty przeprowadzona zostanie wyłącznie na podstawie analizy dokumentów lub oświadczeń jakie Wykonawca zawarł w swej ofercie z zastrzeżeniem treści art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Ofertę Wykonawcy, który zostanie wykluczony z postępowania na podstawie art. 24 ust.1 i 2 ustawy Pzp uznaje się za odrzuconą. Zamawiający odrzuci ofertę, w przypadkach określonych w art. 89 ustawy. Kryteria oceny ofert Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które odpowiadają wymaganiom opisanym w niniejszej SIWZ. Ocenie ofert poddane będą Oferty złożone przez Wykonawców niewykluczonych z postępowania oraz nieodrzucone przez Zamawiającego. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonany zostanie na podstawie kryteriów wyboru określonych w ogłoszeniu o przetargu. Wyjaśnienie ofert i kontakt z Zamawiającym Przy sprawdzaniu, ocenie i porównaniu ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień, dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty, z zastrzeżeniem możliwości poprawy oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z SIWZ niepowodujących istotnych zmian w treści oferty. Poprawianie omyłek rachunkowych W przypadku rozbieżności pomiędzy ceną podaną za wykonanie zadania, a sumą cen poszczególnych elementów zamówienia podanych przez Wykonawcę w tabelarycznym zestawieniu kosztów (załącznik nr 4), Zamawiający uzna za prawidłowe ceny jednostkowe przedstawione zestawieniu kosztów. W takiej sytuacji Zamawiający we własnym zakresie dokona zsumowania cen przedstawionych w zestawieniu kosztów i otrzymaną wartość potraktuje jako ostateczną cenę oferty. Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia w sytuacjach określonych w art. 93 ust.1 Pzp. O unieważnieniu postępowania Zamawiający powiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 35/52 XIII. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze ofert w celu zawarcia umowy. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający jednocześnie zawiadamia Wykonawców, którzy złożyli oferty, o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo adres zamieszkania i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację; 2) Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; 3) Wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; 4) terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieszcza informację, o których mowa w pkt 1) na stronie internetowej. Umowa zostanie zawarta nie wcześniej niż w terminie 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostanie przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 ustawy Pzp, albo 10 dni – jeżeli zostanie przesłane w inny sposób. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem tego terminu, jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienie została złożona tylko jedna oferta lub nie odrzucono żadnej oferty oraz nie wykluczono żadnego Wykonawcy. XIV. Istotne dla Zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy. Wzór umowy o udzielenie zamówienia stanowi załącznik nr 5 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia XV. Pouczenie o środkach ochrony prawnej. Zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zmianami), zwanej dalej „ustawą” środki ochrony prawnej określone w Dziale VI (od art. 179 do art. 198g) przysługują: - Wykonawcy, uczestnikowi konkursu, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów niniejszej ustawy, - organizacjom wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Prawo do wniesienia skargi na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje również zamawiającemu oraz Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych – zwanego dalej „Prezesem Urzędu”. Odwołanie Zgodnie z art. 180 ust. 1 ustawy odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielnie zamówienia lub zaniechania Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 36/52 czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. W niniejszym postępowaniu odwołanie przysługuje wyłącznie wobec czynności: 1. opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu; 2. wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia; 3. odrzucenia oferty odwołującego. Wymagania formalne odwołania Odwołanie powinno: - wskazywać czynność lub zaniechanie czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, - zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, - określać żądanie oraz - wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby, w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zgodnie