Rzeszów, 24.09.2013 r. Zamawiający: Stowarzyszenie na Rzecz Rozwoju i Promocji Podkarpacia „Pro Carpathia” ul. Gałęzowskiego 6/319 35-074 Rzeszów tel./fax. 17 852 85 26 e-mail: [email protected] Zapytanie ofertowe Szanowni Państwo, w związku z realizacją projektu pn. „Ochrona ostoi karpackiej fauny puszczańskiej – korytarze migracyjne” nr URP/SPPW/2.2/KIK/53 współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej zwracamy się z prośbą o złożenia oferty, której przedmiotem będzie: 1. Przeprowadzenie dwóch audytów finansowych ww. Projektu: a) pierwszy okresowy audyt finansowy obejmować będzie okres od daty rozpoczęcia projektu tj. od 01.01.2012 r. do 31.12.2013 r., termin przekazania raportu z audytu: 10.02.2014 r. b) drugi - końcowy audyt finansowy obejmować będzie okres od 01.01.2014 r. do 31.12.2015 r., termin przekazania raportu z audytu 15.03.2016 r. 2. Celem audytów jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową oraz wydanie opinii w tym zakresie. Celem audytów jest również wyrażenie opinii na temat tego, czy sprawozdania finansowe zostały przygotowane pod każdym względem zgodnie z obowiązującymi ramami sprawozdawczości finansowej (ISA 200, punkt 3). 3. Audyty finansowe zostaną dokonane w odniesieniu do działań realizowanych przez Instytucję Realizującą i Partnerów projektu. Instytucja Audytująca sprawdzi czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w Umowie o dofinansowanie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Instytucja Audytująca dokona weryfikacji o której mowa na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 4. Instytucja Audytująca weźmie pod uwagę dodatkowe wymagania sugerowane przez Krajową Instytucję Koordynującą (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) lub stronę szwajcarską oraz zalecenia innych przeprowadzonych wcześniej kontroli. 5. Audyty finansowe muszą zostać przygotowane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) wydanymi przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej (International Auditing and Assurance Standards Board – IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych - IFAC) w celu osiągnięcia uzasadnionego zapewnienia, że sprawozdania finansowe 1 jako całość są wolne od znaczących błędnych oświadczeń, niezależnie czy wynikających z oszustwa czy błędu (ISA 200, punkt 11a). Pod uwagę wzięte zostaną wyniki wszelkich poprzednich audytów. Instytucja Audytująca weźmie pod uwagę dodatkowe wymagania sugerowane przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego lub Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy 6. Raporty finansowe z audytów: okresowego i końcowego sporządzone zostaną w języku polskim, natomiast wnioski i zalecenia pokontrolne w języku polskim oraz języku angielskim. 7. Poza raportem z każdego audytu sprawozdań finansowych Instytucja Audytująca dostarczy Zamawiającemu informacje na temat wszelkich wykrytych znaczących wad rachunkowości i wewnętrznych systemów kontroli. 8. Audyt zostanie przeprowadzony w siedzibie Zamawiającego (Rzeszów) oraz w razie konieczności w siedzibie poszczególnych Partnerów: - Bieszczadzki Park Narodowy: ul. Bełska 7, 38-700 Ustrzyki Dolne - Magurski Park Narodowy: Krempna 59, 38-232 Krempna - Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Krośnie: ul. Bieszczadzka 2, 38-400 Krosno - Nadleśnictwo Baligród: ul Bieszczadzka 15, 38-606 Baligród - Nadleśnictwo Bircza: Stara Bircza 99, 37-740 Bircza - Nadleśnictwo Cisna: Cisna 87A, 38-607 Cisna - Nadleśnictwo Dukla: ul. Bieszczadzka 2, 38-400 Krosno - Nadleśnictwo Lesko: Łączki 8, 38-600 Lesko - Nadleśnictwo Lutowiska: Lutowiska 4, 38-713 Lutowiska - Nadleśnictwo Rymanów, ul. Dworska 38, 38-480 Rymanów - Nadleśnictwo Stuposiany: Stuposiany 4, 38-713 Lutowiska - Nadleśnictwo Ustrzyki Dolne: ul. Rynek 6, 38-700 Ustrzyki Dolne - Nadleśnictwo Kołaczyce: Nawsie Kołaczyckie 317, 38-213 Kołaczyce Stowarzyszenie „Pro Carpathia” jako Instytucja Realizująca Projekt dysponuje kopiami dokumentacji finansowej poszczególnych Partnerów w zakresie realizacji Projektu. Podstawowe informacje o projekcie Projekt „Ochrona ostoi karpackiej fauny puszczańskiej – korytarze migracyjne” realizowany jest przez Stowarzyszenie Na Rzecz Rozwoju i Promocji Podkarpacia „Pro Carpathia” wspólnie z 16 partnerami w okresie od 1 stycznia 2012 do 31 grudnia 2015 roku. Partnerami niniejszego projektu są: - Bieszczadzki Park Narodowy, Magurski Park Narodowy, Zespół Karpackich Parków Krajobrazowych, Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Krośnie oraz 11 Nadleśnictw: Baligród, Bircza, Cisna, Dukla, Komańcza, Kołaczyce, Lesko, Lutowiska, Rymanów, Stuposiany oraz Ustrzyki Dolne. Głównym celem projektu jest ochrona ostoi fauny puszczańskiej w Karpatach (teren województwa podkarpackiego) poprzez wyznaczenie oraz ochronę istniejących korytarzy ekologicznych, gwarantujących zachowanie spójności środowiska dla populacji tych zwierząt oraz podniesienie poziomu wiedzy i świadomości władz, mieszkańców regionu na temat znaczenia korytarzy ekologicznych ich roli oraz zagrożeń związanych z rozwojem cywilizacyjnym i niewłaściwą polityką rozbudowy siedlisk ludzkich. Wartość projektu to 4 740 638 PLN. Językiem Projektu jest język polski (umowa o dofinansowanie, raporty okresowe składane do WWPE, wnioski o płatność sporządzane są w języku polskim oraz angielskim). 