Rekalkulacja – a co to takiego? Koszty - Plan-de

Rekalkulacja – a co to takiego?
Koszty szacowane a koszty rzeczywiste…
O ile przy produkcji powtarzalnej i masowej, doświadczonemu technologowi, nie jest trudno trafnie
oszacować koszty wykonania zlecenia, o tyle szacowanie kosztów dla produkcji jednostkowej
(produkcja na zlecenie klienta - głównie obróbka metali), czasochłonnej (o długich terminach
realizacji – branża konstrukcyjna) sprawa staje się bardziej skomplikowana. Niemniej jednak, jest ona
ważniejsza z punktu widzenia zysków i strat na zleceniu. A to zwykle cena, czas - i coraz częściej jakość wyrobów oraz nasza wiarygodność, decydują o pozyskaniu oraz utrzymaniu klienta.
Rekalkulacja to porównanie planów z rzeczywistością. Dotyczy to nie tylko kosztów, ale również
czasu oraz ilości materiałów wykorzystanych na realizację zlecenia. Dzięki wprowadzeniu
w przedsiębiorstwie systemu Plan-de-CAMpagne, który w jednej bazie danych łączy informacje
powstające w różnych działach (ofertowanie i sprzedaż, logistyka i magazyn, przygotowanie i
planowanie produkcji, rejestracja czasów pracy itp.) mamy dostęp do rekalkulacji zlecenia już w
trakcie jego realizacji, a nie dopiero po zakończeniu wszystkich prac.
Jeżeli dane na bieżąco trafiają do systemu, wówczas rekalkulacja odbywa się automatycznie i jest
dostępna (dla kadry kierowniczej) w każdej chwili. System Plan-de-CAMpagne umożliwia także
utworzenie szablonów standardowych zestawień i analiz, które ułatwią podejmowanie zarówno
operacyjnych, jak i strategicznych decyzji.
Korzyści z szybkiej rekalkulacji:




Świadomość rentowności produkcji w czasie rzeczywistym,
Możliwość szybkiej reakcji w przypadku przekroczenia planowanych kosztów (renegocjacja
kontraktu),
Szybka identyfikacja przeszacowań i niedoszacowań na etapie planowania czasu wykonania
zlecenia i zużycia materiałów,
Śledzenie kosztów związanych z kooperacją.
Analiza wstecz pozwala między innymi na:




Lepsze szacowanie czasu pracy i zużycie materiałów,
Dostarcza danych ułatwiających ciągłe usprawnienie procesów oraz minimalizację kosztów,
Dostosowanie strategii sprzedaży na podstawie rzeczywistych zysków z poszczególnych
asortymentów,
Właściwe ustawienie priorytetów zadań (określenie „kluczowych klientów”).
Aby dobrze zrozumieć istotę rekalkulacji i jej zalety, warto przeanalizować następującą sytuację:
Pewne przedsiębiorstwo produkcyjne pracuje na systemie klasy ERP o nazwie Plan-de-CAMpagne.
Specjalizuje się w obróbce metali o niewielkim stopniu skomplikowania, w produkcji małoseryjnej
(głównie na podstawie zamówienia klienta zgodnie z przedstawioną przez niego dokumentacją).
Zamówienie na produkcję pięciu sztuk „Wyrobu XYZ” dla klienta STIGO Sp.z.o.o.
1. Przygotowanie produkcji (szacowanie kosztów: zużycia materiałów oraz obciążenia maszyn i
czasu pracy pracowników)
2. Rekalkulacja częściowa (na poszczególnych etapach produkcji)
3. Rekalkulacja finalna (po zakończeniu produkcji)
1. PRZYGOTOWANIE
a. Technolodzy (na podstawie utworzonej wcześniej w systemie BAZY WIEDZY o
operacjach i materiałach) opracowują drzewko technologiczne zawierające
informacje o procesie produkcyjnym (kolejności i szacowanych czasach niezbędnych
na realizację zlecenia) oraz materiałach (rozmiarach jednostkowych) planowanych do
wykorzystania na poszczególnych etapach produkcji.
Rys.1. Okno danych dotyczących zlecenia, uzupełniane przez technologów.
b. System oblicza szacowany koszt wytworzenia zlecenia i sprawdzając dostępność
materiałów na magazynie, podpowiada najbliższy możliwy termin realizacji zlecenia.
c. Na podstawie opracowanego „drzewka” można wydrukować dokumenty
produkcyjne, które w połączeniu z opcją „Rejestracji czasów pracy” umożliwiają
szybkie gromadzenie i przetwarzanie rzeczywistych danych w systemie Plan-deCAMpagne (więcej o rejestracji czasów pracy w newsletterze z poprzedniego
miesiąca). Opracowana technologia, wraz z ustaloną datą dostawy wyrobu finalnego
do klienta, stanowi podstawę planów produkcyjnych.
