Zarządzanie cyklem projektu (ZPC) – Project Cycle Management

Literatura:
• Berkun S., Sztuka zarządzania projektami, Gliwice, Helion,
2006
• Dylewski M. i in., Zarządzanie finansami projektu
europejskiego, Warszawa, Wydawnictwo C.H. Beck, 2009
• Jones R., Zarządzanie projektami: sztuka przetrwania,
Warszawa, MT Biznes, 2009
• Kerzner H., Zarządzanie projektami: studium przypadków,
Gliwice, Helion, 2005.
• Lessem W., Zarządzanie projektem: jak precyzyjnie
zaplanować i wdrożyć projekt, Warszawa, BC Edukacja
Wydawnictwo, 2008
Literatura:
• Lock D., Podstawy zarządzania projektami, Warszawa, PWE,
2009
• Roszkowski H., Wiatrak A. P., Zarządzanie projektem: istota,
procedury i ich zastosowanie przy korzystaniu ze środków
Unii Europejskiej, Warszawa, SGGW, 2006
• Szwabe
M.
pod
red.,
Zarządzanie
projektami
współfinansowanymi z funduszy publicznych: planowanie i
realizacja, Kraków, Wolters Kluwer Polska, 2007
• Trocki M., Grucza B., Zarządzanie projektem europejskim,
PWE, Warszawa 2007.
• Weiss E., Zarządzanie projektami współfinansowanymi
przez UE, Wydawnictwo I-Bis, Wrocław 2003.
Strony internetowe:
•
•
•
•
•
www.rpo.dolnyslask.pl
www.funduszestrukturalne.gov.pl
www.parp.gov.pl
www.rpo.umwd.pl
www.mrr.gov.pl
Pojęcie projektu
Dwa podejścia do pojęcia „projekt”:
• charakterystyczne
zarządzaniu
wykorzystywane
-
dla
pojęcie
niemal
nauk
o
wieloznaczne,
we
wszystkich
obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Projekt (wg H. Kerznera) - to przedsięwzięcie
zmierzające
do
realizacji
wyznaczonego
celu,
wymagające wykorzystania zasobów i ujęte w ramy
ograniczeń czasowych, kosztowych i jakościowych. Poza
tym projekty mają zwykle charakter przedsięwzięć
unikalnych
• charakterystyczne dla nauk ekonomii (ekonomii
rozwoju - ang. development economics) – odnosi się
do analizą kosztów i korzyści (ang. cost - benefit
analysis), efektem tego jest pojawienie się terminu projekt rozwojowy (prowadzący do osiągnięcia celów
rozwojowych).
Projekt (wg
Potts’a) - to przedsięwzięcie posiadające
następujące cechy:
• ma precyzyjnie zdefiniowany zestaw celów;
• obejmuje
inwestowanie
(wykorzystywanie)
rzadkich
zasobów;
• może być planowany, finansowany i inwestowany jako
niezależna całość ze ściśle wyznaczonym:
– początkiem i końcem;
– beneficjentami;
– zakresem geograficznym i organizacyjnym.
Projekt (definicja UE) – to sekwencja działań
skierowanych na osiągnięcie jasno określonych celów
w
założonym
(budżecie)
czasie
i
środkach
finansowych
Ponadto projekt powinien posiadać:
• Jasno zdefiniowanych interesariuszy (udziałowców),
• Zdefiniowane
narzędzia
koordynacji,
zarządzania
i finansowania,
• System monitoringu i ewaluacji
• Odpowiedni poziom finansowych i ekonomicznych
analiz (korzyści projektu przeważają nad kosztami)
http://www.fundusze.bydgoszcz.uw.gov.pl/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=60&Itemid=80
Zarządzanie projektem to „ … wykorzystanie wiedzy,
umiejętności, narzędzi i technik projektowych w celu
zaspokojenia
lub
nawet
przekroczenia
potrzeb
i
oczekiwań interesariuszy zawiązanych z tym projektem”
(PMI – Instytut Zarządzania Projektami)
Parametry projektu:
– zakres
–
wyznaczenie
celów
koniecznych
do
osiągnięcia,
określenie co w projekcie zostanie wykonane, a niekiedy także
czego realizacja projektu nie przewiduje,
– koszty – wyrażone w jednostkach pieniężnych, określone w formie
budżetu projektu, stanowiącego limit, który nie powinien zostać
przekroczony.
