DOC, 24576KB - bip.poznan.pl
advertisement
Załącznik Nr 3do zarządzenia Nr 265/2015/P PREZYDENTA MIASTA POZNANIA z dnia 28.04.2015r. REGULAMIN OKREŚLAJĄCY MINIMALNE WYMOGI OBOWIĄZUJĄCE PRZY UDZIELANIU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, O KTÓRYCH MOWA W ART. 4 PKT 8 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH §1 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) „zamawiającym” – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Poznania; 2) „wydziale zamawiającym” – należy przez to rozumieć wydziały i biura Urzędu Miasta Poznania udzielające zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty wyrażonej w art. 4 pkt 8 ustawy; 3) „wykonawcy” – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę; 4) „protokole” – należy przez to rozumieć dokument sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3.1 do Regulaminu; 5) „ewidencji” – należy przez to rozumieć zbiorcze zestawienie zamówień, o wartości nieprzekraczającej kwoty wyrażonej w art. 4 pkt 8 ustawy, udzielonych w danym roku budżetowym przez wydział zamawiający, sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3.2 do Regulaminu. Rozdział 1 Zasady ogólne §2 1. Realizacja zamówień, których wartość szacunkowa w danym roku budżetowym nie przekracza kwoty wyrażonej w art. 4 pkt 8 ustawy, odbywa się z przestrzeganiem zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów przy udzielaniu zamówień publicznych. 2. Wydatki muszą być dokonywane na cele i w wysokościach ustalonych w planie rzeczowofinansowym. 3. Wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 1, poprzedza każdorazowo samodzielna weryfikacja Planu Zamówień Publicznych w kontekście wartości podkategorii przewidzianej dla danego przedmiotu zamówienia oraz wyboru właściwej procedury udzielenia zamówienia. 4. Wyboru wykonawcy należy dokonywać w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, z poszanowaniem zasady jawności i przejrzystości stosowanych zasad. 5. Czynności wyboru wykonawcy mogą dokonywać wyłącznie osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 6. Procedura wyboru wykonawcy, któremu powierzona zostanie realizacja przedmiotu zamówienia, prowadzona jest wg zasad określonych w rozdziale 4 Regulaminu. 7. W sytuacji udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 7000 euro nie jest obligatoryjne stosowanie procedur, o których mowa w rozdziale 4 Regulaminu. §3 1. Zamówień, o których mowa w § 2 ust. 1 Regulaminu, udzielają samodzielnie dyrektorzy wydziałów i biur Urzędu Miasta Poznania. 2. W sytuacji udzielania zamówień publicznych o wartości większej niż 7000 euro i jednocześnie nieprzekraczającej kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, dyrektor wydziału zamawiającego może powierzyć przeprowadzenie procedury wyboru wykonawcy wydziałowi zamówień na następujących zasadach: 1) podstawą przeprowadzenia procedury jest prawidłowo wypełniony i podpisany druk ZPP-ZO, stanowiący załącznik nr 3.3 do Regulaminu, przekazany do wydziału zamówień w formie pisemnej i elektronicznej; 2) za dokumentację, o której mowa w pkt. 1, pełną odpowiedzialność służbową ponosi dyrektor wydziału zamawiającego; 3) wszystkie kompetencje i obowiązki wynikające z § 6 i 9 Regulaminu, przypisane dyrektorowi wydziału zamawiającego, przekazuje się odpowiednio Zastępcy Dyrektora ds. zamówień publicznych w Wydziale Zamówień i Obsługi Urzędu; 4) jeżeli w trakcie prowadzonej procedury zajdzie konieczność udzielenia wykonawcom wyjaśnień lub podjęcia negocjacji w zakresie dotyczącym zagadnień merytorycznych związanych z przedmiotem zamówienia, dyrektor wydziału zamawiającego zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania wydziałowi zamówień informacji niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia postępowania; 5) po przeprowadzonej procedurze wyboru wykonawcy wydział zamówień przekazuje do wydziału zamawiającego informację o możliwości podpisania umowy z wybranym wykonawcą. Procedurę podpisywania umowy, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi Urzędu Miasta Poznania, prowadzi wydział zamawiający. 3. W przypadku opisanym w ust. 2 wydział zamawiający zobowiązany jest do przekazania do wydziału zamówień informacji o podpisaniu umowy w terminie 3 dni roboczych od jej zawarcia. Rozdział 2 Opis przedmiotu zamówienia §4 1. Określenia przedmiotu zamówienia dokonuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na przygotowanie oferty i zapewnienie porównywalności złożonych ofert. 2. W przypadku wartości szacunkowej przekraczającej 7000 euro, w celu określenia przedmiotu zamówienia konieczne jest sporządzenie: 1) dokumentacji projektowej i specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót – przy zamówieniach na roboty budowlane; 2) programu funkcjonalno-użytkowego – przy zamówieniach na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych. Rozdział 3 Obliczanie wartości zamówienia §5 1. Wszczęcie procedury udzielenia zamówienia każdorazowo musi być poprzedzone ustaleniem wartości zamówienia. 2. Wartość zamówienia musi uwzględniać całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. 3. Jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy i usługi, ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania. Jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania. 4. Przez dzień wszczęcia postępowania należy rozumieć upublicznienie woli udzielenia zamówienia, stanowiące datę wysłania zapytania ofertowego albo, w przypadkach określonych w § 7, datę podpisania umowy na realizację zamówienia. 5. Podstawą ustalenia wartości szacunkowej na roboty budowlane jest w szczególności kosztorys inwestorski sporządzony na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo w przypadku określonym w § 4 ust. 2 pkt 2 – planowane koszty prac projektowych oraz planowane koszty robót budowlanych określonych w programie funkcjonalnoużytkowym. 6. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane należy uwzględnić również wartość dostaw oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy, związanych z wykonywaniem przedmiotowych robót budowlanych. 7. Zakazuje się dzielenia zamówienia na części i zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. Rozdział 4 Procedura postępowania dla zamówień o wartości powyżej 7000 euro §6 1. Udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość jest większa niż 7000 euro i jednocześnie nie przekracza kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, wymaga przeprowadzenia rozeznania rynku zgodnie z zasadami niniejszego rozdziału. 2. Rozeznanie rynku, o którym mowa w ust. 1, odbywa się poprzez skierowanie zapytania ofertowego w formie pisemnej, faksem lub mailem do takiej liczby wykonawców (nie mniejszej niż 3), która zapewni konkurencję i wybór najkorzystniejszej oferty. 3. Zapytanie ofertowe musi być podpisane przez dyrektora wydziału zamawiającego albo osobę przez niego upoważnioną, z zastrzeżeniem zapisów § 3 ust. 2 pkt 3 Regulaminu. 4. Zapytanie ofertowe musi zawierać co najmniej informacje ujęte we wzorze Zapytania ofertowego, który stanowi załącznik nr 3.4 do Regulaminu. 5. Zapytanie ofertowe kieruje się do wykonawców, którzy zgodnie z wiedzą zamawiającego profesjonalnie zajmują się wykonywaniem robót budowlanych, usług albo realizacją dostaw objętych przedmiotem zamówienia. 6. Niedozwolone jest kierowanie zapytania ofertowego do wykonawcy, który realizując zamówienie na rzecz wydziału zamawiającego, nie dochował należytej staranności. 7. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany jest na podstawie kryteriów oceny odnoszących się do przedmiotu zamówienia, w szczególności ceny. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest również uwzględnienie właściwości podmiotowych wykonawcy, w szczególności jego doświadczenia zawodowego, z zastrzeżeniem przekazania wykonawcom informacji o stosowanych kryteriach wyboru oferty najkorzystniejszej oraz z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania. 8. Dopuszcza się negocjowanie z wykonawcami (w formie pisemnej, faksem lub mailem) cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia, na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert. §7 1. W uzasadnionych przypadkach, których z zachowaniem należytej staranności nie można było przewidzieć, a zachodzi konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia, dyrektor wydziału zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od obowiązku wynikającego z § 6 ust 1 Regulaminu. Stosowne uzasadnienie odstąpienia od zasad określonych w rozdziale 4 Regulaminu zamieszcza się w protokole. 2. W sytuacji, kiedy z obiektywnych przyczyn możliwe jest udzielenie zamówienia wyłącznie jednemu wykonawcy, procedury określone w rozdziale 4 Regulaminu nie znajdują zastosowania. Stosowne uzasadnienie odstąpienia od zasad określonych w rozdziale 4 Regulaminu zamieszcza się w protokole. Rozdział 5 Ewidencja §8 1. Każdy z wydziałów ma obowiązek prowadzić ewidencję zamówień. Informacje zawarte w prowadzonej ewidencji stanowią podstawę sporządzenia sprawozdania, o którym mowa w art. 98 ustawy oraz w § 5 ust. 4 zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania w sprawie realizacji zadań dotyczących przeprowadzania zamówień publicznych przez Urząd Miasta Poznania. 2. Każdorazowe udzielenie zamówienia musi być odnotowane w ewidencji, o której mowa w ust. 1. Rozdział 6 Protokół postępowania §9 1. Po udzieleniu zamówienia o wartości przekraczającej 7000 euro sporządza się protokół, w którym wskazuje się w szczególności opis przedmiotu zamówienia, wartość zamówienia, nazwy i adresy wykonawców, do których kierowano zapytanie ofertowe, porównanie złożonych ofert oraz uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej. 2. Protokół podpisuje osoba, która dokonywała wyboru oferty najkorzystniejszej, zatwierdza dyrektor wydziału zamawiającego. Rozdział 7 Umowy w sprawach zamówień publicznych § 10 1. Umowy zawierane z wykonawcami na realizację zadań o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty wyrażonej w art. 4 pkt 8 ustawy muszą zabezpieczać interesy Miasta Poznania i wskazywać podstawę prawną udzielenia zamówienia. 2. Do zawieranych umów stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. Rozdział 8 Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia § 11 1. Informacja o każdym udzielonym zamówieniu o wartości przekraczającej 14 000 euro musi być każdorazowo publikowana w Biuletynie Informacji Publicznej na zasadach określonych przez wydział zamówień. 2. Publikacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje wydział zamawiający, a w przypadku określonym w § 3 ust. 2 Regulaminu – wydział zamówień. 3. Na podstawie decyzji dyrektora wydziału zamawiającego możliwa jest publikacja informacji o udzieleniu zamówienia o wartości poniżej kwoty określonej w ust. 1. 4. Ogłoszenie, o którym mowa powyżej, musi zawierać elementy wyszczególnione w załączniku nr 3.5 do Regulaminu. 5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu pisemnej zgody Sekretarza Miasta, możliwe jest odstąpienie od publikowania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Rozdział 9 Sprawozdania § 12 1. Wydział Zamówień i Obsługi Urzędu przynajmniej raz do roku przedkłada Sekretarzowi Miasta zbiorcze sprawozdanie z realizacji zamówień o wartości, o której mowa w § 2 ust. 1 Regulaminu. 2. Podstawą sporządzenia sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, są w szczególności informacje przekazane na podstawie § 5 ust. 4 zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania w sprawie realizacji zadań dotyczących przeprowadzania zamówień publicznych przez Urząd Miasta Poznania. 3. Wydział Zamówień i Obsługi Urzędu w celu opracowania sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, uprawniony jest do weryfikacji dokumentacji prowadzonej przez wydziały i biura Urzędu Miasta z Regulaminu. Poznania w związku z realizacją obowiązków wynikających
