ZAŁĄCZNIK NR 5 do ZARZĄDZENIA NR 18/2010 DYREKTORA

ZAŁĄCZNIK NR 5
do ZARZĄDZENIA NR 18/2010
DYREKTORA GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W OLEŚNICY
z dnia 31 grudnia 2010 r.
RAMOWE PROCEDURY ZARZĄDZANIA RYZYKIEM
Przyjmuje się następujący tryb postępowania w procesie zarządzania
ryzykiem wewnętrznym:
1) wyznaczenie kluczowych obszarów działania,
2) zidentyfikowanie obszarów ryzyka w ramach wyznaczonych obszarów działania,
3) zdefiniowanie i opis tych ryzyk,
4) oszacowania istotności danego ryzyka,
5) określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka,
6) odpowiedź na ryzyko – działania zapobiegawcze i prewencyjne, zarówno te już
podjęte, jak i niezbędne w przyszłości /planowane,
7) przypisanie konkretnych zadań związanych z przeciwdziałaniem danemu
rodzajowi ryzyka konkretnym pracownikom Ośrodka Pomocy Społecznej,
8) sporządzenie mapy ryzyka,
9) monitoring i raportowanie.
1.
2.
Graficzny schemat cyklu zarządzania ryzykiem:
IDENTYFIKACJA
OCENA
RYZYKA
OCENA APETYTU NA RYZYKO
(ISTOTNOŚĆ
I PRAWDOPODOBIEŃSTWO)
RYZYKA
MISJA
CELE SŁUŻĄCE REALIZACJI MISJI
ROCZNY PLAN PRACY
WDRAŻANIE I
MONITOROWANIE
ZAPEWNIENIE
KONTROLI
RYZYKA
OKREŚLENIE
REAKCJI
NA RYZYKO
1
3.
Metodologia postępowania przy realizacji wskazanej powyżej ścieżki
jest następująca:
1) Wyznaczenie kluczowych obszarów działania
Wyznaczenia obszarów działania Ośrodka Pomocy Społecznej dokonuje się
w oparciu o Statut i Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej.
2) Zidentyfikowanie obszarów ryzyka w ramach wyznaczonych obszarów
działania
Identyfikacja obszarów ryzyka w kontekście obszarów działania polega na określeniu
ryzyk w oparciu o podział (pomocniczy):
1) ryzyka zewnętrzne i wewnętrzne;
2) ryzyka na poziomie jednostki i na poziomie zadań.
3) Zdefiniowanie i opis ryzyk
Ten (kluczowy) moment obejmuje proces identyfikacji znanych powszechnie oraz
nowo zidentyfikowanych ryzyk. Analiza ma na celu opisanie ryzyka tak dobrze, aby
możliwa była jego ocena i wybór właściwych działań. Ryzyka można klasyfikować
pod kątem obiektów (zdarzeń, procesów itp.) lub podmiotów (grup osób lub
jednostek). Można wskazywać szereg czynników ryzyka mających wpływ na wynik
analizy, np.:
1) sytuacja finansowa jednostki,
2) liczba pracowników jednostki i ich kwalifikacje,
3) kwestie etyki zachowań pracowników,
4) naciski na jednostkę z zewnątrz (np. polityczne, itp.),
5) liczba, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,
6) jakość przepisów prawnych,
7) zmiana zakresu rzeczowego lub terytorialnego działania jednostki,
8) zmiany sposobu działania, fluktuacja kadr, przeobrażanie struktury
organizacyjnej,
9) zmiany systemów informatycznych,
10) wyniki i upływ czasu od wcześniej przeprowadzonej kontroli jednostki lub
audytu,
11) warunki pracy w jednostce.
Aby identyfikacja ryzyka była obiektywna, pogłębiona i w perspektywie długiego
okresu czasu cechowała się systematycznością i logiką w zakresie podejmowanych
działań, należy przestrzegać następujących zasad:
1) identyfikacja ryzyka musi być dokonywana przez poszczególnych pracowników,
2) metoda identyfikacji i analizy musi być jednakowa dla całej jednostki,
3) praca nad tym zagadnieniem musi się odbywać planowo i systematycznie,
4) priorytetem powinny być kluczowe kryteria (np. osiągnięcie najważniejszych
celów jednostki),
5) identyfikacja ryzyk powinna być dokonywana w ścisłym odniesieniu do
obszarów ryzyka.
