Metodyka Prince 2

advertisement
Metodyka Prince 2
Wprowadzenie
Geneza




Metodyka Prince 2 (PRojects IN Controlled Environments) jest rozwinięciem
metody Prompt (Project Resource Organisation Management Planning
Technique) stworzonej w połowie lat siedemdziesiątych.
Metodyka Prince 2 została upowszechniona w kwietniu 1989 roku, wraz z
kompletną dokumentacją i formalnym wprowadzeniem do sfery własności
publicznej (w styczniu 1990 roku). Prince 2 stał się od tego czasu standardową
metodyką Rządu Brytyjskiego do zarządzania dużymi projektami.
Prince 2 jest ustrukturyzowaną metodyką efektywnego zarządzania projektami
dowolnej wielkości i dowolnego typu. Jest to standardowa metodyka stosowana
w jednostkach organizacyjnych brytyjskiej administracji publicznej, jest też
powszechnie używana w sektorze prywatnym, służbie zdrowia i we władzach
lokalnych.
Prince 2 jest oparta na podejściu procesowym, co oznacza, że określa „co" i
„dlaczego", ale niewiele mówi „jak", dzięki czemu może być stosowana do
bardzo wielu projektów (zarówno informatycznych, jak i nieinformatycznych).
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Struktura Projektu Prince 2

Każdy projekt realizowany w środowisku Prince 2 musi uwzględniać wszystkie
procesy pozwalające na metodyczne i ustrukturyzowane zarządzanie
projektami i mieć:
–
–
–
–
–
–
–
Jasno określone uzasadnienie biznesowe, prezentujące korzyści i ryzyko
przedsięwzięcia
Właściwie zdefiniowany i jednoznaczny zestaw produktów i(lub) wyników końcowych
Odpowiedni zestaw działań do stworzenia produktów i(lub) wyników końcowych
Odpowiednie zasoby do podejmowania działań
Skończony czas realizacji i odpowiednie dostosowanie organizacyjne dla zapewnienia
sterowania
Strukturę organizacyjną ze zdefiniowanymi zakresami odpowiedzialności
Zestaw procesów wraz z odpowiednimi technikami, pomagającymi w planowaniu i
kontrolowaniu projektu oraz w doprowadzeniu go do pomyślnego zakończenia
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Zalety stosowania Prince 2






Kontrolowane i zorganizowane rozpoczęcie, rozwinięcie i zakończenie projektu
Regularne przeglądy postępów prac w stosunku do planu i założeń
biznesowych
Elastyczne punkty decyzyjne
Automatyczna kontrola wszelkich odchyleń od planu
Zaangażowanie zarządu i akcjonariuszy we właściwym czasie i miejscu w
trakcie projektu
Dobra komunikacja pomiędzy wykonawcami projektu, szefami projektu i resztą
organizacji
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Prince 2 umożliwia:






Opracowanie wstępnych założeń projektu zanim zostanie on rozpoczęty
Używanie zdefiniowanych mechanizmów do delegacji kompetencji i
komunikacji
Dzielenie projektu na mniejsze, łatwe do zarządzania etapy
Zapewnienie zaangażowania decydentów na każdym etapie, w którym
potrzebne jest podejmowanie decyzji
Generowanie regularnych i zwartych raportów
Utrzymywanie czasu i częstotliwości narad z zarządem i akcjonariuszami na
minimalnym niezbędnym poziomie
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
TECHNIKI
- Planowanie zorientowane na
produkty
Struktura produktu, opis produktu,
diagram przepływu produktu
- Oceny jakości
Przygotowanie, ocena, działania
korygujące
- Sterowanie zmianami
Identyfikacja, rejestracja, ocena,
decyzje
- System dokumentacji projektu
Teczki zarządzania, teczki
merytoryczne, teczki jakości
- Istniejąca organizacja
Techniki organizacyjne już
stosowane w podmiocie
realizującym projekt
ELEMENTY
- Struktura organizacyjna
Opisy struktury i funkcji
- Planowanie
Produktów, działań
- Sterowanie
Zarządzaniem, zespołem,
jakością
PROCESY
- Przygotowanie założeń projektu
(PZP)
- Konstruowanie projektu (KP)
- Strategiczne decyzje projektu (SDP)
- Sterowanie etapem (SE)
- Zarządzanie wytwarzaniem prod.
(ZWP)
- Zarządzanie zakresem etapu (ZZE)
- Zamykanie projektu (ZP)
- Planowanie (PL)
- Etapy
Zarządzania i techniczne
- Zarządzanie ryzykiem
Ocena ryzyka i zarządzanie
- Jakość w projekcie
Wymagania jakości i ich
zaspokajanie
UZASADNIENIE BIZNESOWE
- Korzyści biznesowe
- Ocena ryzyka
- Zarządzanie ryzykiem
- Zarządzanie konfiguracją
Pakowanie produktów i
dokumentacja
- Sterowanie zmianami
Identyfikacja, rejestracja
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Procesy w Prince 2




