Ćwiczenie 1 – Podstawy zarządzania projektami

Ćwiczenie 1 – Podstawy zarządzania projektami
POI2
2017
Podstawy obliczeń inżynierskich 2 – Ćwiczenia projektowe
Ćwiczenie 1 – Podstawy zarządzania projektami
Zarządzanie projektami (ang. project management) jako część nauki o zarządzaniu obejmuje
interdyscyplinarną wiedzę i umiejętności, które mają wspierać kierownika projektu (ang. project manager)
w efektywnej realizacji projektów. Wyrażenie „projekt” w wąskim znaczeniu, tak jak jest ono stosowane w szkolnictwie
wyższym, a w szczególności na uczelniach technicznych, oznacza najczęściej specyficzną formę prowadzenia
i zaliczenia przedmiotu, polegającą na rozwiązaniu i zaprezentowaniu w formie pisemnej pewnego złożonego
problemu technicznego. Jednakże słowo to ma znacznie szersze znaczenie i okazuje się, że w ciągu naszego życia
realizujemy (często nieświadomie) setki, jeśli nie tysiące mniejszych i większych projektów, zarówno w życiu
zawodowym, jak i osobistym. Chociaż istnieje wiele szkół zarządzania projektami, najważniejsze zasady zarządzania
projektami są niezmienne (choć czasem występują pod nieco innymi nazwami). Celem niniejszego opracowania jest
przedstawienie podstawowych pojęć i narzędzi związanych z zarządzaniem projektami.
1. Czym jest projekt?
Projekt jest zorganizowanym zbiorem działań ludzkich ograniczonych w czasie,
których realizacja ma doprowadzić do osiągnięcia określonego celu.
Z tej definicji wynikają cechy charakterystyczne projektu. Projekt jest złożony, co oznacza, że nie można go
sprowadzić do jednej prostej czynności. Ponadto projekt jest ograniczony w czasie – posiada datę rozpoczęcia
i zakończenia (nie trwa, a przynajmniej nie powinien trwać w nieskończoność!). Bardzo ważną cechą projektu jest to,
że jego realizacja ma służyć do osiągnięcia konkretnego celu. Z definicji projektu wynika również jego unikalność, tzn.
każda realizacja projektu jest w pewnym stopniu niepowtarzalna, a powtórzenie „tego samego projektu”, np. rok
później, jest w istocie realizacją nowego projektu, gdyż w międzyczasie zmieniły się warunki realizacji projektu (np.
ramy czasowe, cel i zakres projektu, przepisy prawne, zespół projektowy oraz doświadczenie kierownika projektu).
2. Jak zdefiniować cel projektu?
Od prawidłowo zdefiniowanego celu projektu zależy w dużej mierze jego sprawna realizacja zwieńczona sukcesem.
Koncepcja SMART (w wersji rozszerzonej – SMARTER) opisuje cechy, które powinien posiadać prawidłowo
zdefiniowany cel:
S
M
A
R
T
Specific
Measurable
Attainable
Relevant
Time-Bound
Skonkretyzowany – cel nie powinien być sformułowany niejednoznacznie.
Mierzalny – osiągnięcie celu musi być możliwe do jednoznacznego sprawdzenia.
Osiągalny – cel powinien być realistyczny i możliwy do osiągnięcia przez zespół.
Istotny – cel powinien stanowić istotną wartość dodaną w naszym otoczeniu.
Określony w czasie – cel bez konkretnego terminu realizacji nie będzie motywował.
E
R
Exciting
Recorded
Ekscytujący – cel powinien budzić pozytywne emocje u osób go realizujących.
Zapisany – zapisanie celu motywuje do jego realizacji i „stabilizuje” zakres projektu.
3. Jakie są fazy zarządzania projektem?
Zarządzanie projektem można podzielić na pięć faz:
1. Inicjacja – zdefiniowanie celu i wstępnego zakresu projektu oraz podjęcie ostatecznej decyzji o jego realizacji.
2. Planowanie – określenie niezbędnych działań w ramach projektu, opracowanie harmonogramu i budżetu.
3. Wykonanie – realizacja kolejnych działań zgodnie z planem projektu.
4. Kontrola – monitorowanie prawidłowej realizacji projektu oraz dokonywanie niezbędnych zmian w projekcie.
5. Zamykanie – odbiór „produktu” powstałego w ramach projektu oraz formalne zakończenie projektu.
4. Jak zarządzać projektem?
Do realizacji bardzo małych projektów (np. zaplanowanie weekendowego wyjazdu lub przygotowanie prezentacji
komputerowej na zajęcia) często nie jest konieczne zastosowanie określonej metodyki zarządzania projektami,
a wystarczy tylko dobrze zdefiniowany cel oraz intuicja lub doświadczenie. W małych projektach może się sprawdzić
uproszczona metodyka zarządzania projektem zaproponowana przez Davida Allena w ramach systemu organizacji
pracy Getting Things Done (GTD), która obejmuje pięć kroków do realizacji projektu: zdefiniowanie celu projektu,
wizualizację efektu końcowego (wyobrażenie sobie pożądanych cech końcowego „produktu”), burzę mózgów
(zebranie pomysłów dotyczących sposobu realizacji projektu), organizację (uporządkowanie działań, stworzenie
harmonogramu i budżetu) oraz identyfikację kolejnego działania (realizacja projektu „krok po kroku” na podstawie listy
działań). W planowaniu małych projektów może również pomóc opracowanie Marcina Żmigrodzkiego „Planowanie
projektu w 9 prostych krokach”. W przypadku średnich i dużych projektów, które charakteryzują się dużym zakresem
1/2
POI2
Ćwiczenie 1 – Podstawy zarządzania projektami
2017
projektu, zaangażowaniem w projekt wielu uczestników i/lub dużym budżetem projektu, często stosuje się w celu
uporządkowania pracy określoną metodykę zarządzania projektami (np. PMBOK Guide, PRINCE2, TenStep, Scrum,
…), która dostarcza gotowych procedur do zarządzania projektami. Należy mieć jednakże na uwadze, iż stosowanie
określonej metodyki zarządzania projektami nie jest ani warunkiem koniecznym, ani wystarczającym dla pomyślnej
realizacji projektu, gdyż należy ją traktować raczej jako zbiór dobrych praktyk, niż jako gotową instrukcję do
osiągnięcia sukcesu. Ponadto dobór danej metodyki jest uwarunkowany charakterem celu projektu (inaczej prowadzi
się projekty informatyczne, a inaczej mechaniczne lub naukowe).
