8. Czy można do regulaminu pracy wpisać zapis o

Dr Monika Latos – Miłkowska, Katedra Prawa Pracy i Polityki Społecznej WPIA UW
OPINIA 26 DOR 2012
1. Treść zadanego pytania
Pytanie dotyczy dopuszczalności wprowadzenia do regulaminu pracy postanowienia
zezwalającego – na wniosek pracownika i za jego pisemną zgodą – na ewidencjonowanie
czasu pracy przy wykorzystaniu danych biometrycznych (tj. odcisków palców)
2. Sentencja odpowiedzi
Wobec jednoznacznie negatywnego stanowiska jakie wobec wykorzystywania danych
biometrycznych (w szczególności odcisków palców) w celu ewidencjonowania czasu pracy
pracowników zajmuje judykatura, takie postanowienie regulaminu pracy należy uznać za
niezgodne z prawem. Pracodawca nie może wykorzystywać danych biometrycznych
(odcisków palców) pracownika w celu ewidencjonowania czasu pracy. Nawet pisemna zgoda
pracownika nie uchyla bezprawności takiego działania. Ewidencjonowanie czasu pracy przy
wykorzystaniu danych biometrycznych narusza zasadę adekwatności wyrażoną w art. 26 ust.
2 pkt. 3 ustawy o ochronie danych osobowych; ponadto dane biometryczne mają charakter
sensytywny i ich przetwarzanie musi mieć oparcie w przepisach ustawy – sama zgoda
pracownika nie uchyla bezprawności. Należy zatem zrezygnować z zamieszczenia ww.
postanowienia w regulaminie.
3. Krótki opis stanu faktycznego
Pracodawca wprowadził elektroniczny rejestrator czasu pracy, który oprócz rejestracji kartą
elektroniczną daje również możliwość rejestracji odciskiem palca lub PIN-em. Metodą
rejestracji czasu pracy jest karta elektroniczna, którą każdy pracownik otrzymał. Jeden z
pracowników zwrócił się jednak na piśmie do pracodawcy z prośbą o umożliwienie
korzystania z rejestracji czasu pracy za pomocą odcisku palca. Pracodawca chce mu to
umożliwić wprowadzając do regulaminu pracy postanowienie zezwalające – na wniosek
pracownika i za jego pisemną zgodą – na ewidencjonowanie czasu pracy przy wykorzystaniu
danych biometrycznych (tj. odcisków palców).
4. Podstawa prawna udzielanej odpowiedzi
 Art. 221 Kodeksu Pracy;
 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. 2002, Nr 101,
poz. 926 z pózn, zm).

5. Uzasadnienie
Pozyskiwanie i przetwarzanie danych biometrycznych pracowników przez pracodawcę budzi
bardzo duże wątpliwości. W ciągu ostatnich dwóch lat wykształciła się linia orzecznicza,
która bardzo restryktywnie podchodzi do wykorzystywania danych biometrycznych (w
szczególności odcisków palców) w celu kontroli czasu pracy – nawet jeżeli wykorzystywane
są one za pisemną zgodą pracownika. W wyroku z 1
grudnia 2009 r. I OSK 249/09
(ONSAIWSA 2011/2/39) NSA uznał, że ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 Kodeksu
Pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie faktu
wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jako
okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221
Kodeksu pracy, stanowiłoby obejście tego przepisu (podobnie wyrok WSA w Warszawie z 18
czerwca 2010 r. II SA/WA 151/10).
Możliwość
wykorzystywania
danych
biometrycznych
pracowników
w
celu
rejestrowania czasu pracy (za ich zgodą) jest również kwestionowana ze względu na
naruszenie zasady adekwatności wyrażonej w art. 26 ust. 1 pkt. 3 ustawy o ochronie danych
osobowych. Zgodnie z tym przepisem administrator danych przetwarzający dane powinien
dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w
szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były merytorycznie poprawne i
adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. W powoływanym wyżej wyroku
z 1 grudnia 2009 r. I OSK 249/09 NSA stwierdził, że ryzyko naruszenia swobód i
fundamentalnych praw obywatelskich musi być proporcjonalne do celu, któremu służy. Skoro
zasada proporcjonalności wyrażona w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych
osobowych, jest głównym kryterium przy podejmowaniu decyzji dotyczących przetwarzania
danych biometrycznych, to stwierdzić należy, że wykorzystanie danych biometrycznych do
kontroli czasu pracy pracowników jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu ich
przetwarzania. Podobne stanowisko NSA zaprezentował w najnowszym wyroku z 6 września
2011 r. I OSK 1476/10 (niepublikowany).
Możliwość
wykorzystywania
danych
biometrycznych
pracowników
w
celu
ewidencjonowania czasu pracy (nawet za ich zgodą) budzi również poważne wątpliwości w
literaturze przedmiotu. Jak wskazuje H. Szewczyk dane biometryczne należy zaliczyć do tzw.
danych wrażliwych (sensytywnych), których przetwarzania podlega rygorom ustawy o
ochronie danych osobowych. Przetwarzanie danych wrażliwych dopuszczalne jest tylko na
podstawie odrębnych przepisów ustaw szczególnych. Przetwarzanie tych danych jest więc
możliwe tylko na podstawie ustawy, niezależnie od tego, czy osoba, której dane są
przetwarzane wyrazi na to zgodę. Zgoda pracownika w wypadku danych wrażliwych nie
uchyla więc bezprawności przetwarzania tych danych bez podstawy prawnej (H. Szewczyk,
Ochrona dóbr osobistych a podstawowe formy kontroli pracowników, RPEiS 2011, z. 3).
Podobne stanowisko prezentuje P. Litwiński, zdaniem którego nie można w zgodzie
upatrywać podstawy prawnej dla przetwarzania danych osobowych wrażliwych w ramach
monitorowania aktywności pracowników (P. Litwiński, Monitoring pracownika w miejscy
pracy a ochrona danych osobowych pracownika, M.P.Pr 2008, nr 2, s. 71).
Konsekwentne stanowisko w sprawie niedopuszczalności wykorzystywania danych
biometrycznych pracowników (nawet za ich zgodą) w celu ewidencjonowania czasu pracy
zajmuje również GIODO.
Reasumując, wprowadzenie do regulaminu pracy postanowienia zezwalającego - na
wniosek pracownika – na ewidencjonowanie czasu pracy przy wykorzystaniu odcisków
palców w świetle powyższych rozważań należy uznać za niezgodne z prawem. Zaleca się
zatem rezygnację z wprowadzenia przedmiotowego postanowienia do regulaminu pracy.
6. Wykaz wykorzystanej literatury
P. Litwiński, Monitoring pracownika w miejscu pracy a ochrona danych osobowych
pracownika, M.P.Pr 2008, nr 2;
H. Szewczyk, Ochrona dóbr osobistych a podstawowe formy kontroli pracowników RPEiS
2011, z. 3;
A. Golonka, Granice dopuszczalnego monitoringu pracownika przy wykorzystaniu jego
danych biometrycznych oraz audiowizualnych form nadzoru [w] Kontrola pracownika.
Możliwości techniczne i dylematy prawne, red. Z. Góral, Warszawa 2010.
E.S., Wykorzystywanie danych biometrycznych w celu kontroli czasu pracy, M.P.Pr 2012, nr
9.
Niniejsza porada prawna nie jest oficjalnym stanowiskiem Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.
Udzielane porady prawne nie mogą być wykorzystywane w jakichkolwiek postępowaniach
sądowych, administracyjnych i innych,
bowiem walor doradczo-informacyjny.
jako dowód na poparcie stanowiska stron, posiadają