Załącznik Nr 4 - SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU UMOWY

Załącznik nr 4 do siwz
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU UMOWY
Przedmiot zamówienia składa się z następujących części:
1. ANALIZA SYTUACJI SPOŁECZNO-GOSPODARCZEJ.
Do opracowania strategii niezbędne będzie przeprowadzenie analizy społecznogospodarczej obszar funkcjonalnego. Do opracowania analizy Wykonawca opierać się
będzie na danych statystycznych poszczególnych gmin tworzących obszar. Szczegółowej
analizie należy poddać również istniejące dokumenty planistyczne i strategiczne gmin.
Przedmiotowej analizy należy dokonać w sferze: społecznej, gospodarczej, środowiska
naturalnego, infrastruktury technicznej i komunikacyjnej, obecnych i przyszłych inwestycji
w różnych obszarach rozwoju, obecnych i potencjalnych kierunków rozwoju, powiązań
wynikających z procesów historycznych.
Pozyskanie i przygotowanie materiałów i danych niezbędnych do wykonania zamówieniawykonawca wykorzysta dane zarówno publikowane jak i niepublikowane ze źródeł
rozproszonych, możliwie nie starszych niż 10 lat. Zamawiający dopuszcza możliwość
wykorzystania starszych danych w przypadku, gdy niemożliwe będzie zebranie danych
bardziej aktualnych. Wykonawca każdorazowo poinformuje o tym fakcie zamawiającego.
Zamawiający zapewni Wykonawcy pomoc w zdobyciu danych, których Wykonawca, ze
względów formalnych nie będzie w stanie uzyskać, a możliwość taką będzie miał
Zamawiający.
Na tym etapie należy również przeprowadzić konsultacje społeczne (zgodnie z pkt 4)
w każdej gminie w podziale na poszczególne obszary tematyczne: przedsiębiorczość,
zdrowie, edukacja, ochrona środowiska, ekonomia społeczna, transport, sport / turystyka /
rekreacja, administracja/bezpieczeństwo publiczne oraz inne zgodnie z zadaniami
własnymi gminy wskazanymi w ustawie z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym.
2. DIAGNOZA SPOŁECZNO-GOSPODARCZA OBSZARU
Po opracowaniu analizy społeczno-gospodarczej obszaru Wykonawca przystąpi do
opracowania na jej podstawie diagnozy społeczno-gospodarczej. Diagnoza powinna
wskazywać dziedziny życia wymagające konkretnych działań. Przewiduje się zwrócenie
uwagi w szczególności na sfery związane z rynkiem pracy, ochroną środowiska,
działaniami energooszczędnymi zmierzającymi do ograniczenia emisji CO2,
zmniejszeniem barier inwestycyjnych oraz celami tematycznymi funduszy strukturalnych
na lata 2014-2020, powiązaniami pomiędzy gminami wchodzącymi w skład obszaru
funkcjonalnego oraz gminami przyległymi Na tym etapie należy również przeprowadzić
konsultacje społeczne (zgodnie z pkt 4). Przygotowana diagnoza pozwoli na rozpoczęcie
prac związanych z opracowaniem Zintegrowanej Strategii Rozwoju SpołecznoGospodarczego Ostródzko-Iławskiego Obszaru Funkcjonalnego. Po zakończeniu
opracowania diagnozy zostanie zorganizowana jej prezentacja w każdej z gmin
należących do obszaru funkcjonalnego (łącznie 6 spotkań prezentujących diagnozę, po
jednym spotkanie w każdej z gmin). Wykonawca powinien przygotować i poprowadzić
prezentację części diagnostycznej a także prowadzić moderację nad dyskusją
tematyczną. W ramach spotkań prezentujących część diagnostyczną Wykonawca
przygotuje: scenariusz spotkania (podlega przedstawieniu Zamawiającemu), prowadzenie
merytoryczne i moderację, materiały niezbędne do prowadzenia spotkania, salę
wyposażoną w sprzęt multimedialny (rzutnik, ekran, sprzęt nagłośnieniowy z mikrofonami)
poczęstunek (kawa- min. 250 ml/os, herbata- min. 250 ml/os, cukier- min. 10 g/os, mleko-
min. 10 ml/os, ciastka- min. 25 g/os, woda gazowana i niegazowana min. 250 ml/os.) oraz
obsługę uczestników, listę obecności i protokołów ze spotkania, dokumentację zdjęciową.
Spotkania prezentujące część diagnostyczną powinny być przygotowane dla min. 200
osób. Uczestnikami spotkania będą wszystkie osoby z terenu gminy zainteresowane
przedmiotową tematyką.
