zarządzanie projektami i portfelem projektów
advertisement
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na zarządzanie projektami i portfelem projektów znak sprawy: TZ/370/101/11 Wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 125.000 euro Warszawa, 2011 r. Znak sprawy: TZ/370/101/11 SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ I INFORMACJE OGÓLNE I. INFORMACJA O ZAMAWIAJĄCYM II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA I WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA III. OFERTY CZĘŚCIOWE, WARIANTOWE. IV. FORMA PRZEKAZYWANIA INFORMACJI, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW W POSTĘPOWANIU V. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI VI. ZAMÓWIENIE UZUPEŁNIAJĄCE VII. INFORMACJE DODATKOWE ROZDZIAŁ II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I TERMIN WYKONANIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II. TERMIN I SPOSÓB WYKONANIA ZAMÓWIENIA, WARUNKI PŁATNOŚCI III. GWARANCJA ROZDZIAŁ III WYSOKOŚĆ I ZASADY WNIESIENIA WADIUM I. WYSOKOŚĆ WADIUM II. FORMA WADIUM III. TERMIN I MIEJSCE WNIESIENIA WADIUM IV. ZWROT WADIUM V. ZATRZYMANIE WADIUM ROZDZIAŁ IV WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OPIS SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OFERTA ORAZ DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCY I. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU II. WYMOGI FORMALNE OFERTY III. WYMAGANE DOKUMENTY IV. ZASADY UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU WYKONAWCÓW WYSTĘPUJĄCYCH WSPÓLNIE V. FORMA DOKUMENTÓW VI. OPAKOWANIE OFERTY VII. OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ROZDZIAŁ V OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY ROZDZIAŁ VI INFORMACJE O MIEJSCU I TERMINIE SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT I. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT II. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT III. PUBLICZNE OTWARCIE OFERT IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ V. ZMIANA I WYCOFANIE OFERTY ROZDZIAŁ VII KRYTERIA I ZASADY OCENY OFERT I. TRYB OCENY OFERT II. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY III. ZASADY OCENY OFERT WEDŁUG USTALONYCH KRYTERIÓW ROZDZIAŁ VIII ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY ROZDZIAŁ IX WZÓR UMOWY ROZDZIAŁ X POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ ROZDZIAŁ XI FORMALNOŚCI PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY I. OGŁOSZENIE O WYNIKU POSTĘPOWANIA II. WARUNKI ZAWARCIA UMOWY ROZDZIAŁ XII ZMIANA UMOWY 1 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Rozdział I INFORMACJE OGÓLNE I. INFORMACJA O ZAMAWIAJĄCYM Zamawiającym jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w Warszawie ul. Szamocka 3, 5, 01-748 Warszawa. Tel.: 22 667-17-04 fax: 22 667-17-33/36 II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA I WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Wartość zamówienia: Wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 125.000 euro, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy. III. OFERTY CZĘŚCIOWE, WARIANTOWE. 1. 2. 3. 4. Każdy Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia wskazanego w Rozdz.II SIWZ. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy. IV. FORMA PRZEKAZYWANIA INFORMACJI, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW W POSTĘPOWANIU 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują faksem z uwzględnieniem ust. 2. 2. Forma pisemna zastrzeżona jest dla złożenia oferty wraz z załącznikami (dotyczy również uzupełnienia oferty – art. 26 ust. 3 ustawy), w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań określonych przez Zamawiającego, a także zmiany lub wycofania oferty. 3. Wykonawca potwierdza niezwłocznie fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji poprzez podpisanie pierwszej strony dokumentu i jej odesłanie na faks Zamawiającego. 4. Jeżeli Wykonawca przekaże oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem i pisemnie za datę ich złożenia przyjmuje się datę wpływu pierwszego dokumentu – dokument uważa się za złożony w terminie, jeżeli jego treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu, z zastrzeżeniem ust. 2. 2 Znak sprawy: TZ/370/101/11 5. W przypadku wniesienia odwołania, odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu za pomocą faksu – wyłącznie na numer 22 667 17 33/36 lub drogą elektroniczną na adres email : [email protected] V. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami jest: imię i nazwisko: Renata Łukasiewicz stanowisko służbowe: Główny specjalista tel.: 22 667 17 13 faks: 22 667 17 33/36 email: [email protected] godziny urzędowania: 8.00 – 16.00. VI. ZAMÓWIENIE UZUPEŁNIAJĄCE Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia uzupełniającego na przedmiot zamówienia określony w Rozdziale II Specyfikacji. VII. INFORMACJE DODATKOWE 1. Postępowanie, którego dotyczy niniejszy dokument oznaczone jest znakiem: TZ/370/101/11. Wskazane jest, aby Wykonawcy we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływali się na ten znak. 2. Istnieje możliwość uzyskania formularza oferty w wersji elektronicznej, pod warunkiem przekazania Zamawiającemu prośby wraz z podaniem adresu poczty elektronicznej (e-mail) Wykonawcy. Rozdział II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I TERMIN WYKONANIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zarządzanie projektami i portfelem projektów. Przedmiot zamówienia obejmuje swoim zakresem realizację następujących prac: A. Opracowanie spójnej metodyki zarządzania portfelem projektów oraz projektami Zasadniczym elementem prac będzie opracowanie spójnych mechanizmów organizacyjnych związanych z zarządzaniem portfelem projektów i zarządzaniem projektami. Realizacja tego zadania powinna obejmować: 3 Znak sprawy: TZ/370/101/11 - przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, - opracowanie spójnej metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami. I. Analiza przedwdrożeniowa 1. W ramach realizacji prac Wykonawca wykona analizę przedwdrożeniową, w wyniku której zostanie opracowana następująca dokumentacja: 1) analiza kontekstu organizacyjnego w zakresie zarządzania portfelem projektów i projektami, 2) analiza obecnego portfela projektów, w tym identyfikacja i opis inicjatyw i projektów na każdym z etapów cyklu życia inicjatywy, 3) analiza obecnych procesów, procedur i instrukcji roboczych związanych z zarządzaniem portfelem projektów i projektami, 4) analiza obecnych procesów, procedur i instrukcji roboczych w zakresie zarządzania usługami na styku z zarządzaniem portfelem projektów i projektami, 5) analiza obecnych procesów, procedur i instrukcji roboczych w zakresie zarządzania architekturą korporacyjną na styku z zarządzaniem portfelem projektów i projektami. 2. Zamawiający wyznaczy do kontaktów z Wykonawcą przedstawiciela. Sposób realizacji prac nie może obciążać pracowników Zamawiającego w nadmiernym stopniu i wpływać na realizowanie innych zadań przez tych pracowników. Zamawiający zobowiązuje się udostępniać Wykonawcy niezbędne posiadane dokumenty oraz informacje. 3. Analiza przedwdrożeniowa będzie stanowiła podstawę do aktualizacji metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami oraz do wdrożenia metodyki w systemie informatycznym wspomagającym zarządzanie portfelem i projektami oraz w organizacji. II.Spójna metodyka zarządzania portfelem projektów i projektami W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje spójne metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami, uwzględniając specyfikę organizacji Zamawiającego, charakter prowadzonych projektów oraz przyjętą Koncepcję zarządzania portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Wykonawca zobowiązany jest również do właściwego uwzględnienia powiązania projektowanych metodyk z procesami zarządzania usługami i architekturą korporacyjną, funkcjonujących i planowanych do funkcjonowania u Zamawiającego. 1. Metodyka zarządzania portfelem projektów W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje metodykę zarządzania portfelem projektów, bazującą na dobrych praktykach z tej dziedziny, w tym „Portfolio Management Guide” z uwzględnieniem specyfiki organizacji Zamawiającego oraz przyjętą Koncepcję zarządzania portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i narzędzia Microsoft Project Server 2010. Dodatkowo, ze względu na trwające prace związane z ujednolicaniem procesów biznesowych w skali całego Zakładu, w tym we wszystkich Oddziałach, metodyka zarządzania portfelem projektów powinna objąć również projekty IT prowadzone we wszystkich Oddziałach ZUS. 4 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Metodyka zarządzania portfelem projektów powinna obejmować praktyki definiowania portfela i dostarczenia portfela, określone w przewodniku OGC „Portfolio Management Guide”. Dopuszczalne jest stosowanie standardów i metodyk z tej dziedziny opracowanych przez inne międzynarodowe instytucje (np. PMI), pod warunkiem zachowania analogicznego zakresu mechanizmów zarządzania portfelem projektów. W ramach metodyki zarządzania portfelem projektów zostanie opracowana następująca dokumentacja: 1) opis założeń przyjętych do opracowania metodyki zarządzania portfelem projektów, 2) mapa procesów zarządzania portfelem projektów, obejmująca identyfikację docelowych procesów, ich wzajemnych relacji oraz relacji z innymi procesami, w tym procesami biznesowymi oraz procesami zarządzania projektami, usługami i architekturą korporacyjną, 3) model procesów zarządzania portfelem projektów, obejmujący kompletny zestaw procesów w zakresie definiowania i dostarczania portfela projektów. Opis każdego z procesów powinien obejmować: a) opis celu procesu, b) diagram procesu, c) opis wejść i wyjść z procesu, d) opis działań realizowanych w ramach procesu wraz z przypisaniem ról odpowiedzialnych za realizację tych działań, e) opis zadań realizowanych w ramach poszczególnych działań, f) opis zakresu stosowania narzędzi informatycznych do realizacji poszczególnych działań. 4) opis szczegółowych obejmujących: technik związanych z zarządzaniem portfelem projektów, a) technikę priorytetyzacji projektów w ramach portfela – określającą czynniki biznesowe (ang. Business drivers), ich relacje, wagi oraz sposoby przypisywania projektów do tych czynników, b) technikę kategoryzacji – określającą odpowiednie kategorie, do których projekty mogą być przypisywane oraz warunki przypisywania projektów do kategorii, c) technikę równoważenia portfela – określającą czynniki sterujące włączeniem projektu do portfela, 5) szablony produktów zarządczych wykorzystywanych w metodyce zarządzania portfelem projektów oraz wskazówki dotyczące stosowania i skalowania tych szablonów w zależności od potrzeb portfela projektów i projektu, 6) model organizacji w zakresie zarządzania portfelem projektów, obejmujący opis ról (wraz z ich odpowiedzialnościami) występujących w procesach zarządzania portfelem projektów oraz ich mapowanie na funkcje w organizacji Zamawiającego, 7) opis zmian w obszarze procesów biznesowych oraz procesów zarządzania usługami i architekturą korporacyjną, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania procesów zarządzania portfelem projektów. 5 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Oprócz dostarczenia dokumentacji, Wykonawca zamodeluje zaprojektowane procesy zarządzania portfelem projektów z wykorzystaniem notacji EPC w narzędziu ARIS, posiadanym przez Zamawiającego. Zamawiający udostępni Wykonawcy jedno stanowisko komputerowe z dostępem do oprogramowania ARIS. 2. Metodyka zarządzania projektami W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje metodykę zarządzania projektami bazującą na dobrych praktykach z dziedziny, w tym PRINCE2, z uwzględnieniem specyfiki organizacji Zamawiającego oraz przyjętą Koncepcją zarządzania portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (stanowiącą Załącznik nr 1a do wzoru umowy) i narzędzia Microsoft Project Server 2010. Dodatkowo, ze względu na trwające prace związane z ujednolicaniem procesów biznesowych w skali całego Zakładu, w tym we wszystkich Oddziałach, metodyka zarządzania projektami powinna objąć również projekty IT prowadzone we wszystkich Oddziałach ZUS. Metodyka zarządzania projektami powinna obejmować pełen cykl życia projektu, składający się z następujących faz: przygotowanie do realizacji projektu, inicjowanie projektu, realizacja projektu, kontrola projektu oraz zamykanie projektu. Metodyka ta powinna obejmować również zagadnienia związane z następującymi obszarami zarządzania projektami: zakresem, czasem, kosztami, jakością, zespołem, komunikacją, integracją, ryzykiem i dostawcami. W ramach metodyki zarządzania projektami zostanie opracowana następująca dokumentacja: 1) opis założeń przyjętych do opracowania metodyki zarządzania projektami, 2) mapa procesów zarządzania projektami, obejmująca identyfikację docelowych procesów, ich wzajemnych relacji oraz relacji z innymi procesami, w tym procesami biznesowymi oraz procesami zarządzania portfelem projektów, usługami i architekturą korporacyjną, 3) model procesów zarządzania projektami, obejmujący kompletny zestaw procesów w zakresie przygotowania, inicjowania, realizacji (w tym monitorowania i kontroli) oraz zamykania projektu. Opis każdego z procesów powinien obejmować: b) opis celu procesu, c) diagram procesu, d) opis wejść i wyjść z procesu, e) opis działań realizowanych w ramach procesu wraz z przypisaniem ról odpowiedzialnych za realizację tych działań, f) opis zadań realizowanych w ramach poszczególnych działań, g) opis zakresu stosowania narzędzi informatycznych do realizacji poszczególnych działań. 