z art. 180 ust. 5 ustawy Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Odwołanie podlega rozpoznaniu, jeżeli: 1. nie zawiera braków formalnych; 2. uiszczono wpis. Prezes Izby (ewentualnie skład orzekający Izby) może wezwać do uzupełniania braków formalnych odwołania (określonych w art. 180 ust. 3 ustawy), złożenia pełnomocnictwa albo dowodu uiszczenia wpisu w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem zwrotu odwołania postanowieniem Prezesa Izby. Terminy na wniesienie odwołania 1. Odwołanie wnosi się w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 ustawy, albo w terminie 10 dni - jeżeli zostały przesłane w inny sposób. 2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a także postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej. 3. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt. 1 i 2 wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. 4. Jeżeli Zamawiający nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: a) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. b) 1 miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Przystąpienie do postępowania odwoławczego Wykonawca zgodnie z art. 185 ust. 2 ustawy może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni dnia otrzymania od Zamawiającego kopii odwołania, wskazując stronę, do której przystępuje. Zgłoszenie przystąpienia doręcza się Prezesowi Izby w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 37/52 ważnego kwalifikowanego certyfikatu, a jego kopię przesyła się Zamawiającemu oraz Wykonawcy wnoszącemu odwołanie. Zamawiający lub Odwołujący może zgłosić opozycję przeciw przystąpieniu innego Wykonawcy nie później niż do czasu otwarcia rozprawy. Odpowiedź na odwołanie Zgodnie z art. 186 ustawy Zamawiający ma możliwość wniesienia odpowiedzi na odwołanie. Odpowiedź ta może zostać wniesiona na piśmie lub ustanie do protokołu. Zamawiający może uwzględnić odwołanie w całości zarzutów przedstawionych w odwołaniu. W takiej sytuacji Izba jest zobligowana umorzyć postępowanie odwoławcze za wyjątkiem sytuacji, gdy w postępowaniu wywołanym wniesieniem odwołania po stronie Zamawiającego przystąpił inny Wykonawca i działając na podstawie art. 186 ust. 3 ustawy wniesie sprzeciw przeciwko uwzględnieniu odwołania w całości. W takiej sytuacji Izba rozpoznaje wniesione odwołanie. Cofnięcie odwołania Na podstawie art. 187 ust. 8 ustawy, odwołujący może cofnąć odwołanie do czasu zamknięcia rozprawy, w takim przypadku Izba umarza postępowanie odwoławcze. Jeżeli cofnięcie odwołania nastąpi przed otwarciem rozprawy, odwołującemu zwraca się 90% wpisu. Unieważnianie umów i nakładanie kar finansowych Zgodnie z art. 192 ust. 3 ustawy Izba może, jeżeli umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta oraz zachodzi jedna z przesłanek, o których mowa w art. 146 ust. 1 ustawy: 1. unieważnić umowę; albo 2. unieważnić umowę w zakresie zobowiązań niewykonalnych i nałożyć karę finansową w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy nie jest możliwy zwrot świadczeń spełnionych na podstawie umowy podlegającej unieważnieniu; albo 3. nałożyć karę finansową albo orzec o skróceniu czasu obowiązywania umowy w przypadku stwierdzenia, że utrzymanie umowy w mocy leży w ważnym interesie publicznym; albo Jeżeli umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w okolicznościach dopuszczonych w ustawie Izba może stwierdzić naruszenie przepisów ustawy (art. 192 ust. 3 pkt 3 ustawy). Kary finansowe nakłada się na Zamawiających w wysokości do 10% wartości wynagrodzenia Wykonawcy przewidzianego w zawartej umowie (art. 193 ustawy) lub do 5% wartości wynagrodzenia Wykonawcy przewidzianego w zawartej umowie w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisu art. 94 ust. 1 i 2 albo art. 183 ust. 1, które nie było połączone z naruszeniem innego przepisu ustawy (art. 194 ustawy). Skarga Na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienia kończące postępowanie odwoławcze stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu okręgowego właściwego dla siedziby, bądź miejsca zamieszkania zamawiającego, wnoszona za pośrednictwem Prezesa KIO. Skargę wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce operatora publicznego jest równoznaczne z jej wniesieniem. Skarga powinna czynić zadość wymaganiom przewidzianym dla pisma procesowego oraz zawierać: - oznaczenie zaskarżonego orzeczenia, - przytoczenie zarzutów z ich zwięzłym uzasadnieniem, - wskazanie dowodów, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 38/52 - wniosek o uchylenie orzeczenia lub o zmianę orzeczenia w całości lub w części. Prawo wniesienia skargi na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje również Prezesowi Urzędu w terminie 21 dni od daty wydania orzeczenia. Rybnik, dnia 18.05.2012 r. Załączniki: załącznik nr 1: wzór formularza ofertowego, załącznik nr 2: wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, załącznik nr 3: wykaz wykonanych dostaw, załącznik nr 4: zestawienie kosztów, załącznik nr 5: wzór umowy, załącznik nr 6: wzór oświadczenia o zachowaniu poufności, załącznik nr 7: wzory dokumentów kadrowo-płacowych. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 39/52 Strona Z ogólnej liczby stron (pieczęć Wykonawcy) ZAŁĄCZNIK Nr 1 – Formularz ofertowy przetarg nieograniczony na: Dostawa, wdrożenie i asysta techniczna systemu HR (kadrowo-płacowego) i RCP w Urzędzie Miasta Rybnika w ramach projektu „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW - UM Rybnika wzorcową JST”. Wykonawca : nazwa firmy : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . adres firmy : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . kod, miejscowość, ulica Numer telefonu : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Numer Fax : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . e-mail : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Nazwa Banku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Numer konta bankowego : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . 1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie wymaganiami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, za cenę brutto:..........................................................................................zł w tym uwzględniono podatek VAT. Powyższa cena obejmuje pełny zakres zamówienia określony w warunkach przedstawionych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Szczegółowe wyliczenie ceny ofertowej znajduje się w załączniku nr 4 („Zestawienie kosztów”). 2. Niniejsza oferta jest ważna przez 30 dni. 3. Składamy niniejsza ofertę przetargową we własnym imieniu/jako partner konsorcjum zarządzanego przez ...................................................................*) (nazwa lidera) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 40/52 4. Oświadczamy, że: oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w terminie 41 miesięcy od daty zawarcia umowy, w tym: a) dostawa i wdrożenie systemu HR (kadrowo-płacowego) oraz RCP w Urzędzie Miasta Rybnika – 5 miesięcy od daty zawarcia umowy, b) okres gwarancji – 12 miesięcy od daty odbioru dostawy i wdrożenia przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń, c) pełnienie asysty technicznej – 24 miesiące od zakończenia okresu gwarancji. udzielimy 60 miesięcznej gwarancji na dostarczone urządzenia oraz 12 miesięcznej gwarancji na pozostałe elementy przedmiotu zamówienia, zapoznaliśmy się z SIWZ i nie wnosimy zastrzeżeń, przedmiot zamówienia wykonamy: sami / z udziałem podwykonawców *) następujące części zamówienia zamierzamy powierzyć podwykonawcom: L.p. Nazwa części zamówienia akceptujemy przekazany wzór umowy stanowiący załącznik nr 5 do SIWZ, akceptujemy warunki płatności określone przez Zamawiającego, jesteśmy /nie jesteśmy płatnikiem podatku VAT - nasz numer NIP . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Składając ofertę w niniejszym postępowaniu oświadczamy, że spełniamy warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2) posiadania wiedzy i doświadczenia, 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 6. Potwierdzamy, iż nie uczestniczymy w innej ofercie dotyczącej tego samego postępowania 7. W przypadku wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do: - podpisania umowy na warunkach zawartych w SIWZ, w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. - ustanowienia osoby odpowiedzialnej za realizację zamówienia........................................ (imię i nazwisko) *)(niepotrzebne skreślić) Upełnomocniony przedstawiciel .................................................... ( podpis i pieczęć ) Data : .......................................... Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 41/52 Strona z ogólnej liczby (pieczęć Wykonawcy) ZAŁĄCZNIK Nr 2 Formularz oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Składając ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na Dostawę, wdrożenie i asystę techniczną systemu HR (kadrowo-płacowego) i RCP w Urzędzie Miasta Rybnika w ramach projektu „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW - UM Rybnika wzorcową JST” oświadczamy, że nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 Pzp. Upełnomocniony przedstawiciel .......................................................... (podpis, pieczęć) Data : ................................................ Niniejsze „Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia” składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia a także podmioty na zasobach których Wykonawca polega na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, wykazując spełnianie warunków udziału w postępowaniu, jeżeli podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia.. 1 1 Zapis zamieszczony we wzorze w celach informacyjnych – do usunięcia przez Wykonawcę Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 42/52 Strona z ogólnej liczby stron (pieczęć Wykonawcy) ZAŁĄCZNIK nr 3 – Wykaz wykonanych dostaw. Nazwa Wykonawcy (podmiotu), wykazującego posiadanie doświadczenia Nazwa zamówienia / zakres składający się na przedmiot zrealizowanego zamówienia. Data Wartość brutto wykonania zamówienia (PLN) (zgodnie z zawartą umową) Miejsce wykonania /odbiorca Do oferty należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że wykazane dostawy zostały wykonane należycie. Upełnomocniony przedstawiciel .................................................... ( podpis i pieczęć ) Data : .......................................... W przypadku gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu innego podmiotu na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp (podmiot ten został wskazany w pierwszej kolumnie powyższej tabeli) zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia . 2 2 Zapis zamieszczony we wzorze w celach informacyjnych – do usunięcia przez Wykonawcę Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 43/52 Strona z ogólnej liczby stron ZAŁĄCZNIK nr 4 – Zestawienie kosztów Tabela A Lp. Nazwa licencji 1 Dostawa licencji systemu HR (kadrowo-płacowego) 2 Dostawa licencji modułu WWW dla pracowników 3 Dostawa licencji systemu RCP 4 5 Rodzaj licencji (limit/bez limitu) Wartość brutto PLN Dostawa licencji systemu Windows Server Standard Open + Software Assurance (wpisać dokładną nazwę licencji) Inne oprogramowanie dostarczane w ramach oferty (podać nazwę). ……….. ……….. ……….. Suma A: Lp. 1 2 3 4 5 6 7 8 Tabela B Nazwa Prace wdrożeniowo-instalacyjne oraz konfiguracyjne związane z dostosowaniem systemu HR (kadrowo-płacowego) wraz z modułami do potrzeb Zamawiającego Prace wdrożeniowo-instalacyjne oraz konfiguracyjne związane z dostosowaniem systemu RCP do potrzeb Zamawiającego Przeniesienie danych ze starych systemów: Kadry DOS, Płace DOS, RCP i Podatek osobowy Dostawa czytników (terminali), w tym czytnika do personalizacji kart RCP - 4 szt. Dostawa kart RCP – 100 szt. Instalacja i montaż urządzeń RCP wraz z okablowaniem Szkolenia pracowników i administratorów Wartość brutto PLN Pełnienie asysty technicznej przez 24 miesiące od zakończenia okresu gwarancji Suma B: Razem SUMA A + SUMA B = .................PLN (kwotę należy przenieść do formularza ofertowego) Upełnomocniony przedstawiciel .......................................................... (podpis, pieczęć) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 44/52 Data : ................................................ ZAŁĄCZNIK nr 5 – Wzór umowy Umowa Nr ………………. zawarta w dniu ………….. pomiędzy Zamawiającym, tj. Miastem Rybnik, którego reprezentują: ……………… - ……………………., ……………… - ……………………., a Wykonawcą, którym jest ……….. z siedzibą w …… przy ulicy ….., którego reprezentuje: ……………… - ……………………., w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w przetargu nieograniczonym. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. §1 Przedmiotem umowy jest: 1) dostawa i wdrożenie systemu HR (kadrowo-płacowego) oraz Rejestracji Czasu Pracy (RCP) w Urzędzie Miasta Rybnika w ramach projektu „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW - UM Rybnika wzorcową JST”, 2) pełnienie asysty technicznej po zakończeniu wdrożenia systemów i okresu gwarancyjnego. Projekt jest dofinansowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej. Zakres dostawy, usługi i funkcjonalność zgodnie z ofertą i Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, które stanowią integralną część umowy. §2 Termin realizacji przedmiotu umowy: 1) dostawa i wdrożenie systemu HR (kadrowo-płacowego) oraz RCP w Urzędzie Miasta Rybnika – 5 miesięcy od daty zawarcia umowy, 2) okres gwarancji – 12 miesięcy od daty odbioru dostawy i wdrożenia przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń, 3) pełnienie asysty technicznej – 24 miesiące od zakończenia okresu gwarancyjnego. Za termin zakończenia realizacji przedmiotu umowy uważa się: 1) w zakresie § 1 ust 1 pkt 1 datę podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru końcowego dostawy i wdrożenia, 2) w zakresie § 1 ust. 1 pkt 3 datę podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru końcowego wykonania asysty. Odbiór końcowy przedmiotu umowy nastąpi nie później niż w terminie wykonania przedmiotu umowy. Okres gwarancji opisany w ust. 1 pkt 1 nie dotyczy okresu gwarancji na dostarczone urządzenia, który szczegółowo został opisany w § 7 ust. 1. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 45/52 5. 6. 7. 8. 9. W ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy Wykonawca przedstawi szczegółowy harmonogram wdrożenia przedmiotu zamówienia z określeniem etapów realizacji zamówienia, terminów, płatności itp. Harmonogram zostanie zatwierdzony przez Zamawiającego w terminie do 5 dni roboczych od dnia jego przedłożenia przez Wykonawcę, z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający może zgłosić zmiany do harmonogramu. Wykonawca wprowadza zmiany do harmonogramu w terminie do 5 dni roboczych od dnia ich zgłoszenia przez Zamawiającego. Harmonogram nie może zawierać zapisów sprzecznych z SIWZ oraz ofertą. Podpisany przez obie strony harmonogram wiąże Wykonawcę co do terminów realizacji Zamówienia. Wszelkie zmiany w harmonogramie muszą uzyskać pisemną akceptację Zamawiającego. §3 Wykonawca zobowiązuje się do: 1) dostawy i wdrożenia kompletnych systemów obejmujących zarówno samo oprogramowanie zarządzające, jak i wszystkie inne niezbędne licencje czy urządzenia, 2) wykonywania przedmiotu zamówienia z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi przy programowaniu oraz wdrażaniu oprogramowania, 3) przeprowadzenia szkoleń z podziałem dla: pracowników Wydziału Kadr, Szkoleń i Płac, Wydziału Księgowości, BHP (pełne szkolenie z całości funkcjonalności systemów), administratorów (funkcjonalność systemów, struktura bazy i prace administracyjne) oraz dla pracowników UM (moduł/funkcjonalność dla pracowników). Szkolenia odbędą się w siedzibie Zamawiającego zgodnie z harmonogramem i w uzgodnionych terminach, 4) dostarczenia materiałów szkoleniowych: dla pracowników Wydziału Kadr, Szkoleń i Płac, Wydziału Księgowości, BHP, administratorów, pozostałych pracowników (w formie elektronicznej – 2x płyta CD/DVD, w wersji papierowej – po 2 egzemplarze), 5) dostarczenia dokumentacji technicznej oraz instrukcji obsługi użytkownika końcowego i administratora w języku polskim(w formie elektronicznej – 2x płyta CD/DVD, w wersji papierowej – 2 egzemplarze). 1. 2. 3. 4. 5. §4 Wykonawca oświadcza, że posiada pełne nieskrępowane prawo do udzielania licencji oraz wdrażane oprogramowanie spełnia wymagania w zakresie ustawy o ochronie danych osobowych. Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia bezterminowej niewyłącznej licencji na oprogramowanie. Wykonawca oświadcza, że dostarczone i wdrożone przez niego rozwiązanie nie posiada żadnych ukrytych/nieudokumentowanych mechanizmów mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo danych przechowywanych w systemach teleinformatycznych Zamawiającego. System musi być zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o ochronie informacji niejawnych, Kodeksem pracy i przepisami wykonawczymi. Wykonawca dostarczy – w terminie podpisania protokołu dostawy i wdrożenia przedmiotu umowy – opis struktury zbioru danych osobowych i sposobu ich ochrony oraz opis sposobu przepływu danych między systemami, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Brak dostarczenia tych opisów uprawnia Zamawiającego do odmowy podpisania ww. protokołu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 46/52 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. §5 Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych, do zachowania poufności informacji i danych, będących tajemnicą służbową uzyskanych w trakcie świadczenia usług związanych z realizacją umowy. Wykonawca zapewni kompetentny personel do realizacji zamówienia. Wykonawca potwierdza, że wszyscy pracownicy Wykonawcy (w tym pracownicy podwykonawcy) biorący udział w realizacji zadania podpisali „Oświadczenia