Bariery w wprowadzaniu zmian Kilka słów o sobie Bogusław Czak Tel: +48 502 355 150 Mail: [email protected] Wykształcenie: • Master’s Certificate in Project Management George Washington University • Studia Podyplomowe Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu-Zarządzanie Przedsiębiorstwem • Studia podyplomowe ATR Bydgoszcz-Telekomunikacja Cyfrowa • Absolwent Wydziału Elektrycznego Uniwersytetu w Zielonej Górze Doświadczenie, wybrane projekty: • W chwili obecnej, YDP SA Gdańsk. Audyt barier prowadzenia działalności, realizacja projektu poprawy efektywności operacyjnej, wdrożenie systemu IT wspierającego działalność operacyjną. • Fabryka Produktów TPSA zarządzanie fazami analitycznymi kluczowych innowacyjnych projektów, min. tworzenie wymagań biznesowych i funkcjonalnych oraz studiów wykonalności. • ENERGA O. i S. Kierowanie projektem budowy organizacji opartej o procesy. Mapowanie procesów, projektowanie procesów, projektowanie i implementacja nowej struktury organizacyjnej. • ENEA SA ; ENEA Centrum Kierowanie projektem zmiany obsługi klienta, który obejmował projektowanie nowych procesów biznesowych na potrzeby wdrożenia systemu CRM/Biling, projektowanie nowego modelu biznesowego obsługi klienta i jego wdrożenie. • Zainicjowanie i udział w stworzeniu metodyki zarządzania projektami strategicznymi w Grupie Kapitałowej. Ludzkie działanie, jako wyraz realizacji celów człowieka, wprowadzające zmianę. Rezultat, do którego prowadzi działanie, nazywamy celem, realizacją zamiaru.- Ludwig von Mises Ludzkie Działanie Początek działania Każde działanie zmierza do stworzenia w przyszłości warunków bardziej zadowalających niż warunki, które zaistniałyby gdyby działanie nie zostało podjęte.-Ludwig von Mises Ludzkie Działanie zmiana Zakończenie działania czas Pojęcie zmiany oznacza fakt, że ktoś lub coś staje się innym. -Słownik PWN Ludzkie działanie jako wyraz realizacji celów człowieka jest procesem twórczym. Formułowanie celu/celów Początek działania Zakończenie działania Weryfikacja osiągnięcia celu zmiana Proces twórczy planowanie realizacja czas Kontrola rezultatów Proces twórczy prowadzący do zaistnienia zmiany jest realizowany zawsze dla „ kogoś”, - klienta procesu twórczego, który jest aktorem w wybranych etapach procesu twórczego. Zróżnicowanie przebiegu procesu twórczego jest funkcją rodzaju klienta procesu, dla którego realizowany jest cel . Proces twórczy prowadzi do unikalnego celu ma swój początek i koniec w związku z tym wypełnia definicję tzw. „ projektu”. Proces twórczy bez względu na skomplikowanie celu i rodzaj klienta ma charakter uniwersalny i stały. Start Tworzenie celów Weryfikacja celów Wybór celów Planowanie Ta k Ocena wykonalności Nie Czy kontynuacja? Nie Nie Czy wykonalne? Ta k Rezygnacja z celu Realizacja celów Ta k Kontrola rezultatów Czy koniec działania? Ta k Stop Nie Czy rezultaty zgodne z założenia mi? Projekt jako narzędzie wprowadzania zmian jest formalizacją procesu twórczego. Proces twórczy= projekt Wyznaczanie celów Planowanie, organizowanie zasobów Weryfikacja rezultatów Realizacja Zarządzanie zmianą Kontrola Metodyki zarządzania projektami Celowo i świadomie opracowany nadający się do wielokrotnego stosowania zespól zaleceń, co do sposobu postępowania przy rozwiązywaniu problemów zarządzania projektami. - definicja Project Management Institute Badania pokazują że realizacja celów projektów napotyka szereg barier, ich występowanie powoduje negatywne skutki ekonomiczne. 