4) opis szczegółowych technik związanych z projektami, obejmujących: b) technikę zarządzania ryzykiem, c) technikę zarządzania zmianami, d) technikę zarządzania jakością, e) technikę zarządzania i kontroli kosztów, 6 Znak sprawy: TZ/370/101/11 f) technikę szacowania zasobów, 5) szablony produktów zarządczych wykorzystywanych w metodyce zarządzania projektami oraz wskazówki dotyczące stosowania i skalowania tych szablonów w zależności od potrzeb portfela projektów i projektu, 6) model organizacji w zakresie zarządzania projektami, obejmujący opis ról (wraz z ich odpowiedzialnością) występujących w procesach zarządzania projektami oraz ich mapowanie na funkcje w organizacji Zamawiającego, 7) opis zmian w obszarze procesów biznesowych oraz procesów zarządzania usługami i architekturą korporacyjną, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania procesów zarządzania projektami. Oprócz dostarczenia dokumentacji, Wykonawca zamodeluje zaprojektowane procesy zarządzania projektami z wykorzystaniem notacji EPC w narzędziu ARIS, posiadanym przez Zamawiającego. Zamawiający udostępni Wykonawcy jedno stanowisko komputerowe z dostępem do oprogramowania ARIS. B. Przygotowanie narzędzia Microsoft Project Server 2010 (posiadanego przez Zamawiającego) do kompleksowego wdrożenia metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami 1. Do zarządzania portfelem projektów i projektami Zakład Ubezpieczeń Społecznych wybrał środowisko Microsoft Project Server 2010. Wykonawca obowiązany będzie do przygotowania tego narzędzia do pełnego wsparcia zaproponowanych metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami. 2. W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje: 1) aktualizację projektu technicznego dla środowiska Microsoft Project Server 2010, pod kątem parametryzacji na potrzeby wdrożenia opracowanych metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami, 2) projekt repozytorium dokumentacji projektów oraz repozytorium danych projektowych, uwzględniający przygotowanie szablonów witryn (w tym m.in. różne kategorie projektów zdefiniowane w ramach metodyk), wraz z szablonami dokumentów dla Microsoft SharePoint Server 2010, które to będą wykorzystywane w ramach realizacji projektów i kontroli portfela projektów, 3) projekt raportów wspierających wdrożenie metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami, w tym: a) raporty planowanych inicjatyw i realizowanych projektów w ramach portfela, b) raporty dot. realizacji celów biznesowych, c) raporty dot. planowanej i rzeczywistej pracy w projektach wchodzących w skład portfela, d) raporty dot. odchyleń i zmian w stosunku do planów, e) raporty czasu i kosztów pracy, f) raporty dostępności zasobów dla portfela, 7 Znak sprawy: TZ/370/101/11 g) raporty wykorzystania zasobów w projektach, h) raporty zagadnień na poziomie projektów i portfela, i) raporty ryzyk, j) raporty kosztów umów z zewnętrznymi dostawcami, 4) projekt implementacji powyższych elementów wraz z harmonogramem i zapotrzebowaniem na zasoby po stronie Zamawiającego – wszystkie zadania zakładają zachowanie w środowisku Microsoft Project Server 2010 informacji o wprowadzonych już i zarządzanych projektach. C. Wdrożenie metodyk zarządzania portfelem projektów i projektów w narzędziu Microsoft Project 2010 1. 2. 3. W ramach realizacji prac Wykonawca przeprowadzi wdrożenie opracowanych metodyk w narzędziu Microsoft Project Server 2010, obejmujące prace instalacyjne (jeżeli będzie to potrzebne) oraz konfiguracyjne, zgodnie z przygotowanym projektem implementacji, czyli m.in. implementacja w Microsoft Project Server 2010 i Microsoft SharePoint Server 2010: 1) metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami, 2) repozytorium dokumentacji projektów, 3) repozytorium danych projektowych, 4) raportów. Prace obejmą w szczególności wykonane następujących zadań: 1) implementacja rozwiązania w środowisku testowym, 2) przygotowanie planu testów akceptacyjnych w środowisku testowym, przeprowadzenie testów oraz przygotowanie raportu z testów, 3) migracja do środowiska produkcyjnego, 4) przygotowanie planu testów migracji w środowisku produkcyjnym, przeprowadzenie testów oraz przygotowanie raportu z testów, 5) dostosowanie środowiska produkcyjnego do wymagań bezpieczeństwa Zamawiającego, 6) opracowanie zalecanych przez producenta procedur eksploatacyjnych dla środowiska testowego i produkcyjnego, 7) przygotowanie środowiska. szczegółowej dokumentacji technicznej niezbędnej do rozwoju Dodatkowe założenia dotyczące wdrożenia zarządzania portfelem projektów i projektami: 1) liczba jednocześnie prowadzonych projektów (niezarchiwizowanych) ma wynosić około 300, 2) w ramach niniejszych prac nie jest planowana integracja środowiska Microsoft Project Server 2010 i SharePoint 2010 z innymi systemami posiadanymi przez Zamawiającego, 3) projektowane rozwiązanie ma objąć centralę i wybrane terenowe jednostki Zakładu. 8 Znak sprawy: TZ/370/101/11 4. Zakres prac obejmie również integrację Project Server 2010 z: 1) funkcjonującym serwerem poczty Microsoft Exchange 2003 (integracja powinna uwzględniać planowaną przyszłą aktualizację do Microsoft Exchange 2007 lub 2010), 2) usługami katalogowymi Active Directory w wersji 2003 (integracja powinna uwzględniać planowaną przyszłą aktualizację do domeny Active Directory w wersji 2008), 3) optymalizacja bazy danych SQL Server działającej na platformie SQL Server 2005, z uwzględnieniem planowanej przyszłej aktualizacji do SQL Server 2008. Wykonawca w ramach ceny umowy przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie do przedmiotu umowy wraz z prawem do dalszej modyfikacji przez Zamawiającego. D. Szkolenia metodyczne i narzędziowe 1. 2. W ramach realizacji prac (w ramach ceny umowy) Wykonawca przeprowadzi spersonalizowane szkolenia metodyczne i narzędziowe dopasowane do następujących grup użytkowników: 1) kierownicy biura portfela i projektów oraz kadra zarządzająca (10 osób), 2) kierownicy projektów (ok. 40 osób), 3) uczestnicy projektów (ok. 80 osób). Szkolenia będą prowadzone z wykorzystaniem opracowanych metod zarządzania portfelem projektów i projektami oraz z wykorzystaniem dostosowanego narzędzia Microsoft Project Server 2010. Zakres tematyczny szkoleń powinien odpowiadać szkoleniu Microsoft Mastering Microsoft Project 2010 i powinien obejmować w szczególności: tworzenie projektów, harmonogramowanie ręczne i automatyczne, tworzenie WBS, zarządzanie zasobami oraz pracę z raportami. Szkolenia będą się odbywały w Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w grupach nie przekraczających 15 osób i będą obejmowały dla każdej grupy: 1) co najmniej 24 godziny zajęć dla każdego z uczestników projektów i kierowników projektów w zakresie stosowania metodyki zarządzania projektami, 2) co najmniej 16 godzin zajęć dla kierowników biura portfela i projektów, kadry zarządzającej i kierowników projektów w zakresie stosowania metodyki zarządzania portfelem projektów, 3) co najmniej 24 godziny zajęć dla wszystkich uczestników i kierowników projektów w zakresie eksploatacji narzędzia Microsoft Project Server 2010, 4) co najmniej 16 godzin zajęć dla kierowników biura portfela i projektów oraz kadry zarządzającej w zakresie zarządzania portfelem z wykorzystaniem narzędzia Microsoft Project Server 2010. E. Opieka powdrożeniowa W ramach opieki powdrożeniowej świadczonej przez okres 6 miesięcy po odbiorze systemu Wykonawca zapewni: 1. Pomoc techniczną nielimitowaną liczbą zgłoszeń w szczególności przy konfiguracji oprogramowania, naprawie błędów lub ewentualnie podaniu sposobów obejścia awarii, do czasu naprawy oraz dostosowywania metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami 9 Znak sprawy: TZ/370/101/11 oraz funkcjonalności oprogramowania do potrzeb Zamawiającego. 1) Wykonawca zobowiązuje się do potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia serwisowego w czasie nie przekraczającym 1 dnia roboczego (tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00) od dokonania takiego zgłoszenia przez Zamawiającego. Zgłoszenie może być dokonane telefonicznie, pocztą elektroniczną, poprzez formularz WWW na stronie Wykonawcy lub w ramach wymiany danych między systemami obsługi zgłoszeń Zamawiającego i Wykonawcy. 2) Wykonawca zobowiązuje się do przywrócenia oprogramowania do stanu sprzed awarii lub podania sposobu obejścia awarii/błędu w ciągu czterech dni roboczych od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia serwisowego. 2. 500 godzin prac konsultantów. Informacje dodatkowe: a) Zamawiający posiada narzędzia Microsoft Project 2010, Microsoft Project Server 2010; b) Zamawiający stosuje: praktyki w zarządzaniu procesowym opartym na bibliotece dobrych praktyk ITIL (Information Technology Infrastructure Library); metodykę PRINCE2 wersja 2009; Portfolio Management Guide – w związku z powyższym zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymienionymi standardami; c) Zamawiający posiada Koncepcję zarządzania portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (stanowiącą Załącznik nr 1a do wzoru umowy), której założenia Wykonawca uwzględni wykonując przedmiot zamówienia. Przedmiot zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 72212331-8 Usługi opracowywania oprogramowania do zarządzania projektami 72224000-1 Usługi doradcze w zakresie zarządzania projektem 72224100-2 Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu 79421000-1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych 72263000-6 Usługi wdrażania oprogramowania 72267000-4 Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania II. TERMIN I SPOSÓB WYKONANIA ZAMÓWIENIA, WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Termin realizacji zamówienia: do 6 miesięcy od daty zawarcia umowy - realizacja zamówienia obejmująca prace zawarte w Rozdz. II podrozdz.I, lit. A, B, C, D SIWZ oraz opieka powdrożeniowa Rozdz. II podrozdz. I, lit. E SIWZ – kolejne 6 miesięcy. 2. Płatność za realizację przedmiotu zamówienia, obejmującego prace zawarte w Rozdz. II podrozdz. I, lit. A, B, C, D SIWZ wraz z przeniesieniem majątkowych praw autorskich nastąpi przelewem w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego – Departament Zarządzania Systemami Informatycznymi (sekretariat) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ul. Szamocka 3, 5, Warszawa, faktury VAT prawidłowo wystawionej na podstawie podpisanego przez Strony bez zastrzeżeń Protokołu odbioru i wdrożenia - Załącznik nr 2 do umowy. Natomiast płatność za opiekę powdrożeniową Rozdz. II podrozdz. I, lit. E SIWZ nastąpi w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego – Departament Zarządzania Systemami Informatycznymi (sekretariat) 10 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ul. Szamocka 3, 5, Warszawa, faktury VAT prawidłowo wystawionej po zakończeniu 6 miesięcznej opieki powdrożeniowej na podstawie podpisanego przez Strony bez zastrzeżeń Raportu końcowego czynności serwisowych – Załącznik nr 3 do umowy. W obu przypadkach płatność nastąpi na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze. 3. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia zostały zawarte we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Rozdział III WYSOKOŚĆ I ZASADY WNIESIENIA WADIUM I. WYSOKOŚĆ WADIUM Wykonawca przystępujący do postępowania zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 37.500,00 zł. ( trzydzieści siedem tysięcy pięćset złotych). II. FORMA WADIUM Wadium może być wniesione w jednej lub kilku z poniższych form: 1) pieniądzu, 2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, 3) gwarancjach bankowych, 4) gwarancjach ubezpieczeniowych, 5) poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn zm.). III. TERMIN I MIEJSCE WNIESIENIA WADIUM 1. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert określonego w Rozdziale VI, podrozdział I pkt 1. 2. W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu ustaloną kwotę należy wpłacić na rachunek bankowy Zamawiającego w banku: bank Handlowy I/O Warszawa nr: 46 1030 1016 0000 0000 6175 4822 2.1. Zaleca się aby na przelewie umieścić informację: „wadium do postępowania na zarządzanie projektami i portfelem projektów” 2.2. Wadium winno znaleźć się na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. 3. W przypadku wnoszenia wadium w pozostałych dopuszczalnych formach określonych w podrozdziale II, oryginał należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie 11 Znak sprawy: TZ/370/101/11 ul. Szamocka 3, 5, Departament Finansów Zakładu, pok. 204 (II piętro, skrzydło „A”), a kserokopię dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium zaleca się dołączyć do oferty. 4. Z dokumentu wadium wniesionego w formie gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej powinno wynikać jednoznacznie gwarantowanie wypłat należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie o okolicznościach stanowiących podstawę do żądania wypłaty należności. 5. Wadium takie powinno obejmować cały okres związania ofertą, poczynając od daty składania ofert. 6. Nie wniesienie wadium w wymaganym terminie (także na przedłużony okres związania ofertą), wysokości lub formie skutkuje wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. IV. ZWROT WADIUM 1. Zamawiający zwróci wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem pkt. 2 działu V – „Zatrzymanie Wadium”. 2. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano. 3. Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie na pisemny wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert. 4. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszonym o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek Wykonawcy. V. ZATRZYMANIE WADIUM 1. Wykonawca, którego oferta została wybrana, traci wadium wraz z odsetkami na rzecz Zamawiającego w sytuacjach, gdy: a) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, c) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 2. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nie leżących po jego stronie. 12 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Rozdział IV WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OPIS SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OFERTA ORAZ DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCY I. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą wykonawcy, którzy: 2.1. Wykonali w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 usługi (jedna usługa = jedna umowa) dotyczące wdrożenia zarządzania projektami lub portfelem projektów z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management, zrealizowane dla podmiotu będącego instytucją finansową lub instytucją ubezpieczeniową, przy czym co najmniej jedna z tych usług: a) zrealizowana była dla podmiotu pracującego w lokalizacji rozproszonej, w skład której wchodzi minimum 20 lokalizacji z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management w wersji 2010; b) była o wartości minimum 1 mln zł brutto; - druga z usług była o wartości minimum 800 000,00 zł brutto, z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że te zamówienia zostały wykonane należycie. 2.2. Dysponują osobami do koordynacji i realizacji przedmiotu zamówienia posiadającymi kwalifikacje dotyczące posiadanego przez Zamawiającego środowiska, w którym prowadzony będzie projekt, w tym: 1) kierownik projektu (jedna osoba), posiadający: a) wykształcenie wyższe, b) co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie zarządzania projektami, 2) konsultant ds. metody zarządzania projektami (jedna osoba), posiadający: a) wykształcenie wyższe, b) wiedzę w zakresie zarządzania projektami, potwierdzoną stosownym certyfikatem (np. Project Management Professional (PMP), Prince2 Practitioner), 13 Znak sprawy: TZ/370/101/11 3) konsultant ds. metody nadzoru nad projektami (jedna osoba), posiadający: a) wykształcenie wyższe, b) wiedzę w zakresie nadzoru, potwierdzone stosownym certyfikatem (np. Certified In theGovernance of Enterprise IT (CGEIT)), 4) główny konsultant ds. wdrożenia (jedna osoba), posiadający: a) wykształcenie wyższe, b) doświadczenie w realizacji co najmniej jednego projektu (projekt zakończony) dotyczącego zarządzania projektami lub portfelem projektów z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management, c) wiedzę z zakresu wykorzystania Enterprise Project Management with Microsoft Office Project Server 2010 potwierdzoną właściwym certyfikatem (np. Micorsoft Certified Technology Specialist: Project Server 2010 Configuration, Micorsoft Certified Technology Specialist: Microsoft Project 2010 Managing Projects) 5) konsultant ds. wdrożenia (jedna osoba), posiadający: a) wykształcenie wyższe, b) doświadczenie w realizacji co najmniej jednego projektu (projekt zakończony) dotyczącego zarządzania projektami lub portfelem projektów z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management, c) wiedzę z zakresu rozwoju środowiska Microsoft Enterprise Project Management potwierdzoną właściwymi certyfikatami (np. Microsoft Certified Application Developer for Microsoft.NET, Microsoft Certified Solution Developer), 6) inżynier ds. środowiska Microsoft (jedna osoba), posiadający: a) wykształcenie wyższe, b) kompetencje w zakresie konfiguracji domeny Active Directory potwierdzone stosownymi certyfikatami (np. Microsoft Certified IT Professional: Enterprise Administrator, Microsoft Certified Systems Engineer: Microsoft Windows Server 2003); c) kompetencje w zakresie zarządzania pocztą korporacyjną działającą w oparciu o Microsoft Exchange potwierdzone stosownymi certyfikatami (np. Microsoft Certified IT Professional: Enterprise Messaging Administrator, Microsoft Certified Systems Engineer: Messaging Microsoft Windows Server 2003); d) kompetencje w zakresie konfiguracji bazy danych SQL Server potwierdzone stosownymi certyfikatami (np. Microsoft Certified IT Professional: Database Administrator 2008, Microsoft Certified IT Professional: Database Administrator on SQL Server 2005), 7) trener MS EPM (jedna osoba), posiadający: a) wykształcenie wyższe, b) przygotowanie do prowadzenia szkoleń z Microsoft Project 2010, potwierdzone posiadaniem stosownych uprawnień (np. Microsoft CertifiedTrainer), obejmujących w oficjalnym transkrypcie uprawnienia do prowadzenia szkoleń ze ścieżki: Microsoft Project 2010, ManagingProjects oraz Project Server 2010, Configuration, Zamawiający wymaga, aby komunikacja podczas realizacji zamówienia pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym odbywała się w oparciu o biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie. Zamawiający nie dopuszcza, by jedna osoba pełniła więcej niż jedną z w/w funkcji. 14 Znak sprawy: TZ/370/101/11 3. Zamawiający informuje, że przy przeliczaniu wartości kwot dotyczących spełnienia warunków udziału w postępowaniu wyrażonych w walutach obcych, stosowany będzie średni kurs wymiany walut NBP, obowiązujący w dniu wszczęcia postępowania. W przypadku gdy dana waluta już nie istnieje, to do przeliczenia wartości przyjęty będzie średni kurs wymiany walut NBP z ostatniego dnia jej istnienia. 4. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. 5. Wykonawcy mogą polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. II. WYMOGI FORMALNE OFERTY 1. Oferta musi spełniać następujące wymogi: a) treść oferty musi odpowiadać treści Specyfikacji; b) oferta musi zostać sporządzona w języku polskim w formie pisemnej, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką; c) oferta i załączone do niej oświadczenia i dokumenty, wymagane przez Zamawiającego, sporządzone przez Wykonawcę muszą być podpisane; za podpisanie uznaje się własnoręczny podpis złożony (w sposób umożliwiający identyfikację osoby) przez osobę(-y) upoważnioną(-e) do reprezentowania Wykonawcy; d) poprawki lub zmiany w ofercie, muszą być dokonane w sposób czytelny, parafowane własnoręcznie przez osobę (-y) podpisującą(-e) ofertę, 2. Zaleca się, aby: a) każda strona oferty była parafowana przez osobę podpisującą ofertę; b) wszystkie strony oferty wraz z załącznikami były ponumerowane oraz połączone w sposób trwały; c) materiały nie wymagane przez Zamawiającego, tj. nie stanowiące oferty (druki i foldery reklamowe) były wyraźnie oznaczone i oddzielone od oferty; d) osoba podpisująca ofertę opatrzyła swój podpis pieczątką imienną. 3. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t. jedn. Dz. U. z 2003 r. Nr 153 poz. 1503 ze zm.), Wykonawca powinien to wyraźnie zastrzec w ofercie i odpowiednio oznaczyć zastrzeżone informacje. Wskazane jest wyodrębnienie dokumentów zawierających zastrzeżone informacje. Nie podlegają zastrzeżeniu informacje obejmujące: nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy, cenę oferty, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności. III. WYMAGANE DOKUMENTY 1. Wykonawca składa wraz z ofertą następujące dokumenty i oświadczenia: 1.1. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: 15 Znak sprawy: TZ/370/101/11 1) oświadczenie potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy, sporządzone wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszej Specyfikacji; 2) wykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 usług (jedna usługa = jedna umowa) dotyczących wdrożenia zarządzania projektami lub portfelem projektów z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management, zrealizowane dla podmiotu będącego instytucją finansową lub instytucją ubezpieczeniową, , przy czym co najmniej jedna z tych usług: a) zrealizowana była dla podmiotu pracującego w lokalizacji rozproszonej, w skład której wchodzi minimum 20 lokalizacji z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management w wersji 2010; b) była o wartości minimum 1 mln zł brutto; - druga z usług była o wartości minimum 800 000,00 zł brutto, z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że te zamówienia zostały wykonane należycie, sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SIWZ; 3) wykaz osób do koordynacji i realizacji przedmiotu zamówienia posiadających kwalifikacje dotyczące posiadanego przez Zamawiającego środowiska, sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SIWZ; 4) pisemne zobowiązanie podmiotu trzeciego do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia – dotyczy sytuacji opisanych w Rozdz.IV. podrozdz.I. ust.5. 1.2. Oświadczenia i dokumenty o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia: 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, sporządzone wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do niniejszej Specyfikacji; 2) aktualny odpis z właściwego rejestru jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy; 3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; 4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; 5) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4 - 8 ustawy wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 16 Znak sprawy: TZ/370/101/11 6) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 1.3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające, że oferowany przedmiot zamówienia odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego dla przedmiotu zamówienia: oświadczenie Wykonawcy, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego określone w Opisie przedmiotu zamówienia, zawartym w Rozdziale II Specyfikacji. 1.4. Inne wymagane oświadczenia i dokumenty: 1) w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy; 2) w przypadku, gdy ofertę składają wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia wymagane jest załączenie dokumentu pełnomocnictwa określającego zakres umocowania pełnomocnika ustanowionego do reprezentowania ich w postępowaniu, stosownie do art. 23 ust. 2 ustawy; 3) dokument potwierdzający wniesienie wadium, jeżeli zostało wniesione w innej formie niż w pieniądzu (zaleca się dołączyć); 2. Jeżeli, w przypadku wykonawcy mającego siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 5-8 ustawy, mają miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wykonawca składa w odniesieniu do nich zaświadczenie właściwego organu sądowego albo administracyjnego miejsca zamieszkania dotyczące niekaralności tych osób w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 5-8 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, z tym że w przypadku gdy w miejscu zamieszkania tych osób nie wydaje się takich zaświadczeń – zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego miejsca zamieszkania tych osób. 3. Wykonawca zagraniczny 3.1. Wykonawca zagraniczny (mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) zamiast dokumentów wskazanych w pkt 1.2.: 1) ppkt 2), 3), 4), 6) – składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości – wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie – wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2) ppkt 5) – składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4 – 8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 17 Znak sprawy: TZ/370/101/11 3.2. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów wskazanych w pkt 3.1. Wykonawca składa dokument zawierający oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania – wystawione odpowiednio w terminach określonych w pkt 3.1. IV. ZASADY UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU WYKONAWCÓW WYSTĘPUJĄCYCH WSPÓLNIE 1. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 2. Wykonawcy, o których mowa w pkt 1, składają jedną ofertę, przy czym: a) wymagane oświadczenia i dokumenty wskazane w podrozdziale III pkt 1.2 niniejszego Rozdziału składa każdy z Wykonawców, b) oświadczenie potwierdzające spełnianie warunków określonych w art. 22 ust.1 ustawy – wszyscy Wykonawcy wspólnie, c) pozostałe dokumenty składają wszyscy Wykonawcy wspólnie. V. FORMA DOKUMENTÓW 1. Wymagane dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku zaistnienia sytuacji, o której mowa w Podrozdziale III „Wymagane dokumenty” ust. 1. pkt 1.1 ppkt 4 Wykonawca zobowiązany jest przedstawić pisemne zobowiązanie w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie. 2. Za osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania firmy, wskazane we właściwym rejestrze bądź w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyć do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę udzielającą pełnomocnictwa lub poświadczone notarialnie. 3. W przypadku, gdy załączone do oferty dokumenty zostały sporządzone w języku obcym (w tym dokumenty składane przez Wykonawcę zagranicznego) niezbędne jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski, poświadczonego przez Wykonawcę lub tłumacza przysięgłego. 4. Jeżeli złożone kserokopie dokumentów będą nieczytelne lub będą budzić wątpliwości co do ich prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. 5. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w §1 ust 2 i 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. nr 226, poz. 1817), kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty. 18 Znak sprawy: TZ/370/101/11 VI. OPAKOWANIE OFERTY Ofertę należy złożyć w dwóch zamkniętych kopertach. Kopertę zewnętrzną należy oznaczyć w następujący sposób: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Departament Zamówień Publicznych 01-748 Warszawa ul. Szamocka 3, 5 zarządzanie projektami i portfelem projektów Znak sprawy: TZ/370/101/11 Koperta wewnętrzna musi być oznakowana w następujący sposób: Zakład Ubezpieczeń Społecznych „Oferta przetargowa” i zaadresowana na adres Wykonawcy. VII. OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki oraz czy nie zachodzą w stosunku do Wykonawcy przesłanki wykluczenia na podstawie złożonych, przez Wykonawcę, wraz z ofertą oświadczeń i dokumentów żądanych przez Zamawiającego i określonych w Rozdziale IV SIWZ. 2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: Wykonawca - spełnia albo Wykonawca - nie spełnia poszczególnych warunków. Rozdział V OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY 1. Wykonawca poda cenę oferty w sposób określony w Formularzu ofertowym części II –„Cena Oferty” (Załącznik nr 1 do niniejszej Specyfikacji). 2. Stawka podatku VAT jest określana zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.). 3. Wszystkie wartości powinny być podane w złotych polskich. Cena oferty powinna być wyrażona cyfrowo i słownie oraz podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 19 Znak sprawy: TZ/370/101/11 4. Ceny podane w ofercie powinny zawierać wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją zmówienia oraz uwzględniać inne opłaty i podatki, a także ewentualne upusty i rabaty. Cena umowna jest ceną ostateczną niepodlegającą zmianie w okresie obowiązywania umowy. Rozdział VI INFORMACJE O MIEJSCU I TERMINIE SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT I. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, ul. Szamocka 3, 5, Skrzydło „C”, pok. 104, do dnia 28.12.2011 r. do godziny 9:00. 2. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone zgodnie z zasadą określoną w art. 84 ust.2 ustawy. 3. Każdy Wykonawca składający ofertę otrzyma od Zamawiającego potwierdzenie z numerem wpływu odnotowanym także na kopercie oferty. 4. Oferty przesłane faksem nie będą rozpatrywane. II. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT Otwarcie ofert nastąpi w dniu upływu terminu składania ofert w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, ul. Szamocka 3, 5, Departament Zamówień Publicznych, sala C135, o godzinie 9:30. III. PUBLICZNE OTWARCIE OFERT 1. Otwarcie ofert jest jawne. 2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 3. Dokonując otwarcia ofert Zamawiający poda imię i nazwisko, nazwę (firmę) i adres (siedzibę) Wykonawcy, cenę oferty, a także termin wykonania, okres gwarancji oraz warunki płatności, jeżeli ich podanie w ofercie było wymagane. IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. V. ZMIANA I WYCOFANIE OFERTY 1. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia przed upływem wyznaczonego terminu składania ofert. Powiadomienie musi być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian winno zostać złożone w sposób i formie przewidzianych w Specyfikacji dla złożenia oferty, z zastrzeżeniem, że koperta zewnętrzna będzie zawierała 20 Znak sprawy: TZ/370/101/11 dodatkowe oznaczenie „ZMIANA” i zostanie podany numer wpływu z potwierdzenia, o którym mowa w podrozdziale I pkt 3 niniejszego Rozdziału. Rozdział VII KRYTERIA I ZASADY OCENY OFERT I. TRYB OCENY OFERT 1. Zamawiający poprawia w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie, 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, 3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty, - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 2. Oferta Wykonawcy, który w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w ust. 1 pkt 3, będzie podlegała odrzuceniu. II. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Kryterium wyboru Znaczenie Cena oferty 100 % III. ZASADY OCENY OFERT WEDŁUG USTALONYCH KRYTERIÓW 1. Ocena ofert dokonywana będzie w kryterium: cena brutto (z podatkiem VAT) za realizację zamówienia – według następującego wzoru: najniższa cena ofertowa brutto C= --------------------------------------------------------- X 100 (waga kryterium) cena oferty badanej brutto 2. Przyjmuje się, że 1%= 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba punktów ww. kryterium. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. 4. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. 21 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Rozdział VIII ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść przed podpisaniem umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny oferty zawierającej podatek VAT. 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione w jednej lub kilku z następujących form: a) pieniądzu, b) poręczeniu bankowym lub poręczeniu spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym, c) gwarancji bankowej, d) gwarancji ubezpieczeniowej, e) poręczeniu udzielonym przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007r. Nr 42, poz. 275 ze zm.). 3. W przypadku wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy: a) w pieniądzu - odpowiednią kwotę należy wpłacić na rachunek bankowy Zamawiającego nr rachunku Bank Handlowy 46 1030 1016 0000 0000 6175 4822, a dokument potwierdzający wpłatę (pokwitowanie) należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie ul. Szamocka 3, 5, Departament Zamówień Publicznych, skrzydło „C”, pok. 104, najpóźniej przed podpisaniem umowy; b) w przypadku wniesienia zabezpieczenia w pozostałych dopuszczanych formach dokument zabezpieczenia należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie ul. Szamocka 3, 5, Departament Zamówień Publicznych, skrzydło „C”, I piętro, pok. 104 najpóźniej przed podpisaniem umowy. 4. Z dokumentu zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w formie gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej powinno wynikać jednoznacznie gwarantowanie wypłat należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie o okolicznościach stanowiących podstawę do żądania wypłaty należności. 5. Warunki i termin zwolnienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone zostały we wzorze umowy. Rozdział IX WZÓR UMOWY Wzór umowy określający szczegółowe warunki, na których Zamawiający zawrze umowę w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, stanowi Załącznik nr 2 do Specyfikacji. 22 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Rozdział X POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ Wykonawcy, uczestnikowi konkursu, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej, o których mowa w Dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych – Środki Ochrony Prawnej. Rozdział XI FORMALNOŚCI PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY I. OGŁOSZENIE O WYNIKU POSTĘPOWANIA Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktacje przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, 2) Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 3) Wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania podając uzasadnienie faktyczne i prawne 4) terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. II. WARUNKI ZAWARCIA UMOWY 1. Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana w zawiadomieniu o wyborze oferty. 2. Przed podpisaniem umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana, zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy na warunkach i w formie określonych w Rozdziale VIII niniejszej Specyfikacji. 3. Umowa zostanie zawarta w terminach o których mowa w art. 94 ust 1 lub 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia mają zastosowanie przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz przepisy Kodeksu cywilnego. 23 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Rozdział XII ZMIANA UMOWY 1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian umowy w zakresie opisu przedmiotu zamówienia i jego cech oraz sposobu i terminu jego realizacji. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy w zakresie przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy na osoby trzecie w zakresie cesji wierzytelności. 3. Zmiana umowy wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. 4. Zmiana postanowień umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Z wnioskiem o zmianę postanowień umowy może wystąpić zarówno Wykonawca, jak i Zamawiający. LISTA ZAŁĄCZNIKÓW DO SPECYFIKACJI Wymienione poniżej załączniki stanowią integralną część niniejszej Specyfikacji: 1. Załącznik nr1 - Formularz ofertowy. 2. Załącznik nr 2 - Wzór umowy. 3. Załącznik nr 3 – Wzór oświadczenia potwierdzającego spełnianie przez Wykonawcę warunków określonych w art. 22 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 4. Załącznik nr 4 – Wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 5. Załącznik nr 5 – Wykaz usług. 6. Załącznik nr 6 – Wykaz osób. 24 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik Nr 1 do SIWZ ..........................................................* (miejscowość, data) ..............................................* Nazwa i adres Wykonawcy Zakład Ubezpieczeń Społecznych ul. Szamocka 3, 5 01-748 Warszawa (Zamawiający) OFERTA I. PRZEDMIOT OFERTY Oferujemy wykonanie zamówienia w zakresie obejmującym: zarządzanie projektami i portfelem projektów, zgodnie z wymaganiami określonymi w Rozdziale II Specyfikacji. II. CENA OFERTY Oferujemy wykonanie zamówienia za całkowitą cenę z podatkiem VAT...............................zł, (słownie....................................................................), w tym : wykonanie zamówienia w części obejmującej prace zawarte w Rozdz. II podrozdz.I, lit. A, B, C, D SIWZ za cenę z podatkiem VAT…………………………zł, (słownie ...................... ....................... .....................) oraz sprawowanie opieki powdrożeniowej Rozdz. II podrozdz.I, lit. E SIWZ za cenę z podatkiem VAT ………….zł. (słownie ...................... ....................... .....................). * Oświadczamy, że podana wyżej cena zawiera w sobie wszystkie koszty wynikające z realizacji umowy, w tym opłaty i podatki, jest ceną ostateczną, niepodlegającą zmianie w okresie trwania umowy. III. DEKLAROWANE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA Deklarujemy następujące warunki realizacji zamówienia: 1. Termin realizacji zamówienia: do 6 miesięcy od daty zawarcia umowy - realizacja zamówienia obejmująca prace zawarte w Rozdz. II podrozdz.I, lit. A, B, C, D SIWZ oraz opieka 25 Znak sprawy: TZ/370/101/11 powdrożeniowa Rozdz. II podrozdz.I, lit. E SIWZ – kolejne 6 miesięcy. 2. Płatność za realizację przedmiotu zamówienia ,obejmującego prace zawarte w Rozdz. II podrozdz.I, lit. A, B, C, D SIWZ wraz z przeniesieniem majątkowych praw autorskich nastąpi przelewem w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego – Departament Zarządzania Systemami Informatycznymi (sekretariat) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ul. Szamocka 3, 5, Warszawa, faktury VAT prawidłowo wystawionej na podstawie podpisanego przez Strony bez zastrzeżeń Protokołu odbioru i wdrożenia - Załącznik nr 2 do umowy. Natomiast płatność za opiekę powdrożeniową Rozdz. II podrozdz.I, lit. E SIWZ nastąpi w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego – Departament Zarządzania Systemami Informatycznymi (sekretariat) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ul. Szamocka 3, 5, Warszawa, faktury VAT prawidłowo wystawionej po zakończeniu 6 miesięcznej opieki powdrożeniowej na podstawie podpisanego przez Strony bez zastrzeżeń Raportu końcowego czynności serwisowych – Załącznik nr 3 do wzoru umowy. W obu przypadkach płatność nastąpi na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze. 3. Wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny oferty brutto , w formie ................................................................. 4. Podwykonawcom zamierzamy powierzyć wykonanie zamówienia w całości / części dotyczącej ……………………………………………………………………………………………………* (określić odpowiedni zakres lub pozostawić bez wypełnienia jeżeli nie dotyczy). IV. OŚWIADCZENIA 1) 2) 3) 4) 5) 6) Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i zobowiązujemy się do stosowania i ścisłego przestrzegania warunków w niej określonych. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, tj. 60 dni od upływu terminu składania ofert. Oświadczamy, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego określone w Opisie przedmiotu zamówienia zawartym w Rozdziale II Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Oświadczamy, że zawarty w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wzór umowy został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach określonych we wzorze w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Jesteśmy świadomi, że w przypadku nie dojścia do zawarcia umowy z przyczyn leżących po naszej stronie wniesione wadium ulega przepadkowi na rzecz Zamawiającego. Jesteśmy świadomi, że w przypadku nie złożenia dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, lub pełnomocnictw z przyczyn leżących po naszej stronie, w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy, wniesione wadium ulega przepadkowi na rzecz Zamawiającego. Oświadczamy, że wnieśliśmy wadium w formie ...............................................*, zwrotu wadium należy dokonać na rachunek bankowy Wykonawcy: .....................................................................