Rys.2. Fragment „Tabeli obciążeń” dotyczący zlecenia 000146.
W podstawowym module systemu Plan-de-CAMpagne plany produkcyjne odzwierciedlone są w tzw.
„Tabeli obciążeń”, która gromadzi informacje o proponowanym terminie rozpoczęcia produkcji (do
każdej operacji przypisana jest kolumna „teoretyczna data rozpoczęcia”). Tabela ta informuje nas o
dostępności niezbędnych materiałów i podzespołów (tzw. podkalkulacja), szacowanym czasie pracy
dla każdej operacji (czas całkowity) oraz ilości zarejestrowanej liczby sztuk, które przeszły już daną
operację. W zaawansowanym module planowania produkcji, opisana tabela obciążeń jest podstawą
do tworzenia wykresów obciążeń i harmonogramów produkcji umożliwiających tworzenie różnych
wersji planów produkcyjnych w zależności od przyjętej filozofii planowania (np. Just-in-time, Shortest
processing time). Więcej na temat zaawansowanego planowania w kolejnym numerze newslettera.
2. REKALKULACJA CZĘŚCIOWA – rejestracja produkcji
Rekalkulacja odbywa się w pamięci systemu i jest dostępna w postaci zestawienia szacowanych
i rzeczywistych kosztów wytworzenia. Dostępna jest do wglądu już od chwili wykonania pierwszych
działań związanych z realizacją zlecenia, a więc od decyzji o uruchomieniu produkcji. Nadanie numeru
produkcyjnego jest rozpoznawalne przez system jako podjęcie takiej decyzji.
a. Pierwszym istotnym etapem, od którego system rozpoczyna naliczanie kosztów
rzeczywistych, jest pobranie materiałów z magazynu. W zależności od ustawień
systemu, materiał może być pobrany z magazynu z ceną, po jakiej ostatnio został
zakupiony ten materiał, średnią ceną zakupu lub po cenie z faktury (przy wskazaniu
partii, z której został pobrany).
Rys.3. Fragment tabeli zarezerwowanych (na magazynie) materiałów dla zlecenia 000146.
Do wykonania zlecenia nr 146/002 niezbędne jest pobranie ok. 5,5 m pręta okrągłego 24mm. Aby
terminowo rozpocząć produkcję, dnia 03.09.2012 r. pobierzemy 1 pręt o standardowej długości 6m.
Załóżmy, że po zakończeniu obróbki tego materiału, pozostały tak małe skrawki, że zdecydowano o
doliczeniu ich wartości do kosztu wytworzenia tego zlecenia. W systemie, rejestracja pobrania
materiału odbywa się poprzez wybranie odpowiedniej linii i wpisanie ilości wydanej. Informacje takie
jak: numer zlecenia, do którego został pobrany materiał, kto go pobrał i kiedy to nastąpiło, są
przypisywane automatycznie – jednocześnie są zapisywane w historii materiału oraz przetworzone w
rekalkulacji zlecenia.
Możliwe jest pobranie większej ilości niż planowana i późniejszy zwrot niewykorzystanej części oraz pobranie
dodatkowych, nieplanowanych materiałów.
Na zestawieniu, rekalkulacja dla tego pręta może wyglądać w następujący sposób:
Ilość szacowana 5,56 m, a ilość wykorzystana to 6,00 m. Koszt szacowany różni się od kosztu
rzeczywistego o 39%, co może być spowodowane zwiększoną ilością wykorzystanego materiału, bądź
ceną zakupu materiału.
b. Kolejnym etapem jest rejestracja czasów pracy. Nieocenionym wsparciem jest na
tym etapie moduł rejestracji czasów pracy, zbierający i przetwarzający informacje
spływające z produkcji. Prace mogą przebiegać sprawniej niż planowano, albo trwać
dłużej (z przyczyn np. błędnego szacowania czasu, awarii maszyny, braku materiałów,
nieterminowego rozpoczęcia produkcji) i być niedoszacowane lub przeszacowane
kosztowo. Na koszt operacji wpływa głównie czas pracy pracownika i koszt pracy
maszyny w tym czasie.
Rys.4. Podgląd tabelaryczny zestawienia szacowanych i rzeczywistych kosztów dotyczących operacji
wykonywanych dla zlecenia 000146/002 z podtabelą zarejestrowanych czasów pracy.
