zatwierdzam - bip.poznan.pl

Załącznik Nr 1 do zarządzenia
Nr 46/2010/K
Prezydenta Miasta Poznania
z dnia 26.10.2010 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
WYDZIAŁU OBSŁUGI URZĘDU
I.
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
§1
1. Pracą Wydziału kieruje dyrektor przy pomocy 2 zastępców:
a. zastępcy ds. zarządzania obiektami,
b. zastępcy ds. obsługi.
2. Przy wykonywaniu zadań Wydział stosuje zatwierdzone procesy zgodne z normą PN-EN
ISO 9001:2009.
§2
Wydział dzieli się na następujące oddziały i stanowiska pracy:
1) Oddział Ekonomiczny, w skład którego wchodzi:
a)
kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. ewidencji i likwidacji środków trwałych,
c)
stanowisko ds. rozliczeń,
d) stanowisko ds. budżetu i analiz;
2) Oddział Organizacyjno-Administracyjny, w skład którego wchodzi:
a) kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. organizacyjnych,
c) stanowisko ds. administracyjnych,
d) stanowisko ds. obsługi sekretariatu;
3) Oddział Zaopatrzenia i Koordynacji Zamówień, w skład którego wchodzi:
a)
kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. zaopatrzenia,
Strona 1 z 10
c)
stanowisko ds. telefonii komórkowej,
d) stanowisko ds. obsługi administracyjnej zamówień;
4) Oddział Zarządzania Obiektami, w skład którego wchodzi:
a)
kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. zarządzania obiektami,
c)
stanowisko ds. kontroli dostępu,
d) stanowisko ds. ochrony p.poż.,
e)
stanowisko obsługi technicznej;
5) Oddział Inwestycji i Remontów, w skład którego wchodzi:
a)
kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. nadzoru inwestorskiego,
c)
stanowisko ds. remontów;
6) Oddział Konserwacji, w skład którego wchodzi:
a)
kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. konserwacji,
c)
stanowisko ds. telefonii stacjonarnej,
d) stanowisko obsługi technicznej;
7) Oddział Obsługi Poligraficznej, w skład którego wchodzi:
a) kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. systemu zarządzania wydrukami i kopiami,
c) stanowisko ds. obsługi poligraficznej,
d) stanowisko obsługi technicznej;
8) Oddział Monitoringu i Obsługi Spotkań, w skład którego wchodzi:
a) kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. obsługi klienta,
c) stanowisko ds. sprzętu multimedialnego i obsługi spotkań,
d) stanowisko obsługi technicznej;
9) Oddział Transportu, w skład którego wchodzi:
a) kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. transportu,
c) kierowca samochodu osobowego,
d) kierowca samochodu towarowo-osobowego;
10) Kancelaria działająca na prawach oddziału, w skład której wchodzi:
a) kierownik Kancelarii,
Strona 2 z 10
b) stanowisko ds. obsługi kancelaryjnej;
11) Oddział Doręczeń, w skład którego wchodzi:
a) kierownik Oddziału,
b) stanowisko ds. doręczeń,
c) goniec.
§3
1. Dyrektor organizuje wykonanie zadań należących do Wydziału oraz reprezentuje Wydział
na zewnątrz.
2. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad:
1) Oddziałem Ekonomicznym,
2) Oddziałem Organizacyjno-Administracyjnym,
3) Oddziałem Zaopatrzenia i Koordynacji Zamówień.
3. W razie nieobecności dyrektora jego zadania i kompetencje w zakresie kierowania
Wydziałem wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Wydziału i zarządzeń Prezydenta
wykonują jego zastępcy w następującej kolejności:
1) zastępca ds. zarządzania obiektami,
2) zastępca ds. obsługi.
§4
1. Zastępcy dyrektora podlegają dyrektorowi Wydziału.
2. Zastępca dyrektora ds. zarządzania obiektami sprawuje bezpośredni nadzór nad:
1) Oddziałem Zarządzania Obiektami,
2) Oddziałem Inwestycji i Remontów,
3) Oddziałem Konserwacji.
3. Zastępca dyrektora ds. obsługi sprawuje bezpośredni nadzór nad:
1) Oddziałem Monitoringu i Obsługi Spotkań,
2) Oddziałem Transportu,
3) Kancelarią,
4) Oddziałem Doręczeń,
5) Oddziałem Obsługi Poligraficznej.
§5
Schemat struktury organizacyjnej Wydziału i podporządkowanie poszczególnych oddziałów
i stanowisk przedstawia załącznik Nr 2 do zarządzenia.
Strona 3 z 10
§6
Liczba etatów w Wydziale określona jest w załączniku Nr 3 do zarządzenia.
II.
ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁU
§7
1. Wydział prowadzi sprawy związane z zapewnieniem kompleksowej obsługi Urzędu
Miasta Poznania, między innymi w zakresie: zaopatrzenia, telekomunikacji, transportu,
usług kancelaryjnych oraz technicznej obsługi sesji Rady Miasta Poznania. Do Wydziału
należy również zarządzanie nieruchomościami i lokalami, w tym remonty i modernizacja
budynków, w których Urząd prowadzi działalność.
2. Do zadań Wydziału należy w szczególności:
1) w zakresie zapewnia kompleksowej obsługi Urzędu:
a) zapewnienie zaopatrzenia,
b) obsługa telekomunikacyjna,
c) obsługa transportowa,
d) obsługa poligraficzna,
e) obsługa kancelaryjna,
f) ochrona mienia,
g) logistyczna obsługa imprez i spotkań organizowanych w obiektach Urzędu,
h) prowadzenie spraw związanych z ewidencją pieczęci i pieczątek nagłówkowych
i urzędowych;
2) w zakresie zarządzania nieruchomościami i lokalami, w których Urząd prowadzi
działalność:
a) bieżące administrowanie,
b) zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej,
c) zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji,
d) utrzymanie nieruchomości i lokali w stanie niepogorszonym zgodnie z ich
przeznaczeniem,
e) realizacja remontów i inwestycji,
f) zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów Prawa
energetycznego,
Strona 4 z 10
g) prowadzenie
spraw
związanych
z
wynajmem
oraz
innymi
umowami
cywilnoprawnymi dotyczącymi korzystania z nieruchomości, budynków, budowli i
lokali,
h) ewidencjonowanie nieruchomości, budynków, budowli i lokali oraz związanej z
nimi infrastruktury;
3) ewidencjonowanie
i
ochrona
składników
majątku
ruchomego,
stanowiącego
wyposażenie Urzędu Miasta Poznania;
4) zapewnienie technicznej obsługi sesji Rady Miasta Poznania;
5) prowadzenie biura rzeczy znalezionych;
6) realizacja zadań wynikających z zawartych porozumień dotyczących kosztów
utrzymania Poradni Zakładowej (rozliczenia finansowe, kalkulacje, wystawianie faktur)
oraz obsługa administracyjna Poradni;
7) planowanie i realizacja budżetu zadaniowego Wydziału;
8) realizacja zadań
obronnych wynikających z „Planu operacyjnego funkcjonowania
Miasta Poznania w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa i w czasie
wojny”.
III. ZAKRES ZADAŃ ODDZIAŁÓW I STANOWISK PRACY
§8
1. Do zadań Oddziału Ekonomicznego należy:
1) planowanie we współpracy z oddziałami i stanowiskami pracy budżetu zadaniowego
Wydziału,
2) przygotowywanie projektu budżetu w zakresie wydatków bieżących i majątkowych
Urzędu,
3) przygotowywanie projektów planów finansowych z zakresu wydatków bieżących i
majątkowych Urzędu oraz projektu planu finansowego w zakresie budżetu
zadaniowego Wydziału,
4) opracowywanie harmonogramu realizacji wydatków bieżących i majątkowych
Urzędu,
5) przygotowywanie dokumentów do wypłaty w zakresie wydatków bezpośrednich
Wydziału, wydatków bieżących i majątkowych Urzędu,
6) zapewnienie
terminowej
realizacji
zobowiązań
z zawartych umów, zleceń i porozumień,
Strona 5 z 10
finansowych
wynikających
7) przygotowywanie zapotrzebowań na uruchomienie środków finansowych oraz analiza
wykorzystania środków finansowych,
8) przygotowywanie wniosków w sprawie zmian w planie finansowym zatwierdzonym w
budżecie,
9) opracowywanie półrocznych i rocznych sprawozdań opisowych z wykonania zadań
i planu finansowego w zakresie wydatków bieżących i majątkowych Urzędu,
10) przygotowywanie miesięcznych informacji o zaangażowaniu bezpośrednim wydatków
budżetowych w zakresie wydatków bieżących i majątkowych Urzędu,
11) prowadzenie rejestru umów Wydziału,
12) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia w ewidencji elektronicznej, a
także sprawozdań w tym zakresie oraz spraw związanych z likwidacją środków
trwałych,
13) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem propozycji limitów kilometrów
wykorzystywania samochodów prywatnych dla celów służbowych pracowników
Urzędu,
14) przygotowywanie rozliczeń i wystawiania faktur obciążeniowych dla klientów
zewnętrznych w zakresie zadań realizowanych przez Wydział.