Informowanie społeczeństwa o prezentacji części diagnostycznej będzie należało do
Zamawiającego. Zamawiający założył, iż informacja o prezentacji części diagnostycznej
będzie odbywała się za pomocą mediów (lokalna prasa, lokalna telewizja, lokalne radio),
plakatów, informacji na tablicach ogłoszeń oraz informacji przekazywanych na wszelkiego
rodzaju spotkaniach organizowanych przez wszystkich członków OIOF. Wszelkie
materiały informujące o prezentacji części diagnostycznej będą uzgadniane z
Wykonawcą. W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć materiał
merytoryczny na co najmniej 21 dni przed wyznaczonym terminem spotkania tak, aby
Zamawiający miał możliwość dotarcia z informacją, na co najmniej 10 dni przed terminem
spotkania, do jak najszerszego grona potencjalnych odbiorców.
3. OPRACOWANIE STRATEGII
Podstawą do opracowania strategii powinny być opracowane uprzednio analiza
i diagnoza sytuacji społeczno-gospodarczej obszaru funkcjonalnego. Opracowana
strategia powinna wskazywać wspólne cele dla obszaru oraz wskazywać kierunki
rozwoju. Powinna również zawierać odniesienia do krajowych i wojewódzkich
dokumentów strategicznych, a także celów funduszy strukturalnych wyznaczonych na
perspektywę lat 2014-2020. Należy zwrócić szczególną uwagę na spójność z aktualną
wojewódzką strategią rozwoju. Opracowana Strategia powinna zostać poddana
procedurze strategicznej oceny oddziaływania na środowisko oraz konsultacjom
społecznym zgodnie z ustawą z dnia 3 października 2008 roku o udostępnianiu informacji
o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz
o ocenach oddziaływania na środowisko.
Biorąc pod uwagę powyższe strategia będzie zawierać, w szczególności: określenie
zewnętrznych uwarunkowań strategii, opis spójności z lokalnymi, regionalnymi, krajowymi
i unijnymi dokumentami strategicznymi, analizę SWOT we wszystkich analizowanych
i diagnozowanych obszarach, wizję i misję OIOF, cele strategii OIOF we wszystkich
analizowanych i diagnozowanych obszarach (w podziale na cele strategiczne
i operacyjne), propozycje typów działań, w tym strategicznych z których każdy powinien
zawierać cel, podmiot odpowiedzialny i ewentualnie podmioty współpracujące, źródła
finansowania oraz zadania wraz z terminami, wynikających z określonych celów, służące
całemu obszarowi funkcjonalnemu, określenie sposobu i realizacji strategii i jej
zarządzania, opis organizacji monitoringu i ewaluacji strategii wraz z określeniem
wskaźników dotyczących celów strategicznych i operacyjnych, plan finansowy.
Opracowywanie strategii będzie odbywało się przy udziale grupy roboczej, składającej się
z przedstawicieli wszystkich jednostek samorządu terytorialnego oraz, w miarę potrzeb,
partnerów wspierających wchodzących w skład OIOF, jeżeli ich udział będzie niezbędny.
Do opracowania strategii Wykonawca wyznaczy co najmniej dwóch ekspertów
planowania strategicznego. Do zadań ekspertów należeć będzie w szczególności:
koordynacja prac grupy roboczej nad strategią, czuwanie nad merytoryczną zawartością
strategii, przygotowanie dokumentu strategii w formie elektronicznej i papierowej oraz
uzgadnianie jej z Zamawiającym na każdym etapie realizacji, spotkania z grupą roboczą
na terenie OIOF.
4. KONSULTACJE SPOŁECZNE
2
Wykonawca, prowadząc działania zmierzające do opracowania analizy i diagnozy
społeczno-gospodarczej oraz strategii rozwoju, będzie zobowiązany do przeprowadzenia
szeroko zakrojonych konsultacji społecznych na terenie gmin tworzących Obszar
Funkcjonalny. Konsultacje należy przeprowadzić na terenie każdej z gmin, w ścisłej
współpracy z ich przedstawicielami. Wykonawca zobowiązany będzie do prowadzenia
oraz moderacji konsultacji społecznych. Konsultacje będą prowadzone w kilku formach.
Podstawową formą konsultacji będą spotkania prowadzone w sołectwach i miastach.