Przygotowanie założeń projektu - Ustalenie celów i formuły realizacyjnej,
stworzenie zespołu zarządzania projektem; plany procesu konstruowania
projektu
Konstruowanie projektu - Plany całego projektu (produkty, działania, zasoby,
jakość), ustalenie uzasadnienia biznesowego i zagrożeń
Strategiczne decyzje projektu - Zatwierdzenie dalszego prowadzenia prac
oraz przyznawania zasobów. Decyzja o rozpoczęciu konstruowania projektu i o
zamknięciu projektu. Najwyższe zwierzchnictwo projektu jest odpowiedzialne
za jego powodzenie
Sterowanie etapem - Podstawowy proces zarządzania projektem to
autoryzacja prac nad tworzeniem produktów, zbieranie danych o realizacji,
ocenianie postępu i składanie sprawozdań strategicznemu kierownictwu
projektu. Zapisywanie proponowanych zmian i błędów, a w razie potrzeby
informowanie o nich kierownictwa organizacji
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Procesy c.d.




Zarządzanie wytwarzaniem produktów - Tworzenie produktów projektu,
składanie sprawozdań ze stanu zaawansowania szefowi projektu. Ocena
jakości i dostarczanie produktów.
Zarządzanie zakresem etapu - Składanie sprawozdań ze stanu
zaawansowania bieżącego etapu zarządczego oraz jego wpływu na ogólny
plan projektu i uzasadnienie biznesowe. Planowanie kolejnego etapu
(produktów, działań i zasobów)
Zamykanie projektu - Przygotowanie do zamknięcia projektu w
uporządkowany sposób. Przygotowanie oceny ewaluacyjnej oraz działań
następczych. Planowanie przeglądu powdrożeniowego. Przyjęcie przez klienta
- podpisanie protokołu.
Planowanie - Opracowywanie planów (stosowane we wszystkich procesach).
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Elementy


Struktura organizacyjna - Struktura organizacyjna i opisy funkcji (ról).
Zasadniczo stosowane w procesie przygotowania założeń projektu, kiedy
zwierzchnicy projektu i jego szef są wyznaczani w ramach pierwszego
podprocesu. Zespół zarządzania projektem jest weryfikowany na końcu
każdego etapu zarządczego w procesie zarządzania zakresem etapu.
Planowanie - Wszystkie procesy korzystają z planowania. Konstruowanie
projektu jest planowane w trakcie przygotowywania założeń projektu, plan
projektu jest przygotowywany w ramach procesu konstruowania projektu, plany
etapów są opracowywane w ramach procesu zarządzania zakresem etapu,
natomiast projektowanie produktów odbywa się podczas sterowania etapem
oraz w trakcie procesu zarządzania wytwarzaniem produktów. Dalsze działania
są planowane w czasie zamykania projektu. Proces podejmowania
strategicznych decyzji projektu odbywa się na podstawie przyjętych planów i
pozwala na potwierdzanie oceny stanu zaawansowania prac.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Elementy c.d.

Sterowanie - Metodyczne elementy sterowania pojawiają się w większości
procesów. Procesy, w których przede wszystkim się je wykorzystuje, to:
konstruowanie projektu, ustalające ogólną strukturę sterowania, sterowanie
etapem, korzystające z oceny ewaluacyjnej do określenia stanu
zaawansowania i rzeczywistego wykorzystania zasobów. Ocena stanu
zaawansowania projektu służy do informowania komitetu sterującego o
postępie prac projektowych. W ramach procesu ZWP składane są
sprawozdania służące celom sterowania. Zatwierdzenie etapu jest obsługiwane
w ramach zarządzania zakresem etapu. Natomiast etapy zarządcze są
zatwierdzane poprzez ocenę zakończenia etapu. Proces ten korzysta również
ze sprawozdań z problemów realizacyjnych oraz z planów dotyczących
sterowania istotnymi odchyleniami od planu. Zatwierdzenie projektu i etapu do
wykonania odbywa się w ramach procesu podejmowania strategicznych decyzji
projektu. Wejściami do procesu są m.in.: główne elementy sterowania, ocena
zakończenia etapu, dopuszczalne odchylenia, konstruowanie projektu i jego
zamykanie.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Elementy c.d.