2. Do zadań Oddziału Organizacyjno-Administracyjnego należy:
1) prowadzenie całości spraw związanych z obsługą sekretariatu Wydziału,
2) prowadzenie podręcznej ewidencji mienia ruchomego w Wydziale,
3) prowadzenie niektórych spraw osobowych pracowników Wydziału, w tym: ewidencji
czasu pracy, ewidencji urlopów pracowniczych i ich wykorzystania, ewidencji
zwolnień lekarskich oraz listy obecności w pracy,
4) prowadzenie spraw zamówień i ewidencji pieczątek i pieczęci urzędowej oraz
kontrolowanie sposobu ich zabezpieczania i prawidłowości prowadzenia ich ewidencji
w wydziałach,
5) zlecanie przygotowanych przez wydziały komunikatów i ogłoszeń do prasy oraz
prowadzenie rozliczeń w tym zakresie,
6) przygotowywanie sprawozdań z wykonania planów pracy Wydziału na podstawie
informacji dostarczonych przez poszczególne oddziały,
7) obsługa administracyjna oraz realizacja zadań wynikających z zawartych porozumień
dotyczących kosztów utrzymania Poradni Zakładowej,
8) prowadzenie biura rzeczy znalezionych.
3. Do zadań Oddziału Zaopatrzenia i Koordynacji Zamówień należy:
Strona 6 z 10
1) realizacja zapotrzebowań Urzędu na towary i usługi,
2) prenumerata dzienników promulgacyjnych oraz realizacja zamówień na prasę,
3) koordynacja
obsługi
zapotrzebowań
Urzędu
za
pomocą
elektronicznego
zintegrowanego systemu zaopatrzenia,
4) opracowywanie wysokości limitów na towary standardowe dla wydziałów,
5) prowadzenie spraw związanych z obsługą telekomunikacyjną w zakresie telefonii
komórkowej dla wydziałów,
6) przygotowywanie we współpracy z innymi Oddziałami, procedur związanych z
udzieleniem zamówień publicznych, w zakresie zadań należących do Wydziału,
7) tworzenie we współpracy z innymi wydziałami oraz jednostkami organizacyjnymi
Miasta katalogu grup zakupowych, w ramach zintegrowanego systemu zakupów.
4. Do zadań Oddziału Zarządzania Obiektami należy:
1) przygotowanie,
realizacja
i
aktualizacja
polityki
zarządzania
obiektami,
opracowywanie, aktualizacja i koordynacja realizacji planów zarządzania obiektami,
określanie standardów obsługi obiektów,
2) zapewnienie informacji wizualnej wewnątrz i na zewnątrz budynków,
3) opracowanie
i wdrażanie standardów wyposażenia pomieszczeń biurowych z
uwzględnieniem zaleceń służb BHP,
4) koordynacja wszystkich prac na obiektach, w tym translokacji,
5) zapewnienie dostaw mediów oraz odbioru nieczystości stałych i płynnych przez
podmioty zewnętrzne,
6) zapewnienie utrzymania czystości wewnątrz i na zewnątrz zarządzanych obiektów,
7) prowadzenie
całokształtu
spraw
związanych
z
najmem
powierzchni
w
administrowanych obiektach,
8) ochrona przeciwpożarowa obiektów,
9) prowadzenie dokumentacji obiektów budowlanych,
10) prowadzenie całokształtu spraw związanych z systemem kontroli dostępu oraz
zapewnienie ochrony w zarządzanych obiektach,
11) prowadzenie i bieżąca aktualizacja bazy pomieszczeń w zakresie stanu technicznego
oraz bazy danych o pomieszczeniach,
12) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem kart zbliżeniowych dla pracowników
Urzędu i klientów zewnętrznych,
13) prowadzenie spraw związanych z parkingami Urzędu.
5. Do zadań Oddziału Inwestycji i Remontów należy:
Strona 7 z 10
1) opracowywanie oraz obsługa realizacyjna okresowych harmonogramów remontów i
inwestycji (WPI),
2) usuwanie skutków awarii w zarządzanych obiektach,
3) dokonywanie przeglądów obiektów w terminach i w sposób określony przepisami
Prawa budowlanego,
6. Do zadań Oddziału Konserwacji należy:
1) usuwanie
awarii
i
wykonywanie
niektórych
prac
remontowo-naprawczych
wykonywanych sposobem gospodarczym,
2) wykonywanie prac stolarskich i ślusarskich,
3) uczestnictwo w translokacjach,
4) wspomaganie Oddziału Monitoringu i Obsługi Spotkań w organizacji imprez,
5) prowadzenie spraw związanych z obsługą telekomunikacyjną w zakresie telefonii
stacjonarnej dla wydziałów,
6) prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami,
7) prowadzenie spraw związanych z ewidencją, przechowywaniem i eksponowaniem
flag, godła państwowego oraz herbu miasta,
8) realizacja i nadzorowanie prac konserwacyjno-porządkowych.