Zarejestrowane operacje produkcyjne trafiają jako kolejne pozycje do tabeli „Wpisy czasów”.
Przechowywane są informacje o tym, który pracownik i w jakich godzinach pracował nad
wykonaniem określonej operacji dla zlecenia produkcyjnego o numerze 0000146/002. Informacje te,
są pobierane przez system i przeliczane w pamięci na koszt rzeczywisty nazywany „kosztem
naliczonym” (w podziale na poszczególne operacje).
Na zestawieniu, rekalkulacja zlecenia 0000146/002 dla operacji może wyglądać w następujący
sposób:
Zestawienie to informuje dodatkowo o: ilości wykonanych dotychczas sztuk wyrobu na
poszczególnych operacjach, ich gotowości (np. status PwT oznacza produkcję w toku) oraz różnicy
procentowej pomiędzy szacowanym a rzeczywistym kosztem poniesionym dotychczas na wykonanie
poszczególnych operacji. Jeżeli koszt rzeczywisty przekroczy znacząco koszt planowanym, wówczas
pozycja, która wymaga analizy (w celu usprawnienia i wyeliminowania podobnej sytuacji w
przyszłości), będzie podświetlona na kolor czerwony. Tak jak w następującym przykładzie:
3. REKALKULACJA KOŃCOWA ZLECENIA
Po wykonaniu zlecenia na produkcji, następuje etap wysyłki wyrobów gotowych do klienta oraz
wystawienie faktury. Wszystkie te etapy, aż do rejestracji wpływu należności od klienta są
przechowywane w systemie i łatwo dostępne. Umożliwiają one finalną rekalkulację zlecenia i
wykazanie różnicy pomiędzy szacowanym a rzeczywistym kosztem wytworzenia wyrobu dla klienta,
wraz ze wskazaniem miejsc niedoszacowań i przeszacowań.
Rekalkulacja
zbiorcza zlecenia
Rekalkulacja
szczegółowa
zlecenia
Rys.5. Standardowe zestawienie szacowanych i rzeczywistych kosztów dotyczących zlecenia 000146/001.
Dla naszego przykładu, na pełnym zamówieniu 5 sztuk wyrobu XYZ różnica pomiędzy szacowanym, a
rzeczywistym kosztem produkcji wynosi 3,09 zł. (0,12% błędu). Aby dążyć do maksymalizacji zysków
i minimalizacji strat, zawsze warto zwrócić uwagę na miejsca, które mają dużą różnicę procentowej
odchyłki od planu i w razie konieczności wprowadzić usprawnienia. W powyższym przykładzie
operacja montażu (kod BO001) ma prawie 15% niedoszacowania. Skoro czas szacowany pokrywa się
z czasem rzeczywistej produkcji, różnica w kosztach spowodowana może być wyższą niż szacowana
pensją pracownika (wykwalifikowany pracownik, nadgodziny…).
Odchyłki na poszczególnych etapach produkcyjnych mogą być jednorazowe lub występować
cyklicznie. Mogą one dotyczyć pewnego typu wyrobów, pojawiać się podczas wykonywania
określonych operacji, być powiązane z gatunkiem przetwarzanego materiału lub być wynikiem
nieświadomego, nieumiejętnego działania pracownika (lub źle ustawionej maszyny).
Niekwestionowaną zaletą poszerzenia podstawowej funkcjonalności systemu Plan-de-CAMpagne
o moduł rejestracji czasów pracy jest rejestrowanie w systemie (bezpośrednio przez pracowników
produkcyjnych) przyczyn występowania poszczególnych odchyłek (moduł raporty produktów
połączony z rejestracją produkcji za pomocą czytników kodów kreskowych). Informacja taka, pozwala
na szybszą i bardziej rzetelną analizę zysków i strat wykazanych podczas rekalkulacji.
Największe korzyści przynosi rekalkulacja zlecenia, które rejestrowane jest w systemie klasy ERP,
jakim jest Plan-de-CAMpagne. Umożliwia on bowiem kompleksowe gromadzenie informacji
dotyczących zlecenia w jednej bazie danych oraz tworzenie zestawień i analiz porównawczych
dostawanych do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.
W czasach, kiedy szybki dostęp do rzetelnych informacji stanowi o konkurencyjności
przedsiębiorstwa, mądre korzystanie z narzędzia informatycznego tego typu umożliwiają dynamiczne
kreowanie strategii przedsiębiorstwa i zdobywanie klientów nawet podczas kryzysu.
M.M.