Spotkania powinny być podzielone na poszczególne obszary tematyczne:
przedsiębiorczość, zdrowie, edukacja, ochrona środowiska, ekonomia społeczna,
transport, sport/turystyka/rekreacja, administracja/bezpieczeństwo publiczne oraz inne
zgodnie z zadaniami własnymi gminy wskazanymi w ustawie z dnia 8 marca 1990r.
o samorządzie gminnym.
Po zakończeniu każdego ze spotkań Wykonawca przekaże Zamawiającemu listę
wniosków i opinii zgłoszonych przez uczestników wraz z rekomendacjami do
uwzględnienia bądź nie wraz z uzasadnieniem. Konsultacje w formie korespondencyjnej i
elektronicznej będą prowadzone jako uzupełniająca forma konsultacji społecznych.
Wykonawca zobowiązany będzie do opracowania w języku polskim w wersji
elektronicznej w formacie .pdf oraz plikach źródłowych możliwych do edycji (np.: .doc, xls,
.docx, .rtf, .odt) i udostępnienia Zamawiającemu formularzy niezbędnych do zgłaszania
opinii w ramach konsultacji społecznych. Konsultacje społeczne w wyżej wymienionym
zakresie należy przeprowadzić w dwóch fazach: na etapie opracowywania analizy
społeczno-gospodarczej oraz na etapie opracowywania diagnozy społeczno
gospodarczej.
W ramach spotkań konsultacyjnych, zarówno na etapie części analitycznej jak i
diagnostycznej Wykonawca przygotuje: scenariusz spotkania (podlega przedstawieniu
Zamawiającemu), prowadzenie merytoryczne i moderację, materiały niezbędne do
prowadzenia spotkania, salę wyposażoną w sprzęt multimedialny (rzutnik, ekran, sprzęt
nagłośnieniowy z mikrofonami) oraz obsługę uczestników, listę obecności i protokołów ze
spotkania, dokumentację zdjęciową. Spotkania dotyczące konsultacji społecznych
powinny być przygotowane dla min. 200 osób. Uczestnikami spotkania będą wszystkie
osoby z terenu gminy zainteresowane przedmiotową tematyką (w zależności od przyjętej
metodologii prowadzenia konsultacji: podział na grupy adresatów lub obszary
tematyczne).
Wykonawca musi poinformować Zamawiającego o terminie i miejscu przeprowadzenia
konsultacji społecznych na co najmniej 21 dni przed datą planowanego spotkania.
W ramach konsultacji społecznych na etapie analizy sytuacji społeczno-gospodarczej
należy przeprowadzić nie mniej niż 30 spotkań (min. 5 spotkań w każdej gminie)
natomiast na etapie diagnozy społeczno-gospodarczej obszaru nie mniej niż 18 spotkań
(min. 3 spotkania w każdej gminie). Zamawiający przewiduje możliwość zmiany ilości
spotkań w każdej gminie jednak nie zmniejszając jej minimalnej ilości ogółem.
Wykonawca uzgodni z Zamawiającym minimalną ilość dni na składanie uwag na etapie
konsultacji społecznych.
Uwagi zgłoszone na etapie konsultacji społecznych zostaną przeanalizowane przez
Wykonawcę w porozumieniu z grupą roboczą.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu zgłoszone uwagi na etapie konsultacji
społecznych oraz odpowiedzi na te uwagi w celu upublicznienia ich na stronie
internetowej projektu.
3
Informowanie społeczeństwa o prowadzonych konsultacjach społecznych będzie należało
do Zamawiającego. Zamawiający założył, iż informacja o prowadzonych konsultacjach
społecznych będzie odbywała się za pomocą mediów (lokalna prasa, lokalna telewizja,
lokalne radio), plakatów, informacji na tablicach ogłoszeń oraz informacji przekazywanych
na wszelkiego rodzaju spotkaniach organizowanych przez wszystkich członków OIOF.
Wszelkie działania oraz materiały informujące o prowadzeniu konsultacji społecznych
będą uzgadniane z Wykonawcą, w celu udziału jak największej ilości osób
w przedmiotowych konsultacjach. W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest
dostarczyć materiał merytoryczny na co najmniej 21 dni przed wyznaczonym terminem
spotkania tak, aby Zamawiający miał możliwość dotarcia z informacją, na co najmniej
14 dni przed terminem spotkania, do jak najszerszego grona potencjalnych odbiorców.
Konsultacje na etapie opracowywania strategicznej oceny oddziaływania na środowisko
należy przeprowadzić zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy z dnia 3 października
2008 roku o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa
w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.
5. WSPÓŁPRACA Z ZAMAWIAJĄCYM
Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym. Wykonawca
zobowiązuje się do organizacji spotkań grupy roboczej min. raz na dwa tygodnie.