* (dotyczy Wykonawców, którzy wnieśli wadium w formie pieniądza). 26 Znak sprawy: TZ/370/101/11 V. ZAŁĄCZNIKI DO OFERTY 1.1. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: 1) Oświadczenie potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy, sporządzone wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszej Specyfikacji. 2) wykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 usług (jedna usługa = jedna umowa) dotyczących wdrożenia zarządzania projektami lub portfelem projektów z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management, zrealizowanych dla podmiotu będącego instytucją finansową lub instytucją ubezpieczeniową, , przy czym co najmniej jedna z tych usług: a) zrealizowana była dla podmiotu pracującego w lokalizacji rozproszonej, w skład której wchodzi minimum 20 lokalizacji z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management w wersji 2010; b) była o wartości minimum 1 mln zł brutto; - druga z usług była o wartości minimum 800 000,00 zł brutto, z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że te zamówienia zostały wykonane należycie, sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SIWZ; 3) wykaz osób do koordynacji i realizacji przedmiotu zamówienia posiadających kwalifikacje dotyczące posiadanego przez Zamawiającego środowiska, sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SIWZ; 4) pisemne zobowiązanie podmiotu trzeciego do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia – dotyczy sytuacji opisanych w Rozdz.IV. podrozdz.I. ust.5. 1.2. Oświadczenia i dokumenty o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia: 1) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, sporządzone wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do niniejszej Specyfikacji. 2) Aktualny odpis z właściwego rejestru jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy. 3) Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 4) Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 27 Znak sprawy: TZ/370/101/11 5) 6) Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4 - 8 ustawy wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 1.3. Inne wymagane oświadczenia i dokumenty: 1) 2) 3) 4) W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. W przypadku, gdy ofertę składają wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia wymagane jest załączenie dokumentu pełnomocnictwa określającego zakres umocowania pełnomocnika ustanowionego do reprezentowania ich w postępowaniu, stosownie do art. 23 ust. 2 ustawy. Dokument potwierdzający wniesienie wadium, jeżeli zostało wniesione w innej formie niż w pieniądzu (zaleca się dołączyć). Jeżeli Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie takich podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. ……………............................................................................... (podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy) * - wypełnia Wykonawca 28 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Wzór umowy TZ/370/101/11 – Załącznik nr 2 do SIWZ W dniu ………2011 roku w Warszawie pomiędzy: Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w 01-748 Warszawa, ul. Szamocka 3, 5 posiadającym NIP 521-30-17-228, Regon nr 000017756, który reprezentuje: …………………………………………………………. zwanym w treści umowy "ZAMAWIAJĄCYM” a ……… z siedzibą w ………., ul. ……….., działającą w oparciu o ………… , posiadającą NIP nr …………….., Regon nr ……………….., kapitał zakładowy........................(jeżeli dotyczy) którą reprezentuje: …………………………………………….. zwaną w treści umowy "WYKONAWCĄ”, została zawarta umowa w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) o treści następującej: §1 Przedmiot umowy 1. Przedmiot umowy obejmuje swoim zakresem realizację następujących prac: 1) opracowanie spójnej metodyki zarządzania portfelem projektów oraz projektami, 2) przygotowanie narzędzia Microsoft Project Server 2010 (posiadanego przez Zamawiającego) do kompleksowego wdrożenia metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami, 3) wdrożenie metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami w narzędziu Microsoft Project 2010 (posiadanym przez Zamawiającego), 4) szkolenia metodyczne i narzędziowe, 29 Znak sprawy: TZ/370/101/11 2. 3. 4. 5. 6. 7. oraz 5) sześciomiesięczna opieka powdrożeniowa. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy. WYKONAWCA ponosi odpowiedzialność za dotrzymanie deklarowanych warunków realizacji zamówienia przedstawionych w ofercie. WYKONAWCA zobowiązany jest do dołożenia najwyższej staranności oraz wykonania zamówienia będącego przedmiotem niniejszej umowy zgodnie z najlepszą wiedzą i posiadanym doświadczeniem. WYKONAWCA zobowiązuje się uwzględnić przyjętą przez ZAMAWIAJĄCEGO Koncepcję zarządzania portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych stanowiącą Załącznik nr 1a do niniejszej umowy. ZAMAWIAJĄCY oświadcza, iż posiada narzędzia Microsoft Project 2010, Microsoft Project Server 2010. ZAMAWIAJĄCY informuje, że stosuje: praktyki w zarządzaniu procesowym opartym na bibliotece dobrych praktyk ITIL (Information Technology Infrastructure Library); metodykę PRINCE2 wersja 2009; Portfolio Management Guide – w związku z tym WYKONAWCA zobowiązany jest wykonać niniejszą umowę zgodnie z wymienionymi standardami. WYKONAWCA w ramach ceny umowy przenosi na ZAMAWIAJĄCEGO majątkowe prawa autorskie do przedmiotu umowy określonego w ust. 1 pkt 1),2),3) na następujących polach eksploatacji: 1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową; 2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy; 3) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt 2 - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. §2 Wartość umowy 1. Łączna cena umowna za realizację przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 niniejszej umowy, wynosi z podatkiem VAT ……………. zł (słownie …………… …………… ……………… ………………...), w tym: 1) wykonanie przedmiotu umowy w części obejmującej prace, o których mowa w § 1 ust.1 pkt 1) 4) wraz z przeniesieniem majątkowych praw autorskich wskazanych w § 1 ust.7 wynosi z podatkiem VAT…………………………zł, (słownie ...................... ....................... .....................), 2) sprawowanie opieki powdrożeniowej, o której mowa w § 1 ust.1 pkt 5) wynosi z podatkiem VAT ………….zł. (słownie ...................... ....................... .....................). 2. Podana cena, o której mowa w ust. 1 zawiera w sobie wszelkie koszty WYKONAWCY związane z realizacją przedmiotu umowy. 30 Znak sprawy: TZ/370/101/11 §3 Termin i warunki wykonania przedmiotu umowy 1. WYKONAWCA zrealizuje przedmiot umowy o którym mowa w § 1, w terminie: 1) opracowanie i wdrożenie systemu, o którym mowa w § 1 ust.1 pkt 1) - 4) - do 6 miesięcy od daty zawarcia umowy; 2) opieka powdrożeniowa, o której mowa w § 1 ust.1 pkt 5) - przez kolejne 6 miesięcy od daty odbioru przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 ust.1 pkt 1)- 4) umowy. 2. Za datę odbioru przedmiotu umowy: 1) o którym mowa w § 1 ust.1 pkt 1)- 4) przyjmuje się podpisany bez zastrzeżeń, przez przedstawicieli ZAMAWIAJĄCEGO i WYKONAWCY, Protokół odbioru i wdrożenia, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2) o którym mowa w § 1 ust.1 pkt 5) przyjmuje się podpisany bez zastrzeżeń Raport końcowy czynności serwisowych stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszej umowy. 3. W terminie pięciu dni roboczych (poniedziałek – piątek od godz. 8.00 do godz.16.00 ) od dnia zawarcia umowy WYKONAWCA przedstawi ZAMAWIAJĄCEMU harmonogram realizacji prac. ZAMAWIAJĄCY w ciągu pięciu dni roboczych zgłosi uwagi lub zatwierdzi harmonogram. 4. Ze strony ZAMAWIAJĄCEGO do realizacji umowy wyznaczony będzie ………………………… tel. …………………………… 5. Ze strony WYKONAWCY za prawidłową realizację umowy odpowiedzialny będzie ………………….. tel. …………………… 6. WYKONAWCA zobowiązuje się do przekazania ZAMAWIAJĄCEMU, przed terminem zakończenia realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w ust. 1 pkt. 1), kompletnej dokumentacji, sporządzonej w języku polskim w wersji papierowej i elektronicznej. §4 Zasady rozliczeń 1. Płatność za wykonany przedmiot umowy, o którym mowa w § 1 niniejszej umowy nastąpi przelewem na rachunek bankowy WYKONAWCY wskazany na fakturze w dwóch ratach: 1) za wykonany przedmiot umowy, o którym mowa w § 1 ust.1 pkt 1) - 4) wraz z przeniesieniem majątkowych praw autorskich wskazanych w § 1 ust.7 w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego - Departament Zarządzania Systemami Informatycznymi ZUS (sekretariat) – faktury VAT, prawidłowo wystawionej na podstawie podpisanego przez Strony, bez zastrzeżeń, Protokołu odbioru i wdrożenia, stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2) za opiekę powdrożeniową, o której mowa w § 1 ust.1 pkt 5) w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego – Departament Zarządzania Systemami Informatycznymi (sekretariat) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ul. Szamocka 3, 5, Warszawa, faktury VAT prawidłowo wystawionej po zakończeniu 6 miesięcznej opieki powdrożeniowej na podstawie podpisanego przez Strony bez zastrzeżeń Końcowego raportu czynności serwisowych, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszej umowy. 2. Za termin zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego ZAMAWIAJĄCEGO należną kwotą. 31 Znak sprawy: TZ/370/101/11 §5 Odpowiedzialność WYKONAWCY 1. ZAMAWIAJĄCY może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar umownych. §6 Kary umowne i odstąpienie od umowy 1. W przypadku opóźnienia terminu realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w § 3 ust 1 pkt 1 WYKONAWCA zapłaci karę umowną w wysokości 0,1 % łącznej ceny umowy z podatkiem VAT, o której mowa w § 2 ust 1, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez WYKONAWCĘ z przyczyn niezależnych od ZAMAWIAJĄCEGO, WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 20 % łącznej ceny umowy z podatkiem VAT, o której mowa w § 2 ust. 1. 3. W przypadku opóźnienia terminu, o którym mowa w § 7 ust. 2 WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU, za każdy rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia karę umowną w wysokości 0,1% łącznej ceny umowy z podatkiem VAT, o której mowa w § 2 ust. 1. 4. W przypadku opóźnienia terminu, o którym mowa w § 7 ust 4 WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU, za każdy rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia karę umowną w wysokości 0.1% łącznej ceny umowy z podatkiem VAT, o której mowa w § 2 ust 1, z zastrzeżeniem § 7 ust. 6. 5. Kary umowne ZAMAWIAJĄCY potrąca z zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub z należnej WYKONAWCY zapłaty (faktury VAT). 6. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, ZAMAWIAJĄCY może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku WYKONAWCA może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. §7 Zasady świadczenia opieki powdrożeniowej 1. W ramach opieki powdrożeniowej świadczonej przez okres 6 miesięcy po odbiorze systemu WYKONAWCA zapewni: 1.1. pomoc nielimitowaną liczbą zgłoszeń w szczególności przy konfiguracji oprogramowania, naprawie błędów lub ewentualnie podaniu sposobów obejścia awarii, do czasu naprawy oraz dostosowywania metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami oraz funkcjonalności oprogramowania do potrzeb ZAMAWIAJACEGO. 32 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Jako błąd/problem ZAMAWIAJĄCY uznaje wszelkie nieprawidłowości prac wdrożeniowych, w tym również uszkodzenia i nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu. 1.2. 500 godzin prac konsultantów. Prace konsultantów polegać będą na dostarczaniu wiedzy osobom pracującym na przygotowanym przez WYKONAWCĘ rozwiązaniu z zakresu tego rozwiązania. 2. Zgłoszenie błędu/problemu zwane dalej zgłoszeniem serwisowym następuje na zgłoszeniu serwisowym, którego wzór zawarty jest w Załączniku nr 4 do niniejszej umowy. WYKONAWCA w terminie 1 dnia roboczego potwierdza otrzymanie zgłoszenia. 3. ZAMAWIAJĄCY będzie miał możliwość zgłaszania serwisowego w dni robocze (poniedziałek piątek w godzinach od 08:00 do 16:00) telefonicznie (pod udostępnionym przez Wykonawcę numerem telefonu …………………) lub na dedykowany adres mailowy (Wykonawca poda adres przed zawarciem umowy) lub faxem (pod udostępnionym przez Wykonawcę numerem faxu). Następnie ZAMAWIAJĄCY przesyła zgłoszenie na wzorze zgłoszenia serwisowego (jak w ust.2), faksem na numer ……………….. lub pocztą elektroniczną adres email: ……….., poprzez formularz WWW na stronie WYKONAWCY lub w ramach wymiany danych między systemami obsługi zgłoszeń ZAMAWIAJĄCEGO i WYKONAWCY. 4. WYKONAWCA przywraca oprogramowanie do stanu sprzed wystąpienia błędu/problemu lub podaje sposób obejścia błędu/problemu w ciągu 4 dni roboczych (poniedziałek – piątek), w godzinach od 8.00 do 16.00 od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Usunięcie błędu/problemu potwierdza się na formularzu dokonania naprawy, którego wzór zawarty jest w Załączniku nr 4 do niniejszej umowy. 5. Po zakończeniu świadczenia sześciomiesięcznej opieki powdrożeniowej WYKONAWCA przedstawi ZAMAWIAJĄCEMU Raport końcowy czynności serwisowych, sporządzony na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszej umowy. 6. W przypadku stwierdzenia, że przyczyny leżą po stronie Zamawiającego czas usunięcia błędu/problemu może zostać przesunięty. Fakt ten musi zostać potwierdzony na formularzu dokonania naprawy, którego wzór zawarty jest w Załączniku nr 4 do niniejszej umowy. 