40%-60% Projektów kończy się w wyznaczonym czasie. 45%-80% Projektów osiąga wyznaczone cele. Cele osiągnięte O czasie Projekt Zgodnie z budżetem 45%-65% Projektów jest zgodne z planowanym budżetem. 20%-30% Projektów nigdy nie osiąga celów. Źródło: PMI Pulse of the Profession Niepowodzenia projektów powodują negatywne skutki bezpośrednie i odległe. Rozpoczęcie budowy Planowany termin bazowy 2007 Harmonogram Budżet Planowany termin oddania 2010 2014 3 lata +3 lata 60 mln +45 mln Biorąc pod uwagę średni ruch około 10 000 pojazdów na dobę różnicę w odległościach i różnicę prędkości okazuje się, że kierowcy zmarnowali około 200 lat życia ! Badania przeprowadzone przez Project Management Institute, wskazują na powody niepowodzeń. P O C P Stałe szkolenie PM Prace nad dojrzałością zarządzania projektami Proces rozwoju PM Używanie standardów ścieżki kariery PM Dojrzałość zarządzania projektami „C- level” z tytułami 69% 71% Elastyczność organizacji Dojrzałość w zarządzaniu Portfelem 76% 75% 70% Aktywni Sponsorzy 74% Kultura osiągania celów 79% 74% 70% 69% 66% 62% 57% 57% 57% 57% 56% 53% 47% 56% 56% 45% POCP - Poziom Osiągania Celów Projektu Źródło: PMI Pulse of the Profession Powstało wiele metod badania gotowości organizacji do wdrażania zmian. • Wspólny język- podstawowa wiedza o zarządzaniu projektami wspólnie zdefiniowane pojęcia • Wspólne procesy- zdefiniowane procesy, sposób postępowania w celu uzyskania powtarzalności działań • Pojedyncza metodyka- wspólna, znana i stosowana metodyka stosowana do wszystkich projektów • Benchmarking- pomiar i porównywanie efektów w celu ulepszania • Stałe ulepszanie-stała selekcja informacji uzyskanych z pomiarów i ciągłe ulepszanie Analiza dostępnych modeli badania gotowości wskazuje, że spoglądają one na bariery z perspektywy projektu, a nie organizacji jako całości. 40% przyczyn niepowodzeń leży poza strukturą projektu* 59% przyczyn niepowodzeń projektów to przyczyny organizacyjne na które Project Manager ma niewielki wpływ lub nie ma go wcale. * Źródło: PWC Boosting Business Performance Badanie barier w wprowadzaniu zmian, powinno mieć wymiar szerszy, niż prezentują to dotychczasowe modele dojrzałości, koncentrujące się głównie na powtarzalności i dokonaleniu procedur. Kultura celów - realizacja celów jest najważniejszym wyznacznikiem działań. Stosowanie standardów Project Management - aplikowanie procesów, metod do zarządzania projektami Stawianie celów dla projektu – stawianie precyzyjnych i realistycznych celów Kontrola realizacji celów - system kontroli realizacji celów System motywacyjny - płacowy i pozapłacowy system skorelowany z celami projektów Wsparcie kierownictwa - zespół zachowań i działań najwyższego kierownictwa, które wyznaczają kierunki i wpierają realizację celów Wnioski. 1. Stosowanie metodyk zarządzania projektami jest istotnym elementem niwelującym bariery we wdrażaniu zmian za pomocą projektów. 2. Na problem barier we wdrażaniu zmian, należy spojrzeć jednak, nie tylko z perspektywy wspomnianego stosowania metodyk, istotną kwestią jest przyjecie szerszej perspektywy, obejmującej szereg zagadnień związanych z zarządzaniem, których metodyki nie obejmują, a które budują obraz organizacji, jako całości. 3. Można zbudować narzędzie dokonujące pomiaru barier w sposób prostszy i mniej kosztowny niż to przewidują tzw. modele dojrzałości stworzone przez twórców metodyk zarządzania projektami. Bogusław Czak [email protected] +48 502 355 150