Etapy - Etapy zarządcze stanowią podstawowe narzędzie sterowania
projektem przez komitet sterujący i są głównie stosowane przy podejmowaniu
strategicznych decyzji projektu dotyczących ponoszonych wydatków. Etapy
techniczne mogą się nakładać i przebiegać równolegle, natomiast etapy
zarządcze - nie. Podstawowe procesy zarządzania korzystaj ą z etapów w
planowaniu i kontrolowaniu projektu
Zarządzanie ryzykiem - Ocena ryzyka jest przeprowadzana początkowo w
ramach przygotowania założeń projektu, przy tworzeniu podstawowych
założeń. Przeglądu zagrożeń dokonuje się podczas konstruowania projektu,
przy określaniu uzasadnienia biznesowego. Ocena ryzyka jest aktualizowana
podczas zarządzania zakresem etapu w celu stworzenia podstaw do
wspomagania decyzji komitetu sterującego przy przeglądzie, podczas oceny
zakończenia etapu w ramach podejmowania strategicznych decyzji projektu.
Nie są zalecane żadne specjalne narzędzia do analizy zagrożeń.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Elementy c.d.



Jakość w projekcie - Oczekiwania klienta co do jakości są identyfikowane
podczas przygotowania założeń projektu, natomiast aspekty jakościowe planuje
się w trakcie konstruowania projektu. Po zatwierdzeniu projektu sterowanie
etapem oraz zarządzanie wytwarzaniem produktów umożliwia ustalanie
określonych standardów jakości dla każdego produktu i produktu końcowego
(poprzez charakterystyki produktów przygotowane w procesie planowania).
Zarządzanie konfiguracją - Zarządzanie konfiguracją odnosi się do
właściwego zabezpieczenia produktów, a także właściwego zarządzania
zarówno produktami, wynikami końcowymi, jak i związaną z nimi
dokumentacją. Przy konstruowaniu projektu zakładane są teczki projektu,
natomiast przy sterowaniu etapem i zarządzaniu wytwarzaniem produktów
przygotowuje się zarządzanie konfiguracją. Pliki projektu są archiwizowane
przy zamykaniu projektu, głównie dla celów audytorskich.
Sterowanie zmianami - Zarządzanie propozycjami zmian jest istotnym
aspektem zarządzania projektem. Propozycje te są zapisywane i zarządzane w
procesie sterowania etapem.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Techniki


Planowanie zorientowane na produkty - Lista produktów obejmuje produkty
cząstkowe i końcowe, jakie mają być dostarczone w wyniku realizacji projektu.
Charakterystyka produktu obejmuje identyfikację, określenie i parametry. Jedną
z podstawowych części charakterystyki produktu są standardy jakości, jakie
będą stosowane dla zapewnienia, że produkt spełnia określone wymagania.
Biznesowa struktura produktu ukazuje relacje każdego produktu z innymi
podmiotami zewnętrznymi. Schemat ten musi być funkcją listy produktów.
Technika oceny jakości - Służy do mierzenia produktu lub produktu
końcowego zgodnie z przyjętymi standardami jakości. W Prince 2 występują
nieformalne oceny jakości (zwykle: „sprawdzenie przy biurku", testy lub
inspekcja wizualna) oraz formalne oceny jakości (bardziej ustrukturalizowane
oceny produktów lub wyników końcowych). Formalna ocena składa się z trzech
odrębnych faz: przygotowania, posiedzenia oceniającego oraz działań do
wykonania.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Techniki c.d.