o zachowaniu poufności”, które stanowią załączniki do niniejszej umowy. Jeżeli Wykonawca stwierdzi, że konieczne jest oddelegowanie innych/kolejnych pracowników/podwykonawców do realizacji niniejszej umowy, to powiadomi o tym Zamawiającego i przekaże Zamawiającemu podpisane przez tych pracowników „Oświadczenia o zachowaniu poufności”. Działania te nie wymagają aneksowania umowy, jednakże muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego niespełnienie warunków z ust. 2-4, Zamawiający ma prawo wstrzymać realizację umowy do czasu wywiązania się przez Wykonawcę z powyższych obowiązków. Za opóźnienia w realizacji umowy, a wynikające z ust. 5, odpowiada Wykonawca. Wykonawca zobowiązuje się: 1) do przestrzegania Polityki Bezpieczeństwa Urzędu Miasta Rybnika, 2) do zachowania, tak w okresie obowiązywania niniejszej umowy, jak również po jej zakończeniu, tajemnicy, co do wszystkich danych pozyskanych przy wykonywaniu niniejszej umowy, a także innych informacji mogących mieć charakter poufny, dotyczących przedmiotu niniejszej umowy, 3) po zakończeniu realizacji zadania do trwałego usunięcia przekazanych przez Zamawiającego informacji i danych otrzymanych podczas realizacji zadania, 4) do nie wykorzystywania przekazanych informacji i materiałów do innych celów niż realizacja niniejszej umowy. §6 W trakcie trwania prac Zamawiający zobowiązuje się do: 1) oddelegowania kompetentnych pracowników do współpracy z Wykonawcą, 2) zapewnienia dostępu do telefonicznej sieci publicznej oraz Internetu w miejscu realizacji Zamówienia, 3) zapewnienia personelowi Wykonawcy możliwości wykonywania pracy w miejscach pozostających pod kontrolą Zamawiającego, w uzgodnionych z Wykonawcą godzinach. 1. 2. 3. §7 Wykonawca udzieli Zamawiającemu 60 miesięcznej gwarancji na dostarczone urządzenia i 12 miesięcznej gwarancji na pozostałe elementy przedmiotu zamówienia. Okres gwarancji będzie liczony od daty podpisania protokołu odbioru końcowego dostawy i wdrożenia przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń. Jeżeli w ramach gwarancji Wykonawca dostarczył Zamawiającemu nowy sprzęt wolny od wad albo dokonał istotnych napraw sprzętu objętego gwarancją, termin gwarancji biegnie na nowo od chwili dostarczenia sprzętu wolnego od wad lub zwrócenia sprzętu naprawionego. Jeżeli Wykonawca wymieni część sprzętu, powyższy zapis stosuje się odpowiednio do części wymienionej. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 47/52 4. W ramach realizowanego zamówienia Wykonawca świadczył będzie przez okres trwania gwarancji bezpłatne gwarancyjne usługi serwisowe, które będą obejmować: 1) prawidłowe działanie zgodnie z SIWZ i przepisami prawa, 2) wsparcie techniczne administratora systemu, 3) dokonywanie upgrade’ów oprogramowania do nowszych wersji, wynikających ze zmian obowiązujących przepisów prawa oraz rozszerzających funkcjonalność modułów, 4) pomoc na telefon (hot-line) lub mailem w dni robocze w godzinach pracy urzędu, 5) usuwanie błędów w oprogramowaniu, dostawę poprawionych wersji wraz z niezbędną dokumentacją, instalacje wersji wolnych od błędów, 6) naprawa baz danych, jeśli zostały uszkodzone przez wdrożone oprogramowanie, 7) naprawę dostarczonego sprzętu, lub jego wymianę na nowy o funkcjonalności i parametrach nie gorszej niż wymogi SIWZ, 8) dostarczenie sprzętu zastępczego do czasu usunięcia usterki/awarii dostarczonego sprzętu, 9) konsultacje w zakresie obsługi technicznej i użytkowej oprogramowania narzędziowego i aplikacyjnego z czasem reakcji do 8 godzin od momentu przyjęcia zgłoszenia w dni robocze, 10) usuwanie usterek i awarii wynikających z winy Wykonawcy przy zachowaniu następujących terminów: a) czas usunięcia awarii – Wykonawca zobowiązuje się użyć wszystkich dostępnych mu środków by usunąć awarię w ciągu 2 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, b) czas usunięcia usterki – Wykonawca zobowiązuje się użyć wszystkich dostępnych mu środków by usunąć usterkę w ciągu 5 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, przy czym - awaria – rozumiana jest jako niepoprawne działanie systemu/modułu, które jest niemożliwe do samodzielnego usunięcia przez Zamawiającego, a uniemożliwia eksploatację systemu; - usterka - to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, brak właściwej weryfikacji wprowadzanych danych skutkującej zapisaniem do bazy danych niekompletnych, niespójnych bądź nielogicznych, która jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. Terminy podane powyżej mogą ulec zmianie każdorazowo w wyniku pisemnych (poczta elektroniczna) ustaleń pomiędzy Stronami, w terminie przewidzianym na usunięcie usterki/awarii 11) wykonanie na swój koszt naprawy gwarancyjnej przez usunięcie wad albo przez wymianę całości lub części oprogramowania - w przypadku, gdy po odbiorze przedmiotu umowy, ale nie później niż w ciągu 12 miesięcy od daty podpisania protokołu końcowego przedmiotu umowy, wyjdą na jaw wady wyłączające lub ograniczające przydatność oprogramowania, o czym Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę. Okres gwarancji dla całego systemu ulegnie wówczas przedłużeniu odpowiednio: w przypadku usunięcia wad – o okres wykonania naprawy, a w przypadku dokonania wymiany – o następne 12 miesięcy, 12) przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego jednej bezpłatnej wizyty w każdym kwartale obowiązywania gwarancji na systemy z udziałem osób kompetentnych ze strony Wykonawcy w zakresie zgłoszonych przez Zamawiającego odpowiednio wcześniej zagadnień; przesunięcie wizyty na kolejny kwartał może się odbyć za obopólną zgodą stron. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 48/52 5. 6. 1. 2. 3. Wykonawca będzie jedyną stroną odpowiedzialną za świadczenia usług gwarancyjnych obejmujących dostarczone przez Wykonawcę systemy, urządzenia i usługi. Wszelkie prace gwarancyjne nie wymagają jakichkolwiek dodatkowych opłat ze strony Zamawiającego, w szczególności kosztów dojazdu, delegacji, dostawy, podmiany urządzeń. §8 Po zakończeniu okresu gwarancji na przedmiot zamówienia poza dostarczonym sprzętem, Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia asysty technicznej, która będzie obejmować: 1) wsparcie techniczne administratora systemu, 2) dokonywanie upgrade’ów oprogramowania do nowszych wersji wynikających ze zmian obowiązujących przepisów prawa oraz rozszerzających funkcjonalność modułów, 3) pomoc na telefon (hot-line) lub mailem w dni robocze w godzinach pracy urzędu, 4) usuwanie błędów w oprogramowaniu, dostawę poprawionych wersji wraz z niezbędną dokumentacją, instalacje wersji wolnych od błędów, 5) naprawa baz danych, jeśli zostały uszkodzone przez wdrożone oprogramowanie, 6) konsultacje w zakresie obsługi technicznej i użytkowej oprogramowania narzędziowego i aplikacyjnego z czasem reakcji do 8 godzin od momentu przyjęcia zgłoszenia w dni robocze, 7) usuwanie usterek i awarii wynikających z winy Wykonawcy przy zachowaniu następujących terminów: a) czas usunięcia awarii – Wykonawca zobowiązuje się użyć wszystkich dostępnych mu środków by usunąć awarię w ciągu 2 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, b) czas usunięcia usterki – Wykonawca zobowiązuje się użyć wszystkich dostępnych mu środków by usunąć usterkę w ciągu 5 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, przy czym - awaria – rozumiana jest jako niepoprawne działanie systemu/modułu, które jest niemożliwe do samodzielnego usunięcia przez Zamawiającego, a uniemożliwia eksploatację systemu; - usterka - to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, brak właściwej weryfikacji wprowadzanych danych skutkującej zapisaniem do bazy danych niekompletnych, niespójnych bądź nielogicznych, która jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. Terminy podane powyżej mogą ulec zmianie każdorazowo w wyniku pisemnych (poczta elektroniczna) ustaleń pomiędzy Stronami, w terminie przewidzianym na usunięcie usterki/awarii. 8) przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego jednej bezpłatnej wizyty w każdym kwartale obowiązywania asysty technicznej na systemy z udziałem osób kompetentnych ze strony Wykonawcy w zakresie zgłoszonych przez Zamawiającego odpowiednio wcześniej zagadnień; przesunięcie wizyty na kolejny kwartał może się odbyć za obopólną zgodą stron. Wykonawca będzie jedyną stroną odpowiedzialną za świadczenie usług asysty technicznej. Wszelkie prace wymienione w ust. 1 nie wymagają jakichkolwiek dodatkowych opłat ze strony Zamawiającego, w szczególności kosztów dojazdu, delegacji, dostaw itp. §9 1. Wynagrodzenie za przedmiot umowy wynosi brutto …………. zł (…………złotych), w tym należny podatek VAT. 2. Wynagrodzenie nie podlega zmianie i waloryzacji do końca realizacji umowy. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 49/52 § 10 1. Rozliczenie za przedmiot umowy nastąpi czterema fakturami: 1) pierwsza faktura – w wysokości 70% wynagrodzenia umownego – po podpisaniu przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy protokołu odbioru dostawy i wdrożenia systemów, 2) druga faktura – w wysokości 10% wynagrodzenia umownego – po zakończeniu okresu 12 miesięcznej gwarancji za przedmiot zamówienia 3) trzecia faktura – w wysokości 10% wynagrodzenia umownego – po zakończeniu pełnienia pierwszego roku asysty technicznej opisanej w § 8, 4) czwarta faktura – w wysokości 10% wynagrodzenia umownego – po zakończeniu pełnienia drugiego roku asysty technicznej opisanej w § 8. 2. Termin płatności ustala się na 14 dzień od daty otrzymania faktury. 3. Płatność nastąpi przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturze. 4. Za termin zapłaty ustala się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. § 11 1. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP: ……………... 2. Zamawiający oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP: 642-001-07-58. § 12 W przypadku, gdy przedmiot zamówienia realizowany jest przy pomocy podwykonawców Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za usługi przez nich wykonane. § 13 Wierzytelność wynikająca z niniejszej umowy nie może być przedmiotem cesji na rzecz osób trzecich bez zgody Zamawiającego. § 14 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: 1) za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze stron w wysokości 10% wynagrodzenia umownego, 2) za niedotrzymanie terminu realizacji przedmiotu umowy w wysokości 0,2 % wartości umowy za każdy dzień zwłoki, ale nie więcej niż 30% wynagrodzenia umownego, 3) za zwłokę w usunięciu awarii w wysokości 0,2 % wynagrodzenia umownego za każdy dzień przekroczenia terminu, ale nie więcej niż 20% wynagrodzenia umownego, 4) za zwłokę usunięciu usterki 0,2 % wynagrodzenia umownego za każdy dzień przekroczenia terminu, ale nie więcej niż 20% wynagrodzenia umownego. 2. Odstąpienie od umowy nie powoduje utraty możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania i kar umownych, o których mowa w ust. 1. 3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo, według jego wyboru, do odstąpienia od całości lub części umowy. W przypadku odstąpienia od części umowy, Zamawiający dokonuje zapłaty za wykonane prace, nabywając do nich autorskie prawa majątkowe. 4. Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 50/52 § 15 1. Koordynatorami ze strony Zamawiającego są: Grażyna Dudzik, Joanna Podleśny, Magdalena Sebzda. 2. Osobą odpowiedzialną za realizację zamówienia ze strony Wykonawcy jest ……... 3. Zmiany osób, o których mowa w ust. 1 i 2 wymagają pisemnego oświadczenia Zamawiającego lub Wykonawcy pod rygorem nieważności. § 16 Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której, dokonano wyboru Wykonawcy. § 17 W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. § 18 Sprawy sporne, mogące wyniknąć na tle realizacji niniejszej umowy, rozstrzygane będą przez sąd właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego. § 19 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową maja zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90 poz. 631 z późn. zm.). § 20 Umowa sporządzona jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. Integralną część niniejszej umowy stanowią Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia i Oferta. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 51/52 ZAŁĄCZNIK nr 6 – Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności Strona Z ogólnej liczby stron (pieczęć Wykonawcy) ............................ imię i nazwisko ............................ data i miejsce urodzenia ............................ ............................ adres zamieszkania ............................ ............................ nazwa i adres firmy OŚWIADCZENIE Stwierdzam własnoręcznym podpisem, że zobowiązuję się bezterminowo nie ujawniać żadnych wiadomości stanowiących tajemnicę służbową i państwową, a także wszelkich informacji dotyczących działalności Urzędu Miasta Rybnika z siedzibą w Rybniku przy ul. Bolesława Chrobrego 2, które zostaną powzięte w trakcie wykonywania prac objętych umową zawartą między w/w Urzędem Miasta Rybnika a ……(nazwa firmy)………… dotyczącą ………(przedmiot umowy)…………… Oświadczam, że znana jest mi odpowiedzialność karna, wynikającej z niedotrzymania powyższego zobowiązania. ....................... miejscowość i data .................... podpis Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 pt. „Od administracji PROCEDUR do administracji REZULTATÓW – UM Rybnika wzorcową JST” nr projektu POKL.05.02.01-00-157/10 52/52