4.
Należy również brać pod uwagę czynniki sprzyjające powstawaniu
danych ryzyk, np.:
2
 niepowodzenia w osiąganiu celów w przeszłości: nie zrealizowanie zadania
lub celu, przekroczenie planowanych wydatków;
 nieprawidłowości w przeszłości: nieprawidłowe wydatki, naruszenie procedur,
naruszenie prawa lub regulacji wewnętrznych, zalecenia pokontrolne itp.,
 czynniki ryzyka wewnętrznego: charakter i specyfika działalności, wielkość
jednostki, liczba pracowników, wielkość majątku trwałego, liczba operacji itp.
5.
Analiza istotności danego ryzyka
Analizując istotność danego ryzyka należy mieć na uwadze fakt, iż proces ten ma
charakter subiektywnej oceny dokonywanej przez poszczególnych pracowników
Ośrodka.
Określenie istotności danego ryzyka powinno się odbywać w oparciu o następującą
skalę istotności:
 Wysokie: rozwiązanie problemu będzie wymagało dużego nakładu
czasu/zasobów. Usunięcie skutków będzie trudne lub wręcz niemożliwe.
Wywrze istotny wpływ na organizację i stanie się ważnym wydarzeniem
publicznym.
 Średnie: rozwiązanie problemu będzie wymagało umiarkowanego nakładu
czasu/zasobów. Usunięcie skutków będzie wymagało czasu. Może stać się
wydarzeniem publicznym.
 Niskie: rozwiązanie problemu będzie wymagało czasu, lecz problem nie
spowoduje trwałej szkody. Nie stanie się wydarzeniem publicznym.
6.
Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka
Analizując prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka także należy pamiętać,
iż proces ten ma charakter subiektywnej oceny dokonywanej przez poszczególnych
pracowników Ośrodka.
Przyjmuje się, że prawdopodobieństwo jest:
 Wysokie: gdy jest więcej niż 60% szans, że ryzyko wystąpi o ile nie
zostanie zmniejszone, (lub ryzyko będzie się krystalizować rutynowo lub
systematycznie).
 Średnie: gdy jest więcej niż 10%, ale mniej niż 60% szans, że ryzyko
wystąpi o ile nie zostanie zmniejszone, (lub ryzyko będzie się krystalizować
okazjonalnie lub w wyniku zbiegu niezwykłych okoliczności),
 Niskie: gdy jest mniej niż 10% szans, że ryzyko wystąpi o ile nie zostanie
zmniejszone, (lub ryzyko będzie się krystalizować rzadko, jego przypadki
będą pojedyncze).
Pogrupowanie ryzyk wg ich istotności oraz prawdopodobieństwa wystąpienia,
powinno wyznaczyć Dyrektorowi GOPS kierunki priorytetowe w podejmowaniu
działań zaradczych i wskazać rzeczywiste zagrożenia w realizacji zadań i celów
jednostki.
7.
Odpowiedź na ryzyko
Opisując zarówno już podjęte, jak i planowane działania zaradcze, należy oprzeć się
na dokumentach i opracowaniach wewnętrznych Ośrodka Pomocy Społecznej takich,
jak np.: zarządzenia Dyrektora, polecenia Dyrektora kierowane do pracowników oraz
na faktycznie realizowanych działaniach, które podjęto dotychczas na różnych
odcinkach pracy Ośrodka Pomocy Społecznej. Jeżeli przeprowadzona analiza
wykaże,
iż dotychczas
podejmowane
środki
są
niewystarczające
do
3
zminimalizowania danego ryzyka, to należy wówczas rozważyć i opracować nowe
procedury i rozwiązania służące temu, by dane ryzyko cechował niższy poziom
prawdopodobieństwa.