2 Warunki jakie musi spełnić Zleceniobiorca 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się zewnętrzne certyfikowane Instytucje Audytujące będące instytucją publiczną lub prywatną o uznanej renomie zawodowej oraz przestrzegające Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej (ISA) wydane przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej (International Auditing and Assurance Standards Board – IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych - IFAC) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC). 2. Instytucja Audytująca musi posiadać doświadczenie w wykonywaniu podobnych zleceń i musi wykazać, że w ciągu 3 ostatnich lat przeprowadziła co najmniej 2 audyty zewnętrzne dla różnych projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych tj.: Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Europejskiego Funduszu Społecznego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego Rozwoju Obszarów Wiejskich, Norweskiego Mechanizmu Finansowego lub innych zewnętrznych środków europejskich. Kryteria oceny ofert: Najniższa cena – 100%. Zamawiający, zastrzega sobie prawo prowadzenia negocjacji z Wykonawcą, który zaproponuje najniższą cenę w celu ostatecznego ustalenia warunków umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. Prosimy o przesłanie oferty do dnia 11 października 2013 r. na adres mailowy (skan dokumentów): [email protected] Szczegółowe informacje: Agnieszka Pieniążek – [email protected] Tel.: 17 852 852 6, 661113018 Załącznik nr 1: FORMULARZ OFERTOWY Załącznik nr 2: Oświadczenie o bezstronności i niezależności osób/podmiotów uczestniczących w przeprowadzaniu audytu. 3 Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY Imię i nazwisko/ nazwa firmy: Adres: Miejscowość i data: OFERTA Odpowiadając na zapytanie dotyczące wyboru dostawcy usługi przeprowadzenia audytu finansowego projektu pn. „Ochrona ostoi karpackiej fauny puszczańskiej – korytarze migracyjne” nr URP/SPPW/2.2/KIK/53 realizowanego przy wsparciu Szwajcarii w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, oświadczam, iż oferuję realizację zamówienia w zakresie: Przedmiot zamówienia Cena brutto usługi w PLN Przeprowadzenie audytu finansowego Projektu pn. „Ochrona ostoi karpackiej fauny puszczańskiej – korytarze migracyjne” nr KIK/53 1. Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią Zapytania i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz zdobyłem informacje niezbędne do właściwego wykonania przedmiotu zamówienia. 2. Oferuję realizację zamówienia w sposób, który został opisany w zapytaniu. 3. Oświadczam, że zgodnie z wymogami art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2007 Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.): a) jestem uprawniony/a do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi, b) posiadam uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotowego zamówienia, c) dysponuję niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym pozwalającym na wykonanie przedmiotu zamówienia, d) nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 22 ustawy Prawo zamówień publicznych. ………………………………………... Data i miejsce …………………………………………….. Podpis oferenta 4 Załącznik nr 3 Oświadczenie o bezstronności i niezależności osób/podmiotów uczestniczących w przeprowadzaniu audytu Imię i nazwisko/ nazwa firmy: Adres : Miejscowość i data: Oświadczam, że: 1. nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce Zamawiającego lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, 2. nie jestem lub nie byłem w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (np. pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, 3. w ostatnich 3 latach nie uczestniczyłem w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu, 4. nie osiągałem chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki Zamawiającego, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt), 5. nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub nie jestem związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby, 6. nie jestem lub nie byłem zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który następnie audytuję. ………………………………………... Data i miejsce …………………………………………….. Podpis oferenta 5