Narysuj mapę procesu

Zarządzanie Procesami
mgr Natalia Płomińska
Dziesięć kroków doskonalenia
procesów (Page 2010)
 1. Sporządź listę procesów
 2. Wybierz proces i przygotuj dokument z założeniami
 3. Narysuj mapę procesu
 4. Oszacuj czas i koszty
 5. Zweryfikuj mapę procesu
 6. Zastosuj techniki usprawniania procesów
 7. Stwórz mierniki i narzędzia
 8. Przetestuj i popraw
 9. Wprowadź nowy proces
 10. Ciągle usprawniaj proces
3. Narysuj mapę procesu
 Mapa procesu pokazuje sekwencję
zdarzeń, które prowadzą od początku
procesu do jego końca.
3. Narysuj mapę procesu
 Od czego zależy szczegółowość mapy procesu?
 Mapę szczegółową warto tworzyć gdy:
 Proces angażuje wielu ludzi
 Występuje wysoka rotacja pracowników w procesie
 Proces jest częścią większego procesu biznesowego
 Mapę ogólną warto tworzyć gdy
 Proces jest słabo zdefiniowany, nie ma zgody co do tego, jak
przebiega i jak funkcjonuje.
 Proces jest złożony.
 Proces charakteryzuje się wysoką zmiennością.
 W jego skład wchodzi wiele podprocesów.
3. Narysuj mapę procesu
 Tworzenie mapy rozpoczynamy od punktu
startowego określonego w dokumencie.
 Z punktu startowego powinna wynikać pierwsza
czynność oraz stanowisko, które tę czynność
wykonuje.
 Obok każdej czynności, która polega na
utworzeniu lub przetworzeniu dokumentu
powinna znaleźć się nazwa tego dokumentu.
 Do następnego etapu procesu dochodzimy
zadając pytanie: co się dalej dzieje z tym
dokumentem?
3. Symbole
CZYNNOŚĆ
DECYZJA
KIERUNEK
PRZEPŁYWU
PROCESU
CZYNNOŚĆ
WYKONYWANA
RÓWNOLEGLE
TERMINATOR
POCZĄTEK / KONIEC
CZYNNOŚĆ
AUTOMATYCZNA
3. Symbole
BAZA DANYCH
RĘCZNE
WPROWADZANIE
DANYCH
ŁĄCZNIK
WEWNĄTRZSTRONICOWY
ŁĄCZNIK
MIĘDZYSTRONICOWY
DOKUMENT
PAPIEROWY
DOKUMENTY
PAPIEROWE
3. Symbole
TELEFON
@
E_MAIL
SPOTKANIE
KONTROLA
WEWNĘTRZNA
MICROSOFT EXCEL
CZAS
3. Narysuj mapę procesu
Dostrzeżenie potrzeby
zatrudnienia nowego
pracownika
1. Wypełnij
formularz
wymaganych
kwalifikacji
Wypełniony
formularz
Tak
2. Przeszukaj
bazę
dostępnych
pracowników
Baza
przeszukana
3. Czy został
znaleziony
pracownik o
odpowiednich
kwalifikacjach?
Nie
3. Narysuj mapę procesu
3. Narysuj mapę procesu
3. Wykonawca czynności
Dostrzeżenie potrzeby
zatrudnienia nowego
pracownika
1. Wypełnij
formularz
wymaganych
kwalifikacji
Wypełniony
formularz
Tak
2. Przeszukaj
bazę
dostępnych
pracowników
Baza
przeszukana
3. Czy został
znaleziony
pracownik o
odpowiednich
kwalifikacjach?
Kierownik Działu
Specjalista ds.
HR
Nie
3. Narzędzia
Dostrzeżenie potrzeby
zatrudnienia nowego
pracownika
1. Wypełnij
formularz
wymaganych
kwalifikacji
Wypełniony
formularz
Tak
2. Przeszukaj
bazę
dostępnych
pracowników
Baza
przeszukana
3. Czy został
znaleziony
pracownik o
odpowiednich
kwalifikacjach?
Kierownik Działu
Specjalista ds.
HR
Nie
3. Czas
 Czas realizacji czynności w procesie
 Czas przebiegu czynności
 Czas realizacji zadań w procesie + czas oczekiwania
 Czas przebiegu procesu
 Suma czasów przebiegu czynności
3. Czas
Dostrzeżenie potrzeby
zatrudnienia nowego
pracownika
40 min
5h
1. Wypełnij
formularz
wymaganych
kwalifikacji
Tak
2h
Wypełniony
formularz
1 dzień
2. Przeszukaj
bazę
dostępnych
pracowników
Baza
przeszukana
3. Czy został
znaleziony
pracownik o
odpowiednich
kwalifikacjach?
Kierownik Działu
Specjalista ds.
HR
Nie
3. Kontrola wewnętrzna
Dostrzeżenie potrzeby
zatrudnienia nowego
pracownika
40 min
5h
1. Wypełnij
formularz
wymaganych
kwalifikacji
Tak
2h
Wypełniony
formularz
1 dzień
2. Przeszukaj
bazę
dostępnych
pracowników
Baza
przeszukana
3. Czy został
znaleziony
pracownik o
odpowiednich
kwalifikacjach?
Kierownik Działu
Specjalista ds.
HR
Nie
3. Łącznik wewnątrzstronicowy
Dostrzeżenie potrzeby
zatrudnienia nowego
pracownika
40 min
5h
1. Wypełnij
formularz
wymaganych
kwalifikacji
2h
Wypełniony
formularz
Tak
2.
1 dzień
2. Przeszukaj
bazę
dostępnych
pracowników
Baza
przeszukana
3. Czy został
znaleziony
pracownik o
odpowiednich
kwalifikacjach?
Kierownik Działu
Specjalista ds.
HR
Nie
2.
3. Łącznik międzystronicowy
Dostrzeżenie potrzeby
zatrudnienia nowego
pracownika
40 min
5h
1. Wypełnij
formularz
wymaganych
kwalifikacji
Tak
2h
Wypełniony
formularz
1 dzień
2. Przeszukaj
bazę
dostępnych
pracowników
Baza
przeszukana
3. Czy został
znaleziony
pracownik o
odpowiednich
kwalifikacjach?
Kierownik Działu
Specjalista ds.
HR
Nie
s.2
4
3. Łącznik międzystronicowy
s.1
3
40 min
5h
4. Skontaktuj się
z agencją
headhunterską
Specjalista ds.
HR
3. Mapa procesu
3. Dokument narracyjny
Nr
czynności
Opis
czynności
Wykonawca Narzędzia
Wynik
czynności
1.
Wypełnienie
formularza
reklamacyjn
ego
Pracownik
call center
Wypełniony
formularz w
formie
papierowej
Dokument
papierowy
3. Programy do mapowania
Większość oprogramowania odpłatna:
 Microsoft Visio
 Process Maker
 Adonis (jest na komputerach WZ)
 Bizagi Process modeler