Rodzaj dokumentu interpretacja indywidualna Sygnatura IPTPB1/415-278/13-7/AP Data 2013.07.25 Autor Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi Temat Podatek dochodowy od osób fizycznych --> Zwolnienia przedmiotowe Podatek dochodowy od osób fizycznych --> Źródła przychodów --> Przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych Słowa kluczowe diety podróż służbowa (delegacja) pracownik wyżywienie zwrot kosztów Istota interpretacji Czy Wnioskodawca jest obowiązany do realizacji obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych dla przychodów ze stosunku pracy w stosunku do „diety ujemnej”, zdefiniowanej w części G. 68 niniejszego wniosku, do której zwrotu pracownik nie został zobowiązany, lub która nie została zwrócona, pomimo wezwania pracodawcy? Wniosek ORD-IN (PDF) 339 kB INTERPRETACJA INDYWIDUALNA Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112 poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, reprezentowanego przez pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 18 kwietnia 2013 r. (data wpływu 22 kwietnia 2013 r.), uzupełnionym pismami z dnia 2 lipca 2013 r. (data wpływu 4 lipca 2013 r.) oraz z dnia 15 lipca 2013 r. (data wpływu 18 lipca 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – jest prawidłowe. UZASADNIENIE W dniu 22 kwietnia 2013 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika. Wniosek nie spełniał wymogów, o których mowa m.in. w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), w związku z czym pismem z dnia 24 czerwca 2013 r., Nr IPTPB1/415-278/13-2/AP, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ww. ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. Wezwanie z dnia 24 czerwca 2013 r. skutecznie doręczono w dniu 27 czerwca 2013 r., w dniu 4 lipca 2013 r. uzupełniono ww. wniosek (data nadania w polskiej placówce pocztowej 2 lipca 2013 r.). Następnie pismem z dnia 8 lipca 2013 r., Nr IPTPB1/415-278/13-5/AP, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ww. ustawy, ponownie wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. Wezwanie z dnia 8 lipca 2013 r. skutecznie doręczono w dniu 11 lipca 2013 r., w dniu 18 lipca 2013 r. uzupełniono ww. wniosek (data nadania 16 lipca 2013 r.). W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe: Z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawę należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167). Stosownie do § 7 przywołanego rozporządzenia - dieta w krajowej podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży, przy czym podlega ona zmniejszeniu w warunkach wskazanych w ustępie 2 tego paragrafu. Sposób dokonywania zmniejszeń (ust. 4) budził wątpliwości interpretacyjne. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej – zmniejszeń dokonuje się w taki sposób, że kwotę diety wyliczoną adekwatnie do czasu trwania podróży służbowej pomniejsza się o kwotę zapewnionego posiłku, każdorazowo wyliczaną od diety podstawowej w wysokości 30 zł. Powyższe może spowodować sytuację, w której pracownik nie otrzyma diety w ogóle, lub nawet powstanie tzw. „dieta ujemna”. Najlepiej ilustruje to następujący przykład: pracownik przebywa w podróży służbowej 10 godzin, zapewniono mu śniadanie i obiad. Wówczas dieta wyliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b przywołanego rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - wynosiłaby 15 zł. Za zapewnione śniadanie należy pomniejszyć ją o 7,50 zł (25% z 30 zł - § 7 ust. 4 pkt 1), a za obiad o 15 zł (50% z 30 zł - § 7 ust. 4 pkt 2). W opisanej sytuacji pomniejszenia przewyższają kwotę należnej diety o 7,50 zł („dieta ujemna”). W uzupełnieniu wniosku z dnia 2 lipca 2013 r. Wnioskodawca wskazał, że w praktyce pracodawca wysyłający pracownika w podróż służbową nie będzie żądał od pracownika zwrotu równowartości „diety ujemnej”, co spowoduje powstanie przychodu po stronie pracownika, mającego źródło w stosunku pracy. Stosownie do § 5 ust. 2 przywołanego wyżej rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - w przypadku diet oraz wydatków objętych ryczałtami pracownik nie jest obowiązany do załączania do rozliczenia kosztów podróży dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki. Wnioskodawca nie posiada zatem faktur, rachunków ani innych dokumentów w tym zakresie. Wskazane rozporządzenie w Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - zostało wydane w wykonaniu ustawowego upoważnienia zawartego w art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), co jednoznacznie przesądza o charakterze podróży odbywanej przez pracownika. Wnioskodawca jest jednostką sfery budżetowej (urzędem zespolonej administracji rządowej w województwie, działającym w formie państwowej jednostki budżetowej), zobowiązanym – jak wskazuje sama nazwa powołanego rozporządzenia - do stosowania jego regulacji w przypadku polecenia pracownikowi wyjazdu w podróż służbową. W związku z powyższym zadano następujące pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku): Czy Wnioskodawca jest obowiązany do realizacji obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych dla przychodów ze stosunku pracy w stosunku do „diety ujemnej”, zdefiniowanej w części G. 68 niniejszego wniosku, do której zwrotu pracownik nie został zobowiązany, lub która nie została zwrócona, pomimo wezwania pracodawcy... Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wystąpienia tzw. „diety ujemnej”, do której zwrotu pracownik nie zostanie wezwany lub która nie zostanie zwrócona pomimo wezwania pracodawcy - po stronie pracownika wystąpi przychód w wysokości równej kwocie tej „diety ujemnej”. Powyższa kwota będzie stanowiła tzw. świadczenie ekstra na rzecz pracownika, mające swoje źródło w stosunku pracy, co wypełnia dyspozycję przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 przywołanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. „Dieta ujemna” nie korzysta ze zwolnienia podatkowego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponieważ przewyższa kwotę należną pracownikowi na podstawie przywołanego wyżej rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W uzupełnieniu wniosku z dnia 2 lipca 2013 r. Wnioskodawca wskazał, iż „dieta ujemna” nie korzysta ze zwolnienia podatkowego statuowanego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z przedmiotowego zwolnienia korzystają jedynie diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości wskazanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - należne pracownikowi od pracodawcy, natomiast „dieta ujemna”, zdefiniowana w części G. 68 niniejszego wniosku, stanowi kwotę, do zapłaty której pracownik byłby obowiązany na rzecz pracodawcy. Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku „diety ujemnej”, do której zwrotu pracownik nie został zobowiązany, lub która nie została zwrócona pomimo wezwania pracodawcy – po stronie pracownika rozliczającego koszty krajowej podróży służbowej powstaje przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w wysokości tej „diety ujemnej” (tzw. świadczenie ekstra na rzecz pracownika). W stosunku do tego przychodu Wnioskodawca, zakład pracy w rozumieniu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej) - jest obowiązany realizować wszystkie obowiązki płatnika tego podatku dla należności ze stosunku pracy. W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy stanowi, iż źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Stosownie do art. 12 ust. 1 cyt. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Jednakże, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. Odrębne przepisy, o których mowa powyżej zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 poz. 167). Zgodnie z przepisem § 2 rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: 1. diety; 2. zwrot kosztów: a. przejazdów, b. dojazdów środkami komunikacji miejscowej, c. noclegów, d. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Zatem przedmiotowe zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest limitowane wysokością diet i innych należności za czas podróży służbowej określonych w ww. rozporządzeniach. Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w powołanym powyżej przepisie jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego, do wyjaśnienia tej kwestii należy posłużyć się treścią art. art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych istotne jest natomiast, że niezależnie od formy w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas wykonywania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, ze zwolnienia od podatku korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach Ministra Pracy i Polityki Społecznej wydanych na podstawie art. 775 § 2 ustawy - Kodeks pracy. W przypadku krajowych podróży służbowych dieta wynosi 30 zł za dobę podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). Pracownik nie otrzymuje diety, jeżeli zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 7 ust. 3 pkt 2). Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2). W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3). Zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. W myśl art. 32 ust. 1 ww. ustawy, zaliczki, o których mowa w art. 31, za miesiące od stycznia do grudnia, z zastrzeżeniem ust. 1a, wynoszą: 1. za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali - 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu; 2. za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu. Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest jednostką sfery budżetowej, który wysyłając pracownika w podróż służbową stosuje się do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Wnioskodawca wskazał sytuację, w której pracownik nie otrzyma diety w ogóle, lub nawet powstanie tzw. „dieta ujemna”. Ilustruje to następujący przykład: pracownik przebywa w podróży służbowej 10 godzin, zapewniono mu śniadanie i obiad. Wówczas dieta wyliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b przywołanego rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - wynosiłaby 15 zł. Za zapewnione śniadanie należy pomniejszyć ją o 7,50 zł (25% z 30 zł - § 7 ust. 4 pkt 1), a za obiad o 15 zł (50% z 30 zł - § 7 ust. 4 pkt 2). W opisanej sytuacji pomniejszenia przewyższają kwotę należnej diety o 7,50 zł („dieta ujemna”). Wnioskodawca wskazał, iż w praktyce pracodawca wysyłający pracownika w podróż służbową nie będzie żądał od pracownika zwrotu równowartości „diety ujemnej”, co spowoduje powstanie przychodu po stronie pracownika, mającego źródło w stosunku pracy. Wnioskodawca nie posiada faktur, rachunków ani innych dokumentów w tym zakresie. Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, że nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie krajowych podróży służbowych stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, od którego Wnioskodawca, jako płatnik, jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 ustawy w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tym miejscu podkreślić jednak należy, że pojęcie „podróży służbowej” należy do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i innych należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowych nie leży w kompetencji organów podatkowych upoważnionych do wykonywania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego. Ponadto Organ podatkowy nadmienia, że jeżeli przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie różnić się od zdarzenia przyszłego występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego zdarzenia przyszłego. Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.