– czas – rozumiany jako termin realizacji projektu, każde skrócenie
lub wydłużenie czasu powoduje zmiany w realizacji projektu,
szczególności zmiany w jego kosztach.
Parametry projektu:
– zasoby – obejmujące zazwyczaj następujące grupy: zasoby
kapitałowe, ludzkie, technologiczne, informacyjne, w każdym
projekcie są podstawą przy tworzeniu harmonogramu.
– jakość – rozumiana w dwojaki sposób: jako jakość produktu
będącego efektem projektu, oraz jakość procesu zarządzania
projektem, wynikającej z nieustannej kontroli jego realizacji i
implementacji niezbędnych zmian, ogólnie można stwierdzić
iż jakość determinuje poziom zadowolenia zleceniodawcy
(klienta)
Trójkąt zakresu projektu
Czas
Koszty
Zakres
i jakość
Zasoby
Metodyki zarządzani projektami
Metodyki stowarzyszeń, instytucji
i uznanych
autorytetów specjalizujących się w zarządzaniu
projektami – w formie ogólnodostępnych przewodników i
poradników
Metodyki opracowane przez poszczególne firmy –
dostosowane do uwarunkowań danego przedsiębiorstwa,
zwykle pilnie strzeżone, będące swoistym know how
danej firmy
 metodyka amerykańskiego Instytutu Zarządzania
Projektami (PMI - Project Management Institute) –
PMBoK Guide (Project
Management Body of
Knowledge Guide);
 europejska metodyka PRINCE2 (Project in Controlled
Environment);
 metodyka
UNIDO
(United
Nations
Industrial
Development Organization);
 metodyka APM (Associations for Project Management);
 metodyka ITIL (IT Infrastructure Library) – realizacji
złożonych projektów informatycznych;
 metodyka PCM (Project Cycle Management –
specjalistyczna
metodyka
zarządzani
projektami
europejskimi (współfinansowanymi z funduszy UE);
 metodyka SCRUM - używana w skomplikowanych
projektach, o wysokim stopniu innowacyjności.
 model CMMI (Capability Maturity Model Integration)
W szczególności występują w branżach:
 konsultingowej,
 doradczej
 budowlanej,
 informatycznej.
Szczegółowe techniki zarządzania projektami
uniwersalne
specyficzne
Zarządzanie cyklem
projektu (ZPC) – Project
Cycle Management (PCM)
Celem zarządzania cyklem projektu jest
podniesienie jakości oraz zwiększenie
efektywności udzielanej pomocy
Cykl projektu
Całościowy cykl projektu ma sześć faz:
• planowanie (programowanie),
• identyfikacja,
• opracowanie (formułowanie),
• finansowanie,
• wdrożenie,
• ewaluacja.
Szczegółowy przebieg poszczególnych faz różni się w
przypadku
poszczególnych
instytucji,
jednak
we
wszystkich instytucjach cykl ma trzy wspólne elementy:
1. Cykl określa kluczowe decyzje, potrzeby informacyjne i
odpowiedzialność w każdej z faz.
2.
Fazy cyklu mają charakter progresywny – każda z nich
musi być ukończona tak, aby następna mogła być
przeprowadzona z sukcesem.
3.
Cykl oparty jest na ewaluacji tak, by przenosić
doświadczenia z istniejących projektów na tworzenie
przyszłych programów oraz projektów.
Źródło: Podręcznik - Zarządzanie Cyklem Projektu, MINISTERSTWO GOSPODARKI I PRACY, Maj 2004
1. Faza planowania (programowania):
– analiza sytuacji,
– identyfikacja
problemów,
przeszkód
i sprzyjających uwarunkowań,
– przegląd wskaźników społeczno-ekonomicznych
– analiza priorytetów programów i funduszy,
– określenie i uzgodnienie celów,
– ustalenie i uzgodnienie zasad współpracy.