7. Do zadań Oddziału Obsługi Poligraficznej należy:
1) obsługa zleceń w zakresie kopiowania, drukowania, skanowania, zszywania,
bindowania, laminowania, kopertowania i innych prac możliwych technicznie do
wykonania w Powielarni,
2) obsługa jednostek organizacyjnych Urzędu w zakresie wykonywania pieczątek,
3) obsługa eksploatacyjno-rozliczeniowa ogólnodostępnych kopiarko-drukarek,
4) zapewnienie właściwego stanu technicznego sprzętu,
5) prowadzenie spraw związanych z obsługą systemu zarządzania wydrukami i kopiami,
6) sporządzanie okresowych analiz ilości wydruków i kopii wykonywanych przez
jednostki organizacyjne Urzędu.
8. Do zadań Oddziału Monitoringu i Obsługi Spotkań należy:
1) obsługa logistyczna imprez odbywających się w obiektach Urzędu,
2) koordynacja obsługi imprez w oparciu o elektroniczny system rezerwacji sal,
3) wsparcie technicznie obrad Rady Miasta Poznania oraz posiedzeń komisji,
4) zapewnienie właściwego stanu technicznego sprzętu wykorzystywanego podczas
imprez i spotkań,
Strona 8 z 10
5) prowadzenie ewidencji i monitoringu zleceń kierowanych do Wydziału oraz
sporządzanie okresowych sprawozdań w tym zakresie;
9. Do zadań Oddziału Transportu należy:
1) organizacja i koordynacja całokształtu gospodarki w zakresie transportu na potrzeby
jednostek organizacyjnych UMP,
2) realizacja zapotrzebowań w zakresie potrzeb transportowych klientów,
3) zapewnienie właściwego stanu technicznego zarządzanej bazy transportowej,
4) rozliczanie kosztów usług transportowych;
5) prowadzenie dokumentacji pozwalającej na rozliczenie czasu pracy kierowców.
Do zadań Kancelarii należy:
10.
1) obsługa kancelaryjna jednostek organizacyjnych UMP oraz innych podmiotów
obsługiwanych przez Wydział,
2) bieżące sprawdzanie poczty elektronicznej kierowanej na oficjalną skrzynkę
internetową Urzędu, przekazywanie jej do właściwych adresatów oraz monitorowanie
udzielania odpowiedzi w tym zakresie,
3) udzielanie informacji interesantom.
11. Do zadań Oddziału Doręczeń należy bezpośrednie doręczanie korespondencji urzędowej
oraz innych przesyłek kierowanych do adresatów zamieszkujących lub prowadzących
działalność na terenie Miasta Poznania.
.
IV. PODPISYWANIE PISM
§9
1.
Dyrektor Wydziału uprawniony jest do aprobaty i podpisywania pism, zgodnie z
zasadami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.
2.
Dyrektor Wydziału podpisuje dokumenty dotyczące spraw osobowych w Wydziale,
w zakresie nie zastrzeżonym dla Prezydenta, Sekretarza i innych uprawnionych osób.
3.
Zastępca dyrektora i kierownicy oddziałów parafują przed przedłożeniem dyrektorowi
Wydziału wnioski o urlop podległych sobie pracowników.
4. Uprawnienia pracowników w zakresie podpisywania pism określają karty stanowisk pracy
lub odrębne pełnomocnictwa i upoważnienia.
Strona 9 z 10
V. PRZEPISY KOŃCOWE
§ 10
1. Dla zapewnienia jednolitego oznakowania akt Wydział stosuje symbol OU.
2. Dla rozróżnienia pism przygotowywanych przez poszczególne oddziały i stanowiska
pracy, w Wydziale stosuje się następujące symbole:
1)
OU.I -
Oddział Ekonomiczny
2)
OU.II –
Oddział Organizacyjno-Administracyjny
3)
OU.III –
Oddział Zaopatrzenia i Koordynacji Zamówień
4)
OU.IV –
Oddział Zarządzania Obiektami
5)
OU.V –
Oddział Inwestycji i Remontów
6)
OU.VI –
Oddział Konserwacji
7)
OU.VII –
Oddział Obsługi Poligraficznej
8)
OU.VIII –
Oddział Monitoringu i Obsługi Spotkań
9)
OU.IX –
Oddział Transportu
10)
OU.X –
Kancelaria
11)
OU.XI –
Oddział Doręczeń
3. Po symbolu Wydziału i Oddziału pracownicy mogą stosować swoje symbole literowe
zgodnie z oznaczeniami ustalonymi odrębnym zarządzeniem dyrektora.
4. Adres poczty elektronicznej Wydziału: [email protected].
Strona 10 z 10