IPOC-III.3127.3.12.2013.PŻ Gdańsk, dnia 11.10.2013 r

Gdańsk, dnia 11.10.2013 r.
IPOC-III.3127.3.12.2013.PŻ
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
na przeprowadzenie szkolenia pn. Zasady rozliczania krajowych i zagranicznych
podróży służbowych - warsztaty
dla pracowników Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, Wydziału
Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji.
I Założenia ogólne:
1. Termin i miejsce szkolenia: 5 – 8 listopada 2013 r., Pomorski Urząd Wojewódzki
w Gdańsku
2. Czas trwania szkolenia: 2 dni robocze, od godziny 9.00 do 14.00,
3. Zleceniodawca zapewnia miejsce do realizacji szkolenia tj. salę szkoleniową
wyposażoną w rzutnik multimedialny oraz flipchart,
4. Zleceniodawca zapewnia catering,
5. Liczba uczestników szkolenia: ok. 24 osoby. Zleceniodawca przekaże ostateczną listę
uczestników na 2 dni przed szkoleniem.
II. Zakres tematyczny szkolenia:
1. Podróż krajowa
- określenie miejsca rozpoczęcia podróży
- dieta

wysokość diety

skutki podwyższenia diety krajowej

prawo do otrzymania diety

sytuacje w których dieta nie przysługuje

całodzienne wyżywienie a prawo do diety

% obniżenie diety z tytułu zapewnienia wyżywienia

usługa hotelarska w ramach której zapewniono wyżywienie a prawo do diety

zwrot kosztów wyżywienia a prawo do diety a przychód pracownika
(interpretacje US)

dni wolne od pracy a prawo do diety

koszty przejazdu

określenie środka transportu

zwrot należności z tytułu przejazdu nieudokumentowanych biletem

zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów
służbowych

opłaty za parking i przejazd autostradą

dodatkowe koszty związane z przejazdem pracownika własnym samochodem

koszt noclegu

kiedy przysługuje zwrot kosztów noclegu a kiedy ryczałt

ograniczenie zwrotu kosztów noclegu do dwudziestokrotności przysługującej
diety

wysokość wypłaconego ryczałtu za nocleg

kiedy pracodawca ma prawo odmówić wypłaty ryczałtu za nocleg

koszty dojazdów

w jakich sytuacjach następuje wypłata ryczałtu na dojazdy

zwrot faktycznie poniesionych wydatków
2. Podróż zagraniczna

czas pobytu pracownika poza granicami kraju

łączenie podróży zagranicznej z odbyciem podróży krajowej (liczenie czasu)

dieta

prawo do otrzymania diety

śniadanie w cenie noclegu a wysokość diety

sytuacje w których dieta nie przysługuje

możliwość obniżenia diety zagranicznej do wysokości diety krajowej

należność pieniężna na wyżywienie a wysokość diety

koszty przejazdów i dojazdów

zwrot kosztów przejazdu uzależniony od środka transportu

zwrot kosztów przejazdu samochodem niebędącym własnością pracodawcy

ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu

kiedy nie przysługuje ryczałt na dojazdy

koszty noclegu

sposoby zwrotu kosztów za nocleg
3. Rozliczanie zaliczek na niezbędne koszty podróży służbowej
- Krajowa podróż służbowa
- Zagraniczna podróż służbowa

zaliczka w walucie obcej (prawidłowe kursy do rozliczenia zaliczki/delegacji,
prawidłowe rozliczenie delegacji w przypadku braku wypłaty zaliczki)

rozliczenie udzielonej zaliczki
4. Dokumentowanie wydatków z tytułu podróży służbowej
- Krajowa podróż służbowa
- Zagraniczna podróż służbowa
5. Należności za czas podróży służbowej a przychód pracownika
6. Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej

Pojęcie czasu pracy

Zaliczenie podróży służbowej do czasu pracy

Przypadki, kiedy podróż służbowa nie jest zaliczana do czasu pracy

Zapewnienie odpoczynku po podróży służbowej

Nadgodziny powstałe w trakcie podróży służbowych (rozliczanie, ustalanie
wynagrodzenia)