2. Faza identyfikacji:
– identyfikacja problemów, na które napotykają
potencjalni beneficjenci,
– konsultacje z beneficjentami,
– zgłaszanie
pomysłów
dotyczących
rozwiązania
problemów,
– analiza różnych możliwości działania,
– ocena słuszności proponowanych rozwiązań,
– wskazanie pomysłów do rozpatrzenia w fazie
formułowania projektu.
3. Faza opracowania (formułowania):
– wybrane pomysły są przekształcane w plany
projektów,
– beneficjenci i inni uczestnicy biorą udział w
precyzowaniu
szczegółów
projektowanego
przedsięwzięcia,
– przeprowadzenie analizy wykonalności projektu
oraz ocena trwałości projektowanych rezultatów
(czy projekt przyniesie beneficjantom długotrwałe
korzyści),
– na podstawie analizy podejmuje się decyzję,
4. Faza finansowania:
– przygotowanie
wniosku
o
sfinansowanie
projektu,
– wniosek jest rozpatrywany przez odpowiednie
instytucje,
– podejmuje się decyzję o sfinansowaniu projektu
i ustala reguły jego realizacji.
5. Faza wdrożenia:
– realizowane są poszczególne działania w ramach
projektu,
– wszelkie działania w ramach projektu są oceniane
pod względem zgodności z planem (monitoring) –
umożliwia to sprawdzenie możliwości osiągnięcia
zakładanych celów,
– w razie konieczności projekt jest modyfikowany
stosownie do zmian, jakie nastąpiły od momentu
jego przygotowania.
6.
Faza ewaluacji:
–
wykonanie
działań
administracyjnych
związanych z zamknięciem projektu,
–
ocena rezultatów projektu i porównanie z
przyjętymi założeniami,
–
wyciągnięcie wniosków.
Narzędzia planowania i zarządzania
cyklem projektu
Podstawowym narzędziem używanym w ramach ZCP do
planowania projektów i zarządzania jest tzw. podejście
oparte
na
Approach
ramie
–
identyfikowanie
logicznej
LFA)
i
-
(Logical
pozwala
analizowanie
Framework
uczestnikom
problemu
oraz
na
na
definiowanie celów oraz działań, które należy podjąć, by
te problemy rozwiązać.
Aby narzędzie to było używane efektywnie musi być
wspierane przez inne narzędzia:
•
analizy technicznej,
•
analizy ekonomicznej,
•
analizy społecznej,
•
analizy wpływu na środowisko.
Podejście LFA dzieli się na dwie fazy:
•
Faza 1 – faza analizy - analizowana jest obecna
sytuacja,
tak
by
stworzyć
wizję
„późniejszej
pożądanej sytuacji” oraz wybrać strategie, które
zostaną użyte by to osiągnąć.
•
Faza 2 – faza planowania - idea projektu jest
rozwijana w szczegółach operacyjnych.
Etapy analizy:
•
analiza zainteresowanych (interesariuszy),
•
analiza problemów (drzewo problemów),
•
analiza celów (drzewo celów),
•
analiza i wybór strategii.
Etapy planowania:
•
stworzenie struktury logicznej (matryca logiczna),
•
stworzenie harmonogramu działań (np. wykres
Gantt’a),
•
określenie budżetu.
Cele projektu
U
podstaw
projektu
leży
zawsze
niezaspokojona
potrzeba, która może (lecz nie musi) ujawniać się jako
problem.
Projekt realizowany jest w celu zaspokojenia potrzeby
(likwidacji problemu).
Pułapki związane z definiowaniem projektu/problemu:
•
trudności z określeniem (sformułowaniem) potrzeb,
•
zaspokojenie
potrzeb
niewłaściwej
beneficjentów,
•
przedwczesne proponowanie rozwiązań.
grupy
Mając zidentyfikowaną potrzebę, formułujemy ją jako
cel, czyli opisujemy to, co otrzymamy w chwili
zakończenia projektu.
CEL
PROJEKT
POTRZEBA (PROBLEM)
Cel powinien być – SMART – sprytny, bystry, mądry:
S pecific – konkretne, szczegółowe,
M easurable – mierzalne,
A ffirmative – akceptowane, doceniane,
R ealistic – realistyczne,
T imeframed – określone w czasie