Microsoft Access 2007

Baza danych to zbiór powiązanych
z sobą informacji, zorganizowanych
w określoną strukturę.
Z bazami danych spotykasz się na co dzień. Są to różnego rodzaju listy osób
(pracowników, uczniów), adresów, spis telefonów, psic numerów rejestracyjnych
samochodów, wykaz książek w bibliotece i wiele innych. Bazy danych można tworzyć
nie tylko na papierze, ale również za pomocą komputera i jest to zdecydowanie
wygodniejszy sposób. Bazy danych utworzone za pomocą komputera można
poddawać dalszej edycji, czyli wprowadzać do nich zmiany, uzupełnienia, poprawki,
wyszukiwać bądź segregować dane w określonym porządku, wyświetlać potrzebne
informacje, drukować.
W bazach komputerowych można udostępniać dane wielu określonym osobom,
zabezpieczając w ten sposób przechowywane informacje przed niepożądanym
dostępem.
Baza, w której dane są przechowywane w postaci kart, jest
nazywana bazą kartotekową. Przykładem tego typu bazy mogą
być karty pacjentów w przychodni lekarskiej.
Obecnie dane najczęściej gromadzi się, przechowuje i przetwarza za pomocą
komputera. Dane w postaci cyfrowej mogą być umieszczone w kilku tabelach
pozostających w ścisłym związku ze sobą. Tego typu bazy są nazywane
relacyjnymi bazami danych.
Programy komputerowe, które służą do przechowywania oraz modyfikacji
danych, są nazywane programami obsługi baz danych. Bazy można tworzyć
na przykład za pomocą aplikacji Access pakietu Microsoft Office.
Oczywiście istnieją również inne aplikacje bazodanowe i pod względem
sposobu ich obsługi mogą się bardzo od siebie różnić. Warto tu wymienić
takie aplikacje, jak Oracle, Paradox, MySQL, Informix czy Interbase.
Dla potrzeb obsługi baz danych opracowano specjalny język programowania –
SQL (ang. Structured Query Language – język zapytań strukturalnych). Mimo
groźnie brzmiącej nazwy jest to jeden z łatwiejszych języków programowania.
Obsługa niektórych baz danych jest praktycznie niemożliwa bez choćby
podstawowej znajomości języka SQL.
Microsoft Access - system obsługi relacyjnych baz danych wchodzący
w skład pakietu biurowego Microsoft Office dla środowiska Windows. Od
wersji 2.0 dostępny w wersji polskiej.
Do przykładowych zastosowań można zaliczyć prostsze aplikacje dla małych
i średnich firm dotyczące analizy oraz przetwarzania danych. Microsoft
Access można również wykorzystać do szybkiego prototypowania aplikacji
bazodanowych.
Tabela w programie do tworzenia relacyjnych baz danych jest
uporządkowanym zbiorem danych, przechowywanych w ujednolicony
sposób. Dane te najczęściej dotyczą określonego tematu i mogą być
poddawane różnym operacjom, na przykład przeglądania, wyszukiwania,
zamieniania, zaznaczania, kopiowana, dołączania nowych danych czy ich
usuwania
Wiersze w tabeli są nazywane rekordami. Zawierają zbiór informacji
o jednym obiekcie. Wiersz składa się z pól opisujących cechy jednego
obiektu.
Kolumna (pole) to struktura danych zawierająca dane jednego, określonego
typu. W pomocy programu Access używane są nazwy: rekord i pole.
Microsoft Access 2007 to najnowszy program do tworzenia baz danych. Jego
głównym zadaniem jest przechowywanie wybranych informacji i ich
odpowiednie grupowanie, co ułatwia szybszy dostęp do nich. Będzie to na
pewno przydatne dla ludzi mających duże jak i małe firmy. Aplikację łatwo
się obsługuje, zatem nie będzie sprawiała problemów tym, którzy mają mało
do czynienia z komputerami. W dodatku, w najnowszej wersji jest
wprowadzonych wiele elementów, których nie znajdziemy w poprzednich.
W tej prezentacji pokażę, jak w prosty sposób stworzyć listę kontaktów osób
w programie Access 2007.
Aby utworzyć nową bazę danych klikamy na logo Office w lewym
górnym rogu ekranu i wybieramy Nowy. W odpowiednim miejscu
wpisujemy nazwę bazy i zatwierdzamy. Pokaże się nam pusta tabela,
do której będziemy wpisywać dane. Po lewej stronie znajduje się
panel, który wyświetla wszystkie zrobione przez nas elementy, takie
jak: tabele, kwerendy, formularze i raporty.
Gdy już utworzyliśmy nową bazę danych należy stworzyć tabelę, w której
wpiszemy potrzebne nam dane. Aby otworzyć tabelę wejdź w zakładkę
Tworzenie. Następnie wybierz Szablony Tabel > Kontakty.
Nie wszystkie kolumny w tym szablonie są nam potrzebne. Aby skasować
kolumny kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Usuń kolumnę.
Po wybraniu kolumn należy wpisać dane.
I gotowe, tak wygląda prosta baza danych programu Access 2007. Oczywiście ten
program jest znacznie bardziej skomplikowany. Dodatkowo można dodawać
kwerendy , formularze i raporty.
Kwerendy tworzymy w celu wyświetlenia danych, połączenia informacji z kilku
tabel, uporządkowania czy wykonania obliczeń na określonych danych.
Za pomocą kwerend można również zmieniać wybrane wartości w wierszach,
usuwać lub dołączać wiersze.
Formularze służą do wprowadzania danych do tabel oraz do ich aktualizowania.
Zanim więc rozpoczniesz uzupełnianie tabel, musisz przygotować odpowiedni
formularz.
Raport służy do prezentacji danych na wydruku. Projektując raport, masz
możliwość ustalenia jego wyglądu przez wybór odpowiednich opcji. W raportach
informacje mogą być grupowane lub porządkowane według określonego
kryterium.