7. Konsultanci dostępni będą w dni robocze (poniedziałek - piątek) w godzinach od 08:00 do 16:00. 8. Przewiduje się możliwość konsultacji telefonicznych pod nr telefonu ………. lub w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby dzień wcześniej. 9. Odbyte konsultacje będą każdorazowo potwierdzane raportem zawierającym datę konsultacji, liczbę wykorzystanych godzin oraz podpisy Stron. §8 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 1. WYKONAWCA udziela ZAMAWIAJĄCEMU zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie ............... w wysokości ............... zł. (słownie zł: .................. ) tj. 10 % wartości umowy z podatkiem VAT, ważnego od dnia zawarcia umowy do upływu 30 dnia od zakończenia okresu obowiązywania umowy. 33 Znak sprawy: TZ/370/101/11 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy, będzie zwrócone WYKONAWCY w terminie 30 dni od daty wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt.2). 3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy do pokrycia roszczeń wynikających z niniejszej umowy przez ZAMAWIAJĄCEGO, bez potrzeby uzyskania zgody WYKONAWCY. 5. WYKONAWCA może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 148 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zmiana taka nie powoduje konieczności zmiany umowy. §9 Siła wyższa 1. Strony Umowy będą zwolnione z odpowiedzialności za niewypełnienie swoich zobowiązań zawartych w Umowie w czasie trwania siły wyższej, jeżeli okoliczności zaistnienia siły wyższej będą stanowiły przeszkodę w ich wypełnieniu. 2. Siłą wyższą jest zdarzenie zewnętrzne, nie posiadające swojego źródła wewnątrz przedsiębiorstwa, niemożliwe do przewidzenia oraz niemożliwe do zapobieżenia, przy czym chodzi tu raczej o niemożliwość zapobieżenia jego szkodliwym następstwom. 3. Strona może powołać się na zaistnienie siły wyższej tylko wtedy, gdy poinformuje ona o tym pisemnie drugą stronę w ciągu 3 dni od powstania tych okoliczności. 4. Okoliczności zaistnienia siły wyższej muszą zostać udowodnione przez Stronę, która się na nie powołuje. § 10 Poufność 1. Strony Umowy zobowiązują się, z zastrzeżeniem ust. 2, do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, które uzyskają w trakcie wykonywania Umowy oraz do wykorzystania ich wyłącznie do celów określonych w umowie. 2. Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, o których mowa w ust.1 nie dotyczy informacji, które: 1) w czasie ich ujawnienia były publicznie znane, 2) są ujawniane na mocy przepisów prawa. 3. W przypadku ujawnienia informacji, o których mowa w ust. 1 na mocy przepisów prawa Strony zobowiązują się powiadomić o tym niezwłocznie drugą Stronę. 4. Strony umowy zobowiązują się w przypadku konieczności dostępu do materiałów drugiej Strony w trakcie wykonywania niniejszej umowy, które zawierają informacje niejawne, zapewnić postępowanie z informacjami niejawnymi zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych ( Dz.U. z 2010r. Nr 182, poz1228). § 11 Postanowienia ogólne 34 Znak sprawy: TZ/370/101/11 1. WYKONAWCA bez uprzedniej pisemnej zgody ZAMAWIAJĄCEGO nie może dokonywać przeniesienia praw lub obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie, ani regulować ich w drodze kompensaty. 2. Wszelkie spory mogące wynikać z zawarcia i wykonania umowy, strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby ZAMAWIAJĄCEGO. 3. W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), Kodeksu cywilnego, Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz odpowiednie przepisy mające związek z przedmiotem umowy. 4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia dotyczące niniejszej umowy wymagają formy pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności. 5. Załączniki do umowy stanowią jej integralną część. 6. Umowa zostaje zawarta z chwilą podpisania jej przez obie Strony. 7. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze Stron. Spis załączników do umowy: Załącznik nr 1 Załącznik nr 1a Załącznik nr 2 Załącznik nr 3 Załącznik nr 4 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - Koncepcja zarządzania projektami i portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych - Protokół odbioru i wdrożenia - Raport końcowy czynności serwisowych – formularz. - Opis procedury obsługi Zgłoszeń Serwisowych. Wzór zgłoszenia serwisowego i potwierdzenia rejestracji zgłoszenia. Formularz dokonania naprawy. ZAMAWIAJĄCY .............................................. WYKONAWCA ........................................................ 35 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik nr 1 do Umowy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest zarządzanie projektami i portfelem projektów. Przedmiot zamówienia obejmuje swoim zakresem realizację następujących prac: A. Opracowanie spójnej metodyki zarządzania portfelem projektów oraz projektami Zasadniczym elementem prac będzie opracowanie spójnych mechanizmów organizacyjnych związanych z zarządzaniem portfelem projektów i zarządzaniem projektami. Realizacja tego zadania powinna obejmować: - przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, - opracowanie spójnej metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami. I. Analiza przedwdrożeniowa 1. W ramach realizacji prac Wykonawca wykona analizę przedwdrożeniową, w wyniku której zostanie opracowana następująca dokumentacja: 1) analiza kontekstu organizacyjnego w zakresie zarządzania portfelem projektów i projektami, 2) analiza obecnego portfela projektów, w tym identyfikacja i opis inicjatyw i projektów na każdym z etapów cyklu życia inicjatywy, 3) analiza obecnych procesów, procedur i instrukcji roboczych związanych z zarządzaniem portfelem projektów i projektami, 4) analiza obecnych procesów, procedur i instrukcji roboczych w zakresie zarządzania usługami na styku z zarządzaniem portfelem projektów i projektami, 5) analiza obecnych procesów, procedur i instrukcji roboczych w zakresie zarządzania architekturą korporacyjną na styku z zarządzaniem portfelem projektów i projektami. 2. Zamawiający wyznaczy do kontaktów z Wykonawcą przedstawiciela. Sposób realizacji prac nie może obciążać pracowników Zamawiającego w nadmiernym stopniu i wpływać na realizowanie innych zadań przez tych pracowników. Zamawiający zobowiązuje się udostępniać Wykonawcy niezbędne posiadane dokumenty oraz informacje. 3. Analiza przedwdrożeniowa będzie stanowiła podstawę do aktualizacji metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami oraz do wdrożenia metodyki w systemie informatycznym wspomagającym zarządzanie portfelem i projektami oraz w organizacji. II. Spójna metodyka zarządzania portfelem projektów i projektami W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje spójne metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami, uwzględniając specyfikę organizacji Zamawiającego, charakter prowadzonych projektów 36 Znak sprawy: TZ/370/101/11 oraz przyjętą Koncepcję zarządzania portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Wykonawca zobowiązany jest również do właściwego uwzględnienia powiązania projektowanych metodyk z procesami zarządzania usługami i architekturą korporacyjną, funkcjonujących i planowanych do funkcjonowania u Zamawiającego. 1. Metodyka zarządzania portfelem projektów W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje metodykę zarządzania portfelem projektów, bazującą na dobrych praktykach z tej dziedziny, w tym „Portfolio Management Guide” z uwzględnieniem specyfiki organizacji Zamawiającego oraz przyjętą Koncepcję zarządzania portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i narzędzia Microsoft Project Server 2010. Dodatkowo, ze względu na trwające prace związane z ujednolicaniem procesów biznesowych w skali całego Zakładu, w tym we wszystkich Oddziałach, metodyka zarządzania portfelem projektów powinna objąć również projekty IT prowadzone we wszystkich Oddziałach ZUS. Metodyka zarządzania portfelem projektów powinna obejmować praktyki definiowania portfela i dostarczenia portfela, określone w przewodniku OGC „Portfolio Management Guide”. Dopuszczalne jest stosowanie standardów i metodyk z tej dziedziny opracowanych przez inne międzynarodowe instytucje (np. PMI), pod warunkiem zachowania analogicznego zakresu mechanizmów zarządzania portfelem projektów. W ramach metodyki zarządzania portfelem projektów zostanie opracowana następująca dokumentacja: 1) opis założeń przyjętych do opracowania metodyki zarządzania portfelem projektów, 2) mapa procesów zarządzania portfelem projektów, obejmująca identyfikację docelowych procesów, ich wzajemnych relacji oraz relacji z innymi procesami, w tym procesami biznesowymi oraz procesami zarządzania projektami, usługami i architekturą korporacyjną, 3) model procesów zarządzania portfelem projektów, obejmujący kompletny zestaw procesów w zakresie definiowania i dostarczania portfela projektów. Opis każdego z procesów powinien obejmować: a) a) opis celu procesu, b) diagram procesu, c) opis wejść i wyjść z procesu, d) opis działań realizowanych w ramach procesu odpowiedzialnych za realizację tych działań, wraz z przypisaniem ról e) opis zadań realizowanych w ramach poszczególnych działań, f) opis zakresu stosowania narzędzi informatycznych do realizacji poszczególnych działań. 4) opis szczegółowych technik związanych z zarządzaniem portfelem projektów, obejmujących: a) technikę priorytetyzacji projektów w ramach portfela – określającą czynniki biznesowe (ang. Business drivers), ich relacje, wagi oraz sposoby przypisywania projektów do tych czynników, 37 Znak sprawy: TZ/370/101/11 b) technikę kategoryzacji – określającą odpowiednie kategorie, do których projekty mogą być przypisywane oraz warunki przypisywania projektów do kategorii, c) technikę równoważenia portfela – określającą czynniki sterujące włączeniem projektu do portfela, 5) szablony produktów zarządczych wykorzystywanych w metodyce zarządzania portfelem projektów oraz wskazówki dotyczące stosowania i skalowania tych szablonów w zależności od potrzeb portfela projektów i projektu, 6) model organizacji w zakresie zarządzania portfelem projektów, obejmujący opis ról (wraz z ich odpowiedzialnościami) występujących w procesach zarządzania portfelem projektów oraz ich mapowanie na funkcje w organizacji Zamawiającego, 7) opis zmian w obszarze procesów biznesowych oraz procesów zarządzania usługami i architekturą korporacyjną, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania procesów zarządzania portfelem projektów. Oprócz dostarczenia dokumentacji, Wykonawca zamodeluje zaprojektowane procesy zarządzania portfelem projektów z wykorzystaniem notacji EPC w narzędziu ARIS, posiadanym przez Zamawiającego. Zamawiający udostępni Wykonawcy jedno stanowisko komputerowe z dostępem do oprogramowania ARIS. 2. Metodyka zarządzania projektami W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje metodykę zarządzania projektami bazującą na dobrych praktykach z dziedziny, w tym PRINCE2, z uwzględnieniem specyfiki organizacji Zamawiającego oraz przyjętą Koncepcją zarządzania portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (stanowiącą Załącznik nr 1a do wzoru umowy) i narzędzia Microsoft Project Server 2010. Dodatkowo, ze względu na trwające prace związane z ujednolicaniem procesów biznesowych w skali całego Zakładu, w tym we wszystkich Oddziałach, metodyka zarządzania projektami powinna objąć również projekty IT prowadzone we wszystkich Oddziałach ZUS. Metodyka zarządzania projektami powinna obejmować pełen cykl życia projektu, składający się z następujących faz: przygotowanie do realizacji projektu, inicjowanie projektu, realizacja projektu, kontrola projektu oraz zamykanie projektu. Metodyka ta powinna obejmować również zagadnienia związane z następującymi obszarami zarządzania projektami: zakresem, czasem, kosztami, jakością, zespołem, komunikacją, integracją, ryzykiem i dostawcami. W ramach metodyki zarządzania projektami zostanie opracowana następująca dokumentacja: 1) opis założeń przyjętych do opracowania metodyki zarządzania projektami, 2) mapa procesów zarządzania projektami, obejmująca identyfikację docelowych procesów, ich wzajemnych relacji oraz relacji z innymi procesami, w tym procesami biznesowymi oraz procesami zarządzania portfelem projektów, usługami i architekturą korporacyjną, 38 Znak sprawy: TZ/370/101/11 3) model procesów zarządzania projektami, obejmujący kompletny zestaw procesów w zakresie przygotowania, inicjowania, realizacji (w tym monitorowania i kontroli) oraz zamykania projektu. Opis każdego z procesów powinien obejmować: a) opis celu procesu, b) diagram procesu, c) opis wejść i wyjść z procesu, d) opis działań realizowanych w ramach procesu wraz z przypisaniem ról odpowiedzialnych za realizację tych działań, e) opis zadań realizowanych w ramach poszczególnych działań, f) opis zakresu stosowania poszczególnych działań. narzędzi informatycznych do realizacji 4) opis szczegółowych technik związanych z projektami, obejmujących: a) technikę zarządzania ryzykiem, b) technikę zarządzania zmianami, c) technikę zarządzania jakością, d) technikę zarządzania i kontroli kosztów, e) technikę szacowania zasobów, 5) szablony produktów zarządczych wykorzystywanych w metodyce zarządzania projektami oraz wskazówki dotyczące stosowania i skalowania tych szablonów w zależności od potrzeb portfela projektów i projektu, 6) model organizacji w zakresie zarządzania projektami, obejmujący opis ról (wraz z ich odpowiedzialnością) występujących w procesach zarządzania projektami oraz ich mapowanie na funkcje w organizacji Zamawiającego, 7) opis zmian w obszarze procesów biznesowych oraz procesów zarządzania usługami i architekturą korporacyjną, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania procesów zarządzania projektami. Oprócz dostarczenia dokumentacji, Wykonawca zamodeluje zaprojektowane procesy zarządzania projektami z wykorzystaniem notacji EPC w narzędziu ARIS, posiadanym przez Zamawiającego. Zamawiający udostępni Wykonawcy jedno stanowisko komputerowe z dostępem do oprogramowania ARIS. B. Przygotowanie narzędzia Microsoft Project Server 2010 (posiadanego przez Zamawiającego) do kompleksowego wdrożenia metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami 1. Do zarządzania portfelem projektów i projektami Zakład Ubezpieczeń Społecznych wybrał środowisko Microsoft Project Server 2010. Wykonawca obowiązany będzie do przygotowania tego narzędzia do pełnego wsparcia zaproponowanych metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami. 2. W ramach realizacji prac Wykonawca opracuje: 39 Znak sprawy: TZ/370/101/11 1) aktualizację projektu technicznego dla środowiska Microsoft Project Server 2010, pod kątem parametryzacji na potrzeby wdrożenia opracowanych metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami, 2) projekt repozytorium dokumentacji projektów oraz repozytorium danych projektowych, uwzględniający przygotowanie szablonów witryn (w tym m.in. różne kategorie projektów zdefiniowane w ramach metodyk), wraz z szablonami dokumentów dla Microsoft SharePoint Server 2010, które to będą wykorzystywane w ramach realizacji projektów i kontroli portfela projektów, 3) projekt raportów wspierających wdrożenie metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami, w tym: a) raporty planowanych inicjatyw i realizowanych projektów w ramach portfela, b) raporty dot. realizacji celów biznesowych, c) raporty dot. planowanej i rzeczywistej pracy w projektach wchodzących w skład portfela, d) raporty dot. odchyleń i zmian w stosunku do planów, e) raporty czasu i kosztów pracy, f) raporty dostępności zasobów dla portfela, g) raporty wykorzystania zasobów w projektach, h) raporty zagadnień na poziomie projektów i portfela, i) raporty ryzyk, j) raporty kosztów umów z zewnętrznymi dostawcami, 4) projekt implementacji powyższych elementów wraz z harmonogramem i zapotrzebowaniem na zasoby po stronie Zamawiającego – wszystkie zadania zakładają zachowanie w środowisku Microsoft Project Server 2010 informacji o wprowadzonych już i zarządzanych projektach. C. Wdrożenie metodyk zarządzania portfelem projektów i projektów w narzędziu Microsoft Project 2010 1. W ramach realizacji prac Wykonawca przeprowadzi wdrożenie opracowanych metodyk w narzędziu Microsoft Project Server 2010, obejmujące prace instalacyjne (jeżeli będzie to potrzebne) oraz konfiguracyjne, zgodnie z przygotowanym projektem implementacji, czyli m.in. implementacja w Microsoft Project Server 2010 i Microsoft SharePoint Server 2010: 1) metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami, 2) repozytorium dokumentacji projektów, 3) repozytorium danych projektowych, 4) raportów. 2. Prace obejmą w szczególności wykonane następujących zadań: 40 Znak sprawy: TZ/370/101/11 1) implementacja rozwiązania w środowisku testowym, 2) przygotowanie planu testów akceptacyjnych w środowisku testowym, przeprowadzenie testów oraz przygotowanie raportu z testów, 3) migracja do środowiska produkcyjnego, 4) przygotowanie planu testów migracji w środowisku produkcyjnym, przeprowadzenie testów oraz przygotowanie raportu z testów, 5) dostosowanie środowiska produkcyjnego do wymagań bezpieczeństwa Zamawiającego, 6) opracowanie zalecanych przez producenta procedur eksploatacyjnych dla środowiska testowego i produkcyjnego, 7) przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej niezbędnej do rozwoju środowiska. 3. Dodatkowe założenia dotyczące wdrożenia zarządzania portfelem projektów i projektami: 1) liczba jednocześnie prowadzonych projektów (niezarchiwizowanych) ma wynosić około 300, 2) w ramach niniejszych prac nie jest planowana integracja środowiska Microsoft Project Server 2010 i SharePoint 2010 z innymi systemami posiadanymi przez Zamawiającego, 3) projektowane rozwiązanie ma objąć centralę i wybrane terenowe jednostki Zakładu. 4. Zakres prac obejmie również integrację Project Server 2010 z: 1) funkcjonującym serwerem poczty Microsoft Exchange 2003 (integracja powinna uwzględniać planowaną przyszłą aktualizację do Microsoft Exchange 2007 lub 2010), 2) usługami katalogowymi Active Directory w wersji 2003 (integracja powinna uwzględniać planowaną przyszłą aktualizację do domeny Active Directory w wersji 2008), 3) optymalizacja bazy danych SQL Server działającej na platformie SQL Server 2005, z uwzględnieniem planowanej przyszłej aktualizacji do SQL Server 2008. Wykonawca w ramach ceny umowy przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie do przedmiotu umowy wraz z prawem do dalszej modyfikacji przez Zamawiającego. D. Szkolenia metodyczne i narzędziowe 1. W ramach realizacji prac (w ramach ceny umowy) Wykonawca przeprowadzi spersonalizowane szkolenia metodyczne i narzędziowe dopasowane do następujących grup użytkowników: 1) kierownicy biura portfela i projektów oraz kadra zarządzająca (10 osób), 2) kierownicy projektów (ok. 40 osób), 3) uczestnicy projektów (ok. 80 osób). 2. Szkolenia będą prowadzone z wykorzystaniem opracowanych metod zarządzania portfelem projektów i projektami oraz z wykorzystaniem dostosowanego narzędzia Microsoft Project Server 2010. Zakres tematyczny szkoleń powinien odpowiadać szkoleniu Microsoft Mastering Microsoft Project 2010 i powinien obejmować w szczególności: tworzenie projektów, 41 Znak sprawy: TZ/370/101/11 harmonogramowanie ręczne i automatyczne, tworzenie WBS, zarządzanie zasobami oraz pracę z raportami. Szkolenia będą się odbywały w Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w grupach nieprzekraczających 15 osób i będą obejmowały dla każdej grupy: 1) co najmniej 24 godziny zajęć dla każdego z uczestników projektów i kierowników projektów w zakresie stosowania metodyki zarządzania projektami, 2) co najmniej 16 godzin zajęć dla kierowników biura portfela i projektów, kadry zarządzającej i kierowników projektów w zakresie stosowania metodyki zarządzania portfelem projektów, 3) co najmniej 24 godziny zajęć dla wszystkich uczestników i kierowników projektów w zakresie eksploatacji narzędzia Microsoft Project Server 2010, 4) co najmniej 16 godzin zajęć dla kierowników biura portfela i projektów oraz kadry zarządzającej w zakresie zarządzania portfelem z wykorzystaniem narzędzia Microsoft Project Server 2010. E. Opieka powdrożeniowa W ramach opieki powdrożeniowej świadczonej przez okres 6 miesięcy po odbiorze systemu Wykonawca zapewni: 1. Pomoc techniczną nielimitowaną liczbą zgłoszeń w szczególności przy konfiguracji oprogramowania, naprawie błędów lub ewentualnie podaniu sposobów obejścia awarii, do czasu naprawy oraz dostosowywania metodyk zarządzania portfelem projektów i projektami oraz funkcjonalności oprogramowania do potrzeb Zamawiającego. 1) Wykonawca zobowiązuje się do potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia serwisowego w czasie nie przekraczającym 1 dnia roboczego (tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00) od dokonania takiego zgłoszenia przez Zamawiającego. Zgłoszenie może być dokonane telefonicznie, pocztą elektroniczną, poprzez formularz WWW na stronie Wykonawcy lub w ramach wymiany danych między systemami obsługi zgłoszeń Zamawiającego i Wykonawcy. 2) Wykonawca zobowiązuje się do przywrócenia oprogramowania do stanu sprzed awarii lub podania sposobu obejścia awarii/błędu w ciągu czterech dni roboczych od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia serwisowego. 2. 500 godzin prac konsultantów. Informacje dodatkowe: a) Zamawiający posiada narzędzia Microsoft Project 2010, Microsoft Project Server 2010; b) Zamawiający stosuje: praktyki w zarządzaniu procesowym opartym na bibliotece dobrych praktyk ITIL (Information Technology Infrastructure Library); metodykę PRINCE2 wersja 2009; Portfolio Management Guide – w związku z powyższym zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymienionymi standardami; c) Zamawiający posiada Koncepcję zarządzania portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (stanowiącą Załącznik nr 1a do wzoru umowy), której założenia Wykonawca uwzględni wykonując przedmiot zamówienia. 42 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik nr 1a do Umowy Koncepcja zarządzania projektami i portfelem projektów IT w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych Model procesu zarządzania portfelem projektów IT w ZUS składa się z następujących podprocesów: • Aktualizacja strategii portfela - ma na celu przygotowanie i aktualizację zasad opisu potrzeb, inicjatyw i projektów na podstawie „Strategii IT” oraz wstępne zaplanowanie portfela projektów IT zgodnie z obowiązującymi w ZUS rocznymi cyklami budżetowymi. • Analiza portfelowa - koncentruje się na identyfikacji i definicji potrzeb, inicjatyw oraz projektów. Projekty zastają opisane do poziomu umożliwiającego podjęcie decyzji o ich realizacji w ramach portfela projektów IT. • Równoważenie i planowanie portfela - ma na celu wybór, właściwych z punktu widzenia celów i możliwości organizacji, projektów wchodzących w skład docelowego portfela. Wybrane projekty są inicjowane do poziomu umożliwiającego ich dalszą realizację (m.in. zapewniana jest forma ich realizacji np. umowa z dostawcą). Planowanie portfela projektów IT obejmuje też utworzenie strategii realizacji portfela, która zawierać będzie m.in. mapę drogową realizowanych przedsięwzięć wraz z określeniem ich wzajemnych zależności oraz współdzielonych zasobów. • Realizacja portfela - obejmuje zarówno nadzór projektów wchodzących w skład portfela jaki i procesów zarządzania portfelem jako takich. Nadzór poszczególnych projektów przekładać się będzie na możliwość oceny całego portfela. Nadzór organizacyjny umożliwi natomiast wprowadzanie usprawnień w zarządzaniu portfelem projektów IT. Powyższe podprocesy są realizowane w trzech cyklach zgodnie z informacją przedstawioną na poniższym rysunku. Rysunek 1. Cykle i procesy zarządzania portfelem projektów IT. Za sprawną realizację podprocesów odpowiada jedno centralne Biuro Portfela (zlokalizowane w obszarze Planowania IT) oraz jedno centralne Biuro Projektów (zlokalizowane w obszarze Wdrożeń IT). 43 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Biuro Portfela jest odpowiedzialne zarówno za zdefiniowanie projektów wchodzących w skład portfela, jak i późniejsze monitorowanie ich realizacji, z punktu widzenia celów stawianych przed całym portfelem i wpływu na inne projekty znajdujące się w portfelu. Nadzór nad Biurem Portfela jest realizowany przez Dyrektora Portfela, natomiast ciałem zatwierdzającym wszystkie kluczowe decyzje jest Rada Portfela, składająca się z Członka Zarządu ds. Informatyki oraz dyrektorów wszystkich trzech obszarów (planowanie, wdrożenia i eksploatacja) wchodzących w skład Pionu Informatyki. Rada Portfela jest ciałem wirtualnym zbierającym się jedynie w celu dokonania kluczowych akceptacji w procesie zarządzania portfelem. Bieżące zarządzanie portfelem jest realizowane przez Biuro Portfela pod nadzorem Dyrektora Portfela. Za realizację projektów będzie odpowiedzialne Biuro Projektów (w trakcie projektowania). Jego zadania, oprócz bieżącego nadzoru nad realizowanymi projektami, obejmują dostarczanie do Biura Portfela informacji niezbędnych z punktu widzenia monitorowania całego portfela projektów – a więc wpływających na zależności między projektami, dostępność zasobów czy realizację celów stawianych przed portfelem. Do pilotażowego wdrożenia zarządzania portfelem projektów IT wykorzystano narzędzie Microsoft Project Server 2010. 44 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik nr 2 do Umowy PROTOKÓŁ ODBIORU I WDROŻENIA W dniu ........................ Komisja w składzie: PRZEDSTAWICIEL WYKONAWCY: PRZEDSTAWICIEL ZAMAWIAJĄCEGO: 1. ..................................... 1. ............................................... 2. ..................................... 2. ............................................... dokonała/nie dokonała* odbioru prac, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt. 1) – 4) w ramach umowy nr ............................. z dnia .................. na Zarządzanie Projektami i Portfelem Projektów. Ww. prace przyjęto bez uwag/ nie przyjęto ze względu* ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................... Uwagi:……………………………………………………………………………………………………………….. .……………………………………………………………………………………………………………………… PRZEDSTAWICIEL WYKONAWCY: PRZEDSTAWICIEL ZAMAWIAJĄCEGO: 1. ..................................... 1. ......................................... 2. ..................................... 2. ........................................ ................................................., (miejscowość) dnia........................... (data) ________________ *niepotrzebne skreślić 45 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik nr 3 do Umowy Raport Końcowy Czynności Serwisowych - formularz Dotyczy umowy: Raport Końcowy Czynności Serwisowych Data sporządzenia: ______.______.____ Wykonawca raportu: Imię i Nazwisko: Czynności serwisowe (1) Liczba Zgłoszeń Serwisowych: Liczba Rozpoczętych Interwencji Serwisowych: Liczba Zakończonych Interwencji Serwisowych: Uwagi: (1) Wszystkie wymienione w raporcie czynności serwisowe mają swoje potwierdzenie w postaci odpowiednich protokołów, których kopie zostaną dołączone jako załączniki do niniejszego raportu. Podpis osoby sporządzającej raport: Uwagi osoby odbierającej raport: Czynności serwisowe zostały/nie zostały wykonane należycie*. * nie potrzebne skreślić Data otrzymania raportu: Podpis osoby odbierającej raport: 46 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik nr 4 do Umowy Opis procedury obsługi Zgłoszeń Serwisowych I. Stosowanie. Procedura określona w niniejszym Załączniku stosuje się do świadczenia przez Wykonawcę usług obsługi Zgłoszeń Serwisowych związanych z wykonywaniem przedmiotu umowy nr …………….. zawartej z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. II. Zakres usług. Zgłoszenia Serwisowe mają na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu będącego przedmiotem niniejszej umowy oraz profesjonalnej pomocy w przypadku stwierdzenia problemów w działaniu lub błędów tego systemu. Zgłoszenia Serwisowe nie dotyczą urządzeń, na których system został zainstalowany. Obsługa Zgłoszeń Serwisowych obejmuje kompleksową obsługę Zamawiającego w zakresie użytkowania systemu, w trakcie obowiązywania Umowy. III. Opis procedury. 1. Usługi opisane powyżej będą realizowane poprzez obsługę Zgłoszeń Serwisowych zgłaszanych do działu HelpDesk Wykonawcy, zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym Załączniku. 2. HelpDesk jest jedynym i wyłącznym punktem kontaktu w sprawach związanych z obsługą poszczególnych Zgłoszeń Serwisowych. 3. W razie wystąpienia usterek lub problemów związanych z użytkowaniem systemu upoważniony przedstawiciel Zamawiającego, zwany dalej Zgłaszającym, dokonuje Zgłoszenia Serwisowego. 4. Zgłoszenie Serwisowe polega na przekazaniu do HelpDesku informacji określonych w Karcie Zgłoszenia Serwisowego, stanowiącej Dodatek nr 1 do niniejszego Załącznika. Zgłoszenie może być dokonane telefonicznie, pocztą elektroniczną, poprzez formularz WWW na stronie Wykonawcy lub w ramach wymiany danych między systemami obsługi zgłoszeń Zamawiającego i Wykonawcy. Zakres wymienianych danych zostanie uzgodniony w okresie wdrożenia systemu. Zgłoszenie Serwisowe każdorazowo będzie potwierdzane przesłaniem Karty Zgłoszenia serwisowego. 5. HelpDesk potwierdza w formie pisemnej w czasie nie dłuższym, niż 1 dzień roboczy od otrzymania zgłoszenia Zgłaszającemu przyjęcie Zgłoszenia Serwisowego i podaje jego numer referencyjny. 6. Wykonawca przystępuje do realizacji Zgłoszenia Serwisowego. W tym czasie następuje pierwszy kontakt konsultanta merytorycznego w celu weryfikacji i analizy zgłoszonego problemu. Po ustaleniu przyczyn błędu lub zdefiniowaniu problemu Wykonawca informuje Zamawiającego o przewidywanym czasie ich usunięcia. W tym czasie Wykonawca dostarcza niezbędnych do usunięcia błędu informacji i materiałów jak również profesjonalnej technicznej asysty w trakcie jego usuwania. 47 Znak sprawy: TZ/370/101/11 7. Wykonawca zobowiązuje się do przywrócenia funkcjonowania systemu do stanu z przed zaistnienia błędu/problemu lub podania sposobu obejścia awarii w ciągu czterech dni roboczych od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Serwisowego. Usunięcie awarii oprogramowania potwierdza się na Formularzu dokonania naprawy, którego wzór stanowi Dodatek nr 2. 8. Wykonawca zobowiązuje się realizować obsługę Zgłoszeń Serwisowych w sposób najmniej uciążliwy dla Zamawiającego, zaś Zamawiający ma obowiązek współdziałać z przedstawicielami Wykonawcy w niezbędnym zakresie w celu zapewnienia im sprawnej realizacji Zgłoszeń Serwisowych. 9. Wykonawca po okresie 6 miesięcy sporządzi Raport końcowy czynności serwisowych. Minimalny wymagany zakres informacji zawartych w Raporcie końcowym czynności serwisowych znajduje się w Załączniku nr 3 do Umowy. 10. W przypadku braku możliwości przywrócenia sprawności funkcjonalnej systemu w terminie uzasadnionym potrzebami Zamawiającego z uwagi na brak standardowych środków dopuszcza się możliwość realizacji obsługi Zgłoszenia Serwisowego środkami zastępczymi. O konieczności użycia środków zastępczych Zamawiający będzie każdorazowo informowany. Zastosowanie środków zastępczych może wiązać się z dodatkowymi niedogodnościami w obsłudze i korzystaniu z systemu. Wykonawca dołoży starań, aby okres funkcjonowania systemu z wykorzystaniem środków zastępczych był możliwie jak najkrótszy. 48 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Wzór zgłoszenia serwisowego i potwierdzenia rejestracji zgłoszenia Data zgłoszenia: KARTA ZGŁOSZENIA SERWISOWEGO _____.___.___ Dane zgłaszającego: Nr Zgłoszenia: ZUS/ZS/___/___ (*) Wypełnia Wykonawca Imię: _____________________________________________ Nazwisko: _________________________________________ Tel: _______________ e_mail: ________________________ Informacje o produkcie i systemie: Krótki opis usterki/problemu (*): (*) Dłuższy opis usterki/problemu, dodatkowe informacje należy umieścić w polu na stronie 2. Podpis zgłaszającego: Data i podpis przyjmującego zgłoszenie: 49 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Strona 2 KARTA ZGŁOSZENIA SERWISOWEGO Nr Zgłoszenia: ZUS/ZS/___/___ (*) Wypełnia Wykonawca Dodatkowe informacje opisujące problem/usterkę (*): (*) Niezgodność z oczekiwanym działaniem komponentu; sytuacja bądź czynność, w trakcie której występuje problem; zrzuty ekranów; komunikaty systemowe; dzienniki zdarzeń; ostatnie znane zmiany w środowisku itp. (*) Dłuższy opis usterki/problemu, dodatkowe informacje należy umieścić w polu na stronie 2. 50 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Formularz dokonania naprawy Data rozpoczęcia: Protokół Wykonania Usługi ................................................... Serwisowej Nr Protokołu: ZUS/................/.................... ................................................... Przyczyna interwencji: Wykonawca usługi (*): Nr zgłoszenia: ZUS/........./......... Imię i nazwisko:....................................................... Tel:............ e-mail:.......................................... (*) Wypełnia Wykonawca Opis czynności serwisowych: Oświadczenie Wykonawcy o skuteczności usługi serwisowej: Data zakończenia: Nazwisko przedstawiciela Wykonawcy: ......................................................................................... ...................................................................... Odbiorca usługi serwisowej: Imię i nazwisko:................................................................................................................................. (imię i nazwisko przedstawiciela Zamawiającego przyjmującego usługę) Tel:............................................................................ e-mail:.................................................................................................... 51 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Oświadczenie przedstawiciela Zamawiającego o skuteczności usługi serwisowej: Dodatkowe uwagi przedstawiciela Zamawiającego dotyczące obsługi serwisowej: DATA: Podpis przedstawiciela Zamawiającego: 52 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik nr 3 do SIWZ ……………………………… miejscowość, data OŚWIADCZENIE (TZ/370/101/11) Niniejszym oświadczam, że ………………………………………………………………………………………………….. Nazwa Wykonawcy spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 pkt 1-4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). …………….……………………………………… podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy W załączeniu pisemne zobowiązanie innych podmiotów (art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy) do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia:* 1. ………………… 2. ………………… 3. ………………… * wypełnia Wykonawca, którego dotyczy określona sytuacja 53 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik nr 4 do SIWZ ............................................................. miejscowość, data OŚWIADCZENIE(TZ/370/101/11) Niniejszym oświadczam, że ………………………………………………………………………………………………….. Nazwa Wykonawcy nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). …………….……………………………………… podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy 54 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik nr 5 do SIWZ ............................................................ (miejscowość, data) Wykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 usług (jedna usługa = jedna umowa) dotyczących wdrożenia zarządzania projektami lub portfelem projektów z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management, zrealizowanych dla podmiotu będącego instytucją finansową lub instytucją ubezpieczeniową, , przy czym co najmniej jedna z tych usług: a) zrealizowana była dla podmiotu pracującego w lokalizacji rozproszonej, w skład której wchodzi minimum 20 lokalizacji z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management w wersji 2010; b) była o wartości minimum 1 mln zł brutto; - druga z usług była o wartości minimum 800 000,00 zł brutto, z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że te zamówienia zostały wykonane należycie. Lp. Przedmiot zamówienia Wartość usługi Odbiorca usługi, adres Data zakończenia świadczenia usługi (dd, mm,rr) 1. 2. 3. Do wykazu dołączono ....... dokumentów potwierdzających, że ww. usługi zostały wykonane należycie. ............................................................. podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy 55 Znak sprawy: TZ/370/101/11 Załącznik nr 6 do SIWZ ............................................................ (miejscowość, data) Wykaz osób ( oświadczenie Wykonawcy) Lp. 1. 2. Imię i nazwisko* Kierownik projektu, (1 osoba), posiadający: (* wypełnia Wykonawca) 1) wykształcenie wyższe, TAK/NIE* 2) co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie (* wypełnia Wykonawca) zarządzania projektami, Konsultant ds. metody zarządzania projektami (1 osoba), posiadający: 1) wykształcenie wyższe, 2) wiedzę w zakresie zarządzania projektami, potwierdzoną stosownym certyfikatem (np. Project Management Professional (PMP), Prince2 Practitioner), 3. Konsultant ds. metody nadzoru nad projektami (jedna osoba), posiadający: 1) wykształcenie wyższe, Imię i nazwisko* (* wypełnia Wykonawca) TAK/NIE* (* wypełnia Wykonawca) Imię i nazwisko* (* wypełnia Wykonawca) TAK/NIE* (* wypełnia Wykonawca) 2) wiedzę w zakresie nadzoru, potwierdzoną stosownym certyfikatem (np. Certified in the Governance of Enterprise IT (CGEIT)), 4. Imię i nazwisko* Główny konsultant ds. wdrożenia (jedna osoba), (* wypełnia Wykonawca) posiadający: TAK/NIE* 1) wykształcenie wyższe, (* wypełnia Wykonawca,) 2) - doświadczenie w realizacji co najmniej jednego projektu (projekt zakończony) dotyczącego zarządzania projektami lub portfelem projektów z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management, 3) - wiedzę z zakresu wykorzystania Enterprise Project Management with Microsoft Office Project Server 2010 potwierdzoną właściwym certyfikatem (np. Micorsoft Certified Technology Specialist: Project Server 2010 Configuration, Micorsoft Certified Technology Specialist: Microsoft Project 56 Znak sprawy: TZ/370/101/11 2010 Managing Projects), 5. 6. Konsultant ds. wdrożenia (jedna osoba), posiadający: Imię i nazwisko* (* wypełnia Wykonawca) 1) wykształcenie wyższe, TAK/NIE* (* wypełnia Wykonawca) 2)doświadczenie w realizacji co najmniej jednego projektu (projekt zakończony) dotyczącego zarządzania projektami lub portfelem projektów z wykorzystaniem środowiska Microsoft Enterprise Project Management, 3) wiedzę z zakresu rozwoju środowiska Microsoft Enterprise Project Management potwierdzoną właściwymi certyfikatami (np. Microsoft Certified Application Developer for Microsoft.NET Microsoft Certified Solution Developer), Inżynier ds. środowiska Microsoft (jedna osoba), posiadający: Imię i nazwisko* (* wypełnia Wykonawca) 1) wykształcenie wyższe, TAK/NIE* (* wypełnia Wykonawca) 2) kompetencje w zakresie konfiguracji domeny Active Directory potwierdzone stosownymi certyfikatami (np. Microsoft Certified IT Professional: Enterprise Administrator, Microsoft Certified Systems Engineer: Microsoft Windows Server 2003), 3) kompetencje w zakresie zarządzania pocztą korporacyjną działającą w oparciu o Microsoft Exchange potwierdzone stosownymi certyfikatami (np. Microsoft Certified IT Professional: Enterprise Messaging Administrator, Microsoft Certified Systems Engineer: Messaging Microsoft Windows Server 2003), 4) kompetencje w zakresie konfiguracji bazy danych SQL Server potwierdzone stosownymi certyfikatami (np. Microsoft Certified IT Professional: Database Administrator 2008, Microsoft Certified IT Professional: Database Administrator on SQL Server 2005), Trener MS EPM (jedna osoba), posiadający: 7. Imię i nazwisko* (* wypełnia Wykonawca) 1) wykształcenie wyższe, 57 Znak sprawy: TZ/370/101/11 2) przygotowanie do prowadzenia szkoleń z Microsoft Project 2010, potwierdzone posiadaniem stosownych uprawnień (np. Microsoft CertifiedTrainer), obejmujących w oficjalnym transkrypcie uprawnienia do prowadzenia szkoleń ze ścieżki: Microsoft Project 2010, ManagingProjects oraz Project Server 2010, Configuration, TAK/NIE* (* wypełnia Wykonawca) Zamawiający nie dopuszcza, by jedna osoba pełniła więcej niż jedną z w/w funkcji. Zamawiający wymaga, aby komunikacja podczas realizacji zamówienia pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym odbywała się w oparciu o biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie. Informacja o podstawie dysponowania w/w osobami: ……………………………………………… Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy ……………………………….. 58