5. Jakie działania obejmuje faza inicjacji projektu?
Pierwsza faza projektu obejmuje sformułowanie celu i zakresu projektu, stawianych mu wymagań (np. termin
realizacji, przybliżony budżet, wymogi jakościowe) oraz dokonanie wstępnej analizy celowości jego wykonania. Te
informacje są podstawą do sporządzenia przez inicjatora projektu tzw. karty projektu, która jest podstawowym
dokumentem określającym ogólny charakter projektu, służącym do podjęcia kluczowej decyzji, czy w ogóle przystąpić
do realizacji projektu, czy też lepiej będzie zaniechać jego realizacji (np. w celu uniknięcia realizacji nierealnego,
nierentownego, ryzykownego bądź po prostu niepotrzebnego projektu). Zatwierdzenie karty projektu przez
sponsora/zamawiającego stanowi formalną inicjację projektu.
6. Jakie działania obejmuje faza planowania projektu?
Druga faza projektu ma kluczowe znaczenie w realizacji projektu. Błędy popełnione podczas planowania znajdą
odzwierciedlenie w problemach w realizacji projektu, a im później te błędy zostaną zauważone, tym bardziej
kosztowne będą miały skutki. Głównym celem tej fazy jest stworzenie planu projektu, który stanowi kompleksową
instrukcję do realizacji projektu. Opracowanie planu projektu obejmuje doprecyzowanie zakresu projektu, identyfikację
zadań do wykonania (w postaci struktury podziału prac – WBS) i ich uporządkowanie, określenie niezbędnych
zasobów do realizacji zadań i zbudowanie zespołu projektowego, oszacowanie czasochłonności poszczególnych
zadań, stworzenie harmonogramu projektu (przedstawionego np. w postaci wykresu Gantta) oraz budżetu projektu,
a także identyfikację możliwego ryzyka.
7. Jakie działania obejmuje faza wykonania projektu?
Na podstawie opracowanego w fazie drugiej planu projektu przystępuje się do jego wykonania. Poszczególne zadania
z harmonogramu są realizowane przez członków zespołu projektowego. Im staranniej został przygotowany wcześniej
plan projektu, tym sprawniej będzie przebiegała jego realizacja.
8. Jakie działania obejmuje faza kontroli projektu?
Faza kontroli projektu jest realizowana równolegle do fazy wykonania. Obejmuje ona wszelkie działania związane
z monitorowaniem zgodności wykonywanych plac z założonym harmonogramem, a także faktycznie poniesionych
wydatków z założonym budżetem projektu. Bieżąca kontrola realizacji projektu pozwala na szybkie reagowanie na
ewentualne rozbieżności względem planu, a także umożliwia wprowadzenie zmian w projekcie, jeśli takowe okażą się
nieuniknione.
9. Jakie działania obejmuje faza zamykania projektu?
Ostatnia faza projektu obejmuje finalizację wszelkich działań zmierzających do formalnego zakończenia projektu, np.
akceptację i odbiór produktu przez sponsora/zamawiającego, rozliczenie budżetu projektu, udokumentowanie
zdobytej wiedzy (wnioski na przyszłość!) i archiwizację wszystkich istotnych dokumentów.
10. Jakie narzędzia i techniki wspierają realizację projektu?
Typ (przykłady)
Techniki nieinformatyczne (SMART, burza mózgów, mapa
myśli, sześć kapeluszy, diagram Ishikawy…)
Systemy współdzielenia plików (Google Drive, Dropbox,
Microsoft OneDrive…)
Programy komputerowe do zarządzania zadaniami
i projektami (Remember The Milk, Nozbe, Microsoft Project,
Basecamp, Collabtive, Open Project…)
Opis
Techniki ułatwiające pracę nad projektem, w tym zdefiniowanie
celów, kreatywne poszukiwanie rozwiązań, analizę zagrożeń, itp.
Systemy informatyczne umożliwiające zdalną pracę członków
zespołu nad tymi samymi plikami.
Programy ułatwiające zarządzanie projektem, w tym tworzenie
harmonogramów, listy zadań, delegowanie zadań, kontrolę
realizacji projektu, komunikację między członkami zespołu, itp.
Literatura i materiały dodatkowe
1.
2.
3.
4.
5.
Sławomir Wawak, Zarządzanie projektami (https://www.youtube.com/playlist?list=PLDJyIGCFv2nkVI2kj9S1qG6BqQFefSzOw).
David Allen: Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Onepress, 2008.
Marcin Żmigrodzki, Planowanie projektu w 9 prostych krokach, (http://octigo.pl/2010/11/planowanie-projektu-w-9-prostychkrokach/).
Project Management Institute, PMBOK Guide – Fifth Edition, 2013.
Encyklopedia zarządzania (https://mfiles.pl/pl/).
2/2