Sterowanie zmianami - Każdy projekt musi mieć możliwość wprowadzania
zmian wymaganych przez klienta lub innych uczestników projektu. Wszystkie
sugerowane zmiany, odnalezione błędy i odchylenia od przyjętej specyfikacji
muszą być udokumentowane jako problemy projektu, zarejestrowane,
przeanalizowane pod względem wpływu technicznego, użytkowego i
biznesowego, natomiast na końcu trzeba podjąć decyzję o przyjęciu lub
odrzuceniu problemu.
System dokumentacji projektu - Proponowana jest struktura zawartości,
składająca się z teczki zarządzania oraz z zestawu teczek etapów (po jednym
dla każdego etapu). Teczka merytoryczna zawiera dokumentację związaną z
technicznymi aspektami projektu, natomiast teczka jakości - dokumentację
oceny jakości i problemy projektu.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Organizacja


Skuteczne organizowanie i wykorzystanie ludzi, których zadaniem jest
zarządzanie potrzebami projektu, musi być rozważone z punktu widzenia
kwalifikacji merytorycznych, jakie wnoszą do projektu, jak z też ze względu na
ich wartość jako pracowników.
Aby kierownictwo mogło skutecznie zaspakajać pojawiające się potrzeby i aby
poszczególne osoby rozumiały formułowane w stosunku do nich oczekiwania,
konieczne jest zdefiniowanie zakresów odpowiedzialności w obrębie struktury
zespołu. W metodyce Prince 2 zakresy odpowiedzialności są definiowane w
kategoriach funkcji (ról), a nie stanowisk poszczególnych osób. Przydzielanie
ról i funkcji osobom jest zadaniem komitetu sterującego, który bierze pod
uwagę uwarunkowania organizacyjne. Jednej osobie można przydzielić kilka
funkcji, jak też może ona pełnić różne funkcje na różnych etapach projektu.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
System dokumentacji

Prince 2 rekomenduje określony system dokumentacji, który może być
przyjęty przez podmiot realizujący projekt, przynajmniej na początku. Jeśli
przyjęto już wcześniej zasady gromadzenia dokumentacji lub jeśli podmiot
realizujący projekt chce to zrobić według własnej koncepcji, metodyka
Prince 2 nie stawia przeszkód w tym zakresie.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Etapy



Etapy są częściami projektu zakończonymi punktami decyzyjnymi, które to
czasami również występować w środku etapu.
W Prince 2 rozróżnia się etapy zarządcze (zarządzania), które są tożsame z
przyznawaniem zasobów i środków przez komitet sterujący, razem z decyzją o
kontynuowaniu projektu, oraz etapy techniczne, składające się i zestawu
działań technicznych prowadzących do powstania określonego produktu.
Etapy techniczne często nakładają się na siebie lub są prowadzone równolegle,
zarządzane przez szefów etapów w ramach procesu zarządzania
wytwarzaniem produktów. Szefowie etapów składają sprawozdania i przyjmują
polecenia od szefów projektu. Etapy zarządcze natomiast zawsze następują
kolejno po sobie a mogą się nakładać na siebie jedynie w bardzo wyjątkowych
przypadkach jedynie po wcześniejszych uzgodnieniach z komitetem
sterującym.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Etapy c.d.
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Podsumowanie

Metodyka Prince 2:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Umożliwia określenie produktów i wyników zarządczych, technicznych
(specjalistycznych) i jakościowych, jak też pomaga zapewnić ich tworzenie na czas i
w ramach przewidzianego budżetu
Skupia uwagę na jakości produktów i wynikach końcowych
Dokonuje rozróżnienia pomiędzy warstwą zarządczą a merytoryczną w odniesieniu do
organizacji, planowania i sterowania projektami
Usprawnia sterowanie na wszystkich poziomach
Unaocznia kierownictwu postęp prac w ramach projektu
Stanowi środek komunikacji dla wszystkich osób uczestniczących w projekcie
Zapewnia realizacją prac w odpowiedniej kolejności
Powoduje zaangażowanie w projekt najwyższego kierownictwa we właściwym czasie i
miejscu
Umożliwia zatrzymanie projektu i ewentualnie jego ponowne uruchomienie w sposób
całkowicie kontrolowany przez kierownictwo, w dowolnym momencie życia projektu
Koncentruje wokół siebie znaczącą grupę użytkowników działających na rzecz
wspierania, promocji i ulepszania metody
Piotr Wellman – Metodyka Prince 2
Download
Random flashcards
123

2 Cards oauth2_google_0a87d737-559d-4799-9194-d76e8d2e5390

bvbzbx

2 Cards oauth2_google_e1804830-50f6-410f-8885-745c7a100970

Create flashcards