Jednocześnie pamiętać należy, iż odpowiedź na ryzyko może przybierać różnorakie
formy:
 przeniesienie – przekazanie ryzyka innemu podmiotowi, np. polisa
ubezpieczeniowa,
 tolerowanie – ograniczone możliwości działania, tj. ograniczenie działania do
niezbędnego minimum wymaganego zakresem obowiązków lub aktem prawnym
zlecającym realizację pewnych celów; wysokie koszty ewentualnych skutków
wystąpienia danego ryzyka;
 działanie – najliczniejsza grupa, cel: osłabienie ryzyka do akceptowalnego
poziomu;
Przypisanie konkretnych zadań związanych z przeciwdziałaniem
danemu rodzajowi ryzyka konkretnym pracownikom
Przypisanie konkretnych zadań powinno się odbyć na zasadzie logicznocelowościowej w korelacji z wewnętrznymi zarządzeniami i instrukcjami regulującymi
zakres działania poszczególnych pracowników Ośrodka. Należy kierować się też
zasadą unikania rozmycia odpowiedzialności poprzez przypisanie danego zadania
zbyt dużej grupie pracowników.
Po osiągnięciu niniejszego etapu procesu analizy i zarządzania ryzykiem, należy
dokonać syntetycznego podsumowania dotychczasowych ustaleń, wyników i
zamierzeń w formie tabelarycznej, według poniższego wzoru:
8.
IDENTYFIKACJA RYZYKA
Lp.
Obszary
działani
a
Obszar
ryzyka
(2)
(3)
(1)
9.
ANALIZA RYZYKA
ODPOWIEDŹ NA RYZYKO
PrawdopoOsoby
Opis Istotność dobieństwo Działania Działania odpowieryzyka ryzyka wystąpienia podjęte planowane dzialne za
ryzyka
realizację
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Stworzenie mapy ryzyka
Sporządzenie diagramu grupującego poszczególne ryzyka wg ich istotności w
korelacji z prawdopodobieństwem wystąpienia (czyli mapy ryzyka) jest najprostszą
metodą obrazującą w sposób graficzny te obszary działania Ośrodka, na które w
sposób szczególny powinno zwrócić uwagę Dyrektor jednostki. Mapę ryzyka
sporządza się według wzoru:
4
ISTOTNOŚĆ
WYSOKA
III.
II.
I.
ŚREDNIA
VI.
V.
IV.
NISKA
IX.
VIII.
VII.
NISKIE
ŚREDNIE
WYSOKIE
PRAWDOPODOBIEŃSTWO
Mapa ryzyka wyznacza obszary ryzyka o różnej wadze i istotności.
Wyszczególnić można 9 obszarów:
I. obszar absolutnie priorytetowy wymagający permanentnego nadzoru
Dyrektora GOPS,
II. obszar istotny wymagający ciągłego nadzoru,
III. obszar istotny ale o małym prawdopodobieństwie wystąpienia – nadzór
cykliczny,
IV. obszar ważny wymagający ciągłego nadzoru średniego i niskiego szczebla
zarządzania,
V. obszar ważny wymagający cyklicznego nadzoru średniego i niskiego szczebla
zarządzania,
VI. obszar potencjalnie ważny, lecz o małym prawdopodobieństwie wystąpienia,
VII. obszar zagrożeń mało istotnych, wymagający monitoringu na poziomie
pracowników,
VIII. obszar zagrożeń mało istotnych, wymagający jedynie sporadycznego nadzoru
i raportowania w dłuższych odstępach czasu,
IX. obszar zagrożeń praktycznie nieistotnych.
1.
2.
3.
4.
10. Monitoring ryzyka
Monitoring obejmuje zestaw działań mających na celu wykonanie przeglądu i
określenia, czy ustalony poziom ryzyka uległ zmianie, zapewnienie skuteczności
dotychczasowych mechanizmów kontrolnych oraz monitorowanie rozwoju
uzgodnionych działań w zakresie zarządzania ryzykiem.
Monitoring jest prowadzony przez upoważnionego pracownika GOPS.
Monitoring ryzyka należy wykonywać sukcesywnie w miarę pojawiających się
potrzeb, nie rzadziej niż raz w roku.
Z przeprowadzonych działań monitorujących sporządza się raport.
5