Orzecznictwo SN dotyczące rozliczania czasu pracy w podróży służbowej

Należności za czas podróży służbowej a koszty uzyskania przychodu

Wyjazdy służbowe osób nie będących pracownikami (umowy cywilnoprawne)

Kwestie umowne dotyczące zwrotu należności w związku z odbywaniem
podróży służbowych

Na podstawie jakich przepisów dokonywane jest rozliczenie należności dla
osób niebędących pracownikami

W jakich wysokościach dokonuje się zwrotu należności w związku

Odbywaniem podróży służbowych
9. Składka na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w związku z podróżą służbową
10. Podróże służbowe - różne ujęcia

Koszty
wyżywienia
przekraczające
limit
diet
(wyjaśnienia
organów
granicą
(wyjaśnienia
organów
podatkowych)

Używanie
wynajętego
samochodu
za
podatkowych)

Wydatki za przejazd taksówką (wyjaśnienia organów podatkowych)

Powroty do miejsca zamieszkania a prawo do ryczałtu

Ubezpieczenie pracownika na czas odbywania podróży służbowej (wyjaśnienia
organów podatkowych)

Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej w celu uczestniczenia w
szkoleniu

Zwrot kosztów naprawy samochodu nie będącego własnością pracodawcy

Zaliczka pieniężna udzielana pracownikowi

Zwrot pracownikowi prowizji za wypłaty z bankomatu w trakcie zagranicznej
podróży służbowej

Dokonywanie zapłaty kartą firmową

Faktury zagraniczne wystawione w walutach obcych a zasady rozliczenia wg.
ustawy o VAT, CIT, PIT, ustawy o rachunkowości
III. Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia:
Wykonawca zobowiązany jest do:
 przeprowadzenia zajęć,
 dysponowania trenerem zapewniającym należyte wykonanie zadania,
 przygotowania szczegółowego programu szkolenia uwzględniającego zagadnienia
wskazane w pkt II,
 przygotowania i wydrukowania, po akceptacji przez Zleceniodawcę, materiałów
szkoleniowych. Materiały szkoleniowe muszą zostać przekazane Zamawiającemu do
akceptacji najpóźniej na 2 dni przed planowanym szkoleniem na adres e-mail:
[email protected],
 przygotowania i wręczenia certyfikatów ze szkolenia z wyszczególnionym tematem
i terminem szkolenia oraz nazwiskiem prowadzącego. Wzór certyfikatu musi być
zaakceptowany przez Zleceniodawcę,
 zapewnienia możliwości konsultowania się z osobą prowadzącą szkolenie, w kwestii
tematów omawianych na szkoleniu, 14 dni po zakończeniu szkolenia.
IV. Informacje dodatkowe:
1. Do oferty należy dołączyć:
 proponowany program szkolenia uwzględniający zakres szkolenia z pkt. II,
 CV trenera,
 informację o firmie szkoleniowej zawierającą doświadczenie w prowadzeniu
działalności szkoleniowej (tzn. projektowaniu, organizacji, koordynowaniu realizacji
szkoleń, badaniu potrzeb szkoleniowych, przeprowadzaniu szkoleń, ewaluacji szkoleń
i innych),
 całościową kwotę realizacji zamówienia brutto.
2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zleceniodawca zastrzega
sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub
doprecyzowania ofert,
3. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę,
4. Zleceniodawca zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych
w Urzędzie,
5. Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 21 października 2013 r. na
adres e-mail: [email protected].
6. Osoba do kontaktu: Piotr Żabiński, inspektor wojewódzki tel.: 58 30 77 647;
e-mail: [email protected]
Szkolenie dla pracowników oddziału kontroli, certyfikacji wydatków oraz systemu Wydziału
Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji finansowane jest w 85% przez Unię Europejską
z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz w 15% z budżetu państwa w ramach
projektu pn. Podnoszenie kwalifikacji osób zaangażowanych w realizację zadań Instytucji
Pośredniczącej w Certyfikacji w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku w 2013 roku
w ramach działania 1.2 Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013.
Szkolenie dla pracowników zajmujących samodzielne wieloosobowe stanowisko pracy
w Wydziale Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji finansowane jest w 100% ze środków
budżetu państwa.