W czasie spotkań zapewni salę na min. 20 osób, wyposażoną w komputer z dostępem
do Internetu , rzutnik multimedialny wraz z ekranem, drukarkę, kopiarkę, fax, telefon,
papier biurowy. Spotkania należy przeprowadzić kolejno w każdej gminie (Ostróda, Iława,
Miłomłyn, Morąg) rozpoczynając od Ostródy. Zamawiający przewiduje, że ilość spotkań
z grupa roboczą wyniesie 45. Ilość spotkań może ulec zmniejszeniu o 10%. W spotkaniu
ze strony wykonawcy muszą uczestniczyć osoby oddelegowane przez wykonawcę do
realizacji przedmiotu umowy. Zamawiający może wyrazić zgodę (za pomocą poczty
elektronicznej lub faksu) na nieobecność części osób oddelegowanych do realizacji
przedmiotu umowy. W trakcie spotkań wykonawca zapewni uczestnikom : wodę
gazowana i niegazowaną- min 250 ml/osobę; kawę- min. 250 ml/os , herbatę- min. 250
ml/os, cukier- min. 10 g/os, mleko- min. 10 ml/os, ciastka- min. 75 g/os. Wykonawca
przygotuje protokół ze spotkań wraz z listą obecności oraz dokumentacją fotograficzną.
Wykonawca na min. 3 dni robocze przed spotkaniem zobowiązany jest do informowania
(za pomocą poczty elektronicznej) wszystkich uczestników o dacie spotkania.
6. INNE OBOWIĄZKI WYKONAWCY
Wykonawca zobowiązany jest w trakcie opracowywania analizy, diagnozy, strategii do
wykorzystywania nowoczesnych metod i narzędzi adekwatnie do zamierzonego celu,
zgodnie z aktualnym stanem wiedzy na temat opracowywania dokumentów
strategicznych. Wykonawca będzie zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym
oraz powołanej przez Zamawiającego grupy roboczej ds. realizacji projektu. Na
spotkaniach z grupa roboczą Wykonawca będzie konsultował działania związane z
realizacją zamówienia w szczególności treść opracowywanych dokumentów oraz miejsca
prowadzenia konsultacji społecznych. Wykonawca będzie udostępniał na każde żądanie
Zamawiającego aktualnie opracowywane dokumenty oraz materiały źródłowe, w tym
wyniki konsultacji społecznych oraz zgłoszone w nich opinie.
Wykonawca przygotuje projekty uchwał dla Lidera oraz wszystkich partnerów obszaru
dotyczące uchwalenia/przyjęcia przez Rady Miejskie i Gminne Zintegrowanej Strategii
Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Ostródzko-Iławskiego Obszaru Funkcjonalnego na
lata 2015-2025. Ponadto wykonawca zobowiązuje się do uczestniczenia w sesjach Rad
Miejskich i Gminnych (oraz poprzedzających ich komisjach), na których zostaną poddane
4
pod głosowanie uchwały dotyczące uchwalenia/przyjęcia Zintegrowanej Strategii Rozwoju
Społeczno-Gospodarczego Ostródzko-Iławskiego Obszaru Funkcjonalnego na lata 20152025.
Wykonawca zobowiązany jest do oznaczania wszystkich dokumentów zgodnie z
zasadami oznakowania dokumentów finansowanych z Mechanizmu Finansowego
Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2009-2014 zgodnie z Podręcznikiem
Beneficjenta Programu, Podręcznikiem Komunikacji i Identyfikacji Wizualnej oraz
Wymogami dotyczącymi Informacji i Promocji.
Po zakończeniu realizacji zamówienia Wykonawca przekaże przedmiot zamówienia w 20
egzemplarzach (w ciągu 10 dni od przyjęcia przedmiotu zamówienia przez rady
wszystkich samorządów wchodzących w skład OIOF) w wersji papierowej w twardej
oprawie (szata graficzna dokumentu ustalona z Zamawiającym) oraz wersji elektronicznej
gotowej do druku w formacie .pdf oraz formacie edytowalnym (np.: .doc, .docx, .rtf, .odt)
na 20 nośnikach. Wersja elektroniczna powinna także zawierać kompletną dokumentację
z całego procesu opracowywania strategii.
Wykonawca przeniesie na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do wszystkich
elementów prac i dokumentów, powstałych w związku z opracowywaniem Zintegrowanej
Strategii Rozwoju w zakresie rozporządzania nimi i korzystania z nich przez czas
nieoznaczony na wszystkich